Naskah Publikasi. Disusun Oleh Muhammad Rifki Zulkarnain

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DENGAN 3 (TIGA) JANGKA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN (Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA) Naskah Publikasi Disusun Oleh Muhammad Rifki Zulkarnain Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2 NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DENGAN 3 (TIGA) JANGKA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN (Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA) Disusun Oleh Muhammad Rifki Zulkarnain Dosen Pembimbing, Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom NIK Tanggal, 13 Januari 2011 Ketua Jurusan Teknik Informatika, Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom NIK

3 ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM WITH 3 (THREE) TERM SYSTEM BORROWING AND RETURNS (Case Study: SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA) ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DENGAN 3 (TIGA) JANGKA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN (Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA) Muhammad Rifki Zulkarnain Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The rapid technology development is now affecting every aspect of human life. For example, in the field of business computer technology is widely used as a means of data processing, promotion or advertising via the Internet. Towards the era of the development of this technology, many organizations or companies that use the role of Information Systems supported by the utilization efficiency and effectiveness of existing technology to take a decision (decision making) or to solve a problem (problem solving) that exist. To obtain information quickly, precisely and accurately, the computer can work with accuracy and speed of access is high compared to access the human brain works. The use of computerized systems as a tool is the right choice to support activities in the data library information systems, thus speeding up the service, making the reports that so much data and activities, reducing the work load becomes lighter and can produce more accurate information again. Information needs in service and data processing is required. One example is the library service. Library Information System is one of the main functions in a library of data processing activities, both data processing and data member in a library book that can provide information services to the parties - parties at one educational institution or institution - its other institutions. In this discussion will be discussed making Library Information System application that is in use at the Junior High School 10 Yogyakarta Muhammadiyah. It is expected that good data processing Library can produce the information quickly, precisely and accurately. Keywords : Information System, Library System

4 1. Pendahuluan Kebutuhan informasi dalam pelayanan dan pengolahan data sangat diperlukan. Salah satu contohnya adalah pelayanan perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan merupakan salah satu fungsi utama dalam suatu kegiatan pengolahan data perpustakaan, baik pengolahan data anggota maupun data buku di perpustakaan yang dapat memberikan layanan informasi. Perpustakaan sebagai sebuah sistem tentunya memiliki bagian bagian atau subsistem subsistem. Salah satu dari subsistem tersebut adalah subsistem sirkulasi. Subsistem sirkulasi ini menangani beberapa proses pustaka seperti proses keanggotaan, pengolahan koleksi, peminjaman, pengembalian, dan denda. Pada kenyataannya yang terjadi saat ini adalah laporan data perpustakaan yang dihasilkan kurang maksimal, karena masih dikerjakan secara manual. Hal ini mempengaruhi proses pengambilan keputusan dan kinerja dari karyawan. Diharapkan dengan pengolahan data yang baik pada Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat, serta berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem yang ada menjadi lebih baik dan lebih efektif serta bermanfaat. 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu. 1 Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2 1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ketiga; Yogyakarta : Andi Offset, 2005, halaman 1. 2 lbid, halaman 2.

5 Berdasarkan hal diatas definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) Pengertian Informasi Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sebuah informasi sangatlah penting untuk dipahami karena tanpa itu sebuah sistem tidak akan dapat berjalan dan pada akhirnya akan mati. Informasi juga dapat dikatakan sebagai kebutuhan pokok atau salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Komponen terpenting dalam informasi adalah data. Data merupakan bahan yang akan diolah, dapat berupa teks, tabel, grafik, simbol-simbol yang menunjukkan suatu situasi. Sebuah data belum memberikan suatu arti bagi yang menerimanya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, kualitas informasi digambarkan dalam tiga buah pilar kualitas informasi yaitu Akurat, Tepat Waktu, Relevan Sistem Perpustakaan Sistem Perpustakaan dalam suatu lembaga pendidikan dalam hal ini yaitu SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat diartikan sebagai pengolahan database kepustakaan yang disusun langkah demi langkah agar data-data kepustakaan tersebut dapat disimpan dengan rapi, diinterkoneksi dan disajikan dengan cepat dan akurat. Sehingga, dapat mempermudah pembuatan laporan-laporan kepustakaannya. 3. Analisis Sistem 3.1. Sejarah Singkat SMP MUHAMMADIYAH SAGAN 10 YOGYAKARTA Berdasarkan atas hasil pertemuan musyawarah yang diadakan pada hari Ahad tanggal 20 Zulhijjah 1397 H / tanggal 12 Desember 1976 dan tanggal 5 Muharram 1397 H /

6 26 Desember 1976 anrara panitia terdiri dari SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta dan PMC Gondokusuman, PMR, Purbone Garan, Kepala SD Muhammadiyah Sagan dan Blimbingsari serta pengurus Yayasan 29 Juni Yogyakarta maka telah disepakati beberapa hal. Berdirinya SMP MUHAMMADIYAH SAGAN YOGYAKARTA terhitung sejak tanggal 1 Muharram 1397 H / 22 Desember 1976 sedangkan pembukaan SMP tersebut mulai tahun ajaran 1977, dengan menerima siswa kelas 1(satu) sebanyak 42 orang, terdiri dari 15 wanita dan 27 pria. Dalam penyelenggaraan SMP tersebut bekerja sama dengan Yayasan 29 Juni Yogyakarta (mengenai fasilitas tempat belajar) dan dengan Muhammadiyah Sagan Yogyakarta (dibidang Edukatif) dan untuk mengurusi penyelenggaraan SMP tersebut dibentuklah panitia pendiri SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta pada tanggal 12 Februari Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta merupakan sebuah akomodasi fisik tempat menyimpan berbagai informasi sekaligus sebagai sistem penyimpanan dan penemuan kembali segala informasi. Informasi informasi dinamakan koleksi. Selain sebagai tempat menyimpan berbagai koleksi, perpustakaan sekolah ini juga di maksudkan sebagai tempat belajar sambil bermain dan mengerjakan tugas yang nyaman. Ruang Perputakaan terletak di lantai 2 bersebelahan dengan Ruang IRM. Semua koleksi yang ada di perpustakaan disusun dengan menurut subyek, di jajarkan di rak dari kiri ke kanan, atas ke bawah Analisis Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan Analisis PIECES Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efesiensi (Eficiency), dan pelayanan (Service) yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.

7 1. Analisis Kinerja (Permormance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja merupakan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Berdasarkan pengamatan secara langsung, diperoleh hasil bahwa sistem pengolahan data dan transaksi buku perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih menggunakan sistem manual dan belum di lakukan secara komputerisasi. Sistem manual yang diterapkan ini, apabila dalam pengolahan data perpustakaan seperti akan mengaudit data sering mengalami kesulitan. Oleh karena itu, maka di butuhkan suatu sistem secara komputerisasi agar mempermudah kinerja pengelolaan perpustakaan. Satu hari kerja 7 Jam Jumlah Peminjaman dalam satu hari 40 Orang (X) Pelayanan untuk 1 orang butuh waktu 5 Menit (Y) Throughput = X * Y = 40 * 5 = 200 Menit (A) Sisa Waktu 7 Jam = 420 Menit = 420 A = = 220 Menit Respontime = 220 / 40 = 5 Menit 30 Detik Kesimpulan throughput lebih kecil dari respon time berarti sistem yang ada belum efektif, dari pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta adalah sebagai berikut : Jumlah beban kerja lebih besar. Pelayanan peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama Diharapkan sistem yang akan dibuat dapat mengurangi masalah masalah yang terjadi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari hasil kerja yang di lakukan.

