PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PELAYANAN PENDIDIKAN NONFORMAL DAN INFORMAL PADA BPPNFI REGIONAL IV

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PELAYANAN PENDIDIKAN NONFORMAL DAN INFORMAL PADA BPPNFI REGIONAL IV Dwi Ari Noerharijanti*, Handayani Tjandrasa ABSTRAK Suatu organisasi merupakan suatu sistem yang juga senantiasa berproses dan tidaklah statis. Sebagai sistem yang berproses maka organisasi memiliki peluang untuk melakukan perubahan atas masukan ataupun pengaruh dari lingkungan sekitarnya. Di dalam pengembangan TI keperluan bisnis yang spesifik akan memberikan suatu nilai baru bagi organisasi. Dalam hal ini diperlukan pemikiran strategik melalui sebuah perencanaan yang terarah. Thesis ini mengajukan perencanaan strategik teknologi informasi dengan menggabungkan konsep CSF dan EAP untuk merumuskan strategi TI pada organisasi non profit. Metode CSF menterjemahkan strategi enterprise menjadi operasional. Measure CSF akan menghasilkan analisa bisnis objektif, CFS, kebutuhan SI/TI, Capital Information berupa portfolio aplikasi dan teknologi yang mendukung strategi. EAP merupakan proses pendefinisian arsitektur bagi penggunaan informasi dalam mendukung bisnis yang dikelompokkan dalam arsitektur data, aplikasi, dan teknologi. Hasil dari penelitian ini adalah tersedianya strategi TI yang mendukung strategi enterprise. Kata Kunci: perencanaan strategis TI, CSF, EAP PENDAHULUAN Dalam kerangka pemikiran mewujudkan manusia yang memiliki keunggulan kompetitif dan komparatif, tidak terbantahkan bahwa pendidikan merupakan tiang utamanya. Pendidikan dipandang sebagai unsur yang memiliki peran strategis dan posisi yang penting. Pendidikan merupakan hak dan sekaligus kewajiban bagi warga negara. Pendidikan harus mampu melayani seluruh warga negara, tanpa memandang status sosial, ekonomi, etnis, maupun jenis kelamin. Dengan demikian, setiap warga negara memiliki kesempatan yang sama dalam memperoleh akses layanan pendidikan, peningkatan wawasan, dan pengetahuan. Akan tetapi, tidak dipungkiri bahwa belum seluruh masyarakat memperoleh kesempatan yang sama dalam pendidikan, dengan kata lain masih ada, dan bahkan masih banyak masyarakat yang belum memperoleh pelayanan pendidikan. Disisi yang lain kebijakan strategis Pendidikan Nasional menyatakan kemudahan dan perluasan akses untuk memperoleh layanan pendidikan juga harus diupayakan. Karena itu, perlu ada upaya dan strategi yang tepat untuk memberikan kemudahan, dan perluasan akses layanan pendidikan kepada masyarakat. Di era informasi seperti saat ini, perkembangan lingkungan mengarah pada pemanfaatan teknologi informasi (TI) yang juga telah merambah dan menjadi alternatif pergerakan dalam aktivitas pembelajaran. Ketika TI dipandang sebagai solusi alternatif di dalam ranah pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (PNFI), maka TI yang sejalan dengan PNFI, akan mengantarkan pada pengembangan dan percepatan

2 pengembangan PNFI itu sendiri, (Baggaley, 2006). Dalam konteks pendidikan, arah dan pencapaian implementasi teknologi dalam lingkup pendidikan PNFI berada pada area pengembangan keorganisasian dan pada sistem pembelajarannya [Meleisea,2007]. Pengembangan sistem keorganisasian lebih diarahkan pada perbaikan sistem pendukung pengelolaan PNFI terutama struktur organisasi pemerintahan dalam hal ini setiap unsur dalam Departemen Pendidikan Nasional. Adapun pengembangan sistem pembelajaran diarahkan pada tersusunnya suatu sistem pembelajaran PNFI yang memanfaatkan pengintegrasian teknologi informasi sehingga akan mengantarkan pada sebuah hasil belajar PNFI yang memenuhi ke khas an PNF serta berkualitas. Dengan dasar tersebut, penulis melakukan perancangan strategis teknologi informasi yang difokuskan pada peran BPPNFI dalam memberikan pelayanan PNFI terhadap lembaga UPTD dan masyarakat. Permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini adalah: Mengidentifikasi dan menganalisa situasi bisnis dan SI/TI yang ada untuk kemudian menentukan portfolio aplikasi mendatang di BPPNFI Regional IV Penetapan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sekarang dan dimasa mendatang Arsitektur data, aplikasi, dan teknologi yang sesuai dengan strategi bisnis PELAYANAN PENDIDIKAN NON FORMAL DAN INFORMAL (PNFI) Bahwa pelayanan pendidikan merupakan usaha melayani kebutuhan orang lain melalui proses pengubahan sikap dan tatalaku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan. Berdasakan Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional (UU -SPN) No. 20 tahun 2003, pasal 1 ayat 10 bahwa satuan pendidikan adalah kelompok layanan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan pada jalur formal, nonformal, dan informal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan. Pertama, Pendidikan formal adalah jalur pendidikan yang terstruktur dan berjenjang yang terdiri atas pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi. Kedua, Pendidikan nonformal adalah jalur pendidikan di luar pendidikan formal yang dapat dilaksanakan secara terstruktur dan berjenjang. dan ketiga, Pendidikan informal adalah jalur pendidikan keluarga dan lingkungan. PERENCANAAN STRATEGIS Bahwa yang menjadi komponen penting dari suatu strategi SI/TI perlu memperhatikan dua bagian penting, yakni komponen Sistem Informasi dan komponen Teknologi (ward, peppard, 2002). Strategi menegaskan adanya kebutuhan organisasi terhadap informasi dan sistem untuk mendukung secara menyeluruh strategi bisnis. Hal ini berarti mendasarkan bisnis, dengan mengambil pertimbangan persaingan dan alignment kebutuhan akan SI/TI. Menjadi sangat utama untuk mendefinisikan dan melakukan prioritas terhadap kebutuhan pengembangan yang ideal berdasar aplikasi portfolio. Sedangkan strategi TI didasarkan pada uraian visi bagaimana tuntutan organisasi terhadap informasi dan sistem didukung oleh teknologi, ini terkait dengan penyediaan TI yang ditekankan pada penetapan kemampuan TI dan resources (termasuk hardware, software, telecommunications) serta servis seperti IT Operation, system development dan user support. C-23-2

3 Gambar 1. Relasi antara Business, Strategi Sistem Informasi, dan Strategi TI POSES PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI Merupakan strategi perusahaan di dalam merencanakan bagaimana SI/TI dapat mengenabler bisnis. Melakukan sebuah perencanaan strategis tidaklah dipandang hanya dari sisi kepentingan SI/TI itu sendiri, tetapi dalam proses merumuskan SI/TI yang tepat dan akan memberikan kontribusi pada bisnis maka haruslah dilihat secara menyeluruh, mulai dari kondisi portofolio aplikasi saat ini, perkembangan bisnis internal dan eksternal, perkembangan lingkungan bisnis internal dan eksternal. Gambar 2. Strategic IS/IT Planning Process Environment Proses membangun strategi SI/TI terdiri dari: Internal Busines Environment: Merupakan lingkup internal bisnis seperti strategi bisnis saat ini, resource, proses, culture, dan value of bisnis C-23-3

4 External Busines Environment: Merupakan lingkup diluar internal bisnis seperti Ekonomi, industri dan persaingan organisasi Internal TI/SI environment: Merupakan lingkup SI/TI internal seperti perspektif TI/SI saat ini dalam bisnis, kontribusi bisnis, keahlian, resource dan infrastruktur, current port folio External TI/SI environment: Merupakan lingkup diluar internal seperti Trend dan peluang teknologi dan penggunaan TI/SI bagi orang lain terutama customer, competitor dan supplier SI/TI management strategy: Merupakan elemen dari strategi yang mana diaplikasikan dalam organisasi, antaralain terdiri dari aturan yg dibutuhkan STRATEGI ENTERPRISE Perumusan strategi enterprise dapat diinisialisasi dari visi, misi, dan tujuan yang ditetapkan kemudian dilakukan analisis SWOT sebagai respon terhadap perubahan kondisi internal maupun eksternal. Berikutnya adalah Pemodelan bisnis yang dilakukan dengan analisis rantai nilai dan pendefinisian fungsi bisnis. Analisis rantai nilai dimulai dari analisis rantai nilai internal yang menggambarkan proses terjadinya pertambahan nilai dalam lingkup internal enterprise. Analisis rantai internal digambarkan menggunakan rantai nilai Porter (Porter s Value Chain). Gambar 3. Porter s Value Chain Tahapan selanjutnya adalah dilakukan analisa terhadap CSF untuk menginterpretasikan lebih jelas objektif, taktik, dan aktivitas operasional dinyatakan dalam kebutuhan informasi kunci. Teknik CSF memfokuskan perhatian pada issue kunci, membantu memprioritaskan aktivitas dan kebutuhan informasi (Handout mk.pssdp Prof. Handayani). Dari analisa tersebut akan menghubungkan projek TI dg objektif, menentukan prioritas dengan relasi objektif dan TI, Fokus pada aspek kritikal untuk kinerja bisnis, dan sangat berdaya guna bila digunakan dengan analisis value chain. C-23-4

5 Objektif : Pelayanan terhadap pelanggan Measures: CSF : dengan rencana kerja a. Kecepatan dan ketepatan tindakan koreksi dan pencegahan b. Jumlah keluhan pelanggan c. Jumlah keluhan pelanggan d. Ketepatan penanganan keluhan pelanggan e. Kecepatan penanganan keluhan pelanggan f. Analisa data kepuasan pelanggan g. Keakuratan informasi h. Kecepatan informasi Gambar 4. Analisa CSF Perspektif Costumer Berikutnya adalah memetakan fungsi setiap bagian organisasi di BPPNFI Regional IV sesuai dengan objektif/tujuan, measurements/key performance indicators, CSF, aplikasiaplikasi yang dibutuhkan dan manfaatnya dalam menunjang pencapaian objektif bisnisnya. Dan berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan, maka dibuatlah Portfolio aplikasi setiap fungsi bagian organisasi yang ada. PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE a. Review tindakan koreksi dan pencegahan dapat dilakukan diluar tinjauan manajemen b. Tembusan langsung keluhan pelanggan diberikan pada WMM c. WMM melakukan control batas penyelesaikan penanganan keluhan pelanggan d. WMM meminta laporan analisa kepuasan pelanggan per triwulan Perencanaan Arsitektur Enterprise (EAP) adalah proses pendef inisian arsitektur bagi penggunaan informasi dalam mendukung bisnis beserta rencana implementasinya (Spewak, 1992). Pendekatan yang dilakukan oleh spewak terdiri dari empat tahap, yakni tahap inisialisasi dari EAP, tahap kondisi saat ini, tahap selanjutnya adalah visi yang akan dituju dalam dalam pengembangan sistem informasi, dan yang terakhir merupakan tahap bagaimana kita merencanakan menuju ke sana. Gambar 5. Tahapan Perencanaan Arsitektur Enterprise Pendefinisian Arsitektur Data Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan data utama yang mendukung fungsi bisnis yang di definisikan dalam model bisnis dan terdiri dari entitas data dan hubungannya dnegan entitas data yang lain (Spewak, 1992) Pendefinisian arsitektur aplikasi Arsitektur aplikasi bertujuan untuk mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis (Spewak, 1992). C-23-5

6 Pendefinisian arsitektur teknologi Tujuan dari arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan sehingga tersedia lingkungan untuk aplikasi yang mengelola data (Spewak, 1992) KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Analisa SWOT yang dilakukan pada bab 3 menunjukkan bahwa potensi mengambil peluang yang ada dengan kekuatan yang dimiliki oleh BPPNFI regional IV memilki potensi yang sangat besar dan terbuka untuk dilaksanakan. Dengan kekuatan yang dimiliki, potensi untuk menyelesaikan tantangan juga sangat dimungkinkan untuk dihadapi. Adanya kelemahan yang terpetakan, memperjelas strategi untuk meminimalisir kelemahan guna mengambil peluang yang ada. Dan adanya upaya mengubah kelemahan sebagai bagian dari tantangan lembaga yang harus diselesaikan. 2. Berdasarkan Analisa Model Portfolio Aplikasi McFarlan menunjukkan bahwa aplikasi sangat potensial untuk dikembangkan di BPPNFI Regional IV, hal ini ditunjukkan dengan tingginya kuadran High Potential. 3. Dari portfolio aplikasi yang telah dibuat, dapat diidentifikasi aplikasi-aplikasi yang masih dibutuhkan untuk dikembangkan saat ini, dan aplikasi-aplikasi yang potensial untuk masa mendatang berdasarkan fungsi dari bagian organisasi. 4. Dari rangkaian membaca kondisi saat ini, menetapkan kebutuhan potensial ke depan bagi organisasi, maka perencanaan terhadap rancang bagun data, aplikasi, dan teknologi dapat mengantarkan pada suatu rencana yang komprehensip. Rekomendasi dan Saran 1. Untuk penelitian lanjutan diharapkan untuk menggunakan data-data yang paling akhir dan konsisten dengan data yang diambil di lapangan untuk melakukan analisa lanjutan. Sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran konsistensi data yang selalu berubah setiap periode waktu tertentu. 2. Untuk perencanaan strategis SI/TI lebih lanjut, sebaiknya dilakukan kajian kembali terhadap analisa SWOT dari segi kualitatif dan kuantitatif. DAFTAR PUSTAKA Baggaley, Jon, (2006), Information and Communication Technology for Social Development, Makalah International Symposium, ASEAN Foundation, Jakarta. Fred A. Cummins, (2002), Enterprise Integration An Architecture for Enterprise Application and System Integration, John Willey &Sons, Inc. Canada. Tjandrasa,Handayani, (2007), Handout Mata Kuliah Perencanaan Strategis Sumber Daya Perusahaan, ITS, Surabaya. John Ward and Joe Peppard, (2002), Strategic Planning for Information System Third Edition, John Wiley & Sons Ltd, England. Kaplan, Robert S, Norton, David P, (2004), Strategy Maps (Converting Intagible Assets Into Tangible Outcomes), Harvard Business Scholol Press, Boston. C-23-6

7 Meleisea(ed). (2007). ICT in Education, Progress & Plan, Unesco, Bangkok. Nawawi, Hadari, (2005) Manajemen Strategik Organisasi Non Profit Bidang Pemerintahan dengan Ilustrasi di Bidang Pendidikan, Gajah Mada University Press, Yogyakarta. Parizeau, Yvon, (2002), Enterprise Architecture for complex Government and the challenge of Government on-line in Canada, riset master, Dalhoussie University. Spewak, Steven H, Hill, Steven C, (1992), Enterprise Architecture Planing: Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology, John Wiley &Son, New York. Sudjana, (2004), Pendidikan Non Formal, Falah Production, Bandung. ` Thomas A. Curran, Andrew ladd, SAP R/3 Business Blueprint Understanding Enterprise Supply Chain Management 2 nd edition. C-23-7