PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE BERBASIS WEB PADA INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI

Transkripsi

1 PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE BERBASIS WEB PADA INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI Yeni Kustiyahningsih Sekolah Tinggi Teknik YPM Sidoarjo yenik04@plasa.com ABSTRACT Enterprise Architecture planning (EAP) represent one of methodologies looking into element in enterprise as a whole, where EAP will define the architecture for the usage of information in supporting business and plan for the implementation of architecture in a company / organizational. This research is enterprise architecture planning made by pursuant to strategic information planning step and system integration. This EAP give the result in Blueprint of information technology consisted of the function of application and relationship, interaction model and process model as guidance for the scheme of informationtechnology. This system is develop by using software application. Net. Keywords : Enterprise Architecture Planning, EAP, Blueprint 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Universitas sebagai industri jasa pendidikan tinggi, dituntut untuk melakukan peningkatan mutu atau perbaikan secara berkesinambungan (continous improvement) yang memerlukan sistem manajemen tertentu untuk melakukannya seperti Total Quality Manajemen (TQM) [Sudirman, 1997] dan manajemen bisnis total [Gaspers, 1997]. Oleh karena itu adanya sistem di perguruan tinggi yang besar perlu dibuat suatu rancangan Blueprint, dimana pada blueprint ini akan digambarkan seluruh proses bisnis yang ada dan yang berhubungan dengan Perguruan Tinggi baik secara internal maupun External. Semua proses dalam perguruan tinggi akan di integrasikan dan dijadikan sebagai acuan untuk membuat aturan-aturan atau kebijakan yang ada dalam Perguruan Tinggi. Pada penelitian ini Enterprise architecture planning dibuat berdasarkan pada perencanaan informasi strategis dan integrasi Sistem. Sebagai acuan pengembangan pendidikan tinggi kedepan, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti) telah menyusun dokumen strategis jangka panjang pendidikan tinggi (Higher Education Long Terms Strategy, HELTS ). Dalam HELTS pengembangan pendidikan tinggi diarahkan pada tiga isu utama yaitu peningkatan daya saing bangsa, otonomi pengelolaan pendidikan dan peningkatan kesehatan organisasi penyelenggaran pendidikan tinggi [sp4,2004]. Dengan situasi yang ketat pada abad informasi ini, suatu organisasi dalam menjalankan aktifitasnya tergantung pada keberadaan teknologi informasi (TI). Akan tetapi, keberadaan TI sendiri akan menimbulkan masalah baru jika pengelolaan TI dipandang hanya sebagai aktifitas penyediaan perangkat lunak / keras untuk kebutuhan otomatisasi [paulus, 2004]. Pandangan demikian menciptakan kesenjangan berupa redudansi data, aplikasi, platform teknologi dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan perkembangan teknologi dan organisasi itu sendiri. Intinya adalah diperlukan keselarasan (alignment) antara TI dengan bisnis. Arsitektur enterprise merupakan tool untuk mengelola TI dalam organisasi yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan keselaran TI dengan bisnis. Pada penelitian ini akan membahas perencanaan arsitektur enterprise D 1

2 untuk menghasilkan cetak biru teknologi informasi yang selaras dengan bisnis sehingga membantu suatu perguruan tinggi dalam mempercepat proses menuju sasaran yang diinginkan Perumusan Masalah Permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana mendefinisikan Enterprise architecture planning untuk penggunaan informasi dalam mendukung aktifitas bisnis enterprise di perguruan tinggi 2. Bagaimana hasil rancangan Enterprise Architecture pendidikan tinggi yang standart berdasarkan perencanaan informasi strategis dan integrasi Sistem 1.3. Batasan Masalah Adapun batasan masalah tersebut adalah : 1. Penelitian ini menghasilkan suatu perancangan arsitektur secara terintegtrasi dengan menggunakan software ASP.Net dan basis data Access 2. Penelitian dilakukan pada perguruan tinggi (semua fakultas) dan di fokuskan pada kasus yang ada di perguruan tinggi STT YPM Sidoarjo Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian adalah menghasilkan perencanaan enterprise arsitektur, yang dapat digunakan sebagai landasan untuk pengembangan, implementasi teknologi dan sistem informasi bagi perguruan tinggi Manfaat Penelitian adalah : 1. Perencanaan arsitektur enterprise perguruan tinggi diharapkan sebagai dasar / pegangan untuk melakukan kegiatan atau aktifitas dalam perguruan tinggi sehingga dapat menciptakan sistem yang terintegrasi 2. Perencanaan arsitektur enterprise diharapkan sebagai roadmap untuk menentukan langkah yang diambil dan dilaksanakan untuk mencapai visi dan misi. 2. DASAR TEORI 2.1. Enterprise Architecture Enterprise Architecture yang merupakan salah satu disiplin ilmu dalam teknologi informasi memiliki definisi sebagai berikut : 1. Sebuah mekanisme untuk menjamin sumber daya informasi teknologi dari perusahaan / organisasi agar berada pada jalur strategi [riverten, 2002]. 2. Tool untuk membantu eksekutif berpikir tentang organisasi secara menyeluruh dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan [Paul, 2004]. 3. Deskripsi misi para stakeholder mencakup parameter informasi, fungsionalitas / kegunaan, lokasi, organisasi dan kinerja. Arsitektur enterprise menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan system [Osvalds, 2001]. Enterprise Architecture memiliki empat komponen utama : arsitektur bisnis, arsitektur informasi (data), arsitektur teknologi dan arsitektur aplikasi [Parizeau, 2002]. Arsitektur enterprise D 2