8 2. Analisis Informasi (Information) Di Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih membutuhkan peningkatan kualitas informasi dan kecepatan pemberian informasi, dikarenakan masih secara manual dalam pengelolaan perpustakaannya, maka penyajian informasi tidak di kemas dalam bentuk yang bermanfaat dan menarik serta kurangnya informasi yang tepat pada waktunya, diantaranya adalah : Adanya pengulangan di dalam pencatatan data. Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya berupa arsip arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus yang lebih efektif. Pemasukkan data tidak dapat diproses dengan cepat karena data yang diolah cukup banyak sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukkan data. Di dalam penyimapanan data tidak aman, karena masih dalam bentuk lembaran Selain itu penyajian informasi perpustakaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan pelayanan kepada anggota perpustakaan terhambat. Berdasarkan masalah diatas menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualiatas. Diharapkan sistem yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang inputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Disebabkan Sistem Informasi Perputakaan SMP Muhammadiyah 10 masih menggunakan sistem manual menyebabkan pembekakan biaya. Maka dalam proses data serta pembuatan laporan menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya serta buku buku untuk menyimpan dokumen sangat boros. Bila terjadi kesalahan sehingga tidak dapat digunakan lagi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama lebih cepat menyesuaikan bila terjadi perubahan mendadak dari pihak manajemen, diharapkan sistem yang akan dibuat dapat mengurangi biaya atau penurunan biaya. 4. Analisis Kontrol (Control) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang dan akan terjadi. Keberadaannya sangat diperlukan guna menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugastugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. Sistem perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta yang masih menggunakan sistem manual, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan

9 data. Sistem yang akan dibuat diharapkan tidak ada kesamaan data dan data lebih aman karena tersimpan dalam file, sehingga sistem dapat meningkatkan pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi dan memperhatikan keamanan data, karena kontrol berkaitan erat dengan pengendalian dan keamanan baik dari segi hardware, software dan brainware. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan erat dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Eff = I / O Keterangan : I > O = Efisien I = O = Tidak ada artinya I < O = Pemborosan Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Dan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data buku, mengolah data buku pada bagian sirkulasi masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi. Didalam sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 masih menggunakan sistem manual, tidak dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan user. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan dan kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi beban user agar pekerjaannya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan pada SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan sistem dalam proses pengelolaan data perpustakaan, diantaranya yaitu terjadi antrian atau anggota harus menunggu lama untuk meminjam dan mengembalikan buku, karena petugas harus mencatat dalam Buku Data Pinjam dan Buku Data Kembali. Sistem yang dibuat diharapkan dapat mengatasi masalah tersebut diatas, sehingga dapat terciptanya peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan dapat meningkatkan kepuasan anggotanya.

10 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Implementasi Sistem Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal rencana kegiatan implementasi. Jadwal rencana kegiatan implementasi berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan kesalahan atau kelemahan kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan pengetesan program secara keseluruhan, adapun tahap yang di lakukan sebagai berikut : a. Mekanisme pengujian: 1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi. 2. Pengetesan pemasukan data, perubahan data, pencarian data dan penghapusan data, serta pembuatan laporan. 3. Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu untuk memastikan apakah tampilan aplikasi dan langkah langkah pengoperasian mudah untuk dipahami oleh user. 4. Pengetesan terhadap fungsi tombol yang terdapat pada masing masing form apakah berfungsi dengan baik. 5. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan benar, maka sistem dapat dioperasikan. b. Hasil yang didapat: Sistem informasi yang diusulkan telah berjalan dengan baik sesuai yang diharapkan Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Konversi yang diterapkan pada SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta adalah konversi parallel. Pendekatan konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama, selama satu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasiakan bersama-sama untuk menyakinkan

