BAB II STUDI PUSTAKA 2.1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Transkripsi

1 BAB II STUDI PUSTAKA 2.1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna (promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif) yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit harus terdapat bagian kefarmasian dengan persyaratan harus menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman, dan terjangkau (2). Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu (2). Farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit. Instalasi farmasi adalah bagian dari rumah sakit yang bertugas menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit (2). Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan satu-satunya unit yang mengadakan barang farmasi, mengelola dan mendistribusikannya kepada pasien, bertanggungjawab atas semua barang farmasi yang beredar di rumah sakit serta bertanggungjawab atas pengadaan dan penyajian informasi obat yang siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit, baik petugas maupun pasien (2). IFRS harus memiliki organisasi yang memadai serta dipimpin oleh seorang apoteker dengan personalia lain, meliputi para apoteker, asisten apoteker, tenaga administrasi serta tenaga penunjang teknis untuk melaksanakan tugas dan pelayanan farmasi (2). Struktur organisasi dasar IFRS adalah bagian pengadaan, pelayanan, dan pengembangan.kepala instalasi berperan sebagai manajer yang bertanggung jawab untuk perencanaan, penyerapan, dan pelaksanaan yang efektif dari sistem yang menyeluruh.kepala bagian bertanggung jawab untuk mendesain dan menerapkan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan mutu 4

2 5 dalam bidang fungsional masing-masing untuk mencapai mutu pelayanan yang diinginkan (7). Instalasi Farmasi Rumah Sakit mempunyai berbagai fungsi yang dapat digolongkan menjadi fungsi non klinik dan fungsi klinik. Lingkup fungsi farmasi non klinik adalah perencanaan, penetapan spesifikasi produk dan pemasok, pengadaan, pembelian, produksi, penyimpanan pengemasan dan pengemasan kembali, distribusi dan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan di rumah sakit secara keseluruhan. Lingkup farmasi klinik adalah pemantauan terapi obat, evaluasi penggunaan obat, pelayanan di unit perawatan kritis, pemeliharaan formularium, pengendalian infeksi di rumah sakit, danpelayanan informasi obat (7) Pengelolaan obat Pada dasarnya pengelolaan obat di farmasi rumah sakit meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan distribusi.keempat tahap ini saling terkait dan saling mempengaruhi sehingga harus terkoordinasi dengan optimal. Tujuan pengelolaan obat yang baik di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan selalu tersedia setiap saat dalam jumlah yang cukup dan terjamin untuk mendukung pelayanan yang bermutu (7) Perencanaan Obat Tahap perencanaan ialah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi/obat di rumah sakit. Tujuannya adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi /obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit (8). Adapun metode perencanaan adalah sebagai berikut : a. Metode Konsumsi Metode konsumsi adalah metode perencanaan yang perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pada data rill konsumsi perbekalan farmasi pada periode lalu. Kemudian dilakukan analisis data yang hasilnya dapat dijadikan sebagai panduan perencanaan kebutuhan obat-obatan untuk tahun (9).

