PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT LAKIP 2015 LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BIRO UMUM

Transkripsi

1 PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT LAKIP 2015 LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BIRO UMUM

2 i KATA PENGANTAR LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun sebagai salah satu wujud pertanggungjawaban atas keberhasilan/kegagalan pencapaian Sasaran Strategis yang dibebankan kepada Biro Umum. LAKIP ini disusun sesuai dengan amanat Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dan mempedomani Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. LAKIP sebagai salah satu alat penilai keberhasilan/kegagalan kinerja merupakan wujud transparansi penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu, LAKIP juga bermanfaat bagi evaluasi internal sebagai umpan balik (feedback) dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi yang lebih komprehensif. Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung (supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/peminjaman fasilitas kedinasan, penyediaan kendaraan dinas, ruang pertemuan dan persandian. Dibidang ketatausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan sekretaris pimpinan. Dibidang keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Dan ada pelayanan dibidang keprotokolan seperti pelayanan acara dan penyambutan tamu pemerintah daerah/vip. Demikian LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun agar setiap pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang jelas dan transparan mengenai pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum dalam mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan. Padang, Januari 2016 Kepala Biro Umum, Asben Hendri, SE, MM NIP

3 ii KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR RINGKASAN EKSEKUTIF i ii iii i -i BAB I PENDAHULUAN - Gabara Uu Orgaisasi Tugas, Fugsi da Uraia Tugas Struktur Orgaisasi Persoil, Saraa da Prasaraa, da Keuaga Isu-isu Strategis Sisteaika Lapora BAB II PERENCANAAN KINERJA - Reisi Perjajia Kierja Tahu Perjajia Kierja Tahu BAB III AKUNTABILITAS KINERJA Metodologi Pegukura Capaia Target Kierja Hasil Pegukura Kierja Capaia Kierja Biro Uu Realisasi Aggara - BAB IV PENUTUP LAMPIRAN -

4 iii DAFTAR TABEL Tabel.. Julah SDM PNS Berdasarka Pedidika Tabel.. Julah SDM Berdasarka Jeis Kepegaaia Tabel.. Julah SDM PNS Berdasarka Gologa Tabel.. Julah Saraa da Prasaraa Pada Biro Uu Tabel.. Tabel.. Tujua, Sasara da Idikator Kierja Setelah Reisi Tujua, Sasara da Idikator Kierja Sebelu Reisi Tabel.. Perjajia Kierja Biro Uu TA. Tabel.. Kriteria Peilaia Capaia Kierja Tabel.. Hasil Pegukura Kierja Perjajia Kierja Biro Uu Tahu Tabel.. Capaia Idikator Kierja Sasara Strategis Tabel.. Realisasi da Capaia Kierja Idikator Kierja. Tabel.. Capaia Idikator Kierja Sasara Strategis Tabel.. Realisasi da Capaia Kierja Idikator Kierja. Tabel.. Capaia Idikator Kierja Sasara Strategis Tabel.. Realisasi da Capaia Kierja Idikator Kierja. Tabel.. Capaia Idikator Kierja Sasara Strategis Tabel.. Realisasi da Capaia Kierja Idikator Kierja. Tabel.. Target Belaja Biro Uu TA. Tabel.. Realisasi Aggara Per Sasara Strategis

5 iv Graik DAFTAR GRAFIK Struktur Orgaisasi da Tata Kerja Biro Uu Setda Pro. Subar Graik Moitorig Saraa da Prasaraa Tahu Graik Tigkat Kepuasa Peggua Layaa Biro Uu Tahu Graik Julah SPM da Laa Terbit Tahu Graik Julah Kote Iforasi Persadia

6 v RINGKASAN EKSEKUTIF Dalam kurun waktu , Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat berupaya mewujudkan visi yang telah direncanakan yaitu Menjadi Biro yang Handal di Bidang Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan Tahun. Untuk mewujudkan visi tersebut, Biro Umum mengemban misi pertama meningkatkan kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standar, dan misi kedua meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berorientasi pelayanan prima. Dengan kedua misi tersebut, Biro Umum fokus kepada peningkatan kualitas pelayanan dan kualitas sarana dan prasarana melalui upaya penyediaan fasilitas dengan standar yang terus ditingkatkan berserta pengelolaan administrasi yang semakin profesional. Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung (supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/ peminjaman fasilitas kedinasan, seperti penyediaan kendaraan dinas, faslitasi kunjungan tamu, pemakaian ruang pertemuan dan system persandian. Di bidang ketatausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan sekretariat pelayanan pimpinan. Di bidang keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Di bidang keprotokolan merupakan pelayanan keprotokolan seperti pelayanan acara/upacara dan tamu pemerintah daerah. Pada tahun 2015, sebagaimana yang akan dijelaskan pada Bab II Perencanaan Kinerja, ditetapkan 4 (empat) sasaran strategis dan 4 (empat) indikator kinerja untuk mengukur dan menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian kinerja Biro Umum. Penetapan sasaran strategis dan indikator kinerja ini mengalami revisi berupa penambahan sasaran strategis dan perubahan indikator untuk sasaran 1. Revisi PK ini dilakukan karena pengukuran kinerja beberapa tugas pokok Biro Umum yang tercermin dari Tugas Pokok Bagian-Bagian belum semua terjabarkan pada Sasaran Strategis sebelumnya. Selain itu, melalui evaluasi atau review PK oleh Biro Organisasi ditemukan indikator yang tidak bisa diukur secara valid dan pencapaian target akan sulit tercapai. Penyempurnaan terhadap perencanaan kinerja selalu dilakukan secara

7 vi terus-menerus karena rendahnya hasil penilaian kinerja tahun sebelumnya. Selain itu juga karena didorong oleh workshop penyempurnaan Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2014 yang lalu, dimana pada waktu itu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap Renstra Biro Umum Tahun yang menyebabkan perubahan Tujuan Strategis berikut sasaran dan indikatornya. Adapun pencapaian sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015 ini adalah sebagai berikut: 1. Sasaran strategis 1: Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana. - Indikator Kinerja: Persentase Sarana dan Prasarana Yang Berkualitas Baik. Target 80%, realisasi sebanyak 72,14%, sehingga diperoleh nilai capaian 90,18%. Persentase capaian,% menunjukan kriteria kinerja Tinggi. 2. Sasaran strategis 2: Meningkatnya Kualitas Pelayanan Yang Berorientasi Pelayanan Prima. - Indikator Kinerja: Indeks Kepuasan Pengguna Layanan. Target 3,75 (skala 5), realisasi 3,83 (sangat puas), sehingga diperoleh nilai capaian 102%. Persentase capaian % menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi. 3. Sasaran strategis 3: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda. - Indikator Kinerja: Waktu Rata-Rata Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM). Target 2 hari, realisasi 2 hari, sehingga diperoleh nilai capaian 100%. Persentase capaian % menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi. 4. Sasaran strategis 4: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian. - Indikator Kinerja: Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian. Target 110 buah, realisasi 100 buah, sehingga diperoleh nilai capaian,%. Persentase capaian,% menunjukan kriteria kinerja Tinggi. Dengan demikian, pencapaian rata-rata 4 (empat) indicator kinerja untuk mengukur

8 BAB I - PENDAHULUAN 1 BAB I PENDAHULUAN Gambaran Umum Organisasi Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Struktur Organisasi Personil, Sarana dan Prasarana, dan Keuangan Isu-isu Strategis Sistematika Laporan

9 2 BAB I - PENDAHULUAN I. PENDAHULUAN Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2015 disusun berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun dengan maksud memberikan informasi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat atas kinerja yang telah dan seharusnya dicapai oleh Biro Umum, sehingga dapat diketahui keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian Biro Umum selama satu periode. Selain itu, juga sebagai upaya perbaikan yang berkesinambungan bagi Biro Umum untuk meningkatkan kinerjanya kedepan. I.1 GAMBARAN UMUM ORGANISASI Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat, Biro Umum berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat. Tugas pokok Biro Umum berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 37 Tahun 2012 tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan perencanaan, program, koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral.

10 BAB I - PENDAHULUAN 3 Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Biro Umum melaksanakan fungsi: a. Penyelenggaraan perumusan kebijakan umum tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral; b. Menyelenggarakan koordinasi dan fasilitasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral; c. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral. I.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN URAIAN TUGAS BAGIAN RUMAH TANGGA Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum dan koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi. Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Rumah Tangga mempunyai fungsi: 1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi; 2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi; 3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.

11 4 BAB I - PENDAHULUAN Rincian Tugas Bagian Rumah Tangga: 1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Rumah Tangga; 2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi; 3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi; 4. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 5. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Rumah Tangga; 6. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 7. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. BAGIAN TATA USAHA Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum, koordinasi, fasilitasi, perencanaan program, pelaporan serta evaluasi tata usaha biro, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi. Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi: 1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum Tata Usaha; 2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi Tata Usaha; 3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi Tata Usaha. Rincian Tugas Bagian Tata Usaha: 1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Tata Usaha; 2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum tata usaha biro, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi; 3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha biro;

12 BAB I - PENDAHULUAN 5 4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha pimpinan; 5. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi arsip dan ekspedisi; 6. Menyelenggarakan ketatausahaan Biro; 7. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan program kegiatan biro; 8. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 9. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Tata Usaha dan Biro; 10. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 11. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. BAGIAN KEUANGAN Bagian Keuangan Setda mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi dan fasilitasi pelaporan serta evaluasi penatausahaan keuangan di lingkungan sekretariat. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Keuangan Setda mempunyai fungsi: 1. Penyelenggaraan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda; 2. Penyelenggaraan koordinasi penatausahaan keuangan Setda; 3. Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi penatausahaan keuangan Setda. Rincian Tugas Bagian Keuangan Setda: 1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Keuangan Setda; 2. Menyelenggarakan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda; 3. Menyelenggarakan verifikasi keuangan Setda;

13 6 BAB I - PENDAHULUAN 4. Menyelenggarakan akuntansi keuangan Setda; 5. Menyelenggarakan penyiapan laporan keuangan Biro dan Setda; 6. Menyelenggarakan pelayanan penatausahaan keuangan Setda; 7. Menyelenggarakan koordinasi penatausahaan keuangan Setda; 8. Menyelenggarakan fasilitasi dan pelaksanaan penatausahaan keuangan Setda; 9. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 10. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Keuangan Setda; 11. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 12. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. BAGIAN PROTOKOL DAN HUBUNGAN LINTAS SEKTORAL Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan, koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi. Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral mempunyai fungsi: 1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan dan hubungan lintas sektoral; 2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan dan hubungan lintas sektoral; 3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi keprotokolan dan hubungan lintas sektoral.

14 BAB I - PENDAHULUAN 7 Rincian Tugas Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral: 1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral; 2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan dan hubungan lintas sektoral; 3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi, fasilitasi acara, pelayanan tamu dan pelayanan acara pimpinan; 4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi hubungan lintas sektoral; 5. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 6. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral; 7. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 8. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. I.3 STRUKTUR ORGANISASI Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah maka susunan struktur organisasi Biro Umum yang dipimpin oleh Kepala Biro Umum terdiri dari 4 Bagian yang masing masingnya dipimpin oleh Kepala Bagian dan 12 Sub Bagian yang dipimpin oleh Kepala Sub Bagian dapat dilihat pada grafik berikut ini:

15 8 BAB I - PENDAHULUAN BAGIAN PROTOKOL KUSWANDI K, S.Sos,MM IV/b NIP. SUBAG PELAYANAN PIMP. UPHIX MARIA HELENA FATMA, A.d III/ NIP. SUBAG HUB. LINTAS SEKTORAL EFRI)AL III/ NIP. SUBAG ACARA DAN PELY. TAMU ENIM YASMI, S.Sos III/d NIP. STRUKTUR ORGANISASI & TATA KERJA BIRO UMUM SETDA PROV. SUMBAR (SESUAI DENGAN PERDA PROV. SUMBAR No. 11 TAHUN 2011) ASISTEN ADMINISTRASI UMUM H. SUDIRMAN GANI, SH, MM IV/d NIP. KEPALA BIRO UMUM ASBEN HENDRI, SE, MM IV/b NIP. BAGIAN KEUANGAN SYAMSIARNI, S.Sos IV/a NIP. BAGIAN TATA USAHA RI)ALDI, AP, M.Si IV/a NIP. SUBAG PEN. USAHAAN KEU. SRI LENA HARTATI, S.Sos III/d NIP. SUBAG TU. BIRO RANDY HARFIAN, SSTP III/ NIP. SUBAG VERIFIKASI ERAWENI, SE III/d NIP. SUBAG TU. PIMPINAN ABSIDEFI MULYANI, S.Sos III/d NIP. SUBAG AKUNTANSI INDAH SRIWAHYUNI, SE, MM IV/a NIP. SUBAG ARSIP & EKSPEDISI PUTRA HERMANTO, SE,Akt,MM III/ NIP. Jabata Fugsioal BAGIAN RUMAH TANGGA HERI NOFIARDI, SE, MM IV/a NIP. SUBAG RT. PIMPINAN ELFENDRI)AL M.)EN III/ NIP. SUBAG URUSAN DALAM PARDISNO, SH,MM III/d NIP. SUBAG SANTEL ISDAR, S.Sos III/d NIP.

16 BAB I - PENDAHULUAN 9 I.4 PERSONIL, SARANA DAN PRASARANA, KEUANGAN Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, pelaksanaan kegiatan Biro Umum didukung oleh sumber daya manusia sebanyak 200 orang seperti yang terlihat pada tabel di bawah. Sebagai supporting unit tentu diperlukan SDM yang berkompetensi tinggi dalam menjalankan tugas-tugas Biro Umum. Biro Umum saat ini memiliki persentase pegawai dengan jenjang pendidikan Sarjana/D-IV ke atas sebesar 31,1 persen (54 orang) dari total pegawai Biro Umum. Komposisi pegawai Biro Umum dapat disajikan pada tabel-tabel berikut: TABEL.. JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN PENDIDIKAN No Pedidika Julah S - S orag S orag D orag SMA orag SMP orag SD orag Suer: Datar Noiaif Pegaai Biro Uu Tahu TABEL.. JUMLAH SDM BERDASARKAN JENIS KEPEGAWAIAN No Jeis Julah PNS orag CPNS orag PTT orag Teaga Kotrak orag Suer: Datar Noiaif Pegaai Biro Uu Tahu

17 10 BAB I - PENDAHULUAN TABEL.. JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN GOLONGAN No Gologa Julah IV orag III orag II orag I orag Suer: Datar Noiaif Pegaai Biro Uu Tahu SARANA DAN PRASARANA Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas pada Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai berikut: TABEL.. JUMLAH SARANA DAN PRASARANA PADA BIRO UMUM No Naa Bidag Barag Julah Kodisi Alat-alat Besar Cukup Alat-alat Agkuta Cukup Alat Pertaia Cukup Alat Kator da Ruah Tagga Alat Studio da Alat Kou- ikasi. Cukup Cukup Alat-alat Kedoktera Cukup Alat Laboratoriu Cukup Bagua Gedug Cukup Moue Cukup Buku Perpustakaa Cukup Barag Berorak Kebudayaa Kurag Suer: Buku Ietaris Biro Uu Tahu

18 BAB I - PENDAHULUAN 11 KEUANGAN Anggaran untuk menunjang program dan kegiatan Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat untuk Tahun 2015 bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA ini berjumlah Rp ,- pada anggaran murni, dan Rp ,- setelah mengalami pengurangan pada anggaran perubahan. Dengan Total Belanja Langsung sebesar Rp ,- dan Belanja Tidak Langsung sebesar Rp ,-. I.5 ISU-ISU STRATEGIS Aspek Pelayanan Publik Kondisi yang ada saat ini menunjukan masih rendahnya kualitas pelayanan publik dilihat dari SOP yang belum maksimal diterapkan, aparatur pelayanan juga belum memberikan pelayanan yang profesional, ramah dan transparan, serta fasilitas pelayanan yang juga masih belum memenuhi kriteria atau standar pelayanan prima. Faktor lain yang mempengaruhi rendahnya kualitas pelayanan adalah masih lemahnya kontrol terhadap implementasi standar pelayanan, sehingga belum terlihat konsistensi dalam memberikan pelayanan yang ramah cepat dan akuntabel. Aspek Sumber Daya Manusia Dari segi kualitas SDM yang tersedia tidak sebanding dengan beban tugas Biro Umum yang cukup besar dan luasnya ruang lingkup pekerjaan. Dari segi jumlah SDM yang dimiliki cukup banyak namun pada beberapa kompetensi yang sangat dibutuhkan justru terjadi kekurangan. Luasnya lingkup pekerjaan Biro Umum menuntut tersedianya tenaga-tenaga yang memiliki kemampuan atau skill khusus seperti tenaga keprotokolan, pembawa acara, penyanyi, pemusik, sopir, teknisi dan lain-lain. Rendahnya kualitas SDM sangat dipengaruhi oleh budaya kerja yang lamban, tidak ramah dan tidak transparan akibat dari tidak konsisten menerapkan reward and punishment. Selain itu juga dipengaruhi oleh terbatasnya kewenangan Biro Umum dalam pengelolaan PNS.

19 12 BAB I - PENDAHULUAN Aspek Sarana dan Prasarana Ketersediaan sarana dan prasarana yang dimiliki Biro Umum terbatas dari segi jumlah dan kualitas. Seperti ketersediaan kendaraan dinas/operasional, jabatan dan kendaraan lapangan yang sangat terbatas. Fasilitas ruang rapat dan convention hall yang juga terbatas dan masih belum memenuhi standar pelayanan yang prima. Permasalahan juga muncul dari segi pemeliharaan sarana dan prasarana tersebut karena terbatasnya dana pendukung. Selain itu organisasi belum dapat menerapkan manajemen mutu dan manajemen logistik yang baik serta keterbatasan kewenangan dalam pembangunan fisik. TANTANGAN DAN PELUANG Tantangan dan peluang merupakan faktor eksternal yang akan mempengaruhi organisasi dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapainya. Biro umum sebagai unit pendukung pelayanan pimpinan dan kesekretariatan kedepannya akan menghadapi tantangan yang cukup berat dalam memberikan dukungan terhadap kesuksesan tugastugas kepala daerah dan wakil kepala daerah. Selain itu, tantangan juga akan datang dari aspek pelayanan publik yang semakin menuntut standar pelayanan prima. Sehingga faktor kualitas SDM dan Sarana dan Prasarana menjadi dua aspek yang harus diperhatikan. Peluang yang ada kedepannya cukup memberikan kesempatan bagi organisasi untuk terus berkembang. Pemanfaatan teknologi maju dalam pelayanan publik adalah salah satu peluang yang mesti direspon oleh Biro Umum, karena perubahan zaman yang begitu masif ini menuntut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan transparan. Selain itu, peluang juga terlihat pada aspek pengembangan manajemen SDM. Arah pembangunan Sumatera Barat pada periode RPJMD berikutnya menuntut peningkatan daya saing daerah, maka organisasi telah mesti mempersiapkan diri dengan meningkatkan kapasitas SDM yang dimilikinya sejak mulai dari sekarang.

