Perencanaan Strategis Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada Stmik Banjarbaru Kiki Olivia STMIK Banjarbaru

Transkripsi

1 [Pick the date] Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 5 No 2 Mei 2016 Perencanaan Strategis Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada Stmik Banjarbaru Kiki Olivia STMIK Banjarbaru Sukmanakiki@gmail.com Abstract - STMIK Banjarbaru have a strategic plan, The to do is create a strategic plan in STMIK Banjarbaru Information Systems, focusing attention on the part of human resources using the value chain approach (value chain ) The study was conducted with the objective to build your strategic planning of human resources information system STMIK Banjarbaru to create a competitive advantage in realizing the vision, mission and goals of the organization. Given this research will facilitate the management of Human Resources ( HR) in STMIK Banjarbaru to increase its competitive advantage by using strategic planning of human resources information system. Keywords : strategic planning of information systems, human resources, value chain, five force porter, Mc Farlan. Abstract - STMIK Banjarbaru memiliki rencana strategis, Adapun yang dilakukan adalah membuat rancangan strategis Sistem Informasi di STMIK Banjarbaru, dengan fokus perhatian pada bagian Sumber daya manusia menggunakan pendekatan rantai nilai (value chain) Penelitian dilakukan dengan tujuan Membuat perencanaan strategis sistem informasi sumber daya manusia STMIK Banjarbaru untuk menciptakan keunggulan bersaing dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi,. Dengan adanya penelitian ini akan memudahkan dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) pada STMIK Banjarbaru untuk meningkatkan keunggulan kompetitifnya dengan menggunakan perencanaan strategis system informasi Sumber Daya Manusia. Kata kunci : Perencanan strategis sistem informasi, Sumber Daya Manusia, Analisa value chain, Five Force Porter 1.a. Latar Belakang STMIK Banjarbaru adalah sebuah institusi pendidikan tinggi yang memiliki dua program Studi yaitu S1 Sistem Informasi dan S1 Teknologi informasi. Sistem informasi merupakan daya saing dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM). Perencanaan strategis sistem informasi menjadi salah satu kunci sebelum menerapkan sistem informasi dan teknologi informasi pada Stmik Banjarbaru. Perencanaan strategis yang tepat dapat mendukung rencana dan pengembangan Sumber Daya Manusia pada STMIK Banjarbaru. Perencanaan strategis system informasi Sumber Daya Manusia pada STMIK Banjarbaru dalam Rangka Peningkatan Daya Saing yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitasnya dalam menghadapi perubahan lingkungan, baik eksternal maupuan internal, yang dapat mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi. Melalui proses analisis lingkungan, baik eksternal maupun internal, dapat diperoleh suatu penilaian mengenai besar pengaruh faktorfaktor tersebut dalam memberikan peluang dan ancaman atau menjadi kekuatan dan kelemahan, terhadap kegiatan pengelolaan sumber daya manusia, sehingga STMIK Banjarbaru dapat mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang ada, serta mengantisipasi ancaman atau memperbaiki kelemahan yang dimilikinya. Bentuk perencanaan strategis sistem informasi Sumber Daya Manusia yang akan dibahas menggunakan metode analisis Value Chain untuk analisa lingkungan bisnis internal, Five Forces Model untuk analisa lingkungan bisnis eksternal, dan McFarlan Strategic Grid untuk analisa kondisi SI/TI internal saat ini. Berdasarkan hasil analisis, diperoleh suatu kesimpulan bahwa STMIK Banjarbaru dapat direkomendasikan untuk menerapkan strategi Sumber Daya Manusia. Masalah yang ditemukan adalah bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi sumber daya manusia pada STMIK Banjarbaru untuk menciptakan keunggulan bersaing dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi? ISSN : (Print) (Online) 1

2 Masalah dibatasi pada Pembahasan lebih difokuskan pada perencanaan strategis sumber daya manusia untuk proses bisnis yang terkait dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, Hasil akhir dari penelitian ini berupa blue print perencanaan strategis sumber daya manusia, Perencanaan strategis dibuat dan dikembangkan dari sistem informasi sumber daya manusia yang ada pada saat penelitian dilakukan agar sesuai dengan arah perkembangan organisasi, Metode analisis yang digunakan adalah analisis value chain, Analisis lingkungan eksternal Stmik Banjarbaru menggunakan analisis Five force factors Porter. Penelitian bertujuan untuk membuat perencanaan strategis sistem informasi sumber daya manusia di Stmik Banjarbaru dengan menggunakan analisis value chain untuk lingkungan internal dan analisis Five force factors untuk lingkungan eksternal. Manfaat Penelitian adalah Memberikan tambahan referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang perencanaan strategis sumber daya manusia, Memberikan panduan yang jelas terhadap perencanaan strategis sumber daya manusia bagi STMIK Banjarbaru untuk memperoleh keunggulan bersaing dengan organisasi sejenis dan mewujudkan visi dan misi institusi. Penulis menerapkan metode action research yang melibatkan peneliti secara langsung pada proses pengambilan data hingga analisis dan kesimpulan. Adapun yang dilakukan adalah membuat rancangan strategis Sistem Informasi di STMIK Banjarbaru, dengan fokus perhatian pada bagian Inbound Logistic dan Operasional menggunakan pendekatan rantai nilai (value chain). Langkah penelitian yang dilakukan adalah: Metode Pengumpulan Data, data pada penelitian yang dilakukan diperoleh dengan cara Wawancara dilakukan dengan Ketua STMIK Banjarbaru, Ketua Biro Administrasi Umum & Kepegawaian. Adapun bahan wawancara yang dilakukan adalah: Apakah proses penerimaan pegawai d STMIK Banjarbaru sudah sesuai dengan standar yang ditentukan, Observasi, Pengamatan atau observasi dilakukan di lingkungan STMIK Banjarbaru, Program penerimaan pegawai untuk mempelajari dan mendokumentasikan data-data dan peraturanperaturan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Studi literature, Pada bagian ini penulis mencoba menelusuri referensi atau literatur yang terkait dengan perencanaan strategis sistem informasi pendidikan tinggi, dan merupakan standar yang ditetapkan oleh Kementrian Ristek Dikti. Beberapa diantaranya dibahas lebih detail pada bagian tinjauan pustaka. Metode Analisis Data, Data yang didapatkan seperti disebutkan sebelumnya berupa SOP, dianalisis dengan mengidentifikasi aktifitas, biaya yang diperlukan (jika ada), dan mengembangkan keunggulan aktifitas. Blok Diagram Penelitian Gambar 1. 1 Diagram Penelitian 2.a Landasan Teori a. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer dan non komputer. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah suatu program aplikasi komputer berisikan program (sistem) tentang manajemen Sumber Daya Manusia yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuannya, karena program aplikasi ini dapat memproses data cecara cepat dan akurat pula. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia membentuk wahana pengumpulan, peringkasan dan penganalisaan data yang berhubungan erat dengan Sumber Daya Manusia. Sumber Daya yang bertalian dengan fungsi-fungsi SDM sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian Sumber Daya Manusia melibatkan penyimpanan catatan-catatan ikhwal para pegawai di seluruh organisasi. SISDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) merupakan sebuah aplikasi data base Client Server (berbasis jaringan) adapun beberapa data yang diolah antara lain Data SDM : Biografi, Keluarga, Pekerjaan, Cuti, Pendidikan, Keahlian, Bahasa, Bakat, Kursus, Minat, Nilai Diklat, Mutasi :jabatan, Pangkat atau golongan, KGB, Masa Pensiun b. Metodologi Perencanaan Strategi Sistem Informasi Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis ISSN : (Print) (Online) 2

3 organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. c. Metode Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi a. Value Chain Value chain didefinisikan sebagai alat untuk memahami rantai nilai yang membentuk suatu produkporter (1985) dalam buku Jogiyanto (2005), membagi aktivitas di dalam perusahaan menjadi sembilan aktivitas yang dikelompokkan menjadi dua aktivitas besar, yaitu empat aktivitas pendukung dan lima aktivitas utama, seperti terlihat pada gambar 2.1 dan sebagainya), manajemen sumberdaya manusia (human resource manajement seperti penerimaan, pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia), pengembangan teknologi (technology development seperti R&D, peningkatan kualitas produk dan proses), dan pengadaan barang (procurement). Porter mengidentifikasi lima kegiatan utama yang biasanya terjadi di setiap bisnis: (1) inbound logistics bahan mentah; (2) operasi; (3) outbound logistics barang jadi; (4) pemasaran dan penjualan, dan (5) layanan konsumen (Hunger, 2003). Porter menjelaskan bahwa untuk mencapai keuntungan kompetisi, kesembilan kegiatankegiatan tersebut harus ditingkatkan nilainya, yaitu harus efisien dan efektif. Nilai di tiap kegiatan akan dibawa kegiatan lainnya dan akan menambah nilai di kegiatan berikutnya dan seterusnya, sehingga akhir dari seluruh kegiatan akan sangat bernilai.(nurcahyani Dewi Retnowati : 2011) b. Analisis Kompetitif Porter Analisis ini dikemukan oleh Michael E. Porter. Five Forces Model Porter adalah strategi bisnis yang digunakan untuk melakukan analisis dari sebuah struktur industri. Analisis tersebut dibuat berdasarkan 5 kekuatan kompetitif yaitu: 1.Masuknya Kompetitor. Bagaimana Cara yang mudah atau sulit untuk kompetitor baru untuk mulai bersaing industri yang sudah ada. 2.Ancaman Produk atau Jasa pengganti. Cara mudah masuknya produk atau jasa yang dapat menjadi alternatif dari produk atau jasa yang sudah ada, khususnya yang dibuat dengan biaya lebih murah. 3.Daya tawar dari pembeli. Bagaimana kuatnya posisi pembeli. Pembeli mempunyai kekuatan utk menentukan kemana dia akan melakukan transaksi. 4. Daya tawar dari supplier. Bagaimana kuatnya posisi penjual. Apakah ada banyak supplier atau hanya beberapa supplier saja, bisa jadi mereka memonopoli supply barang. 5. Persaingan di antara pemain yang sudah ada. Bagaimana kuatnya persaingan diantara pemain yang sudah ada.apaka ada pemain yang sangat dominan atau semuanya sama. Gambar 2. 1 Analisis Value Chain Umum Empat aktivitaspendukung yaitu infrastruktur perusahaan (management and administrative services yaitu manajemen, akuntansi, keuangan, ISSN : (Print) (Online) 3

4 Gambar 2. 2 Five Forces Porter c. Strategic Grid Mc-Farlan Model pemetaan McFarlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem informasi di suatu operasional Organisasi berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang bisnis operasional Badan Diklat Perhubungan. Pemetaan tersebut dibagi atas kategori yang didefinisikan sebagai berikut : Kuadran 1 merupakan kuadran Support. Kuadran 2 merupakan kuadran Operational. Kuadran 3 merupakan kuadran High Potential. Kuadran 4 merupakan kuadran Strategic. Gambar 2. 3 Matrik Portfolio McFarlan Pemetaan ini mempermudah operasional pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi operasional Organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan operasional Organisasi dalam menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang tentunya disesuaikan dengan kapabilitas dan visi serta misi operasional Organisasi di masa yang akan datang. 2.b Kajian Pustaka Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada penelitian-penelitian sebelumnya dilakukan dengan menggunakan metode Ward and Pappard. Diantaranya adalah penelitian Perencanaan Strategi Sistem Informasi Retail Studi Kasus : Pt. Retail X Banyak organisasi melakukan pengembangan teknologi informasi hanya berdasar kanapa yang mereka percayai atau rekomendasi vendor. Padahal Pengembangan Sistemnformasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Membutuhkan perencanaan yang matang dan menyesuaikan dengan tujuan strategis bisnis untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial dani nvestasi. Pengembangan SI/TI yang tidak sistematis akan terkesan tambal sulam, memenuhi kebutuhan sesaat, tidak ada skala prioritas dan tidak sesuai dengan proses bisnis organisasi yang berjalan yang memiliki keunikan tersendiri. PT. Retail X merupakan sebuah perusahaan retail yang masih baru. Untuk terus menjaga daya saing dengan perusahaan yang sejenis baik itu local maupun internasional maka PT. Retail X perlu melakukan perencanaan system informasi untuk mendukung kegiatan usahanya Perencanaan strategis system informasi merupakan pendekatan sistematis mengenai apa yang dianggap paling efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan informasi. Pendekatan perencanaan strategis system informasi yang di kemukakan oleh Ward dan Peppard (2002) yang mendasari penelitian ini dan menggunakan beberapa metode analisis antara lain : Five Force Model, AnalisisSwot, Balance Score Card, Mc farlan Grid. Hasil penelitian ini adalahcetakbiruperencanaan strategis yang mengacu pada rencana bisnis organisasi berdasarkan data yang diperoleh melalui metode analisis yang digunakan serta melibatkan seluruh komponen organisasi.. (Tri Ramdhany 2013) Perencanaan Strategi sistem informasi di institusi pendidikan yang diteliti oleh (Yoseph Hendrik aturbongs,dkk : 2011) Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada institusi pendidikan tinggi studi kasus sekolah tingginilmu komunikasi dan sekretaris tarakanita, Sekolah tinggi ilmu komunikasi dan sekretari tarakanita merupakan salah satu lembaga pendidikan yang sudah berdiri sejak tahun Selama 41 tahun berdiri lembaga ini telah menghasilkan sekretaris yang profesional di bidangnya. Belakang ini mulai dirasakan adanya beberapa masalah seperti misalnya perumusan strategi bisnis yang kurang didukung oleh analisis data yang handal. Pelayanan terhadap pelanggan, kurang optimalnya penggunaan sumber daya, serta jumlah lulusan yang juga semakin menurun. Mengakibatkan aktivitas lembaga semakin bertambah, maka permasalahan itu perlu dibenahi ISSN : (Print) (Online) 4

5 secepatnya agar sasaran bisnis tetap dapat tercapai. 3.a Analisa dan rancangan system 1.Modul aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Tabel 3. 1 Modul aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) strategi tersebut akan diawali oleh penentuan strategi bisnis sistem informasi, kemudian penentuan strategi manajemen SI/TI, dan strategi SI dari STMIK Banjarbaru. 2.Analisis Value Chain Berikut hasil analisis value chain pada STMIK Banjarbaru untuk pembagian aktifitas pada masing-masing unit : Gambar 3. 1 Analisis Value Chain Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal STMIK Banjarbaru terdapat beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi di STMIK Banjarbaru: 1. Perkembangan Teknologi yang berbasis website, mendorong STMIK banjarbaru untuk menggunakan tehnologi dalam kegiatan nya untuk meningkatkan pelayanan pada mahasiswa yang bisa diakses etiap saat tanpa terbatas ruang dan waktu. 2. Peluang keunggulan kompetitif terhadap pesaing 3. Dengan memanfaatkan teknologi pada setiap kegiatan oprasional akan menetapkan STMIK Banjarbaru menjadi yang terdepan di kalimantan, sehingga memilki nilai keunggulan kompetensi yang tinggi 3.analisis five force porter Metode analisis Five Forces Model digunakan untuk menentukan posisi STMIK Banjarbaru terhadap lingkungan eksternal yang mempengaruhi jalannya proses bisnis pada STMIK Banjarbaru. Berikut ini adalah hasil analisis Five Forces Perencanaan strategis sistem informasi disusun berdasarkan analisa internal dan eksternal lingkungan bisnis serta analisa internal dan eksternal lingkungan SI/TI dari kampus STMIK Banjarbaru. Dari hasil analisa tersebut maka didapatkan perencanaan strategis sistem informasi ke depan sehingga membantu menentukan portfolio aplikasi SI dari STMIK Banjarbaru yang harus dibangun. Penentuan Gambar 3. 2 Analisis five force porter 4. Implementasi dan hasil Hasil dari analisis Value chain dan Five Forces poerter Model maka akan didapatkan target aplikasi beberapa sistem informasi SI data Sumber daya manusia, SI penelitian SDM, SI intelijen SDM, SI perencanaan SDM, SI ISSN : (Print) (Online) 5

6 perekrutan, SI Tunjangan, SI pelaporan, SI mutasi, Kenaikan golongan dan teguran Analisis Hasil Berdasarkan identifikasi kebutuhan SI sumber daya manusia STMIK Banjarbaru hasil analisa value chain dari aktifitas utama dan pendukung, maka dapat disusun Future Application Portfolio menggunakan McFarlan s Strategic Grid seperti tampak pada Tabel Tabel 4. 1 McFarlan s Strategic Grid sistem informasi mendatang adalah Hasil analisis internal menggunakan value chain STMIK Banjarbaru memerlukan beberapa aplikasi sistem informasi Hasil analisis lingkungan eksternal menggunakan analisi Five Force porter, berguna untuk menampilkan potensi potensi pesaing sistem informasi tersebut berguna untuk membantu kegiatan pengelolam Sumber Daya Manusia pada STMIK Banjarbaru. Usulan perencanaan strategis sistem informasi mendatang dengan enggunakan portopolio Mcfarlan. Tabel 4. 2 Prioritas Implementasi Aplikasi Si Stmik Banjarbaru Mendatang 5. Kesimpulan Setelah dilakukan analisis dan perencanaan strategis sistem informasi Sumber Daya Manusia pada STMIK Banjarbaru, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Analisis perencanaan strategic 6. saran Saran yang dapat digunakan oleh STMIK Banjarbaru dalam perencanaan strategis sistem informasi: 1. Dalam membuat dokumen perencanaan sistem informasi strategis dapat ditambahkan rencana anggaran setiap sistem informasi dan kebutuhan SDM. 2. Perencanaan sistem informasi STMIK Banjarbaru dapat dibuat blueprint 7. Daftar pustaka 1) Heriadi, Agustono dan Suryanto dan Sudarmawan. Perencanaan Strategis Sistem Informasi STMIK Cahaya Surya Kediri, Citec Journal, November ) Noerlina.Informasi Sumber Daya Manusia Dalam Mendukung Perencanaan Strategis Perusahaan 2014ComTech Vol.2 No. 1 Juni 2011: ) Pudjadi, Tri, Kristianto dan Tommy,Andre. Analisis Untuk Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada PT.Ritrans Cargo, SNATI, ) Ramdhany, Tri dan Kurniasih, Sri. Perancanaan Strategi Sistem Informasi Retail Studi Kasus : PT. Retail, Jurnal LPKIA, ) Retnowati, Dwi, Nurcahyani. Penerapan Sistem Informasi Menggunakan Analisis Value Chain : Studi Kasus PT Intan Pariwara Klaten, ) Wisdanigrum, Oktavima. Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Dalam Lingkungan Internal Perusahaan, Analisa, ) Yosef, Hendrik, Martobongs dan Riri Satria. Perencanaan Strategies Sistem Informasi pada Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita, Seminar Snati,2011 ISSN : (Print) (Online) 6