UA P E P MB M E B LA L J A A J R A A R N A KH K USUS

Transkripsi

1 HAKEKAT PENGARAHAN (DIRECTING) DAN LEADERSHIP (KEPEMIMPINAN) OLEH: NETI JUNIARTI TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS Setelah mengikuti kuliah, mahasiswa akan dapat menjelaskan: 1. Batasan dan prinsip Directing dan Leadership (kekuasaan, kewenangan, tanggung jawab dan delegasi 2. Komponen Directing dan Leadership 3. Jenis Directing dan Leadership 4. Motivasi dan komunikasi Batasan dan Prinsip Pengarahan merupakan fase pelaksanaan rencana yang membutuhkan kepemimpinan dan keterampilan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Apakah persamaan dan perbedaan antara Leader dan Manager? Perbedaan Leader dan Manajer Peran Leader (1) Leader Manager Pengambil keputusan Komunikator Evaluator Fasilitator Pengambil risiko Mentor Energizer Pelatih Konselor Guru 1

2 Pemikir kritis Penetral Advokat Visionary Forecaster (peramal) Pemberi pengaruh Creative problem solver Change agent Diplomat Role Model Peran Leader (2) Komponen Directing Menciptakan iklim yang memotivasi Komunikasi Manajemen konflik Memfasilitasi kolaborasi Negosiasi Dampak kompromi dan hukum kepegawaian terhadap manajemen Perbedaan Peran Pemimpin dan Menejer dalam Menciptakan Iklim Kerja yang Kondusif Peran Leader (Pemimpin) 1. Mengenali motivasi kerja setiap pegawai 2. Mengidentifikasi dan memberikan sistem penguatan yang sesuai untuk tiap orang 3. Mendengarkan hal-hal yang menimbulkan ketidakpuasan pegawai 4. Mendukung pegawai untuk mengerahkan kemampuan mencapai perkembangan diri dan aktualisasi diri Peran Leader (2) Menjadi role model yang baik Mendorong mentoring, sponsorship, dan coaching dengan Mengerahkan waktu dan tenaga untuk menciptakan lingkungan yang mendukung individu yang kurang bersemangat Mengembangkan pengakuan bahwa setiap pegawai itu unik dan meningkatkan sistem reward yang membuat setiap pegawai merasa sebagai pemenang Menunjukkan rasa percaya pada Menjaga entusiasme diri sendiri dan meningkatkannya jika perlu. Peran Manager (1) Menggunakan kekuasaan untuk memberikan sistem reward yang formal Menggunakan feedback positif Mengembangkan tujuan yang memadukan kebutuhan organisasi dan Mempertahankan lingkungan yang menghilangan atau mengurangi ketidakpuasan kerja Meningkatkan lingkungan yang menjadi motivator bagi pegawai Peran Manager (2) Menciptakan ketegangan yang perlu untuk mempertahankan produktivitas Mengkomunikasikan harapan secara jelas kepada Menunjukkan rasa hormat, perhatian, kepercayaan dan rasa memiliki terhadap Memberikan tugas yang sesuai dengan latar belakang pegawai untuk membantu pencapaian tugas Mengidentifikasi pencapaian, afiliasi, atau kebutuhan akan kekuasaan para dan mengembangkan strategi motivasi yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 2

3 Motivasi Definisi: kekuatan di dalam diri individu yang mempengaruhi atau mengarahkan perilaku. Motivasi intrinsik : motivasi yang datang dari dalam diri orang yang bersangkutan nilai (value) penampilan kerja dan produktivitas Motivasi ekstrinsik : motivasi yang ditingkatkan oleh lingkungan kerja atau ekstrinsik rewards Teori Motivasi Teori Maslow 5 kebutuhan dasar manusia Teori Skinner perilaku yang diberi reward akan diulangi, dan perilaku yang diberi hukuman akan dihilangkan. Teori Herzberg dua faktor (motivator dan faktor-faktor hygiene. Motivator Pencapaian Pengakuan Pekerjaan Tanggung jawab Kemajuan Kemungkinan untuk berkembang Teori Herzberg Faktor-Faktor Hygiene Gaji Supervisi Keamanan pekerjaan Kondisi kerja positif Kehidupan pribadi Hubungan interpersonal Kebijakan perusahaan Status Teori Pekerja X Menghindari pekerjaan jika mungkin Tidak menyukai pekerjaan Harus selalu diarahkan Sedikit ambisi Menghindari tanggung jawab Perlu ancaman untuk motivasi Perlu supervisi ketat Termotivasi oleh rewards dan hukuman Teori McGregor Teori Pekerja Y Senang dan menikmati pekerjaan Mengarahkan diri sendiri Mencari tanggung jawab Imajinatif dan kreatif Menggunakan kapasitas intelektual Hanya perlu supervisi umum Mendorong untuk berpartisipasi dalam pemecahan masalah Kerja yang Memotivasi Terdapat ekspektasi yang jelas dan dikomunikasikan secara efektif Adil dan konsisten terhadap semua pegawai Menjadi pengambil keputusan yang kuat dengan gaya pengambilan keputusan yang tepat. Mengembangkan konsep kerja kelompok Kerja yang Memotivasi (2) Kembangkan tujuan dan proyek kelompok yang akan membangun semangat tim Padukan kebutuhan dan keinginan staf dengan kepentingan dan tujuan organisasi Kenali keunikan setiap Hilangkan hambatan antara pegawai dengan pekerjaannya Berikan pengalaman yang menantang dan berikan kesempatan untuk berkembang 3

4 Kerja yang Memotivasi (3) Jika memungkinkan, minta partisipasi dan masukan dari semua pegawai dalam pengambilan keputusan Jika mungkin, berikan pengakuan dan nilai kepada Pastikan bahwa memahami alasan dibalik setiap keputusan dan tindakan Berikan penguatan terhadap perilaku yang diinginkan, konsisten terhadap hukuman Kerja yang Memotivasi (4) Biarkan pegawai memberikan penilaian individual sebanyak mungkin Ciptakan hubungan saling percaya dan saling membantu dengan pegawai Biarkan pegawai melakukan kontrol sebanyak mungkin terhadap lingkungan kerjanya Jadilah role model yang baik bagi pegawai Komunikasi Organisasional, Interpersonal dan Kelompok Komunikasi merupakan keterampilan pemimpin (leadership skill) yang paling penting. Komunikasi adalah pertukaran pikiran, ide-ide, ide, atau informasi yang kompleks baik secara verbal maupun non verbal. Dipengaruhi oleh iklim internal (value, perasaan, temperamen, dan tingkat stress) dan iklim eksternal (status, kekuasaan, dan kewenangan) sebagai hambatan untuk komunikasi manager Iklim internal dan eksternal SENDER Proses Komunikasi TULISAN NONVERBAL VERBAL MESSAGE Iklim internal dan eksternal RECEIVER Peran Pemimpin dan Manager dalam Komunikasi Peran Pimpinan: 1. Menggunakan jaringan komunikasi informal 2. Sensitif terhadap iklim internal dan eksternal 3. Observasi dan interpretasi komunikasi verbal dan non verbal 4. Role model komunikasi asertif dan mendengar aktif 5. Mengenali status, kekuasaan, dan kewenangan sebagai hambatan komunikasi manager subordinat. 6. Memaksimalkan fungsi kelompok 7. Menyeimbangkan berbagai pilihan teknologi komunikasi. Fungsi Menejemen dalam Komunikasi Memahami dan menggunakan jaringan komunikasi formal. Menentukan model komunikasi yang tepat dalam hirarki organisasi. Menyiapkan komunikasi tertulis yang jelas Konsultasi dengan departemen/disiplin lain jika ada tumpang tindih peran. Bedakan antara informasi dan komunikasi Jaga kerahasiaan Berikan pelatihan dan gunakan alat komunikasi yang tepat. 4

5 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Organisasi Jarak ruang di dalam organisasi Perbedaan pola komunikasi antar subgrup dalam organisasi Perbedaan struktur dalam organisasi Organisasi sedang dalam kondisi perubahan yang konstan Gender Strategi Komunikasi Organisasi Menejer harus mengkaji situasi komunikasi organisasi Menejer harus memahami struktur organisasi dan mengenali siapa yang akan terpengaruh oleh keputusan yang dibuat Komunikasi tidak satu arah Komunikasi harus jelas, sederhana, tepat. Menejer harus eminta umpan balik Berbagai metode komunikasi harus digunakan jika pesannya sangat penting Manajer tidak boleh membebani dengan informasi yang tidak perlu. Metode Komunikasi Komunikasi tertulis Komunikasi tatap muka Komunikasi nonverbal Komunikasi melalui telefon Komunikasi Tertulis Ketahui apa yang ingin disampaikan sebelum menulis Masukkan orang yang terlibat dalam surat yang ditulis. Gunakan kata kerja Pilih kata-kata yang sederhana, spesifik dan kongkrit. Gunakan sesedikit mungkin kata-kata Gunakan kalimat langsung dan sederhana (maksimal 20 kata). Berikan arah kepada pembaca Atur materi secara logis Gunakan paragraf untuk mengarahkan pembaca Gunakan kata penghubung untuk mengkaitkan satu topik pikiran dengan topik yang lainnya. Harus jelas Gunakan cara yang sama untuk mengekspresikan hal yang sama Komunikasi Non Verbal Space Lingkungan Penampilan Kontak mata Postur Gesture Ekspresi wajah Waktu Petunjuk vokal seperti tone, volume, dan tekanan Delegasi Delegasi secara singkat berarti menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain atau mengarahkan konerja satu orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi. 5

6 Peran Leader dalam Delegasi Sebagai role model, pendukung, dan nara sumber Mendukung pengikut untuk menggunakan delegasi sebagai strategi untuk manajemen waktu dan membangun tim Berkomunikasi dengan jelas dan asertif Peran Menejer dalam Delegasi Membuat deskripsi kerja dan ruang lingkup kerja untuk semua pegawai Mengetahui tanggung jawab dan aspek legal dari supervisi Mengkaji kemampuan dan motivasi ketika mendelegasi Mendelegasikan tingkat kewenangan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas Mengembangkan dan mengimplementasikan proses review secara periodik untuk tugas-tugas yang didelegasikan Memberikan pengakuan atau penguatan untuk tugas delegasi yang telah diselesaikan Strategi untuk Delegasi yang Efektif Perencanaan sebelum mendelegasikan Identifikasi keterampilan dan tingkat yang diperlukan Pilih staf yang paling mampu Komunikasikan tujuan dengan jelas Pemberdayaan staf melalui delegasi Menentukan dead-line dan memonitor kemajuan Berikan bimbingan Evaluasi kinerja Berikan penguatan 6