3 6 b. Metode Epidemiologi Metode epidemiologi adalah metode perencanaan yang perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time) (9). c. Metode Kombinasi Metode kombinasi adalah kombinasi dari metode kombinasi dengan metode epidemiologi yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia (9). Kemenkes dan JICA (Japan International Cooperation Agency) menyatakan tahapan perencanaan kebutuhan meliputi (10) : a) Pemilihan,berfungsi untuk menentukan apakah obat benar-benar dibutuhkan sesuai dengan jumlah pasien / kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Pada tahap ini akan ditentukan jenis kebutuhan. b) Kompilasi penggunaan, berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi/obat di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. c) Perhitungan kebutuhan, merupakan tantangan berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi di rumah sakit karena resiko kekosongan atau kelebihan obat. Pada tahap ini akan didapat jumlah kebutuhan. Pendekatan perhitungan kebutuhan dapat dilakukan melalui metode konsumsi dan metode morbiditas/epidemiologi. d) Evaluasi perencanaan, merupakan tahap yang ideal harus dilakukan setelah diperoleh jumlah kebutuhan (10). Cara evaluasi yang dapat dilakukan adalah analisa nilai ABC (evaluasi aspek ekonomi), kriteria VEN ( evaluasi asek medik/terapi), kombinasi ABC dan VEN, serta revisi daftar kebutuhan (4). Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan obat di rumah sakit menurut Suciati dan Adisasmito adalah formularium rumah sakit, anggaran obat, pemakaian obat periode sebelumnya, stok akhir dan kapasitas gudang, lead time, jumlah kunjungan dan pola penyakit, serta standar terapi. Standar terapi merupakan aspek yang penting dalam perencanaan obat karena dokter di suatu rumah sakit dalam menentukan diagnosis dan terapi pasien mengacu kepada standar terapi (4).

4 7 Perencanaan yang telah dibuat dikoreksi dengan menggunakan metode analisis ABC. Analisis ABC digunakan untuk koreksi terhadap aspek ekonomis, yaitu mengidentifikasi jenis obat yang dimulai dengan golongan obat yang menyerap dana terbanyak. Dalam analisis ABC, obat dibagi dalam 3 golongan yaitu golongan A jika obat menyerap dana sampai 70%, golongan B jika obat menyerap dana sebesar 20%, dan golongan C jika obat menyerap dana sebesar 10% dengan jumlah dana keseluruhan (4). Untuk lebih akuratnya, perencanaan obat harus diadakan koreksi dengan analisis VEN. Analisis VEN adalah suatu analisis yang menggolongkan obat dalam 3 golongan yaitu Vital (V), Esensial (E), dan Non esensial (N). Kelompok V adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial, yang termasuk dalam kelompok ini adalah obat-obat penyelamat, obat-obatan untuk pelayanan kesehatan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.kelompok E adalah obatobatan yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyakit. Kelompok N merupakan obat-obatan penunjang yaitu obat-obat yang kerjanya ringan dan bisa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan (11) Pengadaan obat Menurut Quick et al.,pengadaan merupakan sesuatu proses dari penentuan item dan jumlah per item obat berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, pemilihan pemasok, penulisan surat pesanan, hingga surat pesanan diterima oleh pemasok. Ada beberapa kunci pengadaan obat yang baik, yaitu menggunakan nama generik, dibatasi dengan formularium, dalam jumlah besar, ada kualifikasi dan monitoring pemasok, harga yang bersaing, oleh pemasok terpercaya, jumlah yang dipesan berdasarkan kebutuhan nyata, ada pembayaran yang baikdan terpercaya, ada prosedur tertulis yang transparan, ada pemisahan pelaksana kunci pengadaan, ada jaminan kualitas, ada laporan rutin pengadaan (12). Menurut Quick et al.,ada empat metode proses pengadaan yaitu (12) : 1) Tender terbuka untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini

5 8 lebih menguntungkan, tetapi memerlukan waktu yang lama, perhatian yang penuh dan staf yang kuat. 2) Tender terbatas atau lelang tertutup, dengan rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan punya riwayat baik, harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka. 3) Pembelian melalui kontrak kerja dengan negosiasi, biasanya dilakukan pendekatan langsung dengan rekanan terpilih (tidak lebih dari 3 rekanan) untuk penentuan harga, juga negosiasi pencapaian harga atau penetapan servis. 4) Pengadaan langsung, biasanya untuk pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga relatif lebih mahal (12). Menurut penelitian Sarmini, pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat, juga volume obat tidak begitu besar, sehingga tidak menumpuk di gudang. Kelebihan lainnya dari segi harga lebih murah karena langsung dari distributornya, mendapatkan kualitas seperti yang diinginkan, bila ada kesalahan mudah mengurusnya, dapat kredit, dapat memperpendek lead time, sewaktu- waktu kehabisan / kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (13) Evaluasi Evaluasi adalah serangkaian prosedur untuk menilai suatu program dan memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, kegiatan, hasil dan dampak serta biayanya. Fokus utama dari evaluasi adalah mencapai perkiraan yang sistematis dari dampak program (13). Evaluasi bermanfaat untuk (13) : a. Menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui dalam program yang sedang berjalan. b. Meramalkan kegunaan dari pengembangan usaha-usaha dan memperbaikinya. c. Mengukur kegunaan program-program yang inovatif. d. Meningkatkan efektivitas program, manajemen dan administrasi.

