Executive Information System. Latar Belakang. Sejarah EIS. Sistem Informasi Eksekutif

Transkripsi

1 Executive Information System Sistem Informasi Eksekutif Latar Belakang Kondisi yang membutuhkan informasi komprehensif guna keputusan yang cepat (sifat harian) SPK (DSS) relatif kaku, memerlukan bantuan staf asisten untuk memperoleh hasilnya Kantor secara geografis tersebar Sejarah EIS Konsep mulai dikembangkan akhir 1970, awal 1980 mulai dikembangkan MIDS (Management Information and Decision Support) di Lockheed Georgia USA MIDS I 1978 MIDS II 1992 Hertz (perusahaan rental mobil terbesar di USA) mulai mengembangkan dengan basis PC Comshare Inc. membangun Commander EIS, suatu tools kombinasi untuk membantu eksekutif dalam menganalisis informasi dan membuat keputusan secara real time (tanpa bantuan asisten) 1

2 Definisi EIS (1/2) Rockart and De Long (1988): EIS adalah sistem berbasis komputer yang: Melayani kebutuhan informasi top executive Mampu melakukan akses cepat untuk ketepatan informasi dan akses langsung guna pelaporan manajemen Perlu user friendly dengan dukungan grafis dan kelengkapan exception report serta berkemampuan drill down (memecah data menjadi lebih detil untuk identifikasi masalah) Mudah dihubungkan dengan pelayanan informasi secara on line dan dengan Definisi EIS (2/2) Watson, Houdeshel & Rainer EIS adalah sistem berbasis komputer untuk mendukung manajer puncak dalam mengakses informasi (dalam dan luar) secara mudah dan relevan dengan CSF (Critical Success Factor) organisasi untuk hal tersebut EIS perlu dilengkapi dengan metode komunikasi data modern, data grafik, penyimpanan dan pengaksesan data secara luas dan interface yang friendliness. Faktor-faktor yang diidentifikasikan Watson mengapa perlu EIS (1/2) Eksternal: Meningkatnya kompetisi Cepatnya perubahan lingkungan Kebutuhan untuk lebih proaktif Kebutuhan untuk akses database external Meningkatnya regulasi pemerintah 2

3 Faktor-faktor yang diidentifikasikan Watson mengapa perlu EIS (2/2) Internal: Kebutuhan ketepatan waktu informasi Kebutuhan memperbaiki informasi Kebutuhan akses data operasional Kebutuhan kecepatan pemutahiran aktifitas Kebutuhan meningkatkan efektifitas Kebutuhan mengidentifikasi kecenderungan historis Kebutuhan akses ke database korporat Kebutuhan meningkatkan keakuratan informasi Nature dari kerja executive Menurut Mitzberg (1975) peran manajer dapat dikategorikan ke dalam tiga peran: Peran Interpersonal: figur kepala, pemimpin Peran Informasional: pemantau, penyebar, pembicara Peran Desesi: entrepreneur, penanganan masalah, pengalokasian sumber daya, negoisator EIS sebagai Pendukung 3 peran Pada awalnya EIS mendukung peran informasional, berikutnya EIS mendukung berbagai peran yang mungkin fokusnya untuk: Penangan masalah 42% Entrepreneur 32% Untuk dapat menentukan kebutuhan informasi bagi executive perlu untuk menspesifikasikan aktifitas yang dibentuk dalam setiap peran Bagaimana metode untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan? Pendekatan Wetherbe 1991 Pendekatan Watson dan Frolick

4 Phase I Structured interviews Pendekatan Wetherbe Conceptual information requirements Build a prototype Phase II Show to executives: is it satisfactory? No Yes Develop final EIS Revise prototype Identify sources of information Finding Information Needs for EIS Pendekatan Watson dan Frolick Pendekatan ini didasarkan atas strategi dasar untuk mendapatkan kebutuhan informasi: Bertanya (interview) Turunan kebutuhan dari sistem informasi yang ada (existing) Sintesis dari karakteristik sistem Penemuan dari penelitian dengan melibatkan sistem yang digunakan (prototype) Dari metode ini diusulkan 10 metode spesifik yang dapat dikelompokkan dalam dua dimensi, yaitu: 1) sumber informasi (yang berinteraksi secara langsung maupun tak langsung dengan eksekutif), 2) metode primer dari penentuan kebutuhan (didukung oleh computer vs non computer) Scanning Sources of Information and Knowledge People Newspaper TV Sensors Step A Problem identification [Definition] [Intelligence] EIS ES, ANN, EIS, MIS ES Qualitative analysis [Design] Step B Quantitative analysis [Design] DSS, MS or ANN Step C Decision [Choice] GDSS (Group) DSS (Individual) No Implement? YES Step D Implementation DSS and ES Computerized Support to Decision-Making Process 4

5 Scanning External environment Evaluation of Information Internal environment Scanning Qualitative analysis Quantitative analysis Phase I No Interpretation: Is there a problem [opportunity]? Yes Input for decision making Phase II Decision: What to do about the problem [opportunity] The Decision-making Process of Executives [Decision Role] Karakteristik EIS Mendukung aktifitas manajer yang tidak terstruktur dibanding dengan problem keputusan spesifik dan berulang Mendukung executive terutama pada tahap pengambilan keputusan intelligence dengan teknik analisa data secara komprehensif User friendly interface, mudah, dan intuitive untuk digunakan Berorientasi pada masa yang akan datang dengan perilaku organisasi yang lalu Utamanya menggunakan data, bukan model serta diarahkan dengan menggunakan teknologi IT yang mutakhir Secara khusus ada pelacakan CSF, exception reporting, drill down, atau drill cross investigation dan analisa trend Berfokus pada identifikasi masalah Menggunakan database secara luas Dapat dibentuk menjadi gaya pengambilan keputusan individu Hal-hal yang penting berkaitan dengan karakteristik Drill down CSF: Key problem narrative Highlight chart Top level financial Key factor KPI (Key Performance Indicator) Responsibility report Status access Analysis: Dengan fungsi Diintegrasikan dengan produk DSS Exception reporting Navigational of information 5

6 Kriteria Perancangan EIS Orientasi grafik Variabel bisnis yang mengidentifikasikan perubahan Menggunakan konsep agregasi dan deagregasi data untuk berbagai variasi jenis/ ukuran User interface mudah dan menarik (multimedia) EIS secara spesifik memudahkan akses informasi extern dan intern dan menampilkan dengan menarik, sangat jarang adanya pengambilan keputusan, seandainya ada hanya yang instan Other computer sources Executives Non computer sources Executive Information System (EIS) Integrated customized presentation of: Key indicators Status and trend information Exceptions MIS Transaction Processes Environmental scanning Commercial databases and information services The EIS Role EXTERNAL DATA DataBridge TM Brings data from widely varying systems together into one executive database. It integrates commercial databases, on-line public databases and in-house system (including DSS models or 4GL DMBS) COMMAND CENTER SOFTWARE ON MAINFRAME INTERNAL DATA LANGU AGE PROCE SSOR DATA IMPORT DATABASE MENU SYSTEM EIS Databases: A retrieval oriented relational database that handles both numbers and text, optimized for time series data. It s smart enough to continually re-organize itself based on patterns of usage Smart Communications: Provides error-correcting communications with the user s PC in a protocol that produces rapid and accurate response. Also allows transfer data from EIS database to TM readable PC files User interface: Non-keyboard pointing devices such as a mouse or touch-screen are used for menu selection. Keyboard access is an option COMMUNICATIONS OTHER PC S COMMAND CENTER SOFTWARE ON PC COMMUNICATIONS GRAPHICS MENU SYSTEM USER INTERFACE Command Center Menu system: Gives mouse or touchscreen driven operation, controlled from the host. Provides the user with the ease of use of a PC with the database power of a mainframe Graphics: The PC graphics module create bar, line scatter, cross-sectional charts, and missed text, and graphics from data and commands sent from mainframe Local Menu Storage: Menu screens can be stored on the PC so they don t have to be retransmitted from the host 6

7 Pertanyaan (1/2) Siapa pengguna EIS? Mengapa SPK harus digantikan oleh EIS untuk pengguna EIS? Komponen apa saja yang harus ada dalam EIS? Kemampuan apa saja yang harus dipunyai EIS? Menurut Watson, apa saja yang mengharuskan adanya EIS? Jelaskan bagaimana pencarian informasi dengan menggunakan pendekatan Wetherbe! Jelaskan bagaimana peran informasional dengan menggunakan pendekatan Watson dan Frolick! Buatkan skema Dukungan komputer dalam pengambilan keputusan! Pertanyaan (2/2) Apa maksud CSF? Dan berikan contohnya untuk kasus penjualan mobil mewah! Apa kriteria perancangan EIS? Buatkan skema dan jelaskan peran EIS! Jelaskan contoh untuk Command Centre! Buatkan dan jelaskan skema Pengambilan Keputusan oleh Eksekutif! Apa saja karakteristik EIS? Apa maksud Drill-Down? 7