ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (STUDI KASUS PADA STIKOM DINAMIKA BANGSA)

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (STUDI KASUS PADA STIKOM DINAMIKA BANGSA) Mulyadi, S.Kom, M.S.I Dosen Tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi Jl. Jendral Sudirman, The Hok Jambi Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dan fungsi guna membangun Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. Tahapan penelitian diawali dengan melakukan studi literatur guna mempelajari dan memahami teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan yang diteliti, dilanjutkan dengan mengumpulkan data melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Selanjutnya dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan sistem berdasarkan data-data yang telah didapatkan, memodelkannya dengan menggunakan permodelan berorientasi objek. Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem yang dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia di STIKOM Dinamika Bangsa. Kata-Kunci : SDM, Sistem Informasi Manajemen SDM, SIMSDM, Analisis dan Perancangan Sistem, Pendekatan Berorientasi Objek. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penelitian Manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai pendekatan strategis dan koheren untuk pengelolaan aset organisasi yang paling berharga yaitu orang-orang yang bekerja baik secara individual dan kolektif memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi (Armstrong, 2006 ; 3). Agar kegiatan operasional organisasi berjalan dengan baik, bukan hanya sumber daya manusia terampil yang dibutuhkan, namun juga pengelolaan yang baik terhadap sumber daya manusia yang dimiliki organisasi dengan membangun suatu Sistem Informasi. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIMSDM) merupakan sebuah sistem yang berusaha untuk menggabungkan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam manajemen sumber daya manusia akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan pihak organisasi dalam pengambilan keputusan. Perencanaan sebuah sistem informasi merupakan kegiatan mendefinisikan kebutuhan organisasi atau 'permintaan' akan informasi dan sistem untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Agar sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan maka dibutuhkan perencanaan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan akan informasi dan fungsi-fungsi dalam manajemen sumber daya manusia organisasi STIKOM Dinamika Bangsa Jambi merupakan sebuah perguruan tinggi bidang ilmu komputer yang telah berdiri sejak tahun STIKOM Dinamika Bangsa memiliki visi Menjadi Perguruan Tinggi terkemuka baik Regional maupun Nasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan komputer berlandaskan nilai-nilai Pancasila. Untuk mencapai visi tersebut, sumber daya manusia yang memadai saja tidak cukup, manajemen sumber daya manusia yang baik juga dibutuhkan dalam menjalankan perguruan tinggi. Berdasarkan penelitian sebelumnya (Eriya, 2010 ; 2) dipaparkan bahwa pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi, manajemen sumber daya manusia belum dilakukan secara optimal dan belum didukung oleh pemanfaatan sistem informasi/teknologi informasi yang memadai, hal ini dapat dilihat dari sistem pengorganisasian data karyawan yang belum baik serta belum tersedianya informasi karyawan yang memadai yang dibutuhkan manajemen. Penelitian tersebut menghasilkan permodelan kebutuhan sistem informasi secara umum, sehingga perlu dijabarkan lebih rinci lagi. Penelitian ini melanjutkan penelitian sebelumnya dan mengusulkan sebuah rancangan yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan SIMSDM di STIKOM Dinamika Bangsa. Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

2 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan bahwa masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana menganalisa dan merancang kebutuhan fungsi dan informasi SIMSDM di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi dengan pendekatan berorientasi objek 1.3 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk : 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan fungsi dalam manajemen sumber daya manusia pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. 2. Merancang SIMSDM pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan pengelolaan karyawan sebagai 2ompu organisasi yang paling berharga dengan tujuan menciptakan dan mempertahankan tenaga kerja terampil dan berkomitmen yang mampu memberikan kontribusi guna pencapaian tujuan organisasi. Hal ini dapat dilihat dari berbagai defenisi tentang manajemen sumber daya manusia berikut ini. Senyucel (2009 ; 16) mendefinisikan, HRM is a combination of people-oriented management practices that views employees as assets, not costs; and its main aim is to create and maintain a skilful and committed workforce to gain competitive advantage. Armstrong (2006 : 3) menyatakan bahwa Human resource management is defined as a strategic and coherent approach to the management of an organization s most valued assets the people working there who individually and collectively contribute to the achievement of its objectives. Berdasarkan deskripsi diatas dapat dijabarkan bahwa teknik yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia berawal dari melakukan analisis pekerjaan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut calon karyawan, memilih calon karyawan, mengarahkan dan melatih karyawankaryawan baru, mengatur upah dan gaji, memberikan insentif dan keuntungan, menilai prestasi, berkomunikasi, melatih dan mengembangkan para manajer serta membangun Komitmen karyawan. 2.2 Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Sumber Daya Manusia didefinisikan sebagai 2omput yang menyediakan informasi bagi manajer secara menyeluruh tentang sumber daya manusia organisasi, sebagaimana yang diungkapkan McLeod dan Schell (2007 ; 190), The Human Resources Information System (HRIS) provides information to managers throughout the firm concerning the firm s human resources Untuk menyediakan informasi yang baik perlu dukungan teknologi 2omputer yang mengintegrasikan berbagai komponen dalam proses pengolahan data dan administrasi sumber daya manusia. Hal ini sejalan dengan pendapat dari Kettley and Reilly, a computerized human resource information system consists of a fully integrated, organization-wide network of HR-related data, information, services, databases, tools and transactions. Such a system can be described as e- HR, meaning the application of conventional, web and voice technologies to improve HR administration, transactions and process performance (Armstrong, 2006 ; 889 ) 3. Metode Riset Dalam melaksanakan penelitian ini penulis melaksanakan tahapan kegiatan penelitian sebagai berikut : 1. Studi literatur dan pengumpulan data Studi literatur penulis lakukan untuk Pada tahap ini penulis mempelajari dan memahami teori-teori dan konsep-konsep yang relevan dengan masalah yang diteliti dan menjadi dasar teori pada penelitian ini, selanjutnya melakukan kegiatan pengumpulan data yang bersumber dari dokumen dan arsip, observasi dan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam penelitian. 2. Melakukan analisis kebutuhan sistem. Pada tahap ini penulis melakukan analisis terhadap manajemen sumber daya manusia yang sedang berjalan. Analisis ini bertujuan untuk mengkaji permasalahan yang terjadi dan kebutuhan terhadap sistem informasi dalam mendukung proses tersebut. Analisis ini dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan sebelumnya. 3. Membuat pemodelan kebutuhan Sistem Informasi dengan menggambarkan fungsifungsi yang menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya manusia menggunakan model-model pendekatan berorientasi objek, yang dimulai dari desain sistem menggunakan use case diagram, class diagram, activity diagram dan package diagram. 4. Analisis dan Desain SIMSDM 4.1 Analisis Manajemen SDM Kegiatan manajemen SDM di STIKOM Dinamika Bangsa saat ini dikelompokkan dalam subsistem sebagai berikut : Sistem Perencanaan dan Rekruitmen Untuk memenuhi kebutuhan SDM di STIKOM Dinamika Bangsa, aktivitas dimulai dari penentuan kebutuhan SDM melalui rapat pimpinan yang kemudian ditindak lanjuti dengan proses rekrutmen melalui media cetak dan elektronik. Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

3 Selanjutnya SDM yang memenuhi kriteria akan menjalani tahapan seleksi. Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan yang ditemukan antara lain proses pendataan belum dilaksanakan dengan baik sehingga institusi tidak memiliki pangkalan data yang lengkap untuk kebutuhan dalam kegiatan pengelolaan SDM lebih lanjut Sistem Administrasi SDM Proses administrasi SDM dimulai dari pengelolaan data induk SDM, Cuti, Promosi, Rotasi, Mutasi dan Pemberhentian dilakukan di unit Biro Administrasi Umum (BAU) dan PUKET II. Setiap pengambilan keputusan dilaksanakan secara adhock melalui rapat pimpinan. Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan yang sering ditemui antara lain manajemen arsip terkait pendataan SDM belum dikelola dengan baik dan proses pengambilan keputusan terkendala dengan belum tersedianya informasi yang lengkap sebagai dasar dalam pengambilan keputusan Sistem Presensi Sistem Presensi meliputi proses administrasi yang terkait dengan kehadiran karyawan dikelola oleh BAU dan Puket II, perekaman data dilakukan menggunakan mesin absensi sidik jari (finger print), data absensi disimpan dalam program absensi (Hit Time Attendance). Dari kegiatan tersebut, beberapa kendala yang ditemui dalam sistem presensi ini adalah Informasi yang dihasilkan dari program absensi memiliki keterbatasan, sehingga harus diolah sedemikian rupa oleh BAU pada setiap akhir bulan, informasi ketidakhadiran karyawan seringkali harus diverifikasi ulang kepada karyawan yang bersangkutan untuk melengkapi laporan Sistem Evaluasi SDM Kegiatan evaluasi terkait dengan pemberian reward dan punishment kepada karyawan dikelola di PUKET II, sedangkan evaluasi kinerja dosen diatur oleh PUKET I (bidang akademik). Berdasarkan kondisi diatas, kesulitan yang ditemukan dengan proses evaluasi seperti ini adalah Penilaian dilakukan hanya satu arah, hanya antara atasan dengan bawahan, sementara untuk pengukuran kinerja perlu dilakukan penilaian menyeluruh, tidak hanya penilaian atasan terhadap bawahan, melainkan juga penilaian karyawan terhadap atasan dan rekan kerja Sistem Pengembangan SDM Pengembangan SDM dilakukan berdasarkan kebutuhan bisnis institusi. Perencanaannya dilakukan melalui rapat pimpinan.beberapa kelemahan yang ditemui antara lain pihak manajemen sering mengalami kesulitan dalam menentukan jenis pelatihan dan jadwal yang sesuai dengan ketersediaan waktu. Kurangnya perencanaan menyebabkan pengembangan karyawan tidak berjalan secara kontinyu, padahal karyawan dituntut untuk terus dapat mengembangkan pengetahuan dan kemampuannya Sistem Pelaporan Manajemen Dalam penyediaan kebutuhan informasi bagi pihak manajemen, laporan disusun kembali setiap kali dibutuhkan. Sejauh ini laporan disusun berdasarkan dokumen fisik dan file spreedsheet yang dimiliki, belum terintegrasi dalam suatu basis data. Hal ini menyebabkan proses pembuatan laporan tidak bisa secara instan, butuh waktu untuk merekapitulasi data yang dibutuhkan, disamping itu tingkat kesalahan informasi yang dihasilkan juga cukup tinggi. 4.2 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Berdasarkan analisis manajemen SDM diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa fungsi utama dalam Manajemen SDM STIKOM Dinamika Bangsa yang dikelompokkan ke dalam beberapa subsistem sebagai berikut : a. Subsistem Perencanaan SDM, memiliki fungsi yang digunakan untuk perencanaan kebutuhan SDM yang diajukan oleh kepala unit satuan kerja sesuai dengan kebutuhan di unit-unit tersebut. b. Subsistem Rekrutment SDM, terdiri dari fungsi publikasi kebutuhan SDM, Online Rekrutmen, Seleksi dan penerimaan SDM c. Subsistem Manajemen SDM, terdiri dari fungsi administrasi SDM, Presensi, Evaluasi serta Pengembangan SDM. d. Subsistem Pelaporan Manajemen, merupakan fungsi yang digunakan untuk menyiapkan laporan yang dibutuhkan oleh tingkatan manajemen. e. Subsistem Manajemen Pengguna, memiliki fungsi yang digunakan untuk mengelola pengguna sistem informasi sesuai dengan otoritas yang diberikan pada tiap-tiap pengguna Rancangan Sistem Informasi Manajemen SDM Berdasarkan hasil analisis maka dapat dimodelkan SIMSDM yang digambarkan menggunakan Use Case Diagram, Class Diagram dan Package Diagram Use Case Diagram SIMSDM Rancangan Sistem Informasi ini digambarkan berdasarkan kebutuhan fungsional system yang dikelompokkan menurut subsistem dalam SIMSDM sebagai berikut : Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

4 Gambar 4.1. Subsistem Perencanaan SDM Gambar 4.2. Subsistem Rekrutmen SDM Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

5 Gambar 4.3. Fungsi Administrasi SDM dalam Subsistem Manajemen SDM Gambar 4.4. Fungsi Presensi dalam Subsistem Manajemen SDM Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

6 Gambar 4.5. Fungsi Evaluasi Kinerja SDM dalam Subsistem Manajemen SDM Gambar 4.6. Fungsi Pengembangan SDM dalam subsistem Manajemen SDM Gambar 4.7. Fungsi Pemberhentian SDM dalam subsistem Manajemen SDM Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

7 Gambar 4.8. Subsistem Pelaporan Manajemen Gambar 4.9. Subsistem Manajemen Pengguna Class Diagram SIMSDM Class merupakan bagian utama dari Class Diagram yang berfungsi menyimpan dan mengelola informasi di dalam sistem. Class Diagram merupakan model statis yang menunjukkan Class-Class dan hubungan diantaranya. Class-Class dalam Sistem Informasi Manajemen SDM ini ditunjukkan dalam gambar berikut ini : Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

