4.6. Sample, Size dan Evaluate

Transkripsi

1 4.6. Sample, Size dan Evaluate Dalam bagian ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan perintah Sample, Size, dan Evaluate. Perintah-perintah tersebut berguna dalam menentukan ukuran sample (sample size), menarik atau mengambil (draw sample), dan mengevaluasi kesalahan sampel (evaluate sample errors). Perintah Sample digunakan dalam memilih sampel record statistik (statistical record) atau sampel unit moneter (monetary unit sample MUS) dari suatu populasi di dalam sebuah input file. Perintah Size digunakan dalam menentukan ukuran sampel yang sesuai untuk sampel-sampel record dan unit moneter. Perintah Evaluasi digunakan dalam menentukan pengaruh kesalahankesalahan yang terdekteksi dalam hasil penarikan sampel (sampling) pada keseluruhan populasi. Membuat Dokumen Baru Menyiapkan dokumen baru: 1. Buat dokumen baru, 2. Di dalam jendela Overview, pilih ar dan tarik (drag) ke application workspace untuk membuka Default View dari input file ar yang berhubungan dengan data file AR.fil. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 97

2 Menyiapkan file Anda untuk sampling Sebelum mengerjakan suatu sample, gunakan perintah-perintah Stasistic untuk menentukan informasi yang berguna mengenai Amount field. Langkah-langkah untuk menampilkan statistik untuk penarikan sampel (sampling): 1. Klik tanda (Statistics) atau klik [Analyze] dalam menu bar kemudian pilih [Statistics]. Kotak dialog Statistics akan muncul; 2. Di dalam kotak daftar [Statistics On ], klik amount; 3. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah. ACL menampilkan field statistics di dalam jendela Command Log, sebagaimana tampak dalam Gambar Total record untuk menghitung sampel Nilai absolut dari amount field untuk contoh MUS Gambar 4.32 Tampilan Layar Command Log: Hasil Penggunaan Perintah Statistics Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 98

3 Metode Sampling ACL menawarkan dua metode dasar sampling, yaitu: sampling record dan monetary unit sampling (MUS). Kedua sampling tersebut memungkinkan diterapkannya penarikan sampel interval (interval sampling) dan penarikan sampel acak (random sampling). Anda juga dapat menambahkan opsi tambahan untuk lebih lanjut membatasi (restrict) atau mendefinsikan sampel. Pilihan-pilihan untuk MUS dan Record Sampling Penarikan sampel secara acak (Random Sampling) Penarikan sampel secara interval (Interval Sampling) Penyeleksian dengan interval tetap setelah dilakukan pengacakan awal (start random). Penarikan sampel dalam sel (Cell Sampling), yaitu penyeleksian secara acak dalam setiap interval) Pilihan Tambahan Sampling konditional, dengan IF, WHILE, NEXT, First Causes. Penempatan otomatik atau manual (untuk kemampuan pengulangan) Pilihan-pilihan untuk Monetary Unit Sampling (MUS) Tidak ada pengulangan (No repeats) Bagian dari sampling (Subsampling) Batas atas strata (Top stratum cutoff) Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 99

4 Memilih suatu pendekatan sampling Pilihan sampling yang Anda pilih bergantung pada penilaian Anda atas karakteristik dari suatu populasi, juga dengan kebutuhan dan preferensi Anda saat ini. Ketika Anda memilih sebuah pendekatan sampling, kiranya perlu untuk memahami dampak dari sampling bias dan metode pemilihan terhadap hasil dari masing-masing pilihan sampling yang ada dalam ACL. Bias Kata bias mengacu pada kesempatan dari penyeleksian yang berkaitan dengan setiap item dalam suatu populasi. Bias bervariasi sejalan dengan pilihan sampling yang Anda pilih: Item dengan nilai lebih tinggi cenderung menjadi bias dalam penggunaan MUS Sebuah sample record tidak bias Pembatasan pilihan menyebabkan kelas-kelas transaksi, seperti nilai yang tinggi dari suatu item kunci atas sejumlah tertentu suatu mata uang (misalnya, dollar), menjadi bias. Penetapan suatu persyaratan akan menyebabkan kelas (atau record) menjadi bias. Contoh yang termasuk ke dalam persyaratan dimaksud adalah item dalam kelas produk 05 atau jumlah yang melebihi $ dalam bulan April. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 100

5 Metode seleksi Perintah Sampel mempunyai 3 parameter yang dapat Anda gunakan untuk menentukan metode tertentu yang dapat diterapkan ACL dalam menarik sampel: Penarikan sampel dengan interval tetap (Fixed interval sampling) dibutuhkan ketika Anda berkeinginan untuk menggunakan perintah Evaluate untuk mengetahui pengaruh dari kesalahan-kesalahan dalam populasi. Ukuran sampel yang ditentukan oleh perintah Size juga dirancang untuk digunakan dengan penarikan sampel dengan interval tetap. Penarikan sampel dengan interval tetap menuntut Anda untuk menentukan sebuah nilai interval dan angka acak awal (random start number). Penarikan sampel sel (Cell Sampling), atau biasa dikenal juga sebagai sebuah sampel interval acak (random interval sample), memilih satu item acak dari setiap kelompok. Populasi dipecah ke dalam beberapa kelompok dalam ukuran intervalnya. ACL secara otomatik menghasilkan angka-angka acak yang dibutuhkan. Anda menetapkan suatu angka interval, suatu angka acak, dan, secara opsional untuk MUS suatu batas. Penarikan sampel secara acak (Random Sampling) menghasilkan jumlah yang diinginkan dari angka-angka acak antara 0 dan populasi yang ditetapkan. Angka-angka acak ini kemudian digunakan untuk menyeleksi. Anda harus menentukan jumlah penyeleksian yang diinginkan, sebuah nilai acak pokok, dan ukuran populasi. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 101

6 Penarikan sampel unit keuangan (Monetary Sampling Unit) MUS cenderung untuk memilih record dalam data file yang memiliki nilai lebih besar. Sebagai contoh, angka satu juta dollar cenderung akan dipilih terlebih dahulu daripada angka seratu ribu dollar. Kesempatan pemilihan adalah secara proporsional sebanding dengan ukuran item-nya. Menggunakan Perintah Size untuk MUS Langkah-langkah penggunaan perintah Size untuk menentukan ukuran sampel (sample size), interval, dan Batas Maksimum Kekeliruan (Maximum Tolerable Taintings) dari MUS, adalah sebagai berikut: 1. Pilih [Sampling] dari menu bar, kemudian klik [Size]. ACL akan menampilkan kotak dialog Size, sebagaimana tampak dalam gambar berikut; Gambar 4.33 Tampilan Layar Kotak Dialog Size: Default Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 102

7 2. Ketikkan angka 95 ke dalam kotak teks [Confidence]. Confidence atau konfiden adalah tingkat realibilitas (dengan satuan persen) yang Anda inginkan; 3. Ketikkan angka ke dalam kotak teks [Population]. Populasi untuk suatu MUS merupakan nilai mutlak dari field yang dijadikan sampel; 4. Ketikkan angka ke dalam kotak teks [Materiality]. Materiality merupakan jumlah error saat mana suatu tindakan harus dilakukan. Dalam contoh ini, kesalahan yang diperkirakan kurang dari $ 12,000 masih dapat diterima. ACL menampilkan kotak dialog Size seperti tampak dalam gambar di bawah ini; Gambar 4.34 Tampilan Layar Kotak Dialog Size: Setelah Proses-1 5. Klik [Calculate] untuk menampilkan hasilnya. Kotak dialog Size akan terlihat seperti pada gambar berikut : Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 103

8 Gambar 4.35 Tampilan Layar Kotak Dialog Size: Setelah Proses-1 6. Kemudian klik [OK]. ACL menampilkan Hasil dari perhitungan dalam jendela Command Log, seperti terlihat dalam gambar berikut. Gambar 4.36 Tampilan Layar Command Log: Hasil Penggunaan Perintah Size Menarik Suatu MUS dengan Interval Sampel Tetap Anda dapat menggunakan hasil dari perintah Size untuk menarik sebuah sampel. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 104

9 Langkah-langkah penggunaan hasil dari perintah Size untuk menarik sebuah sampel adalah sebagai berikut: 1. Klik [Sampling] dari menu bar kemudian pilih [Sample]. ACL menampilkan kotak dialog Sample seperti dapat dilihat dalam Gambar 4.37 berikut; Gambar 4.37 Tampilan Layar Kotak Dialog Sample: Default (Untuk memasukkan pilihan lingkup (scope) parameter dan pilihan lainnya dalam kotak dialog Sample, Anda bisa meng-klik tombol [More]) 2. Ketikkan angka 4000 ke dalam kotak teks [Interval]. Interval adalah nilai yang ditentukan oleh ukuran kalkulasi sebelumnya; 3. Ketikkan angka 234 ke dalam kotak teks [Start]. Angka yang diketikkan bisa sembarang angka acak (random number); 4. Ketikkan SAMPSIZE ke dalam kotak teks [To ] untuk disimpan. Kotak dialog Sample akan terlihat seperti gambar di bawah. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 105

10 Gambar 4.38 Tampilan Layar Kotak Dialog Sample: Setelah Proses 5. Klik [OK] untuk menyelesaikan perintah Sample. ACL menampilkan SAMPLSIZE.FIL (Gambar 4.39); Gambar 4.39 Tampilan Layar Default_View: SAMPLSIZE.FIL 6. Hasil perhitungannya akan muncul dalam jendela Command Log (Gambar 4.40). Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 106

11 Gambar 4.40 Tampilan Layar Command Log: Hasil Penggunaan Perintah Sample Mencetak Hasil Perintah Sample Jika Anda ingin membuat sebuah record dari sampling parameter yang ANda gunakan untuk sampel ini, Anda bisa mencetak informasinya. Langkah-langkah untuk mencetak jendela Command Log: 1. Klik jendela Command Log untuk mengaktifkannya; 2. Klik kotak teks [Command Type], pilih Last Result; 3. Pilih [File] dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog [Print]; 4. Klik [Print]. MUS dengan Batas Stratum Atas (Top Stratum Cutoff) Ketika melakukan MUS dengan salah satu dari kedua metode sampling interval, ACL secara otomatik menstratifikasi populasi ke dalam strata atas dan strata bawah, berdasarkan nilai absolut dari file yang dijadikan sampel. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 107

12 Item strata atas adalah item-item yang nilai absolutnya sama dengan atau lebih besar dari intervalnya. Item-item ini secara otomatik dipilih dan kemudian ditambahkan dengan mengubah sisa populasi, yaitu strata paling bawah, menjadi subjek dari interval sampel tertentu dari MUS. ACL mencakup sebuah parameter batas (Cutoff parameter) untuk setiap perintah interval sampel yang digunakan. Hal ini memungkinkan pengguna (user) untuk mengesampingkan fungsi penggunaan otomatik dari ACL dalam menetapkan interval sebagai dasar untuk batas (cutoff), dan daripada menggantikan batas-(cutoff)-nya sendiri, biasanya beberapa nilai yang lebih kecil daripada interval. Untuk memasukkan sebuah nilai batas (Cutoff value) yang lebih besar daripada interval yang telah ditentukan akan menyebabkan item menjadi lebih besar daripada interval yang dibutuhkan agar tetap berada dalam strata bawah. Item-item tersebut kemudian akan memiliki kesempatan untuk dipilih yang lebih besar daripada yang kemungkinan tidak diinginkan (kecuali item tersebut menggambarkan jumlah yang memadai untuk mana pengujian jumlah pendukung ganda (multiple supporting amount) lebih disukai. Catatan: modifikasi atas batas atas strata seharusnya hanya dapat dibuat oleh seorang ahli (specialist) yang pengalaman dalam teori-teori teknik yang berhubungan dengan penarikan sampel statitistik (statistical sampling). Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 108

13 Tanpa pengulangan Metode sampling Tanpa Pengulangan (No Repeats) tidak dapat diterapkan pada sampel acak (random samples). Dengan sampel acak, Anda dapat menggunakan uji If (If test) untuk membuat daftar item-item yang lebih besar dan uji If lainnya untuk meniadakan itemitem tersebut dari sampel. Di dalam MUS, ACL dapat memilih record yang sama lebih dari satu kali, sebagaimana dollar yang berbeda dalam jumlah yang sama kemungkinan akan dipilih. Pilihan atau opsi Tanpa Pengulangan (No Repeats) menghilangkan semua pemilihan tambahan atas item yang sama. Hal ini bisa mengakibatkan terjadinya kekurangan dalam penarikan sampel (under sampling) yang memerlukan sejumlah pemilihan tertentu. Oleh karena itu, adalah satu hal yang baik utnuk secara sengaja melakukan kelebihan dalam penarikan sampel (over sampling) ketika opsi Tanpa Pengulangan (No Repeats) dihidupkan. Kotak cek (checkbox) Tanpa Pengulangan (No Repeats) bisa ditemukan di dalam tombol [More] dari kotak dialog Sample dan diberi warna kelabu ketika pilihan atau opsi tersebut tidak berlaku bagi sampel Anda. Bagian dari Sampel (Subsample) Record yang ada dijadikan sampel kemungkinan menunjukkan transaksi ganda daripada transaksi individual. Sebagai contoh, suatu subsistem tentang rekening yang bisa dibayar bisa mempunyai transaksi ganda yang ditempatkan pada setiap record. Penarikan subsampel (Subsampling) memungkinkan Anda menjadikan item Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 109

14 pendukung sebagai sampel. Ketika Anda memilih opsi Subsample di dalam tombol [More] dari kotak dialog Sample, ACL membuat sejumlah angka acak untuk tiap penyeleksian. Angka ini kemudian dapat digunakan untuk menarik suatu subsample dari transaksi individual yang membangun record yang terpilih. Penarikan sampel record (Record Sampling) Anda dapat menggunakan Record Sampling untuk melakukan pengujian pelengkap dan menerapkan suatu sampel acak dari sebuah record. Record Sampling hanya melakukan penyampelan berdasarkan record-nya sendiri, bukan nilai dari field numerik di dalam record. Ketika Anda menerapkan sebuah record sample, setiap record di dalam file mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih. Contohnya, seratus dollar item mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih sebagaimana item yang jumlahnya satu juta dollar. Penarikan sampel record (Record sampling) dapat mengabaikan transaksi yang sangat besar. Penarikan sampel record (Record sampling) sangat berguna untuk pengujian pelengkap atau pengujian berskala (tingkat urgensinya) kecil. Anda dapat mengunakan penarikan sampel record (record sampling) untuk melakukan uji pelengkap atau uji tingkat kesalahan dalam suatu populasi. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 110

15 Sama halnya dengan pengujian yang berskala kecil, Anda lebih memperhatikan item-item yang hilang dari suatu file atau yang terekam (recorded) dalam nilai yang terlalu kecil. Ada kemungkinan bahwa jumlah yang lebih besar kecenderungannya untuk terabaikan lebih kecil. Anda ingin menemukan item seperti satu juta dollar yang telah dimasukkan ke dalam record secara tidak tepat, yaitu menjadi satu dollar. Penarikan sampel record secara acak (Random Record Sampling) Langkah-langkah untuk menerapkan penarikan acak sampel record (Random Record Sampling) adalah sebagai berikut: 1. Buka file ar dari jendela Overview; 2. Pilih [Sampling] di dalam menu bar kemudian klik [Sample]. Kotak dialog Sample akan terbuka. Catatan: Ketika menerapkan suatu penarikan sampel atau subsampel, Anda dapat meminta penyeleksian urutan sejumlah item dari item yang ditarik atau dipilih (sebagai sampel). Ini sangat berguna apabila anda kelebihan menarik sampel. 3. Di dalam area Sample Type, klik tombol [Record] ; 4. Di dalam area Sample Parameters, pilih tombol [Random]. ACL secara otomatik menampilkan ukuran populasi dalam kotak teks Populasi. Populasi tersebut merupakan jumlah record dalam file; 5. Klik [Size]. ACL menampilkan kotak dialog Size; 6. Ke dalam kotak teks [Confidence] ketikkan angka 95; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 111

16 7. Ketikkan angka 5 ke dalam kotak teks [Upper Error Limit]; Kosongkan kotak teks [Expected Error Rate]; 8. Klik [Calculate] untuk melihat hasil-hasilnya. ACL menampilkan ukuran sampel (sample size), interval, dan jumlah kesalahan yang diperbolehkan (Number of Tolerable Error) di dalam area [Results] yang ada di dalam kotak dialog Size; 9. Klik [OK]. ACL menutup kotak dialog Size dan kembali ke kotak dialog Sample; 10. Di dalam area [Sample Parameter], ketikkan angka 234 ke dalam kotak teks (oversample) [SEED]. Perhatikan bahwa ACL mengisi kotak teks [Size]; 11. Di dalam kotak teks [To ], masukkan nama output file ARRAND2. Sekarang kotak dialog Sample terlihat seperti berikut; Gambar 4.41 Tampilan Layar Kotak Dialog Sample: Hasil Penggunaan Perintah Sample Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 112

17 12. Klik [More] untuk menampilkan pilihan-pilihan tambahan; 13. Di dalam area [Output], klik tombol [Field]; 14. Di dalam kotak daftar [Extract Fields], klik DATE dan, tekan tombol control (Ctrl) pada komputer Anda, AMOUNT; Catatan: Kotak pengecekan (Checkbox) [Report Selection Order] hanya akan tampil apabila output pilihan Anda adalah [Field] bukan [Record]. Hal ini disebabkan karena record menghindarkan kesempatan untuk menambah field ke dalam view. 15. Beri tanda ke dalam kotak pengecekan (checkbox) [Report Selection Order] untuk memperoleh urutan angka penyeleksian dari item-item yang dijadikan sampel; 16. Klik [OK]. ACL membuat output file dan menampilkannya di dalam jendela View. Data file baru bernama ARRAND2.FIL. Status bar dari jendela ACL memperlihatkan input file dengan nama ARRAND2. Menyortasi (Sorting) Output File dengan menggunakan Order Anda dapat menyortasi output file dengan menggunakan kolom [Order] untuk mempermudah apabila Anda ingin melihat urutan penyeleksian (selection order). Langkah-langkah penggunaan perintah Sort untuk menyortasi file sampel acak record, adalah sebagai berikut: 1. Dalam keadaan ARRAND2.FIL yang masih terbuka di dalam jendela View, pilih [Data] dari menu bar kemudian klik [Sort]. ACL menampilkan kotak dialog Sort; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 113

18 2. Klik field Order dari kotak teks [Sort On ]; 3. Ke dalam kotak teks [To ], masukkan nama output file ARRAND3. 4. Klik [OK]. ACL membuat input file ARRAND3.FIL dan menampilkannya di dalam jendela View. Catatan: Ketika sedang mengerjakan penarikan sampel secara acak (random sampling], adalah penting untuk memeriksa apakah ukuran sampel dan ukuran populasinya sesuai dengan yang Anda masukkan. Jika populasi yang salah untuk sampel record dimasukkan, ACL memberitahu Anda bahwa total populasi yang diberikan berbeda dari total yang sebenarnya dan bahwa hasil penarikan sampel mungkin tidak sahih (invalid). Menggunakan perintah Evaluate pada Hasil penarikan sampel (Sampling results) Perintah Evaluate menggunakan parameter sampling dan kesalahankesalahan (errors) yang terdeteksi untuk menghitung pengaruh terhadap batas kesalahan maksimum (upper error limit UEL). UEL adalah jumlah kesalahan-kesalahan (errors) yang Anda yakini tidak melampaui batas. Sebagai contoh, Anda dapat memperkirakan bahwa terdapat kesalahan senilai $5000, tetapi Anda 95 persen yakin (confident) bahwa nilainya tidak lebih dari $8000. UEL pada tingkan keyakinan 95 persen adalah $8000. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 114

19 Langkah-langkah untuk mengevaluasi file Sampsize, adalah sebagai berikut; 1. Keluarkan ar dari jendela Overview untuk membuka lagi file account receivable; 2. Pilih [Sampling] dari menu bar kemudian klik [Evaluate]. ACL menampilkan kotak dialog Evaluate sebagaimana tampak dalam gambar di bawah ini. Gambar 4.42 Tampilan Layar Kotak Dialog Evaluate: Default 3. Ketikkan angka 95 ke dalam kotak teks [Confidence]; 4. Ke dalam kotak teks [Interval], ketikkan angka 4000; Sekarang, intervalnya adalah sebesar interval sampling tetap yang Anda gunakan untuk sampel; 5. Di dalam kotak daftar [Errors], ketikkan angka-angka berikut: 2150,50 Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 115

20 2295,300 Ketikkan cukup satu kesalahan (error) pada setiap baris. Sekarang kotak dialog Evaluate akan tampak seperti dalam gambar berikut: Gambar 4.42 Tampilan Layar Kotak Dialog Evaluate: Proses-1 6. Klik [OK]. ACL menampilkan hasil evaluasi di dalam jendela Command Log sebagaimana dapat dilihat dalam Gambar 4.43 berikut. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 116

21 Gambar 4.43 Tampilan Layar Jendela Command Log: Hasil Penggunaan Perintah Evaluate Laporan tersebut memuat informasi tentang pengaruh dari tiap kesalahan (error), dan memperlihatkan jumlah kesalahan total (total error) yang paling mungkin terjadi dan UEL ditampilkan dalam jumlah dollar. Ini adalah jumlah yang Anda yakini bahwa total kesalahannya (total error) tidak melebihinya. Contohnya, selagi Anda menaksir bahwa kesalahan yang paling mungkin terjadi adalah $ 615,90, Anda yakin 95 % bahwa total kesalahan tidak melampaui $ 13, Ekspresi (Expression) Expression digunakan untuk meningkatkan kemampuan perintahperintah (dalam) ACL melalui penerapan perhitungan (calculations), pemanipulasian data (manipulating data), dan penyaringan data record (filtering data record) dengan parameter tertentu yang spesifik. Expression adalah untaian karakter (string) yang dapat Anda ciptakan untuk diterapkan dalam data field atau record untuk melakukan berbagai tugas, dan untuk menguji suatu kondisi apakah benar atau salah. Expression berkisar dari sebuah perkalian sederhana antara Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 117

22 satu nilai field dan nilai field lainnya, hingga perhitungan untaian karakter (string) yang lebih kompleks. Sebuah expression dapat berupa kombinasi dari data field, field yang telah dihitung, operator (operators), fungsi (functions), dan variabel. Expression juga dapat berupa logika (logical), bilangan (numeric), atau kondisional (conditional). Anda dapat menyimpan sebuah expression sehingga Anda dapat secara cepat menggunakan lagi filter-nya atau penghitungan (calcualtion) pada saat ini atau saat yang akan datang. Expression yang disimpan merupakan bagian dari definisi input file (input file definition) dan, dengan sendirinya, merupakan bagian dari dokumen. Expression disimpan dalam bentuk field yang telah dihitung (calculated field). Expression dapat ditambahkan sebagai kolom ke dalam jendela View dan tampil dalam setiap daftar field. Hasil-hasil penghitungan dapat ditampilkan dalam kolom tersebut. Expression tidak akan berpengaruh atau mengubah data asli. Expression juga dapat ditempatkan (stored) di dalam Workspace untuk digunakan dalam aplikasi ACL lainnya. Membuat Ekspresi (Creating Expressions) Dalam banyak kesempatan, Anda akan menamai Expression yang buat sehingga Anda dapat menggunakannya lagi di lain waktu. Expression disimpan sebagai field, yakni field yang telah dihitung (computed field). Sebuah field yang telah dihitung bukan merupakan bagian dari data file field tersebut hanya akan ada dalam input file Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 118

23 definition. Meskipun tidak ada dalam data file, Anda dapat memperlakukan sebuah field yang telah dihitung (computed field) sebagaimana Anda memperlakukan sebuah physical field. Sebagai contoh, Anda bisa menerapkan berbagai perintah pada sebuah computed field. Sebelum membuat sebuah expression, Anda memperhatikan operator-operator yang digunakan. Dalam gambar berikut ditampilkan operator-operator yang terdapat dalam ACL. Sama Dengan Lebih Kecil Lebih Kecil Sama Dengan Dan Atau Bukan Pengurangan Pembagian Dalam Kurung Tidak sama dengan Lebih Besar Lebih Besar Sama Dengan Penambahan Perkalian Perpangkatan Gambar 4.44 Operator dalam ACL Langkah-langkah dalam membuat sebuah expression adalah sebagai berikut : 1. Klik [Edit] dalam menu bar kemudian pilih [Input File Definition] untuk membuka jendela Input File Definition; 2. Di dalam jendela tersebut, klik tombol [Edit field/expression] kemudian klik tombol [Add a new expression], seperti ditunjukkan dalam Gambar Area daftar field berubah untuk memberi Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 119

24 kesempatan kepada Anda untuk mendefinisikan pilihan (opsi) expression (Gambar 4.46); Add a new expression Gambar 4.45 Tampilan Layar Input File Definition: Tombol [Add a new expression] Gambar 4.46 Tampilan Layar Input File Definition: Area daftar field (Field list area] 3. Ke dalam kotak teks [Name], ketikkan nama field-nya; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 120

25 4. Klik tombol (Default value expression) untuk membuka jendela Expression bulider, seperti tampak dalam Gambar 4.47 di bawah ini. Gambar 4.47 Tampilan Layar Jendela Expression bulider 4.8. Menggunakan Filter Filter adalah bentuk khusus (special type) dari expression yang digunakan untuk mengidentifikasi record yang sesuai dengan seperangkat kriteria tertentu. Kriteria-kriteria tersebut didefinisikan dengan ekspresi yang bertipe logika. Filter bisa dibuat hanya untuk sementara atau diberi nama dan disimpan di dalam input file definition sebagai sebuah computed field. Di dalam jendela Expression builder, expression ditampilkan sebagai filter. Ada dua buah jenis filter, yaitu: global filter dan local filter. 1. Global filter diterapkan pada semua views untuk input file Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 121

26 definition saat Anda mengaktifkan perintah dari sebuah menu atau tombol. Sebuah global filter tetap pada tempatnya sampai Anda memindahkannya atau Anda menutup input file-nya. 2. Local filter merupakan salah satu contoh dari ekspresi logik (logical expression). Suatu expression agar bisa dipakai sebagai filter, expression harus mengandung sebuah kondisi logik (logical conditions), sehingga ACL dapat mengevaluasi apakah expression tersebut benar atau salah untuk masing-masimng record. Sebuah local filter diterapkan ketika suatu perintah tunggal diaktifkan untuk satu kejadian saja. 4.9 Membuat Konfirmasi Dalam bagian ini, Anda akan menggunakan perintah-perintah Summarize, Statistics, Sample, dan Join untuk membuat dan mempersiapkan data dalam ACL untuk kemudian di-export ke sebuah word processor. Langkah-langkah dalam membuat sebuah confirmation letter adalah sebagai berikut: 1. Melakukan Presort atas suatu File: Piliha [Data] di dalam menu bar, kemudian klik [Summarize]. Kotak dialog Summarize akan terbuka; Di bawah kotak daftar [Summarize On ], beri tanda pada kotak cek (checkbox) [Presort]; Di dalam kotak daftar [Summarize On ], pilih field yang akan Anda gunakan; Di dalam kotak daftar [Accumulate fields], pilih field yang akan Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 122

27 hitung; Klik tombol [Output] untuk menampilkan Output option; Klik tombol [File]; di dalam kota [To] Di dalam kotak [As], ketikkan nama file output yang baru ke dalam kotak teks [Name ]; Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah. 2. Memperoleh descriptive statistics: Klik [Analize] dalam menu bar, kemudian pilih [Statistic]; Di dalam kotak daftar [Statistic On ], pilih field yang Anda akan gunakan; Klik [OK]. ACL menampilkan hasilnya di dalam jendela Command Log. 3. Mengambila sampel dari dara yang telah diringkas (Sampilng the Summarized Data): Dalam menu bar, pilih [Sampling] dan kemudian [Sample]. Kotak dialog Sample akan muncul. Di dalam kotak dialog tersebut, pilih MUS dan Fixed internal; Di bawah kotak teks [Sample On ] terdapat field yang akan Anda proses; Klik tombol [More] untuk memasukkan parameter option lainnya Ke dalam kotak teks [Interval] masukkan angka sebagai ukuran interval; K e dalam kotak teks [Start], masukkan angka sesuai dengan yang Anda inginkan; Ke dalam kotak teks [To ] ketikkan nama field. Klik [OK]. 4. Menyatukan data file (Joining Data File) Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 123

28 a. Dengan cara Sequence: Dalam menu bar, klik [Analyze] kemudian pilih [Sequence]. Kotak dialog Sequence akan muncul; Di dalam kotak dialog tersebut, pilih tombol [Sequence On ] pilih field yang akan Anda proses; Abaikan kotak cek [Gaps] dan [Duplicates]; Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah tersebut. b. Dengan cara Sort: Dalam menu bar, klik [Data] kemudian pilih [Sort]. Kotak dialog Sort akan muncul; Di dalam kotak dialog tersebut, pilih tombol [Sort On ], pilih field yang akan Anda proses; Ke dalam kotak teks [To ], masukkan nama field yang Anda inginkan; Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah tersebut. 5. Menyatukan record yang sesuai (Joining Matching Records) 1. Di dalam jendela Overview, buka (dengan klik ganda) input file di mana Anda akan melalukan proses di atas; 2. Dalam menu bar, klik [Data] kemudian pilih [Join]. Kotak dialog Join akan muncul; 3. Di bawah tombol [Secondary File], pilih field yang akan Anda proses; 4. Di dalam kotak daftar [Primary Keys], pilih field yang akan Anda jadikan sebagai sort key bagi Primary file; 5. Di dalam kotak daftar [Secondary Keys], pilih field yang sebelumnya Anda ke dalam [Primary Keys]. Field ini akan menjadi sort key bagi Secondari file; 6. Di dalam kotak daftar [Primary Fields], pilih semua field yang Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 124

29 ada; 7. Di dalam kotak daftar [Secondary Fields], klik field pertama, sambil menekan tombol Ctrl pada komputer Anda klik field kedua, ketiga, dan seterusnya yang ingin Anda proses; 8. Ke dalam kotak teks [To ] masukkan nama untuk field yang baru; 9. Klik tombol [More] untuk menampilkan opsi-opsi tambahan (additional options). Record-record yang sesuai (matched records) akan dipilih secara otomatik (by default); 10. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah tersebut. 6. Mengekspor hasil ke dalam sebuah file gabungan (Exporting Result to a Merge file): 1. Dalam menu bar, klik [Data] kemudian pilih [Export]. Kotak dialog Export akan muncul; 2. Di dalam kotak dialog tersebut, pilih [Export Fields] untuk menampilkan kotak dialog Selected Fields; 3. Klik tombol [Expr ] untuk menampilkan kotak Expression builders; 4. Di dalam kotak daftar [Functions] klik ganda satu function yang akan Anda pakai untuk di-copy ke dalam kotak teks [Expression]; 5. Di dalam kotak daftar [Available Fields] klik ganda field yang akan Anda proses; 6. Klik [OK]; 7. Ulangi langkah ke-3 sampa ke-6 untuk field kedua, ketiga, untuk field lainnya; 8. Di bawah tombol [Export As], pilih Word Merge File; 9. Simpan dengan nama baru, dengan memasukkan nama Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 125

30 tersebut ke dalam kotak teks [To ]; 10. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah tersebut. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 126