6 9 e. Kesesuaian tuntutan tanggung jawab (13). Tujuan diadakan evaluasi adalah untuk memperbaiki pelaksanaan dan perencanaan program sehubungan dengan perlu adanya kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain untuk mengecek relevansi dari program dalam hal perubahan-perubahan kecil yang terus menerus, mengukur kemajuan terhadap target yang direncanakan, menentukan sebab dan faktor di dalam maupun di luar yang mempengaruhi pelaksanaan program (13) Efisiensi Efisiensi adalah berhubungan dengan rasio output dengan input atau keuntungan biaya. Tingkat perbandingan antara masukan (input) dengan hasil (output) yang dicerminkan dalam rasio atau perbandingan diantara keduanya. Jika output lebih besar dari input maka dapat dikatakan efisien dan sebaliknya jika input lebih besar dari output maka dikatakan tidak efisien. Jadi tinggi rendahnya efisien ditentukan oleh besar kecilnya rasio yang dihasilkan (14) Indikator Efisiensi Perencanaan dan Pengadaan Indikator perencanaan Indikator persentase dana yang tersedia. Data diperoleh dengan cara penelusuran data, yaitu data perencanaan tahunan rumah sakit dan dana yang disediakan oleh rumah sakit untuk memenuhi belanja obat. Nilai standar presentase dana yang tersedia adalah (15). Rumus presentase dana (16) X = B / A x 100% A : Dana yang direncanakan B : Dana yang disediakan Indikator persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan Data yang digunakan adalah jumlah item obat dalam perencanaan dan jumlah item obat dalam pengadaan. Nilai standar % (16). Rumus perbandingan jumlah item obat yang ada dalam perencanaan dengan jumlah item obat dalam pengadaan (16). X = C / D x 100%

7 10 C : jumlah item obat dalam pengadaan D : jumlah item obat dalam perencanaan Indikator pengadaan Frekuensi pengadaan tiap item obat Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya dapat digolongkan menjadi 3 kategori, yaitu frekuensi rendah (< 12 kali ), sedang (12-24 kali ), dan tinggi ( >24 kali ). Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi menunjukkan kemampuan IFRS dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Cara analisanya yaitu dengan mengambil secara acak sejumlah kartu stok dalam setahun, dicatat nama masing-masing obat, kemudian dilihat pada catatan pengadaan selama tahun tersebut (15) Frekuensi kesalahan faktur Kriteria kesalahan faktur yang digunakan adalah adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam satu item, atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang bersesuaian. Cara analisanya yaitu dengan mengambil secara acak sejumlah faktur dalam setahun, kemudian masingmasing faktur tersebut dicocokkan dengan surat pesanan (15) Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati Tingkat frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya manajemen keuangan pihak rumah sakit.hal ini dapat menunjukkan kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit sehingga potensial menyebabkan tidak lancarnya suplai obat dikemudian hari.cara menganalisa frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit adalah dengan cara mengambil daftar hutang, kemudian dicocokkan dengan daftar pembayarannya (15). Besarnya frekuensi tertundanya pembayaran IFRS terhadap waktu yang telah disepakati dapat mengakibatkan : 1). Hubungan antara IFRS dengan pemasok terganggu Hubungan antara IFRS dengan pemasok perlu dijaga agar tetap baik, sehingga bila ada pengembalian obat yang kadaluarsa atau keluhan lain