20 BAB I - PENDAHULUAN 13 I.6 SISTEMATIKA LAPORAN KINERJA Laporan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB I BAB II Pendahuluan Perencanaan Kinerja - Revisi Perjanjian Kinerja Tahun Perjanjian Kinerja Tahun 2015 BAB III Akuntabilitas Kinerja - Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja - Hasil Pengukuran Kinerja - Capaian Kinerja SKPD - Realisasi Anggaran BAB IV Penutup Lampiran

21 14 BAB I - PENDAHULUAN

22 BAB II - PERENCANAAN KINERJA 15 BAB II PERENCANAAN KINERJA Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015 Perjanjian Kinerja Tahun 2015

23 16 BAB II - PERENCANAAN KINERJA II.1 REVISI PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015 Berdasarkan Dokumen Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun , Biro Umum memiliki visi : MENJADI BIRO YANG HANDAL DI BIDANG PELAYANAN PIMPINAN DAN KESEKRETARIATAN TAHUN Untuk mewujudkan visi di atas, Biro Umum mengupayakan 2 (dua) misi yaitu: 1. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standarisasi. 2. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang berorientasi pelayanan prima. Misi Pertama diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan sarana dan prasarana yang sesuai standar baik dari segi jumlah maupun kualitas. Sarana dan prasarana adalah modal dasar bagi Biro Umum dalam melayani kebutuhan pimpinan dan kesekretariatan. Misi Kedua diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan Sumber Daya Manusia sebagai motor penggerak pelaksanaan kegiatan. SDM juga merupakan aset yang perlu diinvestasikan secara berkelanjutan karena menjadi faktor penting keberhasilan dari suatu program dan penentu dari pencapaian-pencapaian organisasi secara keseluruhan. Menindaklanjuti hasil evaluasi terhadap dokumen Perjanjian Kinerja 2015 pada semester I yang masih banyak kekurangan/kelemahan dari aspek perencanaan kinerja, dimana ditemui beberapa indikator yang tidak dapat diukur secara baik dan belum memenuhi gambaran pencapaian sasaran strategisnya. Oleh sebab itu, pada Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini dilakukan beberapa revisi atau penyesuaian terhadap perencanaan kinerja yang akan dijadikan tolak ukur penilaian kinerja Biro Umum.

24 BAB II - PERENCANAAN KINERJA 17 Revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini mencakup penyesuaian terhadap Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang digunakan sebagai alat mengukur tercapainya tujuan strategis yang diharapkan. Dengan dirumuskan kembali sasaran strategis berikut indikatornya tersebut, diharapkan penilaian kinerja Tahun 2015 ini, dapat lebih mewakili pencapaian tujuan dan lebih baik lagi dari segi perencanaan kinerja dan pengukurannya. TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan tujuan sebagai hasil akhir yang dicapai, maka visi dan misi perlu dirumuskan ke dalam bentuk yang lebih terarah dan operasional berupa perumusan tujuan strategis (strategic goals) organisasi. Jika penjabaran (cascading) mulai dari perumusan tujuan, sasaran hingga indikator kinerja tidak baik, maka akan mempengaruhi pengukuran dan penilaian kinerja organisasi secara keseluruhan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini. Hasil setelah direvisi dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SETELAH REVISI TUJUAN BARU SASARAN BARU INDIKATOR KINERJA BARU TARGET KINERJA Mewujudka Pegelolaa Meigkatya Kualitas Persetase Saraa da Saraa da Prasaraa yag Berkualitas Saraa da Prasaraa Prasaraa yag Berkualitas Baik % Mewujudka Pelayaa Meigkatya Kualitas Ideks Kepuasa Pipia da Kesekretariata yag Berorietasi Pelayaa Pelayaa yag Berorietasi Pelayaa Pria Peggua Layaa, Skala Pria Meigkatya Kualitas Waktu Rata-rata Pegelolaa Adiistrasi Keuaga Setda Peerbita Surat Peritah Mebayar SPM hari Meigkatya Kualitas Julah Kote Iforasi Pegelolaa Persadia yag Diaaka Dega Persadia buah

25 18 BAB II - PERENCANAAN KINERJA TABEL.. TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SEBELUM REVISI TUJUAN LAMA SASARAN LAMA INDIKATOR KINERJA LAMA TARGET KINERJA Terpeuhiya saraa Meigkatya kapasitas da Persetase saraa da da prasaraa yag sesuai stadarisasi kualitas saraa da prasaraa prasaraa yag telah eeuhi stadar % Terwujudya kualitas Meigkatya kualitas Persetase kujuga pelayaa pipia da kesekretariata pelayaa tau peda da VIP yag seaki baik tau yag terlayai sesuai stadar % yag Berorietasi Pelayaa Pria Meigkatya kualitas pelayaa yag berorietasi pelayaa pria Ideks Kepuasa Peggua Layaa,% Revisi terhadap pernyataan Tujuan 1 dari Terpenuhinya sarana dan prasarana yang sesuai standarisasi menjadi Mewujudkan Pengelolaan Sarana dan Prasarana yang Berkualitas. Sehingga Sasaran 1.1 juga diubah menjadi Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana. Guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran ini maka ditentukan Indikator Kinerja yang baru yaitu: Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik, dengan target tahun 2015 sebesar 80 %. Revisi terhadap pernyataan Tujuan 2 dari Terwujudnya Kualitas Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima menjadi Mewujudkan Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima. Sehingga dirumuskan juga 3 (tiga) sasaran baru yaitu Sasaran 2.1 diubah menjadi Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima Sasaran 2.2 menjadi Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda dan Sasaran 2.3 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian. Masing-masing Sasaran didukung 1 (satu) indikator kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel Revisi ini penting dilakukan karena pada perencanaan kinerja (PK 2015) sebelumnya banyak ditemukan kekurangan oleh Tim Reviu dan disarankan untuk direvisi agar perencanaan kinerja semakin baik.

26 BAB II - PERENCANAAN KINERJA 19 II.2. PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015 Perjanjian Kinerja diatur menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Perjanjian Kinerja adalah lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja. Dengan demikian, dapat terwujud komitmen penerima amanah dan kesepakatan antara penerima dan pemberi amanah atas kinerja terukur tertentu berdasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia. Perjanjian Kinerja dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi, melaporkan capaian realisasi kinerja dan menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Dalam merencanakan perjanjian kinerja, agar terukur dan dapat pula mencapai tujuan organisasi, maka indikator yang dijadikan instrumen mengukur kinerja dijabarkan dari Sasaran Strategis telah sesuai (sinkron) dengan tujuan dan sasaran pada Rencana Strategis Biro Umum Tahun seperti yang terlihat pada Tabel Indikator Sasaran tersebut selanjutnya merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU) Biro Umum yang akan dinilai/diukur berkenaan dengan target yang telah ditetapkan dalam Renstra. Sebagai ukuran keberhasilan organisasi, maka indikator kinerja Biro Umum untuk periode tahun anggaran 2015 yang ditetapkan ke dalam dokumen Penetapan Kinerja, telah mengacu kepada indikator sasaran strategis Biro Umum yang terdapat pada dokumen Rencana Strategis Biro Umum Tahun

27 20 BAB II - PERENCANAAN KINERJA Dari 2 (dua) tujuan strategis yang ditetapkan, dijabarkan (cascading) kepada 4 (empat) Sasaran Strategis yang selanjutnya dijabarkan lagi masing-masing 1 (satu) indicator, menjadi 4 (empat) Indikator Kinerja. Penjabaran Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang baru ini mempertimbangkan Tugas Pokok dan Fungsi Bagian-bagian yang ada pada Biro Umum. Urusan-urusan yang dilaksanakan pada Biro Umum dapat terwakili oleh Indikator Kinerjanya dalam mencapai sasaran yang diharapkan. Secara matrikulasi Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015, dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TA. NO. SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA PROGRAM / KEGIATAN ANGGARAN Rp Meigkatya Persetase Saraa % Progra Pelayaa Rp....,- Kualitas Saraa da da Prasaraa yag Adiistrasi Perkatora Prasaraa Berkualitas Baik Peyediaa Peralata da Perlegkapa Kator Progra Peigkata Saraa da Prasaraa Pegadaa Kedaraa Dias/Operasioal Pegadaa Peralata Ruah Jabata/Dias/ Mess Pegadaa Perlegkapa Ruah Jabata/Dias/ Mess Pegadaa Koputer da Jariga Koputerisasi Pegadaa Peralata Studio, Kouikasi da Iforasi

28 BAB II - PERENCANAAN KINERJA 21 NO. SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA PROGRAM KEGIATAN ANGGARAN Rp Meigkatya Kualitas Ideks Kepuasa, Progra Peigkata Rp....,- Pelayaa yag Peggua Layaa Skala Pelayaa Kediasa Berorietasi Pelayaa Pria Peyediaa Jasa Pelayaa Tau Peda Progra Pegebaga Maajee Pelayaa Publik Peigkata Pelayaa Keprotokola Meigkatya Kualitas Waktu Rata-rata hari Progra Peigkata Rp...,- Pegelolaa Peerbita Surat Pegebaga Siste Adiistrasi Keuaga Peritah Mebayar Pelapora Capaia Kierja Setda SPM da Keuaga Peyusua Lapora Capaia Kierja da Ikhisar Realisasi Kierja SKPD Peatausahaa Keuaga SKPD Peyusua Pereaaa da Pegaggara SKPD Meigkatya Kualitas Julah Kote buah Progra Pegebaga Rp...,- Pegelolaa Iforasi yag Maajee Pelayaa Persadia Diaaka Dega Publik Persadia Foru Kouikasi Persadia

29 22 BAB II - PERENCANAAN KINERJA

30 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 23 BAB III AKUNTABILITAS KINERJA Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja Hasil Pengukuran Kinerja Capaian Kinerja Biro Umum Realisasi Anggaran

31 24 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA III.1 METODOLOGI PENGUKURAN CAPAIAN TARGET KINERJA Pengukuran capaian target kinerja atau kelompok indikator kinerja sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015 dilakukan guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran strategis. Metodologi pengukuran kinerja yang digunakan adalah metode pengukuran sederhana dengan membandingkan target kinerja dengan realisasi kinerja kelompok indikator kinerja sasaran strategis. Agar pengukuran kinerja secara sederhana ini dapat terjamin validitasnya maka perlu diuraikan metodologi pengukuran yang digunakan. Sebelumnya, agar kinerja organisasi dapat dikatakan berhasil atau gagal, maka perlu ditetapkan klasifikasi penilaian dengan mengelompokan besaran persentase capaiannya dengan predikat gagal sampai dengan sangat baik, seperti yang dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. KRITERIA PENILAIAN CAPAIAN KINERJA NO. INTERVAL NILAI PREDIKAT KODE WARNA % - % Sagat Tiggi % - % Tiggi % - % Sedag % - % Redah % Sagat Redah Megau pada Peredagri No. 7 Tahu Penjelasan lebih lanjut mengenai pengukuran dan hasil dari pengukuran tiap-tiap indikator kinerja sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015, dapat disajikan pada Tabel berikut ini disertai dengan tambahan keterangan atau penjelasannya.

32 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 25 III.2 HASIL PENGUKURAN KINERJA Berikut disajikan hasil pengukuran terhadap 4 (empat) indikator kinerja dari 4 (empat) sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun TABEL.. HASIL PENGUKURAN KINERJA PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN TARGET % NO. SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA REALISASI KRITERIA KODE KINERJA CAPAIAN Meigkatya Kualitas Saraa da Prasaraa Persetase Saraa da Prasaraa yag Berkualitas Baik %,%, Tiggi Meigkatya Kualitas Pelayaa yag Berorietasi Pelayaa Pria Ideks Kepuasa Peggua Layaa, Skala, Skala Sagat Tiggi Meigkatya Kualitas Pegelolaa Adiistrasi Keuaga Setda Waktu Rata-rata Peerbita Surat Peritah Mebayar SPM hari hari Sagat Tiggi Meigkatya Kualitas Pegelolaa Persadia Julah Kote Iforasi yag Diaaka Dega Persadia buah buah, Tiggi Dari Tabel di atas, dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 4 (empat) indikator kinerja untuk mengukur keberhasilan 4 (empat) sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015 sebesar 95,77%. Dengan demikian hasil capaian kinerja sebesar 95,77% adalah termasuk klasifikasi berhasil dengan predikat Sangat Tinggi.

33 26 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA III.3 CAPAIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN 2015 Berdasarkan hasil pengukuran indikator kinerja Biro Umum Tahun 2015 sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, berikut ini akan disajikan evaluasi dan analisis realisasi dan capaian indikator kinerja per sasaran strategis. SASARAN STRATEGIS 1 : Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana terdiri dari satu indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS NO. INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA REALISASI % CAPAIAN KRITERIA KODE. Persetase Saraa da Prasaraa yag Berkualitas Baik %,%, Tiggi RATA RATA CAPAIAN, Dari Tabel di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana adalah sebesar,%. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi. Indikator. Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik Target indikator kinerja adalah 80%, terealisasi 72,14%, sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 90,18%. Indikator ini bertujuan untuk mengukur persentase sarana dan prasarana kerja yang dimiliki Biro Umum yang memiliki kualitas baik. Berkualitas baik diartikan bahwa barang tersebut dalam kondisi baik, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan daerah secara berdaya guna dan berhasil guna. Semakin besar persentase maka semakin baik capaian kinerja Biro Umum.

34 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 27 Pengumpulan data dilakukan melalui Monitoring Sarana dan Prasarana Biro Umum dengan memperhatikan jumlah dan kondisi barang. Proses monitoring dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum satu kali tiap semester di tahun berkenaan. Sebelum monitoring dilakukan, telah dipersiapkan instrument yang akan digunakan dengan mengkompilasi data barang inventaris dari Buku Inventaris Biro Umum Tahun Dengan demikian proses pengumpulan data yang dilakukan ke lapangan lebih teratur dan terstruktur. Jenis barang inventaris yang dimonitor terdiri dari kelompok barang Perlengkapan Kantor, Rumah Dinas, Kendaraan Dinas dan Gedung/Bangunan. Formulasi yang digunakan untuk mengukur indikator kinerja Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik adalah: Realisasi R = Sarpras yg baik Total sarpras X Untuk mengukur peningkatan kualitas sarana dan prasarana, dapat dilakukan dengan melihat persentase perbandingan jumlah sarpras yang berkualitas baik dengan jumlah total sarpras yang ada, yang selanjutnya dibandingkan dengan angka persentase tahun sebelumnya. Dari hasil penilaian kualitas barang melalui monitoring sarana dan prasarana didapat jumlah sarpras dengan kondisi baik sebanyak 202 buah dari total keseluruhan sebanyak 280 buah, yang dalam kondisi tidak baik berjumlah 78 buah. Hasil formulasi menunjukan realisasi sebesar 72,14%, dengan target yang ditetapkan 80%, maka persentase capaian kinerjanya 90,18%. Hasil monitoring sarana dan prasarana Biro Umum Tahun 2015 dapat disajikan melalui grafik 2 berikut ini :

35 28 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja. Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA. NO INDIKATOR KINERJA. Persetase Saraa da Prasaraa yag Berkualitas Baik REALISASI % CAPAIAN N/A N/A N/A, N/A N/A N/A, Dari tabel di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan realisasi, namun turun dari segi persentase capaiannya untuk indikator kinerja. Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun s.d. Data untuk tahun s.d 2013 tidak ada karena indikator ini merupakan indikator baru setelah adanya revisi terhadap Renstra Biro Umum. Review terhadap Renstra Biro Umum Tahun dilakukan pada Tahun 2014, berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat untuk membenahi perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah. Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target sebesar 80%, yang dapat terealisasi sebesar 72,14%, sehingga persentase capaiannya mencapai 90,18%. Capaian kinerja sebesar,% termasuk berhasil dengan kategori Tinggi. Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas sarana dan prasarana Biro Umum. Guna mendapatkan sarpras yang berkualitas diupayakan melalui kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional, Pengadaan Peralatan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan Perlengkapan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan Komputer dan Jaringan Komputerisasi dan Pengadaan Peralatan Studio, Komunikasi dan Informasi. Selain itu juga didukung oleh kegiatan-kegiatan pemeliharaan terhadap sarpras tersebut agar tetap dalam kondisi yang layak guna.

36 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 29 Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA sebesar Rp ,- terealisasi sebesar Rp ,- (93,5%) dan realisasi fisik 100%. Dalam proses pengadaan sarpras tersebut dilakukan efisiensi penggunaan anggaran dengan cara mendapatkan spesifikasi barang terbaik dengan harga yang cukup hemat, hal ini dapat dilihat dari terealisasinya secara fisik 100% penyediaan kebutuhan barang dan jasa. SASARAN STRATEGIS 2 : Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS NO. INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA REALISASI % CAPAIAN KRITERIA KODE. Ideks Kepuasa,, Sagat Peggua Layaa Skala Skala Tiggi RATA RATA CAPAIAN Dari Tabel di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima mencapai % dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Sangat Tinggi. Indikator. Indeks Kepuasan Pengguna Layanan Target indikator kinerja adalah 3,75 (skala 5), realisasi mencapai 3,83 sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 102%.

37 30 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA Indikator ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan Biro Umum pada suatu periode waktu. Dengan melihat tingkat kepuasan pengguna layanan, dapat diketahui pencapaian sasaran meningkatnya kualitas pelayanan yang berorientasi pelayanan prima. Pengguna layanan Biro Umum adalah stakeholders atau customers, yang terdiri dari Pimpinan (KDh/WKDh, Sekda, Para Asisten, dan Para Staf Ahli Gubernur), ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan Tamu Pemda (Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, SKPD/ Instansi Vertikal dan Tokoh Masyarakat Tertentu) serta masyarakat umum lainnya. Pengguna layanan yang mendapat pelayanan dari Biro Umum tersebut diambil secara acak sebagai responden. Pengukuran indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum ini menggunakan pendekatan kuantitatif dengan metode survei. Pelaksanaan kegiatannya terdiri dari beberapa tahapan, yaitu: 1. Tahap perencanaan (desain survei) Survei bertujuan untuk mendapatkan jawaban (variabel deskriptif) dari pertanyaan: seberapa tinggi tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan Biro Umum Setda Prov. Sumatera Barat?. Populasi adalah pengguna layanan Biro Umum dengan pengambilan sampel menggunakan teknik sampling kuota. Ditetapkan kuota sampel berjumlah 140 orang. Sampel diambil secara acak pada 7 (tujuh) lokasi pelayanan unggulan Biro Umum. Penyusunan instrumen berupa kuesioner dilakukan dengan mempedomani ruang lingkup survei seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedomen Survei Kepuasan Masyarakat Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Ada 9 ruang lingkup survei yang dijadikan pertanyaan survei yaitu: a) Persyaratan b) Prosedur c) Waktu Pelayanan d) Biaya/Tarif e) Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan f) Kompetensi Pelaksana g) Perilaku Pelaksana h) Maklumat Pelayanan i) Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan.

38 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA Tahap Persiapan Hal-hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah: a) Organisasi survei. Tim survei adalah tim survei internal Biro Umum b) Jadwal survei: survei dilaksanakan pada bulan Desember 2014 c) Materi survei: alat pengumpul data telah dipersiapkan berupa kuesioner 3. Pelaksanaan Lapangan Pelaksanaan survei dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada pengguna layanan (sampel) di 7 (tujuh) tempat layanan unggulan Biro Umum seperti yang diterangkan sebelumnya. 4. Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data melalui angket/kuesioner, maka data kuantitaif perlu diolah dengan statistik deskriptif. Data dikelompokan dan ditabulasikan agar dapat disajikan melalui tabel, grafik atau diagram. 5. Penyajian dan Analisis Analisis dilakukan dengan statistik deskriptif, yaitu dengan cara menyajikan data dalam bentuk tabulasi dan grafik. Selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah. Untuk mendapat jawaban dari masalah deskriptif tersebut, terlebih dulu ditentukan skor ideal/kriterum. Kemudian data yang didapatkan dibandingkan dengan kriterium tersebut. Maka didapat angka/skor pendapat responden yang kemudian dijadikan/dirubah menjadi angka sesuai skala yang digunakan. Dari hasil pelaksanaan survei kepuasan pengguna layanan tersebut, diperoleh indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum adalah 3,83 (skala 5) kategori penilaian sangat puas. Target tahun ini adalah, dengan realisasi mencapai 3,83 sehingga persentase capaian kinerjanya adalah 102% termasuk kategori kinerja sangat tinggi. Distribusi tingkat kepuasan pengguna jasa atas layanan yang diberikan oleh Biro Umum dapat dilihat pada grafik berikut ini:

39 32 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA GRAFIK TINGKAT KEPUASAN PENGGUNA LAYANAN BIRO UMUM TAHUN Berdasarkan grafik 3 tersebut dapat dilihat bahwa mayoritas pengguna layanan Biro Umum merasa puas terhadap layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Tingkat kepuasan pengguna layanan yang tinggi dapat menunjukan keberhasilan pencapaian Sasaran Strategis, yaitu Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima. Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja. Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA. NO INDIKATOR KINERJA. Ideks Kepuasa Peggua Layaa REALISASI % CAPAIAN N/A N/A N/A,, N/A N/A N/A Dari tabel di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan persentase capaian indikator kinerja. Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun s.d Data untuk tahun 2011 s.d 2013 tidak ada karena indikator ini merupakan indikator baru setelah adanya revisi terhadap Renstra Biro Umum. Review terhadap Renstra Biro Umum Tahun dilakukan pada Tahun 2014,

40 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 33 berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat untuk membenahi perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah. Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target indeks sebesar 3,75 (skala 5), yang dapat terealisasi sebesar 3,83, sehingga persentase capaiannya mencapai 102%. Capaian kinerja sebesar % termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi. Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas pelayanan pada Biro Umum. Upaya meningkatkan kualitas pelayanan Biro Umum dilakukan dengan menerapkan budaya pelayanan TERTIB yang berarti Transparan, Efisien dan Efektif, Responsif, Tepat Waktu, Ikhlas dan Bebas KKN, pada 7 (tujuh) lokasi layanan unggulan Biro Umum, seperti 1. Pelayanan VIP Room di Bandara Internasional Minangkabau 2. Pelayanan Keprotokolan dan Master of Ceremony (MC) 3. Pelayanan Ruang Pertemuan di Gubernuran 4. Pelayanan Penginapan dan Ruang Seminar di Istana Bung Hatta 5. Pelayanan Pemakaian Kendaraan dan Fasilitas Kedinasan 6. Pelayanan Penerimaan dan Pendistribusian Surat 7. Pelayanan Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) Guna mendukung penyelenggaraan Pelayanan Publik yang berkualitas pada Biro Umum serta menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA sebesar Rp ,- terealisasi sebesar Rp ,- (96,92%) dan realisasi fisik 100%. Anggaran tersebut terbagi pada 2 (dua) program dan 2 (dua) kegiatan yaitu Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan dengan kegiatan Penyediaan Jasa Pelayanan Tamu Pemda, dan Program Pengembangan Manajemen Pelayanan Publik dengan kegiatan Peningkatan Pelayanan Keprotokolan.

41 34 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA SASARAN STRATEGIS 3 : Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS NO. INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA REALISASI % CAPAIAN KRITERIA KODE. Waktu Rata-rata Peerbita Surat Peritah Mebayar SPM hari hari Sagat Tiggi RATA RATA CAPAIAN Dari Tabel di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda mencapai % dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Sangat Tinggi. Indikator. Waktu Rata-rata Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) Target indikator kinerja adalah rata-rata 2 hari, realisasi mencapai 2 hari sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 100%. Indikator ini bertujuan untuk mengukur waktu rata-rata lama penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) di lingkup Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat. Lama waktu penerbitan SPM diukur dari tanggal diterimanya kwitansi beserta kelengkapan SPJ oleh Bagian Keuangan, hingga tanggal diterbitkannya Surat Perintah Membayar (SPM). Bagian Keuangan Biro Umum melayani penerbitan SPM bagi 9 (Sembilan) Biro di lingkup Setda yang sangat mempengaruhi kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dari segi kecepatan dan besaran realisasi anggaran.

42 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 35 Semakin cepat waktu penerbitan SPM berarti semakin baik kinerja pengelolaan keuangan Setda. Penghitungan waktu berdasarkan satuan hari dengan menjumlahkan lama waktu total penerbitan semua SPM dibagi dengan jumlah SPM yang diterbitkan selama setahun, maka didapat hasil waktu rata-rata penerbitan SPM. Formulasi yang digunakan adalah : Waktu rata-rata r = Total waktu peerbita Julah Peerbita Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengecekan dokumen pada Bagian Keuangan. Proses pengecekan dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum satu kali tiap semester ditahun berkenaan. Dari hasil penilaian ditemukan data berupa jumlah SPM yang diterbitkan sebanyak 228 buah dan total lama waktu selama 456 Hari. Hasil formulasi menunjukan waktu rata-rata (r) adalah 2 hari, dengan target yang ditetapkan 2 hari, maka persentase capaian kinerjanya 100%. Jumlah SPM dan Lama Terbit Tahun Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jumlah Total Waktu Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja. Waktu Rata-Rata Penerbitan Surat Perintah Membayar SPM dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel berikut ini:

43 36 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA TABEL.. REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA. NO INDIKATOR KINERJA. Waktu Ratarata Peerbita Surat Peritah Mebayar SPM REALISASI % CAPAIAN N/A hari hari N/A hari N/A hari hari N/A hari Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa waktu rata-rata cenderung stabil dari tahun 2012 s.d Data untuk tahun 2011 dan 2014 tidak ada karena indikator ini pada Perjanjian Kinerja tahun tersebut tidak digunakan. Pada Tahun 2011, indikator yang digunakan adalah Jumlah Penerbitan Seluruh SPM Sekretariat sedangkan pada Tahun 2014 indikator ini tidak digunakan. Namun pada Tahun 2015 ini, dengan mempertimbangkan perencanaan kinerja pada Bagian Keuangan yang cukup besar memberikan porsi kinerja dilihat dari Tugas Pokok dan Fungsi yang diembannya, maka melalui Revisi PK Tahun 2015 kami gunakan kembali sebagai tolak ukur keberhasilan kinerja Bagian Keuangan. Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target waktu rata-rata selama 2 (dua) hari, dengan realisasi waktu rata-rata selama 2 hari, sehingga persentase capaiannya mencapai 100%. Capaian kinerja sebesar % termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi. Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan pengelolaan keuangan dengan selalu mengikuti perkembangan perubahan peraturan. Penciptaan pelayanan yang cepat dalam menerbitkan SPM ini diupayakan dengan menerapkan budaya kerja aparatur yang professional dan diawasi dengan SOP yang handal. Guna mewujudkan pengelolaan keuangan yang berkualitas tersebut, diupayakan melalui 1 (satu) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan dengan 3 (tiga) kegiatan, diantaranya Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD, Penyusunan Perencanaan dan Penganggaran SKPD dan Penatausahaan Keuangan SKPD.

44 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 37 Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA sebesar Rp ,- terealisasi sebesar Rp ,- (96,83%) dengan realisasi fisik 100%. SASARAN STRATEGIS 4 : Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian terdiri dari satu indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS NO. INDIKATOR KINERJA TARGET KINERJA REALISASI % CAPAIAN KRITERIA KODE. Julah Kote buah buah, Tiggi Iforasi yag Diaaka Dega Persadia RATA RATA CAPAIAN, Dari Tabel di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian mencapai,% dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi. Indikator. Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian Target indikator kinerja sebanyak 110 buah konten informasi, realisasi mencapai 100 buah sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 90,90%. Indikator ini bertujuan untuk mengukur banyaknya frekuensi konten informasi yang dapat teramankan dengan sistem persandian. Pengamanan konten informasi merupakan tugas atau pelayanan utama yang dapat diberikan oleh system persandian. Tidak semua konten informasi memiliki klasifikasi rahasia atau sangat rahasia yang perlu diamankan, namun setiap informasi yang masuk dan keluar dengan klasifikasi rahasia yang menurut aturannya dapat/harus dirahasiakan, menjadi tanggung jawab Persandian untuk mengamankannya.

45 38 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA Penyelenggaraan Persandian berada dalam tugas pokok Bagian Rumah Tangga yang merupakan urusan wajib pemerintah daerah. Namun penyelenggaraan persandian ini tidak memiliki Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang diatur oleh Pemerintah Pusat, sehingga kami mengambil indikator kinerja sebagai tolak ukur keberhasilan dari pelaksanaan tugas utama tersebut di atas, yaitu Jumlah Koten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian. Semakin banyak konten informasi yang dapat diamankan dengan persandian berarti semakin baik kinerja pengelolaan persandian. Jumlah konten informasi dihitung dari frekuensi banyaknya informasi yang masuk atau keluar melalui system persandian selama 1 (satu) tahun. Konten informasi yang diamankan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya mendapat jaminan keamanan dalam arti kerahasiaannya melalui system persandian ini. Karena hanya dengan pengelolaan system persandian yang handal maka konten-konten rahasia dapat diamankan dengan baik. Pengelolaan Persandian meliputi peningkatan kualitas sarana dan prasarana persandian, penyediaan SDM persandian yang berkualitas dan pengendalian yang baik melalui SOP yang berkualitas. Semakin banyak konten informasi yang dapat diamankan dengan persandian berarti semakin baik kinerja pengelolaan persandian. Jumlah konten informasi dihitung dari frekuensi banyaknya informasi yang masuk atau keluar melalui system persandian selama 1 (satu) tahun. Konten informasi yang diamankan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya mendapat jaminan keamanan dalam arti kerahasiaannya melalui system persandian ini. Karena hanya dengan pengelolaan system persandian yang handal maka konten-konten rahasia dapat diamankan dengan baik. Pengelolaan Persandian meliputi peningkatan kualitas sarana dan prasarana persandian, penyediaan SDM persandian yang berkualitas dan pengendalian yang baik melalui SOP yang berkualitas. Pengumpulan data dilakukan dengan cara rekapitulasi dokumen pada Bagian Rumah Tangga. Rekapitulasi dilakukan satu kali tiap semester ditahun berkenaan. Dari hasil penilaian oleh Tim ditemukan data jumlah frekuensi banyaknya konten informasi yang diamankan dengan persandian sebanyak 100 buah selama tahun Hasil pengukuran kinerja menunjukan realisasi sebanyak 100 buah, dengan target yang ditetapkan 110 buah, maka persentase capaian kinerjanya 90,90%.

46 BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA 39 Jumlah Konten Informasi Persandian Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja. Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel berikut ini: TABEL.. REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA. NO INDIKATOR KINERJA. Julah Kote Iforasi yag Diaaka Dega Persadia REALISASI % CAPAIAN N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A, buah % Kita tidak dapat melihat trend kanaikan atau penurunan capaian kinerja indikator ini dari tahun 2011 s.d 2015 karena indikator ini baru digunakan pada tahun Data untuk tahun 2011 s.d 2014 tidak dapat ditampilkan karena indikator ini pada Perjanjian Kinerja tahun tersebut tidak digunakan. Namun pada Tahun 2015 ini, dengan mempertimbangkan perencanaan kinerja pada Bagian Rumah Tangga yang mengemban tugas urusan wajib pemerintah daerah yaitu Persandian, dimana urusan ini hanya berada pada Biro Umum, maka melalui revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015, indikator ini digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan kinerja Biro Umum. Tidak digunakannya indikator kinerja ini pada tahun 2011 s.d 2014 karena disebabkan kelemahan dalam perencanaan pengukuran kinerja, sehingga untuk tahun 2015 ini dan kedepannya kekurangan tersebut diatasi dengan menyiapkan suatu indikator yang dapat menjadi tolak ukur pencapaian kinerja Biro Umum khususnya Sasaran Strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian.