BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2014

Transkripsi

1 BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program Subdit : Sistem Informasi IPB Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution (IMOVSES) Program-program yang dilaksanakan di bawah Subdit Sistem Informasi pada tahun 2014 adalah Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution (IMOVSES) a. Latar Belakang Program ini menggantikan istilah IPB Microsoft Campus Agreement (IMCA). Kebutuhan software berlisensi untuk menunjang kegiatan institusi sangatlah tinggi.salah satu software penunjang aktivitas institusi adalah software-software produk Microsoft.Tingginya minat mahasiswa, dosen, dan unit kerja terhadap software Microsoft ini tentu perlu didukung oleh IPB.Sehingga sivitas akademika IPB dapat menggunakan produk berlisensi dengan murah dan secara aspek legal IPB dapat terhindar dari tuntutan hukum. Tidak saja produk Microsoft yang harus diadakan oleh IPB, software-software lainnya yang berlisensi perlu diadakan, antara lain: software antivirus, software Adobe, software analisis statistik, dan software designer. b. Tujuan Memiliki software produk microsoft yang berlisensi, sehingga sivitas akademika IPB (Unit kerja, Pimpinan, Dosen, Pegawai, mahasiswa) dapat menggunakan software produk microsoft secara legal. Pada tahun 2011 istilah IMCA berubah menjadi Microsoft Open Value Subscription for Education Solutions yang disahkan oleh Rektor IPB (Prof.Dr.Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc.) dan President Director Microsoft Indonesia (Sutanto Hartanto) pada bulan Agustus Untuk tahun 2013/2014, masa berlaku Microsoft OVS-ES ini berlaku mulai bulan Agustus 2013 sampai dengan bulan Agustus Dan saat ini sudah dilakukan perpanjangan lisensi untuk tahun 2014/2015. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Program kegiatan Microsoft OVS-ES ini berjangka waktu satu tahun (Agustus 2014 Agustus 2015). Selama tahun 2014, CD I-MOVES ini telah diperbanyak sesuai kebutuhan pengguna sebanyak 1464 keping CD. Rekapitulasi perbanyakan CD dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2014 adalah sebagai berikut : Halaman ke-6

2 maka produk-produk microsoft berikut mulai dirasakan manfaatnya dan sangat membantu dalam pengembangan Sistem Informasi IPB, antara lain : 1. Microsoft SQL Server Versi 2012, versi Microsoft SQl Server Reporting Service (SSRS) 3. Microsoft SQl Server Integration Service (SSIS) 4. Microsoft SQl Server Analisys Service (SSAS) 5. Microsoft Visual Studio 6. Microsoft Share Point 7. Microsoft Visio 8. Microsoft.Net g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Kebutuhan tertinggi software Microsoft ini terutama mahasiswa dan dosen. Untuk itu telah disediakan komputer PC khusus untuk melakukan perbanyakan CD atau DVD (burning) yaitu duplicator. Kendalanya adalah kekuatan dari duplicator yang bila digunakan terus-menerus dapat menyebabkan kerusakan. Untuk itu diperlukan penggantian beberapa unit DVD room duplicator setiap tahunnya. h. Rencana Keberlanjutan Setiap tahun lisensi produk microsoft harus diperpanjang dikarenakan selain adanya kebutuhan dari mahasiswa dan dosen juga adanya kubutuhan untuk menunjang Database Institusi seperti diuraikan di atas. Perlu juga dipertimbangkan besaran pagu anggaran, karena pembayaran dalam bentuk matauang dolar (US $) Pengembangan Sistem Informasi Akademik Terintegrasi (SIMAK) a. Latar Belakang Peraturan yang dipakai di IPB setiap tahun berganti secara dinamis sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman. Pergantian peraturan berimplikasi kepada perubahan sistem yang dipakai sebagai penunjang kegiatan akademik. SIMAK-MaMi Desktop telah dipakai hampir sepuluh tahun untuk menjalankan administrasi kegiatan akademik di IPB. Pengguna SIMAK-MaMi Desktop mencakup admin Dit.AP, admin DIDSI, dan admin masing-masing fakultas dan departemen seluruh IPB. Ketika terdapat pembaharuan atau perubahan peraturan dan pengaturan sistem, masingmasing pengguna harus telah memakai sistem terbaru. Pengembangan sistem berbasis desktop sudah tidak relevan digunakan seiring perubahan peraturan dan perubahan teknologi. Basis desktop membutuhkan perubahan secara desentralisasi ketika peraturan akademik baru IPB dijalankan. Salah satu solusi untuk memenuhi kebutuhan perubahan peraturan dinamis secara cepat yaitu dengan memakai teknologi web/internet. Halaman ke-8

3 Gambar 2. Halaman Login SIAK Setelah sistem menyaring tingkat akses akun pengguna, tampilan halaman utama setelah login ada pengguna mahasiswa pada Gambar 3. Terdapat menu utama di bagian kiri layar, isi menu akan disesuaikan seperti akses pengguna. Isi halaman utama juga berbeda antar penggunanya. Di atas menu utama terdapat foto dan nama pengguna yang sedang aktif login. Gambar 3. Halaman Utama SIAK IPB Admin dapat melihat biodata mahasiswa seperti Gambar 4. Terdapat tombol untuk mengedit data setiap atribut mahasiswa yang ingin diubah. Detail mahasiswa juga bisa dilihat oleh akun departemen, mahasiswa, dan dosen tetapi hanya sebatas melihat tanpa bisa mengubah data. Halaman Blokir Mahasiswa dapat di Gambar 5. Halaman ini merupakan halaman untuk memblokir mahasiswa yang memiliki masalah sehingga sesuai peraturan IPB yang berlaku, mahasiswa yang bersangkutan berhak diblokir. Mahasiswa yang diblokir tidak dapat mengakses fitur KRS. Setelah mahasiswa menyelesaikan semua permasalahannya, mahasiswa dapat di-un-blokir. Fitur ini hanya dapat diakses oleh pengguna DitAP dan superuser. Halaman ke-10

4 Gambar 4. Halaman Untuk Menampilkan Biodata Mahasiswa Gambar 5. Halaman Untuk Blokir Mahasiswa Halaman biodata dosen dapat dilihat pada Gambar 6. Mahasiswa dan departemen dapat melihat profil biodata dosen. Admin dan Dosen dapat merubah isi dari data yang ada di profil mereka masing - masing. Dosen dapat melihat daftar mahasiswa yang dibimbingnya baik sebagai pembimbing Halaman ke-11

5 akademik maupun pembimbing praktik kerja lapang dan pembimbing tugas akhir. Dosen juga bisa melihat daftar mata kuliah yang Beliau ajarkan. Gambar 6. Halaman Untuk Menampilkan Biodata Dosen, Mahasiswa Bimbingan, dan Mata Kuliah yang di Asuh Rekapitulasi hasil studi mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 7. mahasiswa bersangkutan dapat melihat hasil studinya baik keseluruhan semester maupun semester yang berjalan. Fungsi ini terinspirasi dari fungsi rekapitulasi nilai dalam Sistem KRS Online yang telah dijalankan saat ini. f. Pemanfaatan Hasil Mempermudah dalam pengolahan data dan penyampaian informasi akademik IPB. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Pengembangan sistem dapat berjalan dengan baik dan optimal ketika semua komposisi saling mengisi satu sama lain. Adanya penugasan yang jelas dapat membantu mempercepat selesainya pengerjaan sistem. Pelaksanaan pengembangan sistem ini belum mengikuti prosedur pengembangan sistem yang ditetapkan dengan jelas. Setidaknya dalam pengembangan tradisional maupun reengineering sistem Halaman ke-12

6 terdapat tahap pengumpulan kebutuhan sistem, analisis kebutuhan, desain, implementasi, dan testing. Gambar 7. Halaman Untuk Menampilkan Rekapitulasi Hasil Studi Mahasiswa Bersangkutan Upaya mengatasinya yaitu dengan mempelajari kembali tata kelola pengembangan sistem yang sesuai, menjalin komunikasi antar anggota satu sama lain. h. Rencana keberlanjutan Program ini belum semua fungsi yang berjalan dengan sempurna. masih ada penambahan fungsi-fungsi seperti mengirim pesan antar Dit.AP (Admin) ke dosen dan mahasiswa, departemen ke mahasiswa, dan dosen ke mahasiswa. Selain itu, penambahan fitur untuk mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen bimbingannya menjadi rencana untuk pengembangan SIMAK Multistrata Terintegrasi yang akan datang. Melakukan sosialisasi ke unit-unit kerja akademik sehingga mendapat masukan untuk pengembangan selanjutnya. Semester ganjil tahun akademik 2015/2016, ditargetkan sistem SIMAK terintegrasi sudah dapat digunakan menggantikan sistem SIMAK yang sekarang beroperasi. Halaman ke-13

7 f. Pemanfaatan Hasil SIMAK Program Diploma dikembangkan adalah untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual menjadi tersistem dan terintegrasi. Dengan demikian dapat mengurangi kesalahan yang terjadi akibat tersebarnya data pada beberapa komputer serta meminimalkan kesalahan operator atau admin (Human Error). Selain itu, tentu pelaporan semesteran yang harus dilakukan ke Pangkalan Data DIKTI setiap akhir semester berjalan dapat dilakukan menggunakan sistem yang disediakan. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Terdapat beberapa hambatan teknis dan non teknis dalam pelaksanaan pengembangan sistem SIMAK Program Diploma ini, di antarannya kurangnya SDM yang membangun Simak Program Diploma yang mengakibatkan lamanya waktu pengerjaan serta kurangnya dukungan dari pihak Program Diploma terkait masalah data sehingga data yang tidak valid mengakibatkan terganggunya proses pengembangan Simak Program Diploma ini. h. Rencana keberlanjutan Menyelesaikan fitur-fitur dan pelaporan-pelaporan yang diperlukan. Ditargetkan pada semester ganjil tahun akademik 2015/2016 SIMAK Program Diploma sudah digunakan untuk membantu pelaksanaan proses akademik di Direktorat Program Diploma IPB Pengembangan Management Support System a. Latar Belakang Saat ini, penyajian berbagai data aktivitas akademik maupun pegawai dinilai kurang untuk diketahui para pimpinan IPB. Penyajian data yang terintegrasi pun masih sulit untuk ditampilkan. Perkembangan dan ragam data yang ada di IPB sangat penting diketahui oleh para pimpinan IPB, oleh karena itu diperlukan sebuah sistem yang dapat menyajikan seluruh data aktivitas akademik maupun pegawai, Managemen Support System (MSS) adalah sistem informasi yang menyajikan data menyuluruh dan terintegrasi baik untuk aktivitas akademik maupun pegawai yang dapat diakses para pimpinan IPB. Halaman ke-15

8 b. Tujuan Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan informasi data statistik aktivitas akademik dan pegawai yang terintegrasi kepada para pimpinan IPB. Data yang disajikan mencakup data statitik akademik, pegawai, dan dosen, ditampilkan dalam bentuk grafik, tabel, dan report yang dapat diunggah dalam format PDF maupun Excel. c. Pelaksanaan Program Kegiatan MSS dibuat dengan menampilkan data yang sudah terintegrasi dan terpusat. Data tersebut juga menjadi titik akhir dari proses penyimpanan data yang bersumber dari berbagai database/sistem yang digunakan oleh IPB. Data yang terintegrasi memberikan MSS akses untuk mengolah dan menyajikannya data secara menyeluruh dan ditampilkannya grafik statistik data yang dibutuhkan oleh user. Akses sistem yang terbatas pun dilakukan dengan menggunakan LDAP sebagai pembantu dalam filterisasi hak akses user yang ingin mengakses sistem. Begitu juga database terintegrasi membantu dalam mengidentifikasi user yang bisa mengakses sistem dengan menggunakan data pegawai ada. Penyajian reporting data yang ditampilkan, digunakan SQL Server Reporting Services untuk mempermudah user dalam mengakses dan menyimpan data yang disajikan oleh MSS. d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi statistik aktivitas akademik, dosen, dan pegawai di IPB untuk dapat dilihat oleh para pimpinan IPB. Hak akses terhadap sistem ini pun dibatasi hanya para pimpinan yang dapat mengaksesnya. Manajemen Support System dapat diakses di Gambar 8. Halaman Login Halaman ke-16

9 Pada halaman dashboard, user dapat melihat summary dari berbagai data yang disajikan pada sistem ini. Gambar 9. Halaman Dasboard MSS Pada bagian akademik, disajikan data statistik akademik per strata (sarjana, magister, doktor, diploma). Setiap strata memiliki tiga bagian data secara garis besarnya, yaitu jumlah mahasiswa, nilai mahasiswa, dan statistik mahasiswa. Setiap bagian ada beberapa menu data yang siap ditampilkan sesuai parameter input dari user. Hasil data yang ditampilkan berupa grafik, tabel dan report. Gambar 10. Tampilan Jumlah Dosen atau Pegawai per Kategori Pada bagian dosen dan pegawai, ditampilkan data jumlah dosen/pegawai per kategori menu yang dipilih. e. Pemanfaatan Hasil Statistik data yang ditampilkan di Management Support System memberikan informasi yang sangat dibutuhkan oleh para pimpinan IPB. Perkembangan data sangat bermanfaat dalam kebijakan dan kegiatan civitas untuk ke depannya. Halaman ke-17

10 Informasi yang ditampilkan dapat berupa grafik, tabel, maupun file berformat excel dan pdf. Gambar 11. Menu Halaman Data Kelompok Berdasarkan Umur Dosen f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah diantaranya adanya kebutuhan data yang belum didapatkan. Proses migrasi data pun menjadi kendala ketika struktur data maupun datanya itu sendiri yang tidak sesuai, sehingga tidak mensupport sistem dalam menampilkan informasi. pengembangan sistem yang menggunakan teknologi pemrograman baru, menjadi kendala dalam menguasai dan mengoptimalkan kelebihan dari teknologi tersebut. g. Rencana Keberlanjutan Pengembangan dan penyempurnaan sistem diperlukan agar sistem dapat optimal bermanfaat bagi user dan akurat dalam hal penyajian data. Data yang tersedia juga perlu dioptimalkan dengan diolah sehingga mampu memberikan informasi sampai tingkat detail Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) a. Latar Belakang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) saat ini memiliki dua versi yaitu, versi SIMPEG Dekstop (dikembangkan tahun 2007) yang masih tetap digunakan untuk melakukan pembaruan data oleh Direktorat SDM dan versi SIMPEG berbasis web digunakan untuk menampilkan informasi kepegawaian. SIMPEG berbasis web dapat diakses oleh unit-unit kerja yang diberikan hak akses oleh Direktorat SDM. Selain itu, masih ada sistem-sistem informasi lainnya yang merupakan bagian dari SIMPEG itu sendiri, antara lain Sistem Informasi DUPAK untuk melakukan proses pembuatan daftar usul penilaian angka kredit dosen, Sistem Informasi Kinerja untuk melakukan proses perhitungan penilaian kinerja pegawai berdasarkan kehadiran dan Halaman ke-18

11 e. Hasil Pelaksanaan Program Pengembangan basisdata sudah diselesaikan, proses bisnis yang diperlukan sudah disepakati dan dipahami oleh PT EDII, rancangan SIMPEG sudah disepakati, fitur-fitur sudah dapat dilihat. Secara keseluruhan SIMPEG Terintegrasi dalam pengembangan lebih lanjut. f. Pemanfaatan Hasil Untuk saat ini belum dapat dimanfaatkan hasil dari pengembangan SIMPEG terintegrasi. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan dalam pengembangan SIMPEG terintegrasi adalah : Pengembangan basisdata SIMPEG terintegrasi. Pemahaman proses bisnis dan pengembangan basisdata cukup lama. Waktu proses pengadaan oleh pihak ketiga pada menjelang akhir tahun. h. Rencana keberlanjutan Akan dilakukan upaya percepatan penyelesaian pengembangan SIMPEG dalam bulan Januari Maret Pemeliharaan Sistem Informasi a. Latar Belakang Sampai tahun 2012 telah banyak aplikasi sistem informasi dibangun ( Dalam rangka pemeliharaan sistem serta pengembangan aplikasi sistem-sistem yang sudah ada, maka perlu diadakan kegiatan Pemeliharaan dan Reenginering dan Pembangunan SIM Terintegrasi sehingga aplikasi-aplikasi yang telah dikembangkan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan dikembangkan sesuai kebutuhan. b. Tujuan Tujuan dari kegiatan pemeliharaan, Reenginering dan Pembangunan SIM Terintegrasi adalah agar sistem yang telah dibangun dan sudah berjalan tetap bisa berfungsi dengan baik. Kedua, sistem yang belum berjalan perlu dilakukan reenginering sehingga dapat berfungsi dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Dalam kegiatan Pemeliharaan dan Reenginering Sistem, ada beberapa aplikasi yang direncanakan untuk dilakukan Pemeliharaan dan Reenginering seperti yang diuraikan pada halaman berikut di bawah ini. c. Aspek Penganggaran Kegiatan: Anggaran Kode Mata Anggaran Halaman ke-20

12 Informasi dan data yang spesifik biasanya tidak terpenuhi pada sistem aplikasi yang sudah dibangun, sehingga kebutuhan tersebut biasanya dilayani oleh pegawai yang bertindak sebagai administrator basisdata atau pegawai yang diberi wewenang sehingga memiliki hak akses ke basisdata akademik dan atau kepegawaian. Cara seperti ini tentu tidak efisien, sehingga diperlukan cara lain yang lebih tersistem. Salah satu cara yang dapat dilakukan dengan menyediakan Web Service dari kedua basisdata tersebut. Web service data akademik dan kepegawaian perlu diperlihara terus menerus agar kebutuhan data di unit kerja yang telag mengembangkan sistem informasi sendiri tidak terputus. Pemeliharaan sistem-sistem informasi penerimaan mahasiswa baru (PMB) perlu dilakukan, mengingat sistem-sistem informasi PMB ini banyak diakses oleh masyarakat umum yang berminat untuk melanjutkan studi di IPB. Selain itu, pada setiap periode PMB IPB selalu ada perubahan-perubahan yang diperlukan menyesuaikan kebutuhan dan kebijakan penerimaan mahasiswa di lingkungan IPB. Uraian rinci dari masing-masing aktivitas pemeliharaan dan pengembangan sistem-sistem informasi tersebut diuraikan dibawah ini SIMAK Desktop Mahasiswa Sekolah Pascasarjana a. Latar Belakang SIMAK Sekolah Pascasarjana (SIMAK-SPs) berbasis dekstop yang sudah berjalan sejak tahun 2009 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik Sekolah Pascasarjana. b. Tujuan Tujuan dari pengembangan SIMAK-SPs adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen akademik Pascasarjana.Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik Pascasarjana.Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Sistem SIMAK-SPs dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Pascasarjana. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Pascasarjana yang ada di IPB. SIMAK-SPs memiliki beberapa menu seperti data mahasiswa, nilai, prestasi, aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing, dll. Database pun dilakukan penyesuaian struktur dan relasi data sesuai kebutuhan yang telah dibuat di sistem. d. Hasil Pelaksanaan Program Halaman ke-22

13 Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-SPs. Mahasiswa sendiri dapat menggunakan fitur baru yaitu melihat informasi kuota dosen, sehingga mahasiswa dapat memilih secara tepat dosen yang ingin dijadikan pembimbingnya. e. Pemanfaatan Hasil SIMAK-SPs yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan fitur proses pindah mayor mahasiswa secara langsung. Selain itu, proses update status PC (percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing, dan input data tim pengajar, sudah dapat digunakan di sistem. Untuk mahasiswa sendiri dapat melihat kuota dosen. Sehingga kedepan apabila akan diadakan EPBM online bagi mahasiswa, secara sistem, perangkatnya sudah tersedia. Yang perlu ditekankan adalah membiasakan melengkapi data pengajaran dosen. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem SIMAK sering terkendala. Dalam rutinitas ativitas akademik setiap harinya, terkadang permasalahan server mati masih dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi SIMAK-SPs. g. Rencana keberlanjutan Program fasttrack di Sekolah Pascasarjana sudah berjalan dan banyak mahasiswa yang terlibat di dalamnya. Untuk proses kegiatan ini masih secara manual, karena diperlukan singkronisasi data dari SIMAK S1 ke SIMAK-SPs. Solusinya, dibuatkan web service yang menghubungkan Simak S1 dan SIMAK-SPs. Selain itu, penambahan fitur lampiran pengumuman, migrasi engine, pembuatan laporan dari FPDF ke SRSS, pengolahan kesalahan data nilai, informasi data nilai mahasiswa dari SIMAK Desktop Pascasarjana (untuk mahasiswa angkatan < 2011), menjadi rencana dalam pengembangan sistem SIMAK-SPs yang akan datang SIMAK Desktop Mahasiswa Program Sarjana a. Latar Belakang SIMAK Mahasiswa Sarjana Mayor Minor (SIMAK-MaMi) berbasis desktop yang sudah berjalan sejak tahun 2005 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik baik mahasiswa, dosen, unit departemen, unit fakultas, dan administrasi Sekolah Sarjana. Dalam SIMAK-MaMi ditemukan beberapa kekurangan dalam fitur, teknis pengelolaan, dan alur kerja yang sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak unit Halaman ke-23

14 terkait. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan. b. Tujuan Tujuan dari pengembangan SIMAK-MaMi adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen akademik Sarjana. Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik, departemen, dan fakultas. Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal. c. Pelaksanaan Program Kegiatan SIMAK-MaMi dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Sarjana. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Sarjana yang ada di IPB, untuk setiap pihak akademik, departemen, dan fakultas. SIMAK-MaMi memiliki beberapa menu seperti fasilitas akademik, editor akademik, dll. Dalam pengembangan telah ditambahkan fitur editor mata kuliah dan editor kurikulum, lalu perbaikan pada fitur editor KRS nilai yang dipisahkan menjadi editor nilai dan editor KRS. d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-MaMi. Sistem sudah ada fitur editor nilai dan KRS dalam editor yang terpisah, editor nilai yaitu proses untuk manipulasi nilai per mahasiswa, lalu fitur editor KRS yaitu proses untuk manipulasi KRS per mahasiswa. Fitur baru lainnya yang dapat digunakan oleh admin adalah fitur editor mata kuliah yaitu proses untuk manipulasi mata kuliah dan fitur editor kurikulum yaitu proses untuk manipulasi kurikulum. (Gambar terlampir) e. Pemanfaatan Hasil SIMAK-MaMi yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan editor nilai dan KRS dalam editor yang terpisah, editor nilai yaitu proses untuk manipulasi nilai per mahasiswa, lalu fitur editor KRS yaitu proses untuk manipulasi KRS per mahasiswa. Fitur baru lainnya yang dapat digunakan oleh admin adalah fitur editor mata kuliah yaitu proses untuk manipulasi mata kuliah dan fitur editor kurikulum yaitu proses untuk manipulasi kurikulum. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Halaman ke-24

15 Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem simak sering terkendala. Dalam rutinitas ativitas akademik setiap harinya, terkadang permasalahan server mati masih dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi SIMAK-MaMi. g. Rencana keberlanjutan Rencana pengembangan SIMAK-MaMi selanjutnya adalah mengembangkan sistem dari sistem yang berbasis desktop menjadi sistem yang berbasis web SIMAK Online Mahasiswa Pascsarjana a. Latar Belakang SIMAK Sekolah Pascasarjana (SIMAK-SPs) berbasis web yang sudah berjalan sejak tahun 2011 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik baik mahasiswa, dosen, unit departemen, unit fakultas, dan administrasi Sekolah Pascasarjana. Dalam SIMAK-SPs ditemukan beberapa kekurangan dalam fitur, teknis pengelolaan, dan alur kerja yang sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak unit terkait, serta penjadwalan krs online yang tidak ketat. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan b. Tujuan Tujuan dari pengembangan SIMAK-SPs adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan akademik Pascasarjana. Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik, departemen, fakultas,dan mahasiswa. Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Sistem SIMAK-SPs dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Pascasarjana. Pada aplikasi inidilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Pascasarjana yang ada di IPB, untuk setiap mahasiswa memiliki hak akses terhadap aplikasi melalui database LDAP. SIMAK-SPs memiliki beberapa menu seperti data mahasiswa, nilai, prestasi, aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing, dll. Dalam pengembangan telah ditambahkan fitur pindah mayor mahasiswa, proses update status PC (Percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing untuk mahasiswa, input data tim pengajar, dan perbaikan pada menu lainnya. Database pun dilakukan penyesuaian struktur dan relasi data sesuai kebutuhan yang telah dibuat di sistem. d. Hasil Pelaksanaan Program Halaman ke-25

16 Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-SPs. Admin dari sistem sudah bisa menggunakan fitur input pengajar matakuliah langsung oleh departemen dimana datanya akan digunakan dalam upload nilai dan kebutuhan PDPT. Bagi pihak departemen dapat melakukan upload nilai per matakuliah tanpa syarat harus input tim pengajar terlebih dahulu karena sudah diinput pada menu lainnya. Mahasiswa sendiri dapat menggunakan fitur baru yaitu melihat informasi kuota dosen, sehingga mahasiswa dapat memilih secara tepat dosen yang ingin dijadikan pembimbingnya.sistem Akademik SIMAK-SPS dapat diakses melalui e. Pemanfaatan Hasil SIMAK-SPS yang ditujukan di antaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan fitur proses pindah mayor mahasiswa secara langsung. Selain itu, proses update status PC (percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing, dan input data tim pengajar, sudah dapat digunakan di sistem. Untuk mahasiswa sendiri dapat melihat kuota dosen. Sehingga kedepan apabila akan diadakan EPBM online bagi mahasiswa, secara sistem, perangkatnya sudah tersedia. Yang perlu ditekankan adalah membiasakan melengkapi data pengajaran dosen. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang ditemukan adalah jadwal kuliah masih belum ada. Mahasiswa belum terbiasa mengakses dan belum dianggap sebagai kebutuhan. KRS mahasiswa dalam suatu semester masih banyak yang belum diisi. Dosen pengajar matakuliah, data rencana dan realisasi mengajar belum terbiasa diisikan. Nilai matakuliah masih sering terlambat dimasukkan ke SIMAK KRS Online Mahasiswa Sarjana a. Tujuan KRS Online adalah suatu system pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa S1 IPB yang telah dikembangkan sejak 2005 untuk mahasiswa angkatan 42 ke atas. Dalam sejarahnya, sistem ini telah beberapa kali ditulis ulang untuk merespon pertumbuhan pengguna, kebutuhan unit pengguna (dalam hal ini, Direktorat Administrasi Pendidikan) dan perkembangan teknologi. Sejak tahun ajaran , inti program dan fitur KRS telah mulai distabilkan seperti yang Halaman ke-26