8 11 dapat segera ditanggapi, segera mendapat daftar baru bila ada kenaikan harga dan lancarnya kunjungan sales keifrs. 2). Penundaan pemesanan order oleh pemasok. Penundaan pemesanan ini dapat mengganggu kelancaran dalam pelayanan pasien, karena dengan tertundanya pemesanan akan menyebabkan stok menjadi kosong sehingga kebutuhan pasien tidak dapat dipenuhi (15). 2.4 E-Catalogue Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan (17). Penerapan E-Procurement bertujuan untuk : 1. Meningkatkan transparansi/keterbukaan dalam proses pengadaan barang/jasa. 2. Meningkatkan persaingan yang sehat dalam rangka penyediaan pelayanan public dan penyelenggaraan pemerintahan yang baik. 3. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan proses pengadaan barang/jasa (17). Sesuai ketentuan yang berlaku, pengadaan barang/jasa secara elektronik atau E-Procurementdapat dilakukan dengan E-Tendering atau E- Purchasing (17). a. E-Tendering E-tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik. Prinsip pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik (18). b. E-Purchasing E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem E-Catalogue obat (19).

9 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Sanggau Pada awalnya Rumah Sakit Umum Sanggau adalah Rumah Sakit misi yang dibangun pada jaman Belanda pada tahun Kemudian diawal tahun 1974 RSUD Sanggau merupakan rumah sakit yang berstatus Rumah Sakit Tipe D. Kemudian pada tahun 1995 keluar Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia dengan Nomor : 102/MENKES/SK/I/1995 pada bulan juni 1995 memutuskan bahwa Rumah Sakit Umum Sanggau adalah berubah pengelolaannya menjadi milik Pemerintah Daerah Tingkat II Kabupaten Sanggau dan kelasnya ditingkatkan menjadi kelas C dengan sebutan menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Sanggau. Kemudian ditindak lanjuti dengan PERDA Kabupaten Daerah Tingkat II Sanggau Nomor 7 tahun 1996 tentang susunan organisai dan tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tingkat II Sanggau dimana di dalamnya mengatur tentang ketentuan umum, kedudukan, tugas dan fungsi serta susunan organisasi yang menjadi landasan operasioanal bagi Rumah Sakit Umum Daerah Sanggau. Perda tersebut juga menyatakan dengan jelas bahwa Rumah sakit ini merupakan unit pelaksana teknis dari Dinas Kesehatan Kabupaten Dati II Sanggau.RSUD sanggau beralamat di jalan Jenderal Sudirman Kabupaten Sanggau, Provinsi Kalimantan Barat. Otonomi daerah bergulir dengan cepatnya maka pada tahun 2008 Bupati Sanggau mengeluarkan Peraturan Bupati (PERBUP) Nomor 27 tahun 2008 tanggal 12 Februari 2008 yang berisi tentang Susunan Organisai dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Sanggau, dimana dalam peraturan ini Rumah Sakit Umum Daerah Sanggau adalah unsur pendukung tugas Kepala Daerah dibidang pelayanan kesehatan dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Daerah sehingga tidak merupakan Unit Pelaksana Teknis dari Dinas Kesehatan. RSUD Sanggau menjadi unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam bidang pelayanan kesehatan pada rumah sakit. Dengan visi yaitu menjadi pelaksana pelayanan prima dalam bidang kesehatan yang sesuai dengan standar pelayanan,serta misi yaitu mewujudkan pengembangan pelayanan perumah sakitan dan manajemen rumah sakit yang memuaskan (20,21).

10 Kerangka Konsep Perencanaan i Indikator Perencanaan : 1. Persentase dana 2. Penyimpangan dana pengadaan Indikator Pengadaan : 1. Frekuensi pengadaan tiap item obat 2. Frekuensi kesalahan faktur 3. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati