4.12 SYARAT DAN KONDISI YANG MENGATUR VERIFIKASI LEGALITAS KAYU

Transkripsi

1 4.12 SRAT DAN KONDISI NG MENGATUR VERIFIKASI LEGALITAS KAYU 1. Syarat dan Kondisi ini mengatur Skema Verifikasi Legalitas Kayu (selanjutnya disebut sebagai Skema ) yang diselenggarakan oleh TROPICAL RAINFOREST INTERNATIONAL CERTIFICATION (TRIC). 2. Dalam Syarat dan Kondisi ini: Panel Banding adalah panel Ad-hoc yang ditunjuk oleh Kepala Lembaga Sertifikasi TRIC untuk keperluan mendengarkan banding yang menyangkut skema dan berwenang melakukan pengecekan dokumen, konsultasi dengan pihak-pihak terkait dan melakukan verifikasi lapangan terhadap materi keberatan atas kegiatan verifikasi legalitas kayu yang telah dilakukan oleh TRIC yang disampaikan oleh pihak pengaju keberatan. Panel Banding berjumlah ganjil terdiri dari minimal 3 (tiga ) orang anggota yang memiliki kompetensi sesuai dengan materi keluhan atau banding. Anggota-anggota tersebut harus independen dari kegiatan operasi TRIC. Pemohon banding berhak untuk menolak anggota panel yang berasal dari TRIC. Technical Reviewer adalah panel yang terdiri dari Senior Lead Auditor atau Lead Auditor TRIC ditambah tenaga ahli independen sesuai kebutuhan. Technical Reviewer berfungsi mengkaji dan mengambil keputusan atas rekomendasi sertifikasi pemohon. Technical Review merupakan satu-satunya otoritas yang dapat memberikan, memperluas, mengurangi, membekukan dan mencabut sertifikasi. Pemohon adalah Pemegang izin yaitu Pemegang ijin usaha dibidang kehutanan yang terdiri dari Hutan Negara (IUPHHK -HA, IUPHHK-HT), Hutan Hak, Hak Pengelolaan, IUIPHHK kapasitas produksi > 6000 M3/Tahun dan IUI dengan nilai investasi > 500 Jt, IUIPHHK kapasitas produksi <6000 dan IUI nilai investasi < 500 Jt, Eksportir Non- Produsen, Pemegang Izin Pemanfaatan Kayu (IPK), Tanda Daftar Industri (TDI), Industri Rumah Tangga (IRT) dan Pengrajin, dan Tempat Penampungan Terdaftar (TPT) yang telah mengajukan permohonan tetapi belum diberikan Sertifikat Legalitas Kayu. Sertifikat Legalitas Kayu atau Sertifikat adalah sertifikat yang diterbitkan oleh TRIC yang menyatakan bahwa pemohon telah memenuhi persyaratan standar legalitas kayu. TRIC adalah, unit bisnis PT. Trifos Internasional Sertifikasi, yang telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) Indonesia, sebagai Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu. Unit Manajemen Tersertifikasi adalah Pemegang izin yaitu Pemegang ijin usaha dibidang kehutanan yang terdiri dari Hutan Negara (IUPHHK -HA, IUPHHK-HT), Hutan Hak, Hak Pengelolaan, IUIPHHK kapasitas produksi > 6000 M3/Tahun dan IUI dengan nilai investasi > 500 Jt, IUIPHHK kapasitas produksi <6000 dan IUI nilai investasi < 500 Jt, Eksportir Non-Produsen, Pemegang Izin Pemanfaatan Kayu (IPK), Tanda Daftar Industri (TDI), Industri Rumah Tangga (IRT) dan Pengrajin, dan Tempat Penampungan Terdaftar (TPT) yang telah diberikan Sertifikat Legalitas Kayu. Direktori Unit Manajemen Tersertifikasi TRIC adalah publikasi yang berisi daftar Unit Manajemen yang telah diberikan Sertifikat Legalitas Kayu. 1 of 8

2 Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi dan Tanda V-Legal adalah simbol-simbol yang dapat dipergunakan oleh Unit Manajemen Tersertifikasi sesuai dengan aturan penggunaannya yang tercantum pada dokumen LK 4.09; LK 4.10 dan LK Lingkup Sertifikasi adalah kegiatan bisnis yang dilakukan oleh Unit Manajemen yang tercakup dalam satu ijin usaha yang menerapkan Sistem Verifikasi Legalitas Kayu dan disertifikasi oleh TRIC 3. Proses sertifikasi digambarkan dalam Lampiran A. Permohonan berlaku selama 3 (tiga) bulan dari tanggal pengajuan permohonan dan jika tidak ada keputusan dari Unit Manajemen terkait kesiapan untuk pelaksanaan kegiatan audit, maka permohonan yang telah diajukan ke TRIC dapat dibatalkan.. 4. Sertifikat akan diterbitkan bagi Unit Manajemen yang Memenuhi semua norma penilaian untuk setiap verifier pada Standar Verifikasi Legalitas Kayu. Masa berlaku sertifikat disesuaikan dengan ketetapan yang tercantum dalam Standar dan Pedoman Pelaksanaan Verifikasi Legalitas Kayu sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi sejak tanggal persetujuan sertifikasi. Setelah masa berlaku sertifikat habis, selanjutnya sertifikat dapat diperbaharui untuk jangka waktu yang sama dengan sertifikat awal sesuai dengan Syarat dan Kondisi ini. Jika Unit Manajemen tidak bermaksud memperbaharui sertifikasinya diakhir masa berlakunya Sertifikat, maka Unit Manajemen harus menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada TRIC mengenai hal tersebut. Hak Unit Manajemen untuk menggunakan sertifikat tidak dapat dipindahtangankan. Sertifikat tersebut selamanya tetap milik TRIC. Apabila unit manajemen akan memberikan salinan dokumen sertifikat kepada pihak lain, maka dokumen tersebut harus di reproduksi secara keseluruhan. 5. Unit Manajemen harus: a) senantiasa mematuhi Syarat dan Kondisi ini. b) menggunakan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi, dan Tanda V-Legal sesuai dengan Ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen Penggunaan Tanda Sertifikasi dan Tanda Akreditasi oleh Unit Manajemen Tersertifikasi(LK 4.10) dan Aturan Penggunaan Tanda V-Legal (LK 4.11) c) mendokumentasikan dan memelihara setiap dokumen normatif terkait, dan menyediakan semua atau sebagian dari dokumentasi tersebut jika TRIC memintanya untuk disimpan sebagai referensi. d) menghentikan setiap penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi, dan Tanda V- Legal apabila sertifikasi dibekukan, dihentikan atau dicabut oleh TRIC. e) menghentikan setiap penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi dan Tanda V- Legal yang tidak dapat diterima oleh TRIC dan segala bentuk pernyataan yang merujuk pada wewenang Unit Manajemen yang disertifikasi di bawah skema yang menurut pendapat TRIC dapat menyesatkan. f) senantiasa mematuhi persyaratan dan instruksi yang dikeluarkan untuk Unit Manajemen oleh TRIC untuk memastikan bahwa Unit Manajemen memelihara sistem legalitas kayu yang telah disertifikasi. g) menyimpan rekaman tindakan perbaikan dan pencegahan yang berhubungan dengan keberatan terhadap sistem legalitas kayunya. 2 of 8

3 h) mengijinkan TRIC atau wakilnya yang sah untuk melakukan verifikasi terhadap Unit Manajemen secara bebas pada setiap bagian yang akan diverifikasi selama jam kerja untuk memastikan bahwa Unit Manajemen tetap mematuhi Syarat dan Kondisi ini, atau audit khusus yang diperlukan untuk menyelidiki keberatan atau merespon setiap perubahan atau sebagai tindak lanjut terhadap penghentian sertifikat. i) memberikan informasi yang dipandang perlu kepada TRIC atau wakilnya yang sah. j) segera menghentikan setiap penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi, Tanda V- Legal, dan seluruh materi iklan yang berisi hal tersebut atau setiap rujukan terhadapnya, setelah sertifikat dihentikan. Selain itu, setiap dokumen lain milik Unit Manajemen yang mengandung rujukan terhadap Sertifikat harus dihentikan penggunaannya dan selanjutnya Sertifikat harus segera dikembalikan kepada TRIC. k) memberitahu TRIC mengenai setiap perubahan dalam badan hukum dan/atau nama, dokumen legalitas usaha, status atau kepemilikan komersial Manajemen, alamat yang dapat dihubungi dan lokasi kegiatan, lingkup operasi dibawah sistem legalitas kayu tersertifikasi dan perubahan penting terhadap sistem legalitas kayu selambatlambatnya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak dilakukannya perubahan. l) memberitahu TRIC mengenai setiap kayu yang berasal dari hasil lelang setelah penerbitan S-LK, maka wajib segera melaporkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) har i kalender sejak penerimaan kayu, untuk selanjutnya dilakukan audit khusus. m)tidak memberi pembayaran, hadiah, komisi, diskon atau keuntungan lain apapun kepada auditor TRIC atas nama Unit Manajemen, wakilnya, atau setiap orang yang berkepentingan atasnya. n) mematuhi seluruh peraturan terkait dengan Sistem Verifikasi Legalitas Kayu 6. Unit Manajemen dengan ini setuju bahwa TRIC tidak bertanggung jawab terhadap setiap kerugian atau kerusakan sumber daya Unit Manajemen yang terjadi selama atau sebagai akibat dari kegiatan sertifikasi, terkecuali jika kerugian atau kerusakan tersebut murni sebagai akibat dari kelalaian di pihak TRIC atau wakilnya. 7. Unit Manajemen harus membela, melindungi atau membebaskan TRICtermasuk diantaranya pimpinan dan setiap karyawan TRIC, dari semua kewajiban, beban biaya dan pengeluaran yang timbul dari kerugian pribadi atau kerusakan harta milik yang diakibatkan atau berlangsung karena tata cara, tindakan, atau misi yang tidak benar dari Unit Manajemen. 8. Mengenai biaya TRIC yang menyangkut administrasi skema, Unit Manajemen harus membayar : a) biaya untuk proses sertifikasi; b) biaya untuk audit surveillance/penilikan; c) biaya untuk audit tambahan atau audit khusus (jika diperlukan); d) biaya untuk audit pembaharuan, jika Unit Manajemen tersertifikasi bermaksud memperbaharui sertifikasinya; e) biaya untuk menduplikasi laporan hasil verifikasi, dan sertifikat yang diberikan; f) setiap biaya tambahan yang dikeluarkan oleh TRIC akibat tidak ditaatinya Syarat dan Kondisi ini oleh Unit Manajemen. 3 of 8

4 9. TRIC harus : a) mengirim perwakilannya kepada Unit Manajemen atas permintaan Unit Manajemen, disesuaikan dengan ketetapan yang tercantum dalam Standar dan Pedoman Pelaksanaan Verifikasi Legalitas Kayu sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi setelah proses sertifikasi, TRIC akan mengirimkan perwakilannya untuk melakukan verifikasi pada Unit Manajemen Tersertifikasi untuk memastikan bahwa Unit Manajemen Tersertifikasi memelihara Sistem Legalitas Kayu yang telah disertifikasi; b) memberitahu Unit Manajemen mengenai setiap perubahan yang menyangkut Syarat dan Kondisi ini dan memberikan tenggat waktu yang menurut TRIC cukup untuk menyesuaikan prosesnya yang relevan untuk memenuhipersyaratan terbaru; c) memberitahu Unit Manajemen ketika diperlukan audit khusus sebelum kegiatan audit dilakukan. Audit khusus diperlukan untuk menyelidiki keluhan/keberatan, atau merespon setiap perubahan, atau sebagai tindak lanjut terhadap penghentian sementara sertifikat. d) tidak mengungkapkan informasi apapun mengenai Unit Manajemen yang sifatnya rahasia selain informasi yang disediakan untuk diketahui publik; jika informasi rahasia dibutuhkan oleh hukum yang harus dipatuhi, TRIC harus melakukan konfirmasi kepada Unit Manajemen sebelum mengungkapkannya. e) berhak untuk melakukan audit tambahan jika : keadaan, yang menjadi dasar diberikannya sertifikasi, telah berubah, atau kriteria sertifikasi telah berubah, atau perubahan lingkup sertifikasi telah diminta secara tertulis, atau untuk memverifikasi apakah tindakan koreksi yang memadai telah diambil. Perubahan mendasar terhadap sertifikasi yang diberikan harus dilaporkan secara tertulis kepada TRIC. Jika TRIC memutuskan untuk melakukan audit tambahan, maka akan disampaikan secara tertulis kepada Unit Manajemen. Biaya yang terkait dengan audit tambahan akan dibebankan secara terpisah dengan biaya terbaru. 10. Jika Unit Manajemen untuk sementara waktu tidak dapat mematuhi persyaratan Syarat dan Kondisi ini, khususnya force majeur yang mengakibatkan Unit Manajemen berhenti beroperasi, TRIC dapat mewajibkan Unit Manajemen menghentikan penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi, dan Tanda V-Legal, atau klaim apapun terhadap Sertifikasi di bawah Skema yang berlaku otomatis sampai dipastikan bahwa ketentuan Sertifikasi kembali tercapai. Yang diartikan sebagai force majeur adalah ketentuan sebagai berikut : bencana alam gempa bumi, badai, banjir, tanah longsor dan epidemi, pemberontakan, pemogokan umum, huru-hara, sabotase, perang dan kebijakan pemerintah yang secara langsung mempengaruhi kontrak ini. Jika terjadi force majeur, Unit Manajemen harus menyampaikannya secara tertulis kepada TRIC, untuk dikaji dan diambil tindakan lebih lanjut. 11. Jika Unit Manajemen gagal mematuhi Syarat dan Kondisi ini, maka TRIC dapat : a) membekukan atau mencabut sertifikatnya, 4 of 8

5 b) mengurangi lingkup sertifikasinya, c) menolak memberikan atau memperbaharui sertifikat atau memperluas lingkup sertifikasinya. Keputusan tersebut, berikut alasannya harus disampaikan secara tertulis kepada Unit Manajemen. 12. TRIC, atas kehendaknya dapat mencabut atau menolak memberikan atau memperbaharui sertifikat jika : a) Unit Manajemen menghentikan proses produksinya (yang menjadi dasar dari Sertifikat) selama kurun waktu lebih dari 1 (satu) tahun; b) Unit Manajemen melakukan perjanjian atau kesepakatan dengan kreditornya atau melakukan likuidasi, baik karena kewajiban ataupun sukarela (tetapi bukan likuidasi untuk keperluan rekonstruksi atau amalgamasi), atau menunjuk penerima bisnisnya atau terbukti melakukan pelanggaran yang cenderung merusak reputasi dan kepercayaan terhadap Unit Manajemen; Keputusan tersebut, berikut alasannya harus disampaikan secara tertulis kepada Unit Manajemen. 13. Jika Unit Manajemen keberatan dan berkeinginan untuk naik banding terhadap setiap keputusan TRIC dibawah Syarat dan Kondisi ini, maka selambat-lambatnya dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kalender setelah keputusan, Unit Manajemen harus menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Ketua Badan Pelaksana TRIC. Rapat Tim Ad-hoc harus diselenggarakan selambat-lambatnya dalam jangka waktu 20 (dua puluh) hari kalender sejak diterimanya pemberitahuan tersebut. Pada rapat tersebut, pemohon banding dan TRIC berhak untuk didengar dan dijaga kerahasiaannya. Keputusan mayoritas Tim Ad-hoc sebagaimana diumumkan oleh pimpinan rapat berlaku final. 14. Syarat dan Kondisi ini sewaktu-waktu dapat diubah oleh TRIC, dimana perubahan tersebut tidak mempengaruhi hak Unit Manajemen untuk menggunakan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi, dan Tanda V-Legal, atau klaim tersertifikasi dibawah skema. TRIC dan Unit Manajemen harus mematuhi setiap perubahan Syarat dan Kondisi sejak tanggal ditetapkannya perubahan tersebut. 15. TRIC harus memasukkan data-data tertentu dari Sertifikat yang diberikan kepada Unit Manajemen ke dalam Direktori Verifikasi Legalitas Kayu TRIC yang harus dipelihara oleh TRIC, dengan alamat di Villa Seturan Indah C-2 Seturan, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta dan tersedia untuk publik. 16. Waktu dimana saja disebutkan dalam Syarat dan Kondisi ini merupakan hal yang sangat penting. 17. Setiap pemberitahuan dibawah Syarat dan Kondisi ini harus tertulis dan ditandatangani oleh atau atas nama pihak yang memberikannya dan dapat disampaikan secara langsung atau mengirimnya melalui pos atau , dalam hal ini TRIC atau Unit Manajemen, di atau ke alamatnya yang sekarang. Setiap pemberitahuan yang disampaikan melalui pos dianggap telah diberikan pada waktu dimana perjalanan pos yang wajar akan menyampaikannya ke alamat mana pemberitahuan tersebut dikirim. 5 of 8

6 PROSES VERIFIKASI LEGALITAS KAYU (VLK) PERMOHONAN SERTIFIKASI DOKUMEN UNIT MANAJEMEN & DATA DASAR TINJAUAN DOKUMEN NCR HASIL TINJAUAN DOK. MEMENUHI? PERMOHONAN PUBLIKASI AUDIT KEPADA KEMENHUT 14 HARI KALENDER SEBELUM PELAKSANAAN VERIFIKASI KEMENTERIAN KEHUTANAN DENGAN TEMBUSAN KE DINAS KEHUTANAN PROVINSI/KABUPATEN/KOTA, DINAS PERINDUSTRIAN KABUPATEN/KOTA, UPT; DESA/KELURAHAN DAN/ATAU MEDIA MASSA, PI PUBLIKASI RENCANA VERIFIKASI SELAMBAT-LAMBATN 7 HARI SEBELUM PELAKSANAAN DI WEB LVLK dan PENILAIAN LAPANGAN (Durasi Maks 21 Hari Kalender) ANALISA DATA UNIT MANAJEMEN MENGAJUKANKELUH AN? SERTIFIKAT TERBIT NCR SELAMBAT-LAMBATN 21 HARI SEJAK PERTEMUAN PENUTUPAN HASIL PENILAIAN LAPANGAN MEMENUHI? PENGAMBIL KEPUTUSAN PROSES 2.3. Penyelesaian Keluhan PUBLIKASI HASIL KEPUTUSAN (MAKS 28 HARI KALENDER SEJAK DILAKUKANN PERTEMUAN PENUTUPAN. KEPUTUSAN HASIL SERTIFIKASI MEMENUHI? (SELAMBAT-LAMBATN 21 HARI KALENDER SEJAK PERTEMUAN PENUTUPAN) PENMPAIAN LAPORAN HASIL VERIFIKASI KONFIRMASI DAN PENERBITAN SERTIFIKAT LEGALITAS KAYU (LK) UNIT MANAJEMEN MENGAJUKAN BANDING? PUBLIKASI HASIL KEPUTUSAN (MAKS 7 HARI KALENDER SETELAH PENETAPAN KEPUTUSAN) PROSES 2.4. Penyelesaian Keluhan dari Pemantau Independen (PI) PI KEBERATAN? PROSES 2.3. Penyampaian Banding dari Unit Manajemen (disampaikan 20 Hari sejak Penyampaian Keputusan Sertifikasi) SELESAI 6 of 8

7 PROSES PENYELESAIAN KELUHAN ATAU BANDING DARI UNIT MANAJEMEN UNIT MANAJEMEN PROSES PENILAIAN LAPANGAN HASIL PENILAIAN LAPANGAN PENGAJUAN KELUHAN LEMBAGA VERIFIKASI LEGALITAS KAYU (LVLK) PENGAJUAN BANDING RELEVAN? TIM AD-HOC TANGGAPAN SECARA TERTULIS TINJAUAN MATERI KELUHAN KELUHAN /BANDING? TINDAKAN KOREKSI BANDING BANDING UNIT MANAJEMEN DITERIMA? PENYELESAIAN & KEPUTUSAN BANDING OLEH LVLK SELAMBAT-LAMBATN 20 HARI SEJAK DITERIMAN BANDING PENGAMBIL KEPUTUSAN PUBLIKASI HASIL KEPUTUSAN (MAKS 55 HARI SEJAK DIMULAIN PERTEMUAN PENUTUPAN) 7 of 8

8 PROSES PENYELESAIAN KELUHAN DARI PEMANTAU INDEPENDEN (PI) PENGAJUAN KELUHAN KE LVLK (Dapat dilakukan Sewaktu-waktu) RELEVAN? TANGGAPAN SECARA TERTULIS TIM AD-HOC TINJAUAN MATERI KELUHAN DAPAT DISELESAIKAN (SELAMBAT-LAMBATN 20 HARI SEJAK DITERIMA LAPORAN KELUHAN)? PI MENGAJUKAN KELUHAN KE KAN KAN MENERIMA KELUHAN PI NCR UNTUK UM KELUHAN DITOLAK UM MEMENUHI NCR? PEMBEKUAN SERTIFIKAT SERTIFIKAT SAH 8 of 8