Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan

Transkripsi

1 Materi 2 Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan 1.1 Siklus pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemprosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapat adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini : 1) Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan? 2) Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan? 3) Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? haruskan perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? 4) Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa? 5) Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan? 6) Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan tiap pelanggan? 7) Apa syarat syarat kredit yang seharusnya diberikan? 8) Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? Fungsi dasar sistem informasi pendapatan, yaitu mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan dan memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya organisasi. Aktivitas Bisnis siklus pendapatan a) Entri pesaanan pelanggan Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggungjawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap; mengambil pesanan dari pelanggan, James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 1

2 memeriksa dan menyetujuai kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terspisah untuk pelayanan pelanggan (yang umumnya juga bertanggungjawab pada wakil direktur untuk bagian pemasaran), yang menjawab permintaan pelanggan. b) Mengambil pesanan pelanggan Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara ; ditoko, melalui surat, melalui telepon, melalui website atau melalui tenaga penjualan dilapangan. Pada tahun terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan IT guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui website, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan toko maupun melalui surat. Saat ini terdapat cara lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan melibatkan penggunaan elektronic data interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada walnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh : o Pemerikasaan validitas rekening pelanggan dan nomor barang persediaan, dengan cara mencocokannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan persediaannya. o Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan termasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan telah tercantum. o Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut. Suatu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan penjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang dilampirkan dilatar monitor komputer. Pesanan penjualan berisi informasi nomor barang, jumlah, harga dan syarat penjualan lainnya. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 2

3 c) Persetujuan kredit Sebagian besar penjualan antar perusahaan dilakukan secara kredit. Penjualan kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan mencatat pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak memilih saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang di izinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. d) Memeriksa ketersediaan persediaan Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat di informasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan diperusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang barang tersebut harus dibuat. Ketika persediaan telah dipastikan, sistem kemudiaan akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang dan jumlah setiap jenis barang yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan kebagian pengiriman. e) Menjawab permintaan pelanggan Selain memproses pesanan pelanggan, menunjukan bahwa proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan perusahaan menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan pelanggan (customer relationship management) CRM), untuk mendukung proses penting ini. CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Tujuan CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Peraturan dasar James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 3

4 umum pemasaran adalah bahwa biaya yang akan dikeluarkan untuk menarik dan menjual ke pelanggan baru paling sedikit lima kali lebih besar dibandingkan dengan penjualan berulang kepelanggan lama. f) Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersbut. Proses ini terdiri dari dua tahap; mengambil dan mengepak pesana, dan mengirim pesanan tersebut. g) Ambil dan pak pesanan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas maupun dengan memasukkan data kedalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman. h) Kirim pesanan Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan julmlah yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung kebagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukan dalm pengiriman tersebut. Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggungjawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasikan kurir, sumber, tujuan dan instruksi pengiriman lainnya serta menunjukan siapa yang harus membayar kurir tersebut. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 4

5 Penagihan dan piutang usaha Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan adalah melibatkan penagihan kepara pelanggan dan memelihara data piutang usaha. a) Penagihan Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang terpenting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemprosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirm, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran. b) Pemeliharaan data piutang usaha Fungsi piutang usaha, yang bertanggungjawab kepada kontroler, melakukan dua tugas dasar ; menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran di terima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbaharui file induk piutang usaha dan format laporan keuangan yang dikirim ke para pelanggan. Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirim kembali dan disebut sebagai pemberitahuan pengirim uang (remittance advice). c) Pengecualian : penyesuaian rekening dan penghapusan Penyesuaian rekening pelanggan kadang perlu dilakukan, contohnya rekening pelanggan dapat dikreditkan untuk mencerminkan baik pengembalian barang atau James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 5

6 potongan yang diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang, manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan barang bahwa barang tersebut benar benar telah dikembalikan, serta telah disimpan kembali digudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembalikan, maka manajer kredit akan mengeluarkan nota kredit yang mengesahkan pengkreditan rekening pelanggan. d) Penagihan kas Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya dibank. Untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjin lockbox dengan bank. Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan penyimpannya kedalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang dan fotokopi cek ke perusahaan. 1.2 Pengendalian : Tujuan, Ancaman dan Prosedur Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan tujuan berikut ini dicapai : 1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid dan disahkan telah dicatat. 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat 5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari lingkungan ataupun pencurian 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. Dokumen dokumen dan catatan catatan yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data transaksi secara akurat dan efisien. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 6

7 Proses / aktivitas Entri pesanan penjualan Ancaman 1 1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat 2. Penjualan secara kredit kepelanggan yang memiliki catatan kredit buruk 3. Legitimasi pesanan Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan 1. Pemeriksaan entri data 2. Persetujuan kredit oleh manajer manajer bagian kredit bukan oleh fungsi penjualan ; catatan yanng akurat atas saldo rekening pelanggan 4. Habisnya persediaan, biaya, penggudangan dan pengurangan harga 3. Tanda tangan diatas dokumen kertas; tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk business 4. Sistem pengendalian persediaan. Pengiriman Penagihan dan piutang usaha 5. Kesalahan pengiriman barang dagangan yang salah,jumlahnya yang salah,alamat yangs alah 6. Pencurian persediaan 7. Kegagalan untuk menagih pelanggan. 8. Kesalahan dalam menagih. 9. Kesalahan dalam memasukan data ketika memperbaharui piutang usaha. 5. Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis 6. Pengendalian aplikasi entri data, Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 7. Pemisahaan fungsi pengiriman dan penagihan 8. Pengendalian edit entri data daftar harga 9. Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar laporan bulanan kepelanggan James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 7

8 Penagihan kas 10. Pencurian kas 10. Pemisahaan tugas; minimalisasi penangangan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan. Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemprosesan penerimaan kas. Masalah masalah pengendalian umum 11. Kehilangan data 12. Kinerja yang buruk 11. Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis) 12. Persiapan dan tinjauan laporan kinerja. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Informasi akuntansi sangat besar bagi perusahaan, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart. Sistem informasi akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT.Pressindo Engineering Indonesia masih memiliki kelemahan, berdasarkan wawancara yang telah dilakukan melalui perusahaan tersebut, yaitu : 1. Analisis Prosedur Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan karena perusahaan tersebut masih menggunakan sistem manual. 2. Dari Segi Sistem Pengendalian Intern : a. Kurangnya pengawasan dari pemilik yang dikarenakan perusahaan masih menggunakan sistem kekeluargaan sehingga walaupun terdapat bagian bagian James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 8

9 tersendiri dalam perusahan masih ada beberapa bagian yang tidak sesuai dengan sistem yang sudah diterapkan oleh perusahaan b. Bagian Order Penjualan mempunyai fungsi ganda yaitu sebagai penerima order dan melakukan pemeriksaan status kredit calon pembeli sehingga kemungkinan terjadi kesalahan lebih besar 3. Dari Segi Pencatatan Dokumen Dilihat dari dokumen dalam prosedur penulis dapat menganalisis bahwa penggunaan dokumen di sistem penjualan kredit ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan agar tidak menyulitkan dan memperlambat proses pelayanan apabila terjadi kehilangan dokumen, hanya disini penulis menyarankan untuk menambah dokumen yang digunakan di sistem penjualan kredit yaitu dokumen Surat Permohonan Kredit (SPK) 2 rangkap. Dan pada PT. Pressindo Engineering Indonesia sistem pengarsipannya masih manual 4. Dari Segi Fungsi atau bagian yang terkait a. Analisis fungsi yang ada di PT. Press Engineering Indonesia dari segi kinerjanya dapat dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi fungsi yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan, pengiriman, pembuatan surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara manual tanpa teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan kinerja menjadi kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam melaksanakan tugasnya sehingga menghasilkan data yang kurang teliti. Seharusnya perusahaan membuat beberapa bagian fungsi yang lebih spesifik menggunakan sistem pengolah data yang komputerisasi agar seluruh data disimpan ke dalam satu arsip yang memungkinkan untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam pencarian data yang cepat. b. Kurangnya karyawan yang digunakan pada setiap bagian dipenggang oleh satu orang karyawan yang sama sehingga dapat menimbulkan manipulasi data dalam penjualan kredit. Akibat dari kelemahan tersebut, apabila penjualan kredit yang dilaporkan dari Bagian Akuntansi tidak akan mengetahui bahwa penjualan kredit tersebut benar. Karena apabila bagianbagian yang lain melakukan manipulasi data dan Bagian Akuntansi tidak mengetahuinya maka PT.Pressindo Engineering Indonesia akan mengalami kekacauan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Prosedur pelayanan yang diusulkan pada sistem akuntansi penjualan kredit tersebut James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 9

