ORGANIZATIONAL AND BEHAVIORAL IMPACTS. ( organisasional dan dampak perilaku)

Transkripsi

1 Biaya agensi merupakan biaya pengelolaan karyawan perusahaan. TI mengurangi biaya agensi membuat manajemen lebih efisien. Manajer sedikit diperlukan untuk mengelola karyawan. TI memungkinkan untuk membangunperusahaan global yang sangat besar dan untuk menjalankan secara efisien tanpa sangat memperluas manajemen. Tanpa TI, perusahaan global yang sangat besar akan sulit untuk beroperasi karena mereka akan sangat mahal untuk mengelola. ORGANIZATIONAL AND BEHAVIORAL IMPACTS ( organisasional dan dampak perilaku) Teori yang berbasis sosiologi organisasi yang kompleks juga memberikan beberapa pemahaman tentang bagaimana dan mengapa perusahaan mengubah dengan pelaksanaan baru aplikas TI IT Flattens Organizations Organisasi birokrasi Besar, terutama yang dikembangkan sebelum era komputer, sering tidak efisien, lambat untuk berubah, dan kurang kompetitif dibandingkan organisasi yang baru dibuat. Beberapa organisasi besar telah dirampingkan, mengurangi jumlah karyawan dan jumlah tingkatan dalam hirarki organisasi mereka. Peneliti perilaku berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hirarki dengan memperluas distribusi informasi kepada pemberdayaan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen.

2 TI mendorong pengambilan keputusan hak yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. ( pemberdayaan ini juga mungkin karena lebih tinggi tingkat pendidikan antara angkatan kerja, yang memberikan kemampuan karyawan untuk membuat keputusan cerdas.) Karena manajer kini menerima jauh lebih banyak informasi yang akurat tentang waktu, mereka menjadi jauh lebih cepat dalam membuat keputusan, sehingga manajer lebih sedikit diperlukan. Biaya manajemen menurun sebagai persentase dari pendapatan, dan hirarki menjadi jauh lebih efisien. Perubahan ini berarti bahwa rentang kendali manajemen juga telah diperluas, memungkinkan manajer tingkat tinggi untuk mengelola dan mengendalikan lebih banyak pekerja Sistem informasi dapat mengurangi jumlah tingkat dalam sebuah organisasi dengan menyediakan manajer dengan informasi untuk mengawasi sejumlah besar buruh dan dengan memberikan karyawan tingkat yang lebih rendah lebih banyak pengambilan keputusan otoritas. tersebar di jarak yang lebih besar. Banyak perusahaan telah menghilangkan ribuan manajer menengah sebagai akibat dari perubahan ini. Postindustrial Organizations Teori pascaindustri lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi dari ekonomi juga mendukung gagasan bahwa TI harus meratakan hirarki. dalam masyarakat pascaindustri,

3 kewenangan semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. Oleh karena itu, bentuk organisasi merata karena pekerja profesional cenderung swa-kelola, dan pengambilan keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi sebagai pengetahuan dan informasi menjadi lebih luas di seluruh perusahaan. Teknologi informasi dapat mendorong satuan tugas-jaringan organisasi di mana kelompok profesional datang bersama-tatap muka atau dengan elektronik untuk jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan tugas tertentu (misalnya, merancang mobil baru,) setelah satu selesai para individu brgabung pada tugas lain. Para konsultan layanan global Accenture adalah sebuah contoh. Tidak memiliki operasional kantor pusat dan kantor cabang tidak formal. Banyak dari karyawan pindah dari lokasi ke lokasi untuk mengerjakan proyek di lokasi klien di 49 berbeda negara. Understanding Organizational Resistance to Change (Memahami Resistensi Organisasi untuk berubah) Sistem informasi mau tidak mau menjadi terikat dalam politik organisasi karena memengaruhi akses ke informasi sumber daya penting yaitu. Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa melakukan apa kepada siapa, kapan, dimana, dan bagaimana dalam suatu organisasi. Banyak sistem informasi baru memerlukan perubahan dalam pribadi, rutinitas individu yang bisa menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan memerlukan pelatihan ulang dan usaha tambahan yang mungkin atau mungkin tidak dikompensasi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis, dan strategi, sering ada resistensi yang cukup besar kepada mereka ketika mereka diperkenalkan. Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Leavitt (1965) digunakan bentuk berlian untuk menggambarkan saling terkait dan saling menyesuaikan karakter teknologi dan organisasi (lihat Gambar 3-9). Di sini, perubahan teknologi yang diserap, dibelokkan, dan dikalahkan oleh tugas organisasi pengaturan, struktur, dan orang. Dalam model ini, satu-satunya cara untuk membawa tentang perubahan adalah mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang secara bersamaan. Penulis lain telah berbicara tentang kebutuhan untuk organisasi "mencairkan" sebelum

4 memperkenalkan sebuah inovasi, cepat mengimplementasikannya, dan "refreezing" atau melembagakan perubahan (Alter and Ginzberg, 1978; Kolb, 1970). Karena resistensi organisasi untuk mengubah begitu kuat, banyak informasi investasi teknologi menggelepar dan tidak meningkatkan produktivitas. memang, penelitian tentang kegagalan pelaksanaan proyek menunjukkan bahwa alasan yang paling umum untuk kegagalan proyek-proyek besar untuk mencapai tujuan mereka bukan kegagalan teknologi, tetapi perlawanan organisasi dan perubahan politik. Menerapkan sistem informasi memiliki konsekuensi untuk pengaturan tugas, struktur, dan orang. Menurut model ini, untuk menerapkan perubahan, keempat komponen harus diubah secara bersamaan. Sumber: Leavitt (1965). THE INTERNET AND ORGANIZATIONS Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada proses organisasi bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Pada dasarnya, Internet mampu secara dramatis menurunkan transaksi dan biaya lembaga yang dihadapi sebagian besar organisasi. Misalnya, broker perusahaan dan bank di New York sekarang dapat memberikan prosedur internal mereka operasi manual kepada karyawan di lokasi yang jauh dengan posting mereka di situs perusahaan Web, menghemat jutaan dolar dalam biaya distribusi. Sebuah gaya penjualan

5 global dapat menerima informasi harga produk instan update menggunakan Web atau instruksi dari manajemen dikirim melalui . Vendor dari beberapa pengecer besar dapat mengakses situs internal Web pengecer langsung untuk menemukan up-to-the-menit informasi penjualan dan untuk memulai pengisian pesanan langsung. Bisnis dengan cepat membangun kembali beberapa proses kunci bisnis mereka berdasarkan pada teknologi Internet dan membuat teknologi ini komponen kunci dari Infrastruktur TI mereka. Jika jaringan yang sebelumnya menjadi panduan, salah satu hasilnya proses bisnis,akan lebih sederhana, karyawan lebih sedikit, dan banyak organisasi datar dari pada di masa lalu. IMPLICATIONS FOR THE DESIGN AND UNDERSTANDING OF INFORMATION SYSTEMS (implikasi untuk desain dan pemahaman organisasi) Untuk memberikan manfaat asli, sistem informasi harus dibangun dengan jelas memahami organisasi di mana mereka akan digunakan. Dalam pengalaman kami, dengan organisasi faktor sentral untuk mempertimbangkan ketika baru merencanakan sistem adalah sebagai berikut: Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis budaya dan politik organisasi Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan Kelompok kepentingan utama dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem Jenis-jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang informasi Sistem ini dirancang untuk membantu PORTER S COMPETITIVE FORCES MODEL Dapat dikatakan model yang paling banyak digunakan untuk memahami kompetitif keuntungan adalah competitive forces model Michael Porter. Model ini menyediakan pandangan umum dari perusahaan, pesaing, dan lingkungan perusahaan. Model Porter adalah semua tentang lingkungan bisnis umum perusahaan. Dalam model ini, lima forces kompetitif membentuk nasib perusahaan.

6 Dalam model kekuatan kompetitif Porter, posisi strategis perusahaan dan strateginya ditentukan tidak hanya oleh persaingan dengan pesaing langsung tradisionalnya tetapi juga oleh empat kekuatan lain di lingkungan industri: pendatang pasar baru, produk pengganti, pelanggan, dan pemasok. Traditional Competitors Semua perusahaan berbagi pasar dengan kompetitor lain dimana secara terus menerus diperbaharui, cara lebih efisien untuk memproduksi dengan memperkenalkan produk baru dan jasa, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan membebankan biaya switching (Switching cost adalah biaya atau pengorbanan yang harus ditanggung oleh customer apabila customer memutuskan untuk berpindah ke supplier lain ) pada pelanggan mereka. New Market Entrants Dalam ekonomi bebas dengan sumber daya tenaga kerja dan keuangan bergerak, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Di beberapa industri, ada yang sangat mengahadapi hambatan masuk, sedangkan di industri lain, sangat sulit. untuk masuk contoh, adalah cukup mudah untuk memulai bisnis pizza atau hampir semua bisnis ritel kecil, tetapi jauh lebih mahal dan sulit untuk memasuki bisnis Chip komputer, yang memiliki biaya modal yang sangat tinggi dan membutuhkan keahlian yang signifikan dan pengetahuan yang sulit didapat. Perusahaan baru memiliki beberepa kemungkinan keuntungan. Mereka tidak terkunci ke tanaman tua dan peralatan, mereka sering menyewa pekerja muda yang lebih murah dan mungkin lebih inovatif, mereka tidak dibebani oleh nama usang merek tua, dan mereka "lebih lapar" (lebih sangat termotivasi) dari penghuni suatu industri tradisional. Ini keuntungan juga kelemahan

7 mereka: Mereka bergantung pada pembiayaan luar untuk pabrik baru dan peralatan, yang mahal, mereka kurang memiliki tenaga kerja berpengalaman, dan mereka memiliki sedikit pengakuan merek. Substitute Products and Services Di hampir setiap industri, ada pengganti yang pelanggan Anda mungkin gunakan jika harga Anda menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti baru sepanjang waktu. Bahkan minyak memiliki pengganti: Etanol dapat menggantikan bensin di mobil; minyak nabati untuk bahan bakar diesel di truk, dan angin, matahari, batubara, dan listrik tenaga air untuk industri pembangkit listrik. Demikian juga, layanan telepon Internet bisa menggantikan layanan telepon tradisional, dan saluran telepon serat optik untuk rumah dapat menggantikan garis TV kabel. Dan, tentu saja, musik Internet layanan yang memungkinkan Anda untuk men-download trek musik ke ipod adalah pengganti CD musik berbasis toko. Semakin pengganti produk dan jasa di industri Anda, semakin sedikit Anda dapat mengontrol harga dan margin bawah keuntungan. Customers keuntungan Sebuah perusahaan tergantung dalam ukuran besar pada kemampuannya untuk menarik dan mempertahankan pelanggan (sambil mengahalangi mereka ke pesaing), dan menetapkan harga yang tinggi.kekuatan pelanggan berkembang jika mereka dapat dengan mudah beralih ke pesaing produk dan layanan, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga saja di pasar yang transparan di mana ada sedikit diferensiasi produk, dan seluruh harga dikenal langsung (seperti pada Internet). Mislanya dalam penggunaan pasar buku oleh mahasisiwa dalam internet. siswa (pelanggan) dapat menemukan beberapa pemasok dari hampir semua buku pelajaran perguruan tinggi saat ini. Dalam hal ini, pelanggan online memiliki kekuatan yang luar biasa atas buku bekas perusahaan. Suppliers Kekuatan pasar pemasok dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap keuntungan perusahaan, semakin terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok bisa. Semakin banyak perusahaan pemasok yang berbeda. kontrol yang lebih besar dapat menggunakan lebih pemasok dari segi harga, kualitas, dan jadwal pengiriman. Misalnya, produsen PC laptop hampir selalu memiliki pemasok yang bersaing beberapa komponen kunci, seperti keyboard, hard drive, dan layar tampilan.

8 STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENGAHADAPI KEKUATAN KOMPETITIF Ada empat strategi generik, masing-masing yang sering diaktifkan dengan menggunakan teknologi informasi dan sistem: kepemimpinan murah, diferensiasi produk, fokus pada pasar niche, dan memperkuat pelanggan dan pemasok keintiman. Low-Cost Leadership Menggunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasi terendah dan harga terendah. Dengan menjaga harga yang rendah dan rak-rak yang lengkap dengan menggunakan sistem persediaan pengisian legendaris, Walmart menjadi bisnis ritel terkemuka di Amerika Serikat. Sistem pengisian berkelanjutan atau terus menerus alamart akan mengirimkan pesanan barang baru langsung kepada pemasok segara setelah konsumen membayar pembelian mereka di kasir. Point-of-sale terminal merekam kode bar setiap item melewati kasir dan mengirim pesan transaksi pembelian langsung ke sebuah komputer pusat di markas Walmart. Komputer mengumpulkan pesanan dari semua toko Walmart dan mengirimkan mereka ke pemasok. Pemasok juga dapat mengakses penjualan Walmart dan data persediaan menggunakan Teknologi Web. Karena sistem mengisi ulang persediaan dengan kecepatan kilat, Walmart tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk mempertahankan persediaan besar barang di gudang sendiri. Sistem ini juga memungkinkan Walmart untuk menyesuaikan pembelian toko item untuk memenuhi permintaan pelanggan. Pesaing, seperti Sears, telah menghabiskan 24,9 persen dari penjualan. Namun dengan menggunakan sistem untuk tetap beroperasi biaya rendah, Walmart hanya membayar 16,6 persen dari pendapatan penjualan untuk overhead. (Biaya operasional rata-rata 20,7 persen dari penjualan di industri ritel.) Sistem pengisian terus menerus Walmart juga merupakan contoh dari sistem respon pelanggan yang efisien. Sebuah sistem respon pelanggan efisien langsung menghubungkan perilaku konsumen untuk distribusi dan produksi dan pasokan rantai. Product Differentiation Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan layanan baru, atau sangat mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk yang ada dan jasa Anda. Sebagai contoh, Google secara terus menerus memperkenalkan jasa pencarian baru dan unik pada situs Web-nya, seperti Google Maps. Dengan membeli PayPal, sistem pembayaran elektronik, pada tahun 2003, ebay membuat lebih mudah bagi pelanggan untuk membayar penjual dan penggunaan yang luas dari pasar lelang tersebut. Apple menciptakan ipod, portabel unik pemutar musik digital, ditambah layanan Web musik online yang unik dimana lagu dapat dibeli masing-masing $ 0,69 ke $ 1,29. Apple telah terus berinovasi dengan iphone multimedia, komputer tablet ipad, dan ipod video player. Produsen dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk-produk dan layanan yang disesuaikan dan personal agar sesuai dengan spesifikasi yang tepat untuk pelanggan individu. Misalnya, Nike menjual sepatu disesuaikan melalui anak NIKEiD program di situs Web-nya. Pelanggan dapat memilih jenis sepatu,

9 warna, bahan, outsoles, dan bahkan logo hingga 8 karakter. Nike mentransmisikan pesanan melalui komputer ke pabrik khusus yang disediakan di china dan korea. Sepatu kets biasanya dikenai biaya tambahan dan dibutukan waktu 3 minggu untuk sampai pada konsumen. Focus on Market Niche Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit lebih baik dari pesaing. Sistem informasi mendukung strategi dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan teratur dan teknik pemasaran. Sistem informasi memungknkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian pelanggan, selera dan preferensi erat sehingga mereka dapat efisien dalam beriklan dan kampanye pemasaran semakin kecil dan target pasar yang kecil. Data berasal dari berbagai sumber-transaksi kartu kredit, data demografic, membeli data dari pemindai Keluar counter di supermarket dan toko ritel. Dan koleksi data ketika seseorang mengakses dan berinteraksi dengan situs web. Perangkat lunak canggih menemukan pola dalam kolam besar data dan menyimpulkan aturan dari mereka untuk memandu pengambilan keputusan Analisis seperti data drive pemasaran satu-ke-satu yang menciptakan pesan pribadi berdasarkan individual preferensi. sistem 'OnQ Hilton Hotel menganalisis data rinci yang dikumpulkan pada tamu yang aktif dan seluruh sifat-sifatnya untuk menentukan preferensi tamu dan profitabilitas masing-masing tamu. Hilton menggunakan sistem ini untuk memberikan banyak keuntungan dan hak istimewa tambahan bagi pelanggan. Pada Pertemuan Interaktif tentang Organisasi menjelaskan cara cekatan perusahaan kartu kredit dapat menggunakan strategi ini untuk memprediksi paling menguntungkan mereka pemegang kartu. Perusahaan-perusahaan mengumpulkan sejumlah besar data tentang konsumen pembelian dan perilaku lain dan tambang data ini untuk membangun rinci profil

