ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE KARANG TARUNA "KRIDA TARUNA" MAGUWOHARJO SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN KOMUNIKASI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE KARANG TARUNA "KRIDA TARUNA" MAGUWOHARJO SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN KOMUNIKASI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Novi Iskandar kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF WEBSITE KARANG TARUNA "KRIDA TARUNA" MAGUWOHARJO FOR MEDIA INFORMATION AND COMMUNICATION ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE KARANG TARUNA "KRIDA TARUNA" MAGUWOHARJO SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN KOMUNIKASI Novi Iskandar Anggit Dwi Hartanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Current information technology is growing rapidly so it is very important not only for academics but also for the general public. One of the benefits of information technology to the general public access to information and communication is faster. In organization information and communication is a primary component of the organization to run properly. Krida Taruna Maguwoharjo is one village level youth organizations engaged in socially. The existence of a website Krida Taruna Maguwoharjo required to provide facilities in the delivery of information to the general public. Besides that, it is also needed to provide access of communication between caretaker of Krida Taruna Maguwoharjo. The lack of information about the existence of Krida Taruna Maguwoharjo and work programs in this organization for general public has hampered the organization's survival. Data processing system that is less structured and done manually also be a factor poor peformance across the board. The purpose of this web design is to provide access of information to the public about the work program and anything related to Youth in general. Besides that it provides convenience to caretaker Krida Taruna Maguwoharjo in data storage as a means of documentation and improved communication between caretaker. Keywords: organizations, youth, Krida Taruna Maguwoharjo, website, information, communication

4 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Internet merupakan media informasi yang berjalan dalam suatu komputer. Akan tetapi, tidak semua computer yang ada bias berhubungan karena computer dapat dikatak internet jika sudah terhubung dengan jaringan. (Supardi, Y. 2009). Saat ini manfaat internet tidak hanya itu saja tetapi juga sebagai media informasi maupun komunikasi. Menurut Hanif, A.F (2007), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Informasi akan dapat diterima dengan baik apabila ada timbal balik komunikasi yang baik antara informan dengan anggota atau masyarakat yang menerima informasi tersebut. Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Jadi, secara garis besar, dalam suatu proses komunikasi haruslah terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran dan pengertian antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan). (Suprapto, T. 2009) Informasi dan komunikasi dapat dilakukan melalui penggunaan media website. Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protocol HTTP (HyperText Transfer Protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. (M. Rudyanto Arief. 2011).. Akhir-akhir ini banyak sekali organisasi yang menggunakan media website sebagai media informasi dan komunikasi bagi anggota maupun masyarakat luas yang ingin mengetahui informasi dari organisasi tersebut. Krida Taruna merupakan organisasi yang bergerak dibidang sosial. Krida Taruna ini merupakan organisasi bentukan Karang Taruna dari Kelurahan Maguwoharjo, Depok, Sleman. Krida Taruna juga merupakan organisasi pemuda tingkat kelurahan yang merupakan gabungan dari perwakilan organisasi tingkat rukun tetangga (RT), rukun warga (RW), dan padukuhan di wilayah Maguwoharjo. Penyampaian informasi kepada organisasi tingkat bawah maupun masyarakat umum di wilayah Maguwoharjo merupakan kendala utama mengingat wilayah kelurahan yang terdiri dari beberapa organisasi tingkat RT, RW, mapun padukuhan. Kurangnya media informasi yang efektif dan efisien menyebabkan agenda kegiatan di Krida Taruna terhambat karena tidak ada umpan balik dari organisasi di bawahnya. Selain itu di organisasi tingkat bawah, media penyampaian informasi yang efektif guna menyampaikan berita dilingkup masingmasing yang dapat bermanfaat untuk saling bertukar ide agenda kegiatan bagi organisasi pemuda lain di wilayah Maguwoharjo masih sangat minim. Terhambatnya alur informasi yang ada pada Krida Taruna juga menyebabkan komunikasi antar pengurus organisasi pemuda di wilayah kelurahan Maguwoharjo juga terhambat. 1

5 Penggunaan informasi melalui media website dapat menunjang kegiatan organisasi yang lebih efektif dan efisien. Dengan adanya tambahan sistem informasi berbasis website di Krida Taruna Maguwoharjo memungkinkan penyebaran informasi lebih efektif. Selain itu juga diperlukan suatu media komunikasi berbasis website yang menjadi sarana diskusi dan saling bertukar pikiran antar pengurus di wilayah Maguwoharjo. Kedua hal tersebut dirasa cukup penting guna meningkatkan kualitas dalam proses organisasi Rumusan Masalah Bagaimana membangun sistem yang dapat digunakan sebagai media informasi dan komunikasi di Karang Taruna Krida Taruna Maguwoharjo? 1.3. Manfaat penelitian Adapun beberapa manfaat dari penelitian ini yang dikategorikan bagi mahasiswa, karang taruna, dan pembaca dengan uraian sebagai berikut: 1. Bagi Mahasiswa a. Sebagai sarana pengimplementasian ilmu pengetahuan yang didapat dari perkuliahan. b. Menambah karya ilmiah. c. Menambah wawasan tentang organisasi karang taruna. 2. Bagi Karang Taruna a. Sebagai solusi bagi kebutuhan organisasi akan penyediaan sarana informasi dan komunikasi yang baik. b. Sebagai sarana penyampaian informasi dan komunikasi tentang Karang Taruna Krida Taruna Maguwoharjo. 3. Bagi Pembaca a. Sebagai bahan tambahan referensi pengetahuan khususnya dibidang website. b. Sebagai acuan atau bahan perbandingan dalam pembuatan skripsi dalam masalah yang sama. 2. Landasan Teori 2.1. Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum. (Hanif, A.F. 2007) 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2

6 2.2. Informasi Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya. (Nugroho, A. 2004) 2.3. Komunikasi Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Jadi, secara garis besar, dalam suatu proses komunikasi haruslah terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran dan pengertian antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan). (Suprapto, T. 2009) 2.4. Basis Data Menurut Kusrini (2006), basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut: 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik ERD (Entity Relationship Diagram) Menurut Kusrini (2006) terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entity sets, relationship sets, dan attributes Karang Taruna Karang Taruna adalah organisasi sosial wadah pengembangan generasi muda yang tumbuh dan berkembang atas dasar kesadaran tanggung jawab sosial dari, oleh dan untuk masyarakat terutama generasi muda di wilayah Desa/Kelurahan atau komunitas adat sederajat terutama bergerak dibidang usaha kesejahteraan sosial. (Peraturan Menteri Sosial RI Nomor 08 Tahun 2012 Lampiran B.5) 3. Analisis dan Perancangan 3.1. Tinjauan Umum Karang Taruna Krida Taruna Desa Maguwoharjo berdiri pada Tahun 2000 dirintis oleh beberapa aktivis pemuda yang ada di Desa Maguwoharjo, kata KRIDA TARUNA berasal dari kata krida yang berarti berkarya dan taruna yang berarti pemuda. 3

7 Pada awalnya pembentukan Karang Taruna Krida Taruna lebih memfokuskan kegiatannya pada hal yang sifatnya keolahragaan. Hal ini disadari bahwa pada saat itu belum ada wadah untuk menampung segala minat olahraga, kreatifitas dikalangan pemuda, baik kegiatan pembinaan maupun kegiatan yang bersifat kompetisi. Seiring dengan berjalannya waktu dan berjalannya roda kepengurusan Karang Taruna Krida Taruna terjadi pasang surut dalam hal keorganisasian. Karang Taruna Krida Taruna Desa Maguwoharjo terus melangkah dari tahun ke tahun walaupun pelan tapi pasti didalam melaksanakan program organisasi yang berorientasi pada pemberdayaan generasi muda. Hal tersebut disesuaikan dengan kultur sosial, budaya dan adat istiadat masyarakat serta perkembangan yang ada. Hal ini terbukti pada Tahun 2000 Karang Taruna Krida Taruna berhasil menyatukan pemuda-pemudi seluruh Desa Maguwoharjo melalui kegiatan olahraga. Kemudian pada kepengurusan periode selanjutnya Karang Taruna Krida Taruna mengalami kesurutan dalam hal berorganisasi yaitu pada tahun 2004, karena Ketua Karang Taruna Krida Taruna maju sebagai calon Kepala Desa Maguwoharjo. Saat ini Karang Taruna Krida Taruna memiliki beberapa kegiatan yang rutin dilaksanakan, baik dari aspek rekreatif, olahraga, kesenian, ekonomi produktif dan kegiatan yang bersifat membantu dalam upaya peningkatan kesejahteraan sosial masyarakat sehingga peran Karang Taruna di masyarakat dapat dirasakan. Selain itu juga meningkatkan gairah berorganisasi para pemuda di Desa Maguwoharjo sehingga Karang Taruna Krida Taruna menjadi salah satu referensi organisasi pemuda yang tetap bertahan Analisis Sistem a. Identifikasi Masalah Karang Taruna Krida Taruna Desa Maguwoharjo merupakan organisasi pemuda tingkat kelurahan. Organisasi ini adalah gabungan dari organisasi pemuda tingkat RT, RW, dan padukuhan yang ada di Maguwoharjo. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, yang menjadi pokok masalah Krida Taruna Maguwoharjo adalah aspek biaya, human error, efisiensi waktu, dokumentasi dan komunikasi. Penyebaran informasi di Krida Taruna Maguwoharjo menggunakan surat yang diantarkan ke wilayah RT, RW, dan padukuhan sehingga membutuhkan biaya relatif besar sedangkan sumber dana yang ada lebih banyak digunakan untuk menunjang agenda kegiatan. Hal tersebut juga memungkinkan terjadinya kesalahan manusia (human error) baik dalam proses pembuatan informasi maupun saat pendistribusian yang membutuhkan sumber daya manusia yang bertindak sebagai humas. Seorang humas bisa saja mengalami lupa dalam melakukan pendistribusian surat. Selain itu dikarenakan organisasi karang taruna tingkat RT, RW, dan padukuhan di Maguwoharjo 4

8 yang cukup banyak sehingga membutuhkan waktu pendistribusian 1 sampai 2 hari. Masalah selanjutnya adalah dokumentasi data yang telah diolah menjadi informasi tidak terdokumentasi dengan baik. Sedangkan permasalahan bagi organisasi di tingkat RT, RW, dan padukuhan adalah ketika akan menjalankan suatu agenda kegiatan dengan skala besar harus menggunakan poster, brosur, dan juga undangan guna menarik perhatian masa. Hal tersebut dirasa kurang efektif dalam efisiensi biaya dan waktu. Selain itu organisasi pemuda Krida Taruna tidak ada media komunikasi yang menampung seluruh anggota sebagai ajang tukar pikiran antar pengurus organisasi pemuda di wilayah Maguwoharjo mengingat rapat diadakan hanya sebualan sekali. b. Analisis PIECES 1. Kinerja (performance) Penyampaian informasi yang berupa pengumuman, berita dan agenda kegiatan yang ada di Krida Taruna Maguwoharjo dari tingkat kelurahan ke tingkat RT, RW, maupun padukuhan menggunakan sistem manual yaitu menggunakan surat yang diantarkan. Hal tersebut dirasa perlu adanya tambahan dengan sistem informasi berbasis website sehingga beban pelaku organisasi ditingkat kelurahan menjadi lebih ringan. Penyampaian informasi menggunakan surat banyak memakan waktu karena melalui beberapa proses antara lain pembuatan surat oleh sekretaris, penandatanganan oleh ketua, dilanjutkan proses pendistribusian. Jika menggunakan surat bisa menghabiskan waktu 1 sampai dengan 2 hari. Namun dengan menggunakan website, informasi dapat diakses kapan saja. 2. Informasi penyimpanan data (information) Informasi mengenai pengumuman, berita, dan agenda kegiatan yang ada di Krida Taruna masih belum akurat. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya pusat informasi yang jelas tentang Krida Taruna. Penyampaian informasi pengumuman, berita, dan agenda kegiatan yang menggunakan sistem manual yaitu edaran surat bahkan hanya dari mulut ke mulut memakan waktu yang lama. Dengan menggunakan surat bisa membutuhkan waktu 1 sampai dengan 2 hari. Informasi yang dihasilkan mengenai pengumuman, berita, dan agenda kegiatan di Krida Taruna Maguwoharjo tidak akurat sehingga hal tersebut juga menimbulkan informasi tidak relevan. 3. Ekonomi (economy) Analisis ekonomi digunakan untuk meningkatkan keuntungan organisasi terhadap besarnya sumber daya dan biaya yang dibutuhkan. Dalam hal ini yang terjadi di 5

