SOP PELAKSANAAN PENGABDIAN MASYARAKAT BAGI DOSEN UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA YPTK PADANG

Transkripsi

1 PELAKSANAAN PENGABDIAN MASYARAKAT BAGI DOSEN UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA YPTK PADANG LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA YPTK PADANG 2016 i

2 KATA PENGANTAR Ketua Lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat Universitas Putra Indonesia YPTK Padang mengucap Syukur Alhamdulillah, segala puji dihaturkan kepada Allah Swt. atas rahmat dan karunia yang dianugerahkan kepada kita semua. Sholawat dan salam disampaikan kepada baginda junjungan Nabi Besar Muhammad Saw. Naskah yang berada di tangan pembaca ini adalah panduan pelaksanaan program kerja di lingkungan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Putra Indonesia YPTK Padang (LPPM UPI YPTK Padang) dengan kegiatan utama berupa penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Dosen Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Selaku ketua LPPM UPI YPTK PADANG, saya memberikan apresiasi dan menyambut terbitnya Panduan ini dengan rasa sukacita dan penuh optimisme. Besar harapan kehadiran Panduan ini dapat memberi informasi yang lebih lengkap dan terpadu mengenai bentuk kegiatan penelitian oleh dosen mulai dari proses perancangan, persiapan, pelaksanaan, pengawasan dan pelaporan. Diharapkan sekali Panduan ini bukan hanya berguna sebagai panduan atau manual dalam pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat, tetapi juga menjadi bagian penting dari mekanisme pengawasan dan kontrol kualitas pelaksanaan kegiatan tersebut dalam berbagai jenjang dan bentuknya. Terimakasih atas semua pihak yang telah membantu sehingga Panduan ini dapat diterbitkan. Akhir kata, semoga Panduan ini dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pihakpihak yang terkait serta juga bisa digunakan Keperluan Manajemen Lembaga Penelitian Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Padang, 2016 dto Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom ii

3 DAFTAR ISI COVER i KATA PENGANTAR ii DAFTAR ISI iii SOP PELATIHAN PENYUSUNAN PROPOSAL 1 SOP REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL 4 SOP DESK EVALUASI 7 SOP SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL 9 SOP PENETAPAN PEMENANG PROPOSAL 11 SOP KONTRAK PENGABDIAN MASYARAKAT 13 SOP MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) INTERNAL 15 SOP PELAPORAN HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 18 SOP SEMINAR HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 20 SOP PENJAMINAN MUTU PENGABDIAN MASYARAKAT 22 SOP TINDAK LANJUT HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 25 SOP SISTEM PENGHARGAAN 27 iii

4 PELATIHAN PENYUSUNAN PROPOSAL PENGABDIAN MASYARAKAT 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mempersiapkan pelaksanaan kegiatan pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat secara rinci dan cermat dengan mengundang narasumber yang relevan. 2.RUANG LINGKUP : Lingkup panduan ini merinci persiapan hingga pelaksanaan kegiatan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat yang di kenal seabgai klinik proposal pengabdian masayrakat 3. TARGET MUTU : Semua proses persiapan pelaksanaan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat terlaksan denan baik 4. DEFENISI : Kegiatan pelatihan Pengabdian Masyarakat dengna mengundang narasumber yang relevan 5.REFERENSI : 1. Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang 2. Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. 3. Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masayrakat dan Pengabdian Kepada MAsayarakat di PErguruan TinggiEdisi Terbaru 6.DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua Pihak Terkait 7. PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik Peserta pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti adalah pengusul yang akan mengajukan usulan Pengabdian Masyarakat ke DIKTI Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka. LPPM Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti dipimpin oleh Ka. Unit Pengabdian Masyarakat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian MasyarakatDikti. 7.3 Prosedur Pelatihan Penyusunan Proposal Pengabdian Masyarakat Dikti LPPM menyusun Program kegiatan pelatihan pembuatan proposal Pengabdian Masyarakat (Dikti); LPPM membuat jadwal pelaksanaan kegiatan pelatihan 1

5 PELATIHAN PENYUSUNAN PROPOSAL PENGABDIAN MASYARAKAT LPPM mensosialisasikan rencana kegiatan ini ke fakultas agar para dosen mengetahui kegiatan tersebut dan segera mempersiapkan diri menyusun proposal; LPPM menghubungi penilai Dikti, meminta konfirmasi kesediaan dan jadwal waktu untuk menjadi narasumber kegiatan pelatihan; LPPM membuat surat permohonan ke dekan agar menunjuk atau menawarkaan kepada para dosen untuk menjadi peserta klinik/pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti; Peserta pelatihan diharapkan membawa draf proposal untuk dikonsultasikan kepada penilai; Draf proposal idealnya bisa diterima oleh LPPM 1 minggu sebelum hari pelaksanaan untuk dikirim lebih dahulu kepada penilai sehingga penilai memiliki waktu untuk menilai draf proposal yang sudah diterimanya; Selain memberi materi yang diketahui dari Dikti, penilai bisa menjelaskan kembali Pedoman Pengabdian Masyarakat Edisi Terbaru; Pengusul yang sudah mengirimkan draf proposalnya dan sudah diberikan komentar oleh penilai, diberikan kesempatan untuk memaparkan draf proposalnya; Penilai akan menilai kelayakan draf proposal tersebut; Pengusul memperbaiki draf proposal yang sudah diberi komentar oleh penilai Proposal Pengabdian Masyarakat yang sudah diperbaiki dijilid dengan warna cover sesuai dengan skim Pengabdian Masyarakat, lembar pengesahan ditandatangani oleh Dekan dan mengetahui Ka LPPM; Pengusul membuat proposal berdasarkan panduan Pedoman Pengabdian Masyarakat Edisi Terbaru Dikti dan dikirim secara online ke SIM LITABMAS melalui operator Pengabdian Masyarakat yang ada di LPPM. 7.4 Evaluasi Pelatihan Penyusunan Proposal Pengabdian Masyarakat Dikti Evaluasi pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat Dikti dilaksakan sesuai dengan catatan pengabdian masyarakat Dikti,penanggung jawab pelaksanaan, pelatihan, penyusunan proposal, berita acara pelaksanaan pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat Dikti dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti pada tiap akhirkegiatan Materi rapat evaluasi pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode pelatihan penyusunanproposal Pengabdian Masyarakat Dikti berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat. 2

6 PELATIHAN PENYUSUNAN PROPOSAL PENGABDIAN MASYARAKAT Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 3

7 REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur perekrutan penilai internal sesuai persyaratan dari Ditlitabmas, agar proposal yang diajukan ke Dikti dinilai oleh penilai yang kompeten dan kredibel sesuai dengan bidang keahliannya. 2. RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur perekrutan penilai internal untuk jenis Pengabdian masyarakat desentralisasi (Dikti) yang mencakup penetapan penilai dan proses penilaian. 3. TARGET MUTU : Semua proses prosedur perekrutan penilai internal untuk jenis Pengabdian masyarakat desentralisasi (Dikti) terlaksana dengan baik. 4. DEFINISI : Rekrutmen Penilai Internal merupakan kegiatan perekrutan penilai (reviewer) internal sesuai persyaratan dari Ditlitabmas. 5. REFERENSI : Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua pihak terkait 7. PROSEDUR : Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi terbaru. 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP di tingkat Universitas 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan rekrutmen penilai internal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian masyarakat eksternal DIKTI) Peserta rekrutmen penilai (reviewer) internal adalah dosen yang telah memenuhi persyaratan sesuai dengan aturan DIKTI Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan rekrutmen penilai internal. 4

8 REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL Penyelenggaraan rekrutmen penilai internal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka.LPPM Ka. Unit Pengabdian masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan rekrutmen penilaiinternal. 7.3 Prosedur Rekrutmen Penilai Internal LPPM mengumumkan secara terbuka penerimaan calon penilai Pengabdian masyarakat internal perguruan tinggi Calon penilai mendaftarkan diri atau didaftarkan oleh Fakultas ke LPPM Syarat penilai adalah : a. Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, jujur, memenuhi kode etik penilai, dan sanggup melaksanakan tugas tugas sebagai penilai dengan 12 prinsip dasar. b. Berpendidikan Doktor c. Mempunyai jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor d. Berpengalaman dalam bidang Pengabdian masyarakat sedikitnya pernah dua kali sebagai ketua Tim Pengabdian masyarakat pada Pengabdian masyarakat kompetitif nasional dan atau pernah mendapatkan Pengabdian masyarakat berskala internasional. e. Berpengalaman dalam publikasi ilmiah pada jurnal internasional dan atau nasional terakreditasi sebagai first author atau corresponding author. f. Berpengalaman sebagai pemakalah dalam seminar ilmiah internasional dan atau seminar ilmiah nasional. g. Pengalaman dalam penulisan buku ajar dan HKI h. Berpengalaman sebagai mitra bestari dari jurnal ilmiah internasional dan atau jurnal ilmiah nasional dan atau sebagai pengelola jurnal ilmiah Ka. LPPM beserta Wakil I menseleksi calon penilai Apabila calon yang mendaftar kurang, maka Ka LPPM berhak menunjuk calon penilai internal yang sesuai dengan persyaratan LPPM mengumumkan hasil seleksi penilai Pengabdian masyarakat internal secara terbuka Penilai internal ditetapkan dengan SK dengan masa tugas satu tahun 7.4 Evaluasi Penyelenggaraan Rekrutmen Penilai Internal Evaluasi penyelenggaran rekrutmen penilai internal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan rekrutmen penilai internal, berita acara pelaksanaan rekrutmen penilai internal, dan kondisi yang berkembang saat itu Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan rekrutmen penilai internal pada tiap akhirkegiatan Materi rapat evaluasi penyelenggaraan rekrutmen penilai internal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan rekrutmen penilai internal Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode rekrutmen penilaiinternal berikutnya. 5

9 REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada ka. LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 6

10 DESK EVALUASI PROPOSAL 1 TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur Desk Evaluasi proposal yang dilakukan oleh penilai internal dalam memberikan penilaian pada proposalproposal yang diajukan ke DIKTI agar sesuai dengan kriteria penilaian dalam buku pedoman Pengabdian Masyarakat Simlitabmas. 2 RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur desk evaluasi oleh penilai internal yang sesuai dengan kriteria penilaian dari DIKTI 3 TARGET MUTU : Semua proses desk evaluasi proposal oleh penilai internalterlaksana sesuai dengan aturan Dikti 4 DEFINISI : Desk evaluasi Proposal merupakan kegiatan penilaian terhadapproposal yang dilakukan oleh penilai internal 5 REFERENSI : Statuta Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Peraturan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru 6 DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua Pihak Terkait. 7 PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan desk evaluasi proposal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat eksternal DIKTI) Peserta desk evaluasi proposal adalah Tim Pengabdian Masyarakat yang telah mengajukan (mengunggah) usulan Pengabdian Masyarakat ke DIKTI dan menyerahkan hard copy nya ke LPPM sebanyak 2 (dua) eksemplar Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan desk evaluasi proposal Penyelenggaraan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka. LPPM dan atau Persetujuan dan yayasan Penyelenggaraan desk evaluasi proposal dipimpin oleh Ka. Unit Pengabdian Masyarakat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan desk evaluasi proposal 7.3 Prosedur Desk evaluasi proposal LPPM mendaftarkan pengusul Pengabdian Masyarakat dalam simlitabmas sesuai dengan skema yang ditawarkan. 7

11 DESK EVALUASI PROPOSAL Pengusul Pengabdian Masyarakat melengkapi identitas usulan dan mengunggah dokumen usulan yang dibuat LPPM menugaskan dan memplotting penilai internal dan atau penilai eksternal Penilai memberikan penilaian terhadap tiap proposal, penilaian disesuaikan dengan skema hibah yang ditawarkan sesuai buku panduan pelaksanaan Pengabdian Masyarakat edisi terbaru dari DIKTI Setiap proposal dinilai oleh dua penilai, bila skor tidak memenuhi syarat sesuai panduan Simlitabmas, maka diperlukan penilai ke tiga Hasil penilaian oleh penilai diranking berdasarkan nilai skor dan pendanaan Ka LPPM berhak menyempurnakan usulan pendanaan Pengabdian Masyarakat sesuai dengan Simlitabmas dan panduan Pengabdian Masyarakat DIKTI Pengumuman pemenang hasil desk evaluasi proposal diumumkan oleh LPPM 7.4 Evaluasi Penyelenggaraan Desk evaluasi Proposal Evaluasi penyelenggaran desk evaluasi proposal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan desk evaluasi proposal, berita acara pelaksanaan desk evaluasi proposal, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan desk evaluasi proposal pada tiap akhir kegiatan Materi rapat evaluasi penyelenggaraan desk evaluasi proposal meliputi persiapan, pelaksanaan dan halhal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan desk evaluasi proposal Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode desk evaluasi proposal berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 8

12 SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur Seminar pembahasan proposal yang melibatkan penilai internal dalam memberikan penilaian pada proposal yang telah lolos seleksi desk evaluasi sesuai dengan kriteria penilaian dalam buku pedoman Pengabdian Masyarakat Simlitabmas. 2. RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur seminar pembahasan oleh penilai internal yang sesuai dengan kriteria penilaian dari DIKTI. 3. TARGET MUTU : Semua proses prosedur Seminar pembahasan proposal terlaksana dengan baik. 4. DEFINISI : Seminar Pembahasan Proposal merupakan salah satu bagian dari proses seleksi Pengabdian Masyarakat dengan tujuan untuk menyempurnakan proposal Pengabdian Masyarakat. Seminar Pembahasan Proposal Pengabdian Masyarakat ini melibatkan penilai (reviewer) internal sesuai dengan kriteria penilaian dalam buku pedoman Pengabdian Masyarakat edisi terbaru. 5. REFERENSI : Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua pihak terkait 7. PROSEDUR : 7.1 Umum Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dan Pengabdi an Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan seminar pembahasan proposal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat eksternal DIKTI). 9

13 SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL Peserta seminar pembahasan proposal adalah calon Tim Pengabdian Masyarakat yang telah lolos dalam tahap desk evaluasi Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan seminar pembahasan proposal Penyelenggaraan seminar pembahasan proposal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka. LPPM Penyelenggaraan seminar pembahasan proposal dipimpin oleh Ka. Unit Pengabdian Masyarakat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan seminar pembahasan proposal. 7.3 Prosedur Seminar Pembahasan Proposal LPPM menugaskan dan memplotting penilai untuk proposal yang telah lolos desk evaluasi Calon Tim Pengabdian Masyarakat yang dinyatakan lolos desk evaluasi diharuskan memaparkan dan mempresentasikan proposalnya di depan penilai yang telah ditunjuk Penilai melakukan penilaian yang mengacu pada Panduan penilaian proposal desentralisasi edisi terbaru Penilai memasukkan hasil penilaiannya ke dalam sistem Simlitabmas meliputi nilai, rekomendasi dana dan lama kegiatan Pengabdian Masyarakat Ka LPPM berhak menyempurnakan usulan pendanaan Pengabdian Masyarakat sesuai dengan Simlitabmas dan buku panduan Pengabdian Masyarakat DIKTI Panitia merangking hasil penilaian pembahasan proposal 7.4 Evaluasi Seminar Pembahasan Proposal Evaluasi seminar pembahasan proposal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan seminar pembahasan proposal, berita acara pelaksanaan seminar pembahasan proposal, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan seminar pembahasan proposal pada tiap akhirkegiatan Materi rapat evaluasi seminar pembahasan proposal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan seminar pembahasan proposal Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode seminar pembahasanproposal berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka. LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 10

14 PENETAPAN PEMENANG PROPOSAL 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat sesuai dengan kriteria penilaian dalam buku pedoman Pengabdian Masyarakat SIM Litabmas. 2. RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat yang sesuai dengan kriteria penilaian dari DIKTI. 3. TARGET MUTU : Semua proses prosedur penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat terlaksana dengan baik sesuai dengan kriteria penilaian dari DIKTI. 4. DEFINISI : Penetapan Pemenang proposal Pengabdian Masyarakat merupakan kegiatan akhir dari evaluasi proposal Pengabdian Masyarakat yang diajukan oleh Tim Pengabdian Masyarakat sesuai dengan kriteria penilaian dari Dikti. 5. REFERENSI : Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru Semua pihak terkait 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : 7. PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP di tingkat Universitas 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat eksternal DIKTI) Peserta penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat adalah calon Tim Pengabdian Masyarakat yang telah mengikuti seminar pembahasan proposal Ka. LPPM bertanggung jawab atas penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat Penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka.LPPM Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat. 11

15 PENETAPAN PEMENANG PROPOSAL 7.3 Penetapan Pemenang Proposal Pengabdian Masyarakat Panitia memutuskan nama nama calon Tim Pengabdian Masyarakat yang akan ditetapkan menjadi pemenang Penetapan pemenang didasarkan pada urutan nilai proposal yang tertinggi, rasio pemenang terhadap jumlah proposal yang masuk dan alokasi dana Pengabdian Masyarakat yang tersedia Data daftar pemenang pada semua skema Pengabdian Masyarakat disahkan dengan menerbitkan Surat Keputusan yang ditandangani dan distempel oleh Pemenang yang sudah disahkan oleh diunggah kedalam SIM Litabmas 7.4 Evaluasi Penetapan Pemenang Proposal Pengabdian Masyarakat Evaluasi penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat, berita acara pelaksanaan penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat pada tiap akhir kegiatan Materi rapat evaluasi penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode penetapan pemenangproposal Pengabdian Masyarakat berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 12

16 KONTRAK PENGABDIAN MASYARAKAT 1 TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur penandatanganan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti), yaitu Surat Perjanjian Penugasan Dalam Rangka Pelaksanaan Program Pengabdian masyarakat, guna memberi panduan secara rinci tahapan dan ketentuan tentang kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) sesuai dengan SIMLitabmas Dikti. 2 RUANG LINGKUP : Lingkup panduan ini mengatur tentang prosedur penandatanganan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) 3 TARGET MUTU : Semua proses kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) terlaksana dengan baik sesuai dengan aturan Dikti. 4 DEFINISI : Kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) merupakan kegiatan wajib yang harus dilakukan oleh Tim Pengabdian masyarakat, yang merupakan surat perjanjian penugasan dalam rangka pelaksanaan program Pengabdian masyarakat. 5 REFERENSI : Statuta Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Peraturan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru 6 DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua pihak terkait 7 PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP (DP- UPI YPTK Padang) 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian masyarakat eksternal DIKTI) Peserta kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) adalah Tim Pengabdian masyarakat yang telah terpilih sebagai pemenang program desentralisasi DIKTI Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) Ka. Unit Pengabdian masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti). 7.3 Prosedur Kontrak Pengabdian masyarakat Eksternal (Dikti) Operator Pengabdian masyarakat Perguruan Tinggi mengentri / mengedit identitas surat perjanjian penugasan dan mengunggah dokumen pendukungnya ke dalam aplikasi SIMLitabmas ( 13

17 KONTRAK PENGABDIAN MASYARAKAT Operator Pengabdian masyarakat Perguruan Tinggi mengakses dan mengunduh Naskah Surat Perjanjian dan dokumen pendukung lainnya di SIMLitabmas Dikti dengan melakukan login menggunakan user dan password yang telah diberikan Operator Pengabdian masyarakat Perguruan Tinggi menyerahkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan kepada penandatangan dokumen tersebut yaitu penanggungjawab pelaksanaan program kegiatan hibah (/Ka LPPM) /Ka LPPM menandatangani dokumen Surat Perjanjian Penugasan serta mengirimkan ke Dikti Setelah dokumen Surat Perjanjian Penugasan ditandatangani oleh Dikti (Pejabat Pembuat Komitmen) selanjutnya dokumen dikirim kembali ke Perguruan Tinggi LPPM mengarsipkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan dan memperbanyak dokumen serta mengirimkan kepada para dosen perguruan tinggi yang lolos seleksi proposal Pengabdian masyarakat Dana Pengabdian masyarakat ditransfer ke perguruan tinggi dengan termin 70% dan 30% Dari dana 30 % ditahan sebagian oleh LPPM yang akan diserahkan kembali ke Tim Pengabdian masyarakat setelah Tim Pengabdian masyarakatmenunjukkan bukti luaran Pengabdian masyarakat sesuai ketentuan Dikti LPPM membuat surat perjanjian internal dengan masingmasingtim Pengabdian masyarakat Dana dari LPPM diberikan kepada Tim Pengabdian masyarakat setelah Tim Pengabdian masyarakat mengisi tanda tangan perjanjian internal dengan LPPM 7.4 Evaluasi Kontrak Pengabdian masyarakat Eksternal (Dikti) Evaluasi kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti), berita acara pelaksanaan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti), dan sesuai kondisi saat ini Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti)pada tiap akhir kegiatan Materi rapat evaluasi kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) meliputi persiapan, pelaksanaan dan halhal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti) Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode kontrak Pengabdian masyarakat eksternal (Dikti)berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 14

18 MONITORING DAN EVALUASI(MONEV) INTERNAL 1 TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur pelaksanaan kegiatan pemantauan monitoring dan evaluasi Pengabdian masyarakat 2 RUANG LINGKUP : Lingkup panduan ini dimaksudkan sebagai rujukan bagi peneliti dan tim pemantau atau petugas monev dalam menjalankan tugas monitoring dan pemantau atau petugas monev dalam menjalankan tugas monitoring dan evaluasi pengabdian masyarakat di LPPM UPI YPTK Padang. 3 TARGET MUTU : Kegiatan monitoring dan evaluasi Pengabdian masyarakat dilakukan dengan target: a. Mengendalikan proses pengabdian masyarakat agar berlangsung secara efektif dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan. b. Menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan pengabdian masyarakat dan hasil hasilnya serta memperoleh bahan informasi untuk keberlanjutan Pengabdian masyarakatberikutnya. c. Menggali informasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengambilan kebijakan pengabdian masyarakat lebih lanjut. 4 DEFINISI : Monitoring adalah kegiatan pemantauan atau pengamatan yang berlangsung selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan mengendalikan keserasian pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Monitoring pengabdian masyarakat adalah kegiatan pemantuan terhadap kegiatan. Evaluasi adalah upaya menilai kualitas pengabdian masyarakat dan hasil hasilnya secara berkala dengan menggunakan pendekatan yang tepat. Evaluasi pengabdian masyarakat berarti upaya menggali informasi terhadap proses dan hasil pengabdian masyarakat untuk menilai kualitasnya dengan menggunakan pendekatan yang tepat. 5 REFERENSI : SOP Tinjauan Manajemen Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi edisi Terbaru 6 DIDISTRIBUSIKAN : Semua pihak terkait KEPADA 7 PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam SOP Pengendalian Dokumen Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan: a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam pedoman wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP tingkat Universitas. 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan monev internal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal pengabdian masyarakat eksternal DIKTI). 15

19 MONITORING DAN EVALUASI(MONEV) INTERNAL Peserta monev internal adalah peneliti yang telah melaksanakan pengabdian masyarakat Dikti Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan monev internal pengabdian masyarakat Penyelenggaraan monev internal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka. LPPM Ka. Monev Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan monev internal. Prosedur Monev Internal Mekanisme Pelaksanaan Monev Internal terdiri dari tiga tahap yaitu : persiapan, Pelaksanaan dan tindak lanjut. Tahap persiapan dilakukan melalui kegiatan : (a) Penyusunan jadwal monev, (b) Penentuan Tim dan Personil monev, (c) Penyampaian surat pemeberiatahuan kepada peneliti, (d) Penyiapan instrumen monev (instrumen terlampir), (e) Konfirmasi kesediaan waktu dan tempat pelaksanaan monev, (e)penyiapan administrasi lain yang dianggap perlu. Pelaksanaan Monev dilakukan melalui kegiatan : (a) Kunjungan ke tempat monev, (b) Wawancara/pemantauan pelaksanaan pengabdian masyarakat dengan menggunakan instrumen terlampir, (c) Penyusunan laporan hasil monev. Tindak Lanjut monev internal dilakukan melalui kegiatan : (a) Penafsiran hasil monev dan (b) Pemberian rekomendasi untuk tindak lanjut pengabdian masyarakat Monitoring dan Evaluasi (Monev) dilakukan setelah peneliti mengumpulkan laporan kemajuan, laporan keuangan 70% dan log book ke LPPM dan Sim Libtabmas. Ka. Monev melakukan persiapan yang dikoordinasikan Ka LPPM untuk pelaksanaan monev. LPPM membuat surat undangan untuk pelaksanaan monev. Petugas Monev memberikan rekomendasi dari hasil progress pengabdian masyarakat yang disampaikan ke Ka LPPM untuk disahkan Setiap peneliti wajib melaporkan pelaksanaan pengabdian masyarakat dengan melakukan hal hal berikut: a. Mencatat semua kegiatan pelaksanaan program pada Buku Catatan Harian pengabdian masyarakat (logbook) dan mengisi kegiatan harian secara rutin terhitung sejak penandatanganan perjanjian pengabdian masyarakat ; b. Menyiapkan bahan pemantauan oleh penilai internal melalui SIM LITABMAS dengan mengisi/mengunggah laporan kemajuan mengikuti format pada borang monitoring dan evaluasi lapangan; c. Menyiapkan bahan presentasi kelayakan capaian dan usulan (sesuai format formulir evaluasi penilaian pembahasan/kelayakan dan monev terpusat); d. Bagi peneliti yang dinyatakan lolos dalam presentasi kelayakan, harus mengunggah proposal tahun berikutnya dengan format mengikuti proposal tahun sebelumnya; e. Kompilasi luaran Pengabdian masyarakat sesuai dengan Formulir Evaluasi Atas Capaian Luaran Kegiatan (Lampiran 10 pada Pedoman Pengabdian masyarakat Dikti) pada akhir pelaksanaan Pengabdian masyarakat melalui SIM LITABMAS termasuk bukti luaran Pengabdian masyarakat yang dihasilkan Prinsip PrinsipMonitoring dan Evaluasi a. Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pengabdian masyarakat dilaksanakan berdasarkan pada kejelasan tujuan dan hasil monitoring dan Evaluasi b. Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara obyektif dan inpersonal c. Monitoring dan Evaluasi dilakukan oleh pihak LPPM dan berkoordinasi dengan Tim Monev d. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi dapat dipertangung jawabkan secara internal dan eksternal e. Monitoring dan Evaluasi mencapai semua aspek, baik kelembagaan, kemanusiaan, keuangan, akademik dan administrasi umum 16

20 MONITORING DAN EVALUASI(MONEV) INTERNAL f. Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara berkala dan berkelanjutan 7.4 Evaluasi Penyelenggaraan Desk evaluasi Proposal Evaluasi penyelenggaran monev internal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan monev internal, berita acara pelaksanaan monev internal, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan monev internal pada tiap akhir kegiatan Materi rapat evaluasi penyelenggaraan monev internal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan monev internal Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode monev internal berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada ka. LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. 8. Lampiran a. Bagan Alir Proses Monitoring dan Evaluasi Pengabdian masyarakat b. Formulir Instrumen Monitoring dan Evaluasi Pengabdian masyarakat (Pemantau) c. Formulir Instrumen Monitoring dan Evaluasi Pengabdian masyarakat (Peneliti) Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 17

21 PELAPORAN HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 1. TUJUAN 2 RUANG LINGKUP 3 TARGET MUTU : : : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat, guna memberi panduan secara rinci tahapan dan ketentuan tentang pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat sesuai dengan Pedoman Pengabdian Masyarakat Dikti Edisi terbaru. Lingkup panduan ini mengatur tentang prosedur penyusunan laporan hasil Pengabdian Masyarakat mulai dari draf laporan hasil Pengabdian Masyarakat hingga pengiriman laporan hasil Pengabdian Masyarakat ke SIM LITABMAS Dikti. Semua proses pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat terlaksana dengan baik sesuai dengan aturan Dikti. 4 DEFINISI 5 REFERENSI 6 DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : : : Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh Tim Pengabdian Masyarakat sebagai wujud pertanggungjawaban terhadap Pengabdian Masyarakat yang telah dilaksanakan. Kebijakan Akademik Universitas UPI YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dan Pengabdi an Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru Semua pihak terkait 7 PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat eksternal DIKTI) Peserta pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat adalah Tim Pengabdian Masyarakat yang telah melaksanakan Pengabdian Masyarakat Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat Penyelenggaraan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat dipimpin oleh Ka. Unit Pengabdian Masyarakat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat. 7.3 Prosedur Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat Desentralisasi Dikti Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat akan dipantau dan dievaluasi oleh penilai Hasil evaluasi oleh penilai akan dilaporkan oleh LPPM melalui SIM LITABMAS; 18

22 PELAPORAN HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT Pada akhir pelaksanaan Pengabdian Masyarakat, setiap Tim Pengabdian Masyarakat melaporkan kegiatan hasil Pengabdian Masyarakat dalam bentuk luaran Pengabdian Masyarakat di publikasi ke jurnal Nasional atau International Tim Pengabdian Masyarakat mengunggah ke SIM LITABMAS softcopy laporan tahunan atau laporan akhir (mengikuti format pada Lampiran 9 pada Pedoman Pengabdian Masyarakat Dikti Edisi terbaru) yang telah disahkan oleh LPPM dalam format PDF dengan ukuran file maksimum 5 MB, berikut softcopy luaran Pengabdian Masyarakat (publikasi ilmiah, HKI, makalah yang diseminarkan, teknologi tepat guna, rekayasa sosial, buku ajar, dan lain lain) atau dokumen bukti luaran; 7.4 Evaluasi Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat Evaluasi pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat desentralisasi dikti dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat, berita acara pelaksanaan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat desentralisasi dikti pada tiap akhirkegiatan Materi rapat evaluasi pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat desentralisasi dikti meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan pelaporan hasil Pengabdian Masyarakat desentralisasi dikti Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode pelaporan hasilpengabdian Masyarakat desentralisasi dikti berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 19