10 yang mengidentifikasi pemegang kartu yang mungkin menjadi risiko kredit yang baik atau buruk. Praktek ini dapat mengakibatkan peningkatan keuntungan perusahaan kartu kredit. Strengthen Customer and Supplier Intimacy Menggunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkan keintiman dengan pelanggan. Chrysler Corporation menggunakan sistem informasi untuk memfasilitasi akses langsung oleh pemasok untuk jadwal produksi dan bahkan bahkan memungkinkanpemasok untuk memutuskan bagaimana dan kapan untuk kapal pasokan ke pabrik Chrysler. Ini memberikan waktu lebih banyak pemasok utama dalam memproduksi barang. Di sisi pelanggan,amazon.com melacak preferensi pengguna untuk pembelian buku dan CD, dan dapat merekomendasikan judul yang dibeli oleh orang lain kepada pelanggannya. Kuat hubungan dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda. tabel 3-4 merangkum strategi persaingan yang telah kami jelaskan.beberapa perusahaan fokus pada satu strategi ini, tetapi Anda akan sering melihat perusahaan mengejar beberapa dari mereka secara bersamaan. Sebagai contoh Dell mencobauntuk menekankan biaya rendah serta kemampuan untuk menyesuaikan komputer personalnya. THE INTERNET S IMPACT ON COMPETITIVE ADVANTAGE Karena Internet, kekuatan kompetitif tradisional masih bekerja, tapi persaingan yang kompetitif telah menjadi jauh lebih intens. Teknologi internet berdasarkan pada standart universal yang dapat digunakan oleh banayak perusahaan yang ada. Mempermudah bagi pesaing untuk bersaing pada harga saja dan bagi pesaing baru untuk memasuki pasar. Karena informasi tersedia untuk semua orang, Internet menimbulkan

11 tawar pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penyedia biaya terendah di Web. Tabel 3-5 meringkas beberapa potensi dampak negatif dari Internet pada perusahaan bisnis yang diidentifikasi oleh Porter. Internet telah nyaris menghancurkan beberapa industri dan ancaman yang lebih berat. Misalnya, Industri percetakan ensiklopedia dan industri agency perjalanan hampir hancur oleh tersedianya pengganti melalui Internet. Demikian juga, Internet telah membawa dampak signifikan terhadap eceran, musik, buku, broker ritel, perangkat lunak, telekomunikasi, dan industri.surat kabar. Bagaimanapun, Internet juga telah menciptakan pasar baru, membentuk dasar untuk ribuan produk baru, layanan, dan model bisnis, dan memberikan peluang baru untuk membangun merek dengan pelanggan yang sangat besar dan setia. Amazon, ebay, itunes, YouTube, Facebook, Travelocity, and Google adalah contohnya. Ketika Apple mengumumkan peluncuran komputernya tablet ipad baru, pemimpin dalam semua media yang melihat tidak hanya ancaman tetapi juga peluang yang sangat besar. Bahkan, perangkat mobile ipad dan serupa mungkin penyelamat-jika media tradisional bisa menyerang kesempatan yang tepat dengan penyedia teknologi seperti Apple dan Google. dan ipad dapat menjadi ancaman bagi perusahaan yang gagal untuk menyesuaikan model bisnis mereka untuk metode baru menyediakan konten ke pengguna. THE BUSINESS VALUE CHAIN MODEL Model nilai rantai menekankan kegiatan tertentu dalam bisnis dimana strategi terbaik yang kompetitif dapat diterapkan (Porter, 1985) dan di mana informasi sistem yang paling mungkin memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi tertentu, poin maksimal kritis di mana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi paling efektif untuk meningkatkan posisi

12 kompetitif. Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai rangkaian atau rantai kegiatan dasar yang menambah margin nilai untuk produk perusahaan atau jasa. Kegiatan ini dapat dikategorikan sebagai kegiatan utama atau kegiatan pendukung (lihat Gambar 3-11).

13 FIGURE 3-11 THE VALUE CHAIN MODEL Kegiatan utama yang paling langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi produk perusahaan dan jasa, yang menciptakan nilai bagi pelanggan.kegiatan utama meliputi logistik inbound, operasi, logistik keluar, penjualan dan pemasaran, dan pelayanan. Logistik inbound termasuk menerima dan menyimpan bahan untuk distribusi ke produksi. Operasi mengubah input menjadi produk selesai. Logistik keluar melibatkan penggunaan menyimpan dan mendistribusikan produk jadi. Penjualan dan pemasaran termasuk mempromosikan dan menjual perusahaan produk. Kegiatan pelayanan termasuk pemeliharaan dan perbaikan perusahaan barang dan jasa. aktivitas Pendukung membuat pengiriman aktivitas utama memungkinkan dan terdiri dari infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (karyawan merekrut, mempekerjakan, dan pelatihan), teknologi (meningkatkan produk dan proses produksi), dan pengadaan (pembelian input). Gambar ini memberikan contoh-contoh sistem untuk kegiatan primer dan dukungan dari perusahaan dan dari perusahaan nilai mitra yang dapat menambah margin nilai produk perusahaan atau jasa.