9 Krida Taruna Maguwoharjo adalah proses penyampaian informasi yang masih manual menggunakan kertas sehingga memakan biaya. Selain itu untuk mengantarkan ke wilayah unit juga memerlukan biaya transportasi. 4. Kontrol atau keamanan aplikasi (control) Pengendalian digunakan untuk menghindari dan mendeteksi terhadap penyalahhgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Pada sistem lama penyampaian informasi masih menggunakan sistem manual dengan agenda kegiatan skala besar menggunakan surat sedangkan untuk agenda dengan skala kecil hanya dari mulut ke mulut. Oleh karena itu sangat sulit untuk melakukan pengendalian terhadap informasi yang menyebar. 5. Efisiensi (eficiency) Analisis efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan minimum. Masalah yang terjadi di Krida Taruna Maguwoharjo adalah kurangnya sumber daya manusia. Hal ini sangat menghambat kinerja organisasi terutama dalam proses penyampaian informasi mengenai agenda kegiatan maupun berita yang ada di tingkat kelurahan. Untuk mendapatkan hasil yang cepat tentu dibutuhkan sumber daya manusia yang banyak. 6. Pelayanan pelanggan (services) Kemampuan suatu sistem dalam memberikan pelayanan terbaik kepada user yang berkaitan dengan tercapainya kepuasan user. Kelemahan pada sistem lama yaitu tidak adanya wadah yang jelas untuk menyampaikan informasi baik dari tingkat kelurahan ke tingkat unit atau sebaliknya sehingga menghambat dalam pengambilan suatu keputusan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah analisis dari perancangan perangkat lunak. Perancangan ini dilakukan untuk mendokumentasikan rancangan sistem yang sudah dianalisis. 6

10 a. Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem b. DFD (Data Flow Diagram) 1. DFD Level 0 Gambar 3.2 DFD Level 0 7

11 2. DFD Level 1 Gambar 3.3 DFD Level 1 3. DFD Level 2 Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses 1 8

12 Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 2 Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 3 9

13 Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 4 Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 5 10

14 Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 6 Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 7 11

15 Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 8 Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 9 12

16 c. Basis Data 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Antar Muka Gambar 3.15 Perancangan Basis Data Gambar 4.1 Halaman Home Admin 13

17 Gambar 4.2 Halaman Home User Gambar 4.3 Halaman Home Pengunjung 14

18 4.2 Pengujian Sistem Pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang dilakukan, yaitu dengan Black Box Testing dan White Box Testing. a. White Box Testing Salah satu pengujian white box testing yang diambil adalah pada halaman admin menu tambah berita. Apabila seorang admin belum mengisi judul berita maka akan muncul peringatan seperti tampak pada gambar berikut: Gambar 4.4 Halaman admin tambah berita b. Black Box Testing Salah satu pengujian black box testing yang diambil adalah pada halaman admin menu tambah berita. Apabila seorang admin berhasil menambah berita baru maka akan muncul pesan seperti pada gambar berikut:. Gambar 4.5 Halaman admin tambah berita 15

19 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan pembuatan sistem informasi berbasis website, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Langkah membangun sistem yang dapat digunakan sebagai media informasi dan komunikasi yaitu: a. Pembuatan database dan kode program b. Pengujian terhadap kode program c. Penilaian terhadap kinerja dan kelayakan website 2. Website ini dapat menjadi ajang komunikasi antar pengurus dan anggota di Karang Taruna Krida Taruna Maguwoharjo. 3. Perancangan sistem berbasis website ini sebagai sarana pusat informasi Krida Taruna Maguwoharjo yang disampaikan oleh pihak Krida taruna Maguwoharjo dan juga informasi Karang Taruna tingkat RT, RW, serta padukuhan yang disampaikan pihak masing masing. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Amborowati, Armadyah Pengantar pemrograman Terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Sistem Pakar Teori dan Aplikasinya.Yogyakarta : Andi Offset. Nugroho, A Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Supardi, Yuniar Internet Untuk Segala Kebutuhan. Edisi II. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Suprapto, Tommy. 2009, Pengantar teori dan manajemen komunikasi. Jakarta: MedPress. Peraturan Menteri Sosial Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012, Pedoman Pendataan dan Pengelolaan Data Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial dan Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial, ng-undangan/nspk-pmks-psks-permensos-no-08-th pdf (diakses pada 3 Mei 2013). 16