PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PERUSAHAAN DENGAN METODE PERFORMANCE PRISM

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PERUSAHAAN DENGAN METODE PERFORMANCE PRISM Winarni 1), Paulo 2), Titin Isna Oesman3 ) 1,2,3) Jurusan Teknik Industri, Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta Jl. Kalisahak No. 28 Kompleks Balapan Yogyakarta winarni@akprind.ac.id ABSTRAK PT Mondrian adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Studi pendahuluan dilakukan di PT Mondrian akan dilaksanakan perancangan sistem pengukuran kinerja keseluruhan departmen, key performance indicator perusahaan tersebut karena belum memiliki key performance indicator yang menggambarkan keseluruhan kinerja stakeholder yang menyebabkan penurunan kinerja perusahaan tersebut. Performance prism digunakan untuk identifikasi kebutuhan dan kontribusi stakeholder secara keseluruhan sehingga didapat indikator kinerja dari kriteria strategi, proses dan kapabilitas yang dijadikan tolok ukur perbaikan kinerja, metode ini dikerjakan dalam dua arah yaitu dengan mempertimbangkan apa kebutuhan dan keinginan (needs and wants) dari semua stakeholder yang akan dijadikan dasar untuk menyusun KPI untuk kemudian dibobotkan dengan AHP guna mengetahui struktur hierarki dan selanjutnya dilakukan scoring system dengan OMAX untuk mengetahui skor aktual dari perusahaan. Nilai performansi kinerja dapat diketahui dari perkalian antara bobot dan skor tersebut, hasil rancangan menunjukkan bahwa stakeholder perusahaan meliputi: investor, pelanggan, karyawan, pemasok, serta pemerintah dan masyarakat sekitar lingkungan perusahan. Sistem pengukuran kinerja memuat 39 KPI yang meliputi 6 KPI investor, 6 KPI untuk pelanggan, 7 KPI karyawan,8 KPI pemasok, 6 KPI pemerintah dan 6 KPI untuk masyarakat. Dari hasil implementasi sistem pengukuran kinerja dengan proses scoring system menggunakan metode OMAX menunjukkan nilai current performance indicator yang telah dicapai oleh perusahaan adalah sebesar 7,528. Hasil pengukuran menjadi landasan pihak manajemen mengevaluasi dan menentukan rencana kerja perbaikan sehingga harapan dari semua stakeholder dapat terpenuhi. Kata kunci: Performance prism, KPI, Pengukuran Kinerja, Stakeholder. PENDAHULUAN Pada era globalisasi sekarang ini, dapat dilihat bahwa terdapat persaingan yang semakin ketat maka perusahaan harus mempunyai kinerja yang baik. Sistem pengukuran kinerja diperlukan agar dapat membantu dalam menginformasikan tingkat pencapaian mencapai visi dan misi, serta perkembangan perusahaan tersebut. Pengukuran kinerja lebih menitikberatkan pada keuangan. Hal ini disebabkan karena keuangan dapat dilakukan dengan mudah, sedangkan kinerja-kinerja nonkeuangan diabaikan karena dianggap sebagai sesuatu yang sulit pengukurannya. Manajer atau pemilik perusahaan hanya berorientasi pada keuntungan jangka pendek, serta cenderung mengabaikan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang. PT Mondrian adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Studi pendahuluan yang dilakukan pada PT Mondrian akan dilaksanakan perancangan sistem pengukuran kinerja keseluruhan departemen, perusahaan tersebut belum memiliki key performance indicator yang menggambarkan keseluruhan kinerja stakeholder yang menyebabkan penurunan kinerja perusahaan. Saat ini perusahaan harus mempersiapkan diri untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah bahwa perusahaan harus mempunyai sistem pengukuran kinerja yang tepat yang dapat membantu perusahaan dalam menginformasikan sejauh mana tingkat perusahaan dalam mencapai misi dan visinya serta melihat sejauh mana perkembangan dari perusahaan itu sendiri. Penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan adalah Iwan Vanany, Dian Tanukhidah (2002), menunjukkan bahwa pengukuran kinerja yang baik dimulai dengan pendekatan pengukuran kinerja dari stakeholder, bukan dari strategi, terfokus pada kepuasan dan kontribusi para stakeholder. penelitian lainnya Cahyo Purnomo (2009), penelitiaan ini tertuju pada requirement stakeholders serta subjek yang menempati level bisnis dan proses bisnis dengan hasil pencapaian kinerja perusahaan secara keseluruhan mengalami peningkatan sebersar 5, 2%. A-195

2 Dari uraian pada latar belakang diatas maka dirumuskan masalah sebagai berikut: (1) Bagaimana merancang sistem pengukuran kinerja yang terfokus pada strategi proses dan kapabilitas dari perusahaan tersebut, dan juga memperhatikan kepuasan dan kontribusi stakeholder? (2) Bagaimanakah penerapan sistem pengukuran kinerja dengan pendekatan metode Performance Prism pada PT Mondrian? (3) Penetapan kriteria-kriteria pada hierarki melibatkan pihak manajemen dan karyawan sebagai preferensi. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah: (1) Mengidentifikasi kepuasan dan kontribusi para stakeholder untuk menentukan indikator kinerja dari kriteria strategi, proses dan kapabilitas perusahaan; (2) Rancang sistem Key Performance Indicator (KPI); (3) Mengidentifikasi tujuan-tujuan strategis dari stakeholder yang ada di PT Mondrian berdasarkan prioritas yang telah dihitung dengan Analitycal Hierarchy Process (AHP). METODE Objek yang dijadikan untuk melakukan penelitian yaitu di PT Modrian yang memproduksi jenis pakaian jadi yang dihasilkan PT. Mondrian antara lain shirt (kemeja pria), long dress (gaun panjang wanita), short dress (gaun pendek wanita), sport shirt (pakaian olahraga), pakaian anak, dan pakaian muslim dengan merek. Pengumpulan data sangat dipengaruhi oleh alat bantu pengambilan data dan metode pengambilan data, baik untuk data primer maupun data sekunder antara lain data primer (daftar stakeholder, penyebab kepuasan melalui wawancar, kontribusi masing-masing stakeholder, strategi proses dan kapabilitas yang dibutuhkan ) dan data sekunder (jenis pelayanan yang disediakan dan oleh perusahaan dan peraturan peraturan daerah tentang usaha perusahaan). Metode pengumpulan data dengan cara (1) Observasi (pengambilan data secara langsung dengan cara mengamati dan mencatat objek penelitian di perusahaan, (2) Wawancara (pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dan mengadakan tanya jawab dengan pihak perusahaan), (3) Dokumentasi(dengan mengumpulkan data mengenai data-data masa lalu perusahaan, (4) Kuesioner (mengumpulkan data dengan cara menyebarkan angket yang berisi daftar pertanyaan untuk mendukung data yang lainnya, kuesioner yang disebar adalah kuesioner pembobotan dengan perbandinga n berpasangan yang bentuknya sedikit dirubah dari bentuk asalnya dengan pertimbangan untuk kemudahan pemahaman bagi responden dan kuesioner pengukuran kinerja aktual. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan (1) perancangan sistem pengukuran kinerja dengan metode Performance Prism langkah-alangkahnya sebagai berikut, (1) Identifikasi kebutuhan dan keinginan stakeholder, dilakukan dengan metode wawancara, stakeholder tersebut meliputi konsumen, karyawan, pemilik modal, pemasok, pemerintah dan masyarakat sekitar; (b) Identifikasi kontribusi stakeholder, dilakukan dengan metode wawancara menentukan strategi, proses dan kapabilitas yang dibutuhkan; (2) Identifikasi KPI meliputi KPI strategi, KPI proses, dan KPI kapabilitas perusahaan, (3) Tahap pembobotan KPI meliputi perbandingan berpasangan antar KPI, menghitung rasio inkonsisten dan pembobotan pada setiap KPI; (3) Tahapan scoring meliputi menentukan target dan nilai terendah setiap KPI, melakukan perhitungan kelas pencapaian masing masing KPI, melakukan scoring system dengan OMAX, menentukan skor aktual dan nilai preformansi serta menghitung indikator pencapaian total. Selanjutnya dilakukan tahap analisis dan pembahasan yang meliputi pencapaian kinerja perusahaan serta rencana tindakan untuk melakukan program peningkatan kinerja berdasarkan KPI yang perlu segera diperbaiki PEMBAHASAN Karakteristik Karyawan terdiri dari karyawan tetap berjumlah 74 orang, karyawan harian berjumlah 102 orang dan karyawan borongan berjumlah 90 orang sehingga total karyawan berjumlah 266 orang. produksi yang di PT Mondrian terputus-putus (Intermitten Process). produksi terputus-putus adalah suatu proses kegiatan mesin untuk membentuk barang jadi atau barang setengah jadi secara terputus-putus atau sering terjadi pengantian pekerjaan dalam waktu yang pendek. produksi merupakan cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu A-196

3 produk dengan mengoptimalkan sumber daya produksi (tenaga kerja,mesin bahan baku dana) yang ada. Alat-alat yang dipergunakan dalam proses produksi di PT Mondrian dan fungsinya adalah sebagai berikut : (1) Mesin jahit; (2) Mesin obras (3) Mesin pelubang dan pemasang kancing; (4) Gunting; (5) Mistar gulung; (6) Alat sablon; (7) Mesin potong; (8) Alat press; (9) Setrika listrik Pengumpulan data dilakukan dengan cara identifikasi, requirement, dan kontribusi stakeholder (pemilik/penanam modal, pelanggan, karyawan, pemasok, pemerintah dan masyarakat serta identifikasi strategi, proses dan kapabilitas yang dimiliki perusahaan. Pengolahan data dilakukan dengan identifikasi GAP (Kesenjangan), Identifikasi Objective, identifikasi KPI. Dari hasil pembobotan diatas diperoleh struktur hierarki bobot KPI PT. Mondrian PT. Mondrian (0.212) (0.276) Kapabilitas (0.062) Investor 0,160 Si1 (0,250) Si2(0,750) Investor 0,160 Pi1(0,125) Pi2(0,875) Investor 0,160 Ci1(0,889) Ci2(0,111) Pelanggan 0,318 SP1 (0,875) SP2 (0,125) Pelanggan 0,318 PP1(0,167) PP2(0,833) Pelanggan 0,318 CP1(0,857) CP2(0,143) Karyawan 0,178 SK1(0,218) SK2(0,691) Karyawan 0,178 PK1(0,800) PK2(0,200) Karyawan 0,178 CK1(0,143) CK2(0,857) SK3(0,091) PPk1(0,588) CPk1(0,220) Pemasok 0,238 SPk1(0,250) SPk2(0,750) Pemasok 0,238 PPk2(0,089) PPk3(0,323) Pemasok 0,238 CPk2(0,087) CPk3(0,693) Pemerintah 0,091 SPh1 (0,125) SPh2(0,875) Pemerintah 0,091 PPh1(0,833) PPh2(0,167) Pemerintah 0,091 CPh1(0,667) CPh2(0,333) Masyarakat 0,016 SM1(0,667) SM2(0,333) Masyarakat 0,016 PM1(0,250) PM2(0,750) Masyarakat 0,016 CM1(0,750) CM2(0,250) Gambar 1. Struktur Hierarki Bobot Key Performance Indicators (KPI) PT. Mondrian Perhitungan produktivitas dengan OMAX, untuk melakukan implementasi pengukuran kinerja perusahaan, metode scoring system yang digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan adalah dengan menggunakan metode OMAX sendiri adalah suatu sistem A-197

4 pengukuran produktivitas parsial yang dikembangkan untuk memantau tingkat produktivitas disetiap bagian perusahaan dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan bagian tersebut (objektif). Implementasi sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan metode Performance Prism di PT. Mondrian adalah berdasarkan rancangan yang disusun, yaitu berupa pengukuran kinerja yang akan dilakukan pada KPI yang teridentifikasi dalam periode tertentu. Tujuan diterapkannya Scoring System ini adalah untuk mengetahui nilai pencapaian masing masing KPI untuk perancangan sistem kinerja perusahaan Hasil Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja, pada tahap ini perhitungan dan analisi data yang digunakan didasarkan pada kusioner, yaitu kusioner untuk mengukur sejauh mana kinerja aktual pelayanan di PT Mondrian Klaten. Pengumpulan data dilakukan dengan penyebaran kusioner kepada karyawan PT Mondrian, kusioner disusun dengan menggunakan likert, yaitu skala yang berisi lima tingkat jawaban, yang merupakan skala jenis ordinal. Dati total 40 kusioner yang disebarkan, semuanya dapat kembali dan diolah. Pada tahap ini penyebaran kusioner dilakukan pada 40 orang karyawan yang merupakan total jumlah karyawan petugas kebersihan lingkungan. Jumlah tersebut diambil dengan pertimbangan bahwa PT Mondrian ini tergolong kedalam kelas perusahaan yang dimana aktifitas operasionalnya sering melibatkan semua karyawannya sehingga semua responden tersebut dianggap berkompoten dalam mengisi kusioner. Target pencapaian untuk semua KPI adalah skala lima, sedangkan batas bawahnya adalah nol. Tabel 1. Rekapitulasi Performansi KPI No Performansi KPI Nilai No Performansi KPI Nilai 1 (Si1) 1,75 20 (PPk1) 2,584 2 (Si2) 5,25 21 (PPk2) 4,704 3 (SP1) (PPk3) 0,623 4 (SP2) (PPh1) 5,831 5 (SK1) 1, (PPh2) 1,120 6 (SK2) 4, (PM1) 2,00 7 (SK3) 0, (PM2) 6,00 8 (SPK1) (Ci1) 7,112 9 (SPK2) 5,25 28 (Ci2) 0, (SPh1) 0, (CP1) 6, SPh2) 6, (CP2) 1, (SM1) 4, (CK1) 1, (SM2) 2, (CK2) 5, (Pi1) (CPk1) 1,76 15 (Pi2) 6, (CPk2) 0, (PP1) (CPk3) 4, (PP2) (CPh1) 3, (PK1) 6, (CPh2) 2, (PK2) 1, (CM1) 6,00 39 (CM2) 2,25 Sumber Data : Pengolahan Data Nilai performansi stakeholders satisfaction jika ditinjau dari rata-rata KPI penyusunnya adalah sebesar 3,697, sedangkan nilai performansi stakeholders contribution jika ditinjau dari rata-rata KPI penyusunanya adalah 2,998. Dengan demikian dapat diartikan A-198

5 bahwa kepuasan stakeholders saat ini seimbang dengan kontribusi yang diberikan dari stakeholder tersebut. Dari hasil pembobotan diatas dapat diketahui tingkat prioritas dari masing-masing kriteria KPI tiap stakeholders mulia dari pelanggan (0,318), pemasok (0,238), karyawan (0,178), investor (0,160), pemerintah (0,091) dan masyarakat (0,016) namun, walaupun kriteria tersebut berada ditingkat bawah bukan berarti perusahaan begitu saja mengesampingkan kinerja tersebut, karena tiap kriteria memiliki perannya sendiri dalam mempengaruhi kinerja perusahaan. Tabel 2. Rekapitulasi Performansi KPI Stakeholders Satisfaction dan KPI Stakeholders Contribution KPI Stakeholders Satisfaction Nilai Performansi KPI Stakeholders Contribution Nilai Performansi Si1 1,75 Si2 5,25 SP SP SK1 1,744 SK3 0,637 SK2 4,146 SPK2 5,25 SPK SPh2 6,125 SPh1 0,875 SM2 2,331 SM1 4,669 Pi2 6,125 Pi PP PP PK2 1,400 PK1 6,400 PPk2 4,704 PPk1 2,584 PPk3 0,623 PPh1 5,831 PPh2 1,120 PM1 2,00 PM2 6,00 Ci1 7,112 Ci2 0,888 CP1 6,856 CP2 1,001 CK1 1,287 CK2 5,999 CPk1 1,76 CPk3 4,851 CPk2 0,609 CPh2 2,664 CPh1 3,335 CM2 2,25 CM1 6,00 Total 73,968 56,968 Rata-rata 3,697 2,998 Sumber Data : Pengolahan Data Adapun untuk tingkat kepentingan dari KPI dari tiap stakeholders dapat dilihat pada Tabel 3a, 3b, 3c berikut: Table 3a Pembobotan Kriteria KPI (Pelanggan) Kriteria KPI 1. SP1 (0,875) 2. SP2 (0,125) Pelanggan (0,318) 3. PP1 (0,167) 4. PP2 (0,833) Kapabilitas 5. CP1 (0,857 ) 6. CP2 (0,857 ) Sumber : Pengolahan Data A-199

6 Table 3.b Pembobotan Kriteria KPI, (Pemasok,karyawan dan investor) Kriteria KPI 1. SPK1 (0,250 ) 2. SPK2 (0,750) 3. PPk1 (0,323) Pemasok (0,238) 4. PPk2 (0,588) 5. PPk3 (0,089) Kapabilitas 6. CPk1 (0,220) 7. CPk2 (0,087) 8. CPk3 (0,693) 9. SK1 (0,218) 10. SK2 (0,691) 11. SK3 (0,091) Karyawan (0,178) 12. PK1 (0,800) 13. PK2 (0,200) kapabilitas 14. CK1(0,143) 15. CK2(0,857) 16. Si1 (0,250) 17. Si2 (0,750) 18. Pi1 (0,125) Investor (0,160) 19. Pi2 (0,875) 20. Ci1 (0,889) 21. Ci2 (0,111) 22. CPh2 (0,333) Sumber : Pengolahan Data Table 3.c Pembobotan Kriteria KPI (Pemerintah dan Masyarakat) Kriteria KPI 1. SPh1 (0,125) 2. SPh2 (0,875) Pemerintah (0,091) 3. PPh1 (0,833) 4. PPh2 (0,167) kapabilitas 5. Cph1 (0,667) 6. CPh2 (0,333) 7. SM1 (0,667) 8. SM2 (0,333) Masyarakat (0,016) 9. PM1 (0,250) 10. PM2 (0,750) kapabilitas 11. CM1 (0,750) Sumber : Pengolahan Data A-200

7 Hasil Scoring System, berdasarkan hasil pengukuran kinerja yanga dilakukan dengan metode OMAX untuk keadaan perusahaan pada periode sekarang (April Agustus 2010) didapat hasil sebagai berikut: 1) Nilai performansi setiap kriteria KPI strategi = Jumlah performansi skateholders x Bobot = (7 x 0,160) + (8 x 0,318) + (6,257 x 0,178) + (7,25 x 0,238) + (7 x 0,091) + (7 x 0,016) = 7,25 2) Nilai performansi setiap kriteria KPI = Jumlah performansi skateholders x Bobot = 7,6144 3). Nilai performansi setiap kriteria KPI Kapabilitas = Jumlah performansi skateholders x Bobot = 7,469 Dari ketiga nilai diatas dapat dihasilkan performansi perusahaan sebesar = 7,528 Hasil pengukuran ini menujukan skala yang baik dan menjadi landasan pihak manajeme untuk melakukan evaluasi dan menentukan rencana kerja perbaikan, sehingga semua persyaratan stakeholders dapat terpenuhi. KESIMPULAN Dari penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan : 1. Penerapan metode Performance Prism diidentifikasi 39 key performance indicators yang dapat menggambarkan kondisi kinerja di PT. Mondrian secara terintegrasi. Pencapaian dari masing-masing kriteria kinerja dengan menggunakan scoring system di PT Mondrian selama periode April Agustus 2010, hasilnya adalah kriteria investor 6 KPI, kriteria pelanggan 6 KPI, kriteria karyawan 7 KPI, kiteria pemasok 8 KPI, kriteria pemerintah 6 KPI, kriteria masyarakat 6 KPI. 2. Berdasarkan hasil pembobotan dengan menggunakan AHP dapat ditarik kesimpulan bahwa pengaruh paling besar terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan adalah stakeholder pelanggan sebesar 0, Nilai performansi sebesar 7,528 menjadi landasan untuk melakukan evaluasi dan menentukan rencana kerja perbaikan, sehingga semua persyaratan stakeholder dapat terpenuhi. Berdasarkan pengukuran kinerja perusahaan di PT Mondrian, saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai berikut: 1) Pengukuran kinerja perusahaan perlu dilakukan secara berkala agar dapat mendeteksi apabila ada penurunan performansi perusahaan sehingga dapat dilakukan perbaikan secepatnya 2) Pihak perusahaan sebaiknya membentuk suatu tim pengukuran kinerja sendiri yang bertugas melakukan pengukuran kinerja dan mengevaluasi serta mensosialisasikannya kepada seluruh karyawan perusahaan. 3) Melakukan evaluasi terhadap tiap indikator kinerja dengan performance lingkungan bisnis DAFTAR PUSTAKA Cahyo Purnomo, 2009, Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja Dengan Mengunakan Metode Integrated Performance Management System (IPMS), Skripsi Teknik Industri IST AKPRIND A-201

8 Furtwengler, Dale, 2002.(Ahli Bahasa: Tjiptono, Fandy) Penuntun Sepuluh Menit Penilaian Kinerja: Menguasai Keahlihan yang Anda Perlukan dalam Sepuluh Menit. Andi. Jogjakarta Kadarsyah, Suryadi dan Ramdhani, M Ali, Sistem Pendukung Keputusan: Suatu Wacana Struktural Idealisasi Dan Implementasi Konsep Pengambilan Keputusan, PT. RemajaRosdakarya, Bandung. Mulyadi dan setyawan, Sistem Perancangan dan Pengendalian Manajemen: System Pelipat Ganda Kinerja Perusahaan. Salemba Empat Jakarta Neely, A.D., and Adams, C.A, The Performance Prism Can Boost M & A Success, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management,UK. Saaty, Tomas L, 1988, (Ahli Bahasa: Hiana Setiono) Pengambilan Keputusan Bagi Para Pemimpin. PT Pustaka Binaman Presindo, Jakarta Vanany, Iwan dan Dian Tanukhidah, 2004, Perancangan Dan Implementasi Sistem Pengukuran Kinerja dengan Metode Performance Prism, Jurnal Teknik Industri vol. 6, ITS A-202