PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DENGAN ENTERPRISE ARCHITECHTURE PLANNING (EAP) (STUDI KASUS: SMP N 1 JAMBI)

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DENGAN ENTERPRISE ARCHITECHTURE PLANNING (EAP) (STUDI KASUS: SMP N 1 JAMBI) Lola Yorita Astri Dosen tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Dinamika Bangsa; Jl. Jend Sudirman Jambi astri0206@gmail.com ABSTRAK Sistem informasi yang terintegrasi sangat dibutuhkan pada sebuah enterprise untuk mendukung proses bisnis yang dijalankan oleh enterprise tersebut. Oleh sebab itu, untuk pengembangan sistem informasi bisa menggunakan pendekatan arsitektur enterprise yang dapat mendefinisikan strategi dan perencanaan sistem informasi enterprise. SMP N 1 Jambi dapat di pandang sebagai sebuah enterprise karena didalamnya terdapat entitas-entitas yang harus dikelola melalui sistem informasi yang terintegrasi. Karena belum terdapatnya penyatuan elemen-elemen yang berbeda ke dalam satu kesatuan yang utuh maka dibutuhkan pemodelan arsitektur enterprise menggunakan salah satu metode yaitu Enterprise Architecture Planning (EAP) yang nantinya akan menghasilkan perencanaan stategis sistem informasi dan dapat dijadikan acuan dalam pengembangan sistem informasi pada SMP N 1 Jambi.Perencanaan strategis sistem informasi dengan Enterprise Architectur Planning ini bertujuan untuk mendefinisikan aktifitas-aktifitas utama yang dijalankan oleh SMP N 1 Jambi serta aktifitas-aktifitas pendukung yang mendukung aktifitas-aktifitas utama tersebut. Terdefinisinya aktifitas utama dan pendukung secara baik akan menjadi dasar untuk membuat arsitektur data yang merupakan entitas-entitas pada arsitektur aplikasi. Pada akhirnya, arsitektur teknologi dibuat untuk menggambarkan teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan agar aplikasi yang mengelola data dapat berjalan dengan baik dan rencana implementasi merupakan rencana kegiatan agar arsitektur yang telah dibangun dapat diimplementasikan oleh enterprise. Kata kunci: Sistem informasi terintegrasi, Perencanaan strategis, EAP. ABSTRACT An integrated information system is needed in an enterprise to support business processes that are run by an enterprise. There for, to develop information system can be use enterprise architecture approach which can define strategic planning of enterprise information system.smp Negeri 1 Jambi can be Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 1

2 viewed as enterprise because there are entities that should be managed through an integrated information system. Since there is no unification of different elements in a unity yet, enterprise architecture model using Enterprise Architecture Planning (EAP) is needed which will obtain strategic planning of enterprise information system in SMP Negeri 1 Jambi.The goal of strategic planning of information system with Enterprise Architecture Planning (EAP) is to define primary activities that are run by SMP Negeri 1 Jambi and support activities which are supporting primary activities can be use as basic to make data architecture and it is the entities of application architecture. In the end, technology architecture is designed to describe technology needed to provide environment for data application and the planned of implementation is activity plan made to implemented architectures by enterprise. Key words: Integration of information system, Strategic Planning, EAP I. PENDAHULUAN Pengelolaan sistem informasi yang baik menghasilkan kemudahan dalam pengaksesan data/informasi bagi sebuah organisasi. Sistem informasi dibangun dari berbagai unit yang terlibat dalam organisasi tersebut. Unit-unit yang terlibat tentu saja menghasilkan informasi yang berbeda satu sama lain tapi masih memiliki saling keterkaitan. Terpisahnya sistem informasi antar unit dapat berakibat rendahnya tingkat ketersediaan, konsistensi dan efektivitas penyediaan informasi. Oleh sebab itu, untuk kemudahan pengaksesan informasi tersebut maka dibutuhkan integrasi antar sistem informasi yang berasal dari berbagai unit organisasi yang akhirnya dapat mengintegrasikan informasi. Sistem informasi yang terintegrasi dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan mempercepat semua proses. Sistem informasi itu sendiri adalah kumpulan-kumpulan, prosesproses, penyimpanan, analisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sistem informasi juga terdiri dari input (data, instructions) dan outputs (laporan, kalkulasi). Sistem informasi ini memproses input menggunakan teknologi seperti komputer dan menghasilkan output yang dikirim ke pengguna atau ke sistem lain melalui jaringan elektronik (Turban, dkk: 2008; 20). Sistem informasi bertujuan untuk menyediakan informasi bagi setiap bagian dari sebuah organisasi sehingga proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik dan juga menyediakan solusi untuk setiap masalah yang timbul pada proses bisnis. Oleh sebab itu, sistem informasi haruslah dibuat dengan cara terstruktur, terintegrasi dan diimplementasikan dengan baik dan benar. Sebuah enterprise merupakan kumpulan tugas institusional dan mendukung fungsi entitas-entitas yang memiliki tujuan yang umum. Dalam hal ini, enterprise bisa saja terdiri dari beberapa divisi atau unit Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 2

3 yang diatur oleh aturan yang jelas, tentu membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik. Untuk pengembangan sistem informasi yang baik tersebut, enterprise bisa saja melakukan pendekatan berupa arsitektur enterprise. Arsitektur enterprise ini sangat penting untuk mendefinisikan strategis sebuah enterprise dan perencanaan pada penerapan sistem informasi pada enterprise tersebut. Arsitektur enterprise nantikan akan mengintegrasikan pemrosesan data, melakukan otomatisasi serta komunikasi. Arsitektur enterprise dapat dijadikan perencanaan strategis manajemen sistem informasi. SMP N 1 Jambi sebagai salah satu jalur pendidikan formal yang berupaya mengikuti perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi dalam proses pengembangan pembelajaran belum melaksanakan atau mengikuti aturan sebuah enterprise. Dimana pada sekolah ini sistem informasi hanya untuk memenuhi kebutuhan beberapa unit kerja saja sehingga sistem informasi ini tidak terkait atau terintegrasi antara yang telah ada dengan yang akan dikembangkan nantinya. Pada sekolah ini infrastruktur sistem informasi baru diterapkan pada lab komputer, pengolahan data gaji, rekap absen dan rekap nilai. Namun kesemuanya itu belum terintegrasi dengan baik. Untuk menyatukan elemenelemen yang berbeda ke dalam satu kesatuan yang utuh maka dibutuhkan pemodelan arsitektur enterprise yang nantinya dapat mengembangkan dan mengolah arsitektur enterprise dengan lebih terarah. Salah satu metodologi untuk membuat model arsitektur enterprise adalah EAP (Enterprise Architechture Planning), dimana metode ini akan menghasilkan blueprint arsitektur data, aplikasi dan teknologi. II. METODE PENELITIAN Bahan Penelitian Penelitian ini menyediakan acuan dan kontrol untuk mengembangkan sistem informasi di SMP N 1 Jambi khususnya bidang akademik, sumber daya manusia, sarana dan prasarana. Oleh sebab itu, bahan penelitian ini adalah proses bisnis yang berhubungan dengan akademik, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana. Alat Penelitian Alat penelitian merupakan alat yang digunakan dalam melakukan penelitian. dalam penilitian ini peneliti menggunakan beberapa alat analisa yaitu: 1. Diagram Swimlane, untuk menggambarkan aliran proses bisnis yang sedang berjalan. 2. Diagram ASME (American Society Mechanical Engineering), merupakan diagram yang menunjukkan runtutan aktivitas dalam proses sehingga dapat diketahui kegiatan yang bersifat valueadded dan yang non valueadded 3. Analisis Value Chain, untuk mengetahui posisi perusahaan dalam rantai yang membentuk nilai suatu produk atau jasa. Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 3

4 4. Analisis Information Resource Catalog (IRC), untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan semua sistem dan platform teknologi yang akan digunakan pada arsitektur. 5. Analisis Entity Relationship Diagram (ERD), untuk menganalisis hubungan antar entitas yang akan digunakan pada setiap aplikasi. Kerangka Kerja Penelitian Adapun kerangka kerja yang penulis lakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Studi literatur Mempelajari dan memahami teori-teori yang menjadi pedoman dan referensi dalam penyelesaian masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini dan mempelajari penelitian yang terkait dengan masalah yang sedang diteliti. 2. Mengumpulkan data Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan organisasi yang diteliti dengan mengumpulkan dokumen organisasi, melakukan pengamatan dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait. 3. Membuat perencanaan strategi sistem informasi dengan menggunakan metodologi Enterprise Architecture Planning yang terdiri dari beberapa tahapan: a. Tahap 1, memulai perencanaan b. Tahap 2, merupakan pendefinisian dari organisasi saat ini. c. Tahap 3, visi yang diinginkan untuk kedepan. d. Tahap 4, Bagaimana cara atau perencanaan untuk mencapainya. III. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Analisis Model Rantai Dengan menggunakan konsep rantai nilai porter dapat digambarkan model bisnis fungsional yang dijalankan oleh SMP N 1 Jambi. Rantai nilai porter dapat menggambarkan keterkaitan antara fungsi utama dan fungsi pendukung yang berjalan pada sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada tabel Arsitektur Data Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun arsitektur data. Arsitektur data bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi bisnis. Pendefinisian data yang dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data merupakan produk dasar dari fungsifungsi sistem informasi. Arsitektur data menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis. Daftar Entitas Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 4

5 Pada tahap ini akan dibuat daftar semua kandidat entitas data berdasarkan fungsi bisnis utama dan fungsi bisnis pendukung (entitas bisnis) yang telah didefinisikan sebelumnya. Identifikasi entitas data ini juga memperhatikan katalog sumber daya informasi yang telah dimiliki oleh enterprise. Berdasarkan fungsi bisnis dan katalog sumber daya informasi yang telah didefinisikan sebelumnya, maka dapat dibuat daftar entitas data seperti tabel 2. Entities Relationship Diagram (ERD) Suatu entitas data akan memiliki keterhubungan dengan entitas data lainnya, karena adanya saling ketergantungan. Untuk menggambarkan hubungan antar entitas data tersebut maka akan dibangun model data koseptual dengan menggunakan diagram ERD. ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antar entitas data secara logik. Sebuah entitas data dapat terlibat dalam lebih dari satu area fungsi, karena itu beberapa ERD dapat menggunakan entitas data yang sama. Gambar 1 dan Arsitektur Informasi Arsitektur informasi dapat didefinisikan dengan mengidentifikasi sistem informasi dan sub-sub sistem yang akan dikembangkan. Identifikasi ini dapat menggunakan sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan antar entitas data dan proses pada sistem. Arsitekur informasi memungkinkan organisasi untuk mengerti kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk memaksimalkan sharing data. Langkah pertama dalam menentukan arsitektur informasi adalah mengidentifikasi sistem utama berdasarkan matriks hubungan entitas data dengan fungsi/proses bisnis yang telah dibuat. Kemudian entitas data yang diberi penanda C atau CUR dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis yang mengcreate- nya sehingga terbentuk kelompok data yang dibutuhkan dalam setiap area fungsi bisnis. Suatu sistem akan saling berhubungan dengan sistem lainnya karena terdapatnya kebutuhan entitas data dari satu sistem dengan sistem yang lain dan hal ini dapat melibatkan satu atau lebih sistem. Sebagai contoh entitas data siswa dibutuhkan oleh sistem operasional akademik dan sistem penglepasan siswa. Kebutuhan entitas data ini ditandai dengan penanda U atau R. Berdasarkan kebutuhan data dari masing-masing sistem akan ditentukan aliran data yang dapat mendefinisikan keterhubungan antar sistem. Suatu sistem akan saling berhubungan dengan sistem lainnya karena terdapatnya kebutuhan entitas data dari satu sistem dengan sistem yang lain dan hal ini dapat melibatkan satu atau lebih sistem. Sebagai contoh entitas data siswa dibutuhkan oleh sistem operasional akademik dan sistem penglepasan siswa. Kebutuhan entitas data ini ditandai dengan penanda U atau R. Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 5

6 Tabel 1. Model rantai nilai porter bidang akademik Tabel 2. Daftar Entitas Data Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 6

7 Gambar 1. ERD untuk Sarana dan Prasarana Gambar 2. ERD untuk Promosi Gambar 3. Arsitektur Informasi Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 7

8 4. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi akan mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi utama yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi merupakan kolom kedua dari Zachman Framework yang dilihat dari sudut pandang proses. Arsitektur aplikasi dibangun berdasarkan arsitektur data dan arsitektur informasi yang telah dibangun serta fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya Daftar Kandidat Aplikas Pembangunan arsitektur aplikasi dimulai dengan mengidentifikasi kandidat aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung proses bisnis yang dapat diotomatisasi dengan dukungan teknologi informasi. Identifikasi kandidat aplikasi dilakukan dengan memperhatikan entitas data, proses bisnis dan katalog sumber daya informasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Aplikasiaplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung setiap fungsi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam sebuah sistem informasi fungsional dan diberi nama sesuai dengan fungsi yang didukungnya seperti sistem informasi akademik, sistem informasi SDM dan seterusnya. Hal ini juga dilakukan dengan memperhatikan arsitektur informasi yang telah dibangun sebelumnya. Tabel berikut merupakan daftar kandidat aplikasi pada SMP N 1 Jambi. Fungsi bisnis utama dikelolah menggunakan sistem informasi akademik dalam menjalankan operasional akademik dan penglepasan siswa. Beberapa aplikasi yang dipertahankan dari katalog sumber daya informasi antara lain: a. Aplikasi Pengolahan Hasil UM b. Aplikasi Kurikulum c. Aplikasi Jadwal Pelajaran d. Aplikasi Pengolahan Nilai e. Aplikasi Administrasi Kesiswaan f. Aplikasi Pelaporan Akademik Sedangkan aplikasi yang harus dikembangkan: a. Aplikasi Pendaftaran PSB (dari SD dan sederajat serta pindahan) b. Aplikasi Registrasi Siswa Baru c. Aplikasi Administrasi PBM d. Aplikasi Pindah Sekolah e. Aplikasi Pengambilan SKHUN f. Aplikasi Pengambikan Ijazah 5. Konfigurasi Platform Teknologi Konfigurasi platform teknologi erat hubungannya dengan strategi dalam mendistribusikan aplikasi dan data serta mendefinisikan platform teknologi yang akan diletakkan pada lokasi bisnis unit-unit organisasi yang nantinya akan melakukan sharing data. Lokasi bisnis adalah lokasi dimana tiap unit organisasi melakukan kegiatan bisnisnya dan juga tempat dimana diperlukan data dan aplikasi tertentu. Pembangunan arsitektur teknologi dilakukan berdasarkan matriks proses bisnis dengan entitas Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 8

9 data serta aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya kemudian dihubungkan dengan lokasi bisnis yang membutuhkan. Gambar 4. Topologi Jaringan Enterpris IV. KESIMPULAN a. Aktivitas bisnis pada SMP N 1 Jambi terbagi menjadi dua yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama terdiri dari proses penerimaan siswa baru, operasional akademik, penglepasan siswa, sosialisasi SMP N 1 Jambi dan pelayanan alumni sedangkan pendukung terdiri dari manajemen SDM dan manajemen sarana/prasarana. b. Terdapat beberapa kegiatan non-value-added yang ada pada proses administrasi akademik berdasarkan analisis yang dilakukan. c. Setelah melakukan analisis kondisi saat ini terhadap proses bisnis, dapat terlihat bahwa pemanfaatan SI/TI dalam mendukung fungsi/proses bisnis belum secara maksimal. d. Pembangunan arsitektur data menghasilkan 40 entitas data yang dibutuhkan oleh bisnis yang bisa dibuat, diperbaharui dan digunakan oleh proses bisnis. e. Pengembangan aplikasi baru perlu diintegrasikan dengan aplikasi legacy yang dipertahankan untuk membentuk integrasi enterprise dalam mendukung bisnis dan menyediakan data atau informasi yang dibutuhkan oleh seluruh unit bisnis. f. Pembangunan arsitektur teknologi menghasilkan sebuah jaringan enterprise secara konseptual yang memungkinkan terjadinya sharing data dan kolaborasi antar unit-unit bisnis. Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 9

10 DAFTAR PUSTAKA C. Laudon, Kenneth; & P. Laudon, Jane Management Information Systems : Managing The Digital Firm. Eleventh Edition. New Jersey, United States of America : Pearson Prentice Hall. Christianti, Meliana Pemodelan Enterprise Architecture Zachman Framework pada Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Bandung: Majalah Ilmiah Maranatha. (Vol. XXX / Tahun XIII / Juli 2006, p ) Erwin Budi Setiawan Pemilihan EA Framework. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) Jessup, Leonard; & Valacich, Joseph Information Systems Today : Managing in The Digital World. Third Edition. Upper Saddle River, New Jersey, United States of America : Pearson Prentice Hall. (501 inf 093) Jeston, John: & Nelis, Johan Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementation. Oxford, United Kingdom: Elsevier, Ltd. Kerzer, Harold Strategic Planning for Project Management using a Project Management Matury Model. United States of America : John Wiley & Sons. Kroenke, David M. Using MIS. Fourth Edition. United States of America: Pearson Prentice Hall. (501 usi 094) Lankhort, Marc Enterprise Architecture at Work: Modelling, Communication and Analysis. Second Edition. Heidelberg, Berlin : Springer. Mcleoad, Raymond; & Schell, Jr. George P Management Information System. Tenth Edition. Dorling Kindersley (India) Pvt. Ltd., licenses of Pearson Education in South Asia : Pearson Prentice Hall. Minoli, Daniel Enterprise Architecture A to Z: Frameworks, Business Process Modeling, SOA, and Infrastructure Technology. United States of America: CRC Press Taylor & Francis Group. Ruh, William A, dkk Enterprise Application Integration. New York: John Wiley & Sons. Schekkerman, Jaap How to Survive in The Jungle of Enterprise Architecture Framwork. Second Edition. Trafford. Sharp, Alec; & McDermott, Patrick Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development. Boston: Artech House, Inc. Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 10

11 Spewak, Steven H; & Hill, Steven C Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Application and Technology. Princeton: John Wiley & Sons, Inc. Stair, Ralph; & Reynolds, George Fundamentals of Information Systems. Fifth Edition. Canada: Nelson Education, Ltd. Turban, McLean, Wetherbe Information Technology for Management: Transforming Business in The Digital Economy. Third Edition. United State of America. John Wiley & Son. Wahyu Nurjaya wk Model strategic planning for information system Menggunakan balance scorecard pada UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG. Majalah Ilmiah UNIKOM Vol.7, No. 1. Ward, John; & Peppard, Joe Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. West Sussex, England : John Wiley & Sons Ltd. Perencanaan Strategis Sistem (Lola Yorita Astri) 11