10 adalah : Perancangan Sistem Yang Diusulkan Rancangan sistem penjualan kredit yang diusulkan penulis kepada PT.Pressindo Engineering Indonesia berupa fungsi-fungsi yang harus dipisahkan karena adanya double job di Bagian Order Penjualan yang merangkap menjadi Bagian yang harus dilakukan Bagian Kredit dalam sistem penjualan kredit tersebut. Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan dan manipulasi dalam perusahaan. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem yang Diusulkan Dari analisis diatas penulis melihat hanya perlu ditambahkannya dokumen Surat Permohonan Kredit (SPK) 2 rangkap sesuai yang dibutuhkan perusahaan agar lebih lengkap dan memudahkan setiap bagian yang terkait dalam memlayani pelanggan. Prosedur Dalam sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan Prosedur dalam sistem penjualan krediti yang diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut : Tabel 1.1 BagiandanPekerjaan Yang Diusulkan 1. BagianOrder - Melayani pembeli Penjualan - Mengisikan FPK sebanyak 2 lembar - Menyerahkan FPK lembar 1 ke Bagian Kredit - Diserahkan juga FPK lembar 2 kepada pembeli - Menerima Surat Permohonan Kredit ( SPK ) lembar 1 dari Bagian Kredit - Membuat Surat order Penjualan ( SOP ) sebanyak 3 lembar - Membuat Surat Pengiriman ( SP ) 3 lembar - Dokumen SP lembar 1 dan SP lembar 2 diserahkan ke Bagian Gudang - SP 3 dan SOP 3 diarsip tetap - Menyerahkan SOP 2 ke bagian Penagihan - Dan SOP 1 diserahkan kepada pembeli 2. Bagian Kredit - Menerima FPK lembar 1 dari Bagian Order Penjualan - Memeriksa status kredit calon pembeli - Jika ketentuan kredit dipenuhi maka akan mengarsip James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 10

11 sementara FPK lembar 1 - Apabila ketentuan kredit ditolak maka FPK lembar 1 akan diarsip tetap - Bagian Kredit meminta pembeli untuk datang kembali dengan membawa FPK lembar 2 - Membuka FPK lembar 1 dan Mencocokannya dengan FK lembar 2 - Membuat Surat Permohonan Kredit ( SPK ) 2 lembar - Menyerahkan SPK lembar 1 ke Bagian Order Penjualan - Menyerahkan FPK lembar 2 ke pembeli - SPK lembar 2 dan FPK lembar 1 diarsip tetap James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 11

12 3.Bagian Gudang - Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari Bagian Order Penjualan - Mengecek persediaan bahan baku - Menyiapkan bahan baku yang ada di gudang untuk diproses - Membuat Surat Pengantar Gudang (SPG) sebanyak 2 lembar - Menyerahkan SP lembar 1 bersama barang dan SPG lembar 2 ke Bagian Produksi - Mengarsip tetap SP lembar 2 dan SPG lembar 1 - Menerima SP lembar 1 bersama barang dan SPG lembar 2 4. Bagian Produksi dari Bagian Gudang dan Pengiriman - Mencocokan SP lembar 1 dan SPG lembar 2 dengan barang - Memproses barang tersebut - Setelah barang selesai diproduksi maka dibuatkan Tanda Terima Barang (TTB) sebanyak 3 lembar - Melakukan pengiriman barang dan meminta paraf pembeli pada TTB - Lalu TTB lembar 3 diserahkan kepada pembeli bersama barang - Setelah itu mengarsip tetap TTB lembar 2 dan SPG lembar 2 - Menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1 ke Bagian Penagihan 5. BagianPenagihan - Menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari Bagian Produksi dan Pengiriman - Selanjutnya diterima juga SOP lembar 2 dari Bagian Order Penjualan - Mencocokan TTB lembar 1, SP lembar 1 dan SOP lembar 2 - Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 3 lembar - Mengirim SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 ke Bagian Akuntansi - ST lembar 1 diserahkan kepada pembeli - ST lembar 3 diarsip tetap James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 12

13 6. BagianAkuntansi - Menerima SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 dari Bagian Penagihan -Mencocokan kembali dokumen-dokumen tersebut untuk meminimalisir kesalahan - Melakukan pengisian kartu piutang - Melakukan penjurnalan - Entry Data - Dokumen SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 diarsip tetap Dokumen Yang Digunakan 1. FormulirPermohonanKredit ( FPK ) 2. SuratOrder Penjualan ( SOP ) 3. SuratPersetujuanKredit ( SPK ) 4. SuratPengiriman ( SP ) 5. SuratPengantarGudang ( SPG ) 6. TandaTerimaBarang ( TTB ) 7. SuratTagihan ( ST ) Usulan Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. Pressindo Engineering Indonesia Bagian Order Penjualan James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 13

14 START 2 Entry Data SPK 1 Data Pembeli Melayani pembeli Membuat SOP 3 lembar Mengisi FPK 2 lembar Membuat SP 3 lembar SOP 1 File Bg. Kredit SOP2 FPK 1 FPK 2 SP 1 SP 2 SPK 1 SP 3 SOP 3 pembeli 1 4 N 3 Gambar 1 Bagian Order Penjualan Bagian Kredit James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 14

15 1 Pembeli Entry Data FPK 1 FPK 2 SPK Mencocokkan FPK 1 dan FPK 2 Tidak Cocok Kembali ke bag. Penjualan Cocok SPK 1 SPK 2 Membuat SPK 2 lembar 2 N FPK 1 FPK 2 Pembeli N Gambar 2 Bagian Kredit James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 15

16 3 Entry Daa SP 2 SP 1 Mengecek bahan baku SPG Menyiapkan bahan baku Mencetak SPG 2 lembar SP 1 SP 2 SPG 1 SPG 2 5 N N 5 Gambar 3 Bagian Gudang James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 16

17 5 Entry Data SP 1 SPG 2 TTB Mencocokkan dengan barang Tidak Kembali ke Bag. Gudang Mencetak TTB 3 lembar Cocok Memproses bahan baku TTB 2 TTB 3 TTB 1 Mengirim dan meminta paraf pembeli pada TTB Pembeli 6 N SP 1 SPG 2 6 N Gambar 4 Bagian Produksi dan Pengiriman James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 17

18 6 4 Entry Data SP 1 TTB 1 SOP 2 ST Tidak Cocok Mencocpkkan TTB 1, SP 1, SOP 2 Mencetak ST 3 lembar Dikembalikan TTB 1 Cocok SOP 2 ST 1 ST 2 ST 3 SP 1 7 Pembeli 7 N 7 Gambar 5 Bagian Penagihan James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 18

19 7 SP 1 SOP 2 TTB 1 SP 2 Mencoc okan dokume n tsb Pengisia n kartu piutang penjurna lan Entry data jurnal SP 1 SOP 2 TTB 1 ST 2 N End Gambar 6 Bagian Akuntansi James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 19

20 Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Setelah menganalisa prosedur yang berjalan serta melihat permasalahan yang ditimbulkan oleh karena itu untuk memberikan solusi terhadap masalah pokok perlu dirancang dan dibuat suatu sistem informasi akuntansi yang terotomatisasi dan interaktif yang dapat membantu khususnya sistem penjualan kredit pada bagian order penjualan yang terjadi perangkapan bagian PT. Pressindo Engineering Indonesia, mulai dari sistem yang masih manual, pencetakan dokumen surat pengantar, penghitungan piutang pelanggan, penghitungan pendapatan sampai dengan pembuatan laporan pengiriman, piutang dan penerimaan kas. Dengan sitem ini diharapkan dapat mempermudah proses perhitungan, memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, menghemat tenaga dan waktu sehingga para pelaksana tidak terbebani dengan pekerjaannya, terutama dalam proses perhitungan piutang dan pembuatan laporan. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) berguna untuk menggambarkan suatu arus data yang masuk dan keluar, dimana data disimpan dalam suatu sistem. Pada sistem penjualan kredit perusahaan dimulai pada saat pelanggan mengajukan SPK terhadap sistem dan sistem pada akhirnya menghasilkan laporan keuangan yang dihasilkan pada periode tertentu. Pembuatan DFD dibagi kedalam 3 tingkat atau tiga jenis diantaranya adalah diagram konteks adalah diagram yang menjelaskan gambaran umum atau garis besar dalam suatu sistem, diagram zero adalah diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam diagram konteksdan pada tahap akhir terdapat diagram level adalah diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada di dalam diagram zero. Berikut pembuatan DFD untuk alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia. Diagram Konteks Sistem penjualan pada perusahaan diawali dari pelanggan yang membawa Surat Persetujuan Kredit (SPK) kepada sistem. Kemudian sistem menghasilkan laporan keuangan yang harus diserahkan kepada manajemen. SPK Laporan Penjualan Pelanggan Sistem Manajemen James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 20

21 Diagram Zero Dalam tahap Sistem Penjualan Kredit terdapat 3 proses didalamnya yaitu proses pembuatan Surat Order Penjualan (SOP) & SP,Pembuatan ST,dan Proses Penjurnalan. Masing - masing proses memiliki proses lanjutan,pada proses pembuatan surat order penjualan & surat pengiriman terdapat proses validasi data 1 dan pencetakan SOP & SP. Pada proses pembuatan surat tagihan terdapat proses validasi data 2 dan pencetakan ST.Pada proses penjurnalan terdapat proses validasi data 3 dan proses pembuatan jurnal.proses pertama adalah proses yang berawal dari diterimanya SPK dari pihak yang membutuhkan yaitu pelanggan. Kemudian SPK yang dilakukan pelanggan kepada sistem akan menghasilkan dokumen berupa faktur. Pada proses pertama pembuatan Surat Order Pejualan (SOP) & SP dibutuhkan input data dari file debitur dan file persediaan outputnya file debitur dan file jual kredit. Dan dari proses lanjutannya yaitu pencetakan SOP & SP dibutuhkan input file jual kredit, proses tersebut menghasilkan SOP & SP yang diserahkan pada proses selanjutnya. Pada proses kedua yaitu proses pembuatan ST dibutuhkan input file debitur,file persediaan,file jual kredit outputnya file piutang.dari proses lanjutannya yaitu pencetakan ST membutuhkan input file piutang dan menghasilkan ST diteruskan ke proses berikutnya. Pada proses ketiga proses penjurnalan dibutuhkan input file persediaan,file jual kredit dan file rekening dan outputnya file jurnal.sehingga proses tersebut menghasilkan Laporan Penjualan (LP). Dan dari proses lanjutannya yaitu pembuatan jurnal dibutuhkan input file jurnal,lalu diserahkan ke manajemen. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 21

22 Diagram Zero File Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Piutang File Piutang Data Jual Kredit Pelanggan SPK SOP & SP 1 Pembuatan SOP & SP 2 Pembuatan ST ST 3 Proses Penjurnalan LP Manajemen Data Persediaan Data Debitur Data Debitur File Debitur Data Debitur Data Persediaan Data Persediaan Data Jurnal Data Rekening File Rekening File Persediaan File Jurnal Diagram Level 1 Proses 1 Diagram level 1 proses 1 ini merupakan proses lanjutan dari proses pembuatan Surat Order Penjualan & surat pengiriman yaitu proses validasi data 1 dan pencetakan SOP & SP.dalam proses validasi data 1 membutuhkan input data file debitur dan file persediaan output file debitur. Pada proses pencetakan SOP& SP tersebut membutuhkan input data file jual kredit sehingga menghasilkan SOP kemudian diteruskan ke proses selanjutnya. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 22

23 Pelanggan SPK 1.1p 1.2p SOP & SP Validasi data 1 Pencetakan SOP & SP 2 Data Persediaan Data Debitur Data Debitur File Debitur Data Jurnal File Jual Kredit File Persediaan Gambar Diagram Level 1 Proses 1 Diagram Level 1 Proses 2 Diagram level 1 proses 2 ini merupakan proses lanjutan dari pembuatan ST yaitu validasi data 2 membutuhkan input file debitur,file persediaan,dan file jual kredit outputnya file piutang. Pada proses pencetakan ST membutuhkan input file piutang dan menghasilkan ST yang diteruskan keproses berikutnya. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 23

24 Data Piutang File Piutang Data Piutang 1 SOP & SP 2.1 p Validasi Data p Pembuatan ST ST 3 Data Persediaan Data Jual Kredit Data Debitur File Debitur File Jual Kredit File Persediaan Gambar Diagram Level 1 Proses 2 Diagram Level 1 Proses 3 Diagram level 1 proses 3 ini merupakan proses lanjutan dari proses penjurnalan membutuhkan input file persediaan,file jual kredit,dan file persediaan outputnya file jurnal. Pada proses pembuatan jurnal membutuhkan input data dari file jurnal dan menghasilkan laporan keuangan kemudian diteruskan kepada manajemen. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 24

25 2 SOP & SP LP 3.2 p 3.1 p Pembuatan Validasi Data 3 Jurnal Manajemen Data Rekening File Rekening Data Jurnal File Jurnal Data Persediaan Data Jual Kredit File Jual Kredit File Persediaan Gambar Diagram Level 1 Proses 3 Kesimpulan Berdasarkan permasalahan yang ada pada sistem penjualan kredit di PT. Pressindo Engineering Indonesia maka dapat disimpulkan : 1. Adanya double job di bagian order penjualan yang merangkap menjadi bagian kredit pada PT. Pressindi Engineering Indonesia. Maka penulis mengusulkan pemisahan fungsi kredit dari fungsi penjualan agar mencegah timbulnya kecurangan dan manipulasi. 2. Penulis mengusulkan ditambahkan dokumen surat permohonan kredit (SPK) agar lebih lengkap dan memudahkan dalam melayani pelanggan. James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 25

26 TERIMA KASIH James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 26