PT MUTUAGUNG LESTARI

Transkripsi

1 NO TERBIT : 1 TANGGAL TERBIT : 2 April 2014 REVISI : 0 1. PENDAHULUAN Aturan ini mempunyai struktur sesuai dengan persyaratan dari Komite Akreditasi Nasional Indonesia, yang menjadi pegangan Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan (SHACCP dan/atau SMKP) PT Mutuagung Lestari. 2. RUANG LINGKUP Lembaga Sertifikasi (LS) Sistem Manajemen Keamanan Pangan PT Mutuagung Lestari, menyediakan penilaian yang mandiri, dimana Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan (SHACCP dan/atau SMKP) yang diterapkan oleh perusahaan (klien) dilaksanakan sebagai persyaratan yang sesuai dengan SNI CAC-RCP : Rekomendasi Nasional Kode Praktis - Prinsip umum higiene pangan (CAC/ RCP , Rev , IDT) dan/atau SNI ISO 22000:2009: Sistem Manajemen Keamanan Pangan Persyaratan untuk Organisasi dalam Rantai Pangan (ISO 22000:2005, IDT). Kerahasiaan seluruh informasi dijaga pada seluruh tingkatan struktur personal sertifikasi, termasuk komite, kontraktor dan lembaga eksternal atau personal yang bertindak atas nama LS dan perwakilannya. LS SHACCP dan/atau SMKP akan memberikan informasi kepada pelanggan mengenai informasi yang menjadi wilayah publik. Seluruh informasi akan dianggap rahasia kecuali informasi yang disediakan pelanggan untuk publik. Kecuali yang dipersyaratkan dalam standar, informasi mengenai pelanggan atau personal tidak akan dipaparkan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis dari pelanggan atau personal yang berkepentingan Jika berdasarkan hukum, LS diminta untuk memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada pihak ketiga, pelanggan atau personal yang berkepentingan, maka LS akan memberikan informasi terlebih dahulu, kecuali yang sudah diatur dalam hukum. 5. ORGANISASI Salinan Struktur Organisasi beserta penanggung jawab dari LS SHACCP dan/atau SMKP PT Mutuagung Lestari tersedia apabila diperlukan. 3. STATUS HUKUM LS SHACCP dan/ atau SMKP PT Mutuagung Lestari merupakan Sub Divisi yang mandiri bagian dari Divisi Management System Certification (MSC) PT Mutuagung Lestari. 4. KERAHASIAAN LS SHACCP dan/atau SMKP PT Mutuagung Lestari bertanggung jawab untuk menjamin kerahasiaan semua informasi kepemilikan pelanggan atau informasi pihak lain (sumber lain selain pelanggan), terkait aktifitas sistem sertifikasi dan sebagai akibat dari hubungan mereka dengan organisasi. 6. KONDISI UMUM Kondisi awal untuk memperoleh dan menunjang pendaftaran adalah pendaftar setuju, dan mengikuti prosedur dan aturan-aturan sebagai berikut : a. Semua informasi yang diperlukan oleh LS SHACCP dan/atau SMKP untuk melengkapi program penilaian yang disediakan oleh calon pelanggan/ pemohon seperti : - ruang lingkup sertifikasi; - nama dan alamat dari lokasi fisik, aspek signifikan dari proses dan operasinya dan setiap kewajiban hukum lainnya yang sesuai; MUTU 5001DE Halaman 1 dari 13

2 - informasi umum sesuai bidang sertifikasi yang dimohon seperti sumber daya manusia dan teknisnya, fungsi dan jika ada hubungannya dengan organisasi yang lebih besar; - informasi mengenai seluruh proses yang di outsourcing/ subkontrak; - standar atau persyaratan lain keperluan sertifikasi pemohon; - informasi mengenai penggunaan konsultan yang berkaitan dengan sistem manajemen. b. LS SHACCP dan/atau SMKP mensyaratkan calon pelanggan (klien) untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, membuat seluruh pengaturan yang diperlukan untuk melaksanakan penilaian termasuk ketentuan untuk menguji dokumentasi dan askses ke seluruh proses dan bidang, membuat ketentuan untuk mengakomodasi kehadiran pengamat (misalnya auditor akreditasi atau calon auditor). c. Apabila pada penilaian dalam proses sertifikasi ditemukan hal yang tidak memuaskan, maka LS SHACCP dan/atau SMKP akan menginformasikan kepada calon pelanggan yang mengajukan aplikasi tersebut mengenai aspek yang tidak memenuhi. d. Apabila calon pelanggan dapat menunjukkan tindakan perbaikan terhadap hal yang tidak memenuhi dalam batas waktu tertentu sesuai permintaan, maka LS SHACCP dan/atau SMKP mengulangi penilaian pada yang perlu dinilai. e. Apabila calon pelanggan tersebut gagal melakukan tindakan perbaikan sesuai batas waktu yang ditentukan, maka LS SHACCP dan/atau SMKP PT Mutuangung Lestari akan mengulang seluruh penilaian. f. Identifikasi kesesuaian hanya untuk tempat yang dinilai pada bidang yang dinyatakan dalam sertifikat. 7. PENGAJUAN UNTUK PENDAFTARAN Setelah menerima Formulir Aplikasi yang telah diisi dengan lengkap dan ditinjau kesesuaiannya dengan ruang lingkup LS SHACCP dan/atau SMKP PT Mutuagung Lestari, surat perjanjian kerjasaman/kontrak yang menguraikan bidang penilaian dan biayanya akan diajukan kepada pendaftar/ pemohon. Berdasarkan persetujuan mengenai biaya dan biaya tambahan yang tertuang didalam surat perjanjian kerjsama/ kontrak yang telah disahkan kedua belah pihak, yaitu LS SHACCP dan/ atau SMKP PT Mutuagung Lestari dan pelanggan (klien), maka pelanggan (klien) harus mengirimkan salinan dokumentasi yang sah kepada LS SHACCP dan/atau SMKP agar dapat segera dilaksanakan penilaian yang merupakan bukti kesiapan pelanggan (klien) dalam proses sertifikasi Sistem HACCP dan/ atau SMKP. Pendaftar harus yakin bahwa tanggung jawabnya kepada Lembaga Sertifikasi telah benar-benar jelas, dengan mengangkat seorang yang ditunjuk dan dikuasakan untuk memelihara hubungan dengan LS SHACCP dan/atau SMKP. Dalam pengkajian dokumentasi, dokumen yang diajukan kepada LS SHACCP dan/ atau SMKP adalah salinan yang sah dan terkendali, dapat meliputi : a. Dokumentasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan (sesuai standar SNI CAC/RCP dan/atau SNI ISO 22000:2009) dan program persyaratan dasarnya (pre requisite porgram): Panduan sistem, Prosedur Operasi, Instruksi Kerja, Formulir yang digunakan, termasuk Prosedur Cara Produksi Makanan yang Baik (CPMB/ GMP) dan Prosedur Sanitasi. b. Dokumen Rencana Keamanan pangan (HACCP atau SMKP) yang mencakup kebijakan keamanan pangan, Pembentukan Tim, Deskripsi produk, Diagram alir, Identifikasi Bahaya dan Penentuan Kategori Resiko Bahaya, penetapan Critical Control Point/ TKK dan batas kritis untuk setiap potensi bahaya, MUTU 5001DE Halaman 2 dari 13

3 pemantauan CCP, tindakan koreksi, verifikasi dan dokumentasi c. Informasi penting berkenaan dengan lingkup sistem manajemen, proses, lokasi lain, aspek anggaran dasar, anggaran rumah tangga dan peraturan perundangundangan; d. Perencanaan dan hasil pelaksanaan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen. 8. PENILAIAN AWAL SISTEM HACCP PERUSAHAAN PELANGGAN Penilaian sistem manajemen keamanan pangan (SHACCP dan/atau SMKP) perusahaan akan dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu: A. Penilaian tahap satu terdiri dari tinjauan dokumen dan pra penilaian dilaksanakan untuk : a. menilai dokumen sistem manajemen terkendali yang diajukan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan bagian yang relevan dari SNI CAC/RCP dan/ atau SNI ISO 22000:2009; b. mengevaluasi lokasi dan kondisi lapangan pelanggan yang spesifik dan melakukan diskusi dengan personel pelanggan untuk menentukan kesiapan penilaian tahap dua; c. untuk mengetahui pemenuhan atas program persyaratan dasar dan program umum yang merupakan konsepsi sistem manajemen keamanan pangan; d. mengkaji status dan pemahaman pelanggan berkenaan dengan persyaratan standar, yang berkaitan dengan kinerja utama kerja atau aspek signifikan, proses, sasaran, dan operasi sistem HACCP dan sistem MKP; e. mengumpulkan informasi penting berkenaan dengan lingkup sistem HACCP, proses dan lokasi pelanggan dan aspek perundang-undangan dan hukum serta pemenuhannya; f. mengkaji alokasi sumber daya untuk penilaian tahap dua dan persetujuan pelanggan berkenaan dengan rincian penilaian tahap dua; g. memfokuskan perencanaan penilaian tahap dua dengan mendapatkan pemahanan yang cukup tentang pelanggan, sistem manajemen dan operasi lapangan pada konteks aspek signifikan; h. mengevaluasi apakah internal audit dan kaji ulang manajemen sudah direncanakan dan dilakukan; i. Khususnya untuk sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan (SMKP) sesuai SNI ISO 22000:2009, audit tahap 1 (satu) untuk tinjauan dokumen dilakukan di lokasi LS (off site) dan pra penilaian dilakukan di lokasi pelanggan (on site); j. Semua data yang dihasilkan untuk penerapan dan data pelaksanaan sistem manajemen keamanan pangan (SMKP) harus dapat disediakan pada waktu prapenilaian; k. Sedangkan untuk sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan (SHACCP) sesuai standar SNI CAC/RCP audit tahap 1 (tinjauan dokumen dan prapenilaian) dapat dilakukan di lokasi LS (off site), namun apabila diperlukan dapat dilakukan di tempat pelanggan (on site). l. Temuan audit tahap 1 (satu) didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada pelanggan, termasuk idetifikasi area yang menjadi perhatian yang dapat diklasifikasikan sebagai ketidaksesuaian selama audit tahap 2 (dua). B. Penilaian tahap dua dilaksanakan untuk mengevaluasi kesesuaian implemetasi/ penerapan, termasuk efektivitas sistem manajemen Keamanan (HACCP dan/atau SMKP) pelanggan (klien) terhadap persyaratan standar HACCP dan/atau SMKP. Penilaian ini mencakup hal-hal sebagai berikut : a. informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan standar sistem manajemen keamanan pangan (SNI CAC/RCP dan/ atau SNi ISO 22000:2009) yang berlaku atau dokumen normatif lainnya; b. pemantauan, pengukuran, pelaporan dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja; MUTU 5001DE Halaman 3 dari 13

