MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA) FAKULTAS PERTANIAN UPN VETERAN YOGYAKARTA SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA) FAKULTAS PERTANIAN UPN VETERAN YOGYAKARTA SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI Naskah Publikasi disusun oleh Didik Susanto JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 BUILDING A WEB BEM (STUDENT EXECUTIVE BOARD) FACULTY OF AGRICULTURE PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN YOGYAKARTA UNIVERSITY FOR MEDIA COMUNICATION MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA) FAKULTAS PERTANIAN UPN VETERAN YOGYAKARTA SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI Didik Susanto Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKRTA ABSTRACT Student Executive Board of the Faculty of Agriculture, University of Development Nasioanal Yogayakarta Veterans is an organization engaged in the field of student affairs to establish a student activity through the medium of communication and information. In the process of communication and information, BEM Faperta National Development University "V" Yogyakarta is still using the conventional system, the communication and information is still done the old ways and not maximizing the use of modern technology. The student must come to campus to see information about the agenda and the latest news, while students are not always present on campus unless there is a course on that day. The development of communication and information at this time can be a boon for the organization BEM. It can be seen from the increase of Internet users growing factor and the cheaper internet connection at the moment. Communication and information is a vital part of a community because these systems provide the infrastructure that makes it possible to strengthen the relationship between students. Based on these realities, born the concept of web communication and information provider on the agenda, the latest news of an organization's Student Executive Board of the Faculty of Agriculture that aims to facilitate students in following activities - activities that exist within an organization. Keywords : Web, Communication and Information Systems, Organizations BEM

4 1. Pendahuluan Seperti yang diketahui, majunya sistem informasi saat ini memacu manusia untuk tidak ketinggalan informasi, khususnya dunia internet yang memberikan berbagai kemudahan bagi manusia atau instansi untuk memperoleh data baik yang bersifat ringan maupun penting atau rahasia. Pengaksesan dapat dilakukan tanpa batasan ruang dan waktu, sehingga menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Web atau www (world wide web) merupakan sebuah metode baru yang berjalan di dunia internet yang ahir-ahir ini berkembang dengan cepat. Dengan adanya media ini dapat menciptakan puluhan, bahkan ratusan aplikasi yang berjalan di bawah web. Telah banyak Web Badan Eksekutif Mahasiswa yang menampilkan diri diinternet melalui web, begitu juga dengan berbagai jenis web yang lain yang kini telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari internet. Web sedemikian populer karena mudah dibuat dan menawarkan banyak keuntungan, banyak sekali informasi yang di sediakan oleh webweb yang ada dan dapat di akses oleh siapa saja. Bahkan saat ini banyak pula Badan Eksekutif Mahasiswa yang menyediakan album-album foto hasil kegiatan melalui website. Web kini telah di jadikan salah satu bagian penting untuk informasi maupun layanan komunikasi kepada para mahasiswa dan masyarakat umum. Persaingan dibidang komunikasi sekarang ini selalu membutuhkan informasi yang aktual dan mudah di dapat, dengan demikian semakin terasa bahwa kebutuhan informasi akan komunikasi sangatlah penting. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian merupakan salah satu Fakultas Universitas Pembangunan Nasional Veteran yang berasal dari kota Yogyakarta yang perlu mempublikasikan kepada mahasiswa dengan cara memberi informasi yang lengkap dan jelas mengenai BEM Fakultas Pertanian. Media yang digunakan dalam penyampainan informasi dan komunikasi dirasa kurang maksimal, seperti penyebaran brosur maupun info di majalah dinding. Penyebaran informasi yang sedemikian dirasa masih memiliki banyak kekurangan antara lain, jangkau penyebaran yang kurang luas informasi dan komunikasi yang sangat terbatas dan proses update informasi yang relative kurang menguntungkan baik menyangkut biaya maupun waktu. Dengan demikian disini ditawarkan sebuah sistem penyebaran informasi dan komunikasi yang dapat melengkapi sistem lama yaitu memanfaatkan situs web di internet sebagai media sarana informasi dan komunikasi sekaligus promosi karena alasan tersebut maka penulis mengambil judul MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA) FAKULTAS PERTANIAN UPN VETERAN YOGYAKARTA SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI

5 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Teknologi web berkembang dengan sangat pesat, teknologi ini telah banyak digunakan pada bidang kehidupan manusia. Contohnya pada bidang kegiatan Badan Exsekutif Mahasiswa, dengan teknologi ini kegiatan informasi dan komunikasi menjadi lebih efektif karena tidak mngenal batasan ruang dan waktu, banyak sekali peneliti yang melakukan penelitian mengunakan teknologi ini. 2.2 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. 1 Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen elemenya akan lebih mudah dalam mempelajari suatu sistem dengan tujuan untuk menganalisis dan merancang suatu sistem. Analisis dan perancangan sistem harus mengerti dulu mengenai komponen komponen atau elemen elemen sistem dari elemen tersebut, meski sudah dirancang dengan baik, sistem tetap tidak akan berguna jika komponen elemen elemen tidak bekerja sama. 2.3 Konsep Dasar Informasi 2 Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebutkan, informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Information System, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut: 1 Hanif Al Fatta Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta, penerbit : andi 2007 : hal Teguh Wahyono. Sistem Infomasi, Yogyakarta, Penerbit Graha Ilmu, Hal 3.

6 Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. 2.5 Komunikasi Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain".[1]. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.[rujukan?] Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.[rujukan?] Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. 3 Tujuan komunikasi diantaranya yaitu: 1. Agar mahasiswa tahu kegiatan apa yang akan, maupun yang sedang berlangsung. 2. Menyebarkan informasi kegiatan, beasiswa maupun lomba. 3. Membentuk citra baik dimata mahasiswa sesuai dengan yang diinginkan. 3. Analisis Sistem 3.1 Analisis PIECES Digunakan untuk mengganti sistem lama, maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan analisis PIECES yaitu Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economic), Pengendalian (Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service). Analisis kelemahan ini diperlukan untuk memetakan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, mencari inti pokok dari permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan solusi yang baik bagi organisasi. Kinerja pada sistem lama pada dasarnya masih bersifat kurang efektif dan membutuhkan biaya lebih, waktu kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat 3 dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

7 diperoleh dengan cepat dan akurat karena adanya batasan ruang dan waktu. Oleh karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis sistem lama yaitu: 4 1. Analisis Kinerja (Performance System) 1. Saat ini Jumlah informasi yang dihasilkan oleh 100 lembar brosur atau sepanduk tidak akan efektif untuk memberikan informasi atau agenda. 2. Dalam memberikan layanan informasi, organisasi BEM harus melakukan kerja sama dengan percetakan dalam pembuatan media informasi yang digunakan sehingga waktu yang dibutuhkan juga bergantung dari jasa percetakan yang di tunjuk. 3. Saat ini pendistribusian materi kuliah ataupun pemberitahuan tugas kuliah, terbatas hanya dari dosen pengajar maupun dari teman. 2. Analisis Informasi (Information) 1. Media informasi pada organisasi BEM masih berupa spanduk/brosur sehingga kurang akurat, akurat dalam pengertian informasi yang di kemas dalam bentuk brosur/spanduk memiliki kemungkinan kesalahan penulisan yang mengakibatkan informasi yang terdapat di dalamnya tidak dapat dirubah. Mengingat sifat informasi yang terdapat dalam media cetak yang bersifat statistik. 2. Informasi diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kualitas media komunikasi bisa menjadi tidak relevan jika disampaikan kepada pihak yang tidak membutuhkan informasi sebagai contoh memberikan informasi kepada masyarakat atau kelompok yang sama sekali tidak berminat terhadap organisasi BEM yang di tawarkan. Kemudian infomasi yang dimuat dalam brosur/spanduk tidak detail sehingga bisa terjadi salah pengertian maksud dan tujuan informasi sehingga mengakibatkan nilai informasi menjadi tidak relevan. 3. Informasi yang dihasilkan oleh BEM akan selalu up to date dan apabila terjadi kesalahan informasi, akan mudah diperbaiki jika menggunakan sebuah web sebagi media komunikasi.. 4 M. Suyanto, 2004, Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran, Andi: hal 46-50

8 3. Analisis Ekonomi (Economy) 1. Diperlukan biaya untuk informasi melalui brosur atau spanduk setiap menyiapkan informasi. Apabila ada informasi yang ditambahkan/kesalahan maka harus mencetak dan menambah pengeluaran lagi. 2. Dengan menggunakan media komunikasi yang lebih detail dan interaktif dalam penyajian informasi dapat meningkatkan nilai tambah pada organisasi BEM Fakultas Pertanian UPN, untuk meraih keunggulan. 4. Analisis Pengendalian (Control) 1. Informasi yang ada pada brosur dan spanduk keamananya kurang dapat di kontrol, dan media ini mudah rusak ketika menyampaikan sebuah informasi. 5. Analisis Efisiensi (effisiency) 1. Dalam pembuatan brosur, banyaknya waktu dan tenaga yang terbuang tidak sebanding dengan jumlah yang dihasilkan. 2. Mahasiswa banyak yang tidak tahu tentang agenda maupun informasi yang akan di selenggarakan di kampus. 6. Analisis Pelayanan (Service) 1. Kurang optimalnya Informasi yang disampaikan lewat brosur dan spanduk yang tidak beragam. 2. Informasi yang disampaikan hanya beberapa informasi tertentu saja. Sedangkan organisasi BEM ini mempunyai banyak informasi yang ingin disampaikan kepada mahasiswa dan masyarakat seperti berita seputar kegiatan kegiatan dari BEM maupun informasi lainya mengingat keterbatasan ruang dalam media cetak brosur. 3. Kurang optimalnya promosi yang dilakukan sekolah guna memaksimalkan kualitas sumberdaya manusia yang masuk.

9 3.2 Perancangan Sistem DFD (Data Flow Diagram) Konteks Diagram Konteks diagram merupakan merupakan salah satu gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model salah satunya adalah logika model yang digambarkan dengan diagram arus data (Data Flow Diagram). Dalam diagram konteks juga digambarkan entitas eksternal yang merupakan perangkat pikir yang menghasilkan data yang diolah oleh sistem maupun tujuan dari informasi yang dihasilkan oleh sistem. Gambar 3.1 Konteks Diagram

10 DFD Level 0 Gambar 3.2 DFD Level 0 Keterangan gambar: DFD diatas merupakan DFD level 0 yang menggambarkan proses yang ada pada admin, user dan pengunjung.

11 DFD Level 1 Gambar 3.3 DFD Level 1 Keterangan gambar : a. Gambar di atas merupakan gambar level 1 dari aplikasi sintem komunikasi dan informasi b. Digram ini menggambarkan semua proses yang terjadi pada system beserta alur datanya. c. Semua proses diawali dengan proses 1, yaitu proses login oleh setiap entitas.

12 DFD Level 2 Proses 1 Login Pengguna Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses 1 Keterangan gambar : Gambar di atas merupakan gambar level 2 proses 1 yang menggambarkan aliran data proses login pennguna. 3.3 Perancangan Database Relasi Antar Tabel Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel

13 3.4 Perancangan Interface (Antarmuka) Halaman Pengunjung Gambar 3.6 Struktur Halaman Pengunjung Halaman Penggguna Gambar 3.7 Struktur Halaman Pengguna

14 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas, maka untuk tahap selanjutnya yaitu implementasi Sistem. Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang diusulkan atau dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diterapkan, dengan tujuan menguji sistem apakah sudah layak untuk diimplementasikan atau belum. Tujuan dari tahap ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Yang termasuk dalam tahapan ini antara lain manual instalasi, pembuatan database, pembuatan program, dan layout sistem. 4.2 Manual Program Manaual program merupakan petunjuk bagaimana suatu program digunakan manual program berisi tentang Manual program merupakan petunjuk bagaimana suatu program digunakan, manual program berisi tentang file-file yang diperlukan dan juga cara-cara pengoperasian program ini. Instalasi dan keterangan : 1. Instal program sistem operasi dalam hal ini Window7. 2. Instal program XAMPP, setelah program XAMPP terinstal baru source program diletakkan di sub direktori d:\xampp\htdoc\bemfaperta. 3. Jalankan program start apache dan start mysql. 4. Jalankan browser kemudian ketikkan localhost/bemfaperta di address bar, maka akan tampil halaman beranda.

15 4.3 Halaman Antarmuka Pengunjung Halaman Beranda Gambar 4.1 Halaman bereanda Halaman Hubungi Kami Gambar 4.2 Form Hubungi Kami

16 Halaman Mini Chat Gambar 4.3 Form Mini Chat Admin Halaman Login Pengguna Gambar 4.4 Halaman Login Pengguna

17 Halaman Pengguna Admin Gambar 4.5 Halaman Pengguna Level Admin Halaman Pengguna Level User Gambar 4.6 Halaman Pengguna Level User

18 Halaman Input Berita Gambar 4.7 Halaman Input Berita Halaman View Berita Gambar 4.8 Halaman View Berita

19 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan proses perencanaan, analisis, desain, implementasi pada website BEM Fakultas Pertanian ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut. 1. Proses pengembangan website BEM ini dimulai dari tahap perencanaan, analisis, desain, implementasi. Perencanaan dibuat agar sistem yang akan dibangun lebih terarah. Fokus pada analisis dan perancangan yaitu berupa Data Flow Diagram (DFD) dan normalisasi. Serta analisis kebutuhan system dan analisis kelayakan juga sangat membantu dalam mengambil keputusan suatu sistem layak atau tidak layak untuk dikembangkan. 2. PHP, HTML, CSS dan JQuery dapat dikolaborasikan sehingga didapatkan tampilan dan fungsi yang sederhana, menarik dan mudah, baik pada saat digunakan dan juga proses pengembangannya. 3. Ada dua metode yang digunakan untuk menguji sistem, yaitu blackbox testing dan whitebox testing sehingga terbebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak dikehendaki. Sehingga diharapkan sistem website BEM Fakultas Pertanian ini bisa memberikan komunikasi dan informasi yang berkualitas bagi mahasiswa, dosen ataupun pengunjung. Berdasarkan implementasi terhadap program oleh user, memang masih perlu pengembangan yang berkelanjutan. 5.2 Saran 1. Fungsi-fungsi yang ada dapat disesuaikan lagi dengan kebutuhan yang lebih spesifik. 2. Pada web BEM Fakultas Pertanian ini belum ada fungsi forum khusus buat jurusan Agreteknologi untuk dapat berkomunikasi dan sharing ilmu lebih baik lagi, diharapkan untuk pengembangannya ke depan bisa ditambahkan. 3. Pada web BEM Fakultas Pertanian ini belum ada fungsi atau fitur e- learning yang mungkin lebih berguna dikemudian hari. 4. Dari segi tampilan antarmuka bisa disesuaikan agar terlihat lebih menarik. 5. Web BEM Fakultas Pertanian dapat terus dikembangkan agar lebih menarik, up to date dan sesuai kebutuhan.

20 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset M. Suyanto, 2004, Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta : Andi Offset Teguh Wahyono Sistem Infomasi, Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu. Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas diakses tanggal 25 juli 2012