RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN DATA MART. (Studi Kasus: PSDM STIKOM Surabaya)

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN DATA MART (Studi Kasus: PSDM STIKOM Surabaya) Irma Adeline Prayogianto 1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, adeline.musician@gmail.com Abstract: To improve the quality of the exixting human resources, the PSDM division of STIKOM Surabaya needs more information to help the employee performance. One of them is heavily emphasized on the employee attendance. The data of the employees can be processed to a useful information. It s just in reality, the exiting information still require manual process to make the information more structured and also rechecking between manual data and data in the system. To ease the exiting reporting process, the concept of executive information system using data mart to be used and applied. Executive information system can help the executive to monitor the related data that executive need. Data mart was made to support a certain analysis need from a department exclusively. With the application of data mart concept in the STIKOM PSDM executive information system, the executives from PSDM divison can have the acces to the structured information, and this can help the analyzing process so that the employees performance is increasing and well monitored. Keyword: Executive Information System, Data Warehouse, Datamart STIKOM Surabaya sebagai sebuah organisasi pendidikan, tentu saja ingin menjadi sebuah organisasi yang mengatur tentang sumber daya manusia, bagian PSDM sangat membutuhkan informasi untuk pendidikan yang berkualitas. Untuk monitoring perkembangan kinerja mewujudkan hal tersebut, salah satu upaya dari STIKOM Surabaya adalah dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada. Sebagai bagian karyawan dan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Di dalam proses monitoring kinerja karyawan sendiri, terdapat satu 1

2 point penting yang nantinya dapat mendukung proses penilaian kinerja, yaitu kehadiran (absensi) karyawan. Yang nantinya akan berhubungan dengan banyaknya jam kerja yang sudah di tempuh oleh karyawan. Sistem Informasi Eksekutif adalah salah satu konsep teknologi informasi yang dapat memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik organisasi berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya (Mcleod, 1996). Bagian PSDM STIKOM sudah menerapkan konsep ini untuk mengolah data absensi menjadi sebuah informasi. Pada prakteknya, sistem yang digunakan masih mengandalkan data transaksional yang diambil langsung dari database sistem informasi PSDM STIKOM dan juga menghasilkan informasi yang mendukung proses transaksional harian, bulanan, dan tahunan. Sedangkan untuk pemantauan dan penilaian kinerja karyawan, hingga pendukung proses pengambilan keputusan, dibutuhkan informasi yang mencakup informasi historical dan bersifat analisis secara luas ruang lingkupnya. Melihat kebutuhan tersebut, Sistem Informasi Eksekutif PSDM membutuhkan konsep data mart dalam pengolahan data. Data mart adalah versi kecil dari sebuah data warehouse yang terbatas ruang lingkupnya (Mallach, 2000). Data mart sendiri dibuat untuk mendukung kebutuhan analisa tertentu dari sebuah department secara khusus. Sehingga laporan itu sendiri sudah terarah fungsi dan tujuannya. Tidak hanya itu, data mart juga memudahkan pengguna untuk dapat melihat laporan dari berbagai nilai yang diinginkan. Dengan penerapan konsep data mart dalam Sistem Informasi Eksekutif PSDM STIKOM, diharapkan dapat 2