8 Gambar 4.10 Class Diagram SIMSDM Package Diagram Package diagram merupakan diagram yang digunakan pada sistem berskala besar untuk menggambarkan saling ketergantungan diantara komponen-komponen utama pada sistem. Setiap komponen utama memiliki diagram use case yang dikelompokkan kedalam suatu Package dengan tujuan agar suatu use case diagram lebih mudah dipahami. Package diagram ini digambarkan berdasarkan subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen yang dideskripsikan dalam tabel berikut ini : Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

9 Gambar Package Diagram SIMSDM 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. SIMSDM merupakan gabungan dari aktivitas pengelolaan SDM dengan pemanfaatan teknologi informasi yang menghasilkan informasi guna pencapaian tujuan organisasi. 2. Berdasarkan analisis terhadap manajemen SDM di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi, kegiatannya belum dilakukan secara optimal dan belum sepenuhnya didukung pemanfaatan sistem informasi/teknologi informasi yang memadai. 3. Pengembangan sistem dilakukan dengan pendekatan berorientasi objek yang dimodelkan menggunakan diagram dalam UML 2.0 antara lain Use Case Diagram, Class Diagram, dan Package Diagram. 4. SIMSDM yang dikembangkan memiliki 5 subsistem antara lain subsistem perencanaan SDM, rekrutmen SDM, manajemen SDM, Pelaporan Manajemen dan Manajemen Pengguna 5.2 Saran Saran-saran yang dapat penulis ungkapkan adalah sebagai berikut : 1. Rancangan SIMSDM yang dihasilkan dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi Manajemen SDM STIKOM Dinamika Bangsa untuk mendukung pengelolaan SDM yang baik. 2. Sistem yang dibangun berawal dari identifikasi proses bisnis dalam manajemen SDM organisasi, sehingga prosedur baku yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan SDM perlu ditetapkan terlebih dahulu. 3. Pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini dapat dilakukan dengan membangun sebuah sistem informasi manajemen SDM secara utuh menggunakan rancangan yang dihasilkan dalam penelitian ini. 4. Rancangan output yang dihasilkan dalam Sistem Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar dalam proses penggajian/kompensasi. Agar sistem dapat digunakan secara menyeluruh, maka perlu analisis dan rancangan sistem lebih lanjut yang melibatkan proses penggajian/kompensasi. 5. Untuk kesuksesan implementasi, maka pembangunan sistem ini membutuhkan komitmen dan dukungan dari semua pihak manajemen organisasi dan membutuhkan keterlibatan pihak-pihak tertentu yang terkait dengan SIMSDM ini. Daftar Pustaka Armstrong, Michael A Handbook of Human Resource Management Practice. 10th Edition. London and Philadelphia : Kogan Page , Strategic human resource management : a guide to action. 10th Edition. London and Philadelphia : Kogan Page Darudiato, Suparto Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Maju Bersama Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni

10 (Studi Kasus : Rekrutmen, Pelatihan, dan Penilaian Kinerja Karyawan). Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI). Yogyakarta. Dennis, Alan ; Wixom, Barbara Halley ; Tegarden, David System Analysis and Design with UML Version 2.0 : An Object-Oriented Approach. United States : John Wiley & Sons, Inc. Dessler, Gary Human Resource Management. Tenth Edition, Prentice Hall. Eriya, 2010, Perencanaan Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus STIKOM Dinamika Bangsa). Penelitian Dosen Tetap STIKOM Dinamika Bangsa. Jambi Mcleod, Raymond Jr ; & Schell, George P Management Information System. Tenth edition. United States : Prentice Hall. Munawar Pemodelan Visual dengan UML. Cetakan Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu Pinnington, Ashly H ; Macklin, Rob ; & Campbell, Tom Human Resource Management : Ethics and Employment. New York : Oxford University Press. Pressman, Roger S Software Engineering : A Practitioner s Approach. Fifth Edition. New York. McGraw-Hill. Senyucel, Zorlu Managing The Human Resource in 21st Century. Ventus Publishing Silberschatz; Korth ; Sudarshan Database System Concepts. Fourth Edition. McGraw-Hill. Turban, Efraim ; Rainer, R. Kelly Jr ; & Potter, Richard E Introduction to Information System : Supporting and Transforming Business. United States : John Wiley & Sons, Inc. Visual Paradigm International, Ltd VP- UML Quick Start. Peppard, Joe Strategic Planning for Information Systems. London : John Willey & Sons. Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni