TEMUAN STATUS PIC Kriteria penilaian seleksi, evaluasi, Observasi Logistik dan re-evaluasi distributor belum dibuat lebih obyektif secara detil

Transkripsi

1 TEMUAN ISO 4 MEI 2010 TEMUAN STATUS PIC Kriteria penilaian seleksi, evaluasi, Observasi Logistik dan re-evaluasi distributor belum dibuat lebih obyektif secara detil Selisih sistem dengan fisik di farmasi Minor IM Penyimpanan Dumin Rectal di F.IGD Observasi IGD

2 KRITERIA PENILAIAN DISTRIBUTOR NO KRITERIA SELEKSI PENJABARAN PENILAIAN POA PIC 1 Memenuhi syarat administrasi Dapat menyerahkan Company Profile Distributor diutamakan Memastikan seluruh distributor melengkapi Pengadaan legal aspek Dapat menunjukkan NPWP berbentuk PT syarat administrasi Diputuskan oleh Dapat menunjukkan Surat Penunjukkan Kepala Instalasi dari pabrik terkait Mengisi Form Profil Distributor 2 Perjanjian kerja sama dengan distributor Ka Inst 2 Masuk set up komputer Berdasar Form Profil Distributor Form Profil Distributor Pengadaan dikumpulkan NO KRITERIA EVALUASI PENJABARAN PENILAIAN POA PIC 1 Aksesibilitas baik Transportasi lancar Ada kendaraan khusus Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Pengadaan (Riana)dan Komunikasi baik dan lancar Setiap pemesanan dilayani kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Penerimaan barang (Wanti) oleh petugas khusus 1 = tidak ada kendaraan khusus Data kinerja dicatat penerima pesanan tidak ada petugas khusus tiap hari dan direkap Informasi cepat Bila dimintai info ketersedia- tidak bisa beri info tiap bulan an barang (atau info lain) 2 = kadang ada kendaraan khusus dapat memberi info dengan kadang ada petugas khusus data lengkap dan cepat kadang bisa beri info (dalam 24 jam ada info) 3 = sering ada kendaraan khusus sering ada petugas khusus sering bisa beri info 4 = selalu ada kendaraan khusus selalu ada petugas khusus selalu bisa beri info 2 Pemenuhan kualitas Barang yang dikirim termasuk kemasan- Barang tidak rusak Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Penerimaan barang nya tidak rusak atau cacat Kemasan tidak rusak kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Data kinerja dicatat ED lebih dari 2 tahun (kecuali tiap hari dan direkap vaksin dan albumin/insulin tiap bulan lebih dari 1 tahun) 1 = semua barang dan kemasan rusak semua ED kurang dari 2 tahun (1 th) Untuk barang yang ED krg 2 = sebagian barang/kemasan rusak dari 6 bulan terpaksa diterisebagian ED kurang dari 2 tahun (1 th) ma bila obat fast moving 3 = ada 1 barang/kemasan rusak kosong nasional dg acc ada 1 ED kurang dari 2 tahun (1 th) Ka Inst. Obat cito lgs dipa- 4 = semua barang dan kemasan baik kai,diberi tanda stiker orasemua ED lebih dari 2 tahun (1 th) nye, stok hanya di GP. 3 Pemenuhan kuantitas Jumlah dan jenis barang yang dikirim Jumlah dan jenis barang Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang dikirim memenuhi kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Data kinerja dicatat prosentasi kesesuaian 1 = 0-25% jenis & jumlah sesuai pesanan tiap hari dan direkap 2 = 26-50% jenis/jumlah tidak sesuai tiap bulan 3 = 51-99% jenis/jumlah sesuai pesanan 4 = 100% jenis & jumlah sesuai pesanan 4 Pemenuhan respon time dan Mengantar barang sesuai syarat waktu Waktu barang datang : Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Penerimaan barang lead time datang cito : max 2 jam kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Data kinerja dicatat non cito : max 24 jam 1 = 0-25% waktu barang datang memenuhi standar tiap hari dan direkap 2 = 26-50% waktu barang datang memenuhi standar tiap bulan 3 = 51-99% waktu barang datang memenuhi standar 4 = 100% waktu barang datang memenuhi standar

