Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SKI

Transkripsi

1 2012 Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SKI Aplikasi KM & SKI Online Versi 1.3 Telkom Management Consulting Center PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

2 Daftar Isi Daftar Isi... i 1. Konfigurasi Pengguna... 1 a. Proses Bisnis Aplikasi... 1 b. Kebutuhan Perangkat Lunak dan Keras Mengakses Aplikasi dari URL (Uniform Resource Locator) Otentifikasi dan Otorisasi pengguna ( Login ) Konfigurasi Pengguna... 4 c. Mengubah Profile... 4 d. Mengganti Peran Pengguna... 4 e. Keluar dari Aplikasi ( Sign Out ) Masuk Aplikasi SKI Menyusun Dokumen Sasaran Kerja Individu (SKI)... 6 a. Melihat Dokumen SKI Atasan... 6 b. Pemilihan Program... 7 c. Memulai Menyusun SKI... 9 d. Melihat Dokumen SKI Mapping Program ke Bawahan Langsung a. Mapping Program Pegawai b. Menyaring Data c. Membagikan Program ke Bawahan Memasukkan Data Realisasi Sasaran Kerja Individu (SKI) a. Memasukkan Data Realisasi Oleh Penyusun b. Memasukkan Data Realisasi Oleh Atasan / Penilai c. Memasukkan Data Realisasi Hasil One on One Harmonisasi SKI (Oleh Komite) a. Memilih Menu Harmonisasi dan Nilai b. Menyaring Data c. Menghitung NKU Akhir i

3 10. Konseling a. Memilih Menu Konseling b. Menyaring dan Melihat Data Konseling c. Mencetak Daftar Konseling d. Memasukkan/Menambah Hasil Konseling e. Mengubah Hasil Konseling Menentukan Pegawai Harmonisasi SKI a. Memilih Menu Pegawai Harmonisasi b. Menyaring Data Pegawai c. Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi Menentukan Bobot Harmonisasi Pegawai a. Memilih Menu Bobot Harmonisasi b. Menyaring Data Pegawai c. Menentukan Bobot Harmonisasi Salin Dokumen SKI dari Pegawai Lain a. Memilih Menu Salin Penyusunan b. Menyaring Dokumen SKI Acuan c. Salin Dokumen SKI ii

4 1. Pendahuluan a. Proses Bisnis Aplikasi Gambar 1.1. Proses Bisnis Aplikasi. b. Kebutuhan Perangkat Lunak dan Keras Untuk dapat menggunakan Aplikasi KM & SKI Online ini dengan lancar, ada beberapa syarat minimal perangkat lunak dan perangkat keras yang sebaiknya dipenuhi. 1). Spesifikasi Minimal Perangkat Lunak Browser Mozilla Firefox 3 dengan JavaScript diaktifkan dan Popup diizinkan. 2). Spesifikasi Minimal Perangkat Keras a). Prosesor 1GHz b). Memori 1GB c). Resolusi layar 1280 x 758 pixel 1

5 2. Mengakses Aplikasi dari URL (Uniform Resource Locator) Aplikasi KM dan SKI Online dapat diakses menggunakan browser Mozilla Firefox dengan alamat akses yang akan ditetapkan kemudian. Aplikasi ini bersifat personalitatif, artinya setiap pemakai yang masuk ke dalam aplikasi, akan diberikan tampilan sesuai dengan kewenangan pengguna yang bersangkutan. Untuk pengguna SKI diberikan akses khusus ke menu-menu yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi SKI saja. Menu yang ditampilkan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait dengan pemberian otoritas kepada kelompok pengguna. Pemberian otoritas akan dilakukan oleh pengelola SKI. Terdapat 6 jenis pengguna dalam Aplikasi SKI Online, yang mempengaruhi menu yang akan diberikan oleh Aplikasi, yaitu : 1. Penyusun 2. Atasan 3. Operator 4. Komite 5. Pengelola 6. Pengelola IT Tampilan awal aplikasi seperti di bawah ini: Gambar 2.1. Halaman Awal Aplikasi KM & SKI Online Keterangan : Digunakan untuk melewati proses otorisasi dan otentifikasi pengguna, sehingga fitur-fitur aplikasi dapat digunakan. Untuk mendownload buku panduan silahkan anda klik link-link yang berada di bawah isian login. 2

6 3. Otentifikasi dan otorisasi pengguna ( Login ) Untuk menggunakan Aplikasi SKI, silakan login dengan menggunakan username : NP dengan password default Gambar 3.1. Form Otentifikasi Pengguna Aplikasi. 1. Isi username dengan nama pengguna yang sudah didaftarkan pada sistem. 2. Isi password yang sesuai untuk username yang anda isikan pada langkah Klik Login 4. Jika isian yang anda masukkan benar, akan muncul halaman muka dari aplikasi ini. Gambar 3.2. Halaman Muka Aplikasi SKI Online. 3

7 4. Konfigurasi Pengguna a. Mengubah Profile Gambar 4.1. Profile Pengguna Aplikasi. Untuk merubah profile anda, klik button profile yang berada bagian kanan atas dari aplikasi. Tunggu sampai muncul tampilan berikut : Gambar 4.2. Form Profile Pengguna Aplikasi. Silahkan anda lakukan perubahan terhadap profile anda ( foto, tema, password ), jika sudah selesai klik tombol simpan. b. Mengganti Peran Pengguna Jika Anda juga berperan sebagai operator untuk pengguna lainnya atau mewakili lebih dari satu pengguna, anda dapat mengaktifkan pengguna yang diinginkan dengan memilih dari daftar yang tersedia seperti ditunjukkan oleh Gambar 4.3. Gambar 4.3. Peran Pengguna Aplikasi. c. Keluar dari Aplikasi ( Sign Out ) Untuk keluar dari aplikasi silahkan anda klik tombol Sign Out. Gambar 4.4. Keluar dari Aplikasi. 4

8 5. Masuk Aplikasi SKI Untuk masuk ke Aplikasi SKI, setelah tampil halaman muka Aplikasi klik menu SKI. Gambar 5.1. Masuk Aplikasi SKI. Setelah klik SKI, layar akan menampilkan halaman seperti di bawah ini : Gambar 5.2. Halaman Muka Aplikasi SKI (Dashboard SKI). Keterangan gambar 1. Informasi batas dan sisa waktu penyusunan, realisasi & penilaian, penyesuaian, serta konseling SKI. 2. Informasi status dokumen SKI pengguna yang bersangkutan. 3. Informasi mengenai dokumen yang perlu diproses (tindak lanjut) oleh pengguna tersebut. 4. Informasi mengenai progres status dokumen SKI bawahan langsung pengguna tersebut. Untuk melihat detail status tempatkan kursor di atas angka status. 5. Dokumen terkait jadwal SKI yang dapat diunduh dengan mengklik gambar disket. Langkah selanjutnya silahkan Anda pilih menu / halaman yang Anda inginkan dengan mengklik link-link yang terdapat pada halaman muka aplikasi. 5

9 6. Menyusun Dokumen Sasaran Kerja Individu (SKI) a. Melihat Dokumen SKI Atasan Untuk memulai penyusunan dokumen SKI, penyusun perlu mengetahui SKI Atasan langsungnya, agar dapat memperoleh gambaran / acuan dalam penyusunan dokumen SKI yang bersangkutan secara utuh. Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk melihat dokumen SKI Atasan adalah sebagai berikut: 1). Klik menu Penyusunan yang berada di kotak menu Transaksi. Gambar 6.1. Daftar Dokumen SKI. 2). Cek Tahun Anggaran, jika belum sesuai pilih Tahun Anggaran, Level Unit Kerja, Posisi Jabatan dan Nama Pegawai yang sesuai dengan Penyusun, kemudian klik tombol Cari. Gambar 6.2. Saring Data Daftar Dokumen SKI. Akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar 6.3. Melihat Dokumen SKI Atasan. Untuk melihatnya dokumen SKI Atasan klik icon. Sehingga pada layar akan tampil seperti berikut : Gambar 6.4. Format SKI Atasan. 6

10 b. Pemilihan Program Program awal sudah diperoleh dari hasil mapping Atasan langsung. Ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan oleh Pegawai yang bersangkutan untuk memulai SKI, yaitu: a). Menerima program yang diberikan atasan langsung apa adanya. Tidak diperlukan langkah apapun. b). Menambah program baru yang berasal dari database program umum SKI, seperti dijelaskan pada butir 6.b.1). di bawah ini. c). Menambah program baru yang merupakan penjabaran program yang diturunkan Atasan, seperti dijelaskan pada butir 6.b.2). di bawah ini. 1). Menambahkan Program Dari Database Program Umum. Langkahnya adalah sebagai berikut : a). Klik menu Pemetaan PI Pegawai dari panel menu Master. Gambar 6.5. Menu Pemetaan PI-Pegawai b). Pilih Tahun Anggaran, Level Unit Kerja dan Posisi Jabatan, kemudian klik tombol Cari. Jika data ditemukan maka akan tampil seperti Gambar 6.6. di bawah ini: Gambar 6.6. Pemetaan PI Pegawai c). Kemudian manambahkan Program dengan memilih Fungsi Kerja lalu Program yang diinginkan (dari daftar yang muncul), kemudian klik Tambah Program Umum. d). Jika ada Program yang tidak jadi dipilih, cara menghapus dengan menonaktifkan centang pada kolom sebelah kanan Program yang akan dihapus. Kemudian klik tombol Simpan. Program yang dapat dihapus adalah yang ditambahkan sendiri oleh Penyusun, bukan yang diperoleh dari Atasan langsung. 7

11 2). Menambahkan Program Baru Turunan dari Program Atasan. Langkahnya adalah sebagai berikut : a). Klik menu Program dari panel menu Master. Gambar 6.7. Daftar Program yang Diperoleh dari Atasan. b). Pilih Tahun Anggaran, kemudian klik tombol Cari. Jika Atasan sudah membagikan program ke Penyusun maka akan tampil daftar program seperti Gambar 6.7. di atas. c). Menambahkan program (sub program) yang merupakan penjabaran program (program induk) yang diperoleh dari Atasan dengan mengklik icon tambah di kolom Aksi pada baris Program yang ingin dibuat sub programnya. Kemudian akan tampil form pengisian program baru seperti Gambar 6.8. di bawah ini. Gambar 6.8. Form Penambahan Sub Program. 8

12 d). Isikan seluruh deskripsi program dengan lengkap. e). Jika program yang ingin ditambahkan menyalin deskripsi dari Indikator KM, maka klik tombol Salin dari KM, sehingga akan muncul pilihan Indikator KM yang sesuai dengan Fungsi Kerja program Induk, seperti Gambar 6.9. berikut: Gambar 6.9. Daftar Indikator KM yang Akan Disalin. Pilih salah satu Indikator KM yang akan disalin deskripsinya menjadi sub program baru di SKI. Setelah dipilih, otomatis deskripsi Indikator yang dipilih disalin ke kolom-kolom isian yang tersedia. Jika ada kolom isian yang belum tersisi, harap lengkapi dahulu. f). Jika semua kolom isian dipastikan sudah terisi semua, klik tombol Simpan untuk menyimpan (tambah sub program), atau klik Kembali untuk membatalkan perubahan. g). Untuk merubah deskripsi program, baik itu program yang diperoleh dari Atasan maupun yang ditambahkan Penyusun, klik icon edit pada kolom Aksi seperti pada Gambar 6.7. di halaman sebelumnya. h). Untuk menghapus program yang ditambahkan Penyusun, klik icon hapus Gambar 6.7. di halaman sebelumnya. pada kolom Aksi seperti pada c. Memulai Menyusun SKI Apabila sudah selesai memilih program, langkah selanjutnya adalah menyusun urutan program, menetapkan bobot dan target setiap program. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: 1). Klik menu Penyusunan yang berada di kotak menu Transaksi. Gambar Daftar Dokumen SKI. 2). Cek Tahun Anggaran, Level Unit Kerja, Posisi Jabatan, dan Nama Pegawai yang sesuai, kemudian klik tombol Cari. Gambar Saring Data Daftar Dokumen SKI. Selanjutnya akan tampil di layar seperti Gambar 6.12, yaitu resume hasil penyusunan dengan Status Draft Penyusunan. 9

13 Gambar Resume Penyusunan dan Status Dokumen. Catatan: warna merah menunjukkan bahwa penyusunan belum tuntas. Contoh pada Gambar bobot masih 0 karena baru memulai penyusunan. 3). Untuk memulai menyusun SKI, klik icon edit pada kolom aksi, selanjutnya akan tampil seperti Gambar Gambar Format Penyusunan SKI Belum Tuntas. 4). Tentukan bobot masing-masing program dengan mengklik icon edit. Maka akan muncul seperti Gambar Gambar Form Menentukan Bobot Masing-masing Program. 10

14 Isikan bobot yang sesuai di semua periode, kecuali untuk periode yang tidak ditargetkan. Total jumlah bobot seluruh program tidak boleh melebihi 100. Sisa adalah bobot yang masih tersedia untuk dialokasikan kepada program tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 5). Tentukan Target dan isian lainnya untuk setiap program dengan mengklik icon edit. Gambar Menentukan Target Program. Akan muncul tampilan seperti berikut: Gambar Form Menentukan Target Program. Nomor urut adalah urutan program pada format SKI. Prefix adalah angka atau huruf awalan yang akan ditampilkan di depan nama program pada format SKI. Isikan Target dan bidang isian lainnya yang sesuai untuk masing-masing program di semua periode, kecuali bila tidak ditargetkan di periode tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan perubahan klik tombol Kembali. Bila bobot dan target semua program sudah lengkap, setelah klik tombol Simpan maka akan tampil di layar seperti Gambar

15 Gambar Format Penyusunan SKI Lengkap. 6). Proses Approval SKI. Setelah penyusunan SKI lengkap seperti terlihat pada Gambar 6.17., maka proses selanjutnya adalah meminta persetujuan Atasan Langsung / Penilai 1, dengan cara mengklik Proses Dokumen, maka akan tampil form isian seperti Gambar di bawah ini: Gambar Form Proses Approval Dokumen SKI. Bila diperlukan dokumen pendukung untuk diketahui Atasan, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol Terlusuri.... Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: Mohon persetujuan. Selanjutnya, klik tombol Submit Atasan. Dengan mengklik tombol tersebut proses penyusunan di Penyusun selesai dan status dokumen akan berubah dari Draft Penyusunan menjadi Penyusunan di Atasan / Penilai. Pada status ini penyusun sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun, kecuali dokumen dikembalikan oleh Atasan. Oleh karena itu pastikan bahwa draft sudah sesuai dengan keinginan penyusun sebelum dilakukan Submit ke Atasan. Apabila Atasan menganggap perlu direvisi dokumen akan dikembalikan ke Penyusun, dan status menjadi Kembali di Pengusul. Sedangkan bila Atasan menyetujui, dokumen akan diteruskan ke Atasannya (Penilai 2) dan status dokumen menjadi Penyusunan di Penilai 2. Jika Penilai 2 menyetujui maka proses penyusunan SKI sudah tuntas dan status dokumen akan menjadi Draft Realisasi. 12

16 d. Melihat Dokumen SKI Untuk melihat format Dokumen SKI Penyusunan, klik icon pdf. Gambar Melihat Dokumen SKI. Akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar Format Dokumen SKI. 7. Mapping Program ke Bawahan Langsung Setelah Dokumen SKI Penyusun disetujui Penilai 2 (status dokumen Draft Realisasi ), proses selanjutnya membagikan program SKI Penyusun ke para bawahannya dengan cara menyusun Pemetaan Program Pegawai. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Mapping Program Pegawai Klik menu Pemetaan PI Pegawai yang berada di kotak menu Master. Gambar 7.1. Menu Pemetaan Program - Pegawai 13

17 b. Menyaring Data Menyaring data dimaksudkan untuk menetapkan Tahun Anggaran, Level Unit Kerja, dan Posisi Jabatan Penyusun yang akan membagikan program SKI kepada para bawahan langsungnya. Setelah langkah 6.a. akan tampil seperti Gambar 7.2. di bawah ini: Gambar 7.2. Saring Data Pemetaan Program Pegawai. Setelah menentukan Tahun Anggaran, Level Unit Kerja dan Posisi Jabatan, kemudian klik tombol Cari. Akan tampil seperti Gambar 7.3. Gambar 7.3. Form Pemetaan Program ke Bawahan Langsung. Klik Nama Fungsi untuk melihat program yang berdasarkan fungsi tersebut agar dapat dibagikan ke bawahan langsung. c. Membagikan Program ke Bawahan Jika layar sudah menampilkan seperti Gambar 7.3., proses pembagian program dilakukan dengan cara mencentang program-program yang ingin Anda bagi ke bawahan langsung pada baris program dan kolom NP (Pegawai) yang dimaksud. Jika ingin membatalkan atau tidak jadi dibagikan, maka nonaktifkan centang dengan mengklik ulang pada kotak yang sama hingga tanda centangnya hilang. Jika sudah selesai klik tombol Simpan. 14

18 8. Memasukkan Data Realisasi Sasaran Kerja Individu (SKI) a. Memasukkan Data Realisasi Oleh Penyusun 1) Memilih Menu Realisasi SKI Langkah awal adalah dengan memilih menu Realisasi & Nilai Awal dengan mengklik menu dimaksud yang berada pada kotak menu Transaksi. Seperti Gambar ) Menyaring Data Pada tampilan layar seperti Gambar 8.2., pilih Tahun Anggaran, Periode Realisasi, Level Unit Kerja, Posisi Jabatan, dan Nama Pegawai yang akan dimasukkan data realisasinya, kemudian klik tombol Cari. Gambar 8.2. Saring Data Realisasi SKI. 3) Mengisi Realisasi a). Untuk Mengisi Realisasi SKI, klik icon edit pada kolom aksi. Gambar 8.3. Memulai Mengisi Realisasi. b). Memasukkan nilai realisasi dengan klik Angka pada kolom N (Nilai). Gambar 8.4. Mengisikan Nilai Realisasi. 15

19 Akan muncul tampilan seperti berikut: Gambar 8.5. Form Pengisian Angka Realisasi. Isikan angka realisasi yang sesuai untuk masing-masing program pada kolom Pegawai. Catatan : Jumlah baris realisasi tergantung pada jenis pengukuran program. Jika jenis pengukuran bulanan, akan muncul 6 baris, jika triwulanan akan muncul 2 baris. Jika ada dokumen yang ingin disertakan, dapat diunggah dengan klik Browse.. pada kolom Dokumen. Setelah nilai realisasi diisikan, klik tombol Hitung. Tunggu beberapa saat sampai perhitungan Nilai Score, Koridor dan Nilai Awal per Program selesai, yang ditandai dengan munculnya nilai di kolom-kolom tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 4) Meminta Persetujuan Atasan (Approval). Pastikan semua Program telah diisi angka realisasinya secara lengkap, seperti gambar di bawah ini: Gambar 8.6. Hasil Pengisian Angka Realisasi. 16

20 Setelah pengisian angka realisasi lengkap seperti terlihat pada Gambar 8.6., maka proses selanjutnya adalah mengirimkan usulan NKI kepada Atasan Langsung / Penilai 1 dengan cara mengklik Proses Dokumen, maka akan tampil form isian seperti Gambar 8.7. di bawah ini: Gambar 8.7. Form Proses Approval Dokumen Realisasi SKI. Bila diperlukan dokumen pendukung untuk diketahui Atasan, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol Browse.... Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: Mohon persetujuan. Selanjutnya, klik tombol Submit Atasan. Dengan mengklik tombol tersebut proses realisasi di Penyusun selesai dan status dokumen akan berubah dari Draft Realisasi menjadi Realisasi di Atasan / Penilai. Pada status ini penyusun sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun, kecuali dokumen dikembalikan oleh Atasan / Penilai 1. Oleh karena itu pastikan bahwa draft sudah sesuai dengan data realisasi yang dimiliki Penyusun sebelum dilakukan Submit ke Atasan / Penilai 1. Apabila atasan menganggap perlu direvisi, dokumen akan dikembalikan ke Penyusun dan status menjadi Kembali di Pengusul. Selanjutnya Atasan / Penilai 1 memasukkan angka realisasi sesuai dengan data yang dimilikinya. Jika terdapat perbedaan angka realisasi antara Penyusun dengan Atasan / Penilai 1 maka perlu dilakukan proses One on One. (Lihat butir 8.c.). Jika telah diperoleh angka realisasi hasil kesepakatan One on One yang sudah dimasukkan ke dalam aplikasi, maka Atasan / Penilai 1 akan meneruskan dokumen ke Penilai 2 dan status dokumen menjadi Realisasi di Penilai 2. Jika Penilai 2 menyetujui angka realisasi hasil kesepakatan antara Penyusun dengan Atasannya / Penilai 1, maka proses realisasi SKI sudah tuntas dan menghasilkan NKI Awal sehingga status dokumen akan menjadi Penilaian Selesai di Komite. 5) Melihat Data Realisasi SKI Ulangi langkah penyaringan data realisasi seperti butir 8.a.1) sampai dengan 8.a.2), hingga tampil seperti Gambar 8.8. berikut : Gambar 8.8. Daftar Dokumen Realisasi SKI. Untuk melihat data realisasi SKI, klik icon pdf. 17

21 b. Memasukkan Data Realisasi Oleh Atasan / Penilai 1 Setelah Atasan / Penilai 1 masuk ke aplikasi dan mengakses Apliaksi SKI, pada Dashboard SKI akan tampil informasi dokumen-dokumen SKI yang harus diproses, seperti Gambar 8.9. di bawah ini: Gambar 8.9. Daftar Dokumen Realisasi SKI Perlu Proses. Untuk melihat daftar dokumen Realisasi SKI yang perlu diproses Atasan / Penilai 1, selain dengan mengklik menu Realisasi & Nilai Awal seperti dijelaskan pada butir 8.a.1) sampai dengan 8.a.2), juga dapat diakses dengan mengklik Angka berwarna latar merah di informasi Daftar Perlu Proses pada Dashboard SKI, maka akan tampil halaman Realisasi & Nilai Awal seperti Gambar 8.10 di bawah ini: Gambar Daftar Dokumen Realisasi SKI Perlu Proses Atasan / Penilai 1. Selanjutnya klik icon edit pada kolom Aksi untuk Pegawai yang akan dimasukkan data realisasinya oleh Penilai 1, maka akan tampil di layar seperti Gambar Gambar Data Realisasi Usulan Penyusun. 18

22 Langkah mengisi Angka Realisasi versi Atasan / Penilai 1: 1). Klik Angka pada kolom N (Nilai) untuk Program yang akan dimasukkan Angkanya. Gambar Memasukkan Angka Realisasi Versi Atasan / Penilai 1. Akan muncul tampilan seperti berikut: Gambar Form Pengisian Angka Realisasi Versi Atasan / Penilai 1. Isikan angka realisasi yang sesuai dengan data yang dimiliki untuk masing-masing Program pada kolom Penilai 1. Jika ada dokumen yang disertakan oleh Penyusun, dapat diunduh dengan klik gambar disket pada kolom Dokumen. Setelah nilai realisasi diisikan, klik tombol Hitung. Tunggu beberapa saat sampai perhitungan Nilai Score, Koridor dan Nilai Awal per Program selesai, yang ditandai dengan munculnya nilai di kolom-kolom tersebut. a). Jika angka versi Penilai 1 samadengan Penyusun akan tampil seperti Gambar dan tidak diperlukan klarifikasi atau One-on-One (nilai One-on-One otomatis terisi) : Gambar Hasil Perhitungan Angka Realisasi Versi Atasan / Penilai 1 Samadengan Penyusun (Pegawai). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 19

23 b). Jika angka realisasi yang dimasukkan Penyusun berbeda dengan Penilai 1, maka hasil perhitungan akan seperti Gambar 8.15, dan muncul peringatan Harus One on One : Gambar Hasil Perhitungan Angka Realisasi Versi Atasan / Penilai 1 Tidak Samadengan Penyusun (Pegawai). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. Bila kolom Penilai 1 sudah terisi semua dan disimpan maka akan tampil pada layar seperti Gambar 8.16 dan tampak program-program yang memerlukan proses klarifikasi atau One-on-One ditandai dengan warna latar berbeda. Gambar Daftar Program Perlu Proses Klarifikasi atau One-on-One c. Memasukkan Data Realisasi Hasil One on One Pada program yang perlu one on One, Atasan / Penilai 1 perlu segera melakukan klarifikasi dengan penyusun untuk mendapatkan suatu nilai realisasi yang disepakati bersama. Hasil kesepakatan One-on-One itulah yang harus dimasukkan ke aplikasi, dengan langkah sebagai berikut: 1). Masuk ke menu Realisasi & Nilai Awal, langkah seperti butir 8.b. sehingga tampil halaman Daftar Pegawai yang perlu dimasukkan angka hasil kesepakatan One-on-One seperti Gambar berikut: Gambar Daftar Dokumen Realisasi SKI Perlu Dimasukkan Angka One-on-One. 2). Klik icon edit pada kolom Aksi untuk Pegawai yang akan dimasukkan angka One-on-One oleh Penilai 1, maka akan tampil di layar seperti Gambar 8.16 di atas, dan selanjutnya lakukan langkah seperti butir 8.b.1) dengan mengisi angka hasil One-on-One pada kolom One on One seperti pada Gambar Pada saat pengisian, aplikasi secara otomatis akan menghitung angka-angka Score, Koridor dan Nilai. Peringatan : Tunggu sampai proses penghitungan selesai sebelum melangkah ke tahapan berikutnya...! 3). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 20

24 4). Lakukan hal yang sama untuk seluruh Program yang perlu One-on-One. Jika sudah selesai, klik Proses Dokumen seperti pada Gambar 8.6 pada halaman sebelumnya, sehingga tampil seperti Gambar 8.18: Gambar Form Proses Approval Realisasi di Atasan / Penilai 1. Bila diperlukan dokumen pendukung, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol Browse.... Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: Realisasi disepakati dalam One-on-One. Selanjutnya, klik tombol Submit Atasan 2. Dengan mengklik tombol tersebut proses realisasi di Atasan / Penilai 1 selesai dan status dokumen akan berubah dari Realisasi di Atasan / Penilai menjadi Realisasi di Penilai 2. Pada status ini penyusun maupun Atasan / Penilai 1 sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun. Oleh karena itu pastikan bahwa pengisian sudah sesuai dengan hasil One-on-One. Jika Atasan 2 / Penilai 2 menyetujui NKI Usulan Penyusun, maka proses Realisasi selesai dan menghasilkan NKI Awal. 9. Harmonisasi SKI (Oleh Komite SKI) a. Memilih Menu Harmonisasi dan Nilai Klik menu Harmonisasi dan Nilai yang berada di kotak menu Transaksi. Gambar 9.1. Memilih Menu Harmonisasi & Nilai b. Menyaring Data Pilih Tahun Anggaran, Periode, Level Unit Kerja dan Posisi Jabatan kemudian klik tombol Cari. Gambar 9.2. Saring Data Harmonisasi & Nilai. Setelah klik Cari, akan tampil seperti Gambar 9.1. di atas. 21

25 c. Menghitung NKI Akhir Pastikan bahwa seluruh SKI Pegawai pada level dan posisi jabatan yang dipilih sudah pada status dokumen Penilaian Selesai di Komite, karena bila belum lengkap maka proses Harmonisasi tidak dapat dilakukan. Untuk melakukan proses penghitungan, klik tombol Hitung. Gambar 9.3. Hitung NKI Akhir Hasil Harmonisasi. Catatan untuk kolom Level dan Posisi Jabatan : 1. Bila dipilih Seksi / Setingkat, maka yang akan dihitung adalah SKI untuk level Seksi / Setingkat ke atas. 2. Bila dipilih Unit, maka yang akan dihitung adalah SKI untuk level Unit ke atas. 3. Bila Posisi Jabatan ditentukan, maka yang akan dihitung adalah semua pegawai di Posisi Jabatan tersebut dan Bawahannya. Proses perhitungan dilakukan oleh Sistem, tunggu hingga proses perhitungan selesai. 10. Konseling Pada Aplikasi ini konseling yang dimaksud adalah proses pendokumentasian hasil konseling yang dilakukan secara offline seperti biasa. Formulir konseling dapat diunduh pada menu Dokumen. a. Memilih Menu Konseling Klik menu Konseling yang berada di kotak menu Transaksi. Gambar Memilih Menu Konseling. b. Menyaring dan Melihat Data Konseling Pilih Tahun Anggaran, Level Unit Kerja, Posisi Jabatan dan Pegawai kemudian klik tombol Cari Gambar Saring Data Konseling. Akan tampil seperti Gambar berikut : Gambar Daftar Konseling SKI. 22

26 c. Mencetak Daftar Konseling Untuk mencetak daftar konseling. Klik icon pada Gambar 10.3., selanjutnya akan tampil resume daftar konseling yang telah dilakukan seperti Gambar berikut: Gambar Resume Daftar Konseling. d. Menambah Daftar Konseling Klik icon edit pada kolom Aksi seperti pada Gambar 10.3., kemudian akan tampil halaman seperti Gambar Untuk memasukkan/menambah dokumen hasil konseling, klik Tambah Konseling seperti pada Gambar 10.5 Gambar Memasukkan/Menambah Hasil Konseling. Akan tampil form isian seperti Gambar berikut: Isikan kesimpulan hasil konseling pada kolom Kesimpulan, dan unggah dokumen pendukungnya (misal formulir konseling yang sudah diisi secara offline) dengan mengklik tombol Telusuri.... Jika sudah selesai klik tombol Simpan. 23

27 e. Mengubah Hasil Konseling Apabila diperlukan ada perubahan pada hasil konseling, bisa dilakukan dengan mengklik icon edit untuk data konseling yang dimaksud, sehingga tampil seperti Gambar pada kolom Aksi Gambar Mengubah Hasil Konseling. Isikan atau ubah kesimpulan hasil konseling pada kolom Kesimpulan Konseling, dan unggah dokumen pendukung dengan mengklik tombol Browse... jika diperlukan. Jika sudah selesai klik tombol Simpan. 11. Menentukan Pegawai Harmonisasi SKI Setiap Nilai Awal Pegawai di Peruri secara default akan diikutsertakan pada proses Harmonisasi dan Penilaian. Namun, jika ada pegawai yang tidak akan diikutsertakan pada proses Harmonisasi dan Penialain dapat ditentukan pada Menu Pegawai Harmonisasi. a. Memilih Menu Pegawai Harmonisasi Gambar Memilih Menu Pegawai Harmonisasi 24

28 b. Menyaring Data Pegawai Pilih Level Unit Kerja dan Posisi Jabatan, kemudian klik tombol Cari. Gambar Menyaring Data Pegawai Kemudian akan tampil daftar Pegawai sesuai yang disaring, seperti berikut: Gambar Daftar Pegawai Harmonisasi. c. Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi Untuk menentukan Nilai Awal Pegawai tersebut ikut diharmonisasi atau tidak, beri centang pada kolom Periode (SMT1, TW 1, dst) jika Pegawai tersebut diharmonisasi, dan tidak dicentang jika tidak diharmonisasi. Gambar Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi Jika sudah selesai, klik tombol Simpan. 25

29 12. Menentukan Bobot Harmonisasi Pegawai Jika pada Menu Harmonisasi dan Nilai, metode Hitung Konstanta Devisasi dipilih Persentase Bobot maka bobotnya harus ditentukan pada Menu Bobot Harmonisasi. a. Memilih Menu Bobot Harmonisasi Gambar Memilih Menu Bobot Harmonisasi b. Menyaring Data Pegawai Pilih Level Unit Kerja dan Posisi Jabatan, kemudian klik Cari. Gambar Menyaring Data Pegawai. Maka akan tampil daftar pegawai (kecuali pejabat) pada Unit Kerja yang dipilih, seperti Gambar 12.3 berikut ini. Gambar Daftar Pegawai. 26

30 c. Menentukan Bobot Harmonisasi Isikan Bobot Harmonisasi masing-masing pegawai untuk setiap periode (SMT 1, SMT 2, dst.). Total bobot harus 100%. Gambar Menentukan Bobot Harmonisasi Jika sudah selesai, klik tombol Simpan. 13. Salin Dokumen SKI dari Pegawai Lain Dokumen SKI (bobot dan target) satu pegawai dapat disalin ke beberapa pegawai lainnya, syarat agar dapat salin dokumen SKI adalah: 1. Dokumen SKI yang menjadi acuan sudah disetujui oleh Atasan 1 dan Atasan 2 (sudah melewati tahap penyusunan). 2. Indikator/ Program antara dokumen SKI acuan dengan dokumen SKI target harus sama persis (identik 100%). 3. Dokumen SKI target salin belum pernah diubah sama sekali oleh pegawai bersangkutan. Salin dokumen SKI dapat diakses melalui Menu Salin Penyusunan. a. Memilih Menu Salin Penyusunan Gambar Memilih Menu Salin Penyusunan 27

31 b. Menyaring Dokumen SKI Acuan Pilih Level Unit Kerja, Posisi Jabatan, dan Nama Pegawai yang akan dijadikan acuan salin dokumen SKI, kemudian klik Cari. Gambar Menyaring Dokumen SKI Acuan Maka akan tampil dokumen SKI pegawai yang dipilih, seperti gambar 13.3 berikut ini. Gambar Dokumen SKI Acuan Jika dokumen SKI acuan tersebut sudah sesuai, maka klik Salin Dokumen SKI untuk masuk ke tahapan selanjutnya. Catatan, jika dokumen SKI dari pegawai yang dipilih tidak muncul bisa berarti: 1. Pegawai tersebut belum mulai menyusun SKI. 2. Dokumen SKI pegawai tersebut belum disetujui oleh Atasan 1 dan Atasan 2. 28

32 c. Salin Dokumen SKI Setelah klik tombol Salin Dokumen SKI seperti pada gambar 13.3, maka akan tampil seperti berikut. Gambar Salin Dokumen SKI Langkah untuk salin: 1. Untuk memilih pegawai yang akan menjadi target salin, klik 2x nama Pegawai yang terdapat pada kolom Pilih Pegawai, sehingga nama pegawai pindah ke kolom Daftar Pegawai. 2. Untuk menghapus pengawai dari Daftar Pegawai yang menjadi target salin, klik 2x nama Pegawai yang diinginkan sehingga nama pegawai tersebut pindah ke kolom Pilih Pegawai. 3. Untuk mulai menyalin dokumen SKI dari pegawai acuan ke pegawai target, klik tombol Salin Dokumen SKI seperti pada gambar 13.4., tampil jendela konfirmasi lalu tekan OK untuk mulai. Tunggu beberapa saat selama proses, jika telah selesai maka akan tampil informasi seperti gambar 13.5 berikut. Gambar Status Salin Dokumen SKI. Catatan. Proses salin hanya menyalin bobot dan target masing-masing indikator dari dokumen SKI acuan ke dokumen SKI target. 29