BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori dasar Pengertian Evaluasi Menurut Wikipedia, Evaluasi adalah proses penilaian. Evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektifitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan Pengertian Kinerja Menurut Mulyadi (2007, p337), kinerja yaitu keberhasilan personal, tim, atau unit organisasi dalam mewujudkan sasaran strategi yang telah ditetapkan sebelumnya dengan perilaku yang diharapkan Pengertian Investasi Menurut Widjajanta. B, Widyaningsih. A (2007, p130), investasi merupakan pengeluaran modal untuk pembelian aset (asset) fisik seperti pabrik, mesin, peralatan, dan persediaan. Menurut Widoatmodjo. S, Ferlianto. R. L, Rizal. J. (2007, p2), investasi yaitu komitmen mengikatkan satu aset ini untuk beberapa periode waktu ke masa depan guna mendapatkan penghasilan yang mampu mengkompensasi pengorbanan investor, berupa: 1. Keterikatan aset pada waktu tertentu 2. Tingkat inflasi 3. Ketidaktentuan penghasilan pada masa mendatang 7

2 8 Jadi penulis menyimpulkan investasi yaitu suatu dana yang dikeluarkan dalam mencapai suatu tujuan tertentu di mana dengan investasi yang dilakukan, perusahaan akan mendapatkan benefit di masa mendatang. Ada empat faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam melakukan suatu investasi, yaitu: 1. Modal yaitu berapa banyak dana yang diperlukan untuk melakukan investasi sampai perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang melebihi dari investasi yang dikeluarkan. 2. Tingkat pengembalian yaitu berapa persen tingkat keuntungan yang bisa diperoleh dari modal yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu. 3. Tingkat resiko yaitu berapa besar kemungkinan terjadinya kerugian yang dapat mengurangi jumlah modal bahkan menghabiskan modal perusahaan. 4. Arus dana yaitu seberapa cepat dana dalam bentuk uang kas secara fisik yang dapat ditarik dari modal yang sudah disetor Pengertian Teknologi Informasi Menurut M. Suyanto (2005, p10), teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan mengggunakan informasi dalam segala bentuknya.

3 9 Menurut Jeffrey, Lonnie dan Kevin (2004, p10), teknologi informasi merupakan istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi komunikasi (jaringan data, gambar dan suara). Sedangkan menurut Ward dan Peppard (2002), teknologi informasi secara khusus ditujukkan untuk teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan telekomunikasi. Menurut jurnal B Charlene Henderson, Kevin Kobelsky, Vernon J Richardson, Rodney E Smith (2010, p39), teknologi informasi merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manusia dalam menyampaikan suatu pesan maupun informasi. Pengeluaran TI mungkin melibatkan salah satu atau semua biaya yang terlibat didalam akuisisi perancangan, implementasi instalasi, dan pengoperasian sistem informasi. 2.2 Konsep Investasi Teknologi Informasi Pengertian Investasi Teknologi Informasi Menurut Edmund W. Fitzpatrick (2005, p28), investasi TI adalah investasi yang terdiri dari biaya siklus hidup total keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan TI, termasuk biaya operasional paska-proyek sistem yang diterapkan. Menurut Marc J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schniederjans (2004, p8), investasi TI adalah Investasi dalam peralatan, aplikasi, layanan, dan teknologi dasar. Investasi TI berhubungan dengan beban yang terkait untuk mendapatkan komputer, komunikasi, perangkat lunak, jaringan dan personil. Keputusan investasi mengalokasikan jenis

4 10 sumber daya (manusia, moneter, fisik) ke dalam Management Information Sistem (MIS). MIS terdiri dari empat komponen utama yaitu: 1. Personil (personnel): user atau pengguna yang akan menerima pelatihan teknologi dan akan melakukan fungsi input atau output sistem dan menjalankan sistem operasi 2. Perangkat lunak aplikasi (application software): program, bahasa (languages), perakitan bahasa, C++, dan lain sebagainya. 3. Perangkat lunak sistem (system software): sistem operasi, program utilitas untuk mengelola data dan lain sebagainya. 4. Perangkat keras (hardware): komputer, data storage disk dan sistem, sistem komunikasi, sistem jaringan dan lain sebagainya. Menurut jurnal Ashraf Galal Eid (2010, p133), dampak dari investasi teknologi informasi pada variabel-variabel ekonomi yang berbeda di negara-negara industri telah ditargetkan sangat oleh banyak ekonom dalam dua dekade terakhir dengan perhatian khusus untuk mempelajari dampak investasi TI terhadap pertumbuhan produktivitas dan revolusi teknologi informasi didorong oleh pertumbuhan Internet, yang telah memberikan kontribusi positif bagi pertumbuhan produktivitas dan stabilitas makroekonomi Tujuan dan Manfaat dari Investasi Teknologi Informasi Tujuan investasi yang paling penting adalah proses mendefinisikan pendekatan untuk evaluasi dan pengukuran kinerjanya. Investasi TI yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi, memerlukan efisiensi dalam mengukur teknik seperti kerja studi dan analisis biaya

5 11 manfaat. Investasi TI yang telah diimplementasikan untuk meningkatkan efektivitas manajemen memerlukan analisis nilai tambah, nilai dari penilaian rantai, dan lain-lain. Investasi TI untuk keuntungan bisnis atau transformasi bisnis memerlukan pengukuran teknik seperti analisis strategis, kinerja kompetitif relatif, dan lain-lain. Tujuan dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut Richardus Eko Indrajit (2004, p30): a. Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. b. Untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas perusahaan. c. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain. Manfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut menurut Richardus Eko Indrajit (2004, p41): a. Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan (cost displacement) b. Menghindari biaya yang harus dikeluarkan (cost avoidance) c. Memperbaiki kualitas yang diambil (decision analysis) d. Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact analysis). Tabel 2.1 pada tampilan di bawah menunjukkan bagaimana jenis investasi yang berbeda dapat dilakukan

6 12 Tujuan investasi Jenis investasi Evaluasi/ pengukuran Kelangsungan bisnis Harus dilakukan Melanjutkan/ menghentikan bisnis Peningkatan efisiensi Penting / inti Biaya manfaat Peningkatan efektivitas Kritikal / inti Analisis bisnis Halangan kompetitif Strategis / prestise Analisis strategi Infrastruktur Arsitektur/ harus dilakukan Istilah yang luas Table 2.1 Tujuan Investasi, Jenis dan Teknik Evaluasi Karakteristik Investasi TI Ini: Karakteristik investasi TI dapat di lihat pada tabel 2.2 dibawah Struktur biaya (cost structure) Intangibility Dampak dari struktur organisasi (impact on organizational structures) Ketidakpastian (uncertainly) Biaya langsung (direct cost) Biaya tidak langsung (indirect cost) Intangible asset Keuntungan jangka panjang (long-term benefits) Kesempatan bisnis baru (new business opportunities) Perubahan organisasi (organizational changes) Ketidakpastian keuntungan (benefits uncertainly) Ketidakpastian biaya (cost uncertainly) Tabel 2.2 Karakteristik TI Sumber : Wohlfahrt, 2006, p Alternatif Strategi Investasi TI Jika suatu investasi TI di perusahaan tidak dapat mencapai tujuan dan memenuhi kebutuhan TI perusahaan ada empat alternatif yang dapat

7 13 memperbaiki investasi TI menurut Mare J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schiederjans (2004, p41): 1. Melanjutkan sistemnya tanpa merubah 2. Merombak sistem 3. Upgrade sistem yang ada 4. Mengganti sistem Pengertian TI Outsourcing TI outsourcing adalah situasi di mana perusahaan tidak ingin mengikat modal dari sumber daya MIS dan akan menyewa jasa dari perusahaan luar atau vendor dalam menangani MIS. Manfaat yang di peroleh dari penggunaan outsoucing, yaitu: 1. Perbaikan teknologi 2. Keuntungan dalam keuangan 3. Mengurangi anggaran 4. Perbaikan produktivitas 5. Manfaat pajak 6. Meningkatkan kegiatan bisnis inti 7. Fasilitas manajemen 8. Manajemen perencanaan Selain manfaat juga terdapat masalah yang dihadapi dari penggunaan outsourcing seperti kegagalan untuk mencapai kebutuhan klien, kualitas layanan yang buruk dan kegagalan untuk memenuhi tujuan tepat waktu.

8 14 Untuk itu perlu adanya strategi dalam penggunaan outsourcing di perusahaan, sebagai berikut: 1. Mengembangkan perjanjian layanan spesifik dan lengkap serta mengukur untuk monitor kepatuhan 2. Membangun masa percobaan untuk mengevaluasi agen outsourcing 3. Mengukur kegiatan TI selama masa percobaan 4. Meminta izin perusahaan untuk mengubah kegiatan usaha jika diperlukan 5. Mengukur dan mengelola kualitas pelayanan 6. Menghindari menjadi tergantung pada agen outsourcing Menurut jurnal Garret Cronin (2006, p62), Outsourcing bukan hanya solusi untuk pengurangan biaya, tetapi juga dapat menjadi inisiatif yang strategis untuk menjadi sukses itu harus selaras dengan tujuan bisnis Pengertian Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Menurut (Remenyi, 2001), alasan utama dalam melakukan evaluasi TI yaitu karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan di dalam banyak area di mana investasi dalam bidang teknologi informasi telah terbukti secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan evaluasi teknologi informasi, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara menggunakan dananya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan mengerti bagaimana suatu teknologi informasi dapat digunakan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan,

9 15 dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi di mana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan- keputusan yang lebih baik di lain waktu. Jadi menurut penulis, evaluasi investasi TI adalah mengevaluasi biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh perusahaan pada investasi yang dilakukan dalam peralatan, layanan, aplikasi dan teknologi dasar Metode-Metode Evaluasi Investasi TI Untuk menilai suatu unvestasi TI, dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode pendekatan sebagai berikut: 1. Return On Investment (ROI): Pengembalian atas investasi (ROI) telah lama menjadi kriteria investasi penting dan terus menjadi penting dalam pendekatan investasi TI. Contoh yang paling sederhana dari ROI yaitu payback method di mana dicoba dihitung durasi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan. Metode yang paling banyak dipilih adalah dengan menggunakan Internal Rate of Return (IRR) yang biasanya digunakan bersama dengan Net Present Value (NPV). Kelebihan dari metode IRR yaitu terletak pada kemudahan bagi para pengambil keputusan dalam menentukan apakah investasi terhadap proyek teknologi informasi perlu dilakukan atau tidak. Namun kelemahan terbesar dan dinilai cukup mendasar dari metode ROI adalah banyaknya hambatan dalam menentukan nilai atau parameter dari beberapa

10 16 variable yang dibutuhkan dalam menghitung IRR misalnya, karena karakteristik dari proyek teknologi informasi. 2. Quantification method: Metode ini adalah versi ekstrim dari pendekatan pengembalian investasi (ROI). Hal itu mewajibkan semua manfaat dikonversi menjadi ROI keuangan yang harus dipertimbangkan. 3. Multiple Attribute Decision Model: Model ini untuk menegaskan nyata dan tidak nyata suatu keuntungan, menetapkan keuntungan relatif masing-masing, dan memutuskan berapa banyak keuntungan masing-masing dari usulan investasi yang disediakan. Kriteria berbeda ditegaskan untuk masing-masing usulan investasi, membuatnya sulit membandingkan usulan yang satu dengan lainnya. 4. Return On Management: Pada pendekatan ini, produktivitas management diukur dengan keuntungan rata-rata permanager, dilihat dari kunci indikator sukses investasi di dalam TI. ROM didefinisikan sebagai hasil perhitungan dari total pendapatan perusahaan dikurangi dengan seluruh biaya dan nilai tambah dari masing- masing sumber daya termasuk modal, kecuali biaya manajemen dan hal terkait dengan manajemen. Sehingga value dari sebuah sistem baru adalah selisih antara ROM sebelum sistem tersebut diimplementasikan dengan ROM setelah sistem tersebut diimplementasikan. 5. Stakeholder Perceptions: Dengan pendekatan ini, persepsi dari stakeholder, yang mungkin memiliki tujuan yang bervariasi serta kriteria yang bervariasi, dapat menentukan keputusan investasi TI.

11 17 6. Value Analysis: Pendekatan ini menentukan nilai dengan membandingkan manfaat investasi relatif terhadap biaya dan resiko. Mengakui masalah yang terkait dengan keputusan 'biaya minimal' yaitu, lebih baik membayar lebih tinggi, biaya yang diterima untuk mendapatkan nilai terbaik. 7. Real options: Pendekatan ini adalah berasal dari bidang keuangan dan khusus dari teori harga opsi keuangan. Digunakan dalam menganalisis nilai investasi TI dari waktu ke waktu, dengan mempertimbangkan hubungan dengan investasi lain dan pilihan yang tersedia di berbagai titik selama siklus hidup investasi itu. 8. Critical Success Factors: Pendekatan ini bersifat sangat strategis dan generik, metode ini meminta senior eksekutif untuk memutuskan beberapa faktor kriteria sukses yang diberlakukan dalam organisasinya. 9. Delphi Technique: Pendekatan ini untuk mengidentifikasi kelompok dari kemampuan pengetahuan perorangan, ahli, atau yang terpengaruh oleh masalah. 10. Balance scorecard: Pendekatan ini menekankan bahwa organisasi menentukan tujuan dan ukuran kinerja dalam empat bidang yang saling bergantung, yaitu: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan pertumbuhan pembelajaran. 11. Cost Benefit Analysis: Pendekatan ini untuk menganalisis investasi yang diusulkan TI dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi manfaatnya, biaya, dan resiko. Kelebihan utama dari metode ini

12 18 adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat kualitatif maupun intangible. Sedangkan kelemahan utama dari metode ini menurut kejadian yang sudah-sudah adalah sering terjadi perselihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut. 12. Economic Value Added (EVA): Ide dasar EVA adalah menentukan biaya modal untuk investasi dan untuk mengurangi keuntungan dalam mendapatkan gambaran yang benar tentang nilai investasi ekonominya. 13. Information Economic (IE): Ekonomi informasi dibangun pada biaya tradisional - analisis manfaat tetapi dirancang untuk menangani lebih baik dengan faktor - faktor non keuangan dan ketidakpastian (resiko). Metode ini bertujuan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan meranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem baru. 14. Portfolio Management : Ini berfokus pada pengelolaan campuran organisasi investasi TI untuk memaksimalkan nilai dalam mencapai sasaran organisasi dan tujuan dengan biaya dan resiko yang dapat diterima Kendala yang Dihadapi dalam Mengevaluasi Manfaat Investasi TI Dalam mengevaluasi manfaat dari investasi TI, terdapat beberapa kendala di dalam manfaat investasi TI untuk menjadikan investasinya lebih efektif dan efisien. Adapun beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:

13 19 1. Hal pertama dari evaluasi TI sulit dibuat karena jenis keuntungan yang didapat perusahaan berasal dari penerapan aplikasinya. Manfaat ini berasal dari peningkatan efisiensi dan efektivitas. 2. Keduanya memegang peran yang banyak dalam evaluasi investasi TI yang melibatkan pemahaman fenomena ini. 2.3 Metode Evaluasi Investasi TI dengan Menggunakan Metode Cost Benefit Analysis (CBA) Pengertian Cost Benefit Analysis (CBA) Menurut Mare J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schiederjans (2004, p140), Cost Benefit Analysis adalah suatu teknik untuk menganalisis biaya dan manfaat yang melibatkan estimasi dan mengevaluasi dari manfaat yang terkait dengan alternatif tindakan yang akan dilakukan. Teknik ini membandingkan nilai manfaat kini dengan investasi dari biaya investasi yang sama sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan termasuk didalam pengambilan keputusan investasi IT. Menurut Keen (2003, p273), mendefinisikan Cost Benefit Analysis sebagai analisis yang menjabarkan alasan bisnis, kenapa atau kenapa tidak pilih spesifik suatu investasi harus dipilih. Menurut Remenyi (2000, p152), tujuan dilakukannya Cost-Benefit Analysis (CBA) adalah untuk mengevaluasi apakah efektivitas dari fungsi TI sudah mencukupi.

