KAJIAN PENGORGANISASIAN PEMELIHARAAN BANGUNAN GEDUNG SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN ACEH TENGAH

Transkripsi

1 ISSN Pages pp KAJIAN PENGORGANISASIAN PEMELIHARAAN BANGUNAN GEDUNG SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN ACEH TENGAH Fira Isma 1, Mochammad Afifuddin 2,T. Budi Aulia 2 1) Magister Teknik Sipil Program Banda Aceh 2) Fakultas Teknik Universitas Syiah Kuala Abstract: This research aims to find out the existing condition of building maintenance organizing, knowing the condition of the damage and making a concept to maintain the buildings. Descriptive methods are used to describe the existing condition of the organizing and building damage, whereas SWOT and AHP methods used to obtain the optimal concept of building maintenance organizing. Through this SWOT method gained three alternative strategies should be made for optimizing the organizational, that is: to put the technical staff in the General Department, making Sub-Department of Building Maintenance, and to include the all staff for a training buildings maintenance. Alternative strategies that have been gained from the SWOT were analyzed again using AHP to determine the priority scale. After that analyzed, the result to be done by the Secretary of Aceh Tengah District for optimized the building maintenance organizing is to put the engineering staff at the General Department. Keywords: organizing, maintenance, building Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kondisi eksisting pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung, mengetahui kondisi eksisting bangunan dan membuat konsep optimal pemeliharaan bangunan gedung. Metode deskriptif digunakan untuk menggambarkan kondisi eksisting pengorganisasian dan bangunan, sedangkan metode SWOT dan AHP digunakan untuk mendapatkan konsep optimal pengorganisasian pemeliharaan gedung. Melalui metode SWOT didapatkan tiga alternatif strategi yang harus dilakukan untuk pengoptimalan pengorganisasian, yaitu: menempatkan staf teknis pada Bagian Umum, membuat Sub Bagian Pemeliharaan Bangunan Gedung dan mengikutkan staf yang ada pada kegiatan pelatihan pemeliharaan bangunan gedung. Strategi alternatif yang telah didapat dari analisis SWOT dianalisis kembali menggunakan AHP untuk menentukan skala prioritas yang harus dilakukan. Setelah dilakukan perhitungan dengan AHP, skala prioritas yang harus dilakukan oleh Sekretaris Daerah Kabupaten Aceh Tengah untuk pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung yang optimal adalah: menempatkan staf teknik pada Bagian Umum. Kata kunci: pengorganisasian, pemeliharaan, bangunan gedung Pengorganisasian pada pemeliharaan bangunan gedung merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan pemeliharaan. Di Indonesia, pedoman pemeliharaan gedung sebagai suatu standar yang dapat dijadikan acuan sudah ditetapkan di dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung, namun pada kenyataannya pedoman ini cenderung tidak diterapkan sehingga pemeliharaan bangunan gedung tidak memenuhi standar yang ditetapkan. Sekretariat Daerah Kabupaten (Setdakab) Aceh Tengah merupakan pusat perkantoran di Kabupaten Aceh Tengah. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan pada Bagian Umum 1, No. 1, Agustus

2 Setdakab Aceh Tengah merupakan instansi yang diberi tanggung jawab dalam proses pemeliharaan gedung. Jika mengacu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 24/PRT/M/2008, masih banyak bagian gedung yang tidak terpelihara dengan baik. Kenyataan ini dibuktikan dengan banyaknya komponen bangunan gedung. Hal ini berkaitan secara langsung dengan pengelolaan atau pengorganisasian dalam pemeliharaan bangunan gedung. Berdasarkan hal di atas, maka perlu dilakukan penelitian bagaimana kondisi eksisting pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung dan kondisi eksisting komponen pemeliharaan bangunan dan bagaimana konsep pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung yang optimal. METODE PENELITIAN Data dan Teknik Pengumpulan Data Data yang dibutuhkan pada penelitian ini berupa data primer dan sekunder dengan cara pengumpulan sebagai berikut: Pengumpulan data primer Data primer dikumpulkan dengan cara: a. Observasi terhadap pemeliharaan bangunan gedung dengan mengamati pengorganisasian yang meliputi struktur organisasi, tupoksi, fungsi, tanggung jawab dan wewenang serta tingkat gedung dari komponen-komponen pemeliharaan gedung; b. Wawancara tidak terstruktur kepada pengelola gedung; c. Kuesioner tertutup. Pengumpulan data sekunder Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung dan perundangundangan/peraturan lain yang berkenaan dengan bangunan gedung, serta berbagai literatur dan kajian mengenai pemeliharaan bangunan gedung. Metode Analisis Metode yang digunakan untuk menganalisis data pada penelitian ini adalah analisis deskriptif, analisis SWOT dan Analisis Hierarchy Analysis (AHP). HASIL PEMBAHASAN Kondisi eksisting pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung Fungsi dari pengelola bangunan gedung Setdakab Aceh Tengah terdiri dari: a. Sekretaris Daerah sebagai penanggung jawab utama. b. Kepala Bagian Umum sebagai pelaksana teknis. c. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan sebagai pembantu pelaksana teknis. d. sebagai pelaksana kegiatan harian. Berdasarkan Peraturan Bupati Aceh Tengah Nomor 25 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Pemangku Jabatan Struktural pada Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat 1, No.1, Agustus

3 Kabupaten Aceh Tengah, tugas pokok Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan adalah melakukan urusan rumah tangga yang meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kenderaan dinas, akomodasi serta ruangan, rumah jabatan serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan. Untuk melaksanakan tugas dimaksud, Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan. Tabel berikut merupakan latar belakang pendidikan pengelola bangunan gedung Tabel 1. Latar Belakang Pendidikan Pengelola Bangunan Gedung Jabatan Lulusan Kabag Umum Magister Manajemen Kasubag Rumah Tangga & Perlengkapan Sarjana Pertanian Sarjana Ekonomi DIII Teknik Elektro DIII Teknik Elektro DIII Kesekretariatan SMK SMA SMA Kondisi eksisting bangunan Hasil observasi di lapangan, kondisi bangunan gedung dilihat dari komponen pemeliharaan bangunan gedung dapat dijabarkan sebagai berikut Tabel 2. Kondisi Eksisting Kerusakan Bangunan Nama gedung Kerusakan ringan Kerusakan sedang Kerusakan berat Struktur Arsitektur Utilitas Struktur Arsitektur Utilitas Struktur Arsitektur Utilitas Gedung A Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya Gedung C Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Gedung D Tidak Ya Ya Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Gedung E Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya Gedung F Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Gedung G Tidak Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Gedung H Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya Kondisi Pengorganisasian Pemeliharaan Bangunan Gedung Gambaran kondisi pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung didapat dari hasil kuesioner yang diberikan kepada pengelola bangunan gedung, seperti terlihat pada tabel di bawah ini: 114-1, No. 1, Agustus 2012

4 No. Tabel 3. Kondisi Pengorganisasian Pemeliharaan Bangunan Gedung Frekuensi jawaban Persentase Pertanyaan Total Tidak Ya Tidak Ya 1 Struktur organisasi untuk pemeliharaan bangunan gedung sudah representatif terhadap kegiatan pemeliharaan bangunan gedung. 2 Tugas Pokok dan Fungsi untuk kegiatan pemeliharaan bangunan gedung sudah menjabarkan kegiatan pemeliharaan bangunan gedung. 3 Jumlah pegawai yang bertugas untuk pemeliharaan bangunan gedung sudah cukup. 4 Pegawai yang bertugas untuk pemeliharaan bangunan gedung berlatar belakang pendidikan teknis 5 Ada staf teknis sebagai salah satu unsur organisasi yang diandalkan dalam pemeliharaan bangunan gedung 6 Setiap pegawai yang bertugas sudah jelas tugas dan fungsinya terhadap pemeliharaan bangunan gedung 7 Kompetensi pegawai yang bertugas dalam bidang pengelolaan bangunan gedung sudah baik 8 Pengelola kegiatan pemeliharaan bangunan gedung mempunyai wewenang yang berpengaruh dalam merealisasikan usulan program 9 Sumber daya pengelola kegiatan pemeliharaan bangunan gedung mampu melakukan penilaian kondisi bangunan sehingga dapat menentukan strategi pemeliharaan 10 Perlu sumber daya dari instansi lain dalam melakukan penilaian kondisi bangunan sehingga dapat menentukan strategi pemeliharaan % 100% % 100% ,5% 62,5% ,5% 62,5% ,0% 75,0% ,5% 62,5% ,5% 62,5% % 100% ,5% 87,5% % 100% 11 Pengelola kegiatan pemeliharaan bangunan gedung pernah mengikuti pelatihan pemeliharaan bangunan gedung % 0% Kondisi data bangunan Data komponen bangunan yang didapat dari hasil survey pada masing-masing ringan, sedang dan berat yang dilihat dari komponen struktur, arsitektur dan utilitas. gedung dengan menghitung prosentase Tabel 4. bangunan Gedung A Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² ,5 2,70% Plafond Cat terkelupas m² ,00 12,70% Pintu Cat terkelupas Buah ,50% Kotor Buah % Jendela Cat terkelupas m² ,9% Kotor Buah ,75% Lantai Kotor m² ,13% Utilitas Kloset Kotor Buah ,30% Bidang Komponen Rusak Berat Satuan Arsitektur Utilitas Kamar mandi tidak berfungsi Unit % 1, No.1, Agustus

5 Tabel 5. bangunan Gedung C Arsitektur Lantai Retak m² 372 0,25 0,067% Utilitas Tabel 6. bangunan Gedung D Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² ,24% Utilitas Bidang Komponen Rusak Sedang Satuan Plafond Cat terkelupas m² ,35% Arsitektur Lantai Kotor m² ,93% Utilitas Tabel 7. bangunan Gedung E Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² ,430% Plafond Cat terkelupas m² ,62% Atap Cat terkelupas m² ,38% Utilitas Kloset Kotor Buah ,50% Bak Kotor Buah ,50% Bidang Komponen Rusak Berat Satuan Arsitektur Utilitas Kamar mandi tidak berfungsi Unit % Tabel 8. bangunan Gedung F Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² 882 3,5 0,4% Pintu Cat terkelupas Buah % Utilitas Kloset Kotor Unit % Bak Kotor Unit % Lampu Tidak terpasang Titik ,14% Bidang Komponen Rusak Berat Satuan Arsitektur Utilitas Kamar mandi tidak berfungsi Unit % 116-1, No. 1, Agustus 2012

6 Tabel 9. bangunan Gedung G Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² ,6% Pintu Rusak Buah % Lantai Kotor m² ,4% Plafond Cat terkelupas m² ,1% Utilitas Tempat wudhuk Berlumut m² ,70% Tabel 10. bangunan Gedung H Arsitektur Dinding Cat terkelupas m² ,3% Pintu Cat terkelupas Buah ,5% Lantai Pecah m² ,80% Kotor m² ,39% Plafond Rusak/jebol m² ,6% Utilitas Kamar mandi Kotor Unit % Lampu Tidak terpasang Titik ,90% Bidang Komponen Rusak Sedang Satuan Arsitektur Utilitas Urinoir Tidak berfungsi Buah % Tahap Analisis Analisis pada tahap ini menggunakan matrik SWOT untuk menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi instansi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini menghasilkan empat set kemungkinan alternatif EFAS Opportunities Tabel 11. Strengths strategis yaitu strategi SO, strategi WO, strategi ST dan strategi WT. Matrik SWOT IFAS 1. Kerusakan bangunan dalam klasifikasi rusak ringan 2. Tenaga kerja cukup terampil, dan berpengalaman. 3. Pengelola kegiatan pemeliharaan mempunyai wewenang dalam merealisasikan usulan program 4. Kegiatan pemeliharaan terjadwal dengan baik Weaknesses 1. Tidak adanya SOP pemeliharaan bangunan gedung 2. Tidak adanya staf teknis pada Bagian Umum 3. Struktur organisasi kegiatan pemeliharaan tidak representatif terhadap kegiatan pemeliharaan 4. Lingkup pekerjaan terlalu banyak 5. Pengelola tidak pernah mengikuti pelatihan pemeliharaan bangunan 1, No. 1, Agustus

7 Tabel 11. Matrik SWOT Lanjutan Opportunities 1. Adanyan kerjasama dengan Dinas PU dan konsultan perencana untuk kegiatan pemeliharaan bangunan. 2. Adanya Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 24/PRT/ Banyaknya pegawai dengan latar belakang pendidikan teknis di Pemkab Aceh Tengah Threats 1. Sulitnya distribusi air bersih dari PDAM Tirta Tawar. 2. Alokasi dana pemeliharaan tidak mencukupi 3. Kemampuan keuangan pemerintah tidak cukup tinggi untuk memenuhi kebutuhan dana pemeliharaan bangunan 4. Mutu pekerjaan dari kegiatan pemeliharaan bangunan oleh rekanan 1. Prioritas perbaikan pada komponen bangunan yang rusak. 2. Memanfaatkan wewenang pengelola dalam merealisasikan usulan program berdasarkan prioritas pekerjaan pemeliharaan 3. Optimalisasi pemeliharaan berdasarkan Permen PU No. 24/PRT/2008 dengan staf teknis internal dan bekerjasama dengan Dinas PU 1. Menggunakan wewenang pengelola untuk pengalokasian dana pemeliharaan bangunan berdasarkan kemampuan keuangan pemerintah 2. Bekerjasama dengan PDAM untuk efektivitas kegiatan pemeliharaan bangunan 3. Mengontrol pekerjaan rekanan dalam kegiatan pemeliharaan bangunan dengan ketat untuk keterjaminan mutu 1. Membuat SOP pemeliharaan bangunan mencakup struktur organisasi beserta fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya dengan sumber Peraturan Menteri Pekerjaan Umum no. 24/PRT/ Menempatkan staf teknis pada Bagian Umum dengan latar pendidikan minimal S1 Teknik Sipil atau arsitektur untuk kegiatan pemeliharaan 3. Membuat sub bagian pemeliharaan tersendiri 4. Mengikuti pelatihan pemeliharaan bangunan bagi staf yang ada. 1. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan berdasarkan SOP dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 24/PRT/2008 yang meliputi batasan organisasi serta fungsi, tanggung jawab dan wewenang 2. teknis secara ketat mengawasi pekerjaan rekanan dalam kegiatan pemeliharaan Berdasarkan tujuan penelitian untuk mengembangkan konsep pengorganisasian manajemen pemeliharaan bangunan gedung yang optimal, maka alternatif strategi yang didapatkan dari matrik SWOT adalah: 1. Menempatkan staf teknis pada Bagian Umum; 2. yang ada diikutkan pelatihan pemeliharaan bangunan gedung; 3. Membuat Sub Bagian tersendiri untuk pekerjaan pemeliharaan bangunan gedung di bawah Bagian Umum. Dari ketiga alternatif di atas, untuk mendapatkan alternatif yang paling optimal, maka dilakukan analisis AHP. Kriteria untuk mencapai tujuan pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung yang optimal adalah latar belakang pendidikan (kriteria 1), fungsi, tanggung jawab dan kewajiban (kriteria 118-1, No. 1, Agustus ), pembiayaan (kriteria 3) dan kemampuan personal (kriteria 4). Pembobotan hirarki yang tersusun dengan hasil sebagai berikut: Berdasarkan diagram di atas, setelah dilakukan perhitungan matematis, didapatkan bobot akhir pemilihan alternatif. Adapun bobot dimaksud adalah: 1. Alternatif 1 = 1, Alternatif 2 = 1, Alternatif 3 = 0,825 Alternatif terpilih adalah alternatif 1, yaitu menempatkan staf teknis pada Bagian Umum.

8 Berikut adalah konsep pengorganisasian pemeliharaan bangunan gedung yang optimal. No. Kondisi eksisting Kondisi yang direkomendasikan SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisa yang dilakukan diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1 Struktur organisasi tidak representatif terhadap kegiatan pemeliharaan bangunan gedung 2 Tupoksi tidak representatif terhadap kegiatan pemeliharaan bangunan gedung 3 Tidak ada staf teknis sebagai pengelola bangunan gedung 4 Tidak ada SOP pekerjaan pemeliharaan bangunan gedung 5 Item pekerjaan pada Bagian Umum terlalu banyak 6 Pengelola tidak pernah mendapatkan pelatihan pemeliharaan bangunan gedung 7 Banyaknya komponen bangunan 6 1. Dalam pelaksanaannya, manajemen pemeliharaan bangunan gedung berjalan tanpa adanya SOP sebagai acuan sehingga kegiatan pemeliharaan bangunan gedung tidak berjalan sebagimana mestinya. Tidak terdapat staf teknis untuk kegiatan pemeliharaan pada struktur organisasi Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan. Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) untuk Pada struktur organisasi sekurangkurangnya harus ada Bagian Teknik yang khusus menangani pekerjaan pemeliharaan bangunan. Revisi terhadap tupoksi yang ada dengan memasukkan kegiatan pemeliharaan bangunan sebagai salah satu kegiatan utama Direkomendasikan kepada Badan Kepegawaian Daerah dan Pemkab Aceh Tengah agar menempatkan staf teknik pada Bagian Umum untuk kegiatan pemeliharaan, khususnya pada Bagian Teknik SOP pemeliharaan bangunan dibuat dengan mengacu pada Peraturan Menteri PU No. 24/PRT/M/2008, karena peraturan ini dibuat bertujuan sebagai acuan Pemerintah Daerah dalam kegiatan pemeliharaan bangunan Perlu dibatasi pekerjaan umum bagi pengelola, khususnya Bagian Teknik agar fokus pada pekerjaan pemeliharaan yang ada perlu diikutkan pada pelatihan pemeliharaan bangunan, baik yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun yang dilaksanakan oleh akademisi. Hal ini dapat menambah wawasan pengelola bangunan gedung. Kerusakan bangunan dengan klasifikasi ringan agar segera diperbaiki agar tidak menjadi semakin berat. Kerusakan dengan klasifikasi berat agar diprioritaskan perbaikannya dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang matang agar tidak terjadi lagi yang tidak diinginkan. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan tidak memperlihatkan secara jelas adanya kegiatan pemeliharaan bangunan gedung. 2. Kerusakan bangunan rata-rata berada pada klasifikasi rusak ringan pada komponen arsitektur dengan prosentase rata-rata sebesar 36%. Kerusakan ringan pada komponen utilitas terdapat pada kamar mandi yaitu kotornya kloset dan bak mandi serta tidak terpasangnya beberapa titik lampu beberapa ruang pada gedung. Kerusakan berat pada komponen bangunan terdapat pada beberapa kamar mandi yang tidak dapat difungsikan. 1, No.1, Agustus

9 3. Skala prioritas dalam pengorganisasian manajemen pemeliharaan bangunan gedung yang optimal yaitu menempatkan staf teknis pada Bagian Umum Setdakab Aceh Tengah. Saran 1. Untuk keperluan pekerjaan pemeliharaan bangunan gedung, diperlukan SOP sebagai acuan sehingga kegiatan pemeliharaan bangunan gedung dapat berjalan dengan baik. Selain itu, perlu perbaikan pada struktur organisasi dan revisi pada tupoksi sehingga pekerjaan pemeliharaan dapat diketahui secara rinci. 2. Agar yang terjadi pada komponen bangunan tidak semakin berat, perlu kiranya Pemkab Aceh Tengah memprioritaskan perbaikan komponen bangunan yang rusak. Untuk kamar mandi dengan klasifikasi rusak berat agar segera diperbaiki sehingga dapat digunakan kembali. 3. Perlu dilakukan kajian manajemen pengelola pemeliharaan kantor dari bangunan pemerintah yang lain yang ada di Kabupaten Aceh Tengah, baik dari segi pengorganisasian, sumber daya manusia maupun metode yang dipakai dalam pemeliharaan bangunan gedung, sehingga didapat perbandingan antara manajemen pemeliharaan bangunan Setdakab Aceh Tengah dengan kantor lainnya. DAFTAR PUSTAKA Kementerian Pekerjaan Umum, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan. Jakarta. Mulyandari, H. dan R. A. Saputra, Pemeliharaan Bangunan: Basic Skill Facility Management. Yogyakarta: Penerbit Andi. Nazir, M., Metode Penelitian. Cetakan ke 13. Jakarta: Ghalia Indonesia. Oktaviana, A., Evaluasi rancangan toilet dari aspek pemeliharaan rutin pada gedung kampus. Kalimantan scientiae No. 71 Th. XXVI Vol. April Hal: (diakses pada 21 Maret 2012). Rangkuti, F., Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Cetakan ke 15. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Sugiyono., Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Cetakan ke 13. Bandung: Alfabeta. Suryadi dan Ramdhani, Sistem pendukung keputusan. Cetakan ke 3. Bandung: Rosda. Usman, K. & Winandi, R., Kajian manajemen pemeliharaan gedung (building maintenance) di Universitas Lampung, J. Sipil dan Perencanaan. Vol. 13 No. 2. Hal Tersedia di (diakses pada 19 Maret 2012) , No. 1, Agustus 2012