3 mempunyai arti penting bagi organisasi sebab salah satu hasilnya adalah keselarasan (alignment) antara teknologi informasi dan kebutuhan bisnis [Parizeau, 2002] Enterprise Architecture Planning (EAP) Enterprise Architecture Planning adalah proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut [spewak, 1992]. Definisi ini mengandung tiga kata kunci : 1. Pendefinisian Ini berarti melakukan pendefinisian arsitektur sistem bukan merancang sistem tersebut. Arsitektur enterprise mendefinisikan arsitektur, sedangkan perancangan sistem merupakan tanggung jawab perancang 2. Arsitektur Arsitektur merujuk ke tiga arsitektur yang di definisikan yaitu : arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi 3. Rencana Arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan dan rencana mendefinisikan kapan mengimplementasikannya. Tujuh komponen dan empat lapisan dalam EAP [spewak, 1992]. Permulaan Perencanaan Lapisan I Pemodelan Bisnis Sistem dan Teknologi saat ini Lapisan 2 Arsitektur data Arsitektur aplikasi Arsitektur Teknologi Lapisan 3 Rencana Implementasi Lapisan 4 Gambar 1. Tujuh komponen dan empat lapisan dalam EAP 3. METODOLOGI PENELITIAN Secara umum langkah-langkah penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data a. Perencanaan Strategi terdiri dari Visi, misi, analisa SWOT, Portofolio aplikasi, Porter s Value Chains dan Tujuan Objektif Perguruan Tinggi serta data internal perguruan tinggi b. Integrasi Sistem merupakan proses analisis untuk membantu perencanaan migrasi IT Organisasi. 2. Implementasi, analisa dan Perencanaan enterprise arsitektur D 3

4 a. Desain dan Implementasi dengan database Access dan aplikasinya menggunakan Active Server Page (ASP.Net). b. Analisa / Interaksi Model adalah membangun interaksi model dalam perguruan tinggi yang akan dijadikan pedoman untuk perencanaan arsitektur enterprise. c. Perencanaan Enterprise Arsitektur. Tahap ini menghasilkan Roadmap dan cetak biru teknologi informasi yang selaras dengan bisnis sehingga membantu suatu perguruan tinggi dalam mempercepat proses menuju sasaran yang diinginkan. 4. ANALISA KEBUTUHAN 4.1. Analisa Kebutuhan Proses Enterprise Arsitektur Planning 1. Proses Developing Information System / Information Technology Strategy External business Internal business External IS / IT Internal IS / IT IS / IT STRATEGY PROCESS Current Application Partofolio Business IS Strategies IS/IT Management Strategy IT Strategy Future Application Partofolio Gambar 2. Proses Developing Information System / Information Technology Strategy 4.2. Roadmap enterprise architecture planning 1 Visi 2 Misi 3 Developing IS / IT Strategy 4 Goal Objectif BSC CFS (Critical Success Factor) dan Analisis 5 Struktur Indikator BSC, Peta Strategi, Cause and Effect Measure Kebutuhan I S / I T 5 Pemodelan EAP - Portofolio Aplikasi (Infrastruktur, Sistem, Struktur Organisasi, Finansial, SDM, Sistem Informasi, Logistik) - Porter s Value Chain Berdasarkan : Gambar 3 Roadmap EAP 4.3. Proses bisnis enterprise architecture planning D 4

5 1. Sistem Informasi Akademik Proses Registrasi Proses Perwalian 2. Sistem Informasi Procurement Logistik Proses Pengajuan / Perlengkapan / Perbaikan Proses Pengadaan Barang habis atau ATK 3. HRDC Proses Kerjasama Proses mengadakan Workshop, Service & maintenance 4. Sistem Informasi Perpustakaan Proses Simpan / pinjam buku, CD, dll 5. Sistem Informasi Penggajian 5. IMPLEMENTASI DAN HASIL EAP 5.1 Hasil EAP Pada Tahap ini merupakan tahap akhir roadmap pembuatan EAP yang terdiri dari penentuan Visi, misi, analisa SWOT, Portofolio aplikasi, Porter s Value Chains, Tujuan Objektif, kemudian blueprint (gambar 4). Sedangkan Interkasi model merupakan perencanaan secara global dari EAP yang digunakan sebagai pedoman untuk pembangunan teknologi informasi (gambar 5). Gambar 4. Roadmap dan Form Interaksi Model D 5

6 Gambar 5. Interaksi Model dalam EAP 6. KESIMPULAN Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah : 1. Adanya Roadmap enterprise architecture planning dapat menciptakan suatu sistem yang sistematis untuk mempermudah proses pembuatan dan implementasi sistem informasi teknologi dalam institusi pendidikan tinggi. 2. Arsitektur Enterprise secara sistematis dan lengkap dapat mendefinisikan sistem dan teknologi informasi yang sedang berjalan dan lingkungan sistem informasi yang diperlukan. 3. Arsitektur informasi Enterprise akan menjadi acuan dalam investasi teknologi jangka pendek maupun jangka panjang dengan mempertimbangkan kepentingan organisasi, perguruan tinggi atau perusahaan secara keseluruhan. 4. Arsitektur enterprise suatu perguruan tinggi dapat di jadikan sabagai pedoman untuk menentukan kebijakan suatu organisasi terutama bagi pimpinan organisasi. Saran bagi pengembagan selanjutnya : 1. Bahwa sistem ini bisa dikembangkan lagi untuk tahap implementasi teknologi (pemilihan teknologi yang sesuai) berdasarkan prioritas, pelaksanaan dan sumber daya manusia (SDM) serta dana yang ada 2. Sistem ini bisa di review secara bertahap atau dikembangkan lebih detail di sesuaikan dengan kondisi dari Perguruan Tinggi. 3. Belum adanya konsep migrasi atau analisa gap pada sistem. D 6

7 7. DAFTAR PUSTAKA Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, (2004). SP4 2005, Sistem Perencanaan, Penyusunan Program dan Penganggaran. Enno Koehn, (2001). ABET Program Criteria: Review and Assessment for a Civil Engineering Program, Civil Engineering Lamar University, Journal of Engineering Education H. Paul,. (2004). Developing an Enterprise Architecture, Business Process Trends Vol. 2 No 1 John, Ward, Pepprad Joe, (2002), Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. John Wiley & Sons Ltd, The Atrium, Southern Gate, Chichester, West Sussex PO19 8SQ, England Meisye, Yeti, (2004) Pembuatan Blueprint Teknologi Informasi dengan Zachman Framework, Tesis, Departemen Teknik Elektro, ITB. Mourice, Atkinson, (2004), Measuring the performance of the IT function in the UK Healt Sevice Using a Balanced Scorecard Approach, electronic journal of information system evaluation volume 7 issue 1 (1-10). N.F. Doherty, C.G. Marples and A. Suhaimi, (1999) The Relative Success of alternative approaches to strategic information system planning : An Empirical Analysis, Journal of strategic Information System, Vol. 8, Purwanto, Heri, Krisdanto S., (2005). Perancangan Model Enterprise Architecture dengan menggunakan Zachman Framework (Studi Kasus : Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Bandung), Tesis, Departemen Teknik Informatika, prosiding seminar nasional sistem informasi, ITB, Bandung. Parizeau, Yvon, (2002). Enterprise Architecture for Complex Government and the challenge of Government on-line in Canada, riset master, Dalhousie university, Spewak, Steven H., Steven C. Hill, (1992) Enterprise Architecture Planning : Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology, John Wiley & Son Sowa, J. F., J. A. Zachman, (1987). Extending and formalizing the framework for information architecture, IBM system journal, 31(3), Pulkninen, Mirja, Ari, Hirvonen, (2005), EA Planning, Development and Management Process for Agile Enterprise Development, Proceedings of the 38th Hawaii International Conference on system Science. Pulkninen, Mirja, Ari, Hirvonen, (2004), A Practical Approach to EA Planning and Development : the EA Management Grid. In : Abramowicz, W: BIS, international journal business Information Systems. Poznan, Poland.( ). D 7