Manual Pengguna Aplikasi Persediaan 2017

Transkripsi

1 DAFTAR ISI I. User Request Persediaan. 1 II. Verifikator. 12 III. Petugas Gudang. 15 IV. Petugas Aplikasi Persediaan. 18 Desktop V. Pejabat Pengadaan. 21 Dalam aplikasi persediaan ini terdapat beberapa akses pengguna yang berinteraksi sesuai uraian tugas pengelolaan barang persediaan, diantaranya : I. User Request Persediaan Berikut adalah penjelasan mengenai uraian tugas dari aktor user request : Penjelasan Aktor a) Mengkoordinir permintaan barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obatobatan, bahan kimia/pembersih serta persediaan pemeliharaan peralatan mesin dan/atau gedung bangunan di lingkup organisasinya; b) Melakukan permintaan barang persediaan melalui aplikasi persediaan online; c) Menerima barang persediaan yang diminta serta menandatangani bon permintaan dan penyerahan barang; d) Melakukan persetujuan apabila transaksi sudah selesai agar dapat melakukan transaksi permintaan kembali. e) Mengumpulkan dan menyerahkan kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas aplikasi persediaan dekstop, apabila ada persediaan yang dibeli dari mata anggaran selain MAK 5218/ / untuk diinput sebagai persediaan. Fitur-fitur utama user Gambar 1.1. Tampilan penjelasan fitur utama untuk akses User Request Page 1

2 Menu Form Permintaan Fitur ini merupakan layanan untuk user request meminta kebutuhan barang dengan melakukan pengisian form yang telah disediakan oleh aplikasi. Data permintaan kebutuhan barang akan terkirim kepada pengelola persediaan satker diantaranya kepada verifikator dan pengelola gudang persediaan. Form Isian barang Gambar 1.2. Tampilan fitur form permintaan Ketikkan nama barang, maka akan muncul daftar barang. Kemudian pilih dan tunggu beberapa saat. Gambar 1.3. Tampilan memilih permintaan nama barang Page 2

3 Stok persediaan barang yang dicari Jika sudah mengisi jumlah permintaan & keterangan, Simpan Keranjang Gambar 1.4. Tampilan form isian permintaan barang Setelah disimpan, tampil di keranjang Gambar 1.5. Tampilan simpan keranjang Page 3

4 Notif header keranjang Gambar 1.6. Tampilan Header Notif Keranjang - Kondisi jika kita membutuhkan barang yang stok persediaannya habis, maka informasi kebutuhan tersebut akan dikirim ke bagian pengadaan barang. Link menuju menu katalog barang Stok barang yang di gudang kosong, maka barang ini akan tercatat sebagai pengadaan. Kemudian Simpan Keranjang. Gambar 1.7. Tampilan Permintaan stok barang kosong / tidak tersedia. Page 4

5 Info ketersediaan barang Status Barang Gambar 1.8. Tampilan permintaan stok barang kosong setelah disimpan Isi keterangan / pesan kepada penyedia, Kirim Permintaan Gambar 1.9. Tampilan list keranjang dan isian pesan tambahan Page 5

6 Kode Permintaan Info pengiriman permintaan Status Permintaan Gambar Tampilan data permintaan setelah kirim permintaan Menu Katalog Barang Fitur ini sama dengan layanan permintaan barang, hanya perbedaannya dari bentuk tampilan berupa katalog barang. Tampilan seperti ini akan mempermudah pengguna melihat ketersediaan stok barang. Filter Data Katalog Gambar Tampilan Daftar / Katalog Ketersediaan Barang Page 6

7 1. Bentuk Grid 2. Bentuk Tabel Gambar Tampilan filter pencarian katalog barang Tampilan Tabel Gambar Tampilan filter pencarian katalog barang (Lanjutan) Tambah Barang Tampilan katalog barang dari hasil filter Gambar Tampilan Hasil dari filter barang & isian jumlah barang Page 7

8 Setelah memilih Add, maka muncul popup untuk mengisi permintaan. Kemudian Simpan. Gambar Tampilan Tambah keranjang permintaan barang Pesan Lagi, akan mengarahkan untuk memilih barang kembali Selesai Pemesanan, Maka akan diarahkan ke tampilan konfirmasi pemesanan Gambar Tampilan Pilihan Setelah Simpan Permintaan Barang Page 8

9 Data konfirmasi item pemesanan Gambar Tampilan keranjang permintaan Isi pesan tambahan kepada penyedia, kemudian Kirim Permintaan Menu Request Barang Baru Fitur ini digunakan untuk pengguna yang memiliki kebutuhan barang baru, dimana barang tersebut belum terdata di aplikasi persediaan. Berikut langkah-langkah penggunaan fitur request barang baru : Tambah Barang Data Permintaan Barang Baru Detail, Edit dan Hapus Data Gambar Tampilan Data Permintaan Barang Baru Page 9

10 Isi formulir kebutuhan barang baru. Jika ada foto, lampirkan untuk memudahkan bagian pengadaan. Gambar Tampilan form kebutuhan barang baru Menu Data Request-Ku Pada menu ini menampilkan kumpulan data transaksi permintaan barang yang dilakukan, setiap permintaan akan di identifikasi oleh kode permintaan. Klik untuk melihat detail permintaan dan statusnya. Gambar Tampilan Data Permintaan Barang Page 10

11 Gambar Tampilan Detail Permintaan Barang Menu Report Fitur ini digunakan untuk kebutuhan informasi pelaporan, ada beberapa menu laporan yang dapat dipergunakan. Berikut cara penggunaan fitur laporan : - Report Penggunaan Barang Pemilihan tanggal awal sampai tanggal akhir Submit untuk memproses pengambilan data laporan Gambar Tampilan Report Penggunaan Barang Page 11

