BAB I PENDAHULUAN. Sebagai salah satu elemen sistem informasi keuangan, akuntansi adalah proses

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sebagai salah satu elemen sistem informasi keuangan, akuntansi adalah proses yang meliputi aktivitas-aktivitas: mengenali, mencatat dan mengkomunikasikan kejadiankejadian ekonomi suatu organisasi kepada pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap informasi tersebut. Akuntansi merupakan hasil karya Luca Pacioli, seorang ahli matematika Italia pada zaman renaissance. Di dalam karyanya, Summa de Arithmetica, Geometria, Proportione et Proportionalite, Pacioli menerangkan tentang suatu sistem yang menjamin bahwa semua informasi keuangan dicatat dengan efisien dan akurat. Dengan dimulainya era industri di abad ke-19, dan munculnya perusahaanperusahaan besar, mulai terjadi pemisahan antara pemilik bisnis dengan pengelola bisnis (manajer). Akibatnya kebutuhan akan laporan kondisi bisnis perusahaan menjadi penting, untuk memastikan bahwa para manajer bertindak sesuai dengan keinginan sang pemilik bisnis. Selain hal tersebut, laporan kondisi perusahaan atau sering juga disebut sebagai laporan keuangan perusahaan mempunyai arti yang sangat penting bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan suatu keputusan. Pihak lain yang berkepentingan dengan laporan keuangan lainnya adalah pemerintah, dalam kaitannya dengan perhitungan pajak

2 penghasilan perusahaan. Pihak ketiga lainnya yang mempunyai kepentingan dengan laporan keuangan tersebut adalah para kreditur organisasi tersebut. Karena pentingnya arti laporan keuangan ini, maka penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu (timely) dan akurat merupakan salah satu hal yang diinginkan oleh pihak manejemen perusahaan untuk dapat mendukung setiap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh mereka. Menurut Turban dan Aronson (2001, p. 7), faktor-faktor yang mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengambilan keputusan: Factor Trend Results Technology Increasing Information/computers Increasing Structual complexity Increasing Competition Increasing International markets Increasing Political stability Decreasing Consumerism Increasing Government intervention Increasing Changes, fluctuations Increasing More alternatives to choose from Larger cost of making errors More uncertainty regarding the future Need for quick decision Gambar 1.1 Faktor-faktor yang Memberikan Dampak Signifikan Terhadap Pengambilan Keputusan Pada saat ini, bisnis dan lingkungannya menjadi semakin kompleks daripada sebelumnya dan menunjukkan tren yang akan semakin kompleks di masa yang akan datang.

3 Sebagai akibat dari tren dan perubahan ini, tidaklah memungkinkan lagi untuk bergantung kepada pendekatan trial-and-error pihak manajemen, terutama yang melibatkan pengambilan keputusan. Oleh karena itu manajer harus berubah. Mereka harus belajar alat bantu dan teknik-teknik yang sudah dan sedang dikembangkan di bidang mereka masing-masing, yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang efektif, di antaranya adalah decision support system (DSS) dan executive information system (EIS). Karakteristik sebuah executive information system (EIS) memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang EIS itu sendiri. Kebanyakan EIS mempunyai karakteristik sebagai berikut: dibuat sesuai dengan kebutuhan individual setiap executive user-nya; menjabarkan, menyaring, meringkas, dan melacak data-data yang kritis; menyediakan akses secara on-line, analisis tren, laporan kebijaksanaan, dan dapat menyediakan dukungan data secara detail dari data yang telah diringkas; mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal secara luas; digunakan langsung oleh para eksekutif tanpa perantara; dan dapat menyajikan informasi berupa tampilan grafis, tabel, maupun teks. 1.2 Permasalahan Departemen accounting sebagai penyusun laporan keuangan menerima semua data yang diberikan dari departemen-departemen lainnya dalam suatu organisasi untuk kemudian disusun menjadi laporan keuangan. Seringkali dalam penyusunan laporan

4 keuangan terdapat salah saji yang disebabkan oleh data-data yang diberikan oleh departemen lainnya tidak lengkap maupun akibat kesalahan input (human error) di departemen accounting sendiri. Hal ini menjadi pekerjaan tambahan bagi departemen accounting untuk melakukan rekonsiliasi ulang untuk mencari kesalahan tersebut, sehingga membutuhkan tambahan waktu dan tenaga. Waktu yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan tergantung dari jumlah transaksi yang terjadi di dalam suatu periode. Selain itu lamanya penyusunan laporan keuangan juga tergantung dari kompleksitas kejadian-kejadian bisnis yang dialami organisasi tersebut. Hal lain yang menjadi permasalahan adalah database yang dimiliki oleh masingmasing departemen dan database organisasi secara keseluruhan yang dimiliki oleh departemen accounting sering terjadi duplikasi. Duplikasi database ini merupakan pemborosan, baik dalam hal perangkatnya keras maupun tenaga kerja yang mengolah dan memeliharanya, sehingga dengan membangun suatu sistem yang terintegrasi antar semua departemen dalam organisasi tersebut akan menghilangkan atau paling tidak mengurangi duplikasi database. Kemudian apakah sistem tersebut akan meningkatkan efisiensi bagi perusahaan dari sisi waktu, biaya dan tenaga dan hal lain yang tidak kalah pentingnya yaitu apakah dengan sistem baru tersebut, fungsi pengendalian dari setiap departemen yang terkait akan berkurang perannya atau bahkan akan hilang begitu saja. 1.3 Tujuan dan Manfaat

5 Tujuan pembuatan skripsi ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi eksekutif. Saat ini sistem informasi perusahaan yang lama kurang memadai untuk membentuk suatu sistem informasi eksekutif. Oleh karena itu diperlukan perancangan sistem informasi yang baru terlebih dahulu untuk menggantikan sistem informasi yang lama. Manfaat yang diharapkan dari pembuatan sistem informasi baru ini adalah untuk mengurangi beban kerja pemeliharaan database dan date-entry di setiap departemen, khususnya di bagian finance & accounting. Walaupun demikian, pembuatan sistem informasi yang baru ini tidak akan mengurangi pengendalian yang seharusnya dilakukan setiap departemen di dalam melakukan pencatatan atas suatu kejadian bisnis. Sistem informasi baru ini akan menyatukan semua data-data yang berada di setiap departemen. Sistem informasi yang baru ini diharapkan juga dapat mengurangi duplikasi database perusahaan. Dengan demikian, diharapkan selain laporan keuangan perusahaan dapat disusun secara lebih cepat dan mempunyai keakuratan yang dapat diandalkan, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya operasionalnya. Dengan adanya sistem informasi baru yang real-time ini dan database yang terintegrasi antar departemen, maka sistem informasi baru ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi suatu alat yang dapat mendukung pengambilan keputusan bagi para eksekutif di perusahaan, yaitu executive information system (EIS). 1.4 Ruang Lingkup

6 PT. XYZ adalah perusahaan yang bergerak di industri plastic injection and moulding yang berada di daerah Jakarta. Perusahaan ini merupakan job-order company, atau dengan kata lain hanya melakukan proses produksi berdasarkan jumlah pesanan dari para pelanggannya. Jumlah produksi PT. XYZ akan selalu disamakan dengan jumlah pesanan pelanggannya dan apabila terjadi kelebihan produksi karena sesuatu hal, maka barang jadi tersebut akan dimusnahkan oleh pihak perusahaan. Hal ini berkaitan dengan masalah hak cipta produk tersebut. Barang jadi yang dihasilkan PT. XYZ hanya merupakan compact disc, tetapi oleh pihak perusahaan dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu compact disc (CD), yang terdiri dari CD audio dan CD software. Sedangkan kategori produk lainnya adalah VCD (Video Compact Disc). Perancangan konsep execvutive information system (EIS) ini dilakukan dengan terlebih dahulu merancang konsep sistem informasi baru yang dititikberatkan pada departemen accounting dan melibatkan seluruh departemen di dalam perusahaan. Hal ini dikarenakan karena departemen finance & accounting merupakan sumber data yang terlengkap di dalam satu perusahaan karena data-data yang terangkum di sana mencerminkan kegiatan perusahaan sehari-hari. Belum terintegrasinya database perusahaan mengakibatkan pertukaran data secara manual (mencetak hard-copy suatu dokumen) di satu departemen untuk kemudian di-input kembali di departemen lainnya. Walaupun demikian departemen finance & accounting akan menerima salinan setiap dokumen yang ada di setiap departemen lainnya, sehingga hampir semua data-data perusahaan berada di dalam departemen finance & accounting ini.

7