inovate IPC Innovation Programme Mari jadikan inovasi sebagai budaya IPC, ini saatnya ide kita diimplementasikan!

Transkripsi

1 inovate IPC Innovation Programme Mari jadikan inovasi sebagai budaya IPC, ini saatnya ide kita diimplementasikan!

2 Program 3i telah dilaksanakan pada tahun 2013 sebagai permulaan penanaman budaya berinovasi di IPC... Flashback... 3i adalah Program yang memfasilitasi ide-ide sederhana terkait perbaikan proses bisnis (sistem & Prosedur) yang dampaknya dapat dirasakan langsung di lingkungan kerja masing-masing; Telah dilaksanakan 1 kali pada bulan Oktober Desember 2013 diikuti oleh 238 Peserta; Hanya melibatkan pegawai kelas dan TNO; Berupa ajang kompetisi di cabang dalam mengimplementasikan ide inovasi yang dinilai oleh Komite Inovasi di cabang masing-masing; 2 Energizing Trade. Energizing Indonesia

3 ...dari pelaksanaan 3i sebelumnya terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki agar dapat menjadi program yang berkelanjutan.. New concept of 3i inovate (IPC Innovation Program) BENTUK PROGRAM TUJUAN PROGRAM PARTISIPAN WAKTU PELAKSANAAN Suatu program BERKELANJUTAN dalam rangka mendorong dan memfasilitasi pegawai IPC dalam menyalurkan dan merealisasikan ide inovatif dan orisinil di lingkungan kerjanya Membiasakan pegawai IPC untuk berinovasi Memperoleh ide-ide baru dari pegawai untuk perbaikan di segala bidang di IPC Seluruh pegawai IPC yang terdiri dari: - Managerial; - Midle Managerial; - Staff/Pelaksana; - TNO Pengumpulan ide dapat dilakukan kapan saja disepanjang tahun dimana akan dilakukan monitoring dan apresiasi secara periodik 3 Energizing Trade. Energizing Indonesia

4 Pada dasarnya inovate merupakan satu siklus dalam berinovasi yang berdampak kepada perbaikan dari ide-ide yang ada... Excellence is not destination; it is a continuous journey that never end (Brian Tracy, Entrepreneur) Evaluasi Pelaporan Hasil implementasi Ide Baru / Inovasi Implementasi Ide Setiap ide baru yang diimplementasikan memiliki potensi untuk terus diperbaiki dan dikembangkan; Ide yang masuk ke dalam program inovate akan selalu dimonitor dan dievaluasi sehingga dapat terus berkembang; Program ini diharapkan dapat menumbukan kebiasaan untuk melakukan pengembangan yang berkelanjutan (continuous improvement). Continuous Improvement 4 Energizing Trade. Energizing Indonesia

5 inovate akan memfasilitasi setiap jenis ide yang ada, baik ide sederhana yang dapat langsung diimplementasi ataupun ide yang membutukan proses yang lebih panjang... Tahapan pelaksanaan Program inovate 4.a. Ide Sederhana 1. Pengisian Form 2. Pemeriksaan Drop box 3. Pemilihan Ide Pegawai dapat mengajukan ide-ide sederhana yang dapat langsung diimplementasikan Pegawai mengisi formulir (dapat secara individu ataupun kelompok) yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali (pada tanggal 15 di setiap bulannya) Change Agent akan memilah ide menjadi 2 kategori sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya oleh komite inovasi 4.b. Ide Complex Pegawai juga dapat mengajukan ide-ide yang membutuhkan persiapan dan proses yang lebih rumit 5 Energizing Trade. Energizing Indonesia

6 Tahapan yang dilakukan untuk implementasi IDE SEDERHANA 1. Pengisian Form 2. Pemeriksaan Drop box 3. Pemilihan Ide 4. Pengumuman 5. Memasukkan ide ke P2B *) Pegawai mengisi formulir yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali Change Agent akan memilih ide berdasarkan penjelasan langsung dari peserta dan melibatkan manajemen di bagian terkait yang dapat langsung diimplementasi di lingkungan kerjanya Change Agent akan mengumumkan ideide terpilih untuk dapat langsung diimplementasikan Pegawai yang idenya terpilih memasukkan idenya ke dalam kolom ide/inisiatif di P2B 10. Pemberian Reward 9. Pemilihan Inovator Sederhana Terbaik 8. Penilaian oleh atasan langsung 7. Pelaporan Implementasi 6. Implementasi Ide Inovator sederhana terbaik akan menerima reward menarik yang sesuai dengan implementasi ide nya Komite Inovasi akan memilih peserta dengan implementasi ide sederhana terbanyak dan terbaik dalam satu tahun terakhir Atasan langsung memberikan penilaian di P2B kepada hasil implementasi ide yang telah dilakukan peserta Pegawai dengan ide terpilih melaporkan hasil implementasi ide kepada atasan langsung & Change Agent Pegawai mengimplementasikan idenya dengan pengawasan atasan langsungnya *) ide yang dimasukkan ke P2B hanya ide yang berasal dari pegawai IPC. untuk TNO, pengawasan dan penilaian akan langsung dipantau oleh Change Agent dan atasan langsung tanpa melalui P2B (akan ada form manual untuk penilaian hasil implementasi yang akan diisi oleh atasan langsung dan akan diserahkan kepada Change Agent dan Komite Inovasi Pusat. 6 Energizing Trade. Energizing Indonesia

7 Tahapan yang dilakukan untuk implementasi Ide Complex 1. Pengisian Form 2. Pemeriksaan Drop box 3. Pemilahan Ide 4. Pelaporan kepada Komite Inovasi 5. Pemeriksaan Oleh Komite Inovasi Pegawai mengisi formulir yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali Change Agent akan memilah antara ide yang dapat langsung diimplementasikan dan ide yang perlu di eskalasi ke komite inovasi Change Agent akan melaporkan ide tersebut kepada komite inovasi Komite inovasi akan menilai ide dari originalitas, dampak yang dapat dirasakan, serta proses yang akan dijalankan 10. Pengumuman Implementasi Ide Terbaik 9. Penilaian hasil Implementasi 8. Implementasi Ide 7. Memasukkan ide ke P2B *) 6. Pemilihan Ide Komite Inovasi akan mengumumkan pegawai dengan implementasi ide terbaik **) dan pegawai tersebut berhak mendapatkan reward Hasil implementasi/progress implementasi tersebut akan dipresentasikan dan dinilai secara keseluruhan oleh komite inovasi Pegawai mengimplementasikan idenya dan melaporkan progress implementasi tersebut di P2B*) & kepada komite inovasi setiap bulannya Pegawai yang idenya terpilih memasukkan idenya ke dalam kolom ide/inisiatif di P2B Komite inovasi akan memilih beberapa ide yang akan diimplementasikan dan mengumumkan ide terpilih melalui media yang ada *) ide yang dimasukkan ke P2B hanya ide yang berasal dari pegawai IPC **) Pengumuman akan dilaksanakan pada awal/akhir tahu digabung dengan acara besar IPC seperti raker, townhall, stakeholder award, dll 7 Energizing Trade. Energizing Indonesia

8 Pengecekan drop box Timeline Change Agent Pemilihan Ide Seluruh Change Agent berkumpul untuk membahas ide yang akan dipilih Pengumuman dan pelaporan ke Komite Inovasi Penilaian hasil progress Bersama dengan mentor menilai progress dan hasil implementasi ide Komite Inovasi Pemeriksaan & Pemilihan Ide oleh Komite Inovasi Pengumuman* Implementasi Ide* Partisipan Implementasi Ide Pelaporan Mentor : Ide sederhana & kompleks : Ide Sederhana : Ide Kompleks Penilaian hasil progress *Mentor menilai hasil progress di P2B pegawai yang idenya terimplementasi *untuk pegawai dapat memasukkan rencana implementasi ide ke dalam P2B dalam rentang waktu tanggal Energizing Trade. Energizing Indonesia

9 Dalam pelaksanaan inovate perlu melibatkan beberapa pihak untuk menyukseskan pelaksanaan program ini.. Komite Inovasi Terdiri dari : Perwakilan Direktorat SDM Culture Team Peran: Mempersiapkan rencana pelaksanaan program (Co: kriteria pemilihan ide, kriteria penilaian,dll); Memeriksa ide yang masuk ke komite inovasi melalui presentasi peserta dan validasi ke bagian terkait; Memberikan dukungan kepada pegawai yang idenya terimplementasi Validasi hasil implementasi ide sederhana dan menilai implementasi ide complex Monitor P2B Change Sponsor & Change Agent Change Sponsor dan Change Agent yang berada di setiap Cabang dan direktorat (dapat pula dibantu dengan sub change agent) Partisipan Seluruh pegawai IPC terdiri dari: Managerial Midle Managerial Staff Pelaksana TNO/outsorce (dapat individu atau kelompok) Peran: Peran: Melakukan sosialisasi program Menyampaikan ide inovate inovasi Memeriksa drop box inovate Mengimplementasikan setiap sebulan sekali pada tanggal 15(Change Agent) ide inovasi (jika Memilah ide yang dapat langsung terpilih) diimplementasi dan yang perlu Melaporkan progress dieskalasi ke komite inovasi dan hasil ide inovasi Melaporkan ide-ide yang perlu kepada mentor, dieskalasi ke komite inovasi Change Agent, dan Monitoring implementasi ide bersama mentor Komite Inovasi Melaporkan realisasi pelaksanaan program inovate ataupun isu2 terkait pelaksanaan program di lingkungan kerja masing-masing kepada Komite Inovasi dengan mengisi log ide sebagaimana terlampir Mentor Atasan langsung dari partisipan Peran: Mendukung implementasi ide partisipan dan menjadi coach untuk partisipan Memberikan nilai di P2B partisipan atas progress/hasil implementasi ide Monitoring implementasi ide bersama dengan change agent 9

10 Petunjuk Pemilihan, Pemilahan, dan Penilaian

11 Apa yang dimaksud dengan INOVASI? Inovasi merupakan sesuatu berupa ide yang diimplementasikan dimana implementasi ide tersebut dapat merubah/membuat suatu proses menjadi lebih efisien/efektif dan dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya target perusahaan/visi perusahaan Dapat memberikan nilai tambah Merupakan suatu yang berkelanjutan 5 ELEMEN INOVASI Tidak selalu hal yang besar, tetapi bisa juga sesuatu yang sederhana Tidak selalu hal yang baru, tetapi juga dapat berupa peningkatan/perbaikan dari apa yang sudah ada sebelumnya Tidak selalu mengenai produk baru, tetapi dapat pula berupa proses, metode, dll Inovasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan membuat proses kerja menjadi lebih efisien serta memiliki produktifitas kinerja yang lebih baik

12 Kriteria Penilaian Pemilihan Ide Oleh Change Agent Ide yang dipilih merupakan ide orisinil dari peserta dan inovatif Original & Innovative Realistic Ide yang dipilih merupakan ide yang dapat direalisasikan sesuai dengan jumlah sumber daya yang ada Ide yang dipilih dapat memberikan dampak yang berkelanjutan Sustainable Positive Impact Ide yang dipilih memiliki dampak positif terhadap proses bisnis ataupun cara kerja 12 Energizing Trade. Energizing Indonesia

13 Kriteria Pemilahan Ide Dapat diimplementasikan langsung Ide orisinil; Merupakan ide sederhana; Memiliki dampak yang dapat dirasakan langsung; Tidak membutuhkan biaya / apabila membutuhkan biaya masih dapat ditanggung oleh lingkungan kerja dan sudah dianggarkan; Tidak membutuhkan waktu yang panjang untuk diterapkan (Kurang dari enam bulan sudah dapat diterapkan dan dirasakan dampaknya) Perlu dieskalasi ke Komite Pusat Ide orisinil; Merupakan ide kompleks/rumit; Dampaknya tidak dapat dirasakan dalam waktu yang cepat; Membutuhkan biaya yang besar dan alokasi anggaran khusus; Membutuhkan proses dan waktu yang panjang; Dalam keberjalanannya dibutuhkan koordinasi/kerjasama dengan divisi yang terdapat di pusat. 13 Energizing Trade. Energizing Indonesia

14 Cara Pemilihan Ide yang akan diimplementasikan oleh Change Agent Seluruh Change Agent duduk bersama dan membahas bersama ideide yang telah masuk di drop box sesuai dengan kriteria penilaian Peserta yang idenya dirasa memenuhi kriteria, akan diundang untuk memaparkan rencana pelaksanaan idenya kepada Change Agent, atasan langsung & bagian terkait Dari hasil paparan tersebut, Change Agent berdiskusi dengan atasan langsung dan bagian terkait untuk menentukan beberapa ide yang akan dijalankan di cabang dan yang akan dieskalasi ke komite Change Agent menentukan dan mengumumkan beberapa ide yang dapat langsung diimplementasikan oleh peserta. Notes: Atasan langsung dan bagian terkait (apabila ide yang diajukan cross function) diundang untuk mendengarkan pemaparan penyampaian ide bersama dengan change agent agar atasan langsung mengetahui bahwa subordinat nya memiliki ide yang ingin dijalankan, sedangkan untuk perwakilan bagian terkait diundang untuk turut melakukan validasi apakah ide tersebut sudah pernah direncanakan untuk dijalankan atau belum serta melihat kemungkinan pelaksanaan program tersebut 14 Energizing Trade. Energizing Indonesia

15 Sebagai bentuk apresiasi kepada peserta yang telah mengimplementasikan idenya peserta akan diberikan nilai di P2B setiap bulannya dan akan di rekapitulasi secara tahunan.. Kriteria Penilaian Hasil Implementasi Ide Peserta Progress Pelaksanaan Program Dampak Pelaksanaan Program Nilai diberikan apabila peserta sudah melakukan idenya ataupun sedang dalam proses pelaksanaan idenya. Penilaian juga dilakukan berdasarkan besar dampak yang ditimbulkan dari terlaksananya ide tersebut. Cara Penilaian Hasil Implementasi Ide oleh Atasan Langsung Peserta akan memberikan laporan atas progress pelaksanaan ide kepada atasan langsung masingmasing Atasan langsung mempelajari laporan tersebut serta mengadakan sesi diskusi dengan peserta untuk validasi progress pelaksanaan program Atasan langsung menilai dan memberikan feedback hasil implementasi ide di dalam P2B/form manual* dengan dilengkapi adanya Bukti Pencapaian serta mempertimbangkan progress dan dampak seobjektif mungkin Atasan langsung dapat mengkomunikasikan hasil penilaian implementasi ide kepada peserta baik secara lisan ataupun tertulis. 15 Energizing Trade. Energizing Indonesia

16 Formulir Pengajuan Ide

17

18