3 membantu bagian PSDM untuk memperoleh informasi tentang kinerja karyawan khususnya tentang absensi karyawan. Demikian pula untuk analisa data secara mendetil, sehingga dapat memantau dan menilai kinerja karyawan dan dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. memiliki karakteristik yang khusus, yaitu : 1. Dirancang untuk eksekutif puncak 2. Menggunakan data internal dan eksternal 3. Untuk pemecahan tidak terstruktur 4. Untuk membantu perencanaan dan perumusan stratejik 5. Digunakan secara online oleh LANDASAN TEORI 1. Sistem Informasi Eksekutif Menurut Watson (2997: 3) Sistem informasi eksekutif adalah sistem yang mendukung eksekutif dengan kemudahan untuk mengakses data internal dan external yang berhubungan dengan faktor penentu dari kesuksesan mereka. Menurut Jogiyanto (2003) sistem informasi eksekutif merupakan sistem informasi yang digunakan oleh manajer tingkat atas untuk membantu pemecahan masalah tidak terstruktur (unstructured). Sistem informasi eksekutif juga eksekutif 6. Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menyaring data 7. Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menggali data samapai ke data terkecil (drill down) 8. Harus mudah digunakan 9. Menggunakan teks, grafik dan tabel yang mudah dicerna Menurut Inmon (2005: 240) proses SIE di desain untuk membantu eksekutif untuk mengambil keputusan. Ada beberapa kegunaan khusus dari Sistem Informasi eksekutif, yaitu : 3

4 1. Analisa dan mendeteksi arah (kecenderungan) 2. Indikator pengukuran dan pelacakan 3. Analisa Drill-down 4. Memantau masalah 5. Analisa persaingan 6. Memantau indikator keberhasilan keputusan oleh para manajer di setiap jenjang (Nugroho, 2004). Data warehouse adalah database relasional yang dirancang untuk query dan analisis daripada untuk proses transaksi. itu biasanya berisi data historis berasal dari data transaksi, tetapi bisa termasuk data dari sumber lain (Lane, 2. Data Warehouse 2003). Data warehouse adalah dasar dari analisa yang kuat. Data warehouse mendukung pengambilan keputusan dengan membantu manager dan analis untuk menguji data dan menghasilkan analisa yang kuat dengan mudah dan cepat (Bukhbinder, 2005) Menurut Simarmata (2007) data warehouse merupakan penyimpanan fisik di mana data relasional diatur khusus untuk menyediakan data bersih dalam format terstandarisasi. Data-data yang tersimpan tersebut dapat digunakan dalam mendukung proses pengambilan 3. Model Multidimensional Dalam perancangan sebuah data warehouse, masih banyak yang menggunakan model multidimensional sebagai model perancangan struktur database. Fungsi dari model multidimensional itu sendiri Menurut Inmon (2005: 175) Multidimensional database management system, or datamarts, provide an information system with the structure that allows an organization to have very flexible acces to data, to slice and dice data any 4

5 number of ways, and to explore the relationship between summary and dimensi bersama-sama. Gambar 1 menunjukan struktur skema bintang. detail data. Menurut Ponniah (2007: 119) Data mart biasanya tersusun pada multidimensional database. Terdapat dua pendekatan model dimensional yaitu, skema bintang atau yang biasa dikenal juga dengan star join dan skema snowflake. Dimana pada setiap model dimensional tersebut, terdapat cube, measure, dimension, hierarchies, level, attributes. 3.1 Skema Bintang Menurut Lane (2003: 19-3) Star skema merupakan skema yang paling Gambar 1 Skema Bintang 3.2 Skema Snowflake Menurut Inmon (2005: 361) Skema Snowflake tersusun dari tabel fakta yang berjumlah lebih dari satu dan dapat dikombinasikan dengan satu tabel dimensi ataupun lebih. Gambar 2 menunjukan struktur skema snowflake. sederhana. Pusat dari skema ini adalah tabel fakta yang dikielilingi oleh tabel dimensi. Skema bintang juga bisa terdiri dari satu atau lebih tabel fakta. Walaupun terdapat lebih dari satu tabel fakta, mereka tetap menggunakan tabel Gambar 2 Skema Snowflake 5

