BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN Penelitian merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan penelitian yang baik diperlukan kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP). Ketentuan dan SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong terwujudnya penerapan good governance dalam pelaksanaan Penelitian di Universitas Siliwangi. Adapun ketentuan dan SOP pelaksanaan penelitian terdiri dari: 1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian 2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi 3 Ketentuan Pelatihan Penelitian 4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan di Internal 5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal 6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi 7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM Unsil 8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian 13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen 14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian 15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian 16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian 17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian Halaman 4

2 18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian 19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian dan PPM 20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 22 Ketentuan Pengajuan Biaya Penelitian 23 Prosedur Pengajuan Biaya Penelitian 24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM 25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian 26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar 27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar 28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal 29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal 30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal 33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal 34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI 35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI 36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian 39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM 40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal 41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang sumberdanannya dari DIKTI 42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang Sumberdanannya dari Internal Halaman 5

3 43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar 44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari Luar 45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar 1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian a Dilaksanakannya Benchmarking ke beberapa Perguruan tinggi mengenai manajemen LPPM dan manajemen penelitian b Pembuatan ketentuan pokok penelitian 1) Dibuatnya RIP dengan SK rektor 2) Dibuatnya SPMP dengan SK rektor 3) Dibuatnya buku pedoman penelitian dengan SK rektor c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen peneltian 1) Dibentuknya tenaga akhli penelitian, LPPM unsil dengan SK rektor 2) Dibentuknya tim reviewer proposal penelitian dengan SK rektor 3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan penelitian berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM 4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal serta SOP penelitian 5) Disusunnya ketentuan dan SOP penelitian d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT, 1) Dibuatnya web mandiri LPPM 2) E- Journal e Pengembangan SDM dalam penelitian 1) Pengembangan kemampuan dosen dalam penelitian dan penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan, workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan Halaman 6

4 mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun dikti) 2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM, dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi penelitian dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun Dikti) 2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi a. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif b. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal internasional diberikan penghargaan dalam bentuk insentif c. Dosen yang membuat buku diberikan penghargaan dalam bentuk insentif d. Peneliti yang berprestasi berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan menjadi perwakilan dosen berprestasi ditingkat Kopertis Wilayah Jawa Barat maupun Nasional e. Secara periodik menjelang dies natalis, peneliti terbaik diberikan penghargaan uang pembinaan oleh Universitas f. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan melalui SK rektor. g. Bagi dosen yang memenuhi poin b dan c selain mendapat insentif dari internal juga diusulkan ke Dikti untuk memperoleh penghargaan dalam bentuk insentif berdasarkan ketentuan Dikti Halaman 7

5 3 Ketentuan Pelatihan Penelitian a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal penelitian harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun b pelatihan peningkatan kemampuan metode penelitian dosen harus menjadi program kerja masing masing unit kerja terutama LPPM yang sifatnya rutin c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti melalui dana stimulan d Mengikut sertakan pelatihan para dosen dalam pelatihan pelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti). e Melaksanakan pelatihan pelatihan dalam upaya meningkatkan skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan tinggi, Kopertis, maupun Dikti) f Dosen/Staf adm yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan diluar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan sosialisasi hasil pelatihan h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara memadai. Halaman 8

6 4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian di Internal a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pelatihan penelitian ditujukkan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan penelitian. b. Surat dan proposal yang telah di disposisi oleh rektor/pr dikembalikan lagi ke BAUM, Kemudian Bag keuangan membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran uang c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun eksternal) d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan secara memadai. e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui BAUM Halaman 9

7 Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian diinternal Calon Peserta/Peserta LPPM/Kepanitiaan BAUM Rektor/PR Mengajukan Surat permohonan kegiatan dan proposal Surat dan Proposal diadministrasikan, dilengkapi Form. disposisi Melaksanakan disposisi Surat dan proposal yang sudah didisposisi Penyerahan dana kegiatan dan kelengkapan administrasi Bagian keuangan menyiapkan dana dan kelengkapan administrasi LPPM/Panitia mempersiapkan pelaksanaan kegiatan Brosur/surat undangan pelatihan. Brosur/surat undangan pelatihan Calon peserta mendaftarkan diri Pelaksanaan kegiatan Pembuatan LPJ Kegiatan LPJ Kegiatan diadministrasikan, dilampiri disposisi LPJ kegiatan Arsif Halaman 10

8 5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal a Berdasarkan informasi/ surat/ undangan dari pihak penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak luar. b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti pelatihan penelitian kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk mengikuti pelatihan. d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang ditandatangani ketua LPPM e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara memadai. f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil pelatihan yang oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan. Halaman 11

9 Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan Penelitian yang diselenggarakan pihak Eksternal Pihak Penyelenggara LPPM BAUM Rektor/PR Calon Peserta Pelatihan Informasi/surat undangan mengikuti pelatihan LPPM menunjjuk calon peserta sesuai kriteria Calon peserta siap untuk mengikuti pelatihan Membuat surat permohonan pengajuan mengikuti pelatihan Surat diadministrasikan dan dilampiri Form. disposisi Surat di disposisi, kemudian PR 2 menerbitkan SPPD LPPM menerima uang biaya pelatihan dan kelengkapan adm Bagian keuangan mempersiapkan adm keuangan dan biaya untuk pelatihan LPPM menyiapkan SPPD, biaya pelatihan dan surat tugas Calon peserta menerima SPPD, biaya, dan surat tugas LPPM menerima laporan hasil pelatihan, SPPD, dan sertifikat Peserta pelatihan wajib melaporkan hasil pelatihan, dan kelengkapan administrasi File SPPD Tindaklanjut sosialisasi hasil pelatihan Halaman 12

10 6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga ahli penelitian, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut: mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal sesuai bidangnya Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor Halaman 13

11 7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Unsil a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d. LPPM wajib melakukan perifikasi calon tenaga ahli sesuai kriteria. e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli penelitian ke rektor untuk dibuat SK f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM Unit Kerja Rektor Tenaga Ahli Penelitian LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria Unit kerja menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi Verifikasi kesesuaian dengan kriteria Pengajuan draf Sk tenaga ahli ke rektor Pengajuan draf Sk Ditandatangani Sk Rektor mengenai tenaga ahli SK Tenaga ahli SK diperbanyak sesuai tenaga ahli dan unit kerja Tembusan SK ke Unit kerja Penyampaian SK ke tenaga ahli Arsif Halaman 14

12 8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga reviewer Penelitian LPPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut: mempunyai kompetensi yang cukup pengalaman dalam penelitian atau PPM Minimal berijazah S2 mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah menjadi ketua peneliti atau prnah memperoleh hibah penelitian Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada jurnal ISSN sebagai first author atau corresponding author Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM Halaman 15

13 e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai kriteria c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d LPPM wajib melakukan verifikasi calon reviewer sesuai kriteria. e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja Halaman 16

14 Flowchart rekruitmen reviewer internal penelitian LPPM Unit Kerja Rektor Reviewer Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Seleksi reviewer oleh unit kerja sesuai kriteria Pengusulan reviewer dari unit kerja Pengusulan reviewer dari unit kerja Verifikasi ulang keseuaian dengan kriteria Pengajuan draf sk tim reviewer Penandatanganan sk oleh rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Penggandaan sk sesuai tim reviewer Sk rektor sebagai tembusan Distribusi sk rektor Sk rektor ke reviewer Arsif Halaman 17

15 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar a. Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai kebutuhan b. Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan c. Karena alasan substansi dan teknis d. Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan adanya tim reviewer luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal No 1 Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan dana bantuan penelitian dari Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga pelaksanaan penelitian yang dilaksanakan oleh dosen Universitas Siliwangi akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu penelitian yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai berikut: Periode Periode 1 Periode 2 September minggu Pebruari minggu ke4 ke-4 Keterangan Penyampaian Informasi 2 Oktober Maret Pengajuan Proposal 3 Nopember April 4 Desember minggu ke-4 Mei minggu ke-4 Proses Review dan Revisi Proposal Penandatangan MoU antara Peneliti dengan LPPM 5 Januari minggu ke-1 Juni minggu ke-1 Pencairan Dana September Pelaporan Hasil Penelitian 6 April minggu ke 2 minggu ke 2 secara lengkap Halaman 18

16 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian a. Seorang atau sekelompok dosen (maks 3 orang, seorang ketua dan dua orang anggota) pada tahun yang sama dapat mengusulkan proposal penelitian sesuai dengan bidang keilmuannya. b. Proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar di tujukkan kepada rektor c.q ketua LPPM). c. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus menunjukan pos sumber pembiayaan apakah dari pos anggaran unit kerja sendiri atau dari pos anggaran LPPM d. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan 13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen ke LPPM a. Ketua tim peneliti/peneliti mengajukan proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja. b. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan. c. Staft administrasi/ktu mencatat ke dalam buku proposal penelitian Halaman 19

17 Flow Chart Pengajuan Proposal Bantuan Dana Penelitian Ketua Tim Unit Kerja LPPM Proposal Melakukan Legalisasi dan membuat surat pengantar Ketua Tim menerima proposal yang sudah dilegalisasi dan surat pengantar Proposal dan surat pengantar diserahkan kembali LPPM menerima Proposal rangkap 3 dan surat pengantar dari unit kerja 14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi terhadap proposal penelitian antaralain: a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku c Sistematika penulisan proposal penelitian harus mengacu terhadap ketentuan yang berlaku Halaman 20

18 d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5, dikembalikan lagi ke pengusul untuk di revisi dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi) 15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan b Staf administrasi melakukan identifikasi dan mengadministrasikan proposal secara memadai c Staf administrasi/ktu LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM menjadi tim verifuikasi melakukan desk evaluasi terhadap proposal penelitian merujuk terhadap ketentuan yang berlaku (pedoman penelitian) d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf administrasi/ktu untuk diadministrasikan dan tindaklanjut pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar Halaman 21

19 Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Pengusul Proposal Staf adm/ktu LPPM Tim Reviewer Proposal Lengkap Rangkap 3 Diidentifikasi dan diadministrasikan Proposal yang tidak Lolos Desk Evaluasi Revisi Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal yang Lolos Desk Evaluasi Hasil revisi Proposal hasil Revisi Desk Evaluasi Ulang Proposal di review dan atau diseminarkan 16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian a. Proposal penelitian yang lolos dalam desk evaluasi oleh staft administrasi/ktu wajib diadministrasikan ke dalam buku proposal penelitian b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul judul proposal penelitian dalam formulir rancangan tim reviewer penelitian Halaman 22

20 c. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi penelitian), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan jadwal seminar proposal penelitian akan dilaksanakan. d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Staf adm/ktu wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul proposal. f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat terkait atau struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar tersebut dilaksanakan. h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil review i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari),jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak. Halaman 23

21 17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal penelitian yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus penelitian b. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer. c. Setelah kapus penelitian menentukan tim reviewer kemudian membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan, selanjutnya form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui sekretaris LPPM d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban merekomendasi atas nama ketua LPPM f. Rancanangan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM, disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk reviewer termasuk form penilaiannya. g. Staf adm/ktu mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal penelitian setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara singkat Halaman 24

22 i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala pusat penelitian, maka proposal penelitian tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak Halaman 25

23 Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal penelitian Pengusul proposal Staf Adm/KTU Kepala Pusat Penelitian Sekretaris/Ketua LPPM Reviewer Dilakukan rekap proposal yang lolos desk evaluasi Menunjuk reviewer maksimal 3 orang Disposisi usulan reviwer Reviewer proposal yang disetujui Draf Surat Tugas Reviewer Otorisasi/ penandatanganan surat tugas Surat undangan semina proposal Surat tugas yang ditandatangani diperbanyak Surat Tugas, Form Review, undangan seminar dan Proposal Seminar proposal penelitian Rekapitulasi rekomendasi, nilai reviewer dan hasil seminar Hasil Seminar proposal penelitian keputusan Diterima tanpaditerima dengan revisi ditolak Revisi maksimal 4 hari Proposal hasil revisi Verifikasi hasil revisi 18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh tim reviewer LPPM b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap Halaman 26

24 kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan dalam pedoman penelitian dan PPM c Seluruh hasil final penilaian reviwer di jumlahkan untuk kemudian di hitung nilai rata ratanya d Kriteria penetapan pemenang seleksi poroposal Jika hasil rata rata < 200 proposal di tolak Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan masuk pagu 1 Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan masuk pagu 2 e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal yang ditolak. 19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer (sesuai form. Khusus ). b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait untuk di verifikasi dan ditandatangani c Staf administrasi/ktu LPPM membuat surat keputusan tentang proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta proposal yang ditolak d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk di otorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf adm/ktu untuk ditindaklanjuti. Halaman 27

25 Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian Staf Adm/KTU LPPM Kepala Pusat Terkait Sekretaris LPPM Ketua LPPM Mengadministrasikan dan merekap nilai hasil review dari tim reviewer Hasil rekapitulasi diverifikasi dan otorisasi Membuat SK SK di paraf/di otorisasi SK ditandatangani SK diadministrasikan dan ditindaklanjuti 20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal yang diajukan, baik yang sumberdanannya dari internal maupun dari pihak luar Halaman 28

26 b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke rektor dan pimpinan unit kerja c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo serta di dokumentasikan dalam data base penerima bantuan penelitian 21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat surat pemberitahuan ke peneliti/pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah di paraf oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan. Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak peneliti/pelaksana PPM yang mendapat bantuan d. KTU/staf administrasi mengapload pemberitahuan ini ke dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor dan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi, f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya sesuai ketentuan. Halaman 29

27 Flowchart Pengumuman Proposal Penelitian Lolos Seleksi KTU LPPM/Staf Adm Sekretaris LPPM Ketua LPPM Pengusul Proposal Rektor dan Pimpinan Unit kerja Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal setuju Surat dan rekap perlu diperbaiki Revisi Diverifikasi jika setuju dibubuhkan paraf Surat dan rekap ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Tindaklanjut upload ke web LPPM dan pengadministrasian Arsif Halaman 30

28 22 Ketentuan Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi. d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu 23 Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga a. LPPM mengajukan proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi. d. Selanjutnya PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian keuangan. Halaman 31

29 Flowchart Pengajuan Biaya Penelitian dari LPPM ke Lembaga LPPM BAUM Rektor/PR Bagian Keuangan Surat Pengajuan pencairan dana, daftar peneliti yang lolos direview, kriteria pagu Surat diadministrasikan dan dilampiri form.disposisi Surat pengajuan pencairan dana dan disposisi Dilakukan disposisi oleh Rektor dan PR Surat yang sudah didisposisi Surat yang sudah di disposisi Surat yang sudah didisposisi 24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang. b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak peneliti, di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing Halaman 32

30 rangkap bermaterai Rp untuk masing masing pihak (ketua LPPM dan ketua peneliti) d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti e. Penyerahan dana penelitian dialas dengan kuitansi rangkap 3 f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. 25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan. b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM. c. Sebelum penyerahan dana penelitian pihak LPPM memberikan MoU pelaksanaan penelitian, untuk dibaca dan dipahami oleh pihak peneliti d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp untuk masing masing pihak e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya dilakukan penyerahan dana penelitian yang dialas dengan kuitansi rangkap 3 (untuk dosen yang melakukan penelitian, tembusan untuk unit kerja dan arsip). Halaman 33

31 g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. Flowchart Pencairan Dana Penelitian Bagian Keuangan Universitas KTU/Staf Keuangan LPPM Dosen/Kelompok Dosen Uang Kas Bantuan Penelitian Uang Kas Bantuan Penelitian Konfirmasi ke pengusul dan Penyiapan MOU MOU Penandatangan MOU oleh peneliti dan LPPM Uang Kas Bantuan Penelitian 26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. Halaman 34

32 c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak 27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana bantuan penelitian b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan. Halaman 35

33 Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Luar) Peneliti Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk Ketua LPPM Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan MoU Penjelasan isi MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Pembubuhan paraf Penandatanganan MoU Mou Mou File Halaman 36

34 28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya diantara para pihak c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak 29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan penelitian b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM Halaman 37

35 f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan. Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Internal) Peneliti Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk Ketua LPPM Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan MoU Penjelasan isi MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Pembubuhan paraf Penandatanganan MoU Mou Mou File Halaman 38

36 30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan b. Kegiatan sebagaimana pada poin a dilakukan oleh tim atau pihak yang direkomendasi kepala pusat penelitian (tenaga reviewer/tenaga ahli) yang di syahkan oleh ketua LPPM melalui surat penugasan c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan penelitian mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang telah ditandatangani pihak peneliti dengan LPPM d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat penelitian yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev e. Kepala pusat penelitian wajib menyampaikan hasil monev sebagaimana poin 4 kepada ketua LPPM melalui sekretaris dalam form. monev penelitian yang ditetapkan. 31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan penelitian/ppm b. Kapus terkait mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian disampaikan ke sekretaris untuk di evalusi dan di verifikasi, jika sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua LPPM Halaman 39

37 d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah diotorisasi e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama nama yang diajukan, jika setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali) f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah ditandatangani ketua LPPM g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/sk tersebut dan didtribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian mencatat surat tugas/sk tersebut dalam buku dokumen SK, kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap substansi i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil kepada Kapus terkait, dan ketua LPPM melalui sekretaris. j. Rekomendasi hasil monev dari kapus terkait/sekretaris/ketua LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev Halaman 40

38 Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian Staf adm/ktu LPPM Kapus Penelitian Sekretaris LPPM Ketua LPPM Tim Monev Internal Usulan Tim Monev Usulan Tim Monev Internal Pembuatan Draf surat Tugas Tim Monev Draf Surat Tugas Tim Monev diverifikasi dan di paraf Draf Surat Tugas Tim Monev Revisi Draf direvisi Disetujui Surat Tugas diadministrasikan dan ditindaklanjuti Draf di tandatangani Arsif Surat Tugas Laporan Hasil Monev Laporan Hasil Monev Laporan Hasil Monev Pelaksanaan Monev Rekomendasi Rekomendasi Rekomendasi Halaman 41

39 32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal a. Hasil penelitian dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati antara peneliti dengan LPPM d. Staf administrasi/ktu mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil penelitian terutama hasil penelitian yang dianggap layak dan baik untuk diseminarkan. f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil penelitian harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi proposal dan pelaporan hasil penelitian (antara proposal dan pelaporan hasil penelitian terpisah). 33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal a. Peneliti sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib menyerahkan hasil penelitian ke LPPM dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF Halaman 42

40 c. Staf adm/ktu melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil penelitian, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada peneliti untuk dilengkapi d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. Buki terima penyerahan hasil penelitian disampaikan ke pihak peneliti Flowchart Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal Peneliti Staf Adm/KTU LPPM Hasil Penelitian Hasil Penelitian CD CD Hasil Penelitian CD Tidak Verifikasi kelengkapan ya Perbaikan kelengkapan Hasil Penelitian CD Dokumentasi dan administrasi hasil penelitian Bukti penyerahan hasi penelitian Bukti penyerahan hasi penelitian Arsif Halaman 43

41 34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI atas kegiatan penelitian yang sumber pembiayaannya dari DIKTI b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam MoU dengan Dikti c. Pelaporan hasil penelitian dilakukan secara kolektif dan diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. 35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI a. Peneliti yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan (laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan penelitian (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1 untuk peneliti, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM) c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar laporan penelitian ke DIKTI jika dikirim melalui maka KTU/staf administrasi LPPM mengirim via sesuai dengan ketentuan berlaku dalam MoU(bila dikirim secara on line), d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap surat dan dokumen laporan tersebut e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut. f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut di sertai surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2 disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai arsip Halaman 44

42 g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan Flowchart Pelaporan Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari DIKTIi Peneliti Staf Adm/KTU LPPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Rektor Dikti Laporan per termin atau akhir Laporan per termin atau akhir Bukti Penerimaan Laporan Bukti Penerimaan Laporan (3 Rangkap) Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Verifikasi dan Paraf Penandatanganan Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan) arsip Surat Pengantar Laporan dan dokumennya. Halaman 45

43 36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal a. LPPM melalui kepala pusat penelitian melakukan seleksi kualitas hasil penelitian, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran b. LPPM berwenang untuk meminta pihak peneliti untuk melakukan publikasi melalui seminar hasil internal. c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan LPPM melalui kepala penelitian d. LPPM melalui kepala pusat penelitian berkewajiban mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak pihak luar yang memungkinkan adanya tindaklanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). 37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal a Kepala pusat penelitian melakukan seleksi terhadap hasil penelitian setiap akhir tahun anggaran. b Hasil penyeleksian tersebut di rekapitulasi kemudian disampaikan ke staf adm/ktu untuk ditindaklanjuti c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar terhadap para peneliti/pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk ditandatangani e Staf adm/ktu LPPM menyebar surat undangan terhadap narasumber dan peserta seminar. Halaman 46

44 Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Narasumber/Peneliti Staf adm/ktu LPPM Kepala Pusat Penelitian Sekretaris LPPM Ketua LPPM Peserta Undangan Rekapitulasi hasil penyeleksian hasil penelitian/ppm Penyeleksiaan hasil penelitian/ PPM Surat Undangan terhadap narasumber dan peserta undangan Dilakukan paraf terhadap surat undangan Penandatanganan surat undangan Undangan narasumber Surat undangan disebar Undangan sebagai peserta seminar File 38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian a. Setiap hasil penelitian yang didanai oleh internal maupun yang memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi pada jurnal hasil penelitian b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada jurnal hasil penelitian yang ber ISSN pada jurnal yang ada di lingkungan internal c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan mendukung publikasi hasil penelitian untuk diterbitkan pada jurnal terkareditasi maupun jurnal internasional atau dalam proses perolehan HAKI Halaman 47

45 d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan mendukung terhadap hasil penelitian model terapan atau teknologi tepat guna untuk diaplikasikan dalam kegiatan Pengabdian kepada masyarakat 39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM a. Hasil penelitian yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM b. LPPM menyampaikan informasi kepada peneliti, bahwa penelitian tersebut layak untuk diimplementasikan, selanjutnya LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya personil peneliti c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke rektor c.q ketua LPPM d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang ditunjuk e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat pemberitahuan diterima pengusul f. Proposal yang diterima akan didanai g. Tim melakukan PPM h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban kegiatan kepada LPPM j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal pengabdian kepada masyarakat. Halaman 48

46 Flowchart Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM Peneliti LPPM TIM PPM Tim Reviewer Proposal Tim Monev Laporan Hasil penelitian Membentuk tim seleksi hasil penelitian Hasil seleksi tim Pemberitahuan bahwa hasil penelitian akan ditindaklanjuti Lolos Lolos / tidak lolos seleksi LPPM tim PPM termasuk personil peneliti, tim review proposal, dan tim monev Surat tugas tim review proposal Surat tugas monev PPM Tim PPM membuat proposal Proposal disamapikan ke LPPM, dilengkap surat pengatar Proposal direview Hasil review, disertai catatn untuk revisi Perbaikan proposal Revisi Hasil review Lolos Proposal lolos seliksi Pelaksanaan PPM Pelaksanaan Monev PPM Laporan kegiatan PPM Halaman 49

47 40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal a. Peneliti membuat artikel dari hasil penelitian sesuai dengan ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke pengelola jurnal b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas review artikel c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3 hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang disajikan dalam form. Penilaian d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal berikutnya. e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan tim penyunting/review kemudian diterbitkan. Halaman 50

48 Flowchart Publikasi Hasil Penelitian ke Jurnal Internal Peneliti Pengelola Jurnal di Unit Kerja Tim Penyunting/ reviwer isi Jurnal LPPM Tim peneliti membuat artikel sesuai pedoman penulisan Artikel di dokumentasikan Menyiapkan surat tugas kepada tim penyiunting/ reviewer Tim menerima artikel dan surat tugas untuk review Revisi artikel maksimal 2 minggu sebelum waktu pencetakan Perlu revisi Tidak Tim melaksanakan review maksimal 3 hari ya Artikel dikompilasi dan diseting sesuai ketentuan menjadi draf jurnal Artikel lolos revisi Pengelola jurnal mengirim surat permintaan pencetakan, disertai draf jurnal dan daftar pihak yang harus dikirim Dilakukan desk evaluasi draf jurnal Draf perlu revisi revisi Hasil desk evaluasi tim LPPM Lolos Revisi Draf jurnal siap di cetak Halaman 51