Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis *

Transkripsi

1 Reka Integra ISSN: Teknik Industri Itenas No.1 Vol.1 Jurnal Online Institut Teknologi Nasional Juli 2013 Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis * IRVAN HERDIANA, SUGIH ARIJANTO, AMBAR HARSONO Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Nasional (Itenas) Bandung irvanherdiana89@yahoo.com ABSTRAK Malcolm Baldrige for Performance Exellence (MBCfPE) merupakan salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja pada suatu perusahaan. Pada penelitian ini dilakukan pengukuran terhadap kinerja di PT. XYZ berdasarkan Malcolm Baldrige khususnya pada kriteria 5 fokus tenaga kerja dan hasil bisnis.proses pengumpulan data melalui wawancara dan menyebarkan kuesioner.pengumpulan data digunakan untuk membuat profil organisasi, dokumen aplikasiproses dan dokumen aplikasi hasil. Pengolahan data untuk dokumen aplikasi proses menggunakan metode penilaian ADLI (Approach, Deploy, Learning, Integration) dan untuk dokumen aplikasi hasil menggunakan metode penilaian LeTCI (Level, Trend, Comparisons, Intregration). Skor untuk kriteria fokus tenaga kerja yaitu lingkungan tenaga kerja, kerekatan tenaga kerja dan hasil fokus tenaga kerja. Skor untuk proses lingkungan tenaga kerja sebesar 10.8, skor untuk proses kerekatan tenaga kerja sebesar dan skor hasil fokus tenaga kerja sebesar Skor perusahaan secara keseluruhan Malcolm Baldrige sebesar Kata kunci: Pengukuran Kinerja Perusahaan, Malcolm Baldrige ABSTRACT Malcolm Baldrige for Performance Excellence (MBCfPE) is one method used to measure the performance of a company. On this study measured the performance of the PT. XYZ based on the Malcolm Baldrige criteria, especially on labor and 5 focus on business results. The process of collecting data through interviews and distributing questionnaires. Data collection iused to create a profile organsiasi, application documents and process the application documents. Data processing to document processing applications using the method of assessment ADLI (Approach, Deploy, Learning, Integration) and to document the results using the method of assessment of applications LeTCI (Level, Trend, * Makalah ini merupakan ringkasan dari Tugas Akhir yang disusun oleh penulis pertama dengan pembimbingan penulis kedua dan ketiga. Makalah ini merupakan draft awal dan akan disempurnakan oleh para penulis untuk disajikan pada seminar nasional dan/atau jurnal nasional. Reka Integra 166

2 Pengukuran Performansi Di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis Comparisons, Intregration). Scores for the criteria that focus on labor-labor environment, cohesion and the focus of the labor workforce. Score for the labor environment of 10.8, a score for the adhesion of 12:15 and labor outcome focus manpower score of Company's overall score of Malcolm Baldrige. Keywords: Measuring Corporate Performance, Malcolm Baldrige 1. PENDAHULUAN Perkembangan industri saat ini semakin pesat. Setiap perusahaan bersaing untuk memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan para pesaingnya. PT. XYZ merupakan perusahaan yang memproduksi kue kering. P. XYZ ini belum pernah melakukan pengukuran performansi. Oleh sebab itu PT. XYZ belum mengetahui kelemahan perusahaannya dibandingkan dengan perusahaan sejenisnya. Salah satu metode yang dapat digunakan, yaitu metodemalcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence yang dapat mengukur performansi secara keseluruhan dan mendorong peningkatan perusahaan lebih lanjut, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi berdasarkan hasil pengukuran tesebut dan perusahaan dapat lebih mengembangkan usahanya. Pendekatan Malcolm Baldrige diperoleh dengan beberapa penilaian kriteria. Kriteria kriteria tersebut, meliputi: kepemimpinan, perencanaan strategis, pelanggan dan fokus pasar, pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi dan hasil bisnis. Tujuan penelitian yang dilakukan adalah melakukan pengukuran pada fokus tenaga kerja dengan menerapkan konsep MBCfPE (Malcolm Baldrige Criteria for Performace Excellence) dan memberikan masukan kepada perusahaan melalui strength dan OFI. Batasan masalah untuk penelitian ini adalah kriteria yang akan dibahas, hanya fokus pada kriteria tenaga kerja serta hasil bisnis. Sedangkan kriteria lainnya dibahas oleh penelitian yang lain. 2. PERMASALAHAN 2.1 Identifikasi Masalah Permasalahan pada PT. XYZ adalah belum dapat mengukur performansi secara keseluruhan. Dengan mengukur performansi secara keseluruhan dapat mendorong peningkatan perusahaan lebih lanjut, maka dilakukan pendekatan Malcolm Baldrige Criteria For Performance Excellence. Malcolm Baldrige merupakan salah satu alat untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan dan terus-menerus. Metode ini menggunakan pengukuran dan memberikan feedback mengenai kinerja organisasi secara keseluruhan dalam meyediakan pelayanan jasa dan produk yang berkualitas. Melakukan pendekatan Malcolm Baldrige didapat dengan beberapa penilaian kriteria. Kriteria Malcolm Baldrige diantaranya kepemimpinan, perancanaan strategis, fokus pelanggan, pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi dan hasil bisnis. 2.2 Studi Literatur Studi literatur yang digunakan adalah Malcolm Baldrige Criteria For Performance Excellence tahun Studi literatur ini berisikan tentang kriteria-kriteria Malcolm Baldrige yang digunakan untuk memecahkan masalah. Kriteria Malcolm Baldrige diantaranya kepemimpinan, perancanaan strategis, fokus pelanggan, pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi dan kategori hasil. Reka Integra 167

3 Herdiana, dkk ADLI merupakan dimensi yang digunakan untuk penilaian kategori proses. Approach (A) mengacu pada pendekatan, metode, dan cara yang digunakan dalam merespon persyaratan kriteria. Deployment (D) mengacu pada sejauh mana pendekatan, metode, dan cara tersebut diterapkan secara konsisten. Learning (L) mengacu pada seberapa jauh manfaat metode tersebut digunakan, dan Integration (I) mengacu pada penggunaan metode disemua unit organisasi. Level, Trends, Comparison, dan Integration (LeTCI) merupakan dimensi yang digunakan untuk penilaian kategori hasil. Level (Le) merujuk pada apakah hal-hal penting bagi pengelolaan pendidikan diukur dan dikendalikan serta seberapa baik semua proses berakibat terhadap kinerja organisasi. Trends (T) diukur dari membaik atau memburuknya hasil yang telah dicapai. Comparison (C) diukur dari seberapa baik hasil tersebut dibandingkan dengan pesaing. Integration (I) diukur dari keterkaitan hasil terhadap proses dan faktor penting organisasi. 3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Profil Organisasi Profil organisasi merupakan gambaran organisasi yang menjelaskan tentang sekilas keadaan organisasi, proses operasional, dan tantangan-tantangan yang dihadapi. Profil organisasi pada perusahaan terdiri dari dua bagian utama, yaitu deskripsi organisasi dan tantangantantangan organisasi. Deskripsi organisasi merupakan gambaran organisasi atau perusahaan seperti lingkungan operasi dari organisasi dan hubungan organisasi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra yang lain. Lingkungan organisasi mencakup jenis produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan beserta jenis pelanggan yang menggunakan produk atau jasa, kultur organisasi yang berisi tentang tujuan-tujuan, visi, misi, dan nilai-nilai yang sesuai dalam organisasi atau perusahaan, profil karyawan yang dimiliki oleh organisasi, teknologi, peralatan, dan fasilitas dalam organisasi, dan badan hukum yang dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, deskripsi organisasi juga mencakup tentang hubungan organisasi seperti bentuk struktur organisasi berserta tugas dan wewenang dari setiap bagian, dan hubungan perusahaan dengan pemasok, mitra kerja, dan distributor. Tantangan organisasi terdiri atas lingkungan kompetitif, tantangan-tantangan strategis, dan sistem peningkatan kinerja. Lingkungan kompetitif berisi tentang perusahaan lain yang merupakan pesaing utama dalam bidang yang sama, posisi perusahaan jika dibandingkan dengan pesaing utama yang ada, dan faktor-faktor utama yang menentukan kesuksesan perusahaan terhadap pesaing. Tantangan-tantangan strategis menjelaskan tentang gambaran dari tantangan yang dihadapi perusahaan. Sistem peningkatan kinerja berisi tentang cara perusahaan mempertahankan organisasi melalui peningkatan kinerja dan pembelajaran organisasi. Bagan metodologi penelitian seperti yang dapat dilihat pada Gambar PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data Data-data yang dikumpulkan dalam penelitian ini diantarannya yaitu data umum perusahaan dan data hasil wawancara. Data umum perusahaan meliputi produk yang ditawarkan perusahaan, visi, misi, profil tenaga kerja, sejarah perusahaan, tata nilai, kondisi perusahaan dll. Data umum perusahan tersebut digunakan untuk membuat profil organisasi perusahaan. Data hasil wawancara didapat dari hasil wawancara dari pertanyaan-pertanyaan yang telah Reka Integra 168