4 c. sistem manajemen dan unjuk kerja pelanggan (klien) terkait pemenuhan legal; d. pengendalian operasional proses-proses pelanggan (klien); e. internal audit dan kaji ulang manajemen; f. tanggung jawab manajemen untuk kebijakan pelanggan (klien); g. hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran, dan target kinerja; h. pengujian contoh di laboratorium yang telah diakreditasi atau berpengalaman, verifikasi dan validasi yang diperlukan. i. Apabila terdapat aspek yang dicurigai dari persyaratan SNI CAC-RCP dan/atau SNI ISO 22000:2009, maka LS SMKP dan/atau HACCP akan menyelenggarakan penilaian khusus untuk elemen yang spesifik; j. Semua data yang dihasilkan dalam penerapan dan pelaksanaan sistem manajemen keamanan pangan (SHACCP dan/ atau SMKP) harus disiapkan dan tersedia pada waktu penilaian tahap 2 (dua). Interval waktu penilaian tahap 1 (satu) dan penilaian tahap 2 (dua) dipertimbangan sesuai kebutuhan pelanggan untuk dapat menyelesaikan area yang menjadi perhatian yang teridentifikasi selama audit tahap 1 (satu). Setiap perubahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen keamanan pangan harus dikonfirmasikan secara tertulis kepada LS. C. Ketidaksesuaian 1. Ketidaksesuaian yang teridentifikasi pada saat penilaian tahap 2 dikategorikan sebagai berikut: a. Kritis: Kodisinya sangat buruk sehingga akan menghasilkan produk pangan yang tidak layak untuk dikonsumsi dan/atau menyebabkan terjadinya kasus luar biasa; b. Serius: Kondisinya lebih buruk sehingga kemungkinannya lebih besar untuk menghasilkan produk pangan yang keamanan pangannya kurang baik; c. Mayor: Kekurangan sudah mendekati/ mengarah pada hal-hal serius yang dapat mengakibatkan terjadinya kemunduran mutu; d. Minor: Kekurangan dalam taraf rendah sehingga masih mudah unutk memperbaikinya; e. Observasi: temuan-temuan yang bukan bersifat ketidaksesuaian, yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk memperbaiki efektifitas sistem. 2. Semua ketidaksesuaian yang terjadi pada kegiatan penilaian sertifikasi awal, pelanggan diberikan batas waktu untuk perbaikan dalam waktu maksimal 3 (tiga) bulan. Apabila kesempatan ini tidak dipebuhi, maka proses sertifikasi dapat dihentikan. 3. Katagori ketidaksesuaian diatas berpengaruh terhadap peringkat sertifikasi SHACCP dan/atau SMKP dan waktu kunjungan pengawasan berkala sejak dilakukan sertifikasi awal, sesuai table berikut: Peringkat Survailan Jumlah Penyimpangan Rekomendasi Minor Mayor Serius Kritis LEVEL I 6 bulan LEVEL II 5 bulan LEVEL III 4 bulan NA* LEVEL 1V 3 bulan NA NA Untuk pelanggan yang mempunyai peringkat rekomendasi level II, tidak boleh ada penyimpangan yang lebih dari 10 kombinasi Mayor dan Serius. Apabila kombinasi Mayor dan Serius penyimpangannya lebih dari 10, maka pelanggan tersebut akan berada pada peringkat rekomendasi level III. D. Kesimpulan Audit Sertifikasi Awal Tim audit menganalisis seluruh informasi yang diperoleh selama penilaian tahap 1 (satu) dan penilaian tahap 2 (dua) untuk mengkaji temua-temuan audit dan membuat kesimpulan penilaian. MUTU 5001DE Halaman 4 dari 13

5 Hasil penilaian tahap 1 (satu) dan tahap 2 (dua) meliputi laporan penilaian, keterangan ketidaksesuaian, observasi dan tindakan perbaikan yang dilakukan pelanggan (klien), konfirmasi tentang informasi yang disediakan untuk LS SHACCP dan/atau SMKP akan digunakan dalam pengkajian pemohon untuk mendapat rekomendasi diberikan atau tidak diberikannya sertifikasi oleh Komite Sertifikasi dalam keputusan sertifikasi. 9. PENERBITAN SERTIFIKAT Apabila Komite Sertifikasi memutuskan bahwa perusahaan pelanggan memenuhi semua persyaratan untuk pengakuan, maka perusahaan pelanggan akan diinformasikan dan sertifikat akan diterbitkan. Perusahaan akan memperoleh sertifikat yang diterbitkan LS Sistem Manajemen Keamanan Pangan (SHACCP dan/atau SMKP) PT Mutuagung Lestari beserta salinannya. Perusahaan tidak diperkenankan menggandakan sertifikat dengan cara apapun tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Direktur PT Mutuagung Lestari. Masa sertifikat akan berlaku selama tiga tahun dari tanggal sertifikat tersebut diterbitkan, pada kondisi dimana kunjungan-kunjungan pengawasan berkala tidak menemukan kemunduran dalam sistem manajemen keamanan pangan sesuai standar SNI CAC/RCP dan/atau SNI ISO 22000: PENGAWASAN BERKALA (SURVEILLANCE) a. Waktu kunjungan pengawasan berkala (surveillance) dilakukan mengikuti peringkat rekomendasi sertifikasi yang diperoleh (sesuai Tabel di atas) dengan pemberitahuan terlebih dahulu. b. Kegiatan yang dilakukan pada pengawasan berkala pada prinsipnya adalah sama dengan kegiatan penilaian untuk melihat kesesuaian penerapan dengan persyaratan standar yaitu standar SNI CAC/RCP dan/atau SNI ISO 22000:2009 dan persyaratan sistem spesifik lainnya. c. Kegiatan pengawasan berkala mencakup : - Audit lokasi dengan mengaudit persyaratan spesifik sistem manajemen; - Aspek-aspek sertifikasi; - Pengkajian berkenaan dengan operasional pelanggan seperti bahan promosi, website; - Dokumen dan rekaman semua tahapan proses dan catatan keluhan pelanggan yang timbul dari produk, proses atau pelayananan yang tercakup dalam lingkup sertifikasi; - Pemantauan kinerja pelanggan. - Pelaksanaan internal audit dan tinjauan manajemen; - Tindakan yang diambil terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi pada audit sebelumnya; - Efektifitas sistem manajemen untuk pencapaian sasaran pelanggan. d. LS SHACCP dan/atau SMKP mempunyai hak untuk akses dengan tujuan pengawasan berkala dan hak untuk melakukan kunjungan mendadak dengan pemberitahuan terlebih dahulu, dimana diperlukan. e. Pengawasan berkala dapat dilakukan menjadi 1 tahun sekali, apabila level yang diperoleh tetap pada level 1 selama 2 kali berturut-turut dan tidak pernah memundurkan jadwal audit sesuai ketentuan yang berlaku (maksimum 1 bulan). f. Pemegang sertifikat akan diberitahu tentang hasil pengawasan berkala. MUTU 5001DE Halaman 5 dari 13

6 11. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT Sertifikat disyaratkan untuk ditinjau kembali setiap tiga tahun dan akan mengikuti format yang sama dengan penilaian pertama (lihat Point 8). Perusahaan akan diberi informasi tentang persyaratan pembaharuan sertifikat selama pra kunjungan pembaharuan, yang merupakan pengawasan berkala terakhir dalam jangka waktu tiga tahun. Sebagai syarat untuk memperbaharui sertifikat perusahaan pelanggan mengisi form aplikasi baru, yang diajukan kurang lebih 4 (empat) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir. Bila pengajuan perpanjangan sertifikasi dilakukan 4 (empat) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir, maka pelaksanaan proses perpanjangan sertifikasi dilakukan bersamaan dengan kegiatan pengawasan berkala yang terakhir dan apabila pengajuan perpanjangan setelah melewati masa sertifikasi berakhir, maka prosesnya akan dilaksanakan mengikuti prosedur sertifikasi seperti pada point 8. Pembaharuan sertifikat atau sertifikasi ulang dilaksanakan dengan audit lokasi untuk : a. Mengevaluasi pemenuhan seluruh persyaratan standar sistem manajemen keamanan pangan (SNI CAC/RCP dan/atau SNI ISO 22000:2009) atau dokumen normatif lainnya; b. Efektifitas sistem manajemen secara keseluruhan, terkait dengan perubahan internal maupun eksternal dan kesinambungan relevansi dengan persyaratan dalam lingkup sertifikasi; c. Komitmen untuk memelihara efektifitas sistem manajemen keamanan pangan dan peningkatan secara berkelanjutan; d. Kontribusi sistem manajemen yang disertifikasi terhadap kebijakan dan sasaran organisasi; e. Mempertimbangkan kinerja sistem manajemen keamanan pangan selama periode sertifikasi dan tinjauan atas laporan pengawasan berkala sebelumnya. Untuk pelanggan (klien) yang mempunyai tapak (lokasi) proses lebih dari satu, maka LS SHACCP dan/atau SMKP melakukan penilaian pada semua lokasi sesuai dengan standar DPLS-05 rev. 3:2013 dan ISO/TS Kegiatan audit sertifikasi ulang akan diperlukan dilakukan audit tahap 1 (satu) apabila terdapat perubahan signifikan terhadap sistem manajemen, pelanggan, atau konteks sistem manajemen keamanan pangan yang sedang dioperasikan. Pada proses pembaharuan sertifikat, perusahaan pelanggan dilaksanakan setelah semua ketidaksesuaian diperbaiki dan dinyatakan sesuai dan diterima oleh Tim Auditor/ Auditor Kepala. 12. AUDIT KHUSUS A. Perluasan Dan Pengurangan Ruang Lingkup a. Sebagai syarat untuk perluasan ruang lingkup pendaftaran yang meliputi penambahan produk, proses, pelayanan, ataupun perluasan areal, perusahaan pelanggan harus mengisi form aplikasi baru yang diperlukan untuk kelengkapannya seperti yang tertuang pada point 7; b. LS SHACCP dan/atau SMKP melakukan pengkajian permohonan penambahan ruang lingkup dan menentukan kegiatan penilaian yang akan dilaksanakan untuk hal-hal yang sebelumnya tidak tercakup dalam lingkup sertifikasi untuk memutuskan perluasan diberikan atau tidak. Kegiatan ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengawasan berkala; c. Pengurangan ruang lingkup dapat dilakukan oleh LS SHACCP dan/atau SMKP Mutu Certification apabila lingkup yang disertifikasi tidak diproduksi pada periode 1 (satu) kali masa surveillance atau atas permintaan pelanggan sendiri, pengurangan ruang lingkup tersebut tidak akan mempengaruhi biaya pelaksanaan penilaian maupun pengawasan berkala. MUTU 5001DE Halaman 6 dari 13

7 d. Biaya pendaftaran perluasan ruang lingkup berdasarkan pada sifat alasan dan program pekerjaan. e. Sertifikat baru sebagai kelanjutan dari penilaian yang dilakukan akan diterbitkan dan mencakup perluasan maupun pengurangan ruang lingkup dan akan berlaku pada sisa dari jangka waktu tiga tahun. f. Sertifikat yang diganti harus dikembalikan kepada LS oleh perusahaan yang disertifikasi. B. Audit sewaktu-waktu (short-notice) : LS SHACCP dan/atau SMKP dapat melakukan audit sewaktu-waktu kepada pelanggan untuk : a. mengivestigasi keluhan atau b. berkaitan dengan perubahan-perubahan, atau c. sebagai tindak lanjut dari pelanggan yang dibekukan. Dalam kasus-kasus di atas, LS SHACCP dan/atau SMKP akan memberitahukan pelanggan (klien) terlebih dahulu mengenai persyaratan kunjungan tiba-tiba dan memberi perhatian lebih dalam menugaskan tim auditor karena kurangnya peluang pelanggan untuk menyampaikan keberatan kepada anggota tim audit. 13. MODIFIKASI Pemegang Sertifikat harus memberitahu LS secara tertulis dan tanpa menunda tentang modifikasi produk, proses, pelayanan atau sistem manajemen keamanan pangan SHACCP dan/atau SMKP, ataupun perubahan/ hal-hal yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem manajemen untuk memenuhi seluruh persyaratan standar SNI CAC-RCP dan atau SNI ISO 22000:2009. Hal ini mencakup misalnya perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial, status organisasi atau kepemilikan; organisasi dan manajemen; alamat penghubung & tapak (lokasi); lingkup operasi sistem manajemen yang disertifikasi dan perubahan utama pada sistem manajemen dan proses. LS SHACCP dan/atau SMKP akan menetapkan apakah perubahan yang ada membutuhkan penilaian tambahan. Verifikasi atas perubahan yang ada dapat dilakukan segera atau pada kunjungan berikutnya tergantung tingkat pengaruh perubahan tersebut terhadap proses, pelayanan atau sistem manajemen keamanan pangan yang ditetapkan. Kealpaan dalam menginformasikan modifikasi kepada LS SHACCP dan/atau SNKP dapat menyebabkan pencabutan sertifikat. Jika terjadi perubahan atas persyaratan sertifikasi LS SHACCP dan/atau SMKP akan meninformasikan kepada pelanggan. 14. PUBLIKASI PEMEGANG SERTIFIKAT Pemegang sertifikat mempunyai hak untuk mengumumkan bahwa sudah dilakukan penilaian terhadap produk, proses, pelayanan, serta kinerja Sistem Manajemen Keamanan Pangan dengan menggunakan tanda yang relevan pada barang stationeries (alat-alat tulis) dan bahan promosi sesuai dengan ruang lingkup yang diakui seperti diuraikan dalam sertifikat pendaftaran. Dalam setiap kasus, perusahaan harus menjamin dalam publikasi dan periklanannya sebagai berikut: memenuhi persyaratan serta tidak timbul kerancuan antara produk, proses dan/jasa yang disertifikasi dengan yang belum disertifikasi; tidak memuat pernyataan yang menyesatkan/ disalah artikan berkenaan dengan sertifikasinya; tidak menggunakan dokumen sertifikasi atau bagian darinya dalam cara yang menyesatkan. MUTU 5001DE Halaman 7 dari 13

8 Dalam beberapa kasus dibawah, perusahaan harus : menghentikan seluruh materi periklanan/ promosi yang memuat acuan sertifikasi bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi; merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi; tidak menggunakan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa lembaga sertifikasi tersebut memberikan sertifikasi produk; tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan di luar lingkup sertifikasi; dan tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa LS SHACCP dan/atau SMKP dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik. tidak boleh membuat pernyataan yang dapat disalahartikan oleh pembrli bahwa suatu produk, proses atau jasa telah disertifikasi. 15. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT DAN LOGO LS SHACCP dan/atai SMKP akan mengambil langkah-langkah pencegahan yang layak untuk mengawasi penggunaan sertifikat yang dikeluarkannya ataupun Logo yang dicantumkan pada kemasan produk/ partai besar, berkas surat menyurat, kartu nama atau publikasi sertifikasi di media massa. Logo yang dikeluarkan LS SHACCP dan/atau SMKP tidak boleh digunakan pada produk atau kemasan produk yang terlihat oleh konsumen atau dengan cara lain yang dapat diintepretasikan sebagai kesesuaian produk dan juga tidak boleh digunakan pada laporan uji laboratorium, kalibrasi atau inspeksi, karena konteks ini laporan tersebut dianggap sebagai produk. Referensi yang salah dalam pendaftaran atau pemakaian yang keliru dari sertifikat atau logo yang ditemui dalam periklanan, katalog, dan lain-lain akan dilakukan tindakan yang layak, termasuk di dalamnya pencabutan, tindakan hukum, dan atau publikasi dari pencabutan sertifikat. 16. PENANGGUHAN/ PEMBEKUAN SERTIFIKAT Sertifikat ditangguhkan untuk waktu terbatas dalam kasus-kasus sebagai berikut a. Ditemukan ketidaksesuaian kritis pada saat kunjungan pengawasan berkala; b. Apabila ketidaksesuaian dengan kategori mayor, serius tidak dipenuhi dan diselesaikan secara efektif dalam batas waktu yang telah ditentukan; c. Dalam kasus penggunaan sertifikat yang tidak benar, seperti cetakan yang tidak benar atau periklanan tidak diselesaikan dengan cara penarikan kembali atau tindakan lain yang dilakukan oleh pelanggan; d. Apabila terdapat penggunaan sertifikat dan logo yang tidak tepat, seperti kesalahan cetak atau periklanan, tidak diselesaikan dengan cara menarik sertifikat atau tindakan lain yang dilakukan oleh pelanggan; e. Apabila terdapat pertentangan dan pelanggaran yang lain terhadap aturan pelaksanaan LS Sistem Manajemen Keamanan Pangan SHACCP dan/atau SMKP; f. Sistem Manajemen Keamanan Pangan pelanggan gagal total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan untuk efektivitas sistem; g. Ketidakkonsistenan dalam pemeliharaan sertifikasi; h. Apabila terdapat keluhan pelanggan atau pihak terkait yang tidak diselesaikan sebagaimana mestinya; i. Dalam status perselisihan pendapat mengenai sertifikasi; j. Atas persetujuan antara LS SHACCP dan/atau SMKP dan pelanggan dengan alasan tidak berproduksi atau lainnya; k. Pelanggan tidak memperbolehkan dilakukan kunjungan pengawasan berkala dalam waktu 6 bulan dari masa berlakunya; MUTU 5001DE Halaman 8 dari 13

9 l. Pelanggan menolak dilakukan audit untuk keperluan pengawasan berkala atau resertifikasi pada waktu yang telah disepakati m. Apabila pelanggan meminta penangguhan/ pembekuan secara sukarela; Perusahaan tidak boleh mengidentifikasi produk, proses, atau pelayanan yang tercatat yang sudah ditawarkan selama penangguhan/ pembekuan sertifikat. Penangguhan/ pembekuan sertifikat akan dikonfirmasikan secara tertulis oleh LS SHACCP dan/atau SMKP kepada perusahaan yang bersangkutan. Pada waktu yang sama, LS SHACCP dan/atau SMKP menunjukkan kondisi mana penangguhan/ pembekuan tersebut dapat dibatalkan. Pada akhir masa penangguhan/ pembekuan, pemeriksaan akan dilakukan untuk menentukan apakah kondisi yang ditunjukkan dalam perbaikan untuk memberlakukan kembali sertifikat telah terpenuhi. Dalam penentuan kondisi ini penangguhan/ pembekuan akan dicabut dan perusahaan tersebut diinformasikan tentang pemakaian kembali sertifikatnya. Apabila kondisi tidak terpenuhi dalam waktu yang ditetapkan, maka sertifikat akan dicabut atau ruang lingkup akan dikurangi. Semua biaya yang dikeluarkan LS SHACCP dan/atau SMKP dalam penangguhan dan pemberlakuan kembali sertifikat, akan dikenakan kepada perusahaan. Pada kebanyakan kasus penangguhan/ pembekuan tidak melebihi waktu 6 (enam) bulan. 17. PENCABUTAN SERTIFIKAT Sebuah sertifikat akan dapat dicabut dalam kasus sebagai berikut : a. Apabila terjadi penyalahgunaan logo. b. Apabila perusahaan tidak memenuhi tindakan yang harus diambil/ tindakan perbaikan yang dilakukan dalam kasus penangguhan/ pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan; c. Gagal secara total untuk memenuhi seluruh persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi; d. Apabila perusahaan tidak melakukan produksi pada waktu tertentu (1 kali masa pengawasan berkala/ survellance). e. Langkah akhir dari rangkaian peringatan terhadap penyimpangan yang dilakukan organisasi pelanggan; f. Organisasi dinyatakan bersalah dalam kasus keamanan pangan; g. Atas keinginan pelanggan sendiri yang dinyatakan secara tertulis; h. Apabila perusahaan gagal memenuhi kewajiban pembayaran kepada LS; i. Pembubaran kegiatan organisasi pelanggan. Dalam kasus seperti di atas, LS SHACCP dan/atau SMKP memiliki wewenang untuk mencabut sertifikat dengan jalan memberitahukan perusahaan secara tertulis. Perusahaan dapat mengajukan sanggahan tertulis (lihat point 20) Tidak ada pengembalian pembayaran biaya penilaian, dan pencabutan sertifikat akan dipublikasikan oleh LS Sistem Manajemen Keamanan Pangan. 18. PEMBATALAN SERTIFIKAT Sertifikat dapat di batalkan dalam hal-hal berikut: a. Apabila perusahaan tidak bersedia untuk memperbaharui sertifikat; b. Apabila terjadi penyalahgunaan sertifikat dan logo; c. Apabila produk, proses atau pelayanan tidak dilaksanakan atau perusahaan tidak berjalan lagi; d. Apabila pelanggan bermaksud untuk berhenti. MUTU 5001DE Halaman 9 dari 13

10 Tidak ada pengembalian biaya penilaian, dan pencabutan sertifikat akan dipublikasikan oleh LS SHACCP dan/atau SMKP. 19. BIAYA Biaya akan diuraikan dalam Surat Perjanjian Kerjasama (Kontrak) yang disampaikan kepada perusahaan. Biaya tersebut berdasarkan pada tingkat biaya yang ditetapkan pada saat mengajukan penawaran, LS SHACCP dan/atau SMKP memiliki hak untuk menaikkan biaya selama masa sertifikasi. LS dalam memberikan kenaikan biaya, akan mendiskusikan dengan pihak pelanggan untuk saling disepakati. Biaya yang timbul dalam proses sertifikasi ditinjau berdasarkan hal-hal sebagai berikut: persyaratan standar sistem managemen yang sesuai; ukuran dan kompleksitas; teknologi dan regulasi; penggunaan tenaga eksternal; akomodasi, kehadiran pengamat (auditor akreditasi atau calon auditor), jumlah tapak/ site; ruang lingkup; hasil audit sebelumnya untuk klien re-sertifikasi. Perhitungan biaya mengacu pada sistem hari orang kerja (HOK). Biaya tambahan akan diajukan untuk kerja tambahan yang tidak termasuk dalam Kontrak yang telah disetujui dan untuk keperluan khusus, kunjungan pengawasan berkala tambahan yang tidak tercantum dalam jadwal yang diperlukan untuk ketidaksesuaian yang ditemukan dalam sistem HACCP. Hal ini termasuk, tetapi tidak perlu terbatas pada biaya, yang disebabkan dari: a. Pengulangan sebagian atau seluruh dari rencana penilaian apabila tidak sesuai dengan syarat-syarat pendaftaran awal; b. Pekerjaan tambahan disebabkan oleh penambahan ruang lingkup, penangguhan/ pembekuan, pencabutan, verifikasi Kritis dan/atau serius atau pemberlakuan kembali sertifikat; c. Penilaian kembali disebabkan karena perubahan dalam sistem manajemen keamanan pangan (SNI CAC/RCP dan/atau SNI ISO 22000:2009). Biaya di atas tidak termasuk biaya perjalanan dan biaya lain yang berhubungan dengan akomodasi, hotel, laundry, meals, dll., yang akan dibebankan khusus sesuai pengeluaran yang dilakukan. Semua biaya dan biaya tambahan dikenakan pajak sesuai dengan tarif yang berlaku. 20. BANDING Apabila berdasarkan suatu alasan, suatu pemberitahuan yang akan mengakibatkan pencabutan sertifikat, perusahaan mempunyai hak untuk naik banding. Semua pengajuan banding harus tertulis, ditujukan ke LS SHACCP dan/atau SMKP PT Mutuagung Lestari dan diterima dalam tujuh hari setelah menerima pemberitahuan pencabutan sertifikat, dilengkapi dengan bukti dan data yang relevan untuk pertimbangan selama prosedur banding. Semua permohonan banding yang disampaikan kepada LS diajukan di hadapan Komite Sertifikasi LS Sistem Manajemen Keamanan Pangan SHACCP dan/atau SMKP dimana personal yang terlibat dalam proses banding berbeda dengan personal yang membuat keputusan sertifikasi dengan menyediakan bukti-bukti yang mendukung keputusannya untuk mencabut sertifikat. LS Sistem Manajemen Keamanan Pangan SHACCP dan/atau SMKP akan memberikan informasi mengenai kemajuan banding dan outcome kepada pelanggan yang meminta banding. Keputusan Komite Sertifikasi merupakan keputusan akhir dan mengikat baik bagi perusahaan maupun bagi LS SHACCP dan/atau SMKP. Sekali keputusan mengenai banding diambil, tidak ada tuntutan balik yang diajukan kedua belah pihak yang bersangkutan untuk menerima atau mengubah keputusan tersebut. Dalam keadaan dimana permohonan banding dikabulkan dan sertifikat diberlakukan kembali, tidak ada tuntutan yang dapat diajukan kepada LS SHACCP dan/atau SMKP untuk pembayaran kembali biaya atau kerugian lain sebagai akibat dari pernyataan pencabutan. MUTU 5001DE Halaman 10 dari 13

11 Proses penanganan banding mencakup minimal elemen elemen sebagai berikut : a. Garis besar proses untuk penerimaan, validasi dan investigasi serta memutuskan tindakan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan hasil banding sebelumnya yang serupa. b. Memantau dan merekam banding termasuk tindakan yang diambil. c. Meninjau bahwa tindakan koreksi yang sesuai telah dilakukan 21. PENGADUAN PIHAK TERKAIT TERHADAP PERUSAHAAN Semua pengaduan yang diterima klien (perusahaan) dari pelanggan atau pihak terkait lainnya harus direkam, ditindaklanjuti, dan tersedia untuk auditor LS SHACCP dan/atau SMKP pada setiap dan semua kunjungan. Perusahaan harus memelihara rekaman terkait untuk periode minimal 3 tahun. Selama penerimaan pengaduan, LS SHACCP dan/atau SMKP akan mengkonfirmasi apakah pengaduan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, bila terkait harus sesuai dengan hal tersebut. Jika pengaduan terkait dengan sistem manajemen pelanggan, maka pemeriksaan pengaduan harus mempertimbangkan efektivitas sistem yang disertifikasi. Penanganan pengaduan mencakup minimal halhal sebagai berikut: a. garis besar untuk menerima, memvalidasi, menginvestigasi pengaduan dan untuk memutuskan tindakan yang harus diambil untuk menanggapinya; b. menandai dan merekam pengaduan, termasuk tindakan-tindakan yang harus diambil; c. menjamin bahwa tindakan perbaikan yang sesuai dilakukan. Jika memungkinkan LS SHACCP dan/atau SMKP memberitahu dan memberikan laporan kemajuan dan hasilnya kepada yang memberi pengaduan serta memberi pernyataan formal pada akhir proses penanganan pengaduan. LS SHACCP dan/atau SMKP akan menentukan bersama-sama dengan pelanggan dan pihak yang mengajukan pengaduan, apakah cakupan permasalahan pengaduan dan penyelesaiannya harus dipublikasikan. 22. PENGADUAN PELANGGAN KEPADA LEMBAGA SERTIFIKASI Apabila pelanggan/ klien mempunyai alasan untuk mengadu mengenai tindakan para pegawai atau sub kontraktor LS SHACCP dan/atau SMKP, pengaduan disampaikan secara tertulis kepada Manajer Operasional LS SHACCP dan/atau SMKP. Apabila pengaduan tersebut tidak ditangani oleh Manajer Operasional maka surat pengaduan dialamatkan kepada General Manager Operasional. LS SHACCP dan/atau SMKP akan mengkonfirmasikan kepada pelanggan apakah pengaduan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, jika terkait akan diselesaikan sesuai dengan hal tersebut. Jika pengaduan terkait dengan sistem manajemen pelanggan yang disertifikasinya, maka pemeriksaan pengaduan mempertimbangkan keefektifan sistem manajemen yang disertifikasi. LS SHACCP dan/atau SMKP menyediakan proses penanganan pengaduan yang dapat diakses oleh publik melalui brosur, pamphlet atau media elektronik lainnya, dengan bahasa yang jelas sehingga pelanggan tidak dirugikan. Proses penanganan pengaduan mencakup minimal elemen elemen sebagai berikut : a. garis besar proses untuk menerima, memvalidasi, menginvestigasi keluhan dan untuk memutuskan tindakan yang diambil untuk menanggapinya; b. menandai dan merekam pengaduan, termasuk tindakan yang harus diambil; c. menjamin koreksi dan tindakan perbaikan yang sesuai sudah dilakukan. MUTU 5001DE Halaman 11 dari 13

12 23. PERSELISIHAN/BANDING Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua belah pihak, kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum atau pengadilan. Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga akan dibayar secara adil oleh masing-masing pihak. 24. KEBIJAKAN ANTI-SUAP Berdasarkan atas prinsip ketidakberpihakan LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari sebagai Lembaga Sertifikasi, memiliki tanggung jawab untuk mencegah dan menghindari segala bentuk suap menyuap dari/kepada klien dan pihak lainnya. Kebijakan anti-suap menjelaskan secara rinci tentang harapan LS SHACCP dan/ atau SMKP PT. Mutuagung Lestari terhadap seluruh karyawan, auditor, subkontraktor, dan para stakeholder lainnya. Definisi hukum untuk penyuapan yaitu "tawaran atau penerimaan hadiah, pinjaman, biaya, hadiah atau keuntungan lainnya ke atau dari siapapun sebagai bujukan untuk melakukan sesuatu yang tidak jujur, ilegal atau pelanggaran kepercayaan didalam melaksanakan kegiatan bisnis ". LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari mengakui perbedaan budaya lokal di seluruh dunia, dan bahwa apa yang diterima ketika melakukan bisnis dalam satu budaya mungkin tidak begitu di budaya yang lainnya. Setiap karyawan LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari dan subkontraktor yang memberikan layanan sertifikasi untuk atau atas nama LS SHACCP dan/atau SMKKP PT. Mutuagung Lestari bertanggung jawab untuk mencegah, mendeteksi dan melaporkan penyuapan. Setiap dan semua kekhawatiran atau kecurigaan penyuapan harus didiskusikan dengan pimpinan manajemen PT Mutuagung Lestari Perilaku-perilaku yang tidak dapat diterima a. Menerima setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) yang menghasilkan keuntungan pribadi atau keuntungan ke penerima atau orang atau badan yang terkait dengan mereka b. Meminta sebuah bujukan (imbalan finansial atau lainnya) dari setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan c. Menawarkan setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) untuk setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan Pemberian Hadiah Dari waktu ke waktu pelanggan, pemasok atau orang lain dan / atau organisasi mungkin menawarkan hadiah bagi inspektor / auditor / subkontraktor. Hadiah ini bisa hadiah kecil atau sesuatu yang mahal. Hadiah (termasuk layanan diskon) dari nilai yang berlebihan tidak dapat diterima, kecuali diizinkan oleh Pimpinan Manajemen atau personil penghubung manajemen (dalam kasus subkontraktor). LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari dapat memerintahkan inspektor / auditor/ subkontraktor dengan sopan menolak pemberian hadiah ini, tidak peduli berapa atau apa nilainya, jika personil LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari berkeyakinan hadiah tersebut dapat membahayakan integritas, ketidakberpihakan dan reputasi perusahaan. Kebijakan ini tidak dimaksudkan untuk melarang praktek-praktek berikut (proporsional) : a. Memberikan keramahan yang sesuai dan normal b. Pemberian hadiah seremonial dalam sebuah acara atau dalam waktu khusus lainnya c. Menawarkan sumber daya untuk membantu orang atau organisasi untuk membuat keputusan lebih efisien, asalkan disediakan hanya untuk tujuan itu. Dari waktu ke waktu, pelanggan atau pemasok LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari mungkin saja mengundang inspektor/ auditor/subkontraktor untuk acara ramah tamah. MUTU 5001DE Halaman 12 dari 13

13 Undangan ini harus dilaporkan kepada Pimpinan Manajemen LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari atau menghubungi personil manajemen dan izin untuk menghadiri acara ini harus diberikan sebelum acara Jika inspektor/auditor/subkontraktor tidak yakin apakah keadaan yang dialami berpotensi suap atau tidak, maka dalam keadaaan ini harus merujuk kepada saran/keputusan yang diberikan Pimpinan Manajemen LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari atau personil penghubung manajemen (dalam kasus subkontraktor). LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari akan membantu memberikan saran dan bantuan yang diperlukan. LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari percaya bahwa suap menyuap akan mungkin berlangsung, setiap kasus dugaan suap akan diselidiki secara menyeluruh. 25. KODE ETIK Kegiatan bisnis LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari didasarkan pada reputasi PT. Mutuagung Lestari, klien LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari, Konsumen dari klien LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari dan kelompok yang lebih luas dari para stakeholder secara keseluruhan mengandalkan LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari untuk bertindak independen, beretika dan tidak memihak. LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua karyawan, sub-kontraktor, anak perusahaan, perusahaan asosiasi dan perwakilan resmi mematuhi kode etik yang telah ditetapkan dengan melaksanakan praktek kerja yang baik dan berperilaku sesuai standar profesional yang tinggi. Tindakan atau perilaku profesional sangat penting untuk keberhasilan bisnis LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari. Jika teridentifikasi kemungkinan pelanggaran kode etik, penyelidikan yang tepat akan dilakukan oleh Manajemen LS SHACCP dan/atau SMKP PT. Mutuagung Lestari. Pihak yang melakukan penyelidikan adalah personil yang independen dan bukan dari personil yang telah menyebabkan kemungkinan pelanggaran tersebut. Temuan akurat berdasarkan dari bukti yang diperoleh bersama-sama dengan rekomendasi akan dilaporkan kepada Pimpinan Manajemen. Kode Etik Umum: a. Bertindak dengan keadilan, kejujuran dan integritas setiap saat dan mematuhi Kode Etik dan Kebijakan Anti Suap b. Bertindak sesuai hukum dan perundangundangan yang berlaku saat ini serta praktek dari perusahaan c. Bekerja dengan aman, menegakkan kebijakan kesehatan & keselamatan dan praktik perusahaan d. Berkomunikasi dengan jelas, efektif dan terbuka e. Melindungi semua informasi rahasia dan bertindak sesuai dengan Kontrak. f. Bertanggung jawab atas seluruh tindakan yang dilakukan. g. Memperlakukan kolega, klien dan stakeholder lainnya pada tingkat yang sesuai dari pertimbangan dan rasa hormat h. Menghormati keyakinan, hati nurani dan keragaman dalam arti yang luas i. Menghindari perilaku yang dapat dianggap sebagai pelecehan, intimidasi, eksploitasi atau intimidasi j. Menjaga reputasi dan aset perusahaan MUTU 5001DE Halaman 13 dari 13