11 bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus dites terlebih dahulu untuk menentukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan atau pengujian program ini di lakukan dengan teknik pengujian White Box (White Box Testing) dan Black box ( Black box testing). Dalam melakukan White Box Testing seorang tester harus memiliki pengetahuan tentang struktur program, pengetesan dilakukan bersamaan pada saat penulisan program, yaitu sebelum semua modul dirangkai maka masing masing modul tersebut dites terlebih dahulu sehingga dapat dipastikan semua modul telah berkerja dengan baik. Black Box Testing dimana untuk pengetesan program langsung melihat pada aplikasinya tanpa perlu mengetahui struktur programnya. Pengujian ini dilakukan untuk melihat suatu program apakah telah memenuhi atau belum. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : 1. Kesalahan bahasa, yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax error). Yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative muda ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan sewaktu program dikompilasi. 2. Kesalahan sewaktu proses, adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum sesuai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karenan juga ditunjukan letak serta sebab kesalahan. 3. Kesalahan logika, adalah kesalahan dari program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengujian program yang dilakukan meliputi Pengujian input data, Simpan Data, Edit data, dan Hapus data.

12 Pengujian terhadap input data a. Mekanisme pengujian Melakukan tes terhadap seluruh komponen input data meliputi terhadap kemampuan kolom pengisian terhadap jenis jenis data yang dimasukkan, komponen input yang di uji antara lain : input data buku, data siswa, data peminjaman dan pengembalian. Programer juga mencoba mengantisipasi kelemahan program aplikasi tersebut dengan memperbaiki listing program maupun database program tersebut jika terjadi data error. Pengetesan pada tombol enter dan tab untuk melakukan pemasukkan data selanjutnya agar lebih praktis dan meminimalisir mouse. b. Hasil yang didapat Seluruh kolom input tidak ditemukan kendala pemasukkan data, baik data bertipe teks, tanggal maupun bertipe angka. Tombol enter dan tab sudah berfungsi dengan semestinya. Gambar Informasi Penyimpanan Data Pengujian terhadap Edit data dan Update data a. Mekanisme pengujian Melakukan pengetesan seluruh komponen simpan dan edit terhadap kemampuan komponen untuk merespon single klik mouse dan enter. Yang mana pada aplikasi ini tombol Ubah yang tampak dalam antar muka user dan komputer memiliki fungsi untuk mengubah data pada text box yang akan di edit atau merubah data dari database. b. Hasil yang didapat Seluruh komponen tombol Ubah telah berfungsi dengan baik dan data yang di ubah berhasil ter-update. Gambar Informasi data berhasil di update

13 Pengujian terhadap Hapus data a. Mekanisme pengujian Melakukan test terhadap seluruh komponen hapus data meliputi test terhadap kemampuan komponen untuk merespon sigle click mouse, shortcut dengan menggunakan tombol shift pada keyboard dan underline teks yang dipilih dan informasi yang ditampilkan jika instruksi gagal dieksekusi. Komponen hapus yang diuji antara lain komponen hapus data anggota dan buku. b. Hasil yang di dapat Seluruh komponen tombol hapus yang difungsikan berjalan dengan baik dengan data terhapus pada database. Gambar 4.3 Informasi penghapusan data 4.5. Manual Program Sebelum program Perpustakaan benar-benar dijalankan, selain dibutuhkan sosialisasi dan pelatihan juga dibutuhkan adanya buku panduan / manual program. Manual program berfungsi untuk membantu user (operator program) dalam menggunakan program Perpustakaan. Mulai dari cara meng-install program, masuk ke sistem (login), memasukkan, mengubah dan menghapus data serta petunjuk (secara tertulis) untuk menggunakan program secara keseluruhan. Berikut adalah langkah-langkah atau petunjuk menggunakan program Aplikasi Perpustakaan : Instalasi Program Untuk penginstalan software, komputer perlu memiliki CD-ROM untuk memasukkan software. Untuk instalasi software Sistem Operasi menggunakan Windows XP. Untuk selanjutnya dilakukan instalasi untuk software aplikasi yaitu jika master software tersimpan pada hardisk maka langkah awal adalah dengan mencari lokasi dimana master tersebut disimpan, untuk system ini pada Path C:\Program Files\Perpustakaan. Jika software di CD maka masukkan CD program aplikasi pada CD ROM kemudian aktifkan drive CD ROM di X:\Aplikasi Perpustkaan\Setup.exe, kemudian klik open, ikuti petunjuk install program, cari di Start\ All Program\ Aplikasi Perpustakaan.

