Pemodelan Proses Bisnis

Transkripsi

1 Pemodelan Proses Bisnis

2 Pemodelan Menuangkan proses bisnis dalam bentuk diagram, sehingga: Terdokumentasi Dapat disampaikan kepada orang lain Memudahkan pemahaman Pemodelan dilakukan terhadap as-is dan to-be

3 Standar Pemodelan Tujuan standar pemodelan adalah agar mudah dikomunikasikan dengan pihak lain yang juga mengerti tentang standar itu Ada beberapa contoh standar: ASME (American Association of Mechanical Engineering) Flowchart/Flowmap IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling) IGOE (Input, guide, output, enabler) BPMN (Business Process Modeling Notation) UML (Unified Modeling Language)

4 IGOE External Roles Manage projects Request Details to skilled resources Manage Projects Project Priorities Guiding Factor Understand existing commitments Request Recipient Review Request Rejected request Validated request Strategic Partner Analyze Priorities Resource Assigner

5 Flowchart

6 Flowmap PROSES PEMBUATAN PASSPOR DI KANTOR IMIGRASI BANDUNG PEMOHON LOKET 1 Kasi FORSAKIM Kasi WASDAKIM KAKANIM LOKET 2 LOKET 3 LOKET 4 Mulai PERDIM 11 +Lampiran Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Berkas PERDIM 11 Tidak Lengkapi PERDIM 11 +Lampiran PERDIM 11 +Lampiran LENGKAP? Ya Input data pemohon Cetak Bukti Terima PERDIM 11 Wawanc ara cek dg dok asli Ada dalam daftar cegah? Persetujuan (Ditandatangani) Cetak Form Bayar Photo Form Bayar Photo Update Data Pemohon + photo Cetak Passpor Passpor Pengambilan Contoh Sidik Jari Bukti Terima PERDIM 11 Bukti Terima PERDIM 11 1 bulan Form Bayar Bukti Terima PERDIM 11 Bukti Terima PERDIM 11 Passpor Cetak Form Bayar Passpor Form Bayar Passpor Berkas PERDIM 11 Passpor Bukti Bayar Photo Passpor Berkas PERDIM 11 Contoh Sidik Jari (àberkas) Passpor Bayar Ke Kasir 1 Bukti Bayar Passpor Cari Berkas Pemohon Berkas PERDIM 11 Bukti Bayar Passpor Pengesahan (Ditandatangani) Berkas PERDIM 11 Passpor Form Bayar Photo Pemohon Bayar Ke Kasir 1 Bukti Bayar Photo Selesai Page 1

7 IDEF0 Pengendalian Kebijakan perusahaan, hukum dll Input Material Informasi dll Proses Output Produk Informasi dll Mekanisme SDM Sistem Sarana dll

8 IDEF0

9 ASME (American Society of Mechanical Engineers) Operation Indicates the main steps in a process we use 2 types; one for value-adding and one for non V value-adding steps Inspection Indicates a check on quality or quantity Steps V Time Comment Steps A Transport Delay Storage Indicates movement of people, materials, paper, information, etc Indicates a temporary storage, delay or holdup between consecutive operations Steps B Steps C Steps D Steps E Steps F Steps G Indicates a controlled storage, such a filing, which is not a delay

10 ASME No Aktivitas Waktu Keterangan V 1 Periksa kelengkapan Berkas PERDIM 11 2 Input Data Pemohon 5 menit 10 menit 3 Cetak Bukti Terima PERDIM 11 4 Penyerahan Bukti Terima PERDIM 11 ke Pemohon 5 Pemohon Menunggu Berkas diproses 2 menit 2 menit 1 bulan

11 BPMN

12 BPMN Proses Pembuatan SIUP menggunakan BPMN Pemohon Start Isi Formulir dan Berkas Permohonan Tidak Lengkap Data Tidak Valid Tim SIUP Start Cek Berkas permohonan Lengkap Buat Permohonan Dinas Pemerintah Daerah Sub Dinas Kasie Kadin Pemeriksaan Permohonan Data Valid Pengesahan Permohonan Pengesahan Permohonan Pengesahan penandatanganan SIUP Pengesahan penandatanganan SIUP Pengesahan penandatanganan SIUP Tata Usaha Pembayaran (bank jabar) Penomoran

13 Swimlane Swimlane yang digunakan di buku mirip dengan IGOE dan BPMN Ada penyederhanaan notasi Hanya menggunakan kotak dan panah Lebih menekankan pada deskripsi pada proses Tujuannya agar lebih mudah dipelajari, digambarkan, dan dipahami

14

15 Komponen 3R Roles: aktor yang melakukan proses Responsibilities: task yang dilakukan oleh aktor Routes: workflow atau jalur yang merupakan urutan langkah

16

17 Aktor

18

19 Penamaan Proses

20 Urutan Langkah

21

22 Percabangan

23 Langkah opsional

24 Jika urutan tidak jadi masalah

25 Paralel

26 Bentuk percabangan lain

27

28

29 Tambahan trigger waktu

30 Studi Kasus PT XYZ adalah sebuah perusahaan asuransi, yang bisnis utamanya adalah manajemen resiko dan return akibat dari ketidakpastian masa depan. Resiko selalu melibatkan dua istilah, yaitu : Ketidakpastian Kerugian, entah kerugian fisik maupun finansial.

31 Batasan Masalah Proses bisnis yang dimodelkan adalah berdasarkan proses pengajuan klaim asuransi yang ada di PT XYZ. Proses bisnis dimodelkan dilihat dari sudut pandang perusahaan asuransi bukan dari sudut pandang customer atau sudut pandang perusahaan reasuransi.

32 Lazimnya perusahaan asuransi akan menghadapi klaim pertanggungan dari para anggota pada waktu yang tidak terkirakan sebelumnya Ketika perusahaan berupaya untuk meminimalisir jumlah kerugian, perusahaan akan mengambil suatu jumlah tertentu sebagai jaminan atas resiko yang ditanggung, jumlah inilah yang disebut dengan retensi.

33 Jika batas retensi yang telah ditetapkan ternyata lebih rendah dari jumlah klaim yang harus dibayarkan, maka perusahaan akan menghadapi resiko reputasi sekaligus resiko default yaitu perusahaan tidak mampu menutup klaim yang diajukan oleh anggota secara penuh

34 Suatu perusahaan asuransi pasti akan mereasuransikan sebagian resiko tersebut kepada perusahaan reasuransi selama biayanya lebih tinggi dibandingkan dengan yang dibebankan oleh perusahaan reasuransi, dengan kata lain jika expected loss nya lebih tinggi dari pada yang diperkirakan oleh perusahaan reasuransi

35 Hirarki Perusahaan Head Office (HO) Regional Office (RO) Regional Office (RO) Regional Office (RO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO) Branch Office (BO)

36 Batasan Masalah (3) Proses pengajuan klaim yang dimodelkan hanya klaim yang menjadi wewenang Head Office (HO) meliputi klaim kematian untuk polis kadaluarsa, polis medikal, cacat tetap total, rawat inap, klaim dari polis yang diajukan di HO, klaim dengan nilai pertanggungan diatas 50 juta rupiah (US$ 5000). Proses pengajuan klaim dilakukan di Branch Office (BO) tempat objek pertanggungan

37 Brainstorming Milestone Klaim Diterima Manfaat Asuransi Dibayarkan Dokumen ter-validasi Desisi Klaim diterbitkan Surat Pemberitahuan Pembayaran Mafaat Asuransi dikirimkan Klaim Reasuransi diajukan Manfaat Asuransi terkalkulasi Rekomendasi Medis diterima Manfaat Reasuransi diterima 1:1 Penerimaan Klaim Penerimaan Validasi 1:1 1:1 Rekomendasi 1:1 Dokumen Medis Kalkulasi Manfaat Asuransi 1:1 Penerbitan Desisi Klaim 1:1 1:1 Pengajuan Klaim Reasuransi Penerimaan 1:1 Manfaat 1:1 Reasuransi 1:1 Pembayaran Manfaat Asuransi 1:1 Pengiriman Surat Pemberitahuan Pembayaran Manfaat Asuransi

38 Framing Process Klaim Asuransi Event Subprocesses Result Klaim diajukan Valida si Doku men Penerimaan Rekomendasi Medis Kalkulasi Manfaat Asuransi Pengajuan Klaim Reasuransi Penerimaan Manfaat Reasuransi Penerbitan Desisi Klaim Pengiriman Pemberitahuan Pembayaran Manfaat Asuransi Pembayaran Manfaat Asuransi Case for Action - Pengecekan berkas dilakukan berulang-ulang sehingga membuang waktu pemrosesan klaim - Pengiriman berkas klaim dilakukan dengan cara batch pada akhir bulan sehingga klaim yang diajukan di awal bulan harus menunggu hingga akhir bulan untuk diproses - Klaim reasuransi expired akibat waktu pemrosesan klaim melewati batas expirasi yang ditetapkan oleh reasuradur - Divisi Aktuaria menangani klaim asuransi yang merupakan tanggung jawab dari Divisi Underwriting - Informasi klaim yang direasuransikan tidak dimiliki kantor cabang sehingga identifikasi klaim reasuransi tidak bisa dilakukan sejak awal Pegawai seksi pelayanan nasabah Kepala seksi pertanggungan BO Dokter penasihat medis perusahaan Kepala bagian pertanggungan RO Kepala divisi underwriting Kepala divisi keuangan Perusahaan reasuransi (reasuradur) Kepala divisi aktuaria Tertanggung Vision - Meningkatkan jumlah klaim yang diproses dan dibayarkan - Mengurangi rata-rata pengeluaran untuk pembayaran klaim - Mengurangi jumlah dan total biaya proses hukum akibat tuntutan hukum terkait dengan klaim - Mengurangi biaya total pemrosesan klaim - Mendokumentasikan klaim dengan baik - Memperbaiki rasio antara jumlah klaim dengan polis yang dikeluarkan - Memperbaiki rasio antara klaim yang dibayarkan dengan klaim yang diterima - Mengurangi komplain konsumen - Mengurangi dampak penipuan asuransi Actor Mechanism Metrics Perbaikan proses bisnis Pengembangan Sistem Informasi Reasuransi Perbaikan Standard Operational Procedure - Pengecekan berkas hanya dilakukan satu kali - Pembayaran klaim yang dikeluarkan perusahaan dibawah batas retensi - Klaim yang direasuransikan dikirimkan dan diproses pada hari yang sama - Waktu penanganan reasuransi klaim dibawah batas ekspirasi reasuradur - Pembayaran klaim yang direasuransikan harus berasal dari dana yang diterima dari reasuradur

39 Analisis as-is

40 Analisis as-is

41 Breakdown Process

42 To-be

43 Tugas Kelompok Lakukan analisis proses bisnis terhadap perusahan/ organisasi Tugas dikumpulkan dalam bentuk print out dan file laporan+ppt dikirim ke Tugas dikerjakan selama < 2 minggu (dikumpulkan Kamis minggu ke 2)