TUGAS AKHIR. Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Transkripsi

1 PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : RENDY SETIAWAN PUTRA D PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i

2 ii

3 iii

4 iv

5 MOTTO Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih, Maha Penyayang (QS. Al-Fatihah: 1) Allah tidak membebani seseorang itu melainkan sesuai dengan kesanggupannya (QS. Al-Baqarah: 286) Maka nikmat Tuhan kamu manakah yang kamu dustakan? (QS. Ar.Rahman: 25) Life to change myself and other people to be better (Penulis) Kita tidak perlu hebat untuk memulai, tapi yang pasti kita harus memulai untuk menjadi hebat, take action!!! (Penulis) Kesabaran kita itu ibarat minum jamu yang rasanya pahit sekali, yang hanya dapat diminum oleh mereka yang teguh tekadnya, tetapi hal tersebut dapat menyembuhkan dari kesusahan dan berbagai penyakit (Penulis) Remember, with great power, comes great responsibility so stop complaining because complaining will never solve the problem (Anonim) v

6 PERSEMBAHAN Karya Tulis ini penulis persembahkan untuk : 1. Semua Orang Tuaku, Ayah Ibu dan Bapak Mamah yang selalu mendukung dan menyayangi penulis dengan sepenuh hati. 2. Kakak dan Adik - Adikku serta seluruh keluarga besarku yang selalu mendukung dan mendoakan penulis. 3. Bapak dan Ibu dosen Program DIII Manajemen Administrasi, FISIP UNS atas dedikasi dan ilmu yang telah diberikan. 4. Almamater Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta tercinta. 5. Pembaca yang budiman. vi

7 KATA PENGANTAR Puji syukur kita haturkan kehadiran Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul: PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir ini disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi. Didalamnya penulis membahas mengenai proses pelaksanaan administrasi bongkar dan muat petikemas di pelabuhan yang prosesnya menggunakan sistem transshipment atau alih kapal khususnya yang terjadi pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan hasil informasi, observasi dan praktik kerja penulis selama magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Selama pelaksanaan dalam pembuatan laporan, penulis banyak mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan arahan dan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. 2. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah membantu, mengarahkan, membimbing dan memberikan dukungan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik. 4. Bapak Djarwo Surjanto selaku Direktur Utama PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja di perusahaan. vii

8 5. Bapak Yon Irawan selaku Sekretaris Perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan bimbingan. 6. Ibu Vilia di bagian SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan pengarahan kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja. 7. Seluruh Staff Sekretaris Perusahaan, Ibu Camelia, Mbak Ayu, Mbak Sinta, Mbak Dinda, Mbak Dela, Mbak Esmi, Ibu Indri, Mas Rendy, Mas Wilis, Mas Hafids, Mas Surya dan Mas Adri terimakasih atas persahabatan dan bimbingannya. 8. Teman-teman CANTIGI, Aru, Bella, Budi, Eli, Fathoni, Lulu, Rohmat, Yolanda, Yunia dan yang lainnya, terimakasih atas persahabatan dan pengalaman trip-nya yang luar biasa dari SMA hingga saat ini. 9. Teman-teman dan kakak - kakak purna DKC Karanganyar, terimakasih atas dukungan, doa dan ilmu organisasi yang sangat bermanfaat bagi penulis, Salam Pramuka!!! 10. Teman-teman kelas B Program Manajemen Administrasi angkatan 2013 yang telah bersama-sama melewati suka dan duka selama kuliah di kampus tercinta FISIP UNS ini. 11. Teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun dalam pembuatan Tugas Akhir ini terdapat kesalahan, namun dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala saran dan kritik yang sifatnya konstruktif dari semua pihak dengan satu harapan semoga Tugas Akhir ini dapat memenuhi harapan kita semua. Penulis mengucapkan terima kasih atas perhatiannya. Surakarta, 9 Juni 2016 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL... xii DAFTAR BAGAN... xiii DAFTAR GRAFIK... xiv DAFTAR LAMPIRAN... xv ABSTRAK... xxvii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah. 1 B. Perumusan Masalah 9 C. Tujuan Pengamatan 10 D. Manfaat Pengamatan.. 11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka Prosedur Administrasi Kegiatan Bongkar dan Muat di Pelabuhan Petikemas Alih Kapal (Transshipment) Pedoman Sistem dan Prosedur Bongkar dan Muat Petikemas menggunakan Sistem Alih Kapal (Transshipment) PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero).. 38 B. Metode Pengamatan Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan ix

10 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data. 48 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan. 52 B. Visi Perusahaan dan Misi Perusahaan 54 C. Struktur Organisasi Perusahaan. 55 D. Bidang Usaha Perusahaan, Produk Perusahaan dan Layanan Perusahaan. 68 E. Wilayah Usaha Perusahaan 72 F. Profil Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya 75 BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN A. Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) B. Hambatan dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) C. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x

11 DAFTAR GAMBAR 1.1 : Ilustrasi Kegiatan Bongkar Muat Barang di Pelabuhan : Aktivitas Bongkar Petikemas di Terminal Multipurpose Nilam Timur : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Bongkar di Pelabuhan : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Muat di Pelabuhan : Tumpukan Petikemas di Lapangan Penumpukan Petikemas : Petikemas Jenis General Purpose (GP) : Petikemas Jenis Open Top Container : Petikemas Jenis Tank Container (TC) : Peta Pelabuhan di Wilayah Tanjung Perak Surabaya : Pelaksanaan meeting Perencanaan dan Pengendalian : Pemindahan Petikemas dari Kapal keatas Truk : Proses Pengangkatan Petikemas keatas Palka Kapal xi

12 DAFTAR TABEL 2.1 : Ukuran Petikemas/ Container : Jenis Muatan dalam Petikemas : Informasi Dermaga di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak : Standar Kinerja Bongkar dan Muat Petikemas di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya xii

13 DAFTAR BAGAN 2.1 : Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data : Macam-Macam Teknik Observasi : Komponen dalam Analisa Data (interactive model) : Perkembangan PT. Pelindo III (Persero) : Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) : Anak Perusahaan dan Afiliasi PT. Pelindo III (Persero) : Alur Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas di PT. Pelindo III (Persero) xiii

14 DAFTAR GRAFIK 1.1 : Arus Petikemas PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) : Perbandingan Dwelling Time di Dunia Tahun : Klasifikasi Pegawai di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Tahun : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Berdasarkan Pendidikan Tahun : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Berdasarkan Usia Tahun xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Pedoman Wawancara Lampiran 2 : Pengertian Umum Lampiran 3 : Surat Tugas Magang Lampiran 4 : Form Penilaian Magang Lampiran 5 : Sertifikat Keterangan Selesai Magang Lampiran 6 : Rekapitulasi Kegiatan Magang Lampiran 7 : Form Monitoring Magang Lampiran 8 : Presensi Magang Lampiran 9 : Bukti Pelaksanaan Kerja Petikemas Lampiran 10 : Container Vessel Identification Advice Lampiran 11 : Daftar Container Ekspor Lampiran 12 : Daftar Container Impor Lampiran 13 : Discharge List Lampiran 14 : Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) Lampiran 15 : Jadwal Windows Kapal Petikemas Terminal Nilam Lampiran 16 : Job Order Lampiran 17 : Kinerja Operasional Terminal Nilam Lampiran 18 : Laporan Dwelling Time Bongkar Lampiran 19 : Laporan Dwelling Time Muat Lampiran 20 : Laporan Produksi Bongkar Muat Lampiran 21 : Laporan Realisasi Alih Kapal Lampiran 22 : Laporan Rekap Kinerja Terminal Nilam Lampiran 23 : Layout Bayplan Lampiran 24 : Loading List Lampiran 25 : Nota Jasa Penjualan Jasa Kepelabuhanan Lampiran 26 : Operationa Plan Lampiran 27 : Pemberitahuan Kegiatan Bongkar Muat Lampiran 28 : Permintaan Pelayanan dan Bongkar/ Muat Barang (PPKB) Lampiran 29 : Permohonan Container Handling Lampiran 30 : Permohonan Uang Muka Lampiran 31 : Presentase Muatan Stack di CY Terminal Nilam xv

16 Lampiran 32 : Rekapitulasi Bongkar Muat Lampiran 33 : Surat Keterangan Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan Lampiran 34 : Surat Penunjukkan Kerja Bongkar Muat (PBM) Lampiran 35 : Surat Perintah Kerja Bongkar Lampiran 36 : Surat Perintah Kerja Muat Lampiran 37 : Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat Lampiran 38 : Tally Sheet Lampiran 39 : Terminal Departure Report (TDR) Lampiran 40 : Time Sheet Lampiran 41 : Permohonan Tenaga Kerja Bongkar Muat Lampiran 42 : Transshipment List Lampiran 43 : Perjanjian Kerjasama Windows dan Kontrak Kerja Lampiran 44 : Yard Allocation xvi

17 ABSTRAK RENDY SETIAWAN PUTRA, D , PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 216 halaman. Bongkar muat adalah pekerjaan membongkar barang dari/ kapal ke dermaga/ tongkang/ truk atau memuat barang dari dermaga/ tongkang/ truk ke dalam kapal sampai dengan tersusun dalam palka kapal dengan menggunakan derek kapal atau derak darat. Kegiatan bongkar muat dilakukan di pelabuhan atau terminal bongkar muat barang. Tujuan dari kegiatan bongkar muat petikemas sangat penting yakni mendorong tercapainya integrasi logistik secara nasional secara merata baik di wilayah perkotaan maupun di wilayah pedesaan. Dalam rangka mencapai integrasi logistik secara nasional diharapkan bahwa seluruh aktivitas logistik di seluruh Indonesia baik antar wilayah maupun antar pulau dapat beroperasi secara efektif dan efisien serta menjadi satu kesatuan yang saling terintegrasi secara nasional dalam wilayah negara Indonesia. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka kegiatan bongkar muat harus didukung dengan proses administrasi yang jelas dan mumpuni. Dengan proses yang jelas dan tidak rumit, administrasi dapat menjadi pengendali cara serta sistem kerja bongkar muat agar berlangsung efektif dan efisien sehingga tujuan bersama dapat terwujud. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan hasil pengamatan di lapangan. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari narasumber, aktivitas dan juga dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulannya. Hasil pengamatan yang dilakukan di Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (administrasi dan pelaksanaan) di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero). Namun dalam pengamatan, penulis menemukan beberapa hambatan yakni berkaitan dengan teknis di lapangan seperti faktor cuaca, kerusakan alat dan ketidaksesuaian antara realisasi di lapangan dengan hasil meeting perencanaan. Adapun saran yang diberikan penulis yakni supaya pihak Terminal lebih mengoptimalkan fasilitas yang dimilikinya agar seluruh kegiatan bongkar dan muat dapat berjalan dengan lancar. Kata Kunci : Administrasi, Alih Kapal, Bongkar, Muat, Pelabuhan, Petikemas xvii