17 telah berjalan saat ini. Pada Tahun 2014, untuk menghadapi semester genap TA 2014/2015 telah dilakukan penelusuran dan perbaikan kode program terkait dengan permasalahan yang masih ditemukan. Selain itu, unit pengguna yaitu Direktorat program TPB dan Biro Umum sudah dapat mengakses jadwal dan penggunaan ruangan kuliah sehingga membantu dalam manajemen ruangan kelas. b. Pelaksanaan Program Kegiatan Tahun 2013 KRS Online fokus pada peningkatan kemampuan sistem aplikasi dan skalabilitas mesin server. Pada tahun ini pula mulai digunakan penggunaan Server Cloud untuk membantu mesin server web yang dimiliki oleh IPB. Dengan berbagai upaya yang dilakukan ini, baru pertama kalinya dalam sejarah pelaksanaan KRS online dirasakan oleh semua mahasiswa lancar.tidak ada komplain yang dilakukan mahasiswa baik ke Direktorat Administrasi Pendidikan maupun ke Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi. Kondisi seperti ini perlu dipertahankan untuk pelaksanaan KRS Online pada semester-semester yang akan datang. Dengan upaya-upaya perbaikan terus menerus yang dilakukan oleh tim diharapkan pelaksanaan KRS Online Semester Genap TA 2014/2015 tidak ada kendala. Dukungan data yang disiapkan oleh DirektoratAdministrasi Pendidikan, Biro Keuangan, dan Direktorat Kemahasiswaan sangat mendukung kelancaran pengisian KRS Online oleh mahasiswa. c. Hasil Pelaksanaan Program Tersedianya aplikasi sistem KRS online yang memadai dan memenuhi keinginan seluruh pengguna dengan tampilan yang disukai oleh mahasiswa dan pelaksana akademik pada Direktorat Administrasi Pendidikan. Dengan kondisi seperti ini tingkat kepercayaan penggunaan sistem aplikasi KRS online menjadi lebih baik. Berikut adalah tampilan KRS online pada semester Genap Tahun Akademik 2014/2015. Gambar 12. Halaman Awal KRS Online Semester Genap TA 2014/2015 Halaman ke-27

18 d. Pemanfaatan Hasil Sistem ini dimanfaatkan oleh mahasiswa program sarjana sebagai sarana untuk mengisi KRS, Direktorat Akademik dan Pendidikan untuk pengelolaan data akademik, Direktorat Program TPB, Biro Keuangan, Biro Umum sebagai basis pengelolaan Kartu Rencana Studi Mahasiswa, Penjadwalan Terpadu, Reporting Absensi Perkuliahan, Monitoring Nilai Mata Kuliah, monitoring penggunaan ruang kuliah dan jadwal penggunaannya. Alamat situs berbasis online di e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang sering kali terjadi saat kegiatan dilaksanakan adalah: Mencegah kelas-kelas kuliah tidak terisi melebihi kapasitas yang telah ditentukan Kelambatan sistem: pada jam-jam sibuk, sistem menjadi tidak responsif karena dihujani permintaan pengguna yang tinggi Sistem belum sempurna mencegah kelebihan kuota kapasitas yang telah ditentukan Belum tersedia data relasi dosen dan mahasiswa Belum tersedia data relasi dosen dan matakuliah. f. Rencana Keberlanjutan Mengintegrasikan SIMAK berbasis web dengan KRS online dan sistem-sistem aplikasi akademik lainnya, sehingga aktivitas akademik menyatu dalam satu web. Kedua, meningkatkan kemampuan sistem aplikasi SIMAK dan KRS online sehingga hambatan yang masih ada dan keterbatasan akses oleh unit kerja terutama dalam pembuatan jadwal terpadu dapat, penggunaan ruangan, pengelolaan biaya matakuliah dapat teratasi dengan baik Sistem Wisuda a. Latar Belakang Sistem Wisuda berbasis desktop yang sudah berjalan sejak tahun 2005 sangat membantu pihak Direktorat Administrasi dan Pendidikan (DitAP) dalam kegiatan manajemen wisuda multistrata. Dalam sistem wisuda ditemukan beberapa kesalahan dalam format hasil cetak ijazah, buku dan penambahan strata Diploma I. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan. b. Tujuan Tujuan dari pengembangan sistem wisuda adalah agar sistem aplikasi wisuda ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen wisuda. Sistem ini telah dapat Halaman ke-28

19 digunakan oleh pihak Direktorat Administrasi dan Pendidikan (DitAP). Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Sistem Wisuda dibuat dengan menyediakan fitur-fitur untuk kegiatan manajemen wisuda multistrata. Sistem wisuda memiliki beberapa menu seperti catatan wisuda, input/edit data wisuda, input/edit data transkrip, cetak buku, ijazah dll. Dalam pengembangan strata telah ditambahkan Diploma I oleh karena itu format hasil cetak ijazah dan buku diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar. d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah kekurangan yang sudah diperbaiki pada sistem wisuda. Sistem sudah dilakukan pengembangan yaitu strata telah ditambahkan Diploma I dan format hasil cetak ijazah dan buku sudah diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar. e. Pemanfaatan Hasil Sistem Wisuda yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan manajemen wisuda multistrata secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Strata telah ditambahkan Diploma I dan format hasil cetak ijazah dan buku sudah diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar. (gambar terlampir) f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem wisuda sering terkendala. Terkadang permasalahan server mati masih sering dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi wisuda. g. Rencana keberlanjutan Rencana pengembangan Sistem Wisuda selanjutnya adalah mengembangkan sistem dari sistem yang berbasis desktop menjadi sistem yang berbasis web disatukan dengan Sistem Akademik Sistem Informasi EPBM Online Program Sarjana a. Latar Belakang Peningkatan kinerja merupakan kewajiban setiap organisasi ataupun institusi termasuk Institut Pertanian Bogor. Banyak cara dapat dilakukan salah satunya adalah dengan menghimpun opini mahasiswa sebagai pengguna utama. Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) adalah suatu evaluasi yang dilakukan oleh mahasiswa Halaman ke-29

20 terhadap kinerja dosen dan matakuliah yang diajarkan kepada mahasiswa pada semester tertentu. b. Tujuan Tujuan dibuatnya EPBM online adalah sebagai pengganti EPBM yang dilakukan secara manual dengan harapan tingkat partisipasi mahasiswa meningkat karena dapat diakses selama periode waktu yang ditetapkan dan selama 24 jam dibuka setiap harinya. Selain itu juga tingkat akurasi data yang didapatkan akan lebih baik, karena data matakuliah dan dosen pengajarnya sudah disiapkan sedari awal. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Untuk semester genap tahun akademik 2013/2014 telah dilaksanakan EPBM online Program Sarjana pada bulan September Semester ganjil untuk tahun akademik 2014/2015 akan dilaksanakan pada bulan Januari Pada semester ganjil tahun akademik 2014/2015 yang akan datang untuk pertama kalinya mahasiswa Pascasarjana mengisi evaluasi EPBM secara online. Untuk itu diperlukan persiapan yang matang agar data perkuliahan dan sistem EPBM untuk Pascasarjana dapat dilaksanakan dengan baik. d. Hasil Pelaksanaan Program Pelaksanaan EPBM online untuk mahasiswa program sarjana semester genap 2013/2014 telah berhasil dilaksanakan. Hasil evaluasi diolah lebih lanjut oleh Kantor Manajemen Mutu (KMM). Hasil penyiapan dan pengolahan oleh KMM disampaikan ke setiap departemen dan fakultas di lingkungan IPB. Berikut adalah form login ke sistem EPBM online dan contoh form pengisian evaluasi dosen oleh mahasiswa. Gambar 13. Halaman Login EPBM Online Program Sarjana e. Pemanfaatan Hasil Selain menjadi bahan evaluasi bagi departemen dan fakultas terkait dosen dan matakuliah, hasil EPBM juga menjadi bahan untuk SIMAKER. Selain itu, mahasiswa yang tidak mengisi EPBM online terblokir pengisian KRS Onlinenya. Namun demikian, Halaman ke-30

21 bagi mahasiswa yang terblokir ini diberi kesempatan untuk mengisi EPBM online kembali dengan waktu yang ditetapkan oleh KMM yaitu bersamaan dengan pelaksanaan KRS online. Kerugian bagi mahasiswa adalah tidak dapat mengikuti KRS online pada hari pertama pada jam-jam awal dibukanya KRS online karena mereka diharuskan terlebih dahulu mengisi EPBM online. Gambar 14. Tampilan Menu EPBM Online Program Sarjana f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Data pengajar yang belum lengkap pada saat EPBM online mulai dilaksanakan. Kesiapan mahasiswa terkait jadwal pengisian EPBM online. Perlu server dengan kapasitas besar, karena hasil EPBM online memerlukan space harddisk yang cukup besar (terra). Upaya mengatasi untuk masalah kelengkapan data pengajaran, biasanya sebulan sebelum dilakukan EPBM Online, dilakukan kegiatan entri data kelengkapan mengajar dosen oleh para operator SIMAK dari setiap Departemen bertempat di Cyber Mahasiswa atau di Gedung Pusat Komputer. g. Rencana keberlanjutan Ada beberapa hal yang diperlukan untuk perbaikan EPBM online ini: Menyatukan web untuk mahasiswa program sarjana dengan web untuk mahasiswa Halaman ke-31

22 program pascasarjana menjadi satu domain dengan ada pilihan EPBM Program Sarjana dan EPBM Program Pascasarjana di dalamnya. Menyatukan program EPBM ke dalam program SIMAK Intergrasi yang sedang dikembangkan. Memperbaiki dan menetapkan prosedur standar operasional yang merupakan kesepakatan antara KMM, DAP, DIDSI, dan SPs agar pelaksanaaan EPBM online ke depan lebih baik lagi Sistem Informasi Payroll a. Latar Belakang Payroll System sebagai informasi slip gaji pegawai PNS IPB sudah banyak digunakan oleh para pegawai PNS. Pengembangan sistem juga harus diupayakan agar kesesuaian antara kebutuhan user dan fasilitas sistem dapat diimbangi. Saat ini informasi gaji pegawai beserta dana APBN dan Non-PNBP yang dapat langsung dicetak untuk keperluan masing-masing. Di sisi Administrator sudah dapat mengupload data gaji dan lainnya setiap bulan, mengolah data yang masuk, serta melihat summary data per bulan atau per pegawai. b. Tujuan Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan layanan informasi gaji beserta dana APBN dan non-pnbp serta honor dan rapel setiap bulannya yang diperoleh oleh seluruh pegawai Institut Pertanian Bogor. Mengenai kekurangan sistem yang sudah dievaluasi, maka dilakukanlah pengembangan dan penambahan fitur Payroll System yang dapat mempermudah administrator dalam mengelola dan memonitoring data yang sudah masuk ke sistem. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Sistem payroll dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan informasi remunerasi dari Direktorat SDM. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan data pegawai yang sudah ada di IPB, baik untuk hak akses pegawai terhadap aplikasi melalui LDAP, maupun untuk informasi umum lainnya. Dalam pengembangan sistem yang sudah ada, dilakukanlah fitur untuk admin yang dapat mengetahui record data yang sudah masuk ke sistem dan mengubah data gaji per pegawai jika harus diperlukan. Hal ini pula membantu admin untuk mengetahui tampilan user pegawai secara langsung tanpa meminta user pegawai untuk memperlihatkan secara langsung jika ada error atau kesalahan data gaji. Halaman ke-32

23 d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi remunerasi setiap bulannya dari Direktorat SDM yang ditujukan kepada seluruh pegawai PNS di IPB yang bersumber langsung dari Direktorat SDM. Para pegawai IPB dapat mengakses aplikasi dan melihat informasi gaji sesuai bulan yang ingin ditampilkan. Hasil dari informasi tersebut dapat dicetak oleh pegawai yang akan digunakan untuk keperluan pegawai tersebut. Pegawai juga diberikan panduan registrasi BNI e-bangking agar pegawai dapat mengecek secara langsung rekeningnya di BNI. Payroll system memberikan kemudahan bagi administrator untuk menyimpan data payroll yang akan ditampilkan, dengan mengupload datanya berupa file excel. Hasil dari upload data ini juga dapat dilihat oleh administrator setiap bulannya, berapa record/data yang sudah masuk untuk setiap kategori dana yang masuk. Selain itu admin dapat melakukan perbaikan data setiap pegawai langsung di sistem tanpa berhubungan dengan data fisik di database.layanan Payroll System dapat diakses melalui e. Pemanfaatan Hasil Antrian layanan permohonan cetak informasi remunerasi di pihak remunerasi SDM IPB dapat berkurang, karena pegawai dapat mencetak langsung dari aplikasi dan hanya meminta pengesahan saja dari remunerasi SDM. Setiap kesalahan data gaji maupun data biodata, dapat diperbaiki oleh admin secara langsung tanpa harus mengunggah data lagi. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah data yang digunakan belum menggunakan database terintegrasi, sehingga terkadang adanya ketidaktepatan data biodata pegawai di payroll dengan di SDM. Perbedaan data antarunit juga sangat menghambatan kegiatan remunerasi dan seringnya terjadi laporan kesalahan data oleh pegawai yang memang data tersebut tidak sesuai dan terupdate dengan data di Simpeg atau pihak SDM. g. Rencana keberlanjutan Pengembangan atau pembangunan ulang sistem mungkin diperlukan agar sistem payroll memiliki standard sistem yang terupdate pada saat ini demi pemanfaatan yang lebih optimal dan keamanan sistem yang lebih baik. Selain itu, data yang digunakan harus sudah menggunakan data yang terintegrasi agar informasi yang digunakan bisa lebih akurat dan tepat dalam penggunaannya. Halaman ke-33

