LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA - RI

Transkripsi

1 DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA - RI 1

2 Kemampuan membangun tim efektif untuk mewujudkan STRATEGI organisasi melalui pembelajaran identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan interest stakeholder, dan strategi berkomunikasi 2

3 Mengidentifikasi stakeholder dalam mewujudkan STRATEGI ORGANISASI; Memetakan nilai dan kepentingan stakeholder; Menyamakan persepsi stakeholder 3

4 Kerjasama Tim Dalam Organisasi Identifikasi stakeholder Nilai dan interest stakeholder Strategi berkomunikasi 4

5 Kerjasama Tim Dalam Organisasi Urgensi Kerjasama dalam Tim Ciri-ciri Tim Efektif Collaborative Trust and Communication Standard of Excellence Stage in Team Development Identifikasi stakeholder Pengertian stakeholders Jenis-jenis stakeholders Menganalisis stakeholder yang diutamakan 5

6 Nilai dan interest stakeholder Nilai-nilai individu dan organisasi Memahami Kepentingan stakeholders Menganalisis kepentingan stakeholder Strategi berkomunikasi Pengertian komunikasi Jenis-jenis komunikasi Komunikasi yang efektif antar instansi 6

7 INDIVIDUAL WORK GROUP TEAM (A,B,C,D) (A+B+C+D) (AXBXCXD) EXPERTISE/ KEAHLIAN BASE ON INDIVIDUAL - knowledge, skill, Experience COMBINATION -Knowledge, skill, experience SYNERGI -Leverage each other MOTIVATION -personal interest -combine tasks -working together -leader decision ACCOUNTABILIY to the boss and yourself -to the boss -to other members REWARDS Given by Boss Given by boss base on contribution -Commitment chieving goal - share motivation -to each other. -mutual accountability -share equally MANAGERIAL -personasl approach Orchestrating,easier More difficult ROLES/ RESPONSIBILITIES Boss defined role/responsibility Defined by the boss Defined by leader (facilitate members) GOALS -Boss, individual Set by the boss Setting together (leader and members) 7

8 DALAM PENYUSUN BUKU: 1. INDIVIDUAL (Penulis/Pengarang sendiri) 2. GROUP (Bunga Rampai/kumpulan tulisan) 3. TEAM (disusun bersama) 8

9 UNIT KERJA PROYEK SATUAN TUGAS/KOMITE TIM KOORDINASI TIM TEKNIS 9

10 1. A Clear, Elevating Goal 2. Result-Driven Structure 3. Competent Team Members 4. Unified Commitment 5. Collaborative Trust and Communication 6. Standards of Excellence 7. Support and Recognition 10

11 A Clear, Elevating Goal (Tujuan jelas & bernilai tinggi) - Tujuan Jelas: Konkrit dan Dapat diukur - Tujuan Berbobot: Penting, memotivasi kerja tim Result-Driven Structure (Struktur berorientasi pada hasil) - Bentuk/struktur harus dapat berfungsi dengan baik - Ada kejelasan peran dan tugas terarah - Sistem/proses komunikasi jelas - Ada sistem monitoring kerja dan Umpan balik - Proses pengambilan keputusan harus jelas 11

12 Competent Team Members (Anggota Tim yg kompeten) - Kompetensi teknis (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan) - Kompetensi sosial (komunikasi, kerjasama, inisiatif) - Keinginan untuk memberikan kontribusi Unified Commitment (Komitmen yg sama) - Agree the scope of work activities - Tim Work - Cooperation - Quality 12

13 Collaborative Trust and Communication ( Kolaborasi yg dilandasi saling percaya dan komunikasi) - Kejujuran, Integritas, Keterbukaan, Konsisten, Saling Menghormati - Inisiatif dalam berkomunikasi Standards of Excellence (standar keunggulan) - Berorientasi pada kualitas - Standar individu dan standar tim - Evaluasi (dari pimpinan, diri sendiri, teman sejawat) 13

14 Tinggi Efektivitas Kerjasama Kemitraan Rendah Rendah Sinergy Kompromi DEFENSIF Tinggi Koordinasi dan Komunikasi Tingkat terendah dalam kerjasama Tim muncul dari koordinasi dan komunikasi yang rendah dengan tingkat kepercayaan yang rendah dan tidak saling menghargai. (Ciri: sikap defensive, protektif dan sering menggunakan bahasa hukum, yang muncul menangkalah). 14

15 Tinggi Efektivitas Kerjasama Kemitraan Rendah Defensif KOMPROMi SINERGY Tingkat kedua, menghindari konfrontasi dengan koordinasi cukup baik, komunikasi cukup intensif tapi tidak empati, kurang menghargai dan tidak memberikan kepercayaan; Rendah Koordinasi dan Komunikasi Tinggi Posisi sinergi dicapai dengan tingkat kepercayaan yang tinggi dan saling menghargai serta koordinasi dan komunikasi yang intensif. 15

16 Individual Standards Peer Pressure to Perform Consequences Team developed standards Evaluation (Peers, Leader, Self) 16

17 External Support and Recognition Tangible Support vs. Philosophical Support Tangible Rewards 17

18 FORMING (PEMBENTUKAN)

19 STORMING (PENCURAHAN)

20 NORMING (PEMBENTUKAN NORMA)

21 PERFORMING (KINERJA)

22 22

23 23

24 Langkah pertama: stakeholder Anda. mengidentifikasi siapa Langkah selanjutnya: dengan mengetahui kekuasaan, pengaruh dan kepentingan mereka, sehingga Anda tahu kepada siapa anda harus fokuskan. Langkah terakhir: untuk mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang stakeholder yang paling signifikan, sehingga Anda tahu bagaimana mereka akan merespon, dan agar Anda bisa mengetahui bagaimana untuk mendapatkan dukungan mereka maka Anda perlu merekam analisis ini di peta stakeholder. 24

25 Power/Interst Grid for stakeholder prioritazation Diagram 25

26 Menjelaskan tentang Nilai-nilai individu dan organisasi Meminta peserta kembali ke dalam kelompok semula yang terkait dalam bidang kerja Menugaskan tiap kelompok memilih nilai individu dan organisasi stakeholder Menugaskan tiap membuat bahan paparan dan mempresentasikan Memberikan penjelasan mengenai cara memahami kepentingan stakeholder Penjelasan mengenai menganalisa kepentingan stakeholder 26

27 Communicator Message Medium Receiver Feed back 27

28 Noise Noise Noise encodes decodes sender Message Receiver channel s channels Noise Noise Noise 28

29 noise noise noise Communicator Send And receivers Responds Decodes channel feedback Message Communicator Send and Receiver Decodes responds noise noise noise 29

30 30

31 R makna yang ditangkap penerima = = 1 S makna yang dimaksud pengirim 31

32 komunikasi yang efektif, menimbulkan : Pengertian Kesenangan Pengaruh pada sikap Hubungan Tindakan 32

33 Pengajar/ Instruktur Tukang Las Pembalap Dokter SEORANG YANG KOMPETEN ADALAH ORANG YANG :...

34 Manajemen stakeholders / para pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek/ kegiatan di setiap organisasi Dengan melibatkan orang yang tepat dengan cara yang benar dalam proyek, dapat membuat perbedaan besar untuk keberhasilannya 34

35 Ketika Anda menjadi lebih sukses dalam karir Anda, tindakan yang Anda ambil dan proyek-proyek yang Anda jalankan akan mempengaruhi lebih banyak orang Semakin banyak orang yang Anda pengaruhi, semakin besar kemungkinan bahwa tindakan Anda akan melibatkan atau mpengaruhi orang-orang yang memiliki kekuasaan dan pengaruh atas proyek Anda 35

36 Dapat menggunakan pendapat stakeholder penting untuk membentuk proyek perubahan pada tahap awal. Dukungan stakeholder juga merupakan masukan yang dapat meningkatkan kualitas proyek perubahan. Mendapatkan dukungan dari stakeholder yang kuat dapat membantu untuk memenangkan lebih banyak sumber daya. Hal ini membuat proyek perubahan makin berhasil 36

37 Dengan sering berkomunikasi di awal dengan stakeholder, anda dapat memastikan bahwa mereka memahami apa yang Anda lakukan dan memahami manfaat dari proyek Anda - ini berarti mereka dapat mendukung Anda secara aktif bila diperlukan Anda dapat mengantisipasi kemungkinan adanya reaksi orang lain untuk proyek Anda, melalui rencana tindakan dalam program sehingga akan memenangkan dukungan orang lain tersebut. 37

38 Melakukan brainstorming siapa stakeholder kita. Sebagai bagian dari ini, kita memikirkan semua orang yang terpengaruh dan terlibat pada pekerjaan kita, yang memiliki pengaruh atau kekuasaan di atasnya, atau memiliki kepentingan dalam memperkirakan kesimpulan sukses atau gagal nya. Meskipun stakeholders adalah meliputi organisasi dan individu, tapi yang penting kita harus berkomunikasi dengan individu. Pastikan bahwa kita mengidentifikasi stakeholder individu yang benar dalam stakeholder organisasi. 38

39 Memiliki daftar panjang orang-orang dan organisasi yang mempengaruhi dan terpengaruh oleh proyek perubahan kita Memetakan para stakeholder pada diagram Power/Interest pada template yang disiapkan 39

40 High power, interested people: these are the people you must fully engage and make the greatest efforts to satisfy. High power, less interested people: put enough work in with these people to keep them satisfied, but not so much that they become bored with your message. Low power, interested people: keep these people adequately informed, and talk to them to ensure that no major issues are arising. These people can often be very helpful with the detail of your project. Low power, less interested people: again, monitor these people, but do not bore them with excessive communication. 40

41 You now need to know more about your key stakeholders. You need to know how they are likely to feel about and react to your project. You also need to know how best to engage them in your project and how best to communicate with them. 41

42 What financial or emotional interest do they have in the outcome of your work? Is it positive or negative? What motivates them most of all? What information do they want from you? How do they want to receive information from you? What is the best way of communicating your message to them? What is their current opinion of your work? Is it based on good information? 42

43 Who influences their opinions generally, and who influences their opinion of you? Do some of these influencers therefore become important stakeholders in their own right? If they are not likely to be positive, what will win them around to support your project? If you don't think you will be able to win them around, how will you manage their opposition? Who else might be influenced by their opinions? Do these people become stakeholders in their own right? 43

44 44