Daftar Isi Daftar Isi... i Pendahuluan... 1 Petunjuk Umum... 4 Petunjuk Pengoperasian... 12

Transkripsi

1

2 Daftar Isi Daftar Isi... i Pendahuluan... 1 Petunjuk Umum... 4 Unit Pengguna Dokumen Yang Diperlukan Kebutuhan Hardware & Software Instalasi Aplikasi Petunjuk Pengoperasian Prosedur Login Data Langkah-langkah Validasi Data Pegawai Kontrol dan Monitoring Cetak i

3 Import Data Import Data TXT Import Data Aplikasi Gaji Pegawai Pusat 2008 DJPB Backup dan Restore Data Backup / Kirim Data Restore Data Referensi Referensi Satuan Kerja Referensi Gabungan Referensi Penandatangan Referensi User Keluar Tip dan Trik Penutup ii

4 PENDAHULUAN Dalam pasal 11 Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 dinyatakan antara lain bahwa Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara diperinci menurut organisasi, fungsi, dan jenis belanja. Perincian per jenis belanja meliputi Belanja Pegawai, Belanja Barang dan Belanja Modal, Bunga, Subsidi, Hibah, Bantuan Sosial, dan Belanja Lain-lain. Termasuk dalam Belanja Pegawai antara lain pembayaran gaji pegawai negeri sipil kementerian/lembaga berikut penghasilan lainnya yang melekat dengan gaji. Menurut data dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Badan Kepegawaian Negara bahwa jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) saat ini lebih kurang sebanyak 3,8 juta pegawai dan sekitar diantaranya merupakan PNS Pusat. Jumlah PNS yang cukup banyak dimaksud tentu membutuhkan dukungan pendanaan belanja 1

5 pegawai yang sangat besar pula untuk membayar gaji dan tunjangantunjangan lainnya. Sistem penganggaran berbasis kinerja yang sejak tahun 2005 mulai diperkenalkan, telah menuntut diterapkannya suatu sistem perencanaan anggaran yang berorientasi pada output dengan penggunaan sumber daya dan dana yang efisien dan optimal melalui penghitungan-penghitungan kebutuhan anggaran yang tepat dan akurat. Dalam rangka menghasilkan perkiraan kebutuhan anggaran pembayaran belanja pegawai secara tepat dan akurat setiap tahun, maka Ditjen Anggaran Departemen Keuangan menggunakan metode penghitungan belanja pegawai berbasis database pegawai. Penggunaan metode penghitungan ini menuntut tersedianya database pegawai secara detail untuk seluruh pegawai negeri, baik PNS maupun personil TNI dan POLRI. 2

6 Sehubungan dengan itu, maka untuk menjamin tersedianya database pegawai yang valid secara rutin di seluruh kementerian negara/lembaga, maka diperlukan alat bantu berupa software Aplikasi Belanja Pegawai yang tata cara penggunaannya tercantum dalam Buku Petunjuk Operasional ini. 3

7 PETUNJUK UMUM Aplikasi Belanja Pegawai ini merupakan sarana alat bantu untuk menghasilkan data pegawai secara nasional yang valid dan uptodate untuk dijadikan bahan perencanaan belanja pegawai yang setiap tahun dialokasikan dalam APBN. UNIT PENGGUNA Pada prinsipnya, seluruh unit pada suatu instansi dapat menggunakan aplikasi ini. Namun demikian, untuk keperluan perencanaan anggaran dan agar terdapat koordinasi dalam pelaksanaannya, maka sangat tepat apabila aplikasi ini diterapkan pada unit Sekretariat. Pimpinan Sekretariat suatu instansi dapat menunjuk salah satu diantara pejabat yang menangani keuangan, perencanaan, atau kepegawaian untuk menjadi penanggung jawab pelaksanaan kegiatan validasi lingkup instansi berkenaan. 4

8 Selanjutnya, penanggung jawab kegiatan validasi data pegawai yang telah ditunjuk tersebut dapat mengkoordinasikan dan menetapkan langkah-langkah teknis lebih lanjut, termasuk mendesentralisasikan pelaksanaan kegiatan dimaksud ke seluruh satker atau instansi vertikal di bawahnya apabila diperlukan. DOKUMEN YANG DIPERLUKAN Dokumen yang perlu disiapkan dan dipenuhi oleh masing-masing pegawai dalam rangka pelaksanaan kegiatan validasi data pegawai ini sekurang-kurangnya adalah: SK Pangkat terakhir SK Jabatan terakhir (atau surat keputusan mutasi terakhir bagi yang tidak menduduki jabatan) Surat Keterangan Keluarga (KP.4) terakhir 5

9 KEBUTUHAN HARDWARE & SOFTWARE Kebutuhan minimum Hardware untuk menjalankan aplikasi belanja pegawai adalah sebagai berikut : 1) Prosesor Intel Pentium II, AMD, VIA atau yang bersesuaian; 2) Memori RAM 256 MB; 3) Ruang kosong Harddisk 166 MB; 4) Printer Deskjet, Inkjet atau Laserjet. Kebutuhan minimum Software untuk menjalankan aplikasi belanja pegawai adalah sebagai berikut : 1) Sistem Operasi Microsoft Windows 98, 2000, ME ke atas; 2) PDF reader atau yang bersesuaian ( seperti : Adobe Reader, Fox It ); 3) Software tambahan untuk printer ( biasanya disediakan bersama printer ). 6

10 INSTALASI APLIKASI Langkah langkah untuk melakukan Instalasi Aplikasi Belanja Pegawai adalah: Masukkan CD aplikasi ke CD- ROM Double click file setup bp, kemudian muncul Gambar 1 7

11 Klik maka akan muncul gambar 2. Pada menu ini user diperbolehkan mengubah folder instalasi (Default: C:\AplDJA\Belpeg) klik untuk meneruskan instalasi aplikasi Gambar 2 8

12 Kemudian muncul gambar 3 Klik untuk membuat shortcut pada desktop, dan akan muncul gambar 4 Gambar 3 Gambar 4 Untuk membuat icon dekstop klik 9

13 Gambar 5 Gambar 6 Klik untuk mengcopy file ke folder tujuan (Gambar 5) Proses ekstrak sedang berlangsung terlihat dari progres ekstrak (Gambar 6), apabila ingin menghentikan proses ekstrak klik tombol batal. 10

14 Setelah beberapa saat, maka proses instalasi selesai dan akan muncul gambar 7. Klik untuk mengakhiri instalasi. Setelah instalasi selesai maka akan muncul shortcut. Gambar 7 11

15 PETUNJUK PENGOPERASIAN PROSEDUR LOGIN Pada dekstop, double klik shortcut Aplikasi Belanja Pegawai dan muncul layar aplikasi (Gambar 8) Untuk melakukan login pertama kali, ketik super pada kolom user id dan password Klik tombol untuk memulai aplikasi Gambar 8 Catatan: user id dan password dapat ditambah, diubah dan dihapus pada menu referensi. 12

16 Apabila login berhasil, akan muncul menu awal Aplikasi Belanja Pegawai seperti Gambar 9. Gambar 9 13

17 Aplikasi Belanja Pegawai terdiri atas tiga menu utama, yaitu: Data, Referensi dan Keluar. Gambar 10 DATA Pada menu ini terdapat fasilitas untuk melakukan kegiatan pokok validasi data pegawai yang dilakukan oleh masing-masing satker. Kegiatan tersebut adalah melakukan update, validasi dan merekam semua data pegawai masing-masing satker. 14

18 Menu data memiliki 6 submenu: (Gambar 11) Gambar 11 Menu untuk validasi data pegawai meliputi: rekam, upadate, hapus data Menu untuk mencetak surat pengantar dan lampirannya Backup dan restore data yang telah divalidasi Gambar 11 Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi digitalisasi kartu pengawasan gaji yang terdapat di Bagian Keuangan Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi kepegawaian yang selama ini telah diterapkan oleh Bagian Kepegawaian satker berkenaan (dalam format txt) 15

19 LANGKAH-LANGKAH VALIDASI DATA PEGAWAI Untuk mempercepat proses validasi data pegawai per satker, maka aplikasi ini telah dilengkapi dengan data pegawai awal yang bersumber dari Badan Kepegawaian Negara. Apabila terdapat pegawai negeri yang datanya tidak ditemukan pada aplikasi ini, maka dilakukan perekaman baru semua elemen data pegawai berkenaan sesuai dengan form yang tersedia. Untuk memulai validasi data pegawai, terlebih dahulu buka menu Data sebagai berikut: Klik Data R/U/H Data Pegawai dan selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar

20 Gambar 12 Gambar 12 Setelah muncul gambar di atas, ikuti langkah-langkah sebagai berikut: 17

21 LANGKAH 1 : Menentukan Satuan Kerja (Satker) Masukkan kode Satker sesuai tabel referensi RKAKL 2008, kemudian di sebelah kanan akan muncul nama satker berkenaan. Pengisian kode satker dapat dilakukan pula melalui fasilitas pencarian dengan menekan tombol sebagai berikut: untuk satker yang data pegawainya pernah di rekam, atau untuk satker yang data pegawainya belum pernah direkam. Selanjutnya akan muncul form pencarian dan ketik huruf atau kata kunci satker berkenaan. Apabila satker tersebut telah muncul dalam list, arahkan pointer mouse pada satker tersebut dan klik 2 kali. Contoh: 18

22 LANGKAH 2 : Masukkan NIP pegawai dan lakukan validasi atas seluruh data pegawai berkenaan Klik Rekam Masukkan kode NIP pada kolom NIP NIP Gambar 13 Selanjutnya, isilah seluruh elemen-elemen dalam form tersebut dengan benar sesuai dengan dokumen-dokumen terakhir pegawai berkenaan. 19

23 Penjelasan elemen data pegawai pada form: NIP Nama Nomor Induk Pegawai Nama Lengkap Pegawai TglLahir Tanggal Lahir Pegawai ( dd-mm-yyyy ) JenisKelamin 1 = Laki-Laki, 2 = Perempuan Klik kemudian pilih status yang tersedia. StatusPegawai Untuk pilihan status no.2 (diperbantukan) dan no.3 (dipekerjakan) agar diikuti isian kode satker tempat pegawai bersangkutan diperbantukan/dipekerjakan. Golongan Klik kemudian pilih golongan yang tersedia 20

24 Hakim MasaKerjaGolongan GajiPokok TMT Golongan TMT KGB Ketik angka 1 apabila pegawai adalah hakim, dan angka 0 apabila pegawai bukan hakim. Masa kerja golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat atau SK KGB terakhir, masa kerja akan mengikuti gaji pokok yang diisikan Jumlah gaji pokok berdasarkan masa kerja Golongan atau KGB yang terakhir, tekan enter untuk melihat tabel gaji TMT Golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat terakhir ( dd-mm-yyyy ) TMT Kenaikan Gaji Berkala sesuai dengan SK KGB terakhir ( dd-mm-yyyy ) Eselon TjStruktural Klik kemudian pilih tingkat eselon yang tersedia, apabila tidak mempunyai jabatan isi 99 (pelaksana) Besar tunjangan struktural sesuai dengan tingkat eselon yang dipilih (terisi secara otomatis) 21

25 JabatanFungsional TjFungsional Istri/Suami Anak Pendidikan Grade Klik kemudian pilih jabatan fungsional yang tersedia, apabila tdk memiliki jabatan isikan (pelaksana) Besar tunjangan fungsional sesuai dengan jabatan fungsional yang dipilih (terisi secara otomatis) Sesuai dengan daftar gaji terakhir ( 0 : tidak kawin dan 1 : kawin ) Jumlah anak sesuai dengan daftar gaji terakhir (1 : jml anak satu, 2 : jml anak dua, 3 : jml anak tiga ) Klik kemudian pilih tingkat pendidikan yang tersedia Hanya diisi oleh Satker yang sudah memperlakukan sistem grading 22

26 TunjanganDTerpencil TunjanganPapua TunjanganLain Dasar Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah terpencil Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah Papua Tunjangan lain adalah tunjangan selain: tunjangan istri dan anak, tunjangan beras, tunjangan struktural/fungsional, tunjangan umum, tunjangan umum tambahan, tunjangan pph, tunjangan papua dan daerah terpencil Peraturan atau dokumen yang menjadi dasar dibayarkannya Tunjangan Lain tersebut. Setelah semua data terisi dengan lengkap dan benar, simpan data pegawai tersebut dengan menekan tombol. Ulangi langkah-langkah validasi sesuai prosedur di atas sampai semua pegawai yang ada pada satker berkenaan tersimpan. 23

27 KONTROL DAN MONITORING Setelah semua data disimpan, maka tabel yang terletak pada sisi kiri form akan terisi oleh data pegawai yang berhasil direkam dan secara default pointer akan berada pada posisi paling atas. Untuk menampilkan, melihat dan memonitor data seorang pegawai yang tercantum pada tabel tersebut, arahkan pointer pada nip dan nama pegawai yang diinginkan. Di bawah ini adalah daftar tombol-tombol yang dapat digunakan untuk membantu proses validasi data pegawai : menampilkan NIP dan nama pegawai yang sudah pernah diupdate/ divalidasi/direkam sebelumnya mencetak form kosong untuk diisi data pegawai, pabila data pegawai tsb. tidak ditemukan pada aplikasi ini mencetak form yang sudah terisi data awal/asli BKN sebagai bahan validasi. Isi text box yang kosong dan lakukan perubahan data pada aplikasi. 24

28 merekam,mengupdate,memvalidasi data pegawai baru melakukan perubahan data pegawai yang sudah direkam menghapus data pegawai yang tidak diperlukan menyimpan hasil update/validasi/rekam menyimpan data asli BKN sebagai draft awal membatalkan proses update/validasi/rekam keluar dari menu r/u/h data pegawai 25

29 CETAK Setelah data berhasil direkam, maka perlu dilakukan backup data dan kemudian mengirimkan backup data tersebut kepada instansi di luar satker, baik yang merupakan instansi vertikalnya ataupun ke instansi lain yang berkepentingan. Cetak merupakan fasilitas yang disediakan aplikasi untuk melakukan pencetakan surat pengantar dan lampirannya (daftar pegawai satker). Sebelum melakukan pencetakan ada beberapa hal yang harus dilakukan, 1. Isikan identitas pejabat (NIP, nama pejabat dan jabatan) yang akan menandatangani surat pengantar tersebut pada menu, Referensi Penandatangan. 2. Isikan header (kop) surat pengantar dan tembusan. 26

30 Isikan Nomor, Tanggal, dan Tujuan Surat Pilih Surat Pengantar, Lampiran, atau keduanya Pilih pejabat penanda tangan yang telah direkam di Referensi Penandatangan Gambar 14 Klik tombol untuk membuat header / kop surat pengantar seperti pada gambar 16 Pilih ruang lingkup data yang akan dikirim 27

31 Gambar 15 Isikan Pihak Pihak yang akan diberi tembusan surat pengantar Isikan Departemen, Unit, Satker, dan Alamat Satker untuk membuat header / kop surat Contoh hasil cetak surat pengantar dan lampirannya : 28

32 29

33 IMPORT DATA Dalam suatu Satker dapat dimungkinkan telah mempunyai suatu sistem aplikasi sejenis dan mempunyai elemen data yang sama atau mirip dengan Aplikasi Belanja Pegawai ini, misalnya Aplikasi Kepegawaian (diterapkan oleh unit yang menangani kepegawaian) atau Aplikasi Digitalisasi Kartu Pengawasan Pembayaran dan Gaji Pegawai Pusat 2008 (diterapkan oleh unit yang menangani keuangan). Untuk itu, Aplikasi Belanja Pegawai ini diusahakan dapat compatible dengan berbagai aplikasi yang mempunyai elemen data sejenis sehingga memudahkan user dalam melaksanakan validasi dan menghindari kegiatan yang berulang-ulang untuk tujuan yang sama. Atas pertimbangan di atas, maka dalam Aplikasi Belanja Pegawai ini terdapat fasilitas yang dapat digunakan untuk mengambil data dari 30

34 berbagai aplikasi sejenis berupa menu Import Data TXT dan Import Data Aplikasi Gaji DJPb. IMPORT DATA TXT Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Aplikasi Kepegawaian. Pemanfaatan fasilitas ini memerlukan bantuan Programmer Aplikasi Kepegawaian instansi berkenaan yang dapat memodifikasi data sehingga menghasilkan file yang berisi format data TXT dengan struktur sebagai berikut: Field Field Name Type Width InputMask Keterangan 1 KDSATKER Character Lihat Referensi Satker 2 NIP Character 9! Digit 1 angka at au huruf, digit 2-9 angka 3 NAMA Character 30! Huruf besar ma ksimal 30 digit 4 SEX Character 1 9 1=Laki-laki 2=pe rempuan 5 TGLAHIR Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu lan, YYYY=tahun 31

35 6 STAPEG Character 1 9 Lihat Referensi Status Pegawai 7 KDSATKER2 Character Lihat Referensi Satker, jika pegawai dipekerjakan atau diperbantukan 8 GOL Character 2 99 Lihat Referensi Golongan 9 TMTGOL Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bulan, YYYY=tahun 10 MKGTH Numeric MKGBL Numeric TMTKGB Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bulan, YYYY=tahun 13 KDHAKIM Character 1 9 1=ya 0=tidak 14 GAPOK Numeric ISTRI Numeric jika dibayar tunjangan istri. 0 jika tidak dibayar 16 ANAK Numeric 1 9 jumlah anak yg dibayar dlm daftar gaji 17 ESE Character 2 99 Lihat Referensi Eselon 18 TSTRU Numeric KDKEL Character Lihat Referensi Tunjangan Fungsional 20 KDJAB Character 2 99 Lihat Referensi Tunjangan Fungsional 21 TFUNG Numeric TDT Character 1 9 1=ya 0=tidak 23 TPAPUA Character 1 9 1=ya 0=tidak 24 TLAIN Numeric KETLAIN Character 50 Dasar Hukum Tunjangan Lain 26 KDDIDIK Character 2 99 Lihat Referensi Pendidikan 27 GRADE Character 2 99 Bagi yang memiliki 28 KETERANGAN Character 100 Contoh file txt yang akan diimport: 32

36 Setelah dihasilkan file dengan struktur data di atas, maka user dapat menggunakan menu Import Data TXT dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut: Pilih menu Data Import Data TXT Setelah itu muncul form seperti Gambar 16 Kemudian klik untuk memilih folder tujuan Setelah itu pilih folder dimana file TXT berada (nama file bebas) Gambar 16 Apabila data text ditemukan dalam folder, maka nama file akan muncul pada form seperti Gambar 17 33

37 Gambar 17 Klik disebelah kanan nama file sehingga muncul tanda. Isi file TXT yang akan di import dapat dilihat dengan klik. 34

38 Kemudian klik untuk memulai proses transfer data. Setelah proses import selesai dillaksanakan untuk kembali ke menu sebelumnya klik. Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya. 35

39 IMPORT DATA APLIKASI GAJI PEGAWAI PUSAT (GPP 2008) DJPB Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Gaji Pegawai Pusat (GPP 2008) yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan Departemen Keuangan. Pemanfaatan fasilitas ini dapat dilakukan sendiri oleh masing-masing user. Import data dilakukan dengan cara mengambil langsung data dari folder dimana aplikasi GPP 2008 disimpan. Langkah-langkah untuk melakukan import data dari aplikasi GPP 2008 adalah sebagai berikut: Pilih menu Data Import Data Aplikasi Gaji DJPb Setelah itu muncul form seperti Gambar 18 36

40 C:\DBGAJI8\DB\.. Gambar 18 Klik tanda untuk untuk memilih folder tujuan 37

41 Setelah itu pilih folder C:\DBGAJI8\DB\.. pada komputer anda. Folder tersebut merupakan folder tempat file-file database aplikasi GPP 2008 disimpan. Apabila data pegawai ditemukan dalam folder, maka nama pegawai akan muncul pada form r/u/h data pegawai. Klik untuk melakukan import data dari Aplikasi Digitalisasi Karwas Gaji (GPP 2008) ke dalam