Management. Memimpin: Menajer dan komunikasi

Transkripsi

1 Management 14 Memimpin: Menajer dan komunikasi STEPHEN P.. ROBBIINS MARY COULTER

2 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Sifat dan Fungsi Komunikasi Apa itu komunikasi Fungsi Komunikasi Metode-metode Komunikasi antar pribadi Metode-meode berkomunikasi antar pribadi Komunikasi Antar Pribadi yang Efektif Hambatan-hambatan Komunikasi Mengatasi hambatan-hambatan dalam Komunikasi 2

3 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Komunikasi Organisasi Komunikasi Formal vs Informasi Arah aliran Komunikasi Jaringan Komunikasi Organisasi Tehnologi Informasi dan Komunikasi Bagaimana Tehnologi mempengaruhi Komunikasi Manajerial. Bagaimana Tehnologi Informasi mempengaruhi Organisasi 3

4 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Isiu Komunikasi dalam Organisasi Saat ini. Mengelola Informasi didalam dunia Internet Mengelola Sumber daya Pengetahuan Organisasi Peran Komunikasi didalam Layanan Pelanggan Komunikasi yang Penuh Pengertian 4

5 Sifat dan Fungsi Komunikasi Manager tidak dapat membuat keputusan tanpa informasi, informasi perlu komunikasi. Apa itu Komunikasi. Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna. Memahami berbeda dengan menyepakati. Komunikasi antar pribadi : komunikasi antar 2 orag atau lebih. Komunikasi Organisasi : Semua pola, jaringan dan sistem komunikasi dalam sebuah organisasi. Fungsi Komunikasi. Pengendali perilaku karyawan, komunikasi memotivasi, menolong mengekspresikan emosi (kebutuhan sosial). 5

6 Metode-metode Komunikasi antar pribadi Model komunikasi 6

7 7

8 8

9 Komunikasi Antar Pribadi yang Efektif Hambatan Komunikasi 1) Filtering.Manipulasi komunikasi yang di sengaja agar terlihat lebih baik bagi penerima 2) Emosi 3) Informasi yang berlebih Suatu situasi di mana infomrasi melebihi kepasitas pengelolaan seseorang. 4) Defensif 5) Bahasa 6) Budaya nasional 9

10 Mengatasi hambatan-hambatan dalam komunikasi. Menggunakan umpan balik Menyederhanakan bahasa Menyimak dengan aktif. Menyimak untuk mendapatkan makna yang menyeluruh tanpa terlebih dahulu membuat peniaian atau interpretasi Membatasi emosi Komunikasi Antar Pribadi yang Efektif 10

11 Komunikasi Antar Pribadi yang Efektif11

12 Komunikasi Organisasi Komunikasi Formal vs Informal Komunikasi Formal adalah komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang di tetapkan Komunikasi Informal adalah komunikasi yang tidak di definisikan dalam hirarki struktur organisasi, memiliki tujuan : 1) memenuhi kebutuhan berinteraksi sosial 2) Meningkatkan kinerja organisasi, dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif yang kadang lebih cepat dan efisien. 12

13 Arah Aliran Komunikasi. 1. Downward Communication. Komunikasi yang mengalir kebawah dari seorang manajer kepada para karyawan. 2. Upward Communication. Komunikasi yang mengalir keatas dari para karyawan kepda para manajer. 3. Lateral Communication. Komunikasi yang terjadi di antara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama. 4. Diagonal Communication. Komunikasi yang melintasi wilayah kerja dan tingkatan organisasi Komunikasi Organisasi 13

14 Jaringan komunikasi Organisasi Berbagai pola aliran komunikasi organisasi secara vertikal dan horisontal. Selentingan (Grapevine). Jaringan komunikasi informal. Komunikasi Organisasi 14

15 Tehnologi Informasi dan Komunikasi Mempengaruhi Manager. Mempengaruhi Organisasi. 15

16 Isu Komunikasi dalam Organisasi Saat ini. Mengelola Informasi didalam dunia Internet - Isiu keamanan dan hukum - Interaksi pribadi Mengelola Sumber daya Pengetahuan Organisasi Peran Komunikasi didalam Layanan Pelanggan Komunikasi yang Penuh Pengertian 16

17 Management 15 Memimpin : Memotivasi Karyawan STEPHEN P. ROBBIINS MARY COULTER

18 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Memotivasi Karyawan Apa itu motivasi Teroi Awal motivasi Teori Maslow Teori X dan Y McGregor Teori dua faktor Herzberg Teori tiga kebutuhan McClelland Teori-teori kontemporer Motivasi Teori Penetapan tujuan Teori Penguatan Teori Desain pekerjaan Teori Keadilan Teori Ekspektasi Mengintergrasikan Teori-teori 18

19 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Isiu н isiu Motivasi terkini Tantangan Lintas Budaya Motivasi kelompok kerja yang unik Mendesain program Imbalan yang Sesuai Dari Teori ke Praktek : saran untuk Memotivasi 19

20 Apa itu memotivasi Memotivasi adalah proses dimana usaha seseorang diberi energi, diarahkan dan berkelanjutan menuju tercapainya suatu tujuan. Energi = ukuran intensitas atau dorongan. Arah = arah menguntungkan organisasi, konsisten dengan tujuan organisasi. Ketekunan karena berkelanjutan 20

21 Teori Awal Hirarki kebutuhan Maslow. 21

22 Teori Maslow menyatakan bahwa dalam setiap orang terdapat sebuah hirarki dari lima kebutuhan yaitu : Kebutuhan Fisiologis kebutuhan fisik, makanan, minuman, tempat tinggal, seks, dan kebutuhan fisik lainnya Kebutuhan keamanan (safety needs), keamanan dan perlindungan dari kejahatan fisik dan emosional. Kebutuhan Sosial (social need), Kasih sayang, kepemilikan, penerimaan dan persahabatan. Kebutuhan penghargaan (esteem needs), Faktorfaktor internal, seperti harga diri, otonomi dan prestasi, serta faktor-faktor eksternal seperti status, pengakuan dan perhatian. Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization needs), mampu menjadi apa yang ia inginkan Teori Awal 22

23 Teori X dan Y McGregor. Teori X mengasumsikan bahwa para karyawan itu tidak menyukai pekerjaan, mals dan menghindar tanggung jawab, dan perlu dikendalikan agar dapat bekerja. Teori Y Mengasumsikan bahwa karyawan kreatif, menikmati pekerjaan, mencari tanggung jawab, dan berlatih mengarahkan diri. Teori Awal 23

24 Teori dua faktor Heizberg Mengusulkan bahwa faktor-faktor instrinsik terkait dengan kepuasan kerja, sedangkan faktor-faktor ekstrinsik berhubungan dengan ketidak puasan kerja Disebut dua faktor yaitu faktor puas dan tidak puas didalam kepuasan kerja. Yang dibuktikan bahwa keduanya adalah independent. Motivator adalah faktor-faktor yang meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi Teori Awal 24

25 Teori Awal 25

26 Pandangan tradisional = jika menghilangkan karakteristik ketidak puasan, belum tentu memunculkan kepuasan kerja. Lawan satisfaction = no satisfaction, lawan dissatifaction adalah no dissatifaction Faktor-faktor higienis, adalah faktor-faktor yang menghilangkan ketidak puasan kerja tetapi tidak memotivasi Teori Awal 26

27 Teori tiga kebutuhan McClelland David McCLelland mengungkapakn ada tiga kebutuhan yang diperoleh (bukan bawaan), yaitu : 1) Kebutuhan akan prestrasi (n-ach), pendorong untuk sukses dan unggul dalam kaitannya dengan serangkaian standar 2) Kebutuhan akan Kekuasaan (n-pow), Kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku dengan cara di mana mereka tidak akan bersikap sebaliknya. 3) Kebutuhan akan Afiliasi (n-aff), Keinginan untuk hubungan antarpribadi yang akrab dan dekat Teori Awal 27

28 28

29 Teori-teori kontemporer Motivasi Teori penetapan tujuan. Dalil bahwa tujuan spesifik meningkatkan kinerja dan tujuan yang sulit, ketika diterima, menghasilkan kinerja yang lebih tinggi daripada tujuan yang mudah. Bekerja untuk mencapai tujuan adalah sumber utama dari motivasi kerja. Tujuan yang sulit akan memacu motivasi jika tujuan itu di terima (partisipasi merumuskan tujuan adalah penting). Umpan balik dari diri sendiri lebih memacu motivasi dibanding umpan balik dari luar. 29

30 Umpan balik tergantung dari : 1) Komitmen terhadap tujuan. Komitment didapat ketika tujuan dipublikasikan, seorang memiliki lokus kendali internal, ketika tujuan di tetapkan oleh diri sendiri (bukan di tugaskan). 2) Efektifitas diri, keyakinan individu bahwa ia mampu melaksanakan suatu tugas. Self-efficacy. 3) Budaya Nasional, beberapa budaya mengikuti atau mendukung beberapa prinsip teori ini. Teori-teori kontemporer Motivasi 30

31 Teori-teori kontemporer Motivasi 31

32 Teori Penguatan. Re-inforcement theory, perilaku adalah fungsi dari konsekwensi-konsekwensinya. Daya penguat adalah konsekwensikonsekwensi yang segera mengikuti perilaku yang meningkatkan probabilitas di mana perilaku tersebut akan diulang. Manajer dapat menggunakan daya penguat dan positif dalam membantu organisasi mencapai tujuan, dan mengabaikan bukan menghukum perilaku yang tidak diinginkan. Teori-teori kontemporer Motivasi 32

33 Teori Desain pekerjaan. Teori yang menempatkan desain pekerjaan sebagai faktor yang penting dalam mendukung upaya manajer motivasi karyawan. Desain kerja yang memotivasi. Job-design (Desain pekerjaan) adalah cara dimana tugas di gabungkan untuk membentuk suatu pekerjaan yang lengkap. Bagaimana cara manajer membuat desain yang memotivasi? Teori-teori kontemporer Motivasi 33

34 1) Pemekaran pekerjaan (Job enlargement) adalah perluasan pekrejaan secara horisontal melalui penambahan lingkup pekerjaan. Karyawan sering menjadi merasa lebih banyak tugas, harus hati-hati. 2) Pengkayaan Pekerjaan (Job Enrichment), Pengkayaan pekerjaan secara vertikal dengan menambahkan tanggung jawab perencanaan dan evaluasi. Meningkatkan pendalaman pekerjaan. Karyawan melakukan sebagian tugas yang semula dilaksanakan manager 3) Model Karakteristik pekerjaan, kerangka kerja untuk menganalisis dan merdesain pekerjaan yang mengidentifikasi lima dimensi pekrjaan inti, keterkaitannya dan dampaknya terhadap hasil. Teori-teori kontemporer Motivasi 34

35 Dimensi itu adalah : 1) Keragaman ketrampilan tingkat di mana sebuah pekerjaan memerlukan keragaman aktivitas sehingga seorang karyawan dapat menggunakan sejumlah ketrampilan dan bakat yang berbeda. 2) Identitas tugas Tingkat dimana sebuah pekerjaan memerlukan penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan dan identifikasi bagian-bagian pekerjaan. 3) Signifikansi Tugas Tingkat dimana sebuah pekrjaan mempunyai dampak yang besar pada kehidupan atau pekerjaan orang lain. 4) Otonomi Tingkat dimana sebuah pekerjaan memberikan kebebasan, kemerdekaan, dan kebijaksanaan yang substansial kepada individu dalam menjadwalkan pekerjaan dan menentukan prosedur yang akan digunakan untuk melaksanakannya. 5) Umpan balik Tingkat dimana dalam melakukan aktivitas kerja yang diperlukan unruk mencapai hasil pekerjaan individu memperoleh informasi yang langsung dan jelas mengenai efektivitas kinerjanya. Teori-teori kontemporer Motivasi 35

36 Teori-teori kontemporer Motivasi 36

37 Model karakteristik pekerjaan menolong Manajer mendesain pekerjaan. Teori-teori kontemporer Motivasi 37

38 Teori-teori kontemporer Motivasi 38

39 Teori Keadilan. Teori dimana karyawan membandingkan rasio input hasil dari pekerjaannya dengan rasio lainnya yang relevan kemudian memperbaiki ketidak adilan yang ada. 39 Teori-teori kontemporer Motivasi

40 Rujukan adalah orang lain, sistem, atau membandingkan diri seseorang terhadap dirinya sendiri dalam menilai keadilan. (Orang lain seorganisasi, sistem adalah aturan, prosedur dan kebijakan, diri adalah rasio input hasil) Keadilan distributif adalah keadilan yang dirasakan dari jumlah dan alokasi imbalan diantara individu. Pengaruh ke Kepuasan karyawan. Keadilan prosedural keadilan yang di rasakan dari proses yang digunakan untuk menentukan distribusi imbalan. Pengaruh ke komitmen organisasi karyawan, kepercayaan pada atasan, dan niat berhenti bekerja. Teori-teori kontemporer Motivasi 40

41 Teori Ekspektasi. Seorang individu cenderung bertindak denan cara tertentu dengan harapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu hasil tertentu dan pada daya tarik hasil tersebut. Mencakup tiga variabel : 1) Ekspektasi. Probabilitas yang dirasakan oleh individu bahwa mengerahkan sejumlah usaha akan menghasilkan tingkatan kinerja tertentu. 2) Instrumentalitas. Tingkat dimana individu percaya bahwa memberikan kinerja pada tingkat tertentu adalah alat yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 3) Valensi atau daya tarik imbalan. Valensi mempertimbangkan baik tujuan maupun kebutuhan individu. Teori-teori kontemporer Motivasi 41

42 Teori-teori kontemporer Motivasi 42

43 Teori-teori kontemporer Motivasi 43

44 Diskusi : Isu н isu Motivasi terkini Tantangan Lintas Budaya Motivasi kelompok kerja yang unik Mendesain program Imbalan yang Sesuai Dari Teori ke Praktek : saran untuk Memotivasi 44

45 Management 16 Memimpin: Manajer sebagai Pemimpin STEPHEN P.. ROBBIINS MARY COULTER 45

46 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Siapa pemimpin dan apa Kepemimpinan itu? Teori нteori awal kepemimpinan Teori Sifat (Trait Theories) Teori Perilaku (Behavioral Theories) Teori Kontingensi Kepemimpinan Model Fiedler Teori Kepemimpinan Situasi Hersey dan Blanchard Tori Jalur-tujuan (Path-Goal Theory) 46

47 L E A R N I N G O U T L I N E Follow this Learning Outline as you read and study this chapter. Pandangan Kontemporer Tentang Kepemimpinan Kepemimpinan Transformasi н transaksi Isu н isu Kepemimpinan abad 21 Mengelola Kekuatan Mengembangkan rasa percaya Memberdayakan Karyawan Memimpin di Berbagai Budaya Memahami Perbedaan Gender dan Kepemimpinan Menjadi Pemimpin yang Efektif 47

48 Siapakah pemimpin dan apakah kepemimpinan itu? Pemimpin adalah seseorang yang dapat mempengaruhi orang lain dan memiliki otoritas managerial. Kepemimpinan adalah proses memimpin sebuah grup dan mempengaruhi grup mencapai tujuan. 48

49 Teori-teori awal kepemimpinan. Ketertarikan orang kepada kepemimpinan sudah ada sejak manusia berkelompok, tetapi toeri kepemimpinan baru dikembangkan pada abad 20. Teori awal kepemimpinan berfokus kepada pemimpin (Teori sifat - trait theories) dan bagaimana pemimpin berinteraksi (teori perilaku)

50 Teori Sifat. Dengan berfokus kepada pemimpin ditelitilah ciri-ciri pemimpin ayng berhasil. 1. Penggerak (drive). Pemimpin menunjukkan tingkat usaha yang tinggi. Ambisius, Keinginan, energi, inisiatif. 2. Desire to lead. Untuk mempengaruhi orang lain. Menerima tanggung jawab. 3. Kejujuran dan integritas. Kepercayaan. 4. Self confidence. tidak ragu-ragu. 5. Intelligence. Cerdas. dapat mengumpulkan, menyatrukan dan menafsirkan informasi. visi, memacahkan persoalan

51 Lanjutan Job-relevant knowledge. pengetahuan - keputusan 7. Extraversion. Energik dan penuh semangat, suka bergaul, tegas dan jarang berdiam menarik diri

52 Teori behaviour. Teori perilaku adalah teori kepemimpinan yang mengidentifikasikan perilaku yang membedakan antara pemimpin efektif dan tidak efektif. Kelompok teori ini adalah :

53

54 Grid managerial :

55 Teori Kontingensi (Situasional) Kepemimpinan. Dalam penelitian banyak pemimpin gagal pada waktu gagal memahami konteks dimana mereka memimpin. Model Fedler Situasi Hersey Blanchard (Situasional leadership dan pathgoal teori)

56 Model Fiedler (komprehensif kontingensi) Teori Kepemimpinan yang menjelaskan bahwa kinerja kelompok yang efektif tergantung pada kesesuaian antara gaya kepemimpinan dan banyaknya kendali serta pengawasan terhadap situasi itu. Kuncinya : mendefinisikan gaya kepemimpinan dan situasi. Mengidentifikasi kombinasi gaya dan situasi yang tepat

57 Gambaran pemimpin diukur melalui LPC (Least-preffered coworker) Rekan kerja paling tidak disukai. Kuisoner untuk mengukur apakah pemimpin berorientasi pada pekerjaan atau tidak. Gambaran situasi diukur melalui : Relasi pemimpin anggota. tingkat keyakinan diri, kepercayaan, rasa hormat karyawan, baik atau tidak. Struktur tugas. tugas pekerjaan di strukturisasi dan di formulakan. Tinggi atau rendah Posisi kekuatan. tingkat kewenangan untuk perekrutan, pemecatan, pendisiplinan, promosi dan peningkatan gaji. kuat atau lemah

58

59 Teori kepemimpinan Harsey dan Blanchard. Situasional leadership Theory. Teori situasional yang berfokus kepada kesiapan pengikutnya. Pengikut lah yang menerima atau menolak pemimpin dan menjadi dampak dari pemimpin sehingga pengikut yang di teliti. Kesiapan adalah tingkat dimana orang memiliki kemampuan dan kemauan untuk menyelesaikan pekrejaan tertentu

60 Gaya kepemimpinan (pola dasar relasi dan pekerjaan) : Telling (Pekerjaan tinggi - relasi rendah) - pemimpin menentukan peranan karyawan dan mengatur apa, kapan, bagaimana dan dimana karyawan melaksanakan tugas. Selling (Pekerjaan tinggi -relasi rendah) - Pemimpin menunjukkan perilaku yang mengarah dan mendukung. Participating (pekerjaan rendah - relasi tinggi) - pemimpin dan pemgikut bersama membuat keputusan, pemimpin sbagai fasilitator dan komunkator

61 Delegating (pekerjaan rendah - relasi rendah) - Pemimpin kurang memberikan pengarahan dan dukungan

62 Kesiapan pengikut : R1 - Orang tidak mampu dan tidak memiliki keingingn untuk bertanggung jawab dalam melakukan suatu pekerjaan. Pengikut tidak kompeten atau tidak percaya diri. R2 - Orang tidak mampu, namun memiliki keingingna untuk melakukan pekerjaan tertentu. Pengikut memiliki motivasi, namun tidak ahli menuhi

63 R3 - Orang yang mampu, namun tidak memiliki keinginan untuk memenuhi kemauan pemimpinnya. Pengikut kompeten namun tidak ada keinginan melakukan sesuatu. R4 - Ornag mampu dan memiliki keinginan untuk melakukan pekerjaan yang di minta. Teori ini mencocokkan posisi pengikut dangan gaya kepemimpinan yang cocok

64 Teori kepemimpinan Jalur - Tujuan (Path-goal rheory). Pemimpin yang efektif adalah menunjukkan jalur (path) kepada pengikutnya untuk membantu pengikutnya melangkah. teori yang menyatakan bahwa tugas pemimpin adalah membantu pengikutnya mencapai tujuan dan mengarahkan atau memberikan dukungan sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa tujuan mereka sejalan dengan tujuan kelompok atau organisasi

65 Empat perilaku pemimpin : Directive leader (pmimpin mengarahkan). Pemimpin memberitahu kepada pengikut apa yang diharapkan dari mereka, jadwal pekerjaan yang harus diselesaikan, serta memberikan bimbingan arahan secara spesifik tentang cara melaksanakan tugas. Supportive leader (Dorongan). Pemimpin menunjukkan kepedulian terhadap kebutuhan pengikutnya dan bersifat ramah

66 Participative leader (Partisipatif). Pemimpin berkonsultasi dengan naggota kelompok dan menggunakan saran-saran dan ide-ide mereka sebelum mengambil keputusan. Achievement-oriented leader. Pemimpin menetapkan sekumpulan tujuan yang menantang dan mengharapkan bawahannya untuk berprestasi semaksimal mungkin

67

68 Pandangan kontemporer tentang kepemimpinan. Kepemimpinan transformasi - transaksi yaitu pemimpin yang memimpin dengan menggunakan peretukaran sosial (transaksional). Memotivasi bawahan untuk bekerja mencapai tujuan dengan memberikan penghargaan atas produktifitasnya. Pemimpin transformasional. Yaitu pemimpin yang menstimulasi dan menginspirasi bawahan untuk mencapai hasil yang luar biasa

69 Kepemimnan Karismatik & visioner. Pemimpin yang antusias dan percaya diri yang kepribadian dan tindakannya dapat mempengaruhi orang untuk berperilaku dengan cara tertentu. Cirinya pemimpin kharismatik : Punya visi Mengartikulasi visi Mengambil resiko Sensitive thd kendala lingkungan dan kebutuhan bawahan. Perilaku luar biasa

70 Kepemimpinan visioner. Kemampuannya untuk menciptakan dan mengartikulasi sebuah visi masa depan yang realistik, dapat dipercaya, dan menarik sehingga dapat memperbaiki situasi saat ini

71 Kepemimpinan Tim. Memimpin Tim berbeda dengan memimpin sebagai pemimpin tunggal, tetapi didalam situasi tertentu kepemimpinan tim adalah kebutuhan

72 Kepemimpinan Tim

73 Isu isu kepemimpinan ó Mengelola kekuatan. Dari mana pemimpin memperoleh kekuasaan? yaitu kapasitas untuk mempengaruhi kerja atau keputusan?. ó Terdapat 5 sumber : Legitimate power (kekuasaan sah) dan otoritas. Coercive power (kekuasaan paksaan) kekuasaan untuk megnhukum dan mengendalikan bawahan

74 lanjutan... Reward Power (kekuasaan imbalan). Kekuasaan untuk memberikan upah yan g positif. Expert power (kekuasaan ahli). Kekuasaan berdasarkan kepada pengetahuan dan ketrampilan istimewa. Referent power (Kekuasaan rujukan). kekuasaan muncul karena sumber atau sifat pribadi seseorang yang diinginkan

75 Mengembangkan rasa percaya. Membangun rasa percaya dan kredibilitas karyawan adalah penting, di tengah situasi ketidak pastian yang meningkat. Komponen kredibilitas adalah kejujuran, kompetensinya dan kemampuan menginspirasi

76 5 Dimensi mendasari rasa percaya : Integritas - kejujuran dan kebenaran. Kompetensi - pengetahuan dan keahlian tehnis serta keahlian interpersonal Konsistensi - Dapat diandalkan, dapat diprediksi dan penilaian yang baik dalam menangani situasi. Loyalitas - KEmauan untuk melindungi seseorang, baik secara fisik apun emosi. Keterbukaan - Kemauan untuk berbagi ide dan informasi

77 Memberdayakan karyawan Memberdayakan karyawan bearti peningkatan keleluasaan karyawan didalam mengambil keputusan. karena ada kebutuhan untuk pengambilan keputusan yang cepat oleh orang yang peling mengetahui permasalahannya

78 Menjadi pemimpin yang efektif