3 NO KRITERIA EVALUASI PENJABARAN PENILAIAN POA PIC 5 Harga Memberikan info kenaikan harga Info sebelum harga naik Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Pengadaan kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Data kinerja dicatat 1 = tidak pernah beri info tiap ada info 2 = kadang beri info 3 = sering beri info sesudah harga naik 4 = selalu beri info sebelum harga naik 6 Purna jual Kemudahan retur barang bila barang Retur barang mudah dan Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Penerimaan barang tidak sesuai atau retur karena ED cepat kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Data kinerja dicatat 1 = tidak bisa retur tiap hari dan direkap 2 = proses retur > 1 bulan tiap bulan 3 = proses retur 1 minggu-1 bulan 4 = proses retur < 1 minggu 7 Komitmen terhadap janji Memenuhi janji sesuai info barang Memenuhi sesuai janji Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Pengadaan dan datang atau info lain yang diminta kinerja distributor dicatat dalam skala nilai Penerimaan barang 1 = selalu tidak memenuhi Data kinerja dicatat 2 = kadang memenuhi janji tiap ada info 3 = sering memenuhi janji 4 = selalu memenuhi janji 8 Hubungan dengan principal Hubungan dengan principal baik/ber- Antara distributor dan prin- Dibuat buku kinerja distributor. Setiap Kepala Instalasi masalah cipal bermasalah/tidak kinerja distributor dicatat dalam skala nilai sesuai info dari dua 1 = bermasalah sehub dengan formularium belah pihak 2 = bermasalah sehub dg PF (komplain PF) frek 3 = bermasalah sehub dg PF frek. Data direkap per tahun 4 = tidak bermasalah sama sekali 9 Distributor besar/kecil Bentuk badan usaha distributor Sesuai bentuk badan usaha Dinilai berdasar bentuk badan usaha : Kepala Instalasi distributor 1 = s/d 250 jt sesuai penilaian 2 = jt 3 = 501 jt - 1 M 4 = > 1 M 10 Kelengkapan faktur Faktur lengkap Distributor melengkapi faktur 1 = faktur lengkap >7 hari sejak brg dtg Verifikasi pajak, kuitansi, dll 2 = faktur lengkap 6-7 hari sejak brg dtg Data kinerja dicatat 3 = faktur lengkap 4-5 hari sejak brg dtg tiap ada transaksi 4 = faktur lengkap 3 hari sejak brg dtg Evaluasi distributor dilakukan setiap tahun untuk 10 besar distributor, penilaian direkap dan ditabulasi menjadi cluster distributor dengan penggolongan sebagai berikut : 1 Pilihan : nilai (A) 2 Bagus : nilai (B) 3 Tumbuh : nilai (C) 4 Observasi : nilai <14 (D) NO KRITERIA RE-EVALUASI PENJABARAN PENILAIAN POA PIC 1 Syarat administrasi legal aspek Syarat lengkap Dilakukan dengan memasti- Membuat daftar distributor yang masih Logistik dan disetujui masih dapat dipenuhi oleh kan syarat administrasi aktif, dan memastikan semua syarat masih Kepala Instalasi distributor legal aspek masih terpenuhi dipenuhi atau tidak. Jika bermasalah dg legal aspek, lgs putus kerjasama 2 Penyelesaian masalah dapat Proses penyelesaian masalah Memantau distributor bermasalah dan me- Kepala Instalasi dilakukan dengan baik baik lakukan eksekusi tetap aktif atau keluar sesuai persyaratan Re-evaluasi dilakukan tiap 3 tahun. Namun dapat segera dilakukan bila ada masalah dengan distributor terkait dengan legal aspek atau masalah serius lain. Re-evaluasi dilakukan

4 NO KRITERIA EVALUASI PENJABARAN PENILAIAN POA PIC untuk memastikan distributor masih dapat ikut memasok barang atau tidak sesuai syarat seleksi dan evaluasi distributor.

5 FORM PENILAIAN KINERJA DISTRIBUTOR DI INSTALASI FARMASI RS BETHESDA NO DISTRIBUTOR PENILAIAN KINERJA AKSESIBILITAS KUALITAS KUANTITAS RESPON TIME HARGA PURNA JUAL KOMITMEN JANJI HUB DG PRINCIPAL DISTR BESAR/KECIL 1 APL Ka Inst/per tahun Ka Inst/tahun 2 AAM 3 AMS 4 ESV 5 MBS 6 MUP 7 PPG 8 TEMPO 9 DNR 10 KBY 11 PARAZELSUS NILAI > LIHAT PANDUAN penerimaan barang & pengadaan penerimaan barang pengadaan

6 TGL : FAKTUR LENGKAP

7 FORM PENILAIAN KINERJA DISTRIBUTOR DI INSTALASI FARMASI RS BETHESDA DI PENERIMAAN BARANG NO DISTRIBUTOR PENILAIAN KINERJA AKSESIBILITAS KUALITAS KUANTITAS RESPON TIME PURNA JUAL 1 APL 2 AAM 3 AMS 4 ESV 5 MBS 6 MUP 7 PPG 8 TEMPO 9 DNR 10 KBY 11 PARAZELSUS NILAI > LIHAT PANDUAN 1. AKSESIBILITAS 3. KUANTITAS 1 = tidak ada kendaraan khusus 1 = 0-25% jenis & jumlah sesuai pesanan tidak ada petugas khusus 2 = 26-50% jenis/jumlah tidak sesuai tidak bisa beri info 3 = 51-99% jenis/jumlah sesuai pesanan 2 = kadang ada kendaraan khusus 4 = 100% jenis & jumlah sesuai pesanan kadang ada petugas khusus kadang bisa beri info 4. RESPON TIME DAN LEAD TIME 3 = sering ada kendaraan khusus 1 = 0-25% waktu barang datang memenuhi stand sering ada petugas khusus 2 = 26-50% waktu barang datang memenuhi stan sering bisa beri info 3 = 51-99% waktu barang datang memenuhi stan 4 = selalu ada kendaraan khusus 4 = 100% waktu barang datang memenuhi standa selalu ada petugas khusus selalu bisa beri info 5. PURNA JUAL 1 = tidak bisa retur 2. KUALITAS 2 = proses retur > 1 bulan 1 = semua barang dan kemasan rusak 3 = proses retur 1 minggu-1 bulan semua ED kurang dari 2 tahun (1 th) 2 = sebagian barang/kemasan rusak sebagian ED kurang dari 2 tahun (1 th) 4 = proses retur < 1 minggu 6. KOMITMEN JANJI 3 = ada 1 barang/kemasan rusak 1 = selalu tidak memenuhi ada 1 ED kurang dari 2 tahun (1 th) 2 = kadang memenuhi janji 4 = semua barang dan kemasan baik 3 = sering memenuhi janji semua ED lebih dari 2 tahun (1 th) 4 = selalu memenuhi janji

8 TANGGAL : KOMITMEN JANJI dar ndar ndar ar