6 4. Cube dan Measure Pada Oracle Documentation (2008: Glossary-3), Cube adalah sekumpulan measure dengan dimensi yang identik dan karakteristik yang berbeda. Menurut Tsai (2007: 2-6), Sebuah Cube biasanya berkaitan dengan satu fakta. Dimana tabel fakta itu sendiri memiliki sebuah kolom yang berisi measurement (biasanya berupa data numeric) dan juga kolom-kolom lain yang memiliki relasi terhadap tabel-tabel dimensi. Measure mengisi cube dengan fakta bisnis yang berjalan. Nilai dari measurement dipengaruhi oleh tabel dimensi, yang biasanya melibatkan tabel 5. Dimension Menurut Tsai (2007: 2-6), Dimensi adalah sebuah struktur yang terbuat dari satu hirarki maupun lebih dan digunakan untuk mengkategorikan data. Data Dimensi biasanya dikumpulkan di tingkat terendah dan kemudian dikumpulkan ke tingkat yang lebih tinggi. Proses rollup pada tabel dimensi ini kita sebut dengan hirarki. Tabel dimensi sendiri berarti sebuah tabel relasional yang mengumpulkan semua nilai dari dimensi dalam skema bintang atau snowflake. Tabel Dimensi biasanya berisi kolomkolom untuk level dan attributes. (Oracle Documentation, 2008: Glossary-4). dimensi waktu. Measure bersifat statik dan konsisten, sehingga analis menggunakan measure untuk pendukung keputusan. (Oracle Documentation, 2008: 1-6) 5.1 Hirarki Hirarki adalah cara untuk mengatur data pada tingkatan yang berbeda. Analis menggunakan hirarki untuk melihat data pada satu level 6

7 tertentu, kemudian dapat melakukan drill-down untuk level yang lebih detil serta dapat melakukan roll-up untuk tampilan. Setiap attributes biasanya berkaitan dengan suatu kolom dalam tabel dimensi. melihat tingkatan yang lebih tinggi. (Oracle Documentation, 2008: 1-7). 6. Data Mart Menurut Mallach (2000: 469) 5.2 Level Level memperlihatkan posisi dalam hirarki. Cakupan level dimulai dari umum hingga ke hal yang lebih spesifik. Setiap level mengandung nilainilai agregat untuk tingkat di bawahnya. Hirarki dan level memiliki hubungan many to many. Sebuah hierarki biasanya mengandung beberapa level, dan single level dapat dimasukkan dalam lebih dari satu hirarki. (Oracle Documentation, 2008: 1-8) Data mart adalah versi kecil dari data warehouse, yang terbatas ruang lingkupnya. Isi dari data mart adalah data-data terpilih dari data warehouse. Setiap data mart disesuaikan dengan aplikasi pendukung pengambilan keputusan tertentu. Jadi sebuah organisasi mungkin memiliki berbagai macam data mart, sebagai contoh : data mart sumber daya manusia, data mart keuangan, dan data mart akademik. (Humphries, 1999: 41). Data mart biasa dibangun dan 5.3 Attributes Attributes berisi tentang informasi tambahan tentang data. dikendalikan pada sebuah department tertentu pada perusahaan. Mengingat fokus dari pembuatannya, maka data Beberapa attribute digunakan untuk 7

8 mart biasanya hanya mengambil data dari beberapa sumber saja (Tsai, 2007). 6. Menciptakan inti dari program yang berjalan. Menurut Mallach (2000: 479) 7. Hubungan Data Warehouse dan SIE Menurut Inmon (2007: 247), Data warehouse dibuat untuk memudahkan kinerja dari analis Sistem Informasi Eksekutif. Karena dengan data warehouse ada beberapa faktor yang tidak perlu diragukan oleh analis tersebut. Antara lain : 1. Mencari sumber data yang pasti 2. Berkompromi dengan datayang tidak terintegrasi 3. Menjalankan dan menghubungkan detil dan ringkasan data bahkan menghubungkan keduanya. 4. Menemukan data yang bersifat historikal 5. Manajemen dapat dengan konstan mengganti pemikiran tentang kebutuhan apa yang akan dilihat selanjutnya. ada beberapa karakteristik SIE yang berhubungan dengan data warehouse. Yaitu : 1. Datababase yang digunakan disebut data cube : informasi historikal yang dapat di jelaskan lebih detil oleh variable tertentu, waktu atau periode, dan berbagai macam yang berhubungan dengan proses bisnis. 2. Graphical user interface : GUI membantu eksekutif untuk memilih area yang ingin di lihat. Data warehouse juga menghasilkan GUI. 3. Drill down : Pengguna dapat melakukan drill down untuk menambah informasi detil dari data. 4. Exceptions are highlited by the use of color : Sistem Informasi Eksekutif memperbolehkan desainer untuk menentukan tingkatan toleransi 8