4 Pengukuran Performansi Di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis dirancang sesuai kriteria Malcolm Baldrige. Merancang pertanyaan dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh pihak perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dibuat berdasarkan kriteria Malcolm Baldrige yaitu fokus tenaga kerja dan hasil bisnis. Proses pembuatan pertanyaan-pertanyaan tersebut menggunakan pendekatan ADLI. Mulai Studi Literatur Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Melalui Wawancara & Menyebarkan Kuesioner Kepuasan dan Kerekatan Tenaga Kerja Membuat Profil Perusahaan Membuat Dokumen Aplikasi Proses untuk Kriteria Fokus Tenaga Kerja Review ADLI & LeTCI dari 5 kategori lain : 1.Kepemimpinan 2.Perencanaan Strategis 3. Fokus Pelanggan 4. Pengukuran, Analisis dan Manajemen Pengetahuan 5. Fokus Operasi Review Proses dengan Menggunakan ADLI Membuat Dokumen Aplikasi Hasil untuk Kriteria Fokus Tenaga Kerja Review Hasil dengan Mengggunakan LeTCI Scoring Fokus Tenaga Kerja Scoring Malcolm Baldrige Keterangan : Dikerjakan sendiri Dikerjakan bersama Dikerjakan Partner Analisis Simpulan Selesai Gambar 1. Metodologi Penelitian 4.2 Pengolahan Data Penilaian pada kriteria fokus tenaga kerja terbagi atas tiga, yaitu mengenai lingkungan tenaga kerja, kerekatan tenaga kerja dan hasil fokus tenaga kerja.pengolahan data dilakukan berdasarkan profil organisasi dan hasil wawancara yang telah dibuat. Kriteria-kriteria hasil wawancara tersebut diukur dengan menggunakan metode ADLI. Untuk kriteria hasil-hasil bisnis menggunakan metode LeTCI. Reka Integra 169

