EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG & PENERIMAAN KAS ASURANSI KENDARAAN PADA PT ASURANSI EKA LLOYD JAYA.

Transkripsi

1 EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG & PENERIMAAN KAS ASURANSI KENDARAAN PADA PT ASURANSI EKA LLOYD JAYA Abstrak PT Asuransi Eka Lloyd Jaya adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang asuransi kerugian atau asuransi umum (General Insurance). Sebagai suatu perusahaan dalam bidang jasa, pelayanan dan kecepatan proses sangatlah berpengaruh dalam persaingan bisnis Asuransi yang makin ketat. Dalam proses bisnisnya, perusahaan sadar akan pentingnya kecepatan informasi dan pengendalian proses yang efektif dan efisien, maka dari itu sangatlah dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang handal sehingga diharapkan dapat mendukung kelancaran bisnis. Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan evaluasi adalah metode kepustakaan dan studi literatur yang berupa wawancara, dokumentasi dan observasi secara langsung terhadap objek penelitian. Pemilihan metode penelitian seperti yang disebut diatas tidak lain adalah supaya dapat tercapainya pendekatan terhadap masalah yang lebih rinci, sehingga solusi yang diberikan benar benar dapat diterapkan dan dapat meminimalkan bahkan menghilangkan kelemahan kelemahan yang ada pada sistem. Hasil dari evaluasi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada sistem berjalan pada perusahaan terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan. Kelebihan dari sistem berjalan dokumen yang digunakan mudah dimengerti dan dokumen yang penting mendapat otorisasi dari manajemen. Setiap pelaksanaan transaksi selalu ada internal check serta sistem informasi yang ada menghasilkan keluaran berupa informasi yang cukup memadai. Kelemahan yang diperoleh melalui evaluasi adalah jika dilihat dari segi struktur organisasi, masih terdapat dua fungsi dijabat oleh satu orang, pada sistem berjalan, masih terdapat dokumen yang seharusnya ada sehingga kredibilitas perusahaan dapat dipertahankan dan kesalahpahaman antar bagian dapat dihindari serta belum adanya internal audit pada perusahaan. Proses serah terima masih menggunakan register manual sedangkan dengan menggunakan komputerisasi proses serah terima lebih lancar dan cepat. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain dalam melaksanakan kegiatan operasional sistem secara umum telah berjalan dengan baik, masih terdapat beberapa entity didalam struktur organisasi yang merangkap dalam operasional, pengontrolan dokumen pada system masih kurang memadai dan belum ada internal audit yang secara independent dan bertanggung jawab langsung ke direktur utama. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, disarakan merancang sistem informasi akuntansi penjualan pada perusahaan lebih terkendali dan efektif serta mampu memperkecil resiko kemungkinan terjadinya penyimpangan atau kecurangan. Kata kunci : sistem informasi akuntansi, penjualan, piutang, penerimaan kas asuransi kendaraan. iv

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Strata-1 pada Fakultas Ekonomi jurusan Akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam penyususunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara Jakarta yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Parulian Sihotang, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA selaku Ketua Jurusan Akuntansi yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM. selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi dan selaku dosen pembimbing yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini serta membantu dalam mengarahkan penulisan skripsi ini. 5. Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan membimbing selama perkuliahan. 6. Civitas akademika Universitas Bina Nusantara tempat menimba ilmu selama ini. v

3 7. Bapak Michael K Lei, S.Kom, ANZIIF(Assoc.) CIP, Bapak Victor Setiana, Bapak Mario Setiawan, Bapak Tan Feter, Ibu Sakiyen dan seluruh karyawan PT.Asuransi Eka Lloyd Jaya yang telah memberi bantuan kepada penulis dalam melakukan penelitian dan pengumpulan data. 8. Kedua orang tua yang telah memberikan bantuan dan dukungan moril serta materiil kepada penulis dalam menyelesaikan penulis skripsi ini. 9. Sany Ngadiman, Yusli Djingga, Ratnawati, semua teman-teman Binus angkatan 02 dan semua teman-temanku yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna maka kritik serta saran yang membangun dari rekan-rekan pembaca sangat dibutuhkan agar dapat membuat skripsi ini jauh lebih baik. Jakarta, 5 Agustus 2006 Penyusun Mariana vi

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halam Judul Dalam Tanda Persetujuan Skripsi Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Gambar Lampiran i ii iii iv v vii xi xii BAB I : PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Penelitian 1 I.2. Ruang Lingkup Penelitian 2 I.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 2 I.4. Metodologi Penelitian 3 I.5. Sistematika Pembahasan 4 BAB II : LANDASAN TEORI II.1. Pengertian Sistem 6 II.2. Pengertian Informasi 7 II.3. Sistem Informasi Akuntansi 8 II.3.1. Definisi Sistem Informasi Akuntansi 9 II.3.2. Komponen Dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi 9 II.3.3. Pihak Pemakai Informasi Akuntansi 10 vii

5 II.4. Pengertian Perancangan Sistem 11 II.5. Struktur Pengendalian Internal 12 II.5.1 Pengertian Pengendalian Intern 12 II.5.2. Unsur-unsur Pengendalian Internal 13 II.5.3. Tujuan Pengendalian Internal 16 II.6. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit 17 II.6.1. Pengertian Penjualan 17 II.6.2. Tinjauan Umum Kegiatan Arus Penjualan 18 II.6.3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit 20 II.6.4. Jaringan Prosedur Sistem Penjualan Kredit 21 II.6.5. Dokumen yang Digunakan Dalam Penjualan Kredit 22 II.6.6. Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penjualan Kredit 23 II.7. Sistem Informasi Akuntansi Piutang 24 II.7.1. Pengertian Piutang 24 II.7.2. Dokumen yang Digunakan dalam Pencatatan Piutang 25 II.7.3. Metode pencatatan piutang 25 II.7.4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi piutang 26 II.7.5. Pengendalian secara intern atas piutang 27 II.8. Sistem Penerimaan kas 28 II.8.1. Fungsi yang Terkait 28 II.8.2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas 29 II.8.3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi piutang 30 II.8.4. Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas 30 viii

6 II.9. Sistem Pelaporan 31 BAB III : TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah Perusahaan 33 III.2. Bidang Usaha dan Wilayah kerja III.2.1. Jenis Produk Perusahaan 35 III.2.2. Bidang Usaha 36 III.2.3. Wilayah Kerja 36 III.2.4. Pemasaran 36 III.2.5. Karyawan 36 III.3. Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas 38 III.4. Gambaran Sistem yang Berjalan III.4.1 Metode Pengolahan Data Perusahaan 52 III.4.2. Dokumen yang Digunakan 52 III.4.3. Fungsi-fungsi yang Terakait 54 III.4.4. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT Asuransi Eka Lloyd Jaya 56 III.4.5. Pengendalian yang Diterapkan 60 III.4.6. Sistem Pelaporan 61 III.4.7. Identifikasi Masalah 62 III.4.8. Flowchart Untuk Sistem yang Berjalan 65 BAB IV : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG & PENERIMAAN KAS ASURANSI KENDARAN PADA PT ASURANSI EKA LLOYD JAYA ix

7 IV.1. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 72 IV.2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan 73 IV.3. Evaluasi Terhadap Penjualan 80 IV.4. Evaluasi Atas Prosedur Piutang 83 IV.5. Evaluasi Terhadap Pengendalian yang Diterapakan 85 IV.6. Flowchart Untuk Sistem yang Diusulkan 89 BAB V : SIMPULAN DAN SARAN V.1. Simpulan 97 V.2. Saran 98 Lampiran Daftar Pustaka Surat Keterangan Penelitian Daftar Riwayat Hidup x

8 LAMPIRAN Lampiran 1 Laporan Piutang Kendaraan 1 Lampiran 2 Laporan Penerimaan Kas Kendaraan 2 Lampiran 3 Laporan Produksi Asuransi Kendaraan Urut Polis 3 Lampiran 4 Laporan Produksi Asuransi Mingguan 4 Lampiran 5 Laporan Materai 5 Lampiran 6 Laporan Jurnal 6 Lampiran 7 Ledger 7 Lampiran 8 Surat Permintaan Penutupan Asuransi 8 Lampiran 9 Polis Kendaraan Bermotor 9 Lampiran 10 Kwitansi 10 Lampiran 11 Voucher Penerimaan Kas 11 Lampiran 12 Tanda Terima 12 Lampiran 13 Rinci Pembayaran 13 xii