14 Menjalankan Aplikasi Perpustakaan 1. Untuk menjalankan program dapat dimulai melalui Start \ All Program \ Aplikasi Perpustakaan Setelah itu akan muncul form login seperti berikut ini: Gambar Tampilan Login 2. Untuk login pertama kali User diisikan dengan kata ADMIN dan Passwordnya diisi dengan kata admin, tanpa tanda petik dua. Ini merupakan user dan password default untuk login pertama kali. Untuk selanjutnya password bisa diubah. Setelah mengisikan Login dan Password tekan tombol Login kemudian akan masuk ke dalam menu utama program. Gambar Menu Utama 3. Format Laporan Ada 2 format laporan yang dihasilkan : a. Format statis, artinya laporan hanya bisa dilihat atau dicetak, b. Format Microsoft Excel artinya laporan yang dihasilkan bisa langsung dikirim ke aplikasi Microsoft Excel sehingga bisa dimodifikasi sesuai keinginan, dengan

15 cara meng-klik kanan grid yang ada pada setiap form atau menekan tombol Menu Konfigurasi 1. Menu Pengaturan Data Sekolah Gambar Menu Pengaturan Data Sekolah 2. Menu Tahun Ajaran Gambar Menu Tahun Ajaran 3. Menu Ganti Password Gambar Menu Ganti Password

16 4. Menu Pengaturan Peminjaman Menu ini digunakan untuk mengatur sistem peminjaman buku, yaitu peminjaman Berjangka, peminjaman Klasikal dan peminjaman Pribadi. Dimana penjelesan masing masing sistem peminjaman sebagai berikut : a. Peminjaman Berjangka akan meminjamkan maksimal 10 buku dan dengan batas waktu pinjam 1 tahun. b. Peminjaman Klasikal akan meminjamkan maksimal 30 buku dan dengan batas waktu pinjam 1 hari. c. Peminjaman Pribadi akan meminjamkan maksimal 3 buku dan dengan batas waktu pinjam 1 minggu. Gambar Menu Pengaturan Peminjaman Menu Master 1. Menu Anggota Gambar Menu Anggota

17 2. Menu Buku Gambar Menu Buku Menu Peminjaman Menu ini digunakan untuk melakukan proses peminjaman buku pada perpustakaan SMP Muhamadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu ini terdapat 3 menu peminjaman yaitu : 1. Peminjaman Berjangka 2. Peminjaman Klasikal 3. Peminjaman Pribadi Gambar Menu Peminjaman Menu Pengembalian Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengembalian buku pada perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu terdapat 3 menu pengembalian yaitu : 1. Pengembalian Berjangka 2. Pengembalian Klasikal 3. Pengembalian Pribadi

18 Gambar Menu Pengembalian Menu Rekap 1. Menu Rekap. Gambar Menu Rekap Anggota Gambar Laporan Data Anggota

19 5. Kesimpulan Berdasarkan penjelasan pada bab bab sebelumnya maka secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukkan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan kerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas tugas dengan baik. Daftar Pustaka B. Davis, Gordon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama. Jakarta : PT Gramedia. HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. M, Suyanto Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik. Yogyakarta : IMKI. Wahana Komputer Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat Lanjut. Semarang : Andi Offset. Wahana Komputer Tutorial Membuat Program dengan Visual Basic. Jakarta : Salemba Infotek. Madcoms Aplikasi Database & Crystal Report Pada Visual Basic 6.0. Madiun : Andi Offset. Madcoms Seri Panduan Pemrograman Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Madiun : Andi Offset. Marlinda Linda Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi. Pandia, Henry Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.