5 Herdiana, dkk Berdasarkan pengolahan data didapat hasil scoring proses untuk kriteria lingkungan tenaga kerja Approach sebesar 50% dimana approach yang sistematis dan efektif, responsive terhadap overall requirement bidang, sudah terbukti. Deployment sebesar 50% dimana Approach sudah di Deploy, meskipun deployment masih bervariasi di beberapa area atau unit kerja. Learning sebesar 10% dimana tahap awal transisi dari bersifat reaktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah terbukti. Integration sebesar 25% dimana Approach sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainnya sebagian besar melalui pemecahan masalah bersama. Skor lingkungan tenaga kerja diperoleh nilai sebesar 10.8 yang berdasarkan bobot lingkungan kerja sebesar 40. Skor tersebut dipengaruhi dari item-item pertanyaan pada kriteria lingkungan tenaga kerja yang terjawab atau yang tidak terjawab. Pertanyaan yang tidak jawab perusahaan diantaranya yaitu mengenai uraian kapabiltas dan kapasitas tenaga kerja untuk menyelesaikan pekerjaan organisasi, mengenai mengases kapabilitas dan kapasitas tenaga kerja, mengenai tenaga kerja merepresentasikan keragaman ide dan budaya dan lain sebagainya. Selain itu beberapa pertanyaan yang sudah terjawab belum dilakukan tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap pendekatan yang dilakukan perusahaan. Hasil scoring proses untuk kriteria kerekatan tenaga kerja Approach sebesar 50% dimana approach yang sistematis dan efektif, responsif terhadap overall requirements suatu item, sudah terbukti. Deployment sebesar 45% dimana approach sudah di deploy, meskipun baru beberapa area atau unit kerja dalam tahap awal deploy.learning sebesar 10% dimana tahap awal transisi dari bersifat reaktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah terbukti. Integration sebesar 20% dimana Approach sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainnya sebagian besar melalui pemecahan masalah bersama. Skor kerekatan tenaga kerja diperoleh nilai sebesar yang berdasarkan bobot kerekatan tenaga kerja sebesar 45. Skor tersebut dipengaruhi dari item-item pertanyaan pada kriteria kerekatan tenaga kerja yang terjawab atau yang tidak terjawab. Pertanyaan yang tidak jawab perusahaan diantaranya yaitu mengenai faktor-faktor kerekatan tenaga kerja tersbut ditentukan untuk kelompok dan segmen tenaga kerja, mengenai metode informal serta ukuran-ukuran yang digunakan perusahaan, mengenai sistem pengembangan menyikapi kebutuhan pengembangan dan pembelajaran tenaga kerja, mengenai sistem pengembangan menyikapi transfer pengetahuan dari tenaga kerja yang sudah pension dan lain sebagainya. Selain itu beberapa pertanyaan yang sudah terjawab belum dilakukan tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap pendekatan yang dilakukan perusahaan. Scoring Hasil untuk kriteria hasil-hasil fokus tenaga kerja Level sebesar 50% dimana level kinerja organisasi yang baik dilaporkan pada sebagian area yang diminta dalam persyaratan item. Trend sebesar 50% dimana terbukti, trend yang bermanfaat dalam area yang dianggap penting bagi pencapaian misi organisasi. Comparisons sebesar 10% dimana tidak ada atau hanya sedikit saja data pembanding yang disajikan. Integration sebesar15% dimana hasilhasil telah dilaporkan pada beberapa area yang penting bagi pencapaian misi organisasi. Total skor untuk criteria hasil-hasil fokus tenaga kerja sebesar 21.6 dari total bobot sebesar 80. Nilai tersebut didapat berdasarkan scoring hasil yang dilakukan sebelumnya. Hal tersebut dikarenakan semua indikator atau ukuran-ukuran pada hasil-hasil fokus tenaga kerja berada pada level good. Selain itu banyak indikator pada hasil-hasil fokus tenaga kerja yang memiliki trend yang baik, namun saat ini perusahaan tidak memiliki data pembanding untuk indikator atau ukuran-ukuran hasil fokus tenaga kerja yang ditampilkan sebesar 0%. Indikator yang digunakan perusahaan telah dilaporkan pada beberapa area uang penting untuk mencapai misi dengan nilai sebesar 21%. Reka Integra 170

6 Pengukuran Performansi Di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis Hasil skor yang didapat pada kriteria fokus tenaga kerja secara keseluruhan diperoleh nilai akhir sebesar Hasil skor tersebut didapatkan dengan menjumlahkan hasil skor pada kriteria lingkungan tenaga kerja 10.8 dengan hasil skor pada kriteria kerekatan tenaga kerja sebesar Hasil skor kriteria hasil-hasil fokus tenaga kerja diperoleh skor sebesar Skor keseluruhan proses pada kriteria Malcolm Baldrige didapat dari total keseluruhan dari skor enam kriteria Malcolm Baldrige. Untuk skor keseluruhan hasil didapat dari total keseluruhan lima kriteria hasil bisnis. Skor keseluruhan proses pada Kriteria Malcolm Baldrige ditujukan pada Tabel 1, sedangkan skor keseluruhan hasil bisnis ditujukan pada Tabel 1. No Tabel 1. Skor Malcolm Baldrige Kategori Nilai Maksimum 1 Kepemimpinan 120 Nilai 1.1 Kepemimpinan Senior 70 23,1 1.2 Tata Kelola dan Tanggung Jawab Kemasyarakatan 2 Perencanaan Strategis ,5 2.1 Pengembangan Strategis 40 15,2 2.2 Implementasi Strategis 45 17,1 3 Fokus Pelanggan Suara Pelanggan 40 14, Kerekatan Pelanggan 45 13, Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Kinerja Organisasi Manajemen Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengetahuan 90 5 Fokus Sumber Daya Manusia , ,1 5.1 Lingkungan Tenaga Kerja 45 10,8 5.2 Kerekatan Tenaga Kerja 40 12,15 6 Fokus Operasi Sistem Kerja 35 12,6 6.2 Proses Kerja 50 9,2 7 Hasil-hasil Hasil Produk dan Proses ,6 7.2 Hasil Fokus Pelanggan 90 38,7 7.3 Hasil Fokus Tenaga Kerja 80 21,6 7.4 Hasil Kepemimpinan dan Tata Kelola 80 34,4 7.5 Hasil Keuangan dan Pasar 80 18,4 Nilai Total ,85 Reka Integra 171

