APLIKASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS ATAS PEMBAYARAN SPP PADA MA AN NUR SETUPATOK CIREBON

Transkripsi

1 JURNAL DIGIT, Vol. 4 No.1 Mei 2014, pp.74~85 ISSN : X 74 APLIKASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS ATAS PEMBAYARAN SPP PADA MA AN NUR SETUPATOK CIREBON Imas Mufti 1, Muhammad hatta 2, Nur Islami 3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer CIC Cirebon Jl.Kesambi 202, Kota Cirebon, JawaBarat.Tlp: (0231) imas.mufti@cic.ac.id, muhammad.hatta@cic.ac.id, islamiputeri@gmail.com Abstrak Sistem Informasi Akuntansi pembayaran SPP di MA AN NUR SETUPATOK CIREBON belum dilakukan terkomputerisasi. Laporan yang dihasilkan terbatas pada pembayaran setiap bulan, ini membuat tumpukan kerja dan kurangnya efisiensi dalam memberikan informasi yang akan disampaikan bahkan dalam pembayaran tunggakan masih kurang efektif mengakibatkan tunggakan pembayaran melebihi batas waktu yang telah ditetapkan. Penyimpanan data dalam kapasitas besar dan keamanan data sangat penting untuk diproses sebagai akurat, tepat waktu, dan relevan. Dari antarmuka pengguna juga perlu dibuat lebih menarik sehingga tidak terlihat terlalu rumit. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pembayaran SPP Abstract Accounting information system of payment of SPP in MA AN NUR SETUPATOK CIREBON yet done computerized. The resulting report is limited to payment every month, it makes a pile of work and a lack of efficiency in delivering information to be delivered even in the payment of arrears was less effective resulted in payment arrears exceeds a predetermined time limit. Storage of data in large capacity and data security is very important to be processed as accurate, timely, and relevant. Of the user interface also needs to be made more interesting so it does not look too complicated. Keywords : Accounting information system, payment of SPP 1. PENDAHULUAN Dari tahun ke tahun MA AN NUR Setupatok mengalami kenaikan jumlah siswa. Sementara manajemen transaksi pembayaran SPP masih dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan Buku Catatan Pembayaran SPP dan Buku Catatan Kas. Sehingga Bendahara sering menemukan kendala, misalnya Bendahara sering mengalami kesulitan dalam penanganan antrian. Bendahara hanya dapat menangani tiga transaksi pembayaran SPP dalam waktu 30 menit, karena harus melalui proses pencatatan yang berulang-ulang, mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah Tunggakan Pembayaran SPP, sering terjadi penumpukan data ataupun keterlambatan dalam pengolahan data juga menjadi hambatan dalam memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan yaitu kepala sekolah. Selain itu belum adanya pengendalian intern pada struktur organisasi. Melihat masalah yang ada, dan seiring berkembangnya dunia informasi maka semakin meningkat pula perkembangan komputer sesuai dengan kondisi kebutuhan para pemakainya. Suatu sistem komputer dengan kemampuan dan kelebihannya dapat mempermudah dan membantu serta mempercepat pekerjaan atau masalahmasalah yang sulit dihadapi secara manual. Maka sudah seharusnya manajemen Transaksi Pembayaran SPP Siswa MA AN NUR Setupatok Cirebon menggunakan komputerisasi dan memperbaiki pengendalian intern pada struktur organsiasi dengan menambahkan fungsi Kasir. Sehingga ada praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi Kasir juga dapat menangani banyak Transaksi Pembayaran SPP dalam waktu 30 menit. Bendahara dapat mengetahui jumlah Tunggakan dalam periode tertentu dan dapat dengan cepat mengetahui jumlah masukan pendapatan per periode. Kepala sekolah dapat menerima Laporan dengan efisiensi waktu yang tepat. JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

2 JURNAL DIGIT ISSN : X Identifikasi Masalah 1. Belum adanya Aplikasi Berbasis Komputer untuk mengelola Transaksi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP di MA AN NUR Setupatok Cirebon. 2. Bagaimana Pengendalian Intern dalam Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP pada MA AN NUR Setupatok Cirebon? 3. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP Berbasis Komputer pada MA AN NUR Setupatok Cirebon. 4. Belum ada Fungsi Kasir di Struktur Organisasi Batasan Masalah 1. Aplikasi ini dapat digunakan oleh bagian Kasir, Bendahara dan Kepala Sekolah. 2. Prosedur yang akan di bahas : - Prosedur penerimaan kas. - Prosedur pencatatan penerimaan kas. 3. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi terdiri dari : a. Laporan Pembayaran SPP. - Laporan Pembayaran SPP Per Jurusan. - Laporan Pembayaran SPP Per Kelas. - Laporan Pembayaran SPP Semua Kelas. b. Laporan Tunggakan SPP. - Laporan Tunggakan SPP Per Jurusan. - Laporan Tunggakan SPP Per Kelas. - Laporan Tunggakan SPP Semua Kelas. c. Surat Teguran (di cetak setiap kali tiga bulan Tunggakan). d. Laporan Penerimaan Kas. - Laporan Penerimaan Kas Per Jurusan. - Laporan Penerimaan Kas Per Kelas. - Laporan Penerimaan Kas Semua Kelas. 4. Aplikasi dibuat dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dengan menggunakan Microsoft Access 2003 sebagai databasenya. 5. Sistem Pengendalian Intern berupa usulan Tujuan 1. Meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam proses penginputan transaksi sehingga dapat menerapkan pengendalian intern. 2. Untuk mengoptimalkan waktu kerja Bagian Kasir, sehingga dapat lebih banyak melayani Transaksi Pembayaran SPP dengan jumlah siswa yang banyak dalam waktu yang singkat. 3. Dapat mengetahui seberapa banyak jumlah Siswa aktif yang belum membayar dan jumlah Siswa aktif yang sudah membayar SPP oleh Bagian Bendahara. 2. Kajian Teori 2.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sebagai kumpulan atau/grup dari bagian/komponen apapun baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. (1) 2.2. Pengertian Pembayaran SPP Menurut kamus besar bahasa Indonesia definisi pembayaran adalah pembayaran proses, cara, perbuatan membayar. maka pengertian pembayaran SPP bulanan adalah proses membayar SPP yang dilakukan berulangulang, sekali dalam satu bulan. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)

3 JURNAL DIGIT ISSN : X Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas (Pembayaran SPP) Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah satu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan penerimaan kas dari penjualan rutin dan tidak rutin berdasarkan ketentuan-ketentuan dari perusahaan yang bersangkutan. (2). Sistem informasi akuntansi penerimaan kas meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi, mulai dari pencatatan, penggolongan, peringkasan transaksi dan kejadian keuangan hingga pelaporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban pelaksanaan anggaran yang berkaitan dengan penerimaan kas Unsur Sistem Pengendalian Intern 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan jasa. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan organisasi 3. PERANCANGAN SISTEM 3.1. Flowchart Sistem Usulan Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta intruksinya. Gambaran ini dinyatakan oleh simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Gambar 1. Flowchart Sistem Usulan (Bagian Kasir) JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

4 JURNAL DIGIT ISSN : X 77 Gambar 2. Flowchart Sistem Usulan (Bagian Bendahara) Gambar 3. Flowchart Sistem Usulan (Kepala Sekolah) Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)

5 JURNAL DIGIT ISSN : X Diagram Hubungan Data (Diagram Konteks) Diagram Konteks merupakan gambaran prosedur secara global yang menjelaskan tentang aliran input, proses dan output, data-data yang diperlukan. Pada Gambar 4 merupakan gambaran tentang Diagram Konteks. Gambar 4. Diagram Konteks 3.3. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol (0) JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

6 JURNAL DIGIT ISSN : X 79 Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol (0) 3.4. Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram / ERD) Entity Relationships Diagram merupakan diagram yang menunjukan hubungan antar entitas dalam suatu sistem. ERD menunjukan objek-objek apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana hubungsan yang terjadi diantara objek tersebut. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)

7 JURNAL DIGIT ISSN : X 80 Gambar 6. Entity Relationship Diagran (ERD) 3.5. Rancangan Database 1. Tabel Siswa Tabel Siswa digunakan untuk menyimpan data siswa. Tabel 1. T_Siswa Field Name Data Type Data Size Description nis * Text 10 Nomor induk siswa nmsiswa Text 30 Nama siswa jkelamin Text 1 Jenis Kelamin tmptlahir Text 30 Tempat Lahir tgllahir Date/Time Short Date Tanggal lahir Kelas Text 2 Kelas siswa Jurusan Text 15 Jurusan siswa Alamat Text 50 Alamat siswa thnmasuk Text 4 Tahun masuk siswa nmortu Text 30 Nama orang tua telportu Text 12 Nomor Telepon nomspp Number Double Nomor SPP jenisnonaktif Text 30 Jenis non Aktif ketnonaktif Text 50 Keterangan nonaktif nonaktif Yes/No True/False 2. Tabel Bayar Tabel ini digunakan untuk menyimpan Data Transaksi Pembayaran SPP. JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

8 JURNAL DIGIT ISSN : X 81 Tabel 2. T_Bayar Field Name Data Type Data Size Description ID * AutoNumber Long Integer Id idtrans Text 15 Id Transaksi Tgl Date/Time Short Date Tanggal nis Text 7 Nomor Induk Siswa Bulan Text 9 Bulan Tahun Text 4 Tahun Total Number Double Total 3. Tabel Tunggakan Tabel ini digunakan untuk menyimpan Data Tunggakan. Tabel 3. T_Tunggakan Field Name Data Type Data Size Description idtunggakan * AutoNumber Long Integer Id Tunggakan Nis Text 10 Nomor induk siswa Bulan Text 9 Bulan Tahun Text 4 Tahun 4. PERANCANGAN SISTEM 4.1. Form Menu Utama Form menu utama berguna untuk mengetahui menu-menu apa saja yang ada di dalam aplikasi tersebut. Gambar 6. Form Menu Utama Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)

9 JURNAL DIGIT ISSN : X Form Data Siswa Aktif Form ini digunakan untuk menginputkan Data Siswa, Kelas dan Jurusan. Masuk pada tab pertama untuk menginputkan data siswa, klik BARU untuk menambah data siswa baru, isi dengan lengkap data siswa kemudian klik SIMPAN. Gambar 7. Form Data Siswa Aktif 4.3. Form Transaksi Pembayaran SPP Form ini digunakan untuk melakukan Transaksi Pembayaran SPP. Untuk memulai Transaksi Pembayaran, pertama kali yang dilakukan user adalah memilih Data Siswa yang akan melakukan pembayaran dari tabel, kemudian DOUBLE KLIK pada List tabel, maka akan muncul Data Siswa secara otomatis serta jumlah bulan dan jumlah pembayaran SPP yang harus dibayar oleh siswa. Gambar 8. Form Data Siswa Aktif 4.4. Form Cetak Laporan Penerimaan Kas Form ini digunakan untuk mencetak Laporan Penerimaan Kas. Untuk mencetak Laporan Penerimaan Kas tentukan kelas, jurusan dan tahun yang ingin dicetak, klik CETAK. JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

10 JURNAL DIGIT ISSN : X 83 Gambar 9. Form Data Siswa Aktif 4. PENGUJIAN SISTEM Hasil pengujian beberapa form pada Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP pada MA AN NUR Setupatok Cirebon adalah sebagai berikut : Tabel 4. Hasil Pengujian Form Data Siswa Aktif Hasil yang No Data Uji Input Output Ket Diharapkan 1. NIS, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, kelas, jurusan, alamat, tahun masuk, nama orang tua, telp.orang tua, nominal SPP NIS (terisi secara otomatis), nama= ADIYANTO, jenis kelamin= L, tempat lahir= CIREBON, tanggal lahir= 13/03/1997, kelas= X, jurusan (tidak terisi otomatis jika mengisi kelas X), alamat= KALITANJU NG, tahun masuk= 2013, nama orang tua= YANTO, telp.orang tua= , nominal SPP (terisi otomatis) Simpan data ke database dan tampil pesan pemberitahuan data tersimpan Simpan data ke database, tampil pesan Anda yakin data sudah benar???, yes= OK 2. NIS, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, kelas, jurusan, alamat, tahun masuk, nama orang tua, telp.orang tua, NIS (terisi secara otomatis), nama=, jenis kelamin=, tempat lahir=, tanggal lahir=, kelas=, jurusan, alamat=, tahun masuk=, nama orang tua=, telp.orang Menampilkan pesan pemberitahuan Tampil pesan pemberitah uan dengan perintah untuk mengisi data Isi nama Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)

11 JURNAL DIGIT ISSN : X 84 tua=, nominal SPP (tidak terisi jika tahun masuk belum terisi) siswa OK 3. NIS, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, kelas, jurusan, alamat, tahun masuk, nama orang tua, telp.orang tua, NIS (terisi secara otomatis), nama= ADIYANTO, jenis kelamin= L, tempat lahir= CIREBON, tanggal lahir= 13/03/1997, kelas= X, jurusan (tidak terisi otomatis jika mengisi kelas X), alamat= KALITANJU NG, tahun masuk=, nama orang tua= YANTO, telp.orang tua= , nominal SPP (terisi otomatis setelah tahun masuk terisi) Menampilkan pesan informasi kesalahan Tampil pesan pemberitah uan Pilih tahun masuk siswa.. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 1. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP ini dapat menangani banyak transaksi pembayaran SPP oleh Bagian Kasir. 2. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ini dapat menyajikan Laporan Pembayaran SPP Per Kelas, Laporan Pembayaran SPP Per Jurusan dan Laporan Pembayaran SPP Semua Kelas. Laporan Tunggakan Per Kelas, Laporan Tunggakan Per Jurusan dan Laporan Tunggakan Semua Kelas. Laporan Penerimaan Kas Per Kelas dan Laporan Penerimaan Kas Per Jurusan dalam Satu Tahun dengan validasi masing-masing Bagian sesuai dengan sistem pengendalian intern. 3. Setelah adanya usulan pembagian tanggung jawab fungsional dalam struktur organisai yaitu fungsi kasir, sudah sesuai dengan unsur pokok sistem pengendalian intern Saran 1. Program Aplikasi ini masih dapat dikembangkan lagi untuk melengkapi pada Transaksi Pembayaran SPP bulan berikutnya. 2. Program Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP ini masih menggunakan dekstop aplikasi sehingga terbatas pada satu komputer saja. Untuk pengembangan selanjutnya dapat diubah menjadi client server. Karena dengan penggunaan client server akan mengoptimalkan jaringan dan source komputer yang ada. Sehingga database bisa dipanggil oleh beberapa komputer. 3. Laporan-laporan Penerimaan Kas dapat dikembangkan sehingga diperoleh Laporan-laporan akuntansi atau keuangan yang lengkap seperti neraca. JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85

12 JURNAL DIGIT ISSN : X 85 DAFTAR PUSTAKA [1] Dr. La Midzan Ms.Ak dan Azhar Susanto Mbus.Ak, Sistem Informasi Akuntansi 1, Edisi 8, Lingga Jaya, [2] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat, [3] Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Analisis & Desain, Edisi 3, ANDI, [4] Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, AMP YKN, [5] Prof.Dr.Dedi Supriadi, Satuan Biaya Pendidikan Dasar dan Menengah, Rosda, [6] Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D, Pengenalan Komputer, Edisi 3, ANDI Yogyakarta, [7] Roger S.Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi Offset, Yogyakarta, [8] Kristanto, Harianto, Ir., Konsep dan Perancangan Database, Edisi 2 Yogyakarta : Andi, [9] Soemarso S.R. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi 5 (Revisi), Salemba Empat, Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)