12 II. Verifikator Persediaan Setelah user request mengirim data permintaan barang maka peran selanjutnya dilakukan oleh verifikator yang memiliki wewenang menyetujui permintaan item barang, Berikut uraian tugas dari pengguna verifikator persediaan : Penjelasan Aktor a) Melakukan verifikasi terhadap usulan/permintaan barang persediaan dari user request. Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan stok barang yang ada, kebutuhan user dan perhitungan saldo persediaan; b) Memberikan persetujuan setelah dilakukan verifikasi; c) Mengatur saldo persediaan yang disesuaikan dengan Standar Biaya Masukan (SBM) per orang (PNS), khususnya untuk ATK. Gambar 2.1. Tampilan uraian fitur-fitur verifikator Page 12

13 1. Menu Data Request Fitur ini merupakan fitur utama untuk verifikator yaitu memverifikasi seluruh data permintaan barang. Verifikator dapat memonitor setiap status data permintaan yang ditandai notifikasi pada bagian menu. Gambar 2.2. Tampilan notifikasi data permintaan pada menu sebelah kiri Data Permintaan belum disetujui Klik untuk melihat detail permintaan Tombol untuk menyetujui permintaan user Gambar 2.3. Tampilan Data Request Status Belum Disetujui Page 13

14 Verifikator dapat merubah jumlah / kuantitas barang yang diminta History permintaan barang yang sama Masukkan keterangan jika ada. Klik tombol Setujui, jika jumlah barang yang diminta sesuai Gambar 2.4. Tampilan proses verifikasi permintaan Klik, Next. Maka akan diarahkan ke tampilan data permintaan sudah disetujui Gambar 2.5. Tampilan setelah data permintaan disetujui Page 14

15 III. Petugas Gudang Setelah data permintaan barang disetujui oleh verifikator, peran selanjutnya adalah petugas gudang yang menyiapkan item pesanan barang sampai diakhiri serah terima barang oleh pemesan. Berikut beberapa uraian tugasnya : Uraian Tugas a) Menyiapkan barang persediaan setelah mendapat persetujuan dari verifikator; b) Mencetak bon permintaan dan penyerahan barang dari aplikasi persediaan dan ditandatangani bersama dengan user request apabila sudah ada serah terima barang persediaan; c) Mengarsipkan d) Melakukan opname fisik gudang baik gudang utama maupun gudang pengguna setiap tanggal 30 Juni dan 31 Desember guna penyusunan laporan BMN ; e) Melakukan opname fisik gudang selain tanggal pada poin d apabila diperlukan penyamaan antara stok dan pencatatan; f) Membuat Berita Acara Opname Fisik; g) Bertanggung jawab terhadap gudang utama persediaan berikut isinya. 1. Menu Data request (Sudah Disetujui) Menu ini memberikan informasi status permintaan barang dari hasil verifikasi untuk petugas gudang, dimana setelah menerima informasi tersebut petugas akan langsung menyiapkan setiap item barang dan melakukan pemberkasan bukti serah terima barang. Klik, detail data permintaan Klik, detail form penyerahan Gambar 3.1. Tampilan data permintaan barang sudah disetujui Page 15

16 Masukkan keterangan Permintaan akan disiapkan oleh petugas gudang Gambar 3.2. Tampilan form permintaan siap kirim oleh petugas Print berkas serah terima Gambar 3.3. Tampilan notifikasi siap kirim permintaan Page 16

17 Cetak berkas serah terima Gambar 3.4. Tampilan berkas serah terima permintaan barang Page 17

18 IV. Petugas Aplikasi Persediaan Desktop Penjelasan Aktor a) Mengumpulkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan; b) Mencatat persediaan masuk ke dalam aplikasi persediaan desktop; c) Mengarsipkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan; d) Mencatat persediaan keluar berdasarkan rekapitulasi dari aplikasi persediaan online setiap 2 minggu sekali; e) Mencatat hasil opname fisik berdasarkan Berita Acara Opname Fisik ke dalam aplikasi persediaan desktop; f) Melakukan rekonsiliasi data persediaan dengan data BMN setiap bulan; g) Mengidentifikasi dan menjelaskan selisih persediaan dengan keuangan apabila dtemukan persediaan belum diregister; h) Menyusun laporan persediaan setiap 6 (enam) bulan/periode semesteran. 1. Menu Rekap Barang Keluar (Report) Fitur utama untuk petugas aplikasi persediaan desktop yaitu merekap data permintaan barang yang nantinya data tersebut akan di entry ke aplikasi persediaan desktop. Berikut langkah-langkah untuk merekap data barang keluar. Filter tahun, bulan dank ode djkn Info Periode rekap yang pernah dilakukan Gambar 4.1. Tampilan form rekap laporan barang keluar Page 18

19 Rekap No. Dokumen Gambar Tampilan data rekap barang keluar Data rekapan akan tersimpan di Log periode rekap Gambar 4.3. Tampilan notifikasi rekap periode permintaan Page 19

20 Download file rekapan.xls Status Proses Entry, Jika proses sudah selesai, klik teks tersebut maka akan tampil pilihan Gambar 4.4. Tampilan log periode rekap Jika sudah selesai, maka rekapan data keluar tersebut akan terakui sebagai data yang sudah dimasukkan ke aplikasi desktop Gambar 4.5. Tampilan notifikasi proses entry aplikasi desktop Page 20

21 V. Pejabat Pengadaan Penjelasan Aktor a) Melakukan pengadaan barang persediaan untuk persediaan yang berada di bawah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Biro Umum; b) Menyerahkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas aplikasi persediaan desktop; c) Melakukan monitoring apabila ada barang persediaan yang hampir/sudah habis. Page 21