7 Herdiana, dkk Untuk skor keseluruhan proses kriteria Malcolm Baldrige diperoleh skor sebesar 172,15 dengan nilai tertinggi skor sebesar 23,1 pada kriteria 1.1 dan nilai terendah skor sebesar 9.2 pada kriteria 6.2. Skor total tersebut didapat dari hasil mempertimbangkan dimensi ADLI. Masih banyak item pertanyaan pada setiap kriteria yang belum dilakukan learning, walaupun memiliki pendekatan yang hanya menyebutkan contoh-contoh dan keterangan dari aktivitas tanpa menjelaskan proses yang sistematis. Untuk skor keseluruhan hasil-hasil didapat skor sebesar 146,7. Hasil scoring hasil-hasil cukup banyak menampilkan indikator kinerja hasil yang sudah baik, walaupun masih terdapat indikator dari kinerja hasil yang tidak dapat menampilkan data pembanding. Nilai tertinggi skor sebesar 38,7 pada kriteria 7.2 dan nilai terendah skor sebesar 18,4 pada kriteria 7.5. Sehingga diperoleh skor total proses dan hasil sebesar Skor total akhir tersebut berada pada kategori early result yang berarti kinerja perusahaan secara keseluruhan level poor. 5. KESIMPULAN Skor pada kriteria lingkungan tenaga kerja adalah sebesar Skor pada kriteria kerekatan tenaga kerja adalah sebesar 12,15.Skor pada kriteria proses fokus tenaga kerja adalah sebesar 22,95. Skor pada kriteria hasil fokus tenaga kerja adalah sebesar 21,6. Skor total proses Malcolm Baldrige adalah sebesar 172,15.Skor total hasil Malcolm Baldrige adalah sebesar 146,7. Skor total keseluruhan proses dan hasil adalah sebesar 318,85. Total skor akhir berada pada kategori Early Result, yang berarti kinerja perusahaan secara keseluruhan berada pada level Poor. Saran dan masukan yang terhadap perusahaan yaitu: Perusahaan perlu memiliki sertifikat mengenai kesehatan dan keselamatan kerja (K3) dan mengenai pengolahan limbah pabrik. Perusahaan perlu memberikan penghargaan ke semua unit kerja, karena penghargaan baru diberikan kepada bagian produksi dan pemasaran saja. Perusahaan peru melakukan tindakan perbaikan mengenai survey kerekatan tenaga kerja maupun hasil-hasil bisnis lainnya. Perusahaan perlu melakukan perencanaan SDM untuk kebutuhan pelatihan dan seleksi terhadap tenaga kerja yang berhak untuk mendapatkan pelatihan. Perusahaan perlu melakukan evaluasi terhadap hasil pelatihan yang telah dilakukan, karena evaluasi hasil perlatihan masih bersifat subjektif dari atasan masingmasing unit kerja. UCAPAN TERIMA KASIH Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan ridho-nya, Shalawat serta Salam semoga dilimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW dan keluarganya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul PENGUKURAN PERFORMANSI DI PT XYZ DENGAN PENDEKATAN MBCfPE PADA KRITERIA FOKUS TENAGA KERJA DAN HASIL BISNIS. Proses penyusunan ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan serta dorongan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima kasih yang tak terhingga kepada orang tua tercinta, atas dukungan moril, materil, kasih dan doanya. Juga penulis ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Bapak Sugih Arijanto, ST.,MM sebagai Dosen Pembimbing dan Ibu Ambar Harsono. Ir., MT atas segala bantuan yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan-arahan selama penulis melaksanakan bimbingan sehingga skripsi ini selesai. REFERENSI Arnbar, T. S. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia. Artikel Triview National Bank Case Study. Graha Ilmu. Jakarta. Reka Integra 172

8 Pengukuran Performansi Di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE Pada Kriteria Fokus Tenaga Kerja dan Hasil Bisnis Gaspersz, V and Fontana, A. (2011). Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence. Vinchristo Publication. Bogor. Diperoleh 2011, dari Indonesian Quality Award Foundation. (2011). Kriteria Kinerja Ekselen Yayasan Indonesia Quality Award. Jakarta. Reka Integra 173