BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi manajemen berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar Surya yang dapat dilihat pada lampiran 1. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan. 3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan Identifikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari sub bagian tata usaha dan mengacu pada standar operasional prosedur yang telah ada. Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal dibentuk hingga dikirimkan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa sub bagian tata usaha mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan, pendataan untuk menghasilkan suatu laporan dan pemberian kode nomor pada, serta pendistibusian. 34

2 35 Dari proses pengumpulan data juga didapatkan beberapa dokumen mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan yaitu pihak eksternal, internal (meliputi direksi, sekretaris, unit pasar, cabang, dan lain-lain), serta bagian tata usaha. Berikut merupakan aturan yang sudah ditetapkan didalam Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 tentang tata naskah dapat dilihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Aturan (Rule) Tata Naskah Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan A. Eksternal 1. Surat Umum Direktur Utama : Surat- keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya Paraf direktur bidang, sekper. Direktur Bidang : Surat- keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya, paraf sekprer. Sekretaris Perusahaan : Surat- keluar perusahaan yang berada dalam lingkup di bawah kewenangan direksi, paraf kasubag. Kepala Cabang : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya. Kepala Unit : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya. 2. Surat Perikatan Direktur Utama : semua perikatan yang menjadi kewenangannya. Direktur Pembinaan Pedagang : kewenangannya. () perikatan karena proses pengadaan diatur sendiri dalam Peraturan Direksi tentang Pedoman Pengadaan Barang/jasa dan penghapusan. 3. Surat Kuasa Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum. Direktur Bidang, paraf direktur bidang, sekper, Kasubag bidang (untuk kuasa yang berkaitan dengan wilayah kerja bidang), kasubag hukum. 4. Surat Keterangan Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper.

3 36 Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan Sekper, kasubag kepegawaian. 5. Surat referensi Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper. B. Internal 1. Keputusan Direksi Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper 2. Surat Tugas Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper. Direktur bidang paraf sekper. 3. Disposisi Direksi/pejabat minimal kasubag. 4. Memo Internal Pejabat bidang minimal kasubag 5. Surat Perintah Perjalanan Dinas Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper. 6. Surat Keterangan Direktur bidang, sekper. Perjalanan Dinas 7. Nota Dinas Pejabat bidang minimal kasubag C. Umum 1. Peraturan Direksi Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum. 2. Pengumuman Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum. Direktur bidang paraf, sekper, kasubag hukum. 3. Surat Pengantar Pejabat bidang minimal kasubag 4. Notulen Rapat Paraf :Pihak yang Hadir dalam Rapat Adminitrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal Dari rule diatas maka selanjutnya menggambarkan proses bisnis ini diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan kebutuhan permasalahan yang dialami oleh sub bagian tata usaha. Berikut proses bisnis yang dijalankan sesuai SOP/TTU/01 saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.

4 ADMINISTRASI SURAT MASUK DARI ITERNAL DAN EKTERNAL INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI UNIT KERJA Start S. Perm dana keu S. lap hasil rapat S. perm non keu S. lap pendp S. lainnya ya mencatat di agenda internal A Menerima masuk Internal? tidak mencatat di agenda ekternal B Surat masuk + baju Memeriksa dan memparaf D Surat masuk + baju + paraf Memeriksa dan memparaf F Surat masuk + baju + paraf Memeriksa dan memparaf H 1. Surat masuk + paraf End Memberikan kepada administrasi A Agenda internal E Memberikan baju keterangan tujuan Surat masuk + baju Agenda eksternal C N Setuju? Y Surat masuk + baju + paraf C N Setuju? Surat masuk + baju + paraf E Y N Setuju? Surat masuk + baju + paraf G Y Mengecek tujuan B Surat masuk + baju + paraf End End End Direksi? ya F Memberikan kepada SEKPER tidak G Memberikan kepada UNIT KERJA bersangkutan H 1 D 2. Surat masuk + baju + paraf 1 Gambar 3.1 Administrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal 37

5 38 Gambar 3.1 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi adminitrasi masuk internal dan eksternal secara keseluruhan. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem diatas dapat dilihat pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem No phase Sim bol Input 1. A S.permohonan keuangan S. Lap Hasil Rapat S.Permohonan Non Keuangan S.Laporan Pendapatan S. Lainnya B C Surat masuk dan baju Surat masuk terotorisasi dan baju 2. D Surat acc Kepala tata usaha + baju E Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju 3. F Surat acc kepala tata Nama Proses Pencatatan Pemberian tujuan Otorisasi kepada kepala bagian tata usaha Otorisasi sekper Mengecek tujuan Otorisasi oleh Kegiatan Menerima dan mencatat masuk dalam agenda masuk internal dan agenda masuk eksternal Memberi baju dan melengkapi keterangan pada baju Menyerahkan kepada atasan untuk diperiksa dan diparaf Meneruskan yang telah diparaf atasan kepada sekper untuk diperiksa dam diparaf Mengambil yang telah diparaf untuk diteruskan sesuai tujuan (Sekper/Direksi/ Dirut) Mengambil yang telah diparaf Output Buku agenda masuk internal / eksternal dan Surat masuk Surat masuk dan baju Surat acc kepala tata usaha + baju Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju Surat acc kepala

6 39 No phase 4. Sim bol G H Input usaha + sekper + baju Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju (salinan / tembusan) Nama Proses Kegiatan Output direksi dari sekper / direksi tata usaha + sekper + direksi + baju Penyampai an ke unit kerja Mengarsip kan Menyampaikan kepada unit kerja sesuai dengan disposisi yang ada Petugas TU mengarsip masuk dengan metode yaitu Surat masuk diarsip dalam 3 folder diantaranya 1. Folder masuk dari eksternal 2. Folder masuk dari cabang 3. Folder masuk dari unit pasar Dalam tiap folder diarsip urut sesuai bulan dan tanggal Surat acc kepala tata usaha + sekper + Direksi Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju (salinan / tembu san) Administrasi konsep naskah dinas merupakan proses kegiatan yang dilakukan oleh sub bagian tata usaha dalam mengelola konsep naskah dinas baik berupa umum eksternal, peringatan, penyegelan, pencabutan, umum internal, dan lain-lain. Untuk dapat mengetahui aliran sistem administrasi konsep naskah dinas dapat dilihat pada Gambar 3.2.

7 ADMINISTRASI SURAT KONSEP DARI INTERNAL DAN EKTERNAL INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI / DIRUT UNIT KERJ Start A B D F H S. eksternal S. peringatan Menerima dan mencatat naskah konsep Surat konsep Surat konsep + paraf Surat konsep + paraf Surat konsep + paraf S. penyegelan S. pencabutan S. umum Surat internal Lainnya Memberikan ke adm masuk A Buku naskah konsep G Surat konsep + paraf Memantau dan mengecek target waktu Surat konsep masuk B C Meneruskan otorisasi ke SEKPER Surat konsep + paraf N Memeriksa dan memparaf Setuju? Y Surat konsep + paraf C N Memeriksa dan memparaf Setuju? Surat konsep + paraf E Y N Memeriksa dan memparaf Setuju? Surat konsep + paraf G Y N Memeriksa dan memparaf Setuju? Surat konsep + paraf I Y Melebihi?? N Meminta otorisasi ke pembuat konsep Surat konsep + paraf Y Melapor Surat konsep + paraf > batas D E Meneruskan otorisasi ke Direksi End Surat konsep + paraf > batas L Mengembalikan ke bag tata usaha Surat konsep J Mengembalikan ke bag tata usaha Surat konsep J End Surat balasan K H I L Surat konsep + paraf Meneruskan naskah konsep yang telah jadi/ diperbaiki unit kerja F Menyerahkan naskah konsep ke bag adm keluar J Surat konsep acc Bag adm keluar End Membuat balasan Surat balasan K Gambar 3.2 Administrasi Konsep Naskah Dinas 40

8 41 Adapun penjelasan mengenai aliran sistem administrasi konsep naskah dinas pada Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 Penjelasan aliran sistem No phase Simbol Input Nama Proses 1. A S.eksternal Pencatatan S.penyegelan S.pencabutan S.peringatan S. Lainnya Kegiatan Menerima dan mencatat konsep naskah dinas yang masuk dalam buku konsep naskah dinas Output Buku naskah konsep dan Surat konsep masuk B Surat konsep masuk Pemberian otorisasi naskah konsep Menyerahkan kepada atasan (kepala tata usaha) untuk diperiksa dan diparaf Surat konsep acc kepala TU C Surat konsep acc kepala TU Menerima naskah konsep dari kepala TU Meneruskan yang telah diparaf atasan kepada sekper Surat konsep acc kepala TU 2. D Surat konsep acc kepala TU E Surat acc kepala tata usaha + sekper 3. F Surat acc kepala TU+ sekper G Surat acc ka tata usaha + sekper + direksi Otorisasi sekper Menerima naskah konsep dari sekper Otorisasi oleh direksi Menerima yang terotorisasi dari direksi Memeriksa dan memparaf naskah konsep Meneruskan naskah konsep kepada direksi Memeriksa dan memparaf naskah konsep yang telah diotorisasi sekper Memantau dan mengecek target waktu. Surat acc kepala tata usaha + sekper Surat acc kepala tata usaha + sekper Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi Surat acc ka. tata usaha + sekper + direksi

9 42 No phase 4. Simbol Input Nama Proses L Surat acc Memberikan kepala tata naskah usaha + konsep jika sekper + melebihi Direksi waktu melebihi kepada waktu kepala TU J Surat Konsep tidak disetujui Membuat balasan untuk unit kerja bersangkutan K Surat balasan Menyerahkan balasan 5 H Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi Menyerahkan kepada unit kerja Kegiatan Menerima naskah yang melebihi waktu konsep telah target Membuat dan Menyerahkan balasan kepada unit kerja sebagai informasi bahwa naskah konsep tidak disetujui oleh sekper/direksi Bag TU menyerahkan balasan dari yang ditolak. Unit kerja yang bersangkutan memeriksa / memperbaiki yang bersangkutan Output Kebijakankebijakan Surat balasan kepada unit kerja yang bersangkutan Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja I Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja Penyampaian Meneruskan naskah konsep kepada bagian administrasi keluar Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Setelah melakukan pengelolaan dari masuk internal maupun eksternal dan mengelola konsep naskah dinas. Surat yang telah disetujui oleh stakeholder bersangkutan, maka tersebut diberikan nomor dan dicatat dalam agenda keluar.

10 43 Tujuan dari administrasi keluar ini untuk mencatat dan menyimpan yang telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3. ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK BAG ADM MASUK BAG ADM KELUAR Start Bag adm masuk Surat konsep acc Menyerahkan kepada bagian keluar Surat konsep acc A Surat konsep acc Memberi nomor dan tanggal Surat konsep acc Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal / eksternal Surat konsep acc + Nomer & tgl Memperbanyak sesuai tembusan kearah tujuan 1 2 Surat konsep acc + Nomer & tgl 3 Memberi stempel, alamat, dan kode 1 A Internal? 2 Surat konsep acc + 3 Nomer & tgl Mencatat kedalam agenda keluar Internal Agenda Keluar Internal Mencatat kedalam agenda keluar eksternal Agenda Keluar Eksternal Bag TTU pengirim end Gambar 3.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

11 44 Gambar 3.3 merupakan lanjutan dari proses pengelolaan administrasi masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian masuk. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Penjelasan aliran sistem No phase Simbol Input Nama Proses 1. Kotak Surat Pemberian Kuning konsep kode acc kepala penomoran TU+ dan sekper+ pencatatan direksi + pada buku unit kerja agenda 2 Kotak Merah Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Surat konsep acc kepala TU+ Pemberian tujuan, stempel, dan kode Menerima naskah konsep dari kepala TU Kegiatan Menerima, memberi nomor, tanggal & catat dalam buku agenda keluar internal atau buku agenda keluar eksternal. Contoh kode penomoran : XX / YY / Bulan / Tahun Keterangan : XX : No urut dalam 1 tahun YY : 01 => Eksternal 02 => Internal K.Pusat 03 => K.Cabang 04 => Unit Pasar Bulan : I, II, III, IV, dst Tahun : 2012, 2013, dst Membubuhkan stempel, menulis alamat tujuan pada amplop dan kode nomor Memperbanyak sesuai tembusan dan menunjuk kearah mana ditujukan Output Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Salinan konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+

12 45 No phase Simbol Input Nama Proses Kegiatan sekper + direksi + unit kerja Salinan Pengarsipan Petugas TU Surat mengarsip konsep keluar dengan metode acc kepala sbb: TU+ - Surat keluar sekper+ diarsip sesuai direksi + kode (4 unit kerja folder ) 3. Kotak Biru - Dalam tiap folder diarsip sesuai bulan dan ni urut Output direksi + unit kerja Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Penyerahan kepada petugas pengiriman Menyerahkan internal kantor kepada petugas TU pengirim Surat Konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Pengiriman Surat Keluar Surat keluar yang telah diberi kode nomor, dicatat dalam buku agenda keluar internal maupun eksternal, dan diperbanyak salinannya untuk diarsipkan maka kegiatan selanjutnya yaitu melakukan pengiriman. Proses pengiriman ini dilakukan oleh kurir yang terdiri dari empat orang. Adapun pembagian tugasnya yaitu dua orang bertugas mendistribusikan internal dan dua orang bertugas mendistribusikan keluar eksternal. Didalam proses pengiriman ini, petugas pengiriman harus memastikan bahwa yang disampaikan kepada penerima benar-benar sesuai dengan alamat yang dituju. Sebagai pertanggung jawaban, petugas diberikan buku ekspedisi yang bertujuan

13 46 untuk mencatat yang telah dikirim. Dari data-data tersebut akan digunakan untuk membuat laporan kepada atasan mengenai hasil pengiriman khusus penting. Untuk lebih jelasnya aliran sistem pengiriman keluar dapat dilihat pada Gambar 3.4. PENGIRIMAN SURAT BAG ADM KELUAR BAG ADM KELUAR & PENGIRIM SURAT Kepala tata usaha Start A A.1 A.2 Bag adm keluar Surat konsep acc + Nomer & tgl Memastikan terkirim dengan benar Laporan pengiriman srt penting Surat konsep acc + Nomer & tgl Memasukkan dalam amplop Melakukan cek ulang kepada penerima end Menyerahkan kepada bagian pengiriman Mencatat dalam buku expedisi Srt penting Surat konsep acc + Nomer & tgl A Buku expedisi Menyusun daftar prioritas tujuan Mengantar ke tujuan Memeriksa kendaraan dinas Melaporkan hasil pengiriman kepada atasan khusu penting Laporan pengiriman srt penting A.2 Surat konsep acc + Nomer & tgl Tujuan end A.1 Gambar 3.4 Pengiriman Surat Keluar

14 47 Gambar 3.4 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi pengiriman keluar. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pengiriman keluar dapat dilihat pada Tabel 3.5. Tabel 3.5 Penjelasan aliran sistem No phase Simbol Input Nama Proses 1. Kotak Surat Menerima Merah Konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Identifikasi Mencatat Mengelom pokkan berdasarkan tujuan Pengiriman Kegiatan Menerima, memeriksa kesesuaian alamat dengan amplop Memasukkan dalam amplop Mencatat dalam buku ekspedisi Menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman Mengantar dan menyampaikan kepada alamat yang dituju sesuai prioritas Output Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Buku ekspedisi Surat konsep acc dalam amplop Surat konsep acc dalam amplop 2 Kotak Biru Surat Konsep acc dalam amplop Surat terkirim Memastikan terkirim dengan benar sesuai alamat Memeriksa kondisi kendaraan dinas setiap hari dan sebelum berangkat mengirim -

15 48 No phase Simbol Input Nama Proses 3. Kotak Surat Pengecekan Kuning Konsep jenis acc dalam amplop Penyerahan laporan Kegiatan melakukan cek ulang kepada penerima apakah tersebut penting apa tidak dan melaporkan hasil pengiriman khusus penting kepada bag pengelola Menyerahkan laporan pengiriman kepada kepada atasan Output Laporan pengiriman penting Laporan pengiriman penting Dari aliran sistem yang berjalan saat ini dapat diketahui kebutuhan dari masingmasing fungsi yang dijalankan. Disamping mengetahui kebutuhan pada sistem, hasil dari analisis juga dapat mengetahui proses-proses yang dieliminasi, proses yang diintegrasikan menjadi satu fungsi, dan proses yang membutuhkan otomasi. 3.2 Permasalahan Setelah mengetahui proses bisnis yang telah dijalankan maka langkah selanjutnya yaitu melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Fungsi dari melakukan proses analisis kebutuhan digunakan merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing pengguna aplikasi. Berikut merupakan hasil analisis dari aliran sistem saat ini berdasarkan fungsi yang dijalankan.

16 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Proses analisa ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika dilihat pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru mulai dari masuk, pendataan, penyimpanan, pendistribusian, dan pengiriman. Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan maka dalam melakukan pengelolaan masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan suatu sistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian tata usaha dalam administrasi menyurat Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Proses administrasi keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari mencapai 150 keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan bahwa pada proses pemberian kode penomoran masih sulit dilakukan, mengingat terdapat lima kombinasi kode penomoran. Petugas juga harus memperbanyak sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy yang cukup banyak untuk disimpan. Maka dari hasil analisa diatas dibutuhkan penyederhanaan proses pada pemberian kode dengan cara otomasi. Terkait dengan proses pengarsipan akan menggunakan teknologi komputerisasi sebagai tempat untuk penyimpanan

17 50 sehingga yang akan disimpan dalam bentuk softcopy dan tidak membutuhkan tempat penyimpanan (gudang) Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman penting kepada atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan berdasar jenis penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan suatu solusi dengan cara membuat proses pencatatan dan pembuatan laporan dapat dilakukan pada teknologi komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam database, begitu pula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan berdasarkan dari data-data yang telah tercatat dalam database. 3.3 Solusi Permasalahan Setelah melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi, pengolahan data, dan analisa permasalahan maka didapatkan suatu solusi untuk mengatasi permsalahan yang terjadi pada sub bagian tata usaha PDPS. Sesuai dengan permasalahan yang ada, solusi yang tepat untuk menangani masalah tersebut yaitu dengan mambangun aplikasi manajemen berbasis web. Untuk dapat membangun aplikasi manajemen berbasis web, terdapat beberapa tahap pengembangan diantaranya:

18 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) Agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka identifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan tahap awal dalam membangun suatu aplikasi. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak terdapat tahapan yaitu: A. Elitasi Kebutuhan (requirement elicitation) Proses elitasi kebutuhan merupakan suatu rancangan proses awal sistem yang akan dibangun, proses ini berupa pendefinisian dan penyeleksian macam-macam kebutuhan data yang dapat mendukung sistem. Mengenai kegiatan yang dilakukan yaitu dengan cara mengumpulkan informasi kepada stakeholder yang bersangkutan dengan cara wawancara dan observasi. Adapun proses pengumpulan data berupa wawancara ditujukan kepada stakeholder yang memiliki pengaruh dalam alur proses bisnis yang dilakukan. Dalam kasus ini responden yang diacu sebagai narasumber utama yaitu kepala sub bagian tata usaha. Alasannya, karena kepala sub bagian tata usaha merupakan stakeholder yang mengetahui secara keseluruhan proses bisnis menyurat yang telah dijalankan. Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan. Berikut hasil dari elisitasi kebutuhan data yang telah didapat dari proses pengumpulan berupa wawancara dan observasi:

19 52 a. Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Surat Menyurat Data SOP Administrasi Surat Menyurat merupakan data yang memiliki peranan penting dalam membangun sistem ini. Hal ini disebabkan karena proses sistem yang akan digunakan mengacu dari proses yang telah terdapat pada SOP. Dengan mengetahui SOP administrasi menyurat dapat dijelaskan proses yang dijalankan mulai penerimaan masuk dari internal maupun ekternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirimkan keluar. b. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Tata Naskah Perusahaan Data peraturan direksi tentang tata naskah ini merupakan petunjuk atau pedoman yang digunakan dalam melakukan tata naskah perusahaan. Berikut petunjuk tersebut mulai dari definisi istilah, jenis-jenis, otoritas penandatangan, aturan pengkodean nomor, aturan naskah, dan bentuk format lampiran naskah. c. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pengarsipan Data Peraturan Direksi tentang pengarsipan merupakan data yang digunakan sebagai acuan dan pedoman untuk penyelamatan arsip dan penyusutan arsip. Adapun yang dibahas dalam peraturan ini mengenai definisi istilah arsip, tata cara arsip, aturan-aturan dalam pengarsipan/penyusutan, dan format tata cara lalu lintas pengarsipan. d. Data Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dari Internal maupun Eketrnal Data buku agenda ini digunakan sebagai pencatatan data-data dalam sehari baik itu masuk maupun keluar. Dengan mengetahui format yang telah

20 53 dituliskan dalam buku agenda, maka hal ini akan dapat digunakan sebagai acuan pencatatan didalam sistem. e. Data Buku Ekspedisi Data buku ekspedisi ini digunakan untuk mencatat yang telah jadi dan siap dikirimkan ke tujuan. Format data yang ada pada buku ekspedisi akan menjadi acuan bentuk yang ada pada sistem. B. Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis) Proses analisa kebutuhan merupakan lanjutan dari proses elisitasi kebutuhan yaitu pengidentifikasian terhadap kebutuhan apa saja yang menjadi menjadi masalah dan apa saja yang seharusnya dibutuhkan untuk menghadapi masalah tersebut. Setelah menentukan elisitasi data yang dibutuhkan, maka tahap ini merupakan tahap pengidentifikasian kebutuhan sistem secara terhubung dengan stakeholder lainnya seperti pihak internal (meliputi: direksi, sekretaris, kepala bagian), dan pihak eksternal. Berikut analisa kebutuhan dari kedua pihak tersebut : B.1 Analisis Kebutuhan Internal Analisa kebutuhan internal yang dimaksud dalam proses administrasi menyurat ini meliputi stakeholder yang berada didalam struktur organisasi. Setelah beberapa tahapan telah dilakukan maka dapat dianalisa bahwa pihak eksternal saat ini membutuhkan suatu tools atau alat yang dapat membantu proses bisnisnya berkaitan dengan manajemen dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai solusi pemecahan masalah yang ada. Adapun pemanfaatan teknologi informasi dalam

21 54 manajemen dilakukan berdasarkan pada aturan SOP/TTU/01, berikut penjelasan proses dari masing-masing stakeholder: a. Pada bagian tata usaha sistem dapat membantu mulai dari proses penerimaan masuk dari internal maupun eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim keluar. Selain itu juga dapat membantu dalam proses pencarian maupun proses penyusutan. b. Pada stakeholder internal sistem dapat melakukan otorisasi terhadap persetujuan secara komputerisasi, menuliskan untuk dikirimkan ke bagian tata usaha, pemberian disposisi, dan dapat melihat yang telah masuk maupun yang telah diotorisasi berdasarkan hak akses masing-masing. Namun untuk user internal kepala bagian TU terdapat penambahan fasilitas untuk dapat melihat laporan berdasarkan kategori tertentu. c. Proses pendistribusian yang seharusnya dilakukan oleh kurir dengan cara membagikan secara langsung (datang ke stakeholder). Dengan sistem ini akan dibantu dengan pendistribusian secara melalui jaringan komputer (web). Pemanfaatan teknologi informasi diatas diharapkan dapat membantu menjalankan proses administrasi manajemen dengan tetap mengacu pada SOP yang telah ada, sehingga permasalahan dari proses-proses yang cukup sulit dapat teratasi. B.2 Analisis Kebutuhan Pihak Eksternal Analisa kebutuhan pihak eksternal merupakan proses identifikasi kebutuhan yang dihadapi pihak luar atau eksternal. Adapun pihak eksternal ini meliputi pihak yang

22 55 berada diluar PDPS (diluar kendali PDPS). Dengan analisis kebutuhan pada pihak eksternal, maka didapatkan bahwa pihak eksternal membutuhkan tools yang berguna sebagai wadah atau tempat pengiriman. Pemanfaatan teknologi informasi berbasis web akan membantu pihak eksternal dalam mengirimkan. Jadi, pihak eksternal dapat mengirimkan dengan cara mengakses web yang telah disediakan PDPS tanpa datang langsung ke kantor PDPS. B.3 Analisis Konsep Yang Digunakan Dari data-data yang didapat dan beberapa tahapan dari proses wawancara, studi literatur, identifikasi permasalahan maupun analisa kebutuhan yang telah dilakukan. Maka, untuk dapat menghadapi permasalahan yang ada yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi berbasis web menggunakan konsep manajemen dan tetap mengacu pada proses-proses yang ada pada SOP/TTU/01. C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Dalam membangun aplikasi dibutuhkan suatu spesifikasi perangkat lunak. Tujuan dari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak yang akan dikembangkan memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan nonfungsional. Berikut deskripsi dari kebutuhan tersebut. C.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang utama dalam menyusun suatu fungsi-fungsi dalam aplikasi. Fungsi-fungsi aplikasi yang digunakan dengan

23 56 berdasarkan SOP/TTU/01 yang telah digunakan oleh sub bagian tata usaha. Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah : C.1.1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal Kebutuhan fungsional pada adminitrasi masuk internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.6. Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk Nama Fungsi Stakeholder Deskripsi Kondisi Awal Alur Normal Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal Bagian Tata Usaha, Kepala Tata Usaha User Internal, User Eksternal Fungsi administrasi masuk dari internal maupun eksternal ini merupakan fungsi yang mengatur dari awal itu masuk hingga dapat distribusikan dan disimpan. Masing-masing stakeholder telah masuk kedalam web sesuai dengan hak akses masing-masing Pengirim/Tulis Surat User Internal dan Eksternal No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Membuka halaman Sistem akan menampilkan URL web halaman form otentifkasi 2 Memasukkan Mengecek akses user login username dan a. jika internal maka menu password download dan unggah akan tersedia, b. jika eksternal hanya menu unggah 3 Pengirim internal Sistem membuka halaman unggah maupun ekternal beserta form memilih menu unggah 4 Unggah file atau Mengecek tipe file. a. jika sesuai maka file akan disimpan. b. jika tidak sesuai maka akan tampil kesalahan salah dan kembali ke halaman semula.

24 57 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal 5 Pengirim memilih daftar template menu tulis yang telah dipilih 6 Pengirim menekan Mengirim ke bagian admin tombol kirim Pendataan User Bag TU No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bagian tata usaha Sistem akan menampilkan informasi membuka halaman pemberitahuan masuk utama berdasarkan jenis, daftar acara, 2 Bag TU memilih pemberitahuan masuk 3 Bag TU memilih opsi lihat pada tabel daftar masuk daftar tugas, pesan, dan laporan. Sistem akan menampilkan informasi yang masuk berdasarkan asal pengirim internal dan eksternal. Daftar yang ditampilkan akan ditandai dengan warna sesuai dengan kategori (penting, rahasia, umum, biasa). Sistem akan halaman menampilkan informasi mengenai isi yang telah dipilih beberapa form yang harus diisi untuk dapat dibagikan kepada tujuan 4 Memilih disposisi Menyimpan, pendisposisian, dan otorisasi otorisasi, dan buku agenda atau buku konsep naskah dinas 5 Mengisi baju Menyimpan disposisi atau otorisasi dari baju Maka sistem akan membawa kedalam proses fitur tambahan 6 Bag TU memilih daftar acara, daftar tugas,pesan, dan laporan 7 Bag TU memilih daftar acara 8 Bag TU memilih form laporan laporan masuk 9 Menentukan laporan 10 Memilih cetak Mencetak laporan masuk Pendistribusian User Bag TU No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih sub menu Sistem akan menampikan halaman dengan 2 layout samping kiri dan

25 58 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal pendistribusian konten. Adapun menu samping kiri berupa : jadi, ditolak, tunggu, penting, deadline, monitoring dan beberapa pendisposisian. Layout konten berisikan informasi dari yang telah dikirim oleh Bag TU dan mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang bersangkutan. Tampilan pemberitahuan ini berdasarkan asal dan jenis. 2 Bag TU memilih icon jenis pemberitahuan dari salah satu jenis yang berada pada layout konten 3 Memilih data dari ikon pemberitahuan 4 Memilih menu jadi pada layout kiri 5 Memilih menu ditolak pada layout kiri 6 Pada tabel ditolak memilih pesan 7 Mengisi form pesan balasan 8 Memilih menu tunggu Sistem akan menampilkan status daftar informasi yang telah diotorisasi, dan membutuhkan otorisasi ke stakeholder lainnya. Selain itu terdapat opsi untuk menyaring data yang akan ditampilkan. Sistem menampilkan isi, disposisi, dan otorisasi Sistem akan menampilkan daftar yang telah jadi. Surat yang telah jadi ini akan tampil arsipkan dan mendapatkan kode nomor secara otomatis Sistem akan menampilkan halaman ditolak. Tampilan informasi yang ditampilkan berupa list data - yang tidak mendapatkan otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan dan tampil tombol kirim pesan / unduh balasan. form pesan yang ditujukan ke pengirim Menyimpan pesan balasan dan mengirim ke stakeholder Tampilan pada halaman tunggu berisikan informasi mengenai status yang masih belum mendapatkan

26 59 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal persertujuan kepada pihak stakeholder yang bersangkutan. Serta tampil menu kirim kepada pihak yang mengotorisasi 9 Memilih penting 10 Memilih menu deadline 11 Memilih menu pendisposisian 12 Memilih jenis pada layout konten Surat penting merupakan yang diprioritaskan, adapun halaman yang akan di tampilkan sama halnya dengan menu tunggu. Namun tampilan ini lebih dispesifikasikan untuk - yang dikategorikan dalam pentng atau rahasia. Deadline bertujuan untuk menginformasikan kepada Bag TU mengenai - yang memasuki masa deadline. Pada halaman ini informasi yang disajikan berupa daftar yang mendekati deadline dua hari sebelum dikirim Sistem akan menampilkan halaman lembar disposisi data otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilih 13 Memilih data isi dan otorisasi. Pengarsipan User Bag TU No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih sub menu arsip / penyimpanan 2 Bag TU mengklik salah satu jenis maupun daftar yang telah dikategorikan. Sistem akan menampilkan dua layout yaitu layout sebelah kiri berupa jenisjenis dan layout konten berupa informasi mengenai isi yang telah dikategorikan berdasarkan folder-folder. Serta tab menu yang dapat melihat semua dan tambah folder. Sistem akan menginformasikan datadata kedalam tabel list. Field Aksi memiliki lihat. 3 klik opsi lihat pada tabel list Maka sistem akan tampil file yang berisikan isi informasi tersebut

27 60 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal terdapat download dan cetak 4 Memilih cetak a. cetak b. Mencetak 5 Memilih unduh Menugunduh / download 6 Bag TU memilih menu pencarian Sistem akan menampilkan beberapa textbox untuk menyaring yang akan dicari diantaranya: asal, jenis, macam, periode, dan kategori. Penyusutan User Bag TU No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih sub menu penyusutan 2 Bag TU memilih menu link penyusutan otomatis pada layout sebelah kiri Maka sistem akan menampilkan dua layout disebalah kiri dan konten. Layout sebalah kiri berisikan menu link penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Sedangkan layout konten berisikan home penyusutan dengan informasi ketentuan/aturan penyusutan. Ada dua tab yang ditampilkan yaitu daftar penyusutan yang berisi list data-data yang siap dihapus dari proses setting sebelumnya dan tab setting yang berguna untuk mengatur - yang nantinya secara otomatis akan masuk kedalam daftar list tabel penyusutan. 3 Memilih setting form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan 4 Mengisi form Menyimpan daftar jadwal setting setting 5 Memilih tab daftar daftar data-data yang telah disetting sebelumnya. 6 Memilih tombol Menghapus hapus 7 Bag TU memilih Pada tampilan layout konten akan menu link menampilkan semua data-data penyusutan manual dan diatasnya terdapat beberapa field pada layout sebelah textbox yang dapat diisi untuk kiri menyaring yang seharusnya

28 61 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal dilakukan penyusutan 8 Mengsisi textbox data-data yang telah filter 9 Menandai / menghapus disaring pesan konfirmasi pengahapusan jika ok maka data akan dihapus. Jika batal maka akan kembali ke halaman sebelumnya. Fitur Tambahan User Bag TU No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih Menu ini digunakan untuk menu rencana acara menginformasikan kepada stakeholder adminisitrasi menyurat berkaitan dengan acara yang diadakan oleh Bag TU. 2 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan form tambah data acara tambah data acara baru 3 Mengisi form menyimpan data baru ke dalam tabel 4 Bag TU Memilih mengubah data acara 5 Mengubah data acara 6 Bag TU menghapus data acara 7 Bag TU memiih menu header daftar tugas 8 Bah TU memilih menu tambah tugas daftar acara Sistem akan menampilkan daftar acara yang telah dipilih untuk diubah. sistem akan mengubah data yang teah ada pada tabel daftar acara Sistem akan menampilkan pesan konfirmasi pengahpusan data. Jika ok maka data akan dihapus. Jika batal akan kembali ke halaman daftar acara. Tampilan berupa layout kiri dengan menu link home tugas, mengelola tugas, dan memo. Sedangkan layout konten berisikan informasi tugas-tugas yang telah direncanakan diurutkan berdasarkan tanggal dan deadline tugas. Sistem akan menampilkan informasi pada layout konten berupa pencatatan tugas dengan cara menyediakan fieldfield textbox dan menampilkan daftar tugas yang telah dibuat (dapat

29 62 Nama Fungsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal melakukan edit/hapus), 9 Bag TU memilih tambah tugas Sistem akan menampilkan form tugas 10 Mengisi form menyimpan tugas baru kedalam tabel tambah tugas daftar tugas 11 Bag TU memilih edit tugas form beserta data-data tugas 12 Bag TU mengubah data tugas mengubah data tugas pada tabel daftar tugas 13 Bag TU menghapus Sistem akan menghapus data tugas data tugas 14 Bag TU memilih menu link memo yang telah dipilih. Sistem akan menampilkan field-field textbox dengan tujuan memo itu diberikan. 15 Memilih data data pesan/memo pesan/memo masuk masuk 16 Memilih opsi balas form tulis memo dan menyimpan memo 17 Menulis memo form tulis memo dan menyimpan memo Otorisasi Kepala TU dan User Internal No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Stakeholder (pemberi otorisasi) membuka halaman web 2 Pimpinan memilih yang telah masuk ( lihat ) Sistem akan menampilkan tampilan utama dua layout yaitu layout kiri menu link berupa rekaman otorisasi, terkitrim. a. Jika login sebagai kepala TU maka tampil menu laporan.. Layout konten berupa list data yang masuk (disposisi) dan belum mendapat aksi. Dalam tabel akan diberikan tanda berdasarkan kriteria ( penting/rahasia). Sistem akan membawa ke halaman berupa lihat dan dibawahnya terdapat tombol setuju atau tolak. 3 Mengotorisasi a. Jika setuju maka akan menjadi status terotorisasi dan masuk kedalam link otorisasi. b. Jika ditolak maka status

30 63 Nama Fungsi Alur Alternatif Alur Eksepsi Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal menjadi tolak masuk menu link ditolak. 4 Pimpinan memilih tulis 5 Mengirim baru 6 Pimpinan memilih menu link rekaman otorisasi 7 Kepala Bag TU memilih menu link laporan 8 Menentukan laporan Sistem akan menampilkan halaman web yang sama dengan form yang ada pada bag TU. Menyimpan baru Pengarsipan No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih tab pencarian berdasarkan tanggal 2 Menekan tombol cari Sistem akan menampilkan list datadata yang tidak disetujui dan yang disetujui oleh pimpinan yang bersangkutan. Sistem akan menampilkan field-field berupa filter untuk memperlihatkan data-data yang selama ini dijalankan berupa grafik maupun list data dan total. laporan Sistem akan menampilkan form pencarian berdasarkan tanggal Sistem akan menampilkan data berdasarkan periode tanggal. Penyusutan No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih tab daftar data-data jadwal jadwal penyusutan penyusutan yang telah disetting 2 Memilih tab setting Sistem menampilkan form setting Memilih simpan Sistem menyimpan data jadwal susut Pengiriman Surat / Tulis Surat No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih unggah No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Kepala TU masuk ke halaman utama a. Jika file tipe tidak sesuai maka akan tampil pesan gagal upload. b. Jika file sesuai dengan ketetapan sistem maka akan disimpan Otorisasi Pada halaman utama layout kiri terdapat menu link laporan yang dikhususkan untuk kepala TU.

31 64 Nama Fungsi Kondisi Akhir Kebutuhan Non- Fungsional Administrasi masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal Sistem dapat mengatur dari awal itu masuk hingga dapat distribusikan dan disimpan. Security Berdasarkan pada Sistem akan memberikan keamanan kategori bahwasanya tidak dapat dilihat / dibaca (penting / rahasia) oleh Bag TU Correctness Surat yang masuk Sistem akan menyimpan yang masuk akan secara kedalam agenda masuk database. otomatis tersipan kedalam database Pihak eksternal dan halaman yang dimiliki masingmasing pihak internal pihak berbeda sesuai dengan kebutuhan (role & responsibility) Tanda masuk Surat yang akan diberikan tanda sesuai dengan jenis kepentingan tersebut (penting, rahasia, umum, biasa) Lembar Pendisposisian Masing-masing stakeholder tujuan dibedakan warna sesuai dengan ketentuan yang berlaku Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server. C.1.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Kebutuhan fungsional pada adminitrasi keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.7.

32 65 Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Keluar Nama Fungsi Stakeholder Deskripsi Kondisi awal Alur Normal Alur Alternatif Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Bag TU Fungsi administrasi keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang bertujuan untuk menyiapkan sebelum dikirim oleh bag pengiriman / kurir Bag TU telah login pada web. Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih sub Sistem akan menampilkan dua layout menu yaitu layout kiri berisikan folderfolder pengiriman/ dan buku ekspedisi. Sedangkan keluar pada layout konten berisikan pemberitahuan informasi mengenai 2 Bag TU mengklik salah satu jenis pada pemberitahuan jadi yang ada di layout konten 3 Bag TU memilih menu data keluar 4 Bag TU memilih folder pada layout sebelah kiri 5 Menentukan data laporan keluar yang telah jadi terbaru. Sistem akan menampilkan halaman berupa informasi jadi terbaru. Maka tampil form untuk mengisi ke agenda keluar Sistem akan menampilkan form yang keluar disimpan. Kemudian akan tampil halaman yang siap dicetak. Sistem akan menampilkan data-data yang ada telah jadi sesuai dengan kategori folder yang dipilih. laporan keluar 6 Memilih menu cetak Mencetak laporan keluar dan memberikan kepada kepala TU Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Pilih tab eksternal Sistem akan menampilkan data keluar berdasarkan kategori eksternal 2 Pilih tab umum Sistem akan menampilkan data keluar berdasarkan kategori umum 3 Untuk dapat melihat Sistem akan menampilkan infromasi

33 66 Alur Eksepsi Kondisi Akhir Kebutuhan Non- Fungsional daftar yang telah jadi, Bag TU dapat melihat pada menu pendistribusian. 4 Pencatatan keluar pada agenda keluar yang dapat dilihat dengan cara klik menu agenda. Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Jika terdapat kebijakan baru, Bag TU dapat membuat folder penyimpanan baru disebelah layout sebelah kiri terdapat menu link jadi. Pada daftar jadi yang telah mendapat kode penomoran maka secara otomasi akan tercatat dalam agenda keluar Sistem akan menambahkan folder penyimpanan baru. Data keluar dapat disimpan pada folder-folder penyimpan yang berlaku pada SOP dan mencetak untuk dikirimkan kepada pihak eksternal. Security Surat yang belum jadi tidak akan terdapat pada menu link jadi Correctness Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link yang akan ditampilkan dengan kombinasi warna tetap yaitu biru dan putih. Bentuk layout dari akan disamakan dengan fungsi lainnya dengan tujuan agar yang ditampilkan tetap konsisten. Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server. C.1.4 Pengiriman Surat Keluar Tabel 3.8. Berikut kebutuhan fungsional pada pengiriman keluar dapat dilihat pada

34 67 Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Pengirim Surat Keluar Nama Fungsi Stakeholder Deskripsi Kondisi Awal Alur Normal Alur Alternatif Pengiriman Surat Keluar Bag TU, Kepala TU Pada fungsi ini merupakan fungsi yang bertujuan untuk mencatat kedalam buku ekspedisi mengenai yang siap dikirim. Bag Tu telah login pada halaman web Pengiriman Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih menu Sistem akan menampilkan dua pengiriman / keluar layout kiri dan konten. Layout kiri terdapat menu link buku ekspedisi berisi dua opsi link yaitu 2 Bag TU memilih opsi keluar 3 Bag TU memilih buku ekspedisi dengan sub menu link pendisposisian 4 Bag TU memilih Tab tambah daftar 5 Mengisi form tambah data keluar dan pendisposisian. Pada layout konten terdapat list data keluar tidak field tabel aksi (berupa list data keluar) Sistem akan menampilkan dua tab dilayout konten yaitu tambah daftar disposisi dan daftar disposisi pada buku ekspedisi Maka sistem akan menampilkan beberapa field yang harus diisi oleh petugas. Menyimpan data yang telah ditulis kedalam tabel buku ekspedisi. 6 Bag TU memilih edit data Sistem akan menampilkan form data dan mengubah data. 7 Mengedit data yang telah dipilih pada form Sistem akan mengubah data yang telah ditulis. 8 Menentukan laporan laporan sesuai keinginan atau kebutuhan 9 Memilih cetak Mencetak laporan ekspedisi Pengiriman Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih tab daftar disposisi Sistem akan menampilkan daftar buku ekspedisi disposisi 2 Bag TU memilih tab daftar s.keluar Sistem akan menampilkan daftar buku ekspedisi keluar Alur Eksepsi - Kondisi Akhir Sistem dapat mengelola buku ekspedisi yaitu (insert,update,delete)

35 68 Nama Fungsi Kebutuhan Non- Fungsional Pengiriman Surat Keluar Security Data-data yang ada pada agenda keluar tidak dapat diedit oleh bag pengiriman. Hanya sebatas melihat data-data keluar untuk membantu mengecek keluar yang dikirim. Correctness Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link yang ditampilkan pada fungsi ini cukup sederhana mengenai menu link yang disediakan. Namun mengenai warna dan bentuk layout tetap konsisten seperti dengan fungsi lainnya. Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server. C.2 Kebutuhan Non-fungsional Dalam tahap pengembangan ini, selain kebutuhan fungsional terdapat kebutuhan non-fungsional yang berguna untuk mendukung aplikasi yang akan dibuat. Berikut kebutuhan non-fungsional dapat dilihat pada Tabel 3.9. Tabel 3.9 Kebutuhan Non-Fungsional No Stakeholder Fungsi Fungsional Sistem Non-Fungsional Sistem 1 Pengirim Administrasi Surat Masuk dan Pengiriman Surat a. Security b. Correctness

36 69 No Stakeholder Fungsi Fungsional Sistem Non-Fungsional Sistem Bag TU Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal a. Pendataan b. Tulis/unggah Surat c. Pendistribusian d. Pengarsipan e. Penyusutan f. Fitur tambahan g. Otorisasi c. d. Performance e. Operability 2. Bag TU Administrasi Surat Keluar Penyimpanan ke agenda keluar 3. Bag TU Pengiriman Surat Pengelolaan data ekspedisi a. Security b. Correctness c. d. Performance e. Operability a. Security b. Correctness c. d. Performance e. Operability Desain Sistem (Software Desain) Langkah berikutnya yaitu mendesain aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat. Adapun model desain yang digunakan yaitu : 1. Aliran Sistem (system flow) 2. Data Flow Diagram 3. Entity Relational Diagram 4. Tampilan Antar Muka () A. Aliran Sistem (System Flow) Dengan berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang telah dilakukan, maka aplikasi yang akan digunakan tetap mengacu pada SOP/TTU/01. Didalam aturan prosedur

37 70 tersebut terdapat empat fungsi diantaranya 1). Administrasi Surat Masuk dan Naskah Konsep Dinas Internal maupun Eksternal, 2). Administrasi Surat Keluar Internal maupun Eksternal, 3). Pengiriman Surat. Adanya sistem yang baru maka memungkinkan juga untuk aturan yang baru. Adapun aturan baru berkaitan dengan aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada Tabel Tabel 3.10 Aturan (rule) Baru dari Aplikasi No Stakeholder Proses Rule Policy 1 Pengirim Internal 2. Pengirim Eksternal 3. Bag TU (Surat Masuk) 4. Bag TU (Surat Keluar) Mengirimkan Surat / konsep naskah dinas Masuk Mengirimkan Surat / konsep naskah dinas Masuk Melakukan pengelolaan terhadap masuk Pengelolaan keluar ( jadi) 5. Bag TU (kurir) Pengelolaan data pada buku ekspedisi 6. kepala TU Mengotorisasi dan melihat laporan 7 Sekper (internal) 8 Direksi / Direktur (internal) Mengotorisasi Proses pengiriman dapat dilakukan dengan cara unggah dan mengunduh lewat template format Proses pengiriman hanya bisa dilakukan dengan cara melakukan unggah Dapat mengelola mulai dari masuk, pendataan, pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman. Bag TU staff pengelolaan keluar dapat melakukan penyimpan maupun pendataan dan mencetak yang jadi (siap untuk dikirimkan) Kurir hanya bisa mengakses keluar (read only) dan mengelola data buku ekspedisi. Namun Kepala TU bisa melakukan otorisasi dan melihat laporan berdasarkan parameter tertentu Sekper dapat melihat isi dan mengotorisasi tersebut Mengotorisasi Direksi / Direktur dapat melihat isi dan mengotorisasi tersebut

38 71 Aturan aplikasi diatas merupakan suatu aturan manajemen user yang berkaitan dengan apliksi manajemen berbasis web ini. Dengan aturan yang dibuat tersebut diharapkan dapat memperjelas pemakaian aplikasi ini berdasarkan pengguna yang menjalankannya. Setelah aturan pengguna ini dibuat, maka selanjutnya adalah perancangan aliran sistem baru (system flow). Adapun aliran sistem yang dibuat yaitu: A.1 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi masuk internal dan eksternal. Aliran sistem ini dibagi beberapa proses diantaranya: A.1.1 Aliran Sistem Pengiriman Surat Aliran sistem pengiriman ini ditujukan untuk pengirim baik itu berasal dari internal maupun eksternal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.5.

39 72 Surat Dikirim Dari INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU Start Mengecek Akses user login T. User 1 3 Membuka alamat URL web page form otentifikasi Memasukkan username dan password halaman sesuai hak akses Tampilan kirim Y A T.User T.template Y Internal Tampilan kirim Memilih menu unggah page unggah beserta field-field form Tampilan halaman unggah T halaman sesuai hak akses T.User T.jenis T.Kategori T.Agenda Masuk T.Konsep Naskah Dinas 2 Memilih menu tulis T.jenis T.Kategori Unggah T.Kriteria T.Tipe page tulis Tampilan template T. Mengecek file type yang diunggah Doc, pdf, excell, jpg, png, T pesan salah Tampilan pesan salah Mengunduh Mengunduh format End Y Mengecek file type yang diunggah Konsep naskah dinas? Menyimpan masuk Tidak Ya Mengembalikan ke page unggah A Menyimpan Konsep T.Surat T.Agenda Masuk T.Konsep Naskah Dinas Gambar 3.5 Aliran sistem pengiriman Adapun penjelasan mengenai Gambar 3.5 aliran sistem pengiriman dapat dilihat pada Tabel 3.11.

40 73 Tabel 3.11 Penjelasan aliran sistem pengiriman Phase No. Nama Proses Cek 1 Mengecek akses akses user user login Unggah Unduh 2 Mengecek kesesuain tipe file Menyimpan file kedalam tabel 3 halaman baru Input Uraian Proses Output Membuka alamat URL halaman web Pengirim internal ataupun eksternal memilih unggah Unggah Pengirim internal memilih menu tulis Mengecek akses user login jika internal maka menu tulis dan unggah akan tersedia, jika eksternal hanya menu unggah menu unggah beserta form Mengecek tipe file jika sesuai maka akan proses selanjutnya, jika tidak sesuai maka akan kembali ke halaman semula Menyimpan file kedalam tabel. halaman sesuai dengan template dan mengunduh halaman kirim unggah Data baru tersimpan template data didownload A.1.2 Aliran Sistem Pendataan Aliran sistem pendataan ini bertujuan untuk mencatat data masuk kedalam agenda dan meneruskan pendisposisian. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.6.

41 74 Bag TU Kepala TU 1 Start T.acara T.Daftar Tugas A B Membuka alamat URL web page utama admin TU T.Tipe T.Agenda Masuk T.jenis T.SUrat T.Konsep Naskah Dinas form laporan Tampil form laporan Laporan masuk End Tampilan halaman utama web List data masuk berdasarka jenis digolongkan asal pengirim Menentukan laporan form laporan masuk Memilih menu link Tampil list data Memilih opsi isi ootrisasi Tampil form laporan Memilih pemberitahuan s.masuk Memilih data T.Otorisasi Memilih menu cetak T.DetilOtorisasi Memilih menu laporan masuk A isi Tampil form otorisasi Tampil Baju Surat Mencetak laporan masuk Laporan masuk Memilih daftar tugas T.Surat Mengisi baju Menyimpan baju B 3 Memilih agenda pertemuan T.BajuSUrat Memilih Laporan Mengelola opsi pendukung End 2 Gambar 3.6 Aliran Sistem Pendataan Tabel Adapun penjelasan dari Gambar 3.6 aliran sistem pendataan dapat dilihat pada

42 75 Tabel 3.12 Penjelasan Aliran Sistem Pendataan Phase No. Nama Proses Buka 1 utama halaman utama admin Pemberi tahuan masuk 2 list data masuk berdasarkan jenis isi Input Uraian Proses Output Bag TU membuka URL utama Memilih pemberitah uan masuk Memilih lihat data halaman utama admin list data masuk berdasarkan jenis da nasal isi sesuai dengan yang telah dipilih halaman web utama Tampil list data baju Menyimpan baju yang telah diisi Memilih menu otorisisai Mengisi baju Laporan 3 memilih laporan Memilih menu cetak baju sesuai dengan masing-masing stakeholder Menyimpan baju kedalam tabel dan tabel baju Menampilakn form laporan Mencetak laporan baju Data baju telah tersimpan form laporan A.1.3 Aliran Sistem Pendistribusian Aliran sistem pendistribusian ini bertujuan mendistribusikan untuk diberikan otorisasi kepada stakeholder yang berwewenang. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.7.

43 76 Bag TU 1 Memilih menu distribusi A Start T.Otorisasi T.detil otorisasi di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri B A Memilih link ditolak Memilih balas pada aksi table Tampil list data-data yang tidak disetujui Tampil list data tidak disetujui form balasan T.SUrat T.User Memilih link jadi Memilih Data jadi Tampil layout kiri Memberi kode penomoran secara oromasi list jadi dan mengubah status T.Jenis T.SUrat T.Kategori T.User Menulis balasan Memilih link tunggu Tampil form balasan Menyimpan balasan dan mengirim ke asal list datadata masih belum lengkap otorisasinya T.balasan T.Surat 2 End B Tampil list jadi Tampil layout konten pemberitahuan otorisasi T.SUrat End Memilih link penting Tampil list data belum lengkap otorisasi list data-data penting T. Otorisasi T.Kriteria Memilih jenis Memilih data data otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilh Tampil Data otorisasi isi beserta otorisasi T.Jenis T.Otorisasi T.detil otorisasi T.SUrat End Memilih link deadline End Memilih link pendisposisian Tampil list data penting list data-data yang hampir deadline Tampil list data deadline lembar disposisi sesuai dg warna lembar T.Surat T.Disposisi Tampil Data otorisasi End Tampil lembar disposisi 3 2 Gambar 3.7 Aliran Sistem Pendistribusian Dari aliran sistem pendistribusian pada Gambar 3.7 dapat dijelaskan pada Tabel 3.13.

44 77 Tabel 3.13 Penjelasan Aliran Sistem Pendistribusian Phase No. Nama Proses Menu 1 distribusi halaman pendistribusian Menu link layout kiri 2 Mengubah status dan memberi kode penomoran list data form balasan Menyimpan balasan dan mengirim balasan ke asal list yang belum lengkap otorisasinya Input Uraian Proses Output Memilih menu distribusi Memilih menu link jadi Memilih menu link ditolak Memilih balas pada aksi tabel Menulis balasan Memilih link tunggu di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri Memberi kode penomoran secara otomatis dan menampilkan list dan mengubah jadi list data yang tidak disetujui form balasan Menyimpan balasan dan mengirim balasan ke asal list yang belum lengkap otorisasinya layout kiri jadi list data yang tidak disetujui form balasan Surat balasan disimpan pada tabel balasan dan dikirim ke asal pengirim data data tunggu daftar penting Memilih penting list data-data penting data-data penting

45 78 Phase No. Nama Proses daftar yang hampir deadline Menu link konten lembar disposisi Menyimpan data pendisposisian 3 data otorisasi belum lengkap data sisi Input Uraian Proses Output Memilih deadline Memilih link pendispo sisian Mengisi lembar pendispo sisian Memilih jenis Memilih data list data-data yang hamper memasuki masa deadline pada lembar disposisi sesuai dengan aturan warna pada lembaran Menyimpan data pendisposisian pada tabel disposisi data otorisasi belum lengkap sesuai dengan jenis yang dipilih isi beserta otorisasi data-data deadline lembar pendisposi sian Data disposisi disimpan dalam tabel disposisi data otorisasi data otorisasi A.1.4 Aliran Sistem Otorisasi Surat Aliran sistem otorisasi ini merupakan respon dari aliran sistem pendistribusian. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.8.

46 79 PENDISTRIBUSIAN KEPALA TATA USAHA INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL) Start Masuk halaman utama 1 2 layout, kiri menu link dan konten list data butuh otorisasi Halaman utama isi T.jenis T.Kategori T.Kriteria T.Tipe T. Masuk halaman utama 1 Start 2 layout, kiri menu link dan konten list data butuh otorisasi Halaman utama isi T.jenis T.Kategori T.Kriteria T.Tipe T. Memilih baca Memilih baca Tampil isi O Tampil isi O mengotorisasi Mengecek otorisasi mengotorisasi Mengecek otorisasi T ok Y T ok Y 1 Mengubah data ditolak Mengubah data disetujui Mengubah data ditolak Mengubah data disetujui Memilih tulis 1 Tampil template T. 2 tab, unggah atau tulis Tampil form unggah T.jenis T.template T.Kategori T. Memilih tulis 1 Tampil template T. 2 tab, unggah atau tulis Tampil form unggah T.jenis T.template T.Kategori T. Mengirim baru Mengirim baru Menyimpan Menyimpan Memilih tolak list data yang telah ditolak oleh bersangkutan Memilih tolak list data yang telah ditolak oleh bersangkutan Tampil list data tolak T.User Tampil list data tolak T.User Memilih otorisasi Memilih laporan O yang tlh diotorisasi Tampil otorisasi End form field penentuan laporan yang diinginkan Memilih otorisasi yang tlh diotorisasi Tampil otorisasi End 2 Menentukan laporan Tampil form laporan end 3 Tampil laporan Gambar 3.8 Aliran Sistem Otorisasi Berikut penjelasan dari aliran sistem otorisasi dapat dilihat pada Tabel 3.14.

47 80 Tabel 3.14 Penjelasan Aliran Sistem Otorisasi Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output Adapun proses otorisasi pada masing-masing stakeholder merupakan sama pada setiap prosesnya. Namun yang membedakan pada kepala bag TU terdapat menu laporan. Menu otorisasi Menu link layout kiri 1 layout utama masing -masing stakeholder isi Mengecek dan mengubah data 2 dua tab menu Menyimpan Masuk halaman utama Memilih baca Mengotori sasi Memilih tulis Mengirim baru 2 layout, kiri menu link dan konten list data butuh otorisasi halaman isi Mengecek otorisasi jika tidak mengubah data ditolak, jika ya mengubah data disetujui dua tab unggah atau tulis halaman utama Data otorisasi diubah form unggah Tampil template Menyimpan Data disimpan list data yang ditolak Memilih ditolak list data yang ditolak data-data ditolak Mem buat laporan data otorisasi 3 form laporan laporan Memilih terotori sasi Memilih laporan Menentu kan laporan data yang telah diotorisasi form penentuan laporan yang diinginkan laporan sesuai dengan yang diisi dari form tersebut data-data terotorisasi form textbox laporan laporan

48 81 A.1.5 Aliran Sistem Arsip Aliran sistem arsip merupakan proses penyimpanan data kedalam database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.9. Bag TU Start Memilih arsip layout kiri jenis dan konten T.Folder T.Jenis Tampil layout kiri jenis Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian T.Kategori Mengklik jenis pd layout kiri D berdasarkan jenis Tampil berdasar jenis T.Surat 1 Memilih lihat halaman untuk melihat isi Tampil isi Memilih cetak halaman cetak end Tampil cetak D Memilih unduh Mencetak 2 Mengunduh Memilih pencarian beberapa textbox dan hasil pencarian T.Surat Tampil yg dicari end Gambar 3.9 Aliran Sistem Arsip 3 Berikut penjelasan dari aliran sistem arsip diatas dapat dilihat pada Tabel 3.15.

49 82 Tabel 3.15 Penjelasan Aliran Sistem Arsip Phase No. Nama Proses Menu 1 arsip layout halaman arsip Input Uraian Proses Output Memilih sub menu pengarsipan Sistem menampilkan 2 layout yaitu layout kiri dan layout konten Layout dan konten kiri layout Menu link layout kiri 2 berdasarkan jenis. Memilih jenis pada layout kiri berdasarkan jenis yang telah dipilih berdasar jenis halaman isi Memilih opsi lihat halaman untuk melihat isi isi Mencetak Mengunduh Memilih tombol cetak Memilih opsi unduh cetak Mengunduh Data akan dicetak unduh Menu pencari an layout konten 3 form dan hasil data pencarian Memilih pencarian beberapa textbox untuk menyaring file yang akan dicari, dan menampilkan hasil pencarian Data-data yang dicari A.1.6 Aliran Sistem Penyusutan Aliran sistem penyusutan merupakan proses penghapusan data dari dalam database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.10

50 83 Bag TU Start n pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual 1 Memilih penyusutan Tampil halaman penyusutan T.Surat Memilih penyusutan otomatis 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus T.Surat keluar Tampil 2 tab pada layout konten 2 Memilih setting tab menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan Mengisi form Tampil form set penyusutan Menyimpan daftar jadwal setting T.jadwalsusut Memilih tab daftar daftar yang telah disetting sebelumnya Memilih tombol hapus Tampil daftar siap dihapus Menghapus yang telah terdaftar pada setting sebelumnya Penyusutan manual textbox untuk menyaring yang akan dihapus Mengisi data rincian Tampil form dan data data yang telah diisi dari textbox filter Menandai / mengahapus Tampil data-data yang difilter Tidak Pesan setuju hapus ok Ya Menghapus 3 Gambar 3.10 Aliran Sistem Penyusutan Adapun penjelasan dari aliran sistem penyusutan dapat dilihat pada Tabel 3.16.

51 84 Tabel 3.16 Penjelasan Aliran Sistem Penyusutan Phase No. Nama Proses Menu 1 penyusutan halaman penyusutan Input Uraian Proses Output Memilih menu penyusu tan layout kiri berupa penyusutan otomatis dan penyusutan manual halaman penyusutan Penyututan otomatis 2 dua tab menu pada layout konten form untuk penyusutan Memilih penyusu tan otomatis Memilih setting tab 2 tab yaitu setting dan data-data yang siap dihapus form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan dengan dua tab menu pada layout konten form setting penyusutan Menyimpan daftar jadwal penyusutan Mengisi form setting Menyimpan daftar jadwal setting Data jadwal penyusutan disimpan data-data penyusutan Memilih tab daftar daftar data-data yang telah disetting sebelumnya data-data susut Menghapus Memilih tombol hapus Menghapus (penyusutan ) Menghapus Data-data Penyusutan manual 3 form dan data-data yang siap susut Memilih penyusu tan manual textbox untuk menyaring yang akan dihapus form dan data Mengisi data

52 85 Phase No. Nama Proses data-data susut Input Uraian Proses Output textbox filter yang telah diisi dari textbox filter data-data yang difilter konfirmasi dan menghapus Menandai dan menghapus konfirmasi hapus. Jika ok maka menghapus. jika batal akan kembali ke halaman sebelumnya Menghapus data-data A.1.7 Aliran Sistem Fitur Tambahan Aliran sistem fitur tambahan merupakan tools pendukung yang dapat digunakan oleh stakeholder. Fitur ini berupa pengelolaan rencana acara, pengelolaan daftar tugas sebagai pengingat, dan pengelolaan memo internal yang dapat dibagikan ke beberapa penerima internal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.11

53 86 Bag TU Halaman Utama T.Acara list dan textbox untuk mengelola data rencana acara Halaman Utama list data tugas Memilih rencana acara Memilih tambah baru Mengisi form acara Tampil list data rencana & form form tambah rencana acara Tampilan form tambah acara A Memilih daftar tugas Memilih kelola tugas Memilih tambah tugas Tampil list data tugas & memo data tugas Tampilan data-data tugas form tambah tugas Menyimpan acara baru Mengisi form Tampil form T.dftr Tugas Memilih ubah data T.Acara Menyimpan tugas form beserta data acara yang dipilih Memlih edit tugas form beserta data tugas Mengubah data Tampilan form data acara Mengubah tugas Tampil form Mengubah tugas Memperbarui data acara Memilih hapus T.Acara Pesan konfirmasi hapus Menghapus tugas Memilih memo Menghapus tugas 2 tab yaitu data memo masuk dan tambah memo 2 1 A Tidak ok Ya Menghapus acara Memilih data memo masuk E Tampil memo masuk & tmbh data memo masuk, balas & hapus Tampil data memo T.Memo Membalas memo Menulis memo E form tulis memo Konfirmasi hapus memo Fom memo T.User Memilih hapus end Tidak ok Ya Menghapus memo T.Memo 3 Gambar 3.11 Aliran Sistem Fitur Tambahan

54 87 Berikut penjelasan dari aliran sistem fitur dapat dilihat pada Tabel Tabel 3.17 Penjelasan Aliran Sistem Fitur Phase No. Nama Proses Rencana 1 acara list dan textbox acara Input Uraian Proses Output Memilih rencana acara list dan textbox untuk mengelola data rencana acara form dan list data rencana form tambah rencana acara Menyimpan acara baru data rencana dalam form Mengubah data acara Memilih tambah baru (rencana acara) Mengisi form (rencana acara) Memilih ubah data (rencana acara) Mengubah data (rencana acara) form rencana tambah acara Menyimpan acara baru form beserta data acara Memperbarui atau mengubah data acara pada tabel acara form tambah baru Data rencana acara baru tersimpan form data rencana acara Data acara diubah Daftar tugas Menghapus data acara 2 list data tugas data tugas Memilih hapus (rencana acara) Memilih daftar tugas Memilih kelola tugas pesan konfirmasi jika ok maka akan menghapus data list data tugas data tugas Data acara akan dihapus dari tabel acara list data tugas dan memo datadata tugas form tambah tugas Menyimpan tugas baru Memilih tambah tugas form tambah tugas Mengisi form Menyimpan tugas baru form tambah tugas Data tugas barfu disimpan

55 88 Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output menampilkan form beserta data tugas Mengubah tugas Menghapus tugas Memilih edit tugas Mengubah tugas Menghapus tugas form data kedalam data tugas form tugas Mengubah tugas Data tugas diubah Menghapus Data tugas yang tugas sesuai dipilih dihapus dengan yang dipilih Memo 3 halaman memo Memilih memo dua tab daftar memo dan tambah memo memo data data-data memo Memilih data memo masuk data memo didalam tabel balas & hapus memo data form tulis memo form tulis memo Menghapus memo yang ada ditabel memo Membalas memo Menulis memo Menghapus memo form tulis memo form tulis memo konfirmasi pesan hapus jika ya maka memo akan dihapus. Jika tidak maka akan selesai memo memo Data terhapus database memo. form form memo dari tabel A.2 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi keluar internal dan eksternal. Berikut gambaran aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.12.

56 89 ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL BAG TU Kepala TU 1 Start T.Folder T.Kriteria T.Tipe T.jenis T.Surat T.Kategori T.Surat Keluar B D Memilih menu keluar layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan jadi terupdate A Surat keluar Laporan keluar Tampil data berupa folderfolder C End End 2 Memilih pemberitahuan jadi pada konten Memilih link cetak list data yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak Tampil list data yang dipilih form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan disimpan T.Folder T.Surat Keluar Tampil form Data di folder Menyimpan keluar kedalam folder pilihan user T.Agenda Surat keluar halaman cetak dari isi A Menekan tombol cetak Tampil halaman cetak Mencetak keluar 3 C Surat keluar B Mennetukan data laporan laporan keluar Memilih menu cetak Laporan keluar Mencetak laporan keluar sesuai kebutuhan Laporan keluar D Gambar 3.12 Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar Tabel Berikut penjelasan dari aliran sistem administrasi keluar dapat dilihat pada

57 90 Tabel 3.18 Penjelasan Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar Phase No. Nama Proses Halaman 1 Surat halaman keluar keluar Input Uraian Proses Output Memilih menu keluar Tampil layout konten berupa pemberitahuan jadi terbaru, layout kiri menu link folder-folder buku keluar dan buku ekspedisi halaman data-data jadi ( keluar) kedalam masingmasing folder. Form simpan 2 list data yang telah dipilih Memilih pemberitahuan jadi pada layout konten list data jadi yang telah dipilih dan didalamnya terdapat menu link cetak tabel datadata jadi form untuk penempatan kedalam folder laporan 3 Menyimpan kedalam agenda keluar halaman cetak Memilih folder Menekan tombol simpan link form untuk penempatan jadi kedalam folder Menyimpan keluar kedalam folder pilihan user halaman cetak dari yang telah disimpan form, berupa penempatan penyimpanan jadi folder Surat keluar tersimpan kedalam agenda keluar halaman cetak Mencetak tombol cetak Mencetak Surat keluar

58 91 A.4 Aliran Sistem Fungsi Pengiriman Surat Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi pengiriman keluar dapat dilihat pada Gambar 3.13: ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT BAG TU Kepala TU Eksternal 1 Start T.Folder T.Kriteria T.Tipe T.jenis T.SUrat T.Kategori T.Surat Keluar B C Surat Keluar C Memilih menu pengiriman keluar layout, kiri berupa tampil list data keluar dan buku ekspedisi. Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi A Laporan ekspedisi/ pengiriman Surat Keluar Tampil list data keluar End End Memilih opsi keluar list data keluar Tampil list data keluar End Memilih buku ekspedisi list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi Tampil list data buku ekspedisi T.Ekspedisi Memilih opsi tambah form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi Tampil form Mengisi form tambah Menyimpan data kedalam buku ekspedisi Memilih ubah data form beserta isis data yang telah dipilih A Tampil form ubah data 2 Menulis / memperbarui data Mengubah data pada buku ekspedisi Memilih tab daftar pendisposisian Menentukan laporan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian T.Ekspedisi T.disposisi laporan sesuia yang diinginkan A Memilih cetak Tampil laporan ekspedisi Mencetak laporan ekspedisi 3 Laporan ekspedisi/ pengiriman B Gambar 3.13 Aliran Sistem Pengiriman Surat

59 92 Adapun penjelasan dari aliran sistem pengiriman dapat dilihat pada Tabel 3.19 sebagai berikut: Tabel 3.19 Penjelasan Aliran Sistem Pengiriman Surat form tambah data ekspedisi Menyimpan data baru data kedalam Memilih menu tambah opsi Mengisi form tambah data baru Memilih menu link ekspedisi Sistem menampilkan form untuk menambah data yang dikirim kedalam tabel ekspedisi Menyimpan data baru yang telah diisi oleh bagian pengiriman data yang telah Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output Page 1 list data Memilih menu Tampil layout konten berupa halaman keluar keluar pengiriman form tambah keluar dan buku ekspedisi, form tambah layout kiri ekspedisi berupa menu link keluar dan ekspedisi Memilih opsi datadata list data menu link data list keluar keluar keluat, namun keluar hanya bisa melihat saja. Tanpa melakukan edit Kelola 2 Memilih list data daftar data menu link list data yang data-data buku ekspedisi buku ekspedisi telah tersimpan kedalam tabel ekspedisi form berupa fieldfield kosong identitas Data baru tersimpan didalam tabel ekspedisi Tampil form ubah data

60 93 Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output form yang ubah pada dipilih untuk tersedia tabel list ditampilkan ekspedisi kedalam form yang tersedia Mengubah Menulis / Mengubah data Data data yang memperbarui yang telah diperbarui telah diperbarui data diperbarui kedalam tabel ekspedisi laporan 3 list data pendisposisian Mencetak laporan ekspedisi Memilih tab daftar pendisposisian Memilih menu cetak data-data pendisposisian pada tabel ekspedisi form laporan datadata pendisposisian yang telah dilakukan. laporan ekspedisi Context Diagram Context diagram yang dirancang untuk membangun aplikasi manajemen ini terdiri dari beberapa stakeholder diantaranya Bagian TU, Kepala TU, internal, eksternal. Context diagram dapat dirancang dengan mengacu pada aliran data yang terdapat didalam system flow yang telah dibuat. Dengan adanya context diagram ini memberikan gambaran mengenai kebutuhan aliran data aplikasi manajemen. Adapun data yang mengalir dari context diagram ini bermula dari yang yang telah dikirim oleh pihak internal maupun eksternal, lalu melakukan pendataan, pendistribusian (pendisposisian), diarsipkan, melakukan penyusutan /penghapusan, hingga pengiriman keluar. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran aliran data dapat dilihat pada Gambar 3.14.

61 data data masuk int data hasil otorisasi int data keluar data otorisasi Internal data pesan memo int data pencarian data pesan memo laporan ekspedisi laporan keluar laporan konsep naskah dinas Bag TU 0 laporan masuk data pesan memo int data otorisasi int data disposisi laporan ekspedisi Kp laporan keluar Kp laporan masuk Kp laporan naskah konsep dinas Kp data otorisasi Kp laporan data pesan memo data disposisi Kp Aplikasi M anajemen Surat Berbasis Web data keluar data pesan memo data ekspedisi data agenda keluar data penyusutan data cari data acara data agenda masuk data konsep naskah dinas data tug as data permohonan otorisasi data disposisi data arsip data laporan data masuk + data masuk eks Kepala TU data pesan memo Kp data masuk Kp data terkirim Eks Eksternal data laporan Kp data pencarian data hasil otorisasi Kp Gambar 3.14 Context Diagram 94

62 Data Flow Diagram Proses yang ada pada Data Flow Diagram ini merupakan proses yang diambil dari system flow berdasarkan masing-masing fungsi dimana didalam fungsi tersebut terdapat beberapa proses. Data Flow Diagram ini akan menjelaskan secara detil dari proses-proses tersebut. Data Flow Diagram yang telah dirancang ini merupakan hasil dari decomposed pada context diagram membentuk sub sistem level 0. Pada level 0 Data Flow Diagram memiliki 3 fungsi yang didapatkan dari analisa dan berpedoman pada aturan SOP yang telah berlaku. Adapun fungsi yang ada pada Data Flow Diagram ini berupa administrasi masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, administrasi keluar internal maupun eksternal, dan pengiriman keluar. Data Flow Diagram level 0 ini terdapat suatu susunan tabel dari database yang nantinya akan digunakan sebagai media penyimpanan data-data yang bersangkutan. Penjelasan singkat mengenai Data Flow Diagram level 0 ini adalah sistem akan dimulai dari pengirim baik itu berasal dari internal maupun pihak eksternal. Surat yang masuk akan disimpan kedalam database untuk dilakukan pengelolaan. Kemudian pencatatan kedalam buku agenda masuk dan mengisi disposisi untuk dibagikan ke tujuan. Ketika telah didistribusi dan mendapatkan otorisasi maka yang telah jadi akan disimpan kedalam database kemudian diberikan kode nomor pada. Selain itu terdapat menu penyusutan dan pengelolaan keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.15.

63 96 2 [data keluar] [data ag enda keluar] Kepala TU [laporan keluar Kp] [laporan keluar] [data keluar] administrasi keluar internal dan eksternal + Internal [data pencarian ] [data hasil otorisasi int] [data pesan memo int] [data masuk int] [data otorisasi] [data pesan memo] [laporan masuk] [data ] [data disposisi] 1 [laporan konsep naskah dinas] Bag TU [data pesan memo int] [data otorisasi int] Eksternal [data terkirim Eks] [data disposisi] [data acara] [data masuk eks] [data otorisasi Kp] [laporan ] [data disposisi Kp] [laporan naskah konsep dinas Kp] [laporan masuk Kp] [data pesan memo] Administrasi Surat M asuk dan Konsep Naskah Dinas dari Internal maupun Eksternal + [data permohonan otorisasi] [data tug as] [data pesan memo] [data konsep naskah dinas] [data ag enda masuk] [data arsip] [data penyusutan] [data masuk] [data cari ] [data laporan] 3 [data ekspedisi] Kepala TU [data laporan Kp] [data pesan memo Kp] [data pencarian ] [laporan ekspedisi] [data hasil otorisasi Kp] peng iriman [data masuk Kp] [laporan ekspedisi Kp] + Gambar 3.15 Data Flow Diagram Level 0

64 97 a) Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0, dari level 1 akan diketahui secara detail dari proses-proses besar yang terdapat didalam fungsi administrasi masuk internal maupun eksternal. Terdapat 6 proses besar dari fungsi ini diantaranya yaitu menulis, mendata, mendistribusikan, mengarsipkan, melakukan penyusutan, dan mengelola data. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat Gambar Bag TU [dt tipe] 4 tipe Internal [data masuk] [data masuk int] 1.1 dt konsep [dt kriteria] 17 konsep naskah 3 kriteria Kepala TU Eksternal Eksternal [data masuk Kp] [data masuk eks] [data terkirim Eks] Menulis Surat dt template dt dt dt ag enda masuk 6 template 7 ungg ah 8 16 ag enda masuk 5 jenis dt jenis + dt kategori 2 kateg ori Bag TU Bag TU [data ag enda masuk] [data permohonan otorisasi] [data disposisi] 1.2 dt dt ag enda masuk 7 ungg ah 16 ag enda masuk [data konsep naskah dinas] [data laporan] [data otorisasi] [laporan konsep naskah dinas] [laporan masuk] Mendata Surat dt otorisasi dt otorisasi dt detil oto dt detil oto dt baju otorisasi 13 detil otorisasi 13 detil otorisasi 19 baju 19 baju Kepala TU [laporan ] dt baju [dt ] [dt (baju)] 8 17 konsep naskah 14 disposisi dt konsep dt konsep dt disposisi + dt tipe [dt jenis] dt disposisi 4 tipe 5 jenis 14 disposisi Gambar 3.16 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal dan Eksternal

65 98 [laporan masuk Kp] [data disposisi Kp] 1.3 dt dst [dt ] dt dst 8 Kepala Kepala TU TU [laporan naskah konsep dinas Kp] [data otorisasi Kp] [data laporan Kp] [data pencarian ] Mendistribusikan Surat dt oto dt template [dt kategori] 6 template 2 kateg ori [data hasil otorisasi Kp] [data otorisasi int] dt user dt user 1 user Internal [data pencarian ] dt disposisi 14 disposisi [data disposisi] [data hasil otorisasi int] + dt disposisi dt 7 ungg ah 3 kriteria 2 kateg ori dt kriteria dt kategori 1.4 dt 7 ungg ah 5 jenis dt jenis dt user 1 user [data ] Meng arsipkan Surat dt tipe 4 tipe Bag TU [data arsip] data cari dt dt 8 [data cari ] + [dt folder] 20 folder Bag TU data cari [data penyusutan] 1.5 dt dt keluar 15 keluar [dt keluar] dt jadwal susut jadwal susut susut [dt keluar] Menyusutkan Surat dt jadwal susut 4 tipe dt tipe dt 7 ungg ah 3 kriteria dt kriteria + dt kategori dt jenis 2 kateg ori 5 jenis Internal [data pesan memo int] [data pesan memo int] 1.6 dt acara dt acara 10 acara Bag TU [data pesan memo] [data tugas] [data pesan memo] Mengelola Fitur dt tugas dt tugas dt balasan 11 daftar tugas 11 daftar tugas 21 balasan [data acara] Kepala TU [data pesan memo] [data pesan memo Kp] + dt memo dt memo 9 memo Gambar 3.17 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal dan Eksternal

66 99 b) Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0 administrasi keluar internal dan eksternal, dari level 1 berikut ini terdapat 4 proses diantaranya yaitu menyimpan, mencetak keluar, menampilkan form laporan keluar, mencetak laporan keluar. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar Bag TU [data ag enda keluar] Menyimpan Surat Keluar [dt agenda keluar] [dt agenda keluar] 18 ag enda keluar 18 ag enda keluar data keluar [dt keluar] 15 keluar 2.2 Bag TU [data keluar] data keluar Mencetak Surat Keluar [data keluar] Bag TU 3 kriteria 4 tipe data keluar [dt kriteria] [dt tipe] 2.3 Laporan Surat Keluar [dt jenis] [dt kategori] [dt ] [dt folder] 5 jenis 2 kateg ori 8 20 folder Bag TU [laporan keluar] data laporan keluar [dt keluar] 15 keluar 2.4 Kepala TU [laporan keluar Kp] Mencetak Laporan Surat Keluar Gambar 3.18 DFD Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

67 100 c) Level 1 Pengiriman Surat Keluar Level 1 pengiriman keluar merupakan proses yang berkaitan dengan data yang ada didalam buku ekspedisi. Data-data yang ada pada buku ekspedisi ini nantinya akan dibuatkan laporan kepada atasan. Adapun proses yang terdapat pada level 1 pengiriman keluar ini berupa proses menyimpan data ekspedisi, mengubah data ekspedisi, menampilkan form laporan dan mencetak laporan ekspedisi. Berikut gambar dari level 1 pengiriman keluar dapat dilihat pada Gambar data ekspedisi Menyimpan Data Ekspedisi dt ekspedisi 3.2 dt ekspedisi [dt ekspedisi] [data ekspedisi] data ekspedisi Meng ubah Data Ekspedisi 22 ekspedisi Bag TU [dt ekspedisi] 22 ekspedisi 3.3 [dt kategori] 2 kateg ori data ekspedisi [dt ] 8 [laporan ekspedisi] Laporan EKspedisi [dt keluar] 15 keluar [dt folder] 20 folder 5 jenis [dt jenis] data laporan ekspedisi [dt kriteria] [dt tipe] 3 kriteria 4 tipe 3.4 Kepala TU [laporan ekspedisi Kp] Mencetak Laporan Ekspedisi Gambar 3.19 DFD level 1 Pengiriman Surat Keluar

68 101 d) Level 2 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas (Menulis Surat) Level 2 dari proses menulis level 1 memiliki proses detail seperti pada Gambar Eksternal [data masuk eks] [data terkirim Eks] Bag TU [data masuk] [dt kriteria] 3 kriteria Internal Kepala TU [data masuk int] [data masuk Kp] data masuk Form Ung g ah [dt template] [dt tipe] [dt kategori] [dt jenis] 6 template 4 tipe 2 kateg ori 5 jenis data tdk setuju Meng ecek File Type Surat data masuk mengecek data atau konsep dinas data masuk [dt agenda masuk] [dt konsep] 16 ag enda masuk 17 konsep naskah menyimpan [dt ] [dt ] 8 7 ungg ah Gambar 3.20 DFD Level 2 Menulis Surat e) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendata Surat) Level 2 dari proses mendata level 1 memiliki proses detail seperti pada Gambar 3.21.

69 102 [dt ] 7 ungg ah Bag Bag TU TU [data konsep naskah dinas] [data ag enda masuk] [data permohonan otorisasi] [data disposisi] [data otorisasi] Form Teruskan [dt baju ] [dt konsep] [dt otorisasi] [dt detil oto] [dt disposisi] 19 baju 17 konsep naskah 12 otorisasi 13 detil otorisasi 14 disposisi dt ag enda masuk 12 otorisasi [dt otorisasi] data diteruskan 13 detil otorisasi 19 baju [dt detil oto] [dt baju ] dt [dt ] 14 disposisi [dt disposisi] Menyimpan Baju Surat 8 17 konsep naskah [dt (baju)] dt (baju) [dt konsep] dt 8 [dt agenda masuk] 16 ag enda masuk [dt agenda masuk] dt ag enda masuk [data laporan] Bag Bag TU TU Bag TU [laporan konsep naskah dinas] [laporan masuk] Laporan [dt jenis] 16 ag enda masuk 5 jenis data laporan [dt tipe] 4 tipe Kepala TU [laporan ] menampilkan Laporan Surat M asuk Gambar 3.21 DFD Level 2 Mendata Surat f) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendistribusikan Surat) Berikut level 2 dari mendistribusikan dapat dilihat pada Gambar

70 103 Internal [data hasil otorisasi int] memberi kode nomor dt Dst Kepala TU [data hasil otorisasi Kp] dt jadi [dt dst] dt menampilkan dan mengubah status dt Dst 8 [dt ] data status [dt dst] 7 ungg ah dt menyimpan balasan dan mengirim ke asal dt Dst 6 template [dt template] Internal Kepala Kepala TU TU [data disposisi] [data otorisasi int] [data otorisasi Kp] [data disposisi Kp] mengecek otorisasi dan disposisi data [dt oto] [dt disposisi] 8 14 disposisi mengubah data [dt disposisi] 14 disposisi [dt ] 8 [data laporan Kp] data Dst Kepala Kepala TU Kepala TU TU [laporan masuk Kp] [laporan naskah konsep dinas Kp] menampilkan laporan [dt kategori] 2 kateg ori dt Dst Internal [data pencarian ] menampilkan pencarian [dt user] [dt user] 1 user Kepala TU [data pencarian ] Gambar 3.22 DFD Level 2 Mendistribusikan Surat

71 104 g) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mengarsipkan Surat) Berikut level 2 dari mengarsipkan yang memiliki proses detail diantaranya menampilkan data, menghapus, menyimpan (teruskan), melakukan pencarian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar [dt ] Bag TU Menyimpan (arsip) 8 data arsip dt folder Ars dt folder Ars [dt folder] [data arsip] data arsip 20 folder dt Isi Surat dt [dt ] form cari [dt user] 1 user 7 ungg ah [dt kategori] 2 kateg ori [dt tipe] 4 tipe [data cari ] Bag TU menampilkan form cari [dt kriteria] [dt jenis] 3 kriteria 5 jenis data cari 8 dt Bag TU [data ] menampilkan yang telah dicari dt [dt ] Gambar 3.23 DFD Level 2 Mengarsipkan Surat h) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Penyusutan Surat) Berikut level 2 dari penyusutan dapat dilihat pada Gambar 3.24.

72 105 Bag TU [data penyusutan] [dt kategori] 2 kateg ori 4 tipe [dt tipe] Menyimpan daftar jadwal penyusutan [dt jadwal susut] [dt jadwal susut] 23 jadwal susut 5 jenis [dt jenis] [dt kriteria] 3 kriteria data jadwal susut 8 dt peny dt dt keluar Peny menghapus pada daftar setiing dt keluar peny dt peny [dt keluar] [dt ] [data cari ] keluar Bag TU menampilkan daftar (filter) [dt ] 8 [dt keluar] data susut dt keluar peny dt peny 15 keluar dt keluar Peny menghapus dt dt peny 7 ungg ah [dt ] Gambar 3.24 DFD Level 2 Penyusutan Surat i) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Pengelolaan data acara, tugas, memo) Berikut level 2 dari pengelolaan data acara, tugas, memo dapat dilihat pada Gambar 3.25.

73 data acara Menyimpan Data Acara 10 acara dt acara Ftr [dt acara] dt acara Ftr data acara Meng ubah Data Acara dt acara Ftr [data acara] [dt acara] Bag TU Meng hapus Data Acara dt acara Ftr 10 acara data acara dt acara Ftr data tug as daftar tugas menyimpan data tug as [dt tugas] data tug as [data tug as] data tug as dt Tugas Ftr data tug as Bag TU mengubah data tug as [dt tugas] daftar tugas Internal data tug as menghapus data tug as dt tugas Ftr data tug as [data pesan memo int] Kepala TU [data pesan memo Kp] Menyimpan Pesan Memo [dt balasan] 21 balasan [dt memo] Bag TU [data pesan memo] [data pesan memo] memo Internal [data pesan memo int] Pesan Memo [dt memo] Kepala TU [data pesan memo] Gambar 3.25 DFD Level 2 Pengelolaan data

74 Entity Relationship Diagram Setelah membuat Data Flow Diagram dimana didalamnya terdapat tabeltabel yang saling terhubung maka langkah selanjutnya yaitu merancang desain database atau disebut dengan Entity Relationship Diagram. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mempresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan sistem kedalam suatu bentuk dengan tujuan untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai. a) Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model (CDM) merupakan rancangan awal konsep desain database yang nantinya akan di generate kedalam bentuk Physical Data Model. Dari rancangan CDM ini akan menggambarkan keseluruhan relasi antar tabel. Berikut CDM yang dirancang dalam membangun aplikasi manajemen berbasis web dapat dilihat pada Gambar b) Physical Data Model (PDM) Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM. Dari hasil generate ini menghasilkan tabel baru jika relasi yang dimiliki yaitu many-tomany. Secara keseluruhan Physical Data Model (PDM) menggambarkan basis data yang telah jadi dan dapat di generate script kedalam database server. Adapun hasil dari Physical Data Model (PDM) yang digunakan sebagai database aplikasi manajemen berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya dapat dilihat pada Gambar 3.28.

75 jadwal susut agenda masuk id jdwl susut <pi> Integer tgl akhir susut Date & Time id msk <pi> template tgl mulai susut Date & Time no urut msk ket susut Variable characters (250) id template <pi> Integer tgl terima msk kategori Variable characters (25) nama template Variable characters macam msk (50) kriteria Variable characters (25) File template Variable characters tgl kirim msk (50) tipe Variable characters (25) Keterangan template Long variable nomor characters msk jenis Variable characters (25) id template <pi> pengirim tgl susut Date & Time asal pengirim id jdwl susut <pi> pokok msk ket msk dibaca msk ekspedisi mengisi mengelola id agenda <pi> id eks <pi> Integer tgl eks Date & Time dikirim kepada Variable characters (75) nama penerima Variable characters (75) user tgl eks diterima Date & Time mengelola kode Variable characters (50) mencatat jenis eks Variable characters (15) id ekspedisi... id tgs <pi> judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs id tugas <pi> id acara <pi> judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr id acara id_memo judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo id_memo <pi> <pi> <pi> <pi> daftar tugas acara memo Integer Variable characters (100) Long variable characters Variable characters (15) Date & Time Date & Time Integer Variable characters (100) Long variable characters Characters (2) Date & Time Date & Time Integer Variable characters (100) Long variable characters Date & Time Characters (2) memiliki Variable characters (75) Variable characters (1) mengelola mengelola username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user username menulis id balasan judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan id balasan <pi> balasan <pi> <pi> menulis mengirim Integer Variable characters (100) Long variable characters Date & Time Characters (2) no kode status tgl jadi dibaca draft tgl masuk tgl selesai pengirim asal no urut ket idfdkeluar no memliki id baju nama baju jabatan baju kode id baju Integer Integer Date & Time Variable characters (50) Date & Time Variable characters (50) Variable characters (75) Variable characters (15) Variable characters (200) Long variable characters Variable characters (1) <pi> <pi> baju <pi> memiliki mempunyai <pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (30) Date & Time Variable characters (1) Variable characters (1) Date & Time menyimpan Date & Time Variable characters (50) Variable characters (30) Integer Long variable characters Integer kategori id kategori <pi> Integer memiliki nama kategori Variable characters (75) id kategori jenis id jenis <pi> nama jenis id jenis <pi> <pi> no otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi Identifier_1 memiliki tgl terima disp no agenda asal tgl disp Integer hal Variable characters (100) ket disp Variable characters (50) sifat disp Variable characters (3) instruksi status disp mencatat disposisi Integer Variable char <pi> detail otorisasi <pi> Date & Time Integer menyimpan memiliki Integer <M> Variable characters (75) Variable characters (75) Variable characters (15) Date & Time id folder <pi> nama folder jenis folder id folder <pi> agenda keluar id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar Variable characters (75) pengirim keluar Date & Time kepada Long variable characters Long variable characters pokok keluar keterangan keluar Variable characters (20) penerima Variable characters (75) Variable characters (1) folder Integer Variable characters (50) Variable characters (50) id keluar <pi> <pi> id kriteria nama kriteria id kriteria mempunyai <pi> kriteria <pi> memiliki id tipe nama tipe id tipe <pi> id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi id otorisasi tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar Integer Variable characters (75) tipe <pi> memiliki otorisasi <pi> <pi> id konsep no konsep tgl terima konsep Integer macam konsep Integer tgl kirim konsep Date & Time nomor konsep Variable characters (50) pengirim konsep Date & Time asal_konsep Variable characters (50) pokok konsep Variable characters (75) keterangan konsep Variable characters (15) dibaca_konsep Variable characters (200) Long variable id konsep characters <pi> Variable characters (75) Integer Variable characters (50) keluar Integer Date & Time Variable characters (20) Date & Time Variable characters (30) Variable characters (1) Integer mencatat naskah konsep <pi> Integer Integer Date & Time Variable characters (50) Date & Time Integer Variable characters (75) Variable characters (15) Variable characters (200) Long variable characters Variable characters (1) Gambar 3.26 Conceptual Data Model (CDM) 108

76 id eks username tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode jenis eks daftar tugas id tgs int username judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs acara id acara int username judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr id_memo username judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo varchar(50) varchar(100) longtext varchar(15) datetime datetime varchar(50) varchar(100) longtext char(2) datetime datetime memo jadwal susut id jdwl susut int username tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut ekspedisi varchar(50) datetime datetime varchar(250) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) datetime int <pk> varchar(50) <fk> datetime varchar(75) varchar(75) datetime varchar(50) varchar(15) <pk> <fk> <pk> <fk> int <pk> varchar(50) <fk> varchar(100) longtext datetime char(2) varchar(75) varchar(1) <pk> <fk> username FK_MENGELOLA nik FK_MENGELOLA1 FK_MENGELOLA2 FK_MENULIS FK_MEMILIKI FK_MENGISI template id template username nama template File template Keterangan template password nama dpn nama blkg status user jabatan user nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user FK_MENGELOLA4 user FK_MENULIS2 id balasan id_memo username judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan int varchar(50) varchar(50) varchar(50) longtext varchar(50) <pk> varchar(20) varchar(30) varchar(75) varchar(75) varchar(50) varchar(75) varchar(75) varchar(75) varchar(150) varchar(15) varchar(15) varchar(1) varchar(12) balasan FK_MENGIRIM username no file unggah int int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2) <pk> <fk2> <fk1> agenda masuk id msk int no urut msk int tgl terima msk datetime macam msk varchar(50) tgl kirim msk datetime nomor msk varchar(50) pengirim varchar(75) asal pengirim varchar(15) pokok msk varchar(200) ket msk longtext dibaca msk varchar(1) unggah FK_MEMLIKI8 <pk> FK_MENCATAT3 no kode id folder id keluar id jenis id msk id konsep status tgl jadi dibaca draft tgl masuk FK_MENGIRIM2 varchar(50) <fk1> int <fk2> varchar(100) id baju nama baju jabatan baju kode baju tgl selesai pengirim asal no urut ket idfdkeluar FK_MEMILIKI3 int <pk> varchar(100) varchar(50) varchar(3) int varchar(50) int int int int int varchar(30) datetime varchar(1) varchar(1) datetime datetime varchar(50) varchar(30) int longtext int id kriteria id kategori nama kriteria FK_MEMILIKI8 kriteria int <pk> int <fk> varchar(75) jenis id jenis id tipe int int <pk> <fk> nama jenis varchar(75) <pk> FK_MEMPUNYAI <fk1> <fk4> <fk3> <fk2> <fk5> id baju no tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp FK_MENYIMPAN2 disposisi int <fk2> int <fk1> datetime int varchar(75) datetime longtext longtext varchar(20) varchar(75) varchar(1) FK_MENCATAT no otorisasi no id otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi FK_MEMILIKI5 FK_MENYIMPAN FK_MEMILIKI6 detail otorisasi FK_MEMILIKI7 int int int varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime folder FK_MENCATAT2 <pk> <fk1> <fk2> id folder int <pk> nama folder varchar(50) jenis folder varchar(50) agenda keluar id keluar int no urut keluar int tgl terima keluar datetime macam keluar varchar(50) tgl kirim keluar datetime nomor keluar varchar(50) pengirim keluar varchar(75) kepada varchar(15) pokok keluar varchar(200) keterangan keluar longtext penerima varchar(75) id kategori nama kategori kategori FK_MEMPUNYAI1 <pk> int <pk> varchar(75) id tipe id kriteria nama tipe tipe int <pk> int <fk> varchar(50) id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi FK_MEMILIKI9 no id folder tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar keluar otorisasi id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep int <pk> datetime varchar(20) int <fk1> int <fk2> datetime varchar(30) varchar(1) int naskah konsep int <pk> int datetime varchar(50) datetime int varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1) Gambar 3.27 Physical Data Model (PDM) 109

77 Struktur Basis Data Sesuai dengan Physical Data Model (PDM) yang telah dirancang, dapat dibentuk suatu struktur basis data yang digunakan sebagai penyimpanan data. 1. Nama Tabel : jadwal_susut Primary key Foreign key Fungsi : id_jdwl_susut : username (Tabel User) : menyimpan data jadwal penyusutan Tabel 3.20 Struktur tabel jadwal susut No Field Tipe Data Contraint 1. Id_jdwl_susut Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Tgl_akhir_susut Datetime - 4. Tgl_mulai_susut Datetime - 5. Ket_susut Varchar(250) - 6. Kategori Varchar(25) - 7 Kriteria Varchar(25) - 8. Tipe Varchar(25) - 9. Jenis Varchar(25) Tgl susut Datetime - 2. Nama Tabel : ekspedisi Primary key Foreign key Fungsi : id_ekspedisi : username (Tabel User) : menyimpan data yang telah dikirimkan Tabel 3.21 Struktur tabel ekspedisi No Field Tipe Data Contraint 1. Id_ekspedisi Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Tgl_eks Datetime - 4. Dikirim_kepada Datetime - 5. Nama_penerima Varchar(250) - 6. Tgl_eks_diterima Varchar(25) -

78 111 No Field Tipe Data Contraint 7. Kode Surat Varchar(50) - 8. Jenis Eks Varchar(15) 3. Nama Tabel : daftar_tugas Primary key Foreign key Fungsi : id_tugas : username (Tabel User) : menyimpan data tugas Tabel 3.22 Struktur tabel tugas No Field Tipe Data Contraint 1. Id_tugas Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Judul_tgs Varchar (100) - 4. Isi_tgs Longtext - 5. Status_tgs Varchar(12) - 6. Tgl_mulai_tgs Datetime - 7 Tgl_akhir_tgs Datetime - 4. Nama Tabel : acara Primary key Foreign key Fungsi : id_acara : username (Tabel User) : menyimpan data jadwal acara / event Tabel 3.23 Struktur tabel acara No Field Tipe Data Contraint 1. Id_acara Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Judul_acara Varchar(100) - 4. Tgl_acara Datetime - 5. Status_acara Char(2) - 6. Tgl_mulai_acr Datetime - 7 Tgl_akhir_acr Datetime -

79 Nama Tabel : memo Primary key Foreign key Fungsi : id_memo : username (Tabel User) : menyimpan data pesan atau memo sesama internal Tabel 3.24 Struktur tabel memo No Field Tipe Data Contraint 1. Id_memo Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Judul_memo Varchar (100) - 4. Isi_memo longtext - 5. Tgl_memo Datetime - 6. Status_memo char(2) - 7 Tujuan_memo Varchar(75) - 8. Draft_memo Varchar(1) - 6. Nama Tabel : balasan Primary key Foreign key Fungsi : id_balas : id_memo (Tabel Memo), username (Tabel User) : menyimpan data balasan pesan / memo Tabel 3.25 Struktur tabel balasan No Field Tipe Data Contraint 1. Id_balasan Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Id_memo Int Foreign_key 4. Judul_balasan Varchar(100) - 5. Isi_balasan Longtext - 6. Tgl_balasan Datetime - 7 Status balasan Char(2) - 7. Nama Tabel : user Primary key : username Foreign key : - Fungsi : menyimpan data user

80 113 Tabel 3.26 Struktur tabel user No Field Tipe Data Contraint 1. Username Varchar(50) Primary key 2. NIK Varchar(20) - 3. Password Varchar(30) - 4. Nama_dpn Varchar(75) - 5. Nama_blkg Varchar(75) - 6. Status_user Varchar(50) - 7 Jabatan_user Varchar(75) Varchar(75) - 9. Nama_perusahaan Varchar(75) Alamat Varchar(150) Telp Varchar(15) Fax Varchar(15) Oto_user Varchar(1) - 14 Asal_user Varchar(12) - 8. Nama Tabel : template Primary key Foreign key Fungsi : id_template : username (Tabel User) : menyimpan data template format Tabel 3.27 Struktur tabel template No Field Tipe Data Contraint 1. Id_template Int Primary key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. Nama_template Varchar(50) - 4. File_template Varchar(50) - 5. Keterangan_template Longtext - 9. Nama Tabel : unggah Primary key : - Foreign key Fungsi : no_ (Tabel Surat), username (Tabel User) : menyimpan data detail file

81 114 Tabel 3.28 Struktur tabel unggah No Field Tipe Data Contraint 1. No_ Int Foreign key 2. Username Varchar(50) Foreign Key 3. File_unggah Varchar(100) Nama Tabel : Primary key Foreign key : no_ : id_folder (Tabel Folder), id_keluar (Tabel Agenda Keluar), id_jenis (Tabel Jenis), id_msk (Tabel Agenda Masuk), id_konsep (Tabel Naskah Konsep). Fungsi : menyimpan data Tabel 3.29 Struktur tabel No Field Tipe Data Contraint 1. No_ Int Primary key 2. Kode_ Varchar(50) Foreign Key 3. Id_folder Int Foreign_key 4. Id_keluar Varchar(100) - 5. Id_jenis Longtext - 6. Id_msk Datetime - 7. Id_konsep Char(2) - 8. Status_ Varchar(30) - 9 Tgl_jadi Datetime Dibaca Varchar(1) Draft_ Varchar(1) Tgl masuk Datetime Tgl selesai Datetime Pengirim Varchar(50) Asal Varchar(30) Ket Longtext Idfdkeluar Int 18. No_urut Int -

82 Nama Tabel : agenda_masuk Primary key : id_msk Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kedalam buku agenda masuk Tabel 3.30 Struktur tabel agenda masuk No Field Tipe Data Contraint 1. Id_msk Int Primary key 2. No_urut_ Varchar(50) - 3. Tgl_terima_msk Int - 4. Macam_msk Varchar(50) - 5. Tgl_kirim_msk Datetime - 6. Nomor_msk Varchar(75) - 7. Pengirim Varchar(15) - 8. Pokok msk Varchar(100) - 9. Ket_msk Longtext Dibaca_msk Varchar(1) Nama Tabel : baju_ Primary key : id_baju Foreign key : - Fungsi : menyimpan daftar jabatan pegawai Tabel 3.31 Struktur tabel baju No Field Tipe Data Contraint 1. Id_baju Int Primary key 2. Nama_baju Varchar(50) - 3. Jabatan_baju Int - 4. Kode Varchar(3) Nama Tabel : disposisi Primary key : - Foreign key Fungsi : id_baju (Tabel Baju Surat), no_ (Tabel Surat) : menyimpan data disposisi

83 116 Tabel 3.32 Struktur tabel disposisi No Field Tipe Data Contraint 1. Id_baju Int Foreign Key 2. No_ Int Foreign Key 3. Tgl_terima_disp Datetime - 4. No_agenda Int - 5. Asal Varchar(75) - 6. Tgl_disp Datetime - 7. Hal Longtext - 8. Ket_disp Longtext - 9. Sifat_disp Varchar(20) Instruksi Varchar(75) Status disp Varchar(1) Nama Tabel : Jenis Primary key Foreign key Fungsi : id_jenis : id_tipe (Tabel Tipe) : menyimpan data jenis Tabel 3.33 Struktur tabel jenis No Field Tipe Data Contraint 1. Id_jenis Int Primary Key 2. Id_tipe Int Foreign Key 3. Nama_jenis Varchar(75) Nama Tabel : tipe Primary key Foreign key Fungsi : id_tipe : id_kriteria (Tabel Kriteria) : menyimpan data tipe Tabel 3.34 Struktur tabel tipe No Field Tipe Data Contraint 1. Id_tipe Int PrimaryKey 2. Id_kriteria Int Foreign Key 3. Nama_tipe Varchar(75) -

84 Nama Tabel : kriteria Primary key Foreign key Fungsi : id_kriteria : id_kategori (Tabel Kategori) : menyimpan data kriteria Tabel 3.35 Struktur tabel kriteria No Field Tipe Data Contraint 1. Id_kriteria Int PrimaryKey 2. Id_kategori Int Foreign Key 3. Nama_kriteria Varchar(75) Nama Tabel : kategori Primary key : id_kategori Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kategori Tabel 3.36 Struktur tabel kategori No Field Tipe Data Contraint 1. Id_kriteria Int PrimaryKey 2. Nama_kategori Varchar(75) Nama Tabel : detail_otorisasi Primary key Foreign key Fungsi : no_otorisasi : id_otorisasi (Tabel Otorisasi), no_ (Tabel Surat) : menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.37 Struktur tabel detail otorisasi No Field Tipe Data Contraint 1. No_otorisasi Int PrimaryKey 2. No_ Int Foreign Key 3. Id_otorisasi Int Foreign Key 4. Nama_otorisasi Varchar(75) -

85 118 No Field Tipe Data Contraint 5. Jabatan_otorisasi Varchar(75) - 6. Status_otorisasi Varchar(15) - 7. Tgl_dtl_otorisasi Datetime Nama Tabel : otorisasi Primary key : id_otorisasi Foreign key : - Fungsi : menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.38 Struktur tabel detail otorisasi No Field Tipe Data Contraint 1. No_otorisasi Int PrimaryKey 2. Tgl_otorisasi Datetime - 3. sifat_otorisasi Varchar(20) Nama Tabel : folder Primary key : id_folder Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kedalam folder Tabel 3.39 Struktur tabel folder No Field Tipe Data Contraint 1. Id_folder Int PrimaryKey 2. Nama_folder Varchar(50) - 3. Jenis_folder Varchar(50) Nama Tabel : _keluar Primary key : - Foreign key Fungsi : id_folder (Tabel Folder), no_ (Tabel Surat) : menyimpan data kedalam keluar

86 119 Tabel 3.40 Struktur tabel keluar No Field Tipe Data Contraint 1. No_ Int Foreign Key 2. Id_folder Datetime Foreign Key 3. Tgl_keluar Varchar(20) - 4. Status_keluar Varchar(30) - 5. Dibaca_keluar Varchar(1) - 6. Id_fdkeluar Int Nama Tabel : Naskah_konsep Primary key : id_konsep Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kedalam konsep naskah dinas Tabel 3.41 Struktur tabel naskah konsep No Field Tipe Data Contraint 1. Id_konsep Int Primary Key 2. No_konsep Int - 3. Tgl_terima_konsep Datetime - 4. Macam_konsep Varchar(50) - 5. Tgl_kirim_konsep Datetime - 6. Nomor konsep Int - 7. Pengirim konsep Varchar(75) - 8. Pokok konsep Varchar(200) - 9. Keterangan konsep Longtext Asal_konsep Varchar( Dibaca_konsep Varchar(1) Nama Tabel : agenda_keluar Primary key : id_keluar Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kedalam buku agenda keluar

87 120 Tabel 3.42 Struktur tabel agenda keluar No Field Tipe Data Contraint 1. Id_keluar Int Primary Key 2. No_urut_keluar Int - 3. Tgl_terima_keluar Datetime - 4. Macam_keluar Varchar(50) - 5. Tgl_kirim_keluar Datetime - 6. nomor_keluar Varchar(50) - 7. Pengirim_keluar Varchar(75) - 8. Kepada Varchar(15) - 9. Pokok keluar Varchar(200) Keterangan_keluar Longtext Penerima Varchar(75) Perancangan Prosedur dan Program Unit Detail perancangan aplikasi manajemen berbasis web akan memberikan gambaran konstruksi pemrogaman dari setiap fungsi hingga kedalam rancangan desain antarmuka aplikasi. adapun fungsi yang diterapkan dalam aplikasi terdapat tiga macam fungsi. Fungsi administrasi masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal. Berikut adalah rancangan yang disesuaikan dengan fungsional aplikasi: a. Fungsi administrasi masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal Berikut menampilkan menu untuk melakukan pengelolaan masuk dari internal dapat dilihat pada Tabel 3.43.

88 121 Tabel 3.43 Detail Form Pengelolan Surat Masuk Internal Dan Eksternal Proses User login PD. Pasar Surya Pengiriman / Tulis Surat Masuk Sign In Username Password Sign In Deskrispsi Fungsi dari form login yaitu sebagai pintu masuk jika ingin memasuki halaman atau akun yang telah terdaftar user internal PD. Pasar Surya Setting Nama User Home Kirim Rekaman otorisasi Data terkirim pesan Jadwal acara Laporan masuk Laporan s keluar Laporan naskah konsep Help info Deskripsi Tampilan halaman disposisi dan otorisasi merupakan tampilan utama ketika telah melakukan login, pada halaman ini terdapat perbedaan antar user kepala TU dengan user internal lainnya. Perbedaan terletak pada menu layout kiri. Jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu laporan. Namun jika login sebagai user internal lain maka menu laporan tidak tampil.

89 122 user internal unggah PD. Pasar Surya Home Kirim Rekaman otorisasi Settin g Nama User Data terkirim pesan Jadwal acara Help info Deskripsi user Internal Form input akan tampil jika user memilih menu kirim pada layout kiri. Selain dapat mengirimkan, user juga dapat mengunduh template format dengan cara klik download pada tab. Selanjutnya template akan diunduh. Adapun menu-menu pada layout kiri adalah sebagai penunjang seperti pesan dan jadwal acara. PD. Pasar Surya Setting Nama User Profil Kontak Data terkirim Help Deskripsi User eksternal hanya memiliki satu kewenangan yaitu mengirimkan dan melihat data yang telah terkirim. Selanjutnya proses mengecek tipe file yang dikirimkan dan jika sesuai akan disimpan kedalam tabel. Tapi jika tidak sesuai tampil pesan gagal.

90 123 Proses list data pemberita huan masuk Pendataan Surat Masuk PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Naskah Konsep Dinas Notifikasi masuk, pesan, user baru Help Pemberitahuan Faq Deskripsi Form pemberitahuan masuk baru merupakan tampilan form yang berisi data-data masuk dari user internal atau user eksternal. isi PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Naskah Konsep Dinas Help Notifikasi masuk, pesan, user baru Pemberitahuan Faq Deskripsi Setelah admin memilih data pada interface list data pemberitahuan, maka akan tampil form pendataan. Form ini berfungsi untuk mencatat kedalam buku agenda masuk, mendistribusikan (disposisi), dan mengirimkan tujuan untuk permohonan otorisasi.

91 124 form laporan Deskripsi form laporan Form tampilan laporan dari periode akan ditampilkan dalam bentuk grafik dengan tujuan agar kepala TU dapat mengetahui arus jumlah masuk dan keluar dalam satu periode tertentu. Hasil cetak data laporan Deskripsi Selain sistem menghasilkan laporan dalam bentuk grafik, sistem juga dapat menampilkan laporan berbentuk tabel data yang dapat dicetak dan diberikan kepada kepala tata usaha. Berikut tambahan penjelasan dari fasilitas pendataan

92 125 input kedalam agenda masuk Agenda Surat Masuk PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep Dinas Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan Data Surat Masuk Hari Ini Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk Surat Masuk Hari Ini Total Surat Masuk Tanggal / Bulan / Tahun Agenda Surat Keluar Data Surat Keluar Hari Ini Data Surat Keluar Descripsi input kedalam agenda masuk data buku agenda Fungsi dari form input adalah untuk memasukkan data yang telah diterima berupa hardcopy kedalam aplikasi. Didalam form tersebut juga dapat mendisposisikan dan mengirimkan untuk permohonan otorisasi. Sehingga yang dimasukkan langsung terkirim ke akun user yang bersangkutan. PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep Dinas Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan Tanggal / Bulan / Tahun Agenda Surat Masuk Total Surat Masuk Data Surat Masuk Hari Ini Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk Surat Masuk Hari Ini Ekternal Internal umum cari Aksi Agenda Surat Keluar Data Surat Masuk Hari Ini Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk Deskripsi Fungsi dari form daftar data di agenda masuk ini yaitu untuk melihat dan mengetahui yang telah masuk masuk hari ini dan data yang tersimpan di agenda masuk secara keseluruhan. Didalam tabel form terdapat field aksi yang berfungsi untuk meluhat data secara detail dan melakuan pengubahan data. Selain itu, pada form ini juga tersedia menu cari yang digunakan untuk melakukan penelusuran data secara cepat.

93 126 cari agenda masuk PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep Dinas Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan Tanggal / Bulan / Tahun Konsep Naskah Dinas Total Surat Masuk Data Konsep Naskah Hari Ini Data Konsep Naskah Tambah Konsep Naskah Surat Masuk Hari Ini Help Faq Dekripsi cari agenda Proses menu distribusi Fungsi form pencarian yaitu untuk menelusuri data yang telah tercatat kedalam buku agenda masuk, agenda keluar, maupun konsep naskah dinas. Dengan pancarian data ini dapat menelusuri secara cepat. Pendistribusian Surat Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Surat Jadi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi menu distribusi Pada fungsi form pendistribusian ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor status yang membutuhkan tidak lanjut (otorisasi). Data yang ditampilkan diberikan warna yang berbeda dari setiap field tabel jika tersebut termasuk penting/rahasia. Untuk mengontrol pada layout kiri terdapat beberapa menu yang digunakan untuk menampilkan data otorisasi sesuai status tersebut.

94 127 memilih jenis dan data PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Jadi Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi memilih jenis dan data Dari tampilan halaman pada proses distribusi jika data dilihat maka akan tampil form lihat. data yang ditampilkan berupa isi, detail, disposisi, dan otorisasi. Jika status jadi maka admin dapat mengarsipkan dengan cara klik tombol arsipkan. Namun jika dalam status tunggu atau tolak admin dapat mengirimkan pesan kepada user yang bersangkutan untuk menanggapi. jadi PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Surat Jadi Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi Surat Jadi Adapun form jadi merupakan suatu fitur yang berfungsi untuk menandai yang tekah jadi (terotoisasi). Perdedaan warna pada tabel menandakan kriteria (penting / rahasia).

95 128 memilih data jadi PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Jadi Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi Surat jadi tolak Surat yang jadi akan tampil form arsipkan jika memilih data. fungsi dari form ini untuk mengarsipkan kedalam folder masuk. Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Surat Jadi Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi tolak Form deksipsi tolak ditandai warna merah menampilkan data yang tidak mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang bersangkutan.

96 129 pilih data tolak Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Surat Jadi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi data tolak tunggu Form data yang ditolak memiliki aksi proses yaitu ambil balasan atau bag tata usaha dapat langsung mengirimkan pesan kepada pembuat. Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Surat Jadi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi S.tunggu Form tunggu menampilkan data-data yang masih dalam status tunggu otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan.

97 130 pilih data tunggu PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Jadi Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi pilih data S.tunggu Surat penting Form tampilan tunggu memiliki aksi proses kirim yang ditujukan kepada stakeholder bersangkutan Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Surat Jadi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi S.penting Fungsi dari form ini yaitu menampilkan data-data yang penting dengan status masih dalam keadaan belum terotorisasi / tunggu.

98 131 deadline PD. Pasar Surya Setting Nama User Agenda Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Pemberitahuan Surat Jadi Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deskripsi S.deadline disposisi Form deadline ini berfungsi untuk menampilkan yang membutuhkan otorisasi namun dalam status tunggu dan memasuki masa deadline untuk pengiriman. Agenda PD. Pasar Surya Setting Nama User Konsep dinas user Daftar tugas Daftar acara Pesan Laporan Mengelola Surat Tanggal / Bulan / Tahun Status Surat Distribusi Surat Jadi Pemberitahuan Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian Deksripsi disposisi disposisi Proses Form disposisi ini berfungsi menampilkan data yang telah didisposisikan sebelumnya. Lihat pada interface unggah pada proses pendataan. Otorisasi oleh Kepala TU dan User Internal