23 SEMINAR HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur Seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal yang melibatkan Tim Pengabdian Masyarakat dan anggota Tim Pengabdian Masyarakat 2. RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal. : Semua proses prosedur Seminar hasil Pengabdian Masyarakat 3. TARGET MUTU internal terlaksana dengan baik : Seminar Hasil Pengabdian Masyarakat Internal merupakan salah satu bagian dari proses PEngabdian Masayarakat dengan tujuan untuk menyempurnakan laporan hasi lpengabdian masyarakat. 4. DEFINISI 5. REFERENSI : Statuta Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Peraturan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru 5. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua pihak terkait 7. PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOPdi tingkat Universitas 7.2 Ketentuan Umum Kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat eksternal DIKTI) Peserta seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal adalah Tim Pengabdian Masyarakat yang telah melaksanakan Pengabdian Masyarakat DIKTI Ka. LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal Penyelenggaraan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ka. LPPM Penyelenggaraan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal dikoordinir oleh Ka. Unit Pengabdian Masyarakat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatbertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal. 20

24 SEMINAR HASIL PENGABDIAN MASYARAKAT 7.3 Prosedur Seminar Hasil Pengabdian Masyarakat Internal LPPM menentukan jadwal seminar hasil Pengabdian Masyarakat Seminar hasil Pengabdian Masyarakat melibatkan penilai dan anggota Tim Pengabdian Masyarakat Peserta seminar berhak untuk meminta penjelasan terhadap hasil Pengabdian Masyarakat yang belum dimengerti atau difahami Semua pertanyaan pertanyaan dan masukan masukan dari peserta seminar dicatat dalam berita acara seminar hasil Pengabdian Masyarakat Notulis (mewakili LPPM) membuat berita acara seminar hasil Pengabdian Masyarakat. 7.4 Evaluasi Penyelenggaraan Seminar Hasil Pengabdian Masyarakat Evaluasi penyelenggaran kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal, berita acara pelaksanaan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi Ka. LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal padatiap akhir kegiatan Materi rapat evaluasi penyelenggaraan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan seminar hasil Pengabdian Masyarakat internal Ka. LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode kegiatan seminar hasilpengabdian Masyarakat internal berikutnya Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Ka. Unit Pengabdian Masyarakatwajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ka. LPPM kepada Wakil I. Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh : Ka. LPPM (Abulwafa Muhammad, S.Kom, M.Kom) (DR. Sarjon Defit, S.Kom, M.Sc) 21

25 PENJAMINAN MUTU PENGABDIAN MASYARAKAT 1. TUJUAN : Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur Penjaminan Mutu Pengabdian masyarakat dengan tujuan menjamin proses pengajuan usulan Pengabdian masyarakat, pelaksanaan, pelaporan dan publikasi hasil Pengabdian masyarakat serta SDM Pengabdian masyarakat. 2. RUANG LINGKUP : Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur penjaminan mutu Pengabdian masyarakat serta SDM sebagai Tim pengabdian masyarakat yang berkualitas dan bermutu. Semua proses Pengabdian masyarakat dilaksanakan oleh Tim pengabdian masyarakat sesuai dengan standar mutu yang telah 3. TARGET MUTU : ditetapkan. Penjaminan mutu Pengabdian masyarakat didasarkan atas 4. DEFINISI : standar standar yang merupakan ukuran kinerja yang dapat dipergunakan untuk memantau keberhasilan pencapaian sasaran dan strategi kinerja Pengabdian masyarakat. SDM atau Tim pengabdian masyarakat yang sesuai mutu adalah Tim pengabdian masyarakat yang menerapkan dan berpedoman pada etika Pengabdian masyarakat, termasuk di dalamnya terdapat etika perilaku Tim pengabdian masyarakat dalam melakukan Pengabdian masyarakat. 5. REFERENSI : Statuta Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Peraturan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang. Kebijakan Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Standar Akademik Universitas Putra Indonesia YPTK Padang Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian masyarakat dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi Terbaru 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA : Semua pihak terkait 7. PROSEDUR : 7.1 Umum Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : a. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP 22