14 20 Menurut jurnal Hugo Rehesaar, Amanda Mead. The Business Review (2005, p89), tujuan spesifik kebijakan pengembangan untuk Cost Benefit Analysis, yaitu: 1. Menentukan data dasar 2. Mengidentifikasi alternatif kebijakan 3. Mengidentifikasi potensi perubahan dalam hasil dan risiko 4. Menilai ekonomi biaya dan manfaat 5. Menghitung keuntungan bersih secara keseluruhan dari berbagai alternatif Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting dan saling berhubungan yaitu: 1. Manfaat (benefit) domain bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue. 2. Biaya (cost) domain teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem. 3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa yang akan datang Jenis-jenis Manfaat Umumnya manfaat dibagi menjadi dua kelompok dasar yaitu manfaat yang berwujud (tangible benefit) dan manfaat yang tidak berwujud (intangible benefit). Manfaat yang berwujud cenderung terlihat jelas dalam mengevaluasi dan manfaat yang tidak berwujud sulit untuk diukur, seperti memberikan informasi yang baik, atau dapat meningkatkan kemampuan

15 21 pengambilan keputusan seorang individu dan sulit untuk mengetahui keuntungan akhir dalam peningkatan profitabilitas perusahaan. Ada tiga jenis manfaat: 1. Manfaat-manfaat nyata 2. Kuasi-Manfaat-manfaat nyata, dengan fokus yang paling sering pada peningkatan efisiensi organisasi yang sudah ada 3. Manfaat yang berwujud, fokus paling sering pada peningkatan efektivitas organisasi Langkah-langkah Menentukan Manfaat Nyata (tangible benefit) dan Manfaat Tidak Nyata (intangible benefit) Langkah-langkah menentukan manfaat nyata (tangible benefit), yaitu: 1. Memecah upaya berdasarkan fungsi kerja yang dipengaruhi oleh implementasi. 2. Untuk setiap fungsi yang terkena dampak, mengidentifikasi perubahan, penambahan, atau eliminasi yang terkait dengan proses pekerjaan tertentu. 3. Menentukan biaya melakukan pekerjaan. Kategori-kategori biaya termasuk tenaga kerja, kontrak, peralatan, fasilitas, materi, dan persediaan. sumber biaya termasuk anggaran organisasi dan fungsi atau proyeksi berdasarkan waktu, volume, dan biaya tenaga kerja.

16 22 4. Menentukan dampak biaya tidak langsung yang disebabkan oleh perubahan, seperti persediaan membawa biaya dan pajak properti. 5. Menentukan perubahan pekerjaan proses karena proyek baru, sistem, atau perangkat tambahan. 6. Menentukan biaya dari proses setelah modifikasi. 7. Menentukan di mana biaya tambahan akan terjadi di masa depan jika tidak terjadi perubahan dalam proses kerja. 8. Menghitung selisih antara melakukan proses cara lama dan cara baru. hasil perhitungan ini akan menjadi manfaat nyata yang diharapkan atau biaya tambahan dalam melakukan bisnis. Menurut Remenyi, Artur Money, Michael Sherwood Smith, Zahir Irani (2001, p69), langkah yang terlibat dalam mengukur manfaat tidak nyata (intangible benefit): 1. Membuat konsep rantai peristiwa sebab dan akibat yang mungkin timbul dari pengenalan sistem. 2. Mengidentifikasi bagaimana akan mungkin untuk menetapkan perubahan yang mungkin terjadi sebagai hasil dari pengenalan sistem informasi disini fokusnya adalah pada arah perubahan. 3. Mempertimbangkan bagaimana ukuran perubahan mungkin diukur. 4. Dimana pengaruh dari sistem sudah jelas, sehingga analis dapat melanjutkan tiga langkah selanjutnya. 5. Mengukur besaran perubahan.

17 23 6. Meletakkan nilai moneter pada perubahan yang telah diamati. Menggunakan teknik pengembalian seperti; ROI, NPV, IRR, dan lain-lain untuk mengakses apakah sistem informasi investasi akan menghasilkan tingkat pengembalian yang memadai untuk membenarkan dan melanjutkan Tahapan Dalam Cost Benefit Analysis Dalam cost benefit analysis melibatkan serangkaian langkah atau tahap. Terdapat 5 tahapan didalamnya yaitu: Define Problem Identify Costs and Benefits Quantify Costs and Benefits Compare Alternatives Perform Sensitivity Gambar 2.1 The five stages of cost benefit analysis Sumber : Mare J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schiederjans (2004, p141)

18 24 1. Mendefinisikan masalah (Define problem) Definisi masalah melibatkan dalam analisis mendalami terhadap keadaan, investigasi kebutuhan dan persyaratan dari sebuah TI. Setelah analisis, masalah dapat didefinisikan dan solusi alternatif dapat diidentifikasi. Mendefinisikan masalah yang jelas mencakup pada spesifikasi tujuan untuk investasi TI dan rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan investasi yang tepat dapat memperbaiki layanan kepada pelanggan, memperbaiki pengendalian terhadap persediaan, atau informasi yang lebih baik. Mendefinisikan masalah yang jelas juga mencakup rencana untuk mencapai tujuan. Bagian dari mendefinisikan masalah melibatkan dalam menghasilkan semua program alternatif yang mungkin diambil dan kemudian jika perlu membuat daftar dalam membatasi kebutuhan dengan menghilangkan alternatif yang tidak diterima. Alternatif yang tidak diterima tidak sesuai dengan anggaran, hukum, sosial, politik, dan institusi. 2. Mengidentifikasikan dan menghitung dari biaya dan manfaat (Identification and quantification of costs and benefits) Setelah masalah telah didefinisikan dan alternatif cocok, tingkatan selanjutnya dalam analisis adalah untuk mengidentifikasikan biaya dan manfaat yang relevan. Pengelompokan dampak relevan dari investasi TI yang mungkin akan paling menantang cost benefit analysis. Pemeriksaan yang intensif harus ditangani untuk mengidentifikasi dampak yang

19 25 relevan dari sebuah investasi TI apakah positif maupun negatif, untuk memberikan nilai uang terhadap dampaknya. Biaya adalah pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk pengadaan, instalasi, dan pemeliharaan TI. Untuk investasi TI pengambilan keputusan, biaya secara tradisional dipandang sebagai tangible dan langsung dihubungkan dengan sistem. Namun, ini hanya satu pandangan terhadap biaya. Pandangan alternatif biaya adalah intangible, yang berarti dampaknya tidak dengan mudah memberikan sebuah nilai dari satuan umum pengukuran (biasanya dalam dollar) dan tidak secara langsung dikaitkan dengan TI. Biaya yang mungkin antara tangible dan intangible dan kedua jenisnya harus dievaluasi dalam keputusan investasi TI mana yang dapat dipakai. Saat manajer dan para pengawas investasi berhat-hati memilih biaya dalam beberapa analisis untuk pengambilan keputusan investasi TI. Tabel 2.3 memperlihatkan contoh dari biaya-biaya potensial, tangible dan intangible yang telah digabungkan dengan fakta investasi. Pengambilan keputusan investasi sangat mendukung analisis biaya apapun atau pengambilan keputusan investasi. Setiap investasi itu adalah unik dalam dirinya sendiri dan berkenaan dengan biaya yang harus dimasukkan dalam cost benefit analysis.

20 26 Tangible costs Perangkat keras (hardware) Perangkat lunak (software) Telekomunikasi Kebutuhan spesifikasi dan update Servis, install, pemrograman dan lain sebagainya Personnel, penerimaan karyawan, pelatihan dan lain sebagainya Biaya berjalan Furniture Intangible costs Perlawanan terhadap perubahan Ketidak mampuan untuk mengubah Restrukturisasi organisasi Integrasi sistem baru ke dalam situasi saat ini Hilangnya sementara produktivitas Formulasi dari kebijakan TI dan pengawasan Gangguan terhadap praktek-praktek pekerja normal Penghentian (downtime) Tabel 2.3 Biaya Potensial dari Investasi TI Mengidentifikasi dan mengatur intangible costs telah memberikan banyak perhatian dalam evaluasi investasi TI. Bagaimanapun intangible costs dapat mempengaruhi kesuksesan maupun kegagalan proyek TI dan harus benar-benar dipertimbangkan dalam cost benefit analysis. Intangible costs, seperti perlawanan terhadap perubahan atau ketidak mampuan untuk mengubah tidak selalu benar-benar ada dalam evaluasi investasi TI, ketika dalam kenyataannya mereka dapat mempunyai sebuah dampak utama yang mungkin menjadi kegagalan utama dari fakta proyek TI. Penggabungan faktor-faktor seperti ini ketika dipakai kedalam cost benefits analysis mungkin bukan masalah yang sederhana tetapi dapat menjadi faktor yang penting. Manfaat merupakan konsekuensi positif dari melakukan investasi TI. Manfaat sering timbul dari perbaikan dalam cara organisasi melakukan tugas-tugas yang diperlukan. Manfaat umumnya dapat diklasifikasikan menjadi lima kategori:

21 27 1. Penghematan biaya atau pembatalan (Cost savings or avoidance); 2. Pengurangan kesalahan (Error reduction); 3. Kinerja operasional yang lebih baik (Improved operational performance); 4. Peningkatan fleksibilitas (Increased flexibility); 5. Peningkatan perencanaan dan pengendalian (Improved planning and control) Tabel 2.4 menunjukkan contoh dari kemungkinan manfaat dari keadaan pengambilan keputasan TI. Manfaat, seperti biaya, ditampilkan sebagai intangible dan tangible. Catatan yang umum menghubungkan manfaat dengan investasi TI merupakan intangible, maksudnya ada pengaruh-pengaruh yang tidak benar-benar memberikan nilai dari unit umum pengukuran. Diandaikan salah satu manfaat utama dari inevstasi TI untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Penetapan sebuah nilai untuk peningkatan kepuasan pelanggan mungkin sangat sulit, jika tidak ada dalam masalah. Ada beberapa kemungkinan cara untuk mengatur intangible costs dan manfaat. Cara pertama yang mudah yaitu mengabaikan. Dalam beberapa situasi, hal tersebut mungkin dapat diterima dan cocok untuk menghilangkan intangible dari analisis karena kesulitan dalam memberikan nilai tersebut. Hal tersebut menjelaskan bahwa intangible tidak memiliki banyak pengaruh dan dapat dengan mudah dihilangkan dari analisis. Cara lain untuk mengatur intangible dalam cost benefit analysis tanpa diadakan tetapi daftar intangible costs dan jelaskan

22 28 dampak potensi dalam lampiran. Disini, intangible tidak langsung termasuk dalam analisis tetapi ditampilkan dalam tambahan informasi yng dipertimbangkan ketika memilih alternatif terbaik. Cara ketiga dalam mengatur intagible adalah mengganti pengukuran untuk intangible dan pengaruh langsung kedalam cost benefit analysis. Penggunaan pengukuran nilai dari manfaat yang sama atau biaya yang lebih mudah menetapkan nilai. Perhatian khusus harus di berikan dalam memilih penggantian pengukuran yang tepat untuk memastikan ketersediaan perkiraan dari nilai biaya dan manfaat yang sebenarnya. Cara keempat dari nilai sebuah intangible adalah melakukan survey untuk menjelaskan nilainya. Metode survei digunakan dengan luas dalam cost benefit analysis. Sebagai contoh, sebuah survei direncanakan untuk menghitung seberapa berharganya tepat waktu dalam mengolah informasi investasi TI bagi pengguna. Pengguna TI akan meminta untuk melakukan nilai moneter terhadap manfaat dan nilai ini digunakan dalam cost benefit analysis.

23 29 Tangible benefits Meningkatkan produktivitas Penurunan biaya operasional Mengurangi tenaga kerja Rendahnya biaya komputer Rendahnya biaya vendor luar Rendahnya biaya profesional Rendahnya biaya pengembangan perusahaan Mengurangi tingkat pertumbuhan dalam beban Intangible benefits Peningkatan penggunaan aset dan pengendalian dalam sumber daya Peningkatan perencanaan dan fleksibilitas organisasi Informasi lebih tepat waktu dan informasinya lebih berkualitas Peningkatan kepuasan kerja dan operasi Peningkatan dan lebih cepat pengambilan keputusan Tingkat kesalahan rendah Lebih baik citra perusahaan Peningkatan dan kepuasan pelanggan Rendahnya biaya fasilitas Mengurangi beban perangkat lunak Tabel 2.4 Potensial manfaat dari investasi TI Tambahan cara lain dari menilai intangible menggunakan harga bayangan (shadow price). Shadow price adalah pengukuran luas digunakan dalam ekonomi untuk perkiraan nilai yang baik, atau dalam masalah cost benefit analysis, biaya atau manfaat. Harga bayangan adalah nilai dari sebuah intangible, yang menunjukkan seberapa banyak didalam spesifik index dari kinerja yang dapat ditingkatkan (diturunkan) dengan menggunakan (loss) unit margin yang intangible. Harga bayangan digunakan dalam keadaan ketika tidak adanya pendekatan yang disebutkan akan menyediakan nilai tepat untuk intangible. 3. Membandingkan alternatif (Compare alternative) Sekali semua biaya dan manfaat jasa tersebut telah teridentifikasi dan terukur menjadi sebuah unit umum pengukuran, alternatif yang

24 30 kemudian dibandingkan satu sama lain berdasarkan kriteria umum. Tapi sebelum dapat dilakukan perbandingan, biaya dan manfaat yang terjadi dalam jangka waktu berikutnya sering didiskontokan kembali ke dollar pada saat ini. Dalam beberapa kasus, biaya agregat dan manfaat dibandingkan tanpa mempertimbangkan nilai waktu dari uang, namun disarankan bahwa arus kas didiskontokan untuk memperhitungkan faktor ini. Pendiskontoan arus kas kembali yang terjadi pada periode yang berturut-turut disebut sebagai kalkulasi perhitungan Present Value (PV) dari aliran arus kas. Perhitungan Present Value didasarkan pada prinsip dasar keuangan nilai waktu dari uang. Diasumsikan bahwa nilai uang atau arus kas tergantung pada periode waktu yang telah diterima. Tingkat diskonto harus dipilih dan digunakan untuk diskon biaya dan manfaat yang terjadi pada periode waktu yang akan datang. Present value dalam biaya dan manfaat dapat dihitung dengan rumus: PV = Keterangan: A t : Biaya dan manfaat pada waktu t t : Periode waktu r : Tingkat diskonto PV : Jumlah biaya dan manfaat yang diterima pada masa depan yang akan didiskontokan kembali ke nilai pada saat ini.

25 31 Seorang analis atau anggota tim manajemen keuangan memilih tingkat diskonto disesuaikan bedasarkan resiko investasi TI dan keahlian dan pengetahuan mereka tentang pasar keuangan. Tabel 2.5 Kriteria Umum untuk Mengevaluasi Cost Benefit Analysis 1. Memaksimalkan rasio dari manfaat atas biaya (maximize the ratio of benefits over costs) 2. Memaksimalkan nilai bersih sekarang dari keuntungan bersih (maximize net present value of net benefits) 3. Memaksimalkan Internal rate of return (maximize internal rate of return) 4. Payback period terpendek (shortest payback period) Kriteria 1 yang dapat digunakan sebagai salah satu alternatif dengan rasio maksimum dalam biaya dan manfaatnya. The benefit/cost ratio adalah nilai manfaat sekarang dibagi dengan nilai biaya yang dapat dihitung dengan rumus: Benefit / Cost Ratio = Keterangan: B t : Benefit pada waktu t t : Periode waktu r : Tingkat diskonto Kriteria 2 yang dapat digunakan adalah memilih alternatif yang memiliki Net Present Value (NPV) terbesar. NPV dihitung sebagai nilai sekarang kewajiban manfaat dikurangi nilai biaya sekarang yang didiskontokan kembali ke saat ini. Net present value dari keuntungan dapat dihitung dengan rumus:

26 32 Net present Value = Keterangan: B n : Benefit pada waktu n C n : Biaya pada waktu n n : Periode waktu r : Tingkat diskonto Menurut jurnal Valerie G.Caryer Cook, Ahad Ali (2010, p333), Metode net present value bertujuan untuk memberikan informasi yang lebih akurat dari hasil yang diharapkan terhadap proyek-proyek yang telah diimplementasikan untuk meningkatkan kualitas dari perubahan nilai waktu uang. Kriteria 3 yang dapat digunakan adalah Internal Rate of Return (IRR) yang dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif dalam cost benefit analysis. IRR didefinisikan sebagai tingkat diskonto yang membuat NPV dari investasi sama dengan nol. Keterangan : Bt : Benefit pada tahun t Ct : Biaya yang berhubungan dengan proyek pada tahun t i : Tingkat suku bunga (%)

27 33 n : Umur ekonomis proyek Kriteria 4 yang dapat digunakan adalah Payback period yang digunakan untuk memilih alternatif pengembalian biaya yang sudah dikeluarkan dalam jangka waktu singkat. Payback period dapat dikatakan juga sebagai waktu ketika total investasi yang telah kembali dalam arus kas kumulatif. 4. Melakukan sensitivitas (Perform sensitivity) Sensitivity analysis didefinisikan sebagai penentuan keandalan keputusan yang dihasilkan dari cost benefit analysis. Dalam cost benefit analysis memiliki nilai yang sebenarnya dari setiap biaya dan manfaat yang terkait dengan investasi alternatif ideal. Jika nilai-nilai ini diketahui secara pasti tidak akan ada kesalahan. Namun, nilai-nilai biaya dan manfaat, khususnya mereka yang tidak berwujud, hanya perkiraan dari nilai yang benar dan dengan demikian berhubungan dengan beberapa jumlah kesalahan. Melakukan analisis sensitivitas adalah salah satu cara untuk menentukan tingkat kesalahan dalam perkiraan. Tingkat kesalahan dalam menentukan perkiraan reliability dari NPV akhir yang menjadi kriteria yang dipakai, dan dengan demikian reliability dari keputusan dihasilkan dari analisis. Jika kriteria NPV digunakan, dan NPV dari alternatif investasi disamakan, seperti terdapat pada contoh diatas, dan tingkat kesalahan besar, kemudian hal tersebut sulit untuk memastikan bahwa alternatif dengan NPV yang besar adalah yang terbaik. Alternatifnya, jika NPV dari alternatif investasi sangat

28 34 berbeda dan tingkat eror kecil, kemudian keputusan dihasilkan dengan analisis kuat dan mudah untuk memilih salah satu investasi dibandingkan yang lain. Ada banyak variasi dalam menunjukkan analisis sensitivitas, tetapi cara umumnya pilih biaya, manfaat, atau parameter dalam perhitungan NPV dengan jumlah besar dari kesalahan dan merubah untuk menjelaskan dampaknya. Analisis yang meliputi memilih tertinggi dan nilai terendah dari parameter dan memperkirakan dampak dari NPV. Hasilnya adalah memiliki NPV yang terkait dengan nilai rendah. Tingkat penyebaran NPV ini menunjukkan bagaimana nilai yang berbeda dari parameter mempengaruhi nilai NPV akhir dan keputusan koresponden. Berbeda hanya satu parameter dapat mengubah NPV tertinggi satu alternatif untuk memilih alternatif yang berbeda, membuat hasil analisis tidak dapat diandalkan. Satu masalah dengan analisis sensitivitas selektif adalah bahwa dalam keputusan investasi TI sebuah parameter jumlah besar dengan perkiraan tinggi dan rendah masing-masing, dan dua alternatif investasi, 40 tambahan perhitungan NPV harus dihitung dan dianalisa untuk menentukan tingkat sensitivitas mereka. Sejumlah besar informasi ini dapat terkondensasi dan ditampilkan dalam bentuk yang mudah dibaca dengan menurunkan distribusi probabilitas hasil NPV. NPV mencerminkan semua kemungkinan variasi yang diberikan dalam parameter kritis. Hasil dari analisis sensitivitas adalah gambaran grafis yang mengungkapkan peluang investasi alternatif yang gagal ataupun

29 35 indikator keberhasilannya. Sekilas, pembuat keputusan diberikan banyak informasi yang dapat dengan mudah diproses dan membantu dalam mengambil keputusan Return On Investment (ROI) Menurut Garriso atau Noreen (2000, p602) Return On Investment adalah tingkat pengembalian yang mampu dihasilkan oleh manajer pusat investasi pada aktivitas perusahaan. Pengguna ROI bertujuan untuk: 1. Mengetahui tingkat (%) kembalinya modal yang digunakan. 2. Merumuskan apakah untuk membiayai aktivitas bisnis digunakan modal sendiri atau modal dari luar (pinjaman). Hal ini ditinjau dari perbandingan antara ROI (%) dengan tingkat (%) pinjaman (dari luar) Lembar Kerja (worksheet) untuk Menghitung ROI Sederhana Dalam menghitung ROI secara sederhana dapat menggunakan satu set yang berisi tiga lembar kertas kerja,yaitu: a. Lembar kerja dalam biaya pengembangan (Development Cost Worksheet) Berupa daftar seluruh komponen biaya pada tahun pertama yang dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek. Terdapat lima kategori didalam biaya pengembangan, yaitu: 1. Pengembangan usaha Upaya pengembangan terdiri dari sistem tambahan dan biaya program dan dukungan staf tambahan, seperti administrasi data. 2. Hardware baru

30 36 Hardware baru mencerminkan biaya tambahan untuk terminal, printer dan komunikasi. 3. Membeli software baru Software baru mencakup suatu perangkat lunak yang dibeli atau disewa. 4. Pelatihan pengguna Training untuk user mencerminkan pendidikan dan biaya pelatihan dan pembelajarannya. 5. Biaya-biaya lainnya Biaya lainnya, termasuk pengujian dan berada dalam kategori akhir. Tahun ke-1 A. Usaha pengembangan 1. Peningkatan sistem dan pemrograman (Contoh: perkiraan jumlah hari pada $ xxx/hari) 2. Peningkatan staff support (Contoh: data administrasi pada $ xxx/hari) B. Perangkat keras baru 1. Terminal, printer, komunikasi 2. Lainnya C. Pembelian piranti lunak baru, jika ada 1. Paket software aplikasi 2. Lainnya D. Pelatihan pengguna E. Lainnya Tabel 2.6 Development Cost Worksheet

31 37 b. Lembar kerja pembiayaan pada proyek yang sedang berlangsung (Ongoing expense worksheet) Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang dibutuhkan untuk memlihara proyek dari tahun pertama hingga tahun terakhir proyek tersebut. Terdapat lima kategori didalam biaya pada proyek yang sedang berlangsung, yaitu: 1. Pemeliharaan perangkat lunak aplikasi Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dengan mengestimasi jumlah hari pembangunan. 2. Tambahan biaya penyimpanan data Biaya penyimpanan data tambahan (incremental) adalah produk dari perkiraan jumlah megabyte dengan estimasi biaya megabyte. 3. Tambahan komunikasi Komunikasi tambahan biaya adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan garis-garis, pesan, dan sejenisnya. 4. Perangkat lunak baru dan perangkat keras sewa Biaya yang berkaitan dengan sewa perangkat lunak baru atau sewa perangkat keras diidentifikasi, yang panjang dengan perlengkapan dan biaya lainnya. 5. Pemasok 6. Lainnya

32 38 Tahun ke-1 A. Pemeliharaan aplikasi softaware Jumlah hari usaha pengembangan Rasio pemeliharaan terhadap pengembangan (Berdasarkan pengalaman, contoh 10-1) Jumlah pemeliharaan tahunan Tarif pemeliharaan harian Total pemeliharaan aplikasi software B. Pertambahan media penyimpanan data yang dibutuhkan MB x (Contoh estimas MB pada $ xxx) C. Pertambahan media komunikasi (lines, messages dan lain-lain) D. Software maupun hardware baru E. Peralatan F. Lainnya Tabel 2.7 Ongoing expense worksheet c. Lembar kerja dampak ekonomi (Economic impact worksheet) Lembar kerja ketiga merangkum dampak proyek ekonomi proyek. skor dampak ekonomi didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung return on investment (ROI) sederhana dari arus kas bersih periodik proyek yang diusulkan selama lima tahun. Pertama, investasi bersih yang diperlukan didirikan ini diperoleh dari pengembangan worksheet biaya. Kedua, arus kas tahunan didirikan. Ini diperoleh dengan membangun manfaat ekonomi bersih melalui pengguna atau sponsor, dan mengurangi biaya operasi. Perbedaan, pendapatan sebelum pajak, berkurang dengan biaya yang sedang berlangsung, memberikan arus kas

33 39 bersih tahun. ROI sederhana dihitung dengan membagi arus kas rata-rata lima tahun bersih dengan nilai investasi bersih yang diperlukan. Nilai dampak ekonomi kemudian ditentukan. Ketiga lembar kerja (biaya pengembangan, biaya berkelanjutan, dan dampak ekonomi) digunakan seluruh sisa dari buku untuk mengembangkan ROI sederhana untuk analisis biaya-manfaat. Pendekatan tradisional analisis biaya-manfaat ini kompatibel dengan target, anggaran, dan kuota yang digunakan untuk pengukuran kinerja bisnis. Insentif tingkat fungsional adalah untuk meminimalkan biaya (investasi) dan memaksimalkan efisiensi dari aset. Penggunaan teknik analisis biaya-manfaat tradisional sebagai dasar untuk Informasi Ekonomi.

34 40 A. Net Investment Required (form Development Cost Worksheet) B. Yearly cash flow : based on five 12 month periods following implementation of proposed system: YEAR TOTAL Net Economics benefit xxx xxx xxx xxx xxx Operating Cost Reduction xxx xxx xxx xxx xxx (-) On Going Expense (Form Worksheet C) xxx xxx xxx xxx xxx Net Cash Flow xxx xxx xxx xxx xxx C. Simple Return On Investment xx % D. Scoring Economic Impact Score Simple ROI 0 Zero to Less 1 1 % % % % % % % % 5 Over Tabel 2.8 Economic Impact Worksheet