24 Sistem Informasi Presensi dan Kinerja Pegawai a. Latar Belakang Sistem informasi presensi dan kinera pegawai merupakan sistem yang mengolah dan mencatat data kehadiran pegawai dan menghasilkan informasi berupa informasi kehadiran data pegawai, penilaian pegawai oleh atasan langsung, dan penilaian unit kerja terkait. Data presensi yang dimaksud diantaranya adalah data pegawai, data jam masuk, dan data tanggal presensi yang direkam menggunakan alat pemindai jari pada rektorat, fakultas, departemen, dan kampus IPB baranangsiang yang terjangkau oleh backbone IPB. Penilaian kinerja adalah penilaian pegawai dengan kriteria penilaian kinerja dan produktifitas terkait pekerjaan. Saat ini data presensi juga digunakan sebagai dasar pengurang tunjangan kinerja yang saat ini sudah digunakan pada dua periode pengeluaran tunjangan kinerja yang dilakukan oleh pemerintah. b. Tujuan Pengembangan dan Pemeliharaan aplikasi Sistem Presensi dan Kinerja Pegawai secara berkelanjutan untuk mendukung tujuan operasional pengelolaan administrasi kepegawaian di Direktorat Sumberdaya Manusia IPB. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan 2008 Sekarang. d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengolah data presensi (Dit SDM), unit kerja pegawai untuk melakukan penilaian oleh pimpinan dan pegawai untuk melakukan verfikasi data kehadiran. e. Pemanfaatan Hasil (belum) Saat ini Sistem Presensi dan Kinerja Pegawai telah digunakan di Direktorat SDM melakukan pengolahan data presensi dan melakukan verifikasi penilaian pegawai. Bagi pegawai sistem ini juga sudah digunakan untuk memantau keberhasilan dalam melakukan absensi. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Peraturan kepegawaian dan prosedur standar baku yang belum stabil di IPB. Halaman ke-34

25 g. Rencana keberlanjutan Terintegrasi dengan rancangan basisdata terintegrasi IPB saat ini, sehingga sistem perlu dibangun kembali Sistem Informasi Manajemen Agenda Pimpinan a. Latar Belakang IPB sebagai lembaga penyelenggara pendidikan di indonesia merupakan salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki strukur organisasi yang terdiri dari lima kelompok utama organisasi yaitu: 1. Pimpinan Insitut 2. Pelaksana Akademik 3. Pelaksana Administrasi 4. Penunjang Akademik 5. Sekretariat Institut Masing-masing kelompok organisasi tersebut di pimpin oleh pejabat. Masingmasing elemen organisasi melakukan pekerjaan sesuai tupoksi yang ditetapkan beradasarkan pada visi dan misi ipb. Dalam aktivitasnya tentunya setiap elemen organisasi baik pimpinan, pejabat, dan pegawai memiliki aktivitas dinas seperti rapat, dinas luar, dan lain sebagianya. Sehingga saling terkait dan bersinergi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada. Secara formal aktivitias elemen organisasi tentunya disertai oleh surat, undangan, memo sehingga ada fakta atas aktivitas yang dilakukan. Oleh karena hal diatas tentunya diperlukan suatu informasi yang dapat memberikan informasi aktivitas pimpinan dan pengarsipan secara digital terhadap surat-surat yang masuk dan yang keluar serta yang didisposisikan ketiap elemen organisasi. b. Tujuan Maksud dari kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Agenda Pimpinan dan Sistem Informasi Persuratan adalah: 1. Memberikan informasi kegiatan Pimpinan berupa agenda pimpinan sehingga lebih efektif jika ingin melihat jadwal pimpinan, jika diharapkan hadir dalam suatu rapat, acara, dan aktivitas lainnya 2. Menyimpan dokumen-dokumen formal yang berkaitan dengan aktivitas organisasi secara digital 3. Melacak suatu surat jika suatu aktivitas tersebut didisposisikan ke elemen organisasi dari level pimpinan sampai level pelaksana dan penunjang Halaman ke-35

26 c. Pelaksanaan Program Kegiatan Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan Oktober 2014 Desember 2014 d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengguna di alamat e. Pemanfaatan Hasil Saat ini SMAP telah disosialisasikan ke sekretaris di lingkup rektorat, dan sudah digunakan oleh sekretaris pimpinan untuk melakukan entry agenda pimpinannya. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Tidak ada hambatan yang spesifik dalam pelaksanaan g. Rencana keberlanjutan Melakukan evaluasi dan peningkatan fitur pada SMAP Mengintegrasikan dengan basisdata terintegrasi yang sedang dikembangan oleh DIDSI Saat ini Sistem Informasi Pencatatan SPP a. Latar Belakang IPB Menerima mahasiswa dari berbagai jalur masuk seperti Jalur Undangan, Jalur Ujian Mandiri, Jalur Beasiswa dan Kerjasama, setiap jalur masuk yang diterapkan di IPB memiliki pola tagihan SPP yang berbeda. Selain hal tersebut jenis tagihan pada tahun pertama dengan tahun kedua dan seterusnya memiliki jenis tagihan yang berbeda pada jalur Undangan dan Jalur mandiri. Bervariasinya jenis tagihan di IPB akan menjadi sulit dicatat menggunakan pendataaan biasa. Lama studi mahasiswa yang bervariasi juga berpengaruh terhadap tagihan yang dibebankan ke mahasiswa. Untuk meningkatkan dukungan pihak bank terhadap IPB, tagihan yang dibebankan ke mahasiswa di distribusikan ke beberapa bank seperti BNI, Mandiri, BRI. Berdasarkan Proses bisnis yang telah diutarakan maka diperlukan sebuah sistem yang dapat mencatat tagihan SPP mahasiswa dan menyedikan format tagihan ke beberapa Bank terkait. b. Tujuan Pengembangan dan Pemeliharaan aplikasi SPP secara berkelanjutan untuk mendukung tujuan operasional pengelolaan informasi keuangan khususnya dalam melakukan pengelolaan SPP dalam lingkup Program Sarjana. Halaman ke-36

27 c. Pelaksanaan Program Kegiatan Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan 2008 Sekarang. d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengguna sistem spp (saat ini dikelola oleh direktora keuangan) di alamat e. Pemanfaatan Hasil Saat ini Sistem SPP telah digunakan oleh Biro Keuangan untuk membangkitkan data tagihan SPP setiap mahasiswa. Data tagihan SPP ini kemudian diekspor ke bentuk data tagihan bank sesuai dengan format yang telah disepakati oleh setiap bank yang telah melakukan kerjasama dengan IPB, yaitu: Bank BNI, Bank Mandiri, dan Bank BRI. Pihak bank melakukan upload ke sistem masing-masing, kemudian mahasiswa membayar SPP yang telah disiapkan oleh bank tersebut. Informasi tata cara pembayaran SPP bisa dilihat pada web atau melalui portal sistem informasi kemudian pilih menu How To Pay Tuition Fee. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Proses bisnis yang dalam beberapa tahun ini terjadi perubahan pada jenis tagihan, mekanisme penagihan dan isu penambahan bank terkait, membuat Sistem SPP yang ada saat ini perlu di evaluasi untuk dianalisis dan di re-engineering ulang agar lebih mengakomodir proses bisnis SPP di IPB. g. Rencana keberlanjutan Evaluasi Sistem SPP agar dapat mengakomodir proses bisnis SPP di IPB. Pembersihan data mahasiswa yang pada tahun pertama membatalkan menjadi mahasiswa di IPB. Pemeliharaan dan secara bertahap melakukan re-engineering sistem SPP Pengembangan Web Service a. Latar Belakang Dewasa ini perkembangan sistem berbasis jaringan semakin banyak dikembangkan. Salah satu perkembangannya adalah teknologi web services. Web services menggunakan standar yang tidak terikat pada suatu platform (platformneutral) dan tidak terikat pada bahasa pemrograman yang digunakan (languageneutral). Dengan demikian, web services memudahkan beberapa aplikasi atau Halaman ke-37

28 komponennya untuk saling berhubungan dengan aplikasi lain dalam sebuah organisasi maupun di luar organisasi. b. Tujuan Web service bertujuan untuk mengakomodir permintaan stakeholder yang memerlukan data, terutama data akademik dan data kepegawaian. Data yang dimaksud disini bukan data mentah, tetapi lebih merupakan suatu penyediaan antarmuka yang memudahkan pengembangan sistem aplikasi lain yang di lakukan oleh stakeholder tersebut. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Pengembangan web service telah dilakukan pada tahun sekarang. Web service ini masih terus diperbarui seiring dengan meningkatnya permintaan data dari stakeholder. d. Hasil Pelaksanaan Program No Tabel 2. Tabel Alamat Web Service Unit Kerja Hasil dari kegiatan ini adalah tersedianya suatu jalur komunikasi yang memungkinkan aplikasi dari luar mengakses data ke dalam basis data IPB tanpa melupakan faktor keamanan. Web service tersebut telah dapat diakses di alamat Web service terbagi menjadi beberapa situs yang sesuai dengan peruntukannya yaitu: e. Pemanfaatan Hasil Alamat Sistem Pengguna Unit Kerja Terlibat 1 S-KPM Departemen 2 EPBM Online KMM 3 SIMAK Pasca Sekolah Pascasarjana 4 SIMAKER Dit. SDM 5 SISFO 6 SIM SPP Fakultas MIPA Biro Keuangan 7 KRS Online Dit. AP 8 EPBM Online Pascasarjana Saat ini web service telah digunakan oleh Fakultas, Departemen, Direktorat Administrasi Pendidikan, Biro Keuangan, Direktorat Sumberdaya Manusia, Kantor KMM 9 SIMAKER Dit. SDM 10 PDPT/ServicePDPT.asmx Data PDPT Dit. AP Halaman ke-38

29 Manajemen Mutu, dan Sekolah Pascasarjana. Penggunaan dari web service ini tidak digunakan secara langsung oleh unit-unit tersebut, tetapi menggunakan aplikasi yang mengakses web service. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang ada lebih merupakan hambatan secara teknis seperti server yang mati sehingga web service tersebut tidak dapat diakses. Hal ini telah diatasi dengan memindahkan server web service ke cloud service sehingga tingkat downtime dari server dapat diminimalisir. g. Rencana keberlanjutan Permintaan akan web service akan meningkat seiring dengan kebutuhan akan data di unit-unit IPB. Perlu untuk dilakukan kontrol akses terhadap unitunit yang memiliki wewenang untuk mengakses web service tersebut. Perlu juga untuk membuat daftar prioritas dari permintaan web service, karena tidak semua permintaan akan web service dapat dilayani Sistem Informasi Peneriman Mahasiswa Baru IPB a. Latar Belakang Pendaftaran Penerimaan Mahasiswa Baru IPB mulai dari Program Diploma, Program Sarjana, dan Program Pascasarjana saat ini berbasiskan internet. Peminat dari berbagai penjuru tanah air dimungkinkan melihat informasi penerimaan mahasiswa baru yang tersedia di domain ipb.ac.id. Dengan demikian peminat yang akan mendaftar ke salah satu jenjang pendidikan tersebut, dapat melakukan pendaftaran secara online. Pendaftaran secara online tentu harus memenuhi kriteria persyaratan dan kejujuran dari peminat itu sendiri. b. Tujuan Menyediakan dan memelihara sistem informasi penerimaan mahasiswa baru multi strata IPB sesuai kriteria yang ditentukan IPB, sehingga calon pendaftar dapat melakukan pendaftaran calon mahasiswa dari tempatnya berada tanpa harus datang ke Bogor. Pendaftar calon mahasiswa datang ke IPB Bogor, apabila untuk melakukan ujian dan atau pendaftaran ulang yang memang harus dilakukan secara manual. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Program kegiatan penerimaan mahasiswa baru IPB secara online terbagi ke dalam beberapa situs web sesuai dengan strata penerimaannya sebagai berikut : Tabel 3. Daftar Situs Web Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru IPB Strata Penerimaan Program Diploma Situs Web Halaman ke-39

30 Program Sarjana Secara Nasional (Penerimaan Bersama seluruh PTN) Program Sarjana Secara Mandiri (dilaksanakan bersama-sama PTN lain) Program Sarjana Secara Mandiri (dilaksanakan oleh IPB) Program Sarjana Alih Jenis Pendidikan IPB Informasi Penerimaan Mahasiswa IPB (dikelola oleh Panitia Pusat SNMPTN) (dikelola oleh Panitia Pusat SBMPTN) Seluruh informasi penerimaan mahasiswa baru IPB tersedia pada situs web Pemeliharaan sistem penerimaan mahasiswa baru IPB perlu dilakukan setiap saat, karena informasi ini diakses setiap waktu oleh masyarakat umum. d. Hasil Pelaksanaan Program Tersedianya situs-situs web pendaftaran penerimaan mahasiswa baru IPB yang dapat dibuka dan ditutup sesuai jadwal penerimaan mahasiswa baru di IPB. Secara umum, tahapan pendaftaran mahasiswa baru IPB melalui salah satu situs tersebut adalah: akses ke salah satu situs web, mengisi formulir, melengkapi persyaratan, mencetak kartu peserta/bukti pendaftaran, mengikuti ujian tertulis (untuk strata yang mengadakan ujian), melihat hasil kelulusan, melakukan pendaftaran ulang untuk menjadi mahasiswa baru IPB. e. Pemanfaatan Hasil Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru IPB sudah dilaksanakan dan dimanfaatkan oleh IPB sejak tahun Diawali dengan Ujian Talenta Mandiri (UTM) sekarang menjadi Ujian Talenta Masuk IPB, kemudian disusul dengan Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa SPS, Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa Alih Jenis, dan Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa Program Diploma. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Informasi kebijakan pendaftaran diterima terlambat, sehingga informasinya tidak ter-update. Untuk hal ini perlu ada koordinasi diawali kegiatan penerimaan mahasiswa baru. Service dari mesin server yang terkadang mati. Untuk hal ini perlu ada pengaturan jadwal piket monitoring sistem. Tidak tersedia anggaran khusus untuk pemeliharaan sistem aplikasi penerimaan mahasiswa baru IPB. Untuk hal ini, mungkin perlu dimasukkan dalam kegiatan DIDSI sehingga memiliki RKAT sendiri. g. Rencana keberlanjutan Halaman ke-40

31 1.4 Subdit : Infrastruktur dan Jaringan Peningkatan Kapasitas Bandwidth dan Peralatan Pendukung a. Tujuan Meningkatkan kualitas layanan internet baik internal maupun external melalui penambahan kapasistas bandwidth dan menjamin selalu tersedianya koneksi internet (availability) melalui dua service provider, sehingga penggunaan berbagai layanan TIK IPB dapat optimal, memperkuat kapasitas perangkat hardware server pendukung layanan database, , LMS, Hosting, Blog, dan multimedia, serta melakukan pemeliharaan jaringan komputer IPB. b. Pelaksanaan Program Kegiatan Pelaksanaan program dimulai dengan menyusun TOR Peningkatan Layanan Reliabilitas TIK IPB melalui Sewa Bandwidth dan Komputasi Awan, TOR Peningkatan Layanan TIK IPB melalui Pengadaan Blade Server, TOR Pengadaan Perangkat Precision Air Conditioning, TOR Pengadaan PC untuk Cyber dan Perangkat Monitoring. Kegiatan ini dilanjutkan dengan proses lelang secara terbuka oleh panitia lelang IPB c. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi ke internet melalui dua service provider, yaitu Telkom dan Indosat dengan total bandwidth internasional 800 Mbps, total bandwidth domestik 400 Mbps dan interkoneksi antar kampus IPB dengan bandwidth 1,6 Gbps. IPB juga terkoneksi dengan cloud (komputasi awan) milik Telkom dan Indosat untuk keperluan backup. Pengadaan blade server untuk mendukung berbagai macam layanan aplikasi ICT. Pengadaan Precision Air Conditioning untuk menjaga kondisi lingkungan ruang server tetap dingin dan kering. Pengadaan PC untuk cyber dan perangkat monitoring jaringan, serta terlaksananya kegiatan rekonfigurasi dan pemeliharaan jaringan IPB. d. Aspek Penganggaran Untuk melaksanakan kegiatan tersebut digunakan anggaran yang bersumber dari Dana Masyarakat (DM) IPB dengan total anggaran (pagu kegiatan) sebesar Rp ,- dengan uraian penggunaan anggaran sebagai berikut: Kegiatan: Peningkatan Kapasitas Bandwidth dan Peralatan Pendukung Kode Mata Anggaran: Unit Penanggung DIDSI jawab/pelaksana Halaman ke-43

32 d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi layanan internet dan intranet melalui sewa bandwidth PT. Indosat, Tbk dan PT. Telkom, Tbk dengan rincian; a) Jaringan Private IPB Darmaga Bogor 1,6 Gbps, b). Link Domestik dengan total bandwidth 400 Mbps, c). Link Internasional dengan total bandwidth 800 Mbps. Beberapa layanan telah berhasil di backup di cloud Indosat, sehingga membantu kelancaran dan peningkatan layanan, serta reliabilitas TIK IPB. e. Pemanfaatan Hasil Koneksi internet merupakan kebutuhan pokok civitas akademika khususnya IPB. Akses internet di IPB merupakan layanan rutin yang setiap saat digunakan oleh user untuk kepentingan proses belajar mengajar, research dan administrasi pendidikan. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Utilisasi bandwidth internasional masih sangat dominan. Kualitas layanan internet tidak hanya bergantung pada lebarnya bandwidth tetapi juga bergantung pada perangkat-perangkat pendukung layanan internet diantaranya router border dan firewall. Kurangnya jumlah perangkat tersebut, menjadi salah satu hambatan dalam upaya meningkatkan layanan akses internet. Waktu lelang yang tidak dilakukan di awal tahun membuat kekhawatiran dalam proses migrasi data antar layanan cloud jikalau pemenang lelang berbeda dengan tahun sebelumnya. Dari sisi pembiayaan juga menjadi tidak efisien. g. Rencana Keberlanjutan Kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang setiap tahunnya harus dilaksanakan. Pada tahun anggaran kedepan perlu dilakukan peningkatan kehandalan layanan yaitu dengan peningkatan layanan bandwidth internet, pengelolaan bandwidth internal dan penguatan perangkat-perangkat pendukung. Proses lelang sebaiknya juga dilakukan di awal tahun, sehingga kekhawatiran putus koneksi atau migrasi data yang tergesa-gesa tidak lagi menjagi isu Peningkatan Kapasitas Hardware IPB a. Tujuan Tujuan dari program ini adalah meningkatkan kapasitas perangkat hardware pendukung layanan database, , web hosting, layanan IP (DNS dan DHCP), blog, cyber kampus dan perangkat monitoring. Halaman ke-45

33 Kegiatan ini harus menjadi kegiatan rutin yang setiap tahun harus dilakukan untuk menjamin keberlangsungan operasional jaringan komputer IPB Upgrade Perangkat Backbone, Revitalisasi Jaringan Serat Optic a. Tujuan sampai ke Unit Kerja, Perluasan Cakupan Wireless Meningkatkan kinerja dan aksesibilitas jaringan IPB dengan melakukan upgrade perangkat jaringan backbone IPB yang sudah cukup lama masa pakainya, melakukan upgrade perangkat firewall, memperluas jaringan serat optik IPB sampai ke unit kerja (departemen), dan melakukan perluasan cakupan wireless. b. Pelaksanaan Program Kegiatan Pelaksanaan program dimulai dengan menyusun TOR Revitalisasi Jaringan IPB melalui Upgrade Perangkat Backbone, TOR Peningkatan Ruang Cakupan Jaringan Wireless IPB, TOR Pengadaan Perangkat Firewall, TOR Pengadaan Jasa Konsultan untuk Revitalisasi Jaringan IPB melalui Penggelaran Serat Optik, TOR Revitalisasi Jaringan IPB melalui Pengelaran Serat Optik Unit Kerja, dan TOR Pengadaan PC untuk Cyber dan Perangkat Monitoring. Kegiatan ini dilanjutkan dengan proses lelang secara terbuka oleh panitia lelang IPB c. Hasil Pelaksanaan Program Beberapa perangkat backbone telah diupgrade ke model yang memiliki kinerja lebih baik. Ruang cakupan akses jaringan IPB ditingkatkan melalui pengadaan, instalasi dan konfigurasi perangkat access point yang pengelolaannya dilakukan secara terpusat. Perangkat firewall diupgrade ke model yang memiliki throughput lebih besar sehingga dapat mengoptimalkan bandwidth yang dilanggan. Kualitas interkoneksi antara unit kerja departemen dengan layer distribusi fakultas ditingkatkan melalui penggelaran serat optik. Layanan akses jaringan oleh civitas akademik IPB juga ditingkatkan melalui peremajaan PC untuk cyber. Untuk meningkatkan respon staf-staf jaringan terhadap permasalahan-permasalahan layanan jaringan, maka setiap staf dibekali dengan perangkat monitoring jaringan d. Aspek Penganggaran Untuk melaksanakan kegiatan tersebut digunakan anggaran yang bersumber dari Dana Masyarakat (DM) IPB dengan total anggaran (pagu kegiatan) sebesar Rp ,- dengan uraian penggunaan anggaran sebagai berikut: Upgrade Perangkat Backbone, Revitalisasi Kegiatan: jaringan serat optic sampai ke unit kerja, Perluasan Cakupan Wireless Kode Mata Anggaran: Halaman ke-48

34 d. Hasil Pelaksanaan Program Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah perluasan cakupan akses jaringan IPB melalui wireless access point yang dikelola secara terpusat. Masalahmasalah koneksi yang berkaitan dengan keberadaan access point liar dapat diatasi. e. Pemanfaatan Hasil Dengan perluasan akses jaringan komputer, maka kebutuhan civitas akademika terhadap layanan TIK di lingkungan kampus dapat terpenuhi. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan program ini antara lain: lambatnya proses pengadaan, menyebabkan kegiatan baru terlaksana di bulan-bulan terakhir. g. Rencana Keberlanjutan Kegiatan ini perlu terus dilanjutkan untuk meningkatkan aksesibilitas jaringan dari civitas IPB. Karena kecendrungan pengguna saat ini menggunakan perangkat wireless untuk mengakses jaringan (laptop, tablet, smartphone, dll), maka akses jaringan melalui access point perlu ditambah dan diperluas sampai ke kampus-kampus IPB yang lain (Baranangsiang, Cilebende, Gunung Gede dan Taman Kencana) Kebijakan dan Pengelolaan Transparansi Informasi a. Latar Belakang Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi IPB memiliki tugas teknis dan administratif institut dalam pengembangan pelayanan sistem informasi serta pengelolaan data berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyelenggaraan program institut. Kebutuhan pemenuhan data institut untuk PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi), Akreditasi BAN-PT, SIMAKER sudah menjadi keharusan. Disamping itu data dan informasi juga digunakan oleh pimpinan dalam perencanaan, evaluasi serta penyusunan program dan pengambilan kebijakan. Saat ini data yang terintegrasi dalam suatu sistem masih terbatas. Untuk itulah perlu dilakukan perumusan dalam kebijakan integrasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam bentuk Prosedur Operasional Baku untuk setiap kegiatan yang terkait dengan pengelolaan Sistem Informasi di lingkungan IPB meliputi bidang Sistem Informasi, Data Integrasi, Pengelolaan website, Pengelolaan layanan pengadministrasian, dan Infrastruktur Jaringan ICT IPB. Halaman ke-52

35 Penamaan Domain, Pengelolaan Mail, Single Sign On, Backup & Recovery, Google Apps, Infrastruktur, Monitoring, Standar Server, dan VOIP. Prosedur Operasional Baku (POB) yang berkaitan dengan kegiatan Sistem Informasi adalah: a) Rilis Perangkat Lunak dan Pemutakhirannya b) Perubahan Rancangan selama Pengembangan c) Pengujian Perangkat Lunak d) Perancangan Perangkat Lunak e) Pengajuan Pembuatan Perangkat Lunak f) Pendefinisian Basis Data g) Pemeliharaan Perangkat Lunak berdasarkan Jenis Adaptif h) Pembuatan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak i) Sosialisasi Perangkat Lunak j) Revisi Sistem Aplikasi Prosedur Operasional Baku (POB) yang berkaitan dengan kegiatan Integrasi Data adalah: Pembuatan Basis Data, Mapping Database, Lomba Web, Permintaan Data, Pelaporan Data PDPT, Penamaan Dokumen Digital, Migrasi Basis Data, Penggunaan dan Pengelolaan IPB Magazine, dan Penggunaan Media yang ada di IPB. c. Pemanfaatan Hasil Pemanfaatan hasil kegiatan berupa dokumen prosedur operasional baku yang dapat menunjang kegiatan operasional dan pelaksanaan layanan sistem informasi. d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Penyusunan dokumen masih membutuhkan quality control dari pemegang keputusan karena beberapa hal masih menjadi pertentangan, perlu ada tinjauan ulang dari dokumen yang telah disusun dan dibuat bertahap dalam bentuk version. e. Rencana keberlanjutan Prosedur Operasional Baku yang telah direvisi dan dirumuskan kembali sesuai dengan kondisi terkini akan difinalisasi dan disahkan oleh Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi kemudian di sosialisasikan secarainstitusional. Halaman ke-54

36 1.5 Subdit : Integrasi Data Peremajaan Repository dan Autorizing User Access a. Latar Belakang Pengembangan repository IPB yang kian pesat baik dari segi pengelolaan, pengguna, dan konten menuntut peremajaan.hal ini berfungsi untuk mempercepat kinerja pengelolaan dan penyediaan data untuk kepentingan pelayanan data dari pihak eksternal.repository IPB merupakan salah satu sistem informasi yang berkontribusi yang dapat meningkatkan Webometric terutama untuk kriteria excellence, yaitu banyak sedikitnya judul karya ilmiah yang terindex di google ataupun scholar google. Masih banyak pengelola karya ilmiah di IPB yang belum memahami tata cara agar karya ilmiahnya terindex dan bagaimana manfaat dari repository yang dikelola oleh IPB dapat berkontribusi terhadap kemungkinan tersebut. Perlunya melakukan upgrade terhadap aplikasi maupun konten dari repository menggunakan sistem yang lebih mudah diakses, versi terbaru dan stabil. Selain itu untuk dapat menggunakan aplikasi yang mempermudah penggunaan sistem diperlukan server yang memadai dari segi hardware dan software yang mendukung pengembangan aplikasi yang berbasis diluar website. b. Tujuan Kegiatan peremajaan repository ini bertujuan: 1. Meningkatkan kemudahan akses informasi secara efisien dengan mengembangkan system informasi Repository berbasis mobile 2. Meningkatkan kehandalan portal karya ilmiah IPB, yaitu dengan menambah kualitas dan kuantitas hardware dan software yang digunakan 3. Mengevaluasi perkembangan jumlah karya ilmiah guna memperkaya koleksi Repository IPB 4. Mempublikasikan konten yang ada di repository dengan fitur share via social media 5. Menumbuhkan kesadaran dari pihak terkait yang bisa mempunyai kontribusi untuk menunjang pengembangan konten repository dan menambah kuantitas koleksi didalamnya. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Kegiatan peremajaan repository IPB terbagi menjadi beberapa tahap kegiatan, tahapan tersebut yaitu: Halaman ke-55

37 Hasil pelaksanaan kegiatan ini, yaitu: 1. Fokus pengembangan Repository IPB Tahun 2014 adalah pada mobile application. Tahun ini aplikasi repository mobile dapat diakses menggunakan berbagai perangkat app store untuk android/google play store, Windows,windows phone,itune, blackberryworld, demikian juga dengan social media yaitu Facebook dan Twitter. 2. Aplikasi Repository bisa di install melalui Google Play dari masing-masing perangkat (Windows, Android, dan Blackberry) a. untuk mengakses via website bisa dilihat di alamat Web: b. untuk pengguna Android bisa diakses di alamat : c. untuk pengguna Windows bisa diakses di alamat: d. untuk pengguna Windowsphone bisa diakses di alamat: 3. Data validasi untuk data dari masing-masing koleksi sudah diunggah dan mengalami peningkatan jumlah koleksi. Berikut tabel perkembangan jumlah koleksi yang ada di Repository. 4. Konten yang ada di Repository yang bisa dipublikasikan, di share melalui media social dan dapat di akses di alamat Facebook dan Twitter di alamat 5. Karya Ilmiah yang sudah dilakukan Cleansing private access dan batchmarking yaitu PKM tahun f. Pemanfaatan Hasil Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan peremajaan Repository IPB yaitu pengguna dapat lebih mudah mengakses data yang dibutuhkan dengan fitur yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, kuantitas pengunjung dan data yang di share akan lebih meluas dan index pencarian di google akan meningkat. Dengan adanya aplikasi mobile Repository membantu meningkatkan jumlah pengunjung yang akan berdampak kepada perangkingan repository IPB dalam webometrics dunia. Hal ini dilakukan berdasarkan data yang diambil dari Google Anlytics, akses ke situs Repository IPB melalui perangkat mobile (Smartphone dan Tablet) memiliki nilai Halaman ke-57

38 yang tinggi. Rata-rata akses melalui perangkat mobile dari tanggal 1 Januari sampai 12 November Tahun 2014 adalah users. Akses terbanyak dilakukan melalui perangkat mobile dengan sistem operasi android seperti terlihat pada lampiran 5. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang pernah terjadi dalam pengelolaan repository adalah banyak data ganda baik itu dari author/title, namun setelah dilakukan konsolidasi data dengan perpustakaan, hal tersebut cukup bisa diatasai dengan baik. Namun permasalahan kuantitas koleksi dari data yang ada di Repository masih membutuhkan kerjasama dari pihak-pihak terkait untuk lebih terbuka dalam hal permintaan data. Upaya yang dilakukan saat ini bisa cukup berjalan dengan mendatangi unit terkait untuk meminta data yang akan di unggah di repository IPB. h. Rencana keberlanjutan Pengelolaan konten repository dan backup data menjadi agenda kegiatan selanjutnya. Penanggung jawab konten dari setiap unit kerja yang terlibat harus diperkuat dengan Standar Operasional dan Surat Keputusan Penanggung jawab Repository yang disahkan oleh pimpinan IPB (Rektor). Perlu diadakan cross check untuk mengetahui data yang valid untuk menyeimbangkan jumlah koleksi di unit terkait dengan sistem Repository IPB. Selain itu, Backup Repository di Server Cloud & Lokal merupakan rencana berkelanjutan untuk kegiatan ini Pemutakhiran Data dan Pelaporan PDPT a. Latar Belakang Pelaporan PDPT menjadi isu kuat yang dihadapi oleh setiap perguruan tinggi. Pelaporan PDPT telah menjadi kekuatan untuk mendorong setiap perguruan tinggi untuk melakukan pembenahan dan pelengkapan data institusinya, oleh karena pelaporan PDPT menjadi kunci untuk mendapatkan beasiswa mahasiswa, beasiswa dosen, sertifikasi dosen, pendaftaran NUPN/NIDN dosen, serta kedepan akan menjadi kunci untuk melakukan akreditasi program studi maupun akreditasi institusi. b. Tujuan Melakukan kegiatan pelaporan data pada PDPT untuk semester ganjil dan genap tahun akdemik 2013/2014, serta melakukan pendaftaran program studiprogram studi yang belum terdaftar pada PDPT, dan melakukan pengkinian data homebase dosen pada PDPT yang telah ditetapkan oleh Rektor IPB Nomor 236/IT3/KP/2014 tertanggal 1 September c. Pelaksanaan Program Kegiatan Halaman ke-58

39 1. Kelengkapan laporan semesteran dari tahun 2009 s/d 2013 menjadi acuan dalam penerimaan beasiswa bagi dosen dan mahasiswa, dan pendaftaran NUPN/NIDN. 2. Keberadaan data mahasiswa dan dosen menjadi acuan bagi perguruan tinggi swasta. 3. Data PDPT menjadi pijakan pengambilan keputusan bagi DIKTI. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Adapun hambatan yang ditemui dalam pelaksaan pelaporan data PDPT, yaitu: 1. Pengelolaan dan Prosedur pelaporan data semesteran ke PDPT berubah-ubah dan tidak pernah stabil. 2. Migrasi data yang dilakukan oleh Tim DIKTI dari PDPT ke PDDIKTI telah menghilangkan banyak data yang telah diupdate oleh setiap PT termasuk IPB. 3. Kesulitan mendapatkan data master dosen dan data master mahasiswa dari PDPT untuk dilakukan pemantauan sesuai dengan kondisi data di IPB. Untuk hal ini akan diminta secara resmi ke pengelola PDPT. 4. Pegawai yang memiliki kemampuan dalam Management Database dan dapat membuat Sistem serta melakukan migrasi data IPB dan selama ini sebagai Pengelola PDPT IPB melanjutkan studi S2 di ITS. Untuk hal ini dilakukan pengerjaalaan PDPT secara bersama-sama antara tim data dan programmer yang ada. 5. Sistem kurikulum IPB, khususnya kurikulum mayor minor tidak bisa diakomodir oleh sistem PDPT. Demikian juga sistem kurikulum yang dianut oleh Manajemen Bisnis (MB) IPB tidak sesuai dengan sistem yang dianut PDPT, sehingga mengharuskan ada konversi data dari model kurikulum MB menjadi data yang dapat diterima PDPT. h. Rencana keberlanjutan Meningkatkan kualitas pelaporan data institusi pada PDPT/PDDIKTI dengan bentuk kegiatan : 1. Pengembangan/pemantapan data governance; 2. Konsolidasi dalam membentuk data ownership dan data steward; 3. Penarikan/load data untuk kebutuhan pelaporan semesteran pada PDDIKTI; 4. Melakukan validasi dan verifikasi data sebelum dilakukan upload ke PDDIKTI; 5. Melakukan updating data pada PDDIKTI; 6. Menyelesaikan program studi yang masih terkendala dalam PDDIKTI; 7. Menyelesaikan homebase dosen pada PDDIKTI; 8. Mengembangkan sistem informasi PDDIKTI untuk kebutuhan internal IPB. Halaman ke-60

40 Lomba Website Unit Kerja 2014 a. Latar Belakang Salah satu tolok ukur yang digunakan dalam perangkingan suatu perguruan tinggi adalah penilaian terhadap situs webnya. Situs web merupakan sarana publikasi dan promosi keunggulan IPB yang efektif kepada masyarakat luas. Seberapa lengkap sebuah situs web perguruan tinggi dapat memberikan informasi mengenai profil, kegiatan, publikasi dan aspek lainnya, dan yang paling penting adalah apakah informasi situs tersebut mudah ditemukan oleh pencari informasi. Situs web IPB dan unit-unit di dalamnya telah ada namun masih perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan standar internasional yang ada. Berdasarkan teori WebQual, terdapat tiga dimensi yang mewakili kualitas suatu website, yaitu kualitas desain situs/kegunaan (Site Design Quality/Usability), kualitas informasi (information quality) dan interaksi layanan (Interaction Quality), maka hal ini tidak sejalan dengan tujuan perangkingan webometrics yang mengesampingkan faktor kegunaan, aksesibilitas, konten, maupun popularitas dalam melakukan perangkingan terhadap kinerja website universitas di dunia. Sedangkan menurut Rektor IPB dan ITB untuk menuju World Class University perlu ditunjang oleh penggunaan ICT dalam hal ini optimalisasi kinerja website sebagai media informasi yang paling relevan. Dalam Lomba Situs Web IPB 2014 ini akan ada penggabungan aspek kriteria webometrics, usability, accessibility, layanan interaksi dan optimasi mesin pencari (Search Engine Optimization) sebagai kriteria dalam melakukan perangkingan terhadap kinerja website di Lingkungan Institut Pertanian Bogor. Selanjutnya perangkingan akan menerapkan metode Fuzzy yaitu Simple Additive Weighting (FSAW) sehingga didapatkan hasil akhir website unit kerja di lingkungan IPB yang paling berpotensi dan memberikan kontribusi terhadap perangkingan universitas di dunia. b. Tujuan Lomba Web IPB merupakan suatu kegiatan rutin tahunan yang dilakukan DIDSI untuk membudayakan aktivitas knowledge sharing di dunia maya dengan memperhatikan rules/aturan pengembangan website terkini. Sehingga tujuan dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi serta keberlanjutan pembaharuan situs web unit-unit kerja di IPB. Hal ini dilakukan sebagai upaya memenuhi standar World Class University dan menjadikan web sebagai media untuk publikasi dan promosi keunggulan IPB. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Halaman ke-61

41 Agenda kegiatan Lomba web 2014 adalah : Tabel 4. Agenda kegiatan Lomba web 2014 No. Waktu Kegiatan 1 Juli-Agustus Assessment Kriteria Lomba Web IPB September Sosialisasi Kriteria Lomba Web IPB 2014 untuk Peserta 3 September November Periode Lomba Web IPB Desember Periode Penilaian dan Pengumuman Desember Pengambilan hadiah Dalam Lomba Situs Web Unit Kerja 2014 ini terdapat penggabungan aspek kriteria webometrics, usability, accessibility dan layanan interaksi sebagai kriteria dalam melakukan perangkingan terhadap kinerja website unit kerja di Lingkungan Institut Pertanian Bogor. Selanjutnya perangkingan dilakukan dengan menerapkan metode Fuzzy yaitu Simple Additive Weighting (FSAW) sehingga didapatkan hasil akhir website unit kerja di lingkungan IPB yang paling berpotensi dan memberikan kontribusi terhadap perangkingan universitas di dunia. Adapun syarat dan kategori peserta dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut : Peserta adalah situs web yang berada di bawah domain ipb.ac.id dan akan dikelompokkan menjadi beberapa kelompok kategori, yaitu: 1. Fakultas 2. Departemen 3. Program Studi Pascasarjana 4. Kantor, Direktorat, Sekretariat, Unit Kerja 5. Pusat Studi dan Lembaga Penelitian 6. Lembaga Kemahasiswaan 7. Blog Dosen 8. Blog Staff 9. Blog Student Peserta: yang telah menjadi Juara Umum selama 3 tahun berturut turut akan diberikan Penghargaan berupa piala tetap rektor dan tidak diikutsertakan kembali untuk 3 periode lomba situs web IPB berikutnya. Pemenang: Pemenang adalah Peserta yang dinilai oleh panitia lomba berdasarkan kriteria penilaian lomba yang telah ditentukan dengan nilai terbaik untuk setiap kategori. Halaman ke-62

42 Kategori Lembaga Kemahasiswaan Kategori Dosen Kategori Staf Kategori Mahasiswa Penghargaan Kategori Program Studi Pascasarjana Juara Umum Lomba Situs Web IPB 2014 Juara Kategori Khusus, Akselerasi Kinerja Website Terbaik Forum For Scientific Studies (FORCES) Dr.drh. Upik Kesumawati Hadi, MS dari Fakultas Kedokteran Hewan Toto Haryanto, S.Kom., M.Si. dari Dept. Ilmu Komputer Prof.Dr.Ir. Purwiyatno Hariyadi, M.Sc dari Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian, Ir. Anita Handayani, (Perpustakaan IPB) Titis Arifiana (Pusat Studi Biofarmaka) Murtiyarini (Departemen Proteksi Tanaman - FAPERTA) Muhammad Shalih dari Departemen Statistik, Fakultas MIPA Program Studi Manajemen Pembangunan Daerah Pusat Studi Biofarmaka (Biofarmaka) Departemen Gizi Masyarakat, Fakultas Ekologi Manusia pb.ac.id Adanya aplikasi berbasis web yang dapat menampilkan hasil perangkingan secara rinci dan dalam format grafik di alamat atau f. Pemanfaatan Hasil Adapun manfaat dari program kegiatan ini adalah meningkatkan semangat dan keberlanjutan aktivitas web sehingga situs web yang dimiliki dapat mencerminkan secara akurat aktivitas riil yang dilakukan oleh setiap unit di IPB. Unit kerja mendapatkan pola yang terpadu dalam mengembangkan websitenya sekalipun Halaman ke-64

43 dikembangkan oleh pihak ke-3, kriteria yang terdapat dalam lomba website dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan websitenya. Kriteria lomba website tahun 2014 terlampir. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan dalam penyelenggaraan Lomba website unit kerja tahun sebelumnya yaitu API (Application Programming Interface) berbayar yang digunakan untuk mengindex data penelusuran melalui information provider seperti Majestic SEO, ahref, dan Google untuk mendapatkan data yang akurat sudah sedikit banyak terbantu, namun karena beberapa provider tidak memberikan akses informasinya jika akun pembelian berasal dari Indonesia, maka hasil penelusurannya masih belum optimal (ex.ahrefs). Selain itu masih ada unit kerja yang belum memiliki staf khusus yang mengelola website secara intensif sehingga masih banyak website yang out of date. h. Rencana Keberlanjutan Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya agar terbentuk budaya mengisi situs web dan berbagi pengetahuan di Internet. Kegiatan ini akan diintegrasikan dengan kegiatan pengelolaan aplikasi berbasis web dan pengelolaan website official IPB. Perlu dikaji kembali kriteria lomba web yang dapat meningkatkan para pengelola website untuk lebih memperhatikan keterkinian konten websitenya Pengembangan Integrated Data dan Data Warehousing a. Latar Belakang Saat ini IPB memiliki 9 Fakultas, 1 Sekolah Pasca Sarjana dan Program Diploma, yang didukung oleh sekitar 1300 dosen dan 1400 pegawai, menjadikan IPB sebagai universitas yang sangat besar dengan sistem yang sangat kompleks. Pengelolaan sistem informasi di lingkungan IPB diawali dari pengembangan sistem informasi di masing-masing fakultas, aplikasi-aplikasi dan database pendukungnya dibuat secara terpisah dan tidak saling terhubung walaupun memiliki fungsi yang sama. Seiring berjalannya waktu, mulai dirasakan kebutuhan akan sistem dan data yang terintegrasi dimana sistem-sistem yang memiliki fungsi yang sama dijadikan satu sistem dengan database yang terintegrasi. Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi yang memiliki tugas dan wewenang untuk mengintegrasikan data dan sistem informasi di lingkungan IPB akan mengawali proses tersebut dengan mengintegrasikan database Akademik mulai dari Diploma, Sarjana dan Pascasarjana dengan database Kepegawaian dan database Kepakaran Dosen ke dalam sebuah Data Warehouse IPB. Halaman ke-65

44 b. Tujuan Tujuan kegiatan ini adalah melakukan integrasi data dari berbagai basisdata yang ada dalam setiap unit melalui data warehouse (gudang data). Kegiatan Pembangunan Data Warehouse IPB dilakukan dengan mengintegrasikan database Akademik mulai dari database Diploma, Sarjana dan Pascasarjana dengan database Kepegawaian dan database Kepakaran Dosen ke dalam sebuah Data Warehouse IPB. c. Pelaksanaan Program Kegiatan Pelaksanaan program kegiatan dalam pengembangan integrasi data dan data warehousing adalah dengan membangun sistem informasi menggunakan database terintegrasi. Arsitektur pengembangan basis data terintegrasi merupakan sebuah arsitektur untuk mengintegrasikan basis data berjalan menjadi bentuk normal sampai pada basis data yang terintegrasi. berikut ini gambar arsitektur pengembangan basis data terintegrasi: Halaman ke-66

45 Gambar 17. Gambar Arsitektur Pengembangan Basis Data Terintegrasi Database terintegrasi saat ini digunakan untuk pembuatan Management Support System (MSS), Sistem Informasi Akademik (SIAK) multistrata, dan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Berikut ini sistem informasi yang telah menggunakan database terintegrasi: Management Support System (MSS) Management Support System (MSS) adalah sistem yang dibangun untuk memberikan informasi mengenai data akademik dan data kepegawaian. Sistem akan menampilkan laporan dari data-data mahasiswa Diploma, Sarjana, dan Pascasarjana, serta data kepegawaian Institut Pertanian Bogor. Sistem ini dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pimpinan (Rektor, WR, Dekan, Departemen) dimana informasi yang dituangkan dalam sistem merupakan data yang terintegrasi dalam Data Warehouse IPB. Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan informasi data statistik aktivitas akademik dan pegawai yang terintegrasi kepada para pimpinan IPB. Data yang disajikan mencakup data statitik akademik, pegawai, dan dosen, ditampilkan dalam bentuk grafik, tabel, dan report yang dapat diunggah dalam format PDF maupun Excel. Dashboard sistem menampilkan data penting bagi pimpinan dalam bentuk grafis. Misalnya total keseluruhan mahasiswa IPB beserta rasionya. Sistem juga dapat menampilkan grafik rata-rata IPK, rata-rata masa studi, dan rata-rata waktu memperoleh pekerjaan, beserta prosentase lulusannya. Tidak hanya itu, sistem juga dapat menampilkan mahasiswa yang menerima beasiswa dan jumlah dana beasiswa yang diterima per tahunnya. Sistem ini dibangun menggunakan database terintegrasi. Saat ini tabel yang digunakan untuk MSS sebanyak 141 tabel. Proses pengembangan sistem sudah hampir selesai, sedangkan untuk antar muka masih dalam tahap penyempurnaan Sistem Informasi Akademik (SIAK) Sistem Informasi Akademik adalah sistem yang dibangun untuk mengelola kegiatan yang berkaitan dengan akademik. Saat ini sistem masih dalam tahap pengembangan. Selanjutnya sistem diharapkan akan mendukung kegiatan akademik, mulai dari penerimaan mahasiswa baru, proses perkuliahan, sampai proses wisuda mahasiswa. Halaman ke-67

46 Pada pelaksanaannya, untuk menghasilkan database yang terintegrasi maka dilakukan proses migrasi data. Migrasi data dilakukan dengan cara memindahkan data yang ada di database lama ke database baru yang telah disiapkan untuk integrasi. Hasil pelaksanaan program yang diharapkan dari kegiatan Pembangunan Data Warehouse IPB, adalah: 1. Entity Relationship Diagram dari data warehouse IPB dan dokumentasinya (terlampir) 2. Package Extract Transform Loading dari semua proses integrasi yang dilakukan dan dokumentasinya (terlampir) 3. Skema data warehouse IPB di dalam database Microsoft SQL Server dan dokumentasinya (terlampir) 4. Cube data warehouse IPB yang dapat di browse dan bisa digunakan untuk kepentingan pelaporan 5. Informasi dan data yang disampaikan melalui Dashboard (dapat dilihat pada sistem MSS) 6. Tersedianya basisdata terintegrasi dan data warehouse. f. Pemanfaatan Hasil Penggunaan database yang terintegrasi dapat memberikan kemudahan untuk pembuatan maupun pengembangan sistem informasi selanjutnya. Sehingga data yang diambil menjadi satu sumber dan lebih terpusat, dengan begitu keseragaman datanya dapat lebih akurat. Dengan adanya database yang terpusat, maka untuk pembuatan sistem baru nantinya tidak perlu menyusun ulang atau membuat struktur database yang baru. Karena database terintegrasi ini dapat digunakan kembali untuk pengembangan sistem selanjutnya. Perkembangan data sangat bermanfaat dalam kebijakan dan kegiatan civitas untuk ke depannya. Oleh karena itu, sangat diperlukan kerjasama dari semua Unit agar data yang dihimpun selalu update. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan dalam implementasi data warehouse dan migrasi data ini adalah adanya kebutuhan data yang belum didapatkan dari berbagai sumber, seperti Kemahasiswaan maupun Diploma. Proses migrasi data pun menjadi kendala ketika datanya itu sendiri yang tidak sesuai, sehingga tidak mensupport sistem dengan baik. Mekanisme migrasi data yang dilakukan menggunakan proses Export, Transform, dan Load (ETL). Proses migrasi data dapat dilihat pada lampiran. Halaman ke-69

47 h. Rencana keberlanjutan Pengembangan dan penyempurnaan data warehousing sangat diperlukan agar data yang diberikan dapat bermanfaat bagi user dan akurat dalam hal penyajiannya. Data yang tersedia juga perlu dioptimalkan dengan diolah sebaik mungkin, sehingga mampu memberikan informasi yang bermanfaat bagi user. Untuk itu, selanjutnya direncanakan membuat data-mart agar akses database ke server tidak lambat. Berikut ini desain data-mart yang akan digunakan untuk pengembangan data warehousing selanjutnya: SI TERINTEGRASI DB Terintegrasi ETL ETL ETL ETL DB Fakultas A DB Fakultas B DB Fakultas C D B M S Bu ssi ne ss La ye r SIMAK SIKEU SIMPEG SIMPEG SIMPEG Data Warehouse MSS Gambar 18. Desain Data Mart untuk Pengembangan Data Warehousing Program Pengelolaan Web Institusi a. Latar Belakang Hampir semua unit kerja di lingkungan Institut Pertanian Bogor telah memiliki website. Website ini diharapkan dapat menjadi jendela informasi untuk masyarakat umum mengenai unit kerja atau pun IPB. Namun, pada kenyataannya, banyak website unit kerja yang belum optimal pengelolaannya sehingga menyebabkan minimnya informasi yang bisa didapatkan. Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya sumberdaya manusia yang mempunyai kemampuan untuk mengelola website. Oleh karena itu, harus diadakan kegiatan-kegiatan yang dapat mendukung peningkatan konten website, baik secara kuantitas maupun kualitas. Pengelolaan website harus mendapatkan dukungan dari semua warga IPB, baik dari faktor pendanaan, sumberdaya manusia, mau pun infrastruktur. Selain kinerja web official IPB yang Halaman ke-70

48 dinamis seperti Berita/News, Agenda/Event, Pengumuman/Announcement, Belasungkawa (Condolance)/Penghargaan (Greetings) dan Link informasi. Sumber informasi untuk bidang akademik dan Pendaftaran dibandingkan dengan data terbaru dari Direktorat Akademik dan Pendidikan, data Kerjasama berasal dari Direktorat Kerjasama dan Program Internasional, sedangkan Informasi organisasi berdasarkan PERATURAN MAJELIS WALI AMANAT NOMOR 08/MWA- IPB/2014 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA INSTITUT PERTANIAN BOGOR. Translasi untuk informasi dinamis masih bekerjasama dengan staf ahli MKDU (Mata Kuliah Dasar Umum) yang secara periodik sesuai dengan keterkinian berita dan keterkinian informasi yang perlu dilakukan translasi. 3. Pengembangan aplikasi IPB Magazine untuk memperkaya konten website IPB dan portal majalah online IPB. Untuk memfasilitasi konten publikasi Humas yang terdiri dari 13 topik rubrik meliputi : 1. Pojok Riset 2. Dinamika Mahasiswa 3. Dinamika Kampus 4. Dinamika Dosen 5. Dinamika Tenaga Kependidikan 6. Pengabdian Masyarakat 7. Opini 8. Profil Alumni 9. Motivasi 10. Mahasiswa Asing 11. Orasi Ilmiah 12. Wisudawan Terbaik 13. Berita Foto Halaman ke-72

49 Dan halaman backend untuk mengelola konten tersebut. Alamat IPB Magazine adalah sedangkan dashboard halaman backend untukmengelola konten di halaman Gambar 19. Menu Dasboard IPB Magazine Gambar 20. Halaman IPB Magazine 14. Upaya memperkaya konten juga dengan mengembangkan portal gallery foto yang terhimpun di halaman Alokasi media untuk menghimpun foto-foto kegiatan maupun investasi IPB berupa bangunan, inovasi, alat dan lain sebagainya. Pengelompokan berdasarkan sumber gambar. Halaman ke-73

50 Gambar 21. Halaman Media IPB f. Pemanfaatan Hasil Hasil dari kegiatan ini adalah antara lain ; 1. Tertatanya website yang tersimpan di server IPB dan efektifitas pemanfaatan server lokal dan cloud lebih optimal. 2. Stakeholder IPB mendapatkan informasi yang relevan terkait dengan informasi keipban, selain itu hal ini sejalan dengan algortima search engine Google yang mengindex file terbaru dan saling terkait (internal linking). 3. IPB Magazine dan Media IPB menjadi solusi bagi portal informasi IPByang tersimpan di Kehumasan IPB. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang dirasakan dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah sumberdaya manusia yang masih kurang mencukupi karena hal ini merupakan kegiatan rutin yang membutuhkan perhatian dan kesungguhan yang optimal dan alokasi anggaran yang masih kurang karena keterlibatan intelektual manusia yang cukup besar. h. Rencana Keberlanjutan Perlu dilakukan peremajaan sistem website official IPB menjadi lebih responsif sehingga informasi dapat diakses menggunakan berbagai gadget sehingga rencana kerja selanjutnya adalah pengembangan aplikasi informasi website IPB dan IPB Magazine berbasis mobile harus direalisasikan. Halaman ke-74

51 Peningkatan Kinerja Web Institusi melalui Webometrics a. Latar Belakang Perangkingan yang sampai saat ini sangat mempengaruhi pencitraan suatu perguruan tinggi di dunia adalah Webometrics, yaitu merupakan metodologi yang digunakan untuk melakukan perangkingan seluruh universitas di dunia. Perangkingan tersebut menitikberatkan pada kriteria Visibility dan Activity melalui kinerja website setiap universitas di dunia. (Isidro Aguillo. [online] ada di [Diakses 2013]). Tujuan perangkingan webometrics adalah : 1) Untuk mendukung kehadiran halaman web akademis agar dapat menunjang OAI (Open Access Initiatives) / keterbukaan informasi terhadap knowledge yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh setiap universitas di dunia. 2) Bukan untuk mengevaluasi halaman web, desain, kegunaannya, konten, maupun popularitasnya, melainkan lebih kepada kebijakan terhadap kinerja web secara umum dengan mempertimbangkan banyaknya kegiatan, output, relevansi dan dampaknya. 3) Posisi perangkingan akan menunjukkan seberapa handal situs web universitas dijadikan sebagai cerminan universitas tersebut. Sebagai alat komunikasi ilmiah, pembelajaran jarak jauh, forum terbuka yang melibatkan masyarakat dan showcase universal untuk menarik bakat, pendanaan dan sumber daya lainnya. Untuk menunjang perangkingan tersebut maka perlu pengelolaan kinerja website pada domain ipb.ac.id melalui berbagai kegiatan yang dapat mendukung hal tersebut dengan melibatkan seluruh stakeholder IPB baik itu mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, mitra dan alumni Posisi terakhir perangkingan IPB tahun 2013 dalam perangkingan webometrics dunia adalah sebagai berikut : Edisi Tabel 6. Tabel Posisi Perangkingan Webometrics Duania Tahun 2013 Universitas Posisi Dunia Kriteria perangkingan webometrics 2014 Presence Impact Openness Excellence Januari UGM ITB UI Airlangga UNPAD UNIBRAW UNDIP IPB Halaman ke-75

52 Posisi 8 merupakan posisi perangkingan yang sangat jauh dari harapan, karena jika melihat pada sumberdaya dan kondisi sebenarnya maka IPB lebih relevan jika berada pada posisi 3 atau 4 Indonesia. b. Tujuan Tujuan utama kegiatan ini adalah menempatkan posisi IPB pada posisi perangkingan dunia dalam hal ini webometrics secara proporsional. Tujuan lain dari kegiatan ini adalah terciptanya budaya memanfaatkan Teknologi Informasi baik untuk publikasi karya ilmiah, promosi kompetensi institusi melalui website unit kerja, blog personal dosen maupun mahasiswa, sosial media, aktivitas open courseware, LMS, dan lain-lain. Sehingga pada akhirnya peningkatan popularitas dan aktivitas yang merupakan kriteria perangkingan webometrics dan perangkingan universitas kelas dunia lain akan secara langsung terangkat melalui budaya kerja yang terkondisikan tersebut. c. Pelaksanaan Program Kegiatan No Nama Kegiatan Waktu/Tempat 1 In House Training untuk penanggung jawab website unit kerja Fakultas, Departemen, Kantor/Direktorat/Unit, dan Pusat tentang Search Engine Optimization (SEO) Mei Melakukan Kerjasama dengan InboundID (partner Google) dalam hal jasa SEO untuk seluruh digital assets IPB Mei-Desember Kuliah Umum untuk Mahasiswa TPB TA. 2014/2015 tentang Fasilitas ICT-IPB, Etika komputasi (sosmed), dan Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics) September Sosialisasi ICT Untuk Mahasiswa Baru TA 2014/2015 dalam memanfaatkan fasilitas ICT IPB (LMS, Repository, Blog, dan Google Apps Untuk IPB) 30 September 14 Oktober Self Assessment Analisis Kualitas Website Fakultas, Departmen, Pusat Studi, dan KanDir Desember Pemanfaatan Social Media untuk meningkatkan nilai backlink IPB Juni-Agustus InHouse Training Tim IT DIDSI tentang Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps untuk meningkatkan Visibility September 2014 Halaman ke-76

53 Social Media & Content Marketing Part 1 Savitri Wibisarto Ishoma Social Media & Content Marketing Part 2 Savitri Wibisarto Digital Measurement Ridho Putradi S.Gara 2. Melakukan Kerjasama dengan InboundID (partner Google) dalam hal jasa SEO untuk seluruh digital assets IPB pada Mei-Desember 2014 dengan KPI capaian posisi perangking IPB dari rangking 8 menjadi rangking 3. Upaya yang telah dilakukan oleh InboundID adalah sebagai berikut : Dalam hal aktivitas peningkatan Backlink sebanyak 87 eksternal url (data terlampir). Dalam hal aktivitas peningkatan Content sebanyak 10 submitted article di eksternal media (data terlampir). Creative Content berupa graphics dan video di berbagai social media (data terlampir). Melakukan analisis untuk redirect official website IPB dari menjadi ipb.ac.id dan melakukan pendekatan indexing ke search engine Google. Gambar 22. Dokumentasi Kegiatan In House Training Search Engine Optimization (SEO) Halaman ke-78

54 Gambar 23. Gambar Melakukan Pencarian Menggunakan Search Engine Google. 3. Kuliah Umum untuk Mahasiswa TPB TA. 2014/2015 tentang Fasilitas ICT-IPB, Etika komputasi (sosmed), dan Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics) dilaksanakan pada Sabtu-Minggu tanggal September 2014 di Auditorium CCR Gedung TPB IPB. Peserta dalam kegiatan ini adalah seluruh mahasiswa TPB TA. 2014/2015. Materi yang disampaikan dalam kegiatan ini berikut pemateri adalah sebagai berikut : a. Fasilitas ICT-IPB dan Etika komputasi b. Pemateri : Dr.Idat Galih Permana, Firman Ardiansyah, M.Kom., Dr. Irman Hermadi, Drs. Mahfudin Zuhri, AsepMulyana, M.Kom. c. Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics) d. Pemateri : Siti Nuryati, S.Pt., M.Agr. (Kasubdit HUMAS) Selain Kuliah Umum, dihari yang sama juga diselenggarakan bazaar dan stand pameran produk ICT IPB meliputi layanan aplikasi Sistem Informasi Online, layanan ID IPB, dan CD berlisensi dari Microsoft. Jadwal dan dokumentasi foto terlampir. 4. Sosialisasi ICT Untuk Mahasiswa Baru TA 2014/2015 dalam memanfaatkan fasilitas ICT IPB dengan materi yang disampaikan adalah LMS, Repository, Blog, dan Google Apps Untuk IPB dan diselenggarkan pada 30 September 14 Oktober 2014 dikuti oleh seluruh mahasiswa TPB angkatan 2014/2015, Halaman ke-79

55 bertempat di Cyber Mahasiswa Singkong,Cyber Mahasiswa Merpati dan Gedung Pusat Komputer lantai 2. Dalam kegiatan ini mahasiswa mulai memanfaatkan mail student yang diintegrasikan dengan google apps, blog di halaman student.ipb.ac.id dan google site yang dapat meningkatkan visibility IPB dalam webometrics. 5. Self Assessment Analisis Kualitas Website Fakultas, Departmen, Pusat Studi, dan KanDir pada Desember 2014 dengan hasil analisi terlampir. Dimana dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan website pada seluruh kategori di Institut Pertanian Bogor memiliki keunggulan di masing-masing point penilaian, yang dapat memaksimalkan proses optimasi mesin pencari. Dari beberapa hasil analisa, didapatkan beberapa kombinasi yang dapat diambil kesimpulan rekomendasi untuk di implementasikan, Antara lain adalah: a. Mempublikasikan artikel secara berkala dan konsisten pada seluruh website IPB. b. Penambahan website backlinks yang berasal dari website dengan kategori yang sama, yaitu pendidikan, dalam hal ini adalah backlinks yang berasal dari domain yang akademis, sebagai contoh adalah.ac.id dan.edu. c. Menggunakan Judul Halaman dan deskripsi yang optimal, efektif dan berbeda untuk setiap halaman yang dipublikasikan. Hal ini bertujuan agar dapat lebih mudah di cari oleh user berkaitan dengan kata kunci yang berhubungan dengan materi website d. Membuat page title memberikan penjelasan singkat terhadap isi halaman. e. Untuk Page Title artikel, menggunakan judul artikel sebagai Page Title diikuti dengan keterangan departemen, sebagai contoh: f. Melakukan standarisasi terhadap penggunaan URL yang digunakan di situs IPB. Struktur URL yang baik untuk optimasi mesin pencari adalah dengan menggunakan format: namadomain.com/kategori/judul-halaman-artikel.html g. Melakukan internal linking antar website pada masing-masing kategori dan menuju situs utama IPB. Hal ini dapat dilakukan pada bagian kaki website (footer website) tersebut dengan meletakan tautan ke website halaman situs utama IPB ( dengan anchor text Institut Pertanian Bogor. h. Melakukan kerjasama dengan situs universitas lainnya atau pemilik website yang relevan dengan situs IPB untuk memberikan link menuju ke situs IPB. 6. Pemanfaatan Social Media untuk meningkatkan nilai backlink IPB Juni-Agustus Kegiatan ini bekerja sama dengan HUMAS IPB karena konten terbesar ada pada mereka. Adapun daftar media sosialyang dibuat dengan akun IPB dan dimanfaatkan untuk meningkatkan visibility IPB adalah sebagai berikut : Halaman ke-80

56 YouTube FB Twitter Google Play Detik.com Goal.com Kompas.com Liputan6.com Republika KapanLagi.com 101jakfm.com Antara News.com VivaNews LinkedIn Tangged.com Wanelo Vine Bubblews Blogekstra Path Tumblr Plurk Friendwoles : : : : IPB : Ipb.official : Ipb.official : Bogor Agricultural University : Ipbofficial : Bogor Agricultural University : Ipbofficial : Bogor Agricultural University : Ipbofficial : Ipb.official : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Ipbofficial : Ipbofficial : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University Digli : Bogor Agricultural University Pinterest Kaskus : Academia Mendeley ResearchGate : Bogor Agricultural University Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University : Bogor Agricultural University 7. InHouse Training Tim IT DIDSI tentang Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps untuk meningkatkan Visibility September 2014 diberikan kepada tim IT di Direktorat Integrasi dan Sistem Informasi untuk meningkatkan kemampuan dan Halaman ke-81

57 pengetahuan dalam mengelola website dan mendukung posisi perangkingan IPB dalam perangkingan webometrics. Gambar 24. Kegiatan inhouse Training Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps f. Pemanfaatan Hasil Seluruh kegiatan yang telah diselenggarakan bermanfaat untuk meningkatkan Visibility dan Activity IPB dalam perangkingan webometrics yang akan diumumkan Juli 2014 di alamat Hasil dari kegiatan tersebut akan meningkatkan citra IPB sebagai world class university. Adapun hasil dari kegiatan ini dapat dilihat dalam gambar berikut dimana IPB menduduki rangkin 4 Indonesia atau 813 dunia. g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Hambatan yang dirasakan antara lain dalam kegiatan yang melibatkan mahasiswa baru yaitu adanya kegiatan yang bentrok jadwalnya dengan kegiatan kemahasiswa lain dan menyebabkan kegiatan Kuliah Umum tidak dihadiri oleh seluruh mahasiswa IPB. Selain itu masih banyak website unit kerja yang masih belum diupdate secara rutin karena kurangnya sumberdaya manusia yang memiliki skill web development dan SEO masih rendah. Halaman ke-82

58 Gambar 25. Peringkat IPB pada webometrisc edisi Juli 2014 h. Rencana Keberlanjutan Untuk meningkatkan kinerja website IPB dan posisi perangkingan IPB di setiap perangkingan dunia baik itu webometrics maupun perangkingan lain maka kegiatankegiatan seperti ini perlu terus dilakukan dengan mempelajari trend yang ada dan melakukan pendekatan yang lebih baik lagi dengan penyedia informasi seperti Majestic SEO, aharefs, Validator W3C, WCAG, dan tentunya Search Engine Google. Selain itu perlu dilakukan kembali sosialisasi terhadap seluruh stakeholder IPB baik internal maupun eksternal dalam bentuk MoU atau naskah kerjasama untuk senantiasa menautkan alamat website IPB di website seluruh stakeholder IPB baik mahasiswa, alumni, maupun badan hukum lain Kebijakan dan Pengelolaan Transparansi Informasi a. Latar Belakang Dalam era teknologi dan informasi ini, institusi dituntut untuk dapat memberikan informasi yang akuntabel, akurat, tepat waktu, dan sah kepada para civitas academica baik untuk pelaporan maupun pendukung membuat keputusan/kebijakan. Hal ini dapat tercapai dengan kehadiran informasi yang transparan. Tujuan dari pelaksanaan kegiatan ini adalah untuk merumuskan dan mensosialisasikan kebijakan dan prosedur pengelolaan karya ilmiah. Kebutuhan akan kepastian hukum mengenai batasan publikasi karya ilmiah untuk karya ilmiah dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa dan hasil penelitian menyebabkan diperlukannya aturan hukum sebagai payung dalam kegiatan ini. Dasar Hukum yang ada saat ini adalah : 1. SK Rektor tentang Serah Simpan Karya Ilmiah/Publikasi 2. SK DIKTI Publikasi Karya Ilmiah Dosen 3. Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 4. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor N.05/I3/HM/2010 Tentang Halaman ke-83