STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Transkripsi

1

2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Syiah Kuala 2014 i

3 KATA PENGANTAR Alhamdullilah, segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua. Hadirnya buku Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan upaya terus berbenah yang dilakukan oleh Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam untuk menjadi yang terbaik dan terdepan, selalu meningkatkan kualiatas manajemen Fakultas MIPA dengan harapan akan terciptanya sistem kerja yang efektif dan terbentuknya lulusan FMIPA yang berkualitas. Buku ini mendeskripsikan tata aturan yang terbingkai dalam standar operasional prosedur atas segala aktivitas di Fakultas MIPA. Akhirnya kepada semua pihak yang telah bekerja keras untuk mewujudkan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) kami mengucapkan terimakasih. Semoga Allah SWT membalas hasil karya ini dengan penghargaan yang lebih baik. Darussalam, April 2014 ii

4 iii

5 iv

6 v

7 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... vi I. SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA ALIH PROGRAM STUDI LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK PEMBATALAN MATA KULIAH PENGAJUAN CUTI AKADEMIK PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH PEMBUATAN SK DOSEN WALI PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA UNDANGAN SIDANG TA/PA PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA PENYERAHAN HASIL PENILAIAN PERUBAHAN KRS WISUDA YUDISIUM...37 II. SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN PEMAKAIAN RUANGAN UNTUK KEPERLUAN KHUSUS PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS PENERIMAAN DAN DISPOSISI SURAT MASUK PEMBUATAN SURAT KELUAR UMUM PERMINTAAN ATK/BARANG HABIS PAKAI DAN/ATAU BAHAN PRAKTIKUM...55 III. SOP SUBBAG KEMAHASISWAAN FMIPA PEMBUATAN SURAT PERNYATAAN MASIH KULIAH PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI KARTU PERPUSTAKAAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI ASKES PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH UNTUK ADMINISTRASI BEASISWA KABUPATEN/ KOTA MEMPROSES SURAT-SURAT LAINNYA YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN MEMPERSIAPKAN PENGUMUMAN DAN PEMBERITAHUAN TENTANG INFO-INFO YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEMAHASISWAAN MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PENGUSULAN CALON PENERIMA BEASISWA MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MAHASISWA BERPRESTASI MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI MTQ MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI OLIMPIADE NASIONAL MIPA DAN OLIMPIADE SAINS NASIONAL MEMPERSIAPKAN PROSES ADMINISTRASI DAN SELEKSI PIMNAS DAN SELEKSI PROPOSAL KEWIRAUSAHAAN MAHASISWA MENERBITKAN SURAT KEPUTUSAN (SK) KELEMBAGAAN MAHASISWA...95 vi

8 I. SOP SUBBAG PENDIDIKAN FMIPA 1.1 ALIH PROGRAM STUDI Kode: Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : ALIH PROGRAM Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi alih program bagi mahasiswa yang akan melanjutkan studi di FMIPA. Definisi Alih program adalah salah satu jalur bagi calon mahasiswa untuk melanjutkan studinya di FMIPA Unsyiah. Proses alih program dapat dilaksanakan setelah calon mahasiswa mengajukan permohonan dan disetujui oleh rektor setelah meminta pertimbangan Dekan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses alih program. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses alih program. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 01/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : ALIH PROGRAM STUDI 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 1

9 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Universitas dan SOP Jurusan/Program Studi 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 2

10 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa mengajukan permohonan alih program kepada Rektor Pelaksana Mutu Buku MHS JUR FAK BAA Kelengkapan WAKTU Output Surat permohonan alih program Ijazah dan transkrip akademik dilegalisir 1 Hari KET Berkas lain sesuai ketentuan fakultas 2. Rektor meminta pertimbangan Dekan terkait Permohonan alih program dan kelengkapannya 1 Hari 3. Dekan meminta pertimbangan kajur/kaprodi terkait Berkas pengajuan alih program 1 Hari 4. Kajur/kaprodi melakukan interview/test/matrikulasi terhadap mahasiswa 5. Kajur/kaprodi tujuan memberikan pertimbangan Yes Berkas pengajuan alih program Instrumen test Pertimbangan kajur/kaprodi 1 Hari 1 Hari Surat keterna gn hasil intervie w 6. Dekan memberikan persetujuan alih program Surat persetujuan alih program 1 Hari Surat izin alih progra m 7. Rektor mengeluarkan keputusan alih program Surat keputusan 1 Hari SK Alih Progra m 8 Mahasiswa melakukan registrasi administrasi Mengikuti SOP registrasi mahasiswa (013/H11/PP- SOP/2010) 1 Hari SLIP SPP 9 BAA memproses status administrasi dan akademik mahasiswa 1 Hari 3

11 1.2 LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK Kode: Area: FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi legalisir ijazah dan transkrip akademik. Definisi Legalisir ijazah dan transkrip akademik dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, di mana lulusan harus menunjukkan ijazah dan transkrip asli ke subbag akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses legalisir ijazah dan transkrip akademik. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses legalisir ijazah dan transkrip akademik. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 02/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 11. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 12. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 4

12 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Saat legalisir harus membawa Ijazah dan Transkrip Asli - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 5

13 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Lulusan mencopy ijazah dan transkrip akademik sesuai kebutuhan Pelaksana Mutu Buku Lulusan Fakultas PD I Dekan Kelengkapan WAKTU Output Ijazah dan transkrip akademik asli 1 Hari KET 2. Lulusan menyerahkan fotocopy ijazah dan transkrip akademik kepada Subbag Pendidikan fakultas asal dengan menunjukkan bukti asli Ijazah dan transkrip akademik asli Ijazah dan transkrip akademik fotocopy 1 Hari 3. Subbag Pendidikan fakultas memeriksa keaslian dokumen dan jika diperlukan memeriksa silang dengan data yang ada Ijazah dan transkrip akademik asli Data arsip 1 Hari Slip Bukti legalisir 4. Dekan atau PD1 mensahkan salinan ijazah dan transkrip akademik Yes Yes Fotocopy ijazah dan transkrip akademik 1 Hari 5. Subbag Pendidikan fakultas menyerahkan kembali ijazah dan transkrip akademik yang telah disahkan. Yes Yes Fotocopy ijazah dan transkrip akademik yang telah disahkan 1 Hari Ijazah dan Transkri p yang telah dilkegal isir 6

14 1.3 PEMBATALAN MATA KULIAH Kode: Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBATALAN MATA KULIAH Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembatalan mata kuliah. Definisi Pembatalan mata kuliah dilakukan mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Mahasiswa membawa KHS dan hasil cetak KRS on line yang telah ditandatangani oleh dosen wali ke subbag akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembatalan mata kuliah. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembatalan mata kuliah. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 03/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 21. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Satandar Prosedur Administrasi Pemerintahan 22. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA Dr. Hizir NIP : PEMBATALAN MATA KULIAH 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 7

15 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP KRS dan PKRS 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Saat PMK wajib membawa lembaran KRS/PKRS/PMK yang telah ditandatangani Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 8

16 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa menjumpai dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS Pelaksana Mutu Buku MHS WALI JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau mata perubahan KRS (1 asli+copy rangkap 4) 1 Hari KET 2. Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan rencana pembatalan mata kuliah 3. Mahasiswa melakukan pembatalan MK langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali menandatanganinya didepan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen 4. Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa Yes Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS atau masa perubahan KRS (1 asli+copy rangap 4) Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli+copy rangap 4) Surat kuasa jika pembatalan MK diwakilkan Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakalt as Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari 1 Hari 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK Form KRS/KP RS/PMK 5. Mahasiswa menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK 6. Subbag Pendidikan fakultas melakukan pembatalan MK di KRS online sesuai dengan hasil cetak KRS online yang diserahkan oleh mahasiswa Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK 7. Subbag Pendidikan fakultas mengarsip hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan MK Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Form KRS/KP RS/PMK 9

17 1.4 PENGAJUAN CUTI AKADEMIK Kode: Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan cuti akademik. Definisi Cuti akademik dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Cuti akademik dapat diajukan selama maksimum dua semester, dan harus sepengetahuan orang tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan cuti akademik. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan cuti akademik. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 04/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 31. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 32. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : PENGAJUAN CUTI AKADEMIK 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 10

18 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Pengajuan cuti akademik harus sepengatahuan Ketua Jurusan, Dosen Wali dan Orang Tua/Wali - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 11

19 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Pelaksana Mutu Buku Kegiatan MHS Dosen Wali JUR FAK BAA Keleng-kapan WAKTU Output KET 1. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen wali tentang rencana cuti akademik 1 Hari 2. Mahasiswa mengambil dokumen cuti di website FMIPA ( Dokumen cuti: Form surat izin orang tua Form rekomendasi dosen wali 1 Hari Form Cuti Form rekomendasi Kajur/Kaprodi Form surat bebas lab Form surat bebas pustaka 3. Mahasiswa mengisi dokumen cuti, mendapatkan persetujuan dosen wali, Kajur/Kaprodi dan orang tua/wali, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya Dokumen cuti 1 Hari Berkas Cuti 4. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti kepada Dekan Surat permohonan cuti 1 Hari Surat Permoh onan ke Dekan Dokumen cuti lengkap Fotocopy KTM Yes Fotocopy KHS terakhir Fotocopy KTP orang tua/wali 5. PD I mendisposisikan berkas permohonan tersebut ke Subbag Pendidikan Surat izin cuti 1 Hari Surat Rekome nasi 6. Subbag Pendidikan fakultas memasukkan data cuti ke sistem Puksi online Surat izin cuti 1 Hari 7. Subbag Pendidikan Fakultas mencetak dan mendistribusikan izin cuti akademik Surat izin cuti 1 Hari Surat Rekome nasi 12

20 1.5 PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH Kode: Area: FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengajuan pindah dari unsyiah. Definisi Pindah dari Unsyiah dapat diajukan oleh mahasiswa pada waktu tertentu sesuai dengan kalender akademik. Pengajuan pindah harus sepengetahuan orang tua/wali, dosen wali dan ketua jurusan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan pindah dari Unsyiah. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM 13 NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 05/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 41. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 42. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : Dr. Hizir NIP : PENGAJUAN PINDAH DARI UNSYIAH 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Pengajuan cuti akademik harus sepengatahuan Ketua Jurusan, Dosen Wali dan Orang Tua/Wali - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

21 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen wali tentang rencana pindah 2. Mahasiswa mengambil dokumen pindah di situs FMIPA umen Pelaksana Mutu Buku MHS WALI JUR FAK BAA PUKSI Keleng-kapan WAKTU Output Dokumen pindah: Form surat izin orang tua Form surat rekom dosen wali Form surat rekom Kajur/kaprodi Form surat bebas lab 1 Hari 1 Hari KET 3. Mahasiswa mengisi dokumen pindah, mendapatkan persetujuan dosen wali, Kajur/kaprodi dan orang tua, serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi lainnya Yes Yes Dokumen pindah 1 Hari Berkas Pindah 4. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kepada Dekan 5. Dekan menyampaikan persetujuan pindah kepada Rektor Yes Surat permohonan bermaterai Dokumen pindah lengkap KTM asli Fotocopy KTP orang tua/wali Transkrip nilai Izin pindah 1 Hari Surat Permho nan Pindah Surat Rekom Pindah 6. Rektor mengeluarkan surat pindah beserta dokumen pendukung Surat pindah Fotocopy sertifikat akreditasi prodi Transkrip Akademik 1 Hari SK Pindah 7. BAA memproses status administrasi mahasiswa Surat keputusan pindah 14

22 1.6 PEMBUATAN SK DOSEN WALI Kode: Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBUATAN SK DOSEN WALI Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan SK dosen Wali. Definisi Surat keputusan dosen wali akan diterbitkan oleh Dekan menerima usulan ketua jurusan tentang nama dosen wali dengan mahasiswa perwaliannya. SK dosen wali akan dikeluarkan setiap tahun ajaran baru. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan SK dosen wali. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan SK dosen wali. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 06/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/ Dr. Hizir NIP : PEMBUATAN SK DOSEN WALI 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Jurusan dan Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Pengiriman data Dosen Wali dari Jurusan berbentuk Hard dan Softcopy - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

23 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Pengiriman Surat Pemutkahiran Data Dosen Wali 2. Penyiapan Pemutakhiran Data Dosen Wali oleh Jurusan/Prodi 3. Pengiriman Hasil Pemutakhiran Data Dosen Wali ke Subbag Pendidikan 4. Pembuatan SK Dosen Wali Pelaksana Mutu Buku JUR FAK DEKAN Kelengkapan WAKTU Output Yes Dokumen Berkas Dosen wali SK Dosen Wali 1 Hari 3 Hari 1 Hari 2 Hari Berkas Dosen Wali Berkas Dosen Wali KET 5. Pengesahan SK Dosen Wali 1 Hari 6. Penginputan Data Dosen Wali Online unsyiah.ac.id 1 Hari SK Dosen Wali Arsip 16

24 1.7 PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA Kode : Tanggal dikeluarkan : Area : FMIPA. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan transkrip akademik sementara. Definisi Transkrip akademik sementara akan diterbitkan oleh Dekan bila ada permintaan dari lulusan yang bersangkutan. Transkrip akademik ini bersifat sementara untuk keperluan tertentu, berlaku sampai keluarnya transkrip asli. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan transkrip sementara. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan transkrip sementara. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 07/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 11. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 12. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK SEMENTARA 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 17

25 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Jurusan 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Pembuatan transkrip akademik sementara harus sepengetahuan Dosen Wali dari mahasiswa yang bersangkutan - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 18

26 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa mengakses data KHS di Puksi online menggunakan login account masing-masing 2. Mahasiswa mencetak Transkrip Akademik Sementara sebanyak 2 lembar 3. Dosen wali menandatangani salah satu lembar Transkrip Akademik Sementara Pelaksana Mutu Buku MHS WALI JUR FAK PD 1 KELENGKAPAN WAKTU Output 2 lembar Transkrip Akademik Sementara 1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani dosen wali 1 Hari 1 Hari Tarnskrip Online Trankrip Akademik KET Yes 1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang belum ditandatangani 4. Mahasiswa membawa seluruh lembar transkrip sementara ke Jurusan/Subbag Pendidikan fakultas untuk divalidasi 1 Hari Trankrip Akademik 5. Subbag Pendidikan fakultas memvalidasi Transkrip Akademik Sementara yang diserahkan mahasiswa 1 Hari Trankrip Akademik 6. Kajur/PD I mensahkan Transkrip Akademik Sementara Yes 1 lembar Transkrip Akademik Sementara yang ditandatangani Kajur/PDI 1 Hari Trankrip Akademik 7. Subbag Pendidikan fakultas menyerahkan kembali Transkrip Akademik Sementara yang telah disahkan kepada mahasiswa Transkrip Transkrip Akademik Sementara yang sah 1 Hari Trankrip Akademik /Arsip 19

27 1.8 UNDANGAN SIDANG TA/PA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pembuatan Undangan Sidang TA/PA Kode : Tanggal dikeluarkan : Area : FMIPA. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pembuatan undangan sidang TA/PA. Definisi Undangan sidang TA/PA akan diterbitkan oleh Dekan melalui Pembantu Dekan Bidang Akademik setelah menerima usulan dari ketua jurusan. Dalam undangan tertera jadwal dan tim pembimbing dan penguji. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan undangan sidang TA/PA. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 08/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 21. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 22. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : UNDANGAN SIDANG TA/PA 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 20

28 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Jurusan 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Bahan adminitrasi kelengkapan sidang TA/PA dikumpulkan dipengajaran 2 Hari sebelum sidang TA/PA - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 21

29 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa mendownload dan menyiapkan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir ( dokumen) 2. Jurusan menetapkan Usulan Tim Penguji Sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir Mahasiswa 3. Penyerahan dan pengecekan kelengkapan berkas sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir ke Subbag.Pendidikan 4. Penyiapan berita acara, undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir 5. Pengesahan penetapan tim penguji Tugas Akhir/Proyek Akhir 6. Mahasiswa mendistribusikan surat undangan sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir 7. Pelaksanaan ujian sidang Tugas Akhir/Proyek Akhir Pelaksana Mutu Buku MHS DOSEN JUR FAK PD I Kelengkapan WAKTU Output Yes Yes Dokumen Berkas Sidang Pengusulan tim penguji TA/PA Leg.Ijazah Pas photo TOEFL Pengusulan tim penguji TA/PA Surat Penetapan Tim Penguji TA/PA 1 Hari 1 Hari 2 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari Berkas sidang Surat tim penguji Arsip KET 22

30 1.9 PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI Kode: Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pengisian Kartu Rencana Studi Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengisian kartu rencana studi. Definisi Pengisian kartu rencana stdi dilakukan mahasiswa pada waktu yang sudah ditentukan sesuai kalender akademik, di bawah bimbingan dosen wali. Pada kartu tersebut tertera mata kuliah dan jumlah SKSnya, dosen pengasuh serta jadwal perkuliahan. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengisian kartu rencana studi. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengisian kartu rencana studi. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 09/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 31. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 32. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 23

31 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Jurusan 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 24

32 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan Pelaksana Mutu Buku FAK JUR WALI MHS Kelengkapan WAKTU Output KET 1. Subbag Pendidikan fakultas mendistribusikan KHS semester sebelumnya ke jurusan KHS rangkap 4 2 Hari 2. Kajur/kaprodi menandatangani KHS semester sebelumnya dan mendistribusikan kepada dosen wali KHS 1 Hari 3. Mahasiswa mengambil KHS di dosen wali pada masa yang telah ditentukan KHS 1 Hari 4. Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan mata kuliah yang akan diambil berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah dan (3) Kurikulum Program Sarjana atau Diploma Jadwal kuliah KHS Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma 1 Hari 5. Mahasiswa mengisi KRS online dan mencetak hasil KRS online rangkap 4 ( nline) Yes Hasil cetak KRS online rangkap 4 1 Hari Form KRS 6. Dosen wali menandatangani seluruh hasil cetak KRS online setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen Hasil cetak KRS online rangkap 4 Bukti pembayaran SPP Surat kuasa jika pengisian KRS diwakilkan Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/ fakultas 1 Hari Form KRS 7. Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online dan KHS yang sudah ditandatangani kepada mahasiswa, mengambil satu lembar sebagai arsip, dan menyerahkan sisanya ke jurusan/prodi Hasil cetak KRS online yang sudah ditandatangani 1 Hari Form KRS 8 Jurusan/prodi mengarsip dan menyerahkan ke Subbag Pendidikan fakultas secara kolektif, masing-masing selembar hasil cetak KRS online dan KHS yang sudah ditandatangani Hasil cetak KRS online yang sudah ditandatangani 1 Hari Form KRS 9 Subbag Pendidikan fakultas mengarsip KHS dan hasil cetak KRS online Hasil cetak KRS online yang sudah ditandatangani 3 Hari Arsip 25

33 1.10 PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA Kode : Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Pengusulan Ijazah Sarjana/Diploma Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses pengusulan ijazah sarjana/diploma. Definisi Pengusulan ijazah dilakukan Dekan kepada Rektor dengan melampirkan data calon wisudawan pada periode tersebut. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses pengusulan ijazah sarjana/diploma. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan ijazah sarjana/diploma. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM 26 NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 10/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 41. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 42. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : Dr. Hizir NIP : PENGUSULAN IJAZAH SARJANA/DIPLOMA 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 1. SOP jurusan dan Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

34 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Penyerahan Hasil Berkas Sidang Pelaksana Mutu Buku MHS JUR FAK BAA Kelengkapan WAKTU Output Dokumen Berkas Sidang 1 Hari KET 2. Rekapitulasi Hasil Sidang dan Perhitungan IPK, Predikat kelulusan mahasisawa 1 Hari Rekap Usulan Ijazah 3. Penyiapan berkas usulan ijazah wisudawan 4. Penginputan Usul Ijazah online uda Yes Leg. Ijazah SMU Pas photo 4x5:3 lbr dan 3x4:1 lbr Data Rekapitulasi usulan ijazah 2 Hari 1 Hari 5. Pengesahan berkas usulan ijazah Surat pengantar usulan ijazah Berkas wisuda 1 Hari Usulan Ijazah 6. Penyerahan berkas usulan ijazah wisudawan ke BAA Surat pengantar usulan ijazah Berkas wisuda 1 Hari Disposi si/arsip 27

35 1.11 PENYERAHAN HASIL PENILAIAN Kode : Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Penyerahan Hasil Penilaian Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses penyerahan hasil penilaian sidang. Definisi Penyerahan hasil penilaian dilakukan Ketua Jurusan kepada Dekan melalui subbag akademik. Nilai tersebut kemudian diinput sebagai bukti untuk registrasi wisuda. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses penyerahan hasil penilaian. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyerahan hasil penilaian. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM 28 NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 11/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 51. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 52. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : Dr. Hizir NIP : PENYERAHAN HASIL PENILAIAN 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 1. SOP Jurusan dan Puksi 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual

36 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Subbag Pendidikan fakultas mencetak dan mendistribusikan DPNA sebelum semester berakhir 2. Dosen pengasuh mata kuliah meminta peserta mata kuliah menandatangani DPNA sebagai bukti keikutsertaan ujian akhir 3. Dosen pengasuh mata kuliah mengumumkan nilai kepada mahasiswa, agar mahasiswa dapat menyampaikan keberatan selama 2 hari 4. Dosen pengasuh mata kuliah mengisikan nilai-nilai mahasiswa pada DPNA 5. Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan DPNA ke Subbag Pendidikan fakultas 5 hari setelah ujian berlangsung disertai Absen Kuliah 6. Subbag Pendidikan fakultas memasukkan nilai pada DPNA ke sistem Puksi online 7. Subbag Pendidikan fakultas mencetak KHS Pelaksana Mutu Buku MHS DOSEN JUR FAK PUKSI Kelengkapan WAKTU Output Yes Yes DPNA DPNA Hasil penilaian sementara DPNA DPNA DPNA KHS 2 Hari 2 Hari 2 Hari 1 Hari 5 Hari 1 Hari 2 Hari DPNA terisi Arsip Arsip KET 29

37 1.12 PERUBAHAN KRS DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Perubahan KRS Kode : Tanggal dikeluarkan : Area : FMIPA. Revisi : Tujuan KRS. Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang proses perubahan Definisi Perubahan KRS dilakukan pada waktu yang ditentukan sesuai dengan kalender akademik. Perubahan KRS adalah pergantian dan/atau penambahan dan/atau pembatalan mata kuliah yang sebelumnya pernah diisikan pada Kartu Rencana Studi. Ruang Lingkup SOP ini meliputi : 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses perubahan KRS. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses perubahan KRS. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP : 12/H /KU-SOP/2013 TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 61. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 62. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 Dr. Hizir NIP : PERUBAHAN KRS 1. Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 30

38 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Perngisian KRS 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : Pengisian PKRS dilakukan hanya dalam waktu 2 hari - Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 31

39 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa menjumpai dosen wali dengan membawa KHS dan hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika pengisian KRS 2. Mahasiswa & dosen wali mendiskusikan dan mengubah KRS berdasarkan (1) hasil yang diperoleh oleh mahasiswa di semester-semester sebelumnya, (2) Jadwal kuliah, (3) Buku Panduan Program Sarjana/ Diploma, (4) Alasan perubahan yang diberikan oleh mahasiswa Pelaksana Mutu Buku MHS WALI JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output KHS Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4) Jadwal kuliah KHS Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4) Buku Panduan Kurikulum Program Sarjana/Diploma 1 Hari 1 Hari Form KPRS Form KPRS KET 3. Mahasiswa melakukan perubahan langsung pada seluruh lembar hasil cetak KRS online dan dosen wali menandatanganinya di depan mahasiswa ybs., setelah memeriksa kelengkapan seluruh dokumen Yes Hasil cetak KRS online yang telah ditandatangani dosen wali ketika masa pengisian KRS (1 asli + copy rangkap 4) Surat kuasa jika perubahan KRS diwakilkan 1 Hari Form KPRS Syarat-syarat lain sesuai ketentuan jurusan/prodi/fakul tas 4. Dosen wali menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada jurusan/prodi, mengambil selembar sebagai arsip dan menyerahkan sisanya ke mahasiswa Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani ( 1 Hari Form KPRS 5. Mahasiswa menyerahkan selembar hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani kepada Subbag Pendidikan fakultas Yes Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Form KPRS 6. Subbag Pendidikan fakultas melakukan perubahan KRS online sesuai dengan hasil cetak KRS online yang telah diubah yang diserahkan oleh mahasiswa ( Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Form KPRS 32

40 7. Subbag Pendidikan fakultas mengarsip hasil cetak KRS online yang telah diubah Hasil cetak KRS online yang telah diubah dan ditandatangani 1 Hari Arsip 33

41 1.13 WISUDA Kode : Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Wisuda Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan wisuda. Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang tata laksana Definisi Wisuda dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan tertentu dengan ketentuansyarat tertentu (lihat buku kurikulum FMIPA). Upacara yudisium dilaksanakan pada waktuwaktu tertentu sesuai kalender akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses wisuda 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses wisuda. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 13/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 71. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 72. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 : WISUDA Dr. Hizir NIP Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 34

42 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Universitas 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 35

43 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Mahasiswa mendaftar di Subbag Pendidikan fakultas Pelaksana Mutu Buku MHS FAK BAA BANK Kelengkapan WAKTU Output Form biodata lulusan, 3 eks. Fotocopy ijazah SLTA yang dilegalisir, 3 eks. 1 Hari KET 2. Subbag Pendidikan fakultas memeriksa persyaratan mahasiswa untuk dapat diwisuda 3. Subbag Pendidikan fakultas mengirimkan nama-nama calon peserta wisuda ke BAA 4. Fakultas memproses transkrip akademik Yes Bukti pelaksanan ujian skripsi Tanskrip nilai Daftar usul ijazah Biodata lulusan <Data Puksi online> 5. BAA memproses ijazah Form biodata alumni 5 Hari 1 Hari 1 Hari 2 Hari Laporan Wisuda Trankrip Akademik Ijazah 6. Mahasiswa membayar biaya wisuda di bank yang ditunjuk 7. Mahasiswa mendaftar, membayar deposit toga dan biaya alumni di panitia wisuda 8 Mahasiswa mengikuti gladi resik 9 Upacara Wisuda Slip pembayaran wisuda Biodata alumni Ijazah Transkrip nilai 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 36

44 1.14 YUDISIUM Kode : Area : FMIPA DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Yudisium Tanggal dikeluarkan:. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara mengikuti yudisium. Definisi Yudisium dapat diikuti oleh seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada jurusan tertentu dengan ketentuansyarat tertentu (liat panduan akademik). Upacara yudisium dilaksanakan pada waktu-waktu tertentu sesuai kalender akademik. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses yudisium. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses yudisium. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 20 Mei 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 14/H /KU-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA NAMA SOP DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 81. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 82. Undang-undang RI.20 Tahun Undang-undang RI.14 Tahun PP RI.60 Tahun PP RI.19 Tahun KepMendiknas.045/U/ KepMendiknas.184/U/ KepMendiknas.232/U/ KepMendiknas.25 Tahun SK Dirjen PT.34/DIKTI/2002 : YUDISIUM Dr. Hizir NIP Pendidikan Minimal D3 2. Pangkat minimal Gol. II/d 3. Memiliki Loyalitas terhadap organisasi 4. Memiliki Kemampuan pengelohan data dengan Ms. Excel dan Ms. Word dan Memahami program Data Base MySQL. 37

45 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA : PERALATAN/PERLENGKAPAN : 1. SOP Jurusan 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : - Dijaidakan pedoman pelaksaan TUPOKSI - Sebagai laporan manual 38

46 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Kegiatan 1. Penerimaan Berkas Hasil Sidang TA/PA dari Jur/Prodi 2. Rekapitulasi Hasil Sidang TA/PA Pelaksana Mutu Buku MHS JUR FAK Kelengkapan WAKTU Output Dokumen Berkas Sidang 1 Hari 1 Hari KET 3. Bagian Pendidikan menyiapkan berkas peserta yusidium sarjana/diploma 4. Mahasiswa mendaftar dan mengambil undangan peserta yudisium di Subbag Pendidikan Yes Undangan Yudium Laporan Kajur/Kaprodi Biodata Peserta Yudisium Laporan Dekan Tata Tertib Yudisium Surat Keputusan Panitia Yudisium 2 Hari 1 Hari Laporan Data Yudisium 5. Mahasiswa mengikuti gladi resik 1 Hari 6. Pelaksanaan Yudisium 1 Hari 39

47 II. SOP UMUM DAN PERLENGKAPAN 2.1 PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN DOKUMEN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Judul : Peminjaman Barang inventaris Kode : Tanggal dikeluarkan : Area : FMIPA. Revisi : Tujuan Prosedur Operasional Baku ini bertujuan untuk memberikan keterangan tentang cara peminjaman barang inventaris. Definisi Barang inventaris adalah barang milik Negara yang berada dan dikelola oleh fakultas MIPA. Barangbarang tersebut terdata di bawah pengawasan pada Subbag Umum dan Perlengkapan FMIPA. Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses peminjaman barang inventaris milik Negara. 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses peminjaman barang inventaris milik Negara. Referensi Buku Panduan Administrasi Akademik Program Sarjana dan Diploma Unsyiah Tahun NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN SOP : 12 Juli 2013 TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : 15/UN /LK-SOP/2013 DISAHKAN OLEH : Dekan Fakultas MIPA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM DASAR HUKUM 91. PERMENPAN. 35 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan Standar Prosedur Administrasi Pemerintahan 92. PP. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Daerah 93. PP. 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas PP. 6 Tahun Permenkeu. 96.PMK.06 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Dr. Hizir NIP : PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS YANG DIKELOLA PADA SUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 1. PENDIDIKAN MINIMAL SMA SEDERAJAT 2. PANGKAT MINIMAL II/a 3. MEMILIKI KEMAMPUAN PEMERIKSAAN BARANG INVENTARIS 4. MEMILIKI LOYALITAS TERHADAP ORGANISASI 40

48 KETERKAITAN/ HUBUNGAN KERJA 1. SOP P. DEKAN II 2. SOP KABAG TATA USAHA 3. SOP KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN 4. SOP PROGRAM STUDI/JURUSAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Term of Refference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan internet PERINGATAN Apabila pengembalian terlambat dilakukan, maka peminjam didenda sesuai aturan. PENCATATAN DAN PENDATAAN -Dijadikan pedoman pelaksaan TUPOKSI -Sebagai laporan manual 41

49 PROSEDUR PELAKSANAAN PEKERJAAN Pelaksana Mutu Buku Kegiatan Peminjam Staf Umum Kabag. Tata Usaha P. Dekan II Ka.subbag Umum dan Perlengka pan Staf Perlen gkapan Keleng -kapan Waktu Output Ket 1. Peminjam membuat surat permohonan peminjaman barang inventaris yang diketahui oleh pejabat berwenang yang ditujukan kepada P. Dekan II. Surat permohonan disampaikan melalui subbagian umum dan perlengkapan Surat Permo honan Peminj aman 5 menit Surat Permohonan Peminjaman 2. Surat permohonan tersebut diagendakan oleh staf umum dan didisposisikan kepada Kabag. Tata Usaha. 10 menit Agenda surat masuk 3. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada P. Dekan II 30 menit 4. P. Dekan II memberikan tanggapan dan mendisposisikan kembali kepada Kabag. Tata Usaha untuk ditindaklanjuti. 30 menit 5. Kabag. Tata Usaha meneruskan disposisi kepada Kasubbag. Umum dan Perlengkapan untuk menindaklanjuti sesuai tanggapan dari P. Dekan II 30 menit 6. Apabila tanggapan Kasubbag umum dan perlengkapan menyetujui peminjaman tersebut, maka staf perlengkapan memeriksa ketersediaan barang yang akan dipinjamkan. Namun jika tidak disetujui atau barang tidak tersedia, maka staf perlengkapan menyampaikan hal tersebut kepada peminjam. Yes 2 Jam Pemeriksaan ketersediaan barang 7. Apabila barang tersebut tersedia, maka staf perlengkapan menyerahkan barang kepada peminjam dengan membuat tanda terima pada buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa wajib meninggalkan KTM sebagai jaminan peminjaman. KTM 10 menit Penyerahan barang yang dipinjam 8. Setelah batas waktu peminjaman berakhir, maka barang tersebut segera dikembalikan kepada staf perlengkapan dan staf perlengkapan memeriksa kondisi barang tersebut. Yes 10 menit Pemeriksaan dan Pengembalia n barang yang dipinjam 9. Apabila kondisi barang dalam keadaan baik, maka barang tersebut diterima oleh staf perlengkapan dan peminjam menandatangani tanda pengembalian di buku peminjaman. Khusus bagi mahasiswa akan dikembalikan KTMnya. Namun apabila kondisi 10 menit Penerimaan barang yang dipinjam 42