9 untuk kasus tertentu. Hal ini bisa ditandai dengan warna, blinking, dan sebagainya. Di dalam hubungan SIE dan data warehouse ini menurut Malaach (2000: 481), terdapat dua informasi yang sangat tidak terstruktur dan biasanya tidak ditemukan cara untuk pengaplikasian ke dalam data warehouse. Yaitu : 1. Soft information, seperti komentar, prediksi, dan opini. Informasi ini mendukung pengguna untuk mengetahui informasi apa yang ada didalam angka-angka pada laporan SIE. 2. External information, informasi ini tidak terdapat pada database internal organisasi. PERANCANGAN SISTEM 1. Block Diagram Sistem Informasi Eksekutif PSDM Gambar 3 Block Diagram Sistem Informasi Eksekutif PSDM 2. Struktur Tabel Dimensi Tabel-tabel dimensi yang digunakan yaitu, dimensi bagian, dimensi jabatan, dimensi jenis pelanggaran, dimensi kegiatan internal, dimensi kota, dimensi status, dimensi karyawan, dimensi waktu. 2.1 Dimensi Bagian Dimensi bagian digunakan untuk melihat bagian dimana karyawan tersebut bekerja. Blok diagram langkah-langkah pembuatan laporan SIE PSDM dilihat pada gambar 3. dapat Gambar 4 Tabel Dim_Bagian 9

10 pada setiap kegiatan internal yang 2.2 Dimensi Jabatan dilaksanakan Dimensi Jabatan digunakan untuk melihat jabatan dari karyawan tersebut. Gambar 7 Dim_Keg_Internal 2.5 Dimensi Kota Dimensi Kota dibuat untuk mengetahui Kota dimana karyawan Gambar 5 Tabel Dim_Jabatan berasal maupun tinggal. 2.3 Dimensi Jenis Pelanggaran Dimensi Jenis Pelanggaran digunakan untuk mengetahui dan memisahkan pelanggaran berdasarkan jenisnya. 2.6 Dimensi Status Gambar 8 Dim_Kota Dimensi Status dibuat untuk mengetahui status keterlambatan, ijin, cuti dan keterangan piket. Gambar 6 Dim_Jenis_Pelanggaran 2.4 Dimensi Kegiatan Internal Dimensi Kegiatan Internal dibuat Gambar 9 Dim_status untuk mengetahui kehadiran karyawan 10

11 2.7 Dimensi Karyawan Dimensi karyawan dibuat untuk menampung semua data-data karyawan. 3. Struktur Data Mart Data mart ini terdiri dari beberapa cube yang mengandung tabel fakta, tabel dimensi serta measurement. Pada datamart PSDM ini, terdapat 4 cube, yaitu : Cube Absen, Cube Internal, Cube Pelanggaran, Cube Ijin. Gambar 10 Dim_karyawan 2.8 Dimensi Waktu seluruh kubus. Dimensi waktu digunakan pada A. Cube Absen Cube Absen digunakan untuk menampung seluruh informasi tentang absensi karyawan. Gambar 12 Cube Absen Gambar 11 Dim_Time B. Cube Internal Cube Internal digunakan untuk menampung data absensi karyawan pada setiap kegiatan internal. 11

12 D. Cube Ijin Ijin dibuat untuk menampung semua data ijin karyawan. Seperti, type ijin, cuti, serta waktu mulai dan waktu berakhir ijin maupun cuti tersebut. Gambar 13 Cube Internal C. Cube Pelanggaran Cube pelanggaran digunakan untuk menampung setiap data pelanggaran karyawan, seperti jenis pelanggaran apa yang dilakukan dan termasuk golongan apa pelanggaran tersebut. Gambar 15 Cube Ijin HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah dilakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat, laporan yang dapat dihasilkan adalah laporan absensi (kehadiran), laporan jam kerja, laporan keterlambatan, laporan ijin, laporan cuti, dan laporan Gambar 14 Cube Pelanggaran pelanggaran. 12

13 Form laporan absensi menunjukan perbandingan data kehadiran karyawan berdasarkan kriteria Form laporan keterlambatan menggambarkan data perbandingan keterlambatan karyawan. tertentu. Gambar 16 Form Laporan Absensi Form laporan jam kerja menunjukan perbandingan jumlah jam kerja karyawan berdasarkan kriteria Gambar 18 Form Laporan Keterlambatan Form laporan ijin dan cuti menunjukan perbandingan jumlah karyawan yang melakukan ijin dan cuti. tertentu. Gambar 19 Form Laporan Ijin dan Cuti Gambar 17 Form Laporan Jam Kerja Form laporan pelanggaran menunjukan perbandingan jumlah karyawan yang melakukan pelanggaran. 13

14 2. Sistem dapat dikembangkan dengan mencakup informasi yang berhubungan dengan PSDM secara keseluruhan. Tidak hanya informasi absensi karyawan namun juga Gambar 20 Form Pelanggaran KESIMPULAN Sistem Informasi Eksekutif PSDM menggunakan konsep data mart pada PSDM berhasil dibangun dan menghasilkan informasi absensi, keterlambatan, jam kerja, ijin, cuti, pelanggaran, dan absensi kegiatan internal karyawan. Yang dapat digunakan oleh eksekutif untuk membantu proses penilaian kinerja dan pengambilan keputusan. SARAN 1. Sistem dapat dikembangkan berbasis web sehingga memungkinkan eksekutif untuk melihat informasi tersebut dimanapun dan kapanpun. pencapaian karyawan dalam bekerja, maupun informasi historical karyawan yang dibutuhkan oleh eksekutif PSDM. DAFTAR PUSTAKA Akib, Faisal Sistem Informasi Eksekutif, 01 Juli URL : Bukhbinder, George., Et. Al, 2005, Insurance Industry Decision Support : Data Marts, OLAP and Predictive Analytics. 20 Desember URL : wforum/05wf171.pdf 14

15 Hanifah, Ardijan Abu Apakah datamart. 5 Januari URL : 009/12/17/apakah-data-mart/ Humphries, Et al Data Warehousing Architecture and implementation. New Jersey: Prentice Hall. Inmon, William H Building The Datawarehouse Fourth Edition. Canada : Wiley Publishing, Inc. Lane, Paul Data Warehousing Guide 10g Release 1 (10.1) B , 01 Agustus McLeod, Raymond Sistem Informasi Manajemen Jilid I Edisi ke Tujuh. Jakarta: PT. Prenhallindo. Nugroho, Adi Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung: Informatika. Oracle Documentation Oracle Olap User Guide 11g realease 1 (11.1) B Januari URL : 59_01/olap.111/b28124/overvie w.htm Ponniah, Paulraj Data URL: Warehousing Fundamental pdf Mallach, Efrem G Decision Support and Data Warehouse System. Singapore: McGraw- Hill Book. Canada : John Wiley & Sons, Inc. Simarmata, Janner Perancangan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Subhan, Muhammad Pengantar Datawarehouse.. 26 Desember 15

16 2012. URL : /subhan-pengertiandatawarehouse Tsai, Jenny Oracle Business Intelligent Standart Edition One Tutorial Realease 10g ( ) E Januari URL : 312_01/dm_concepts.htm Watson, Hugh J., Et al Building Executive Information System and other Decision Support Applications. Canada : John Wiley & Sons, Inc. Zulfikar, Achmad ETL Data Warehouse. 5 Januari URL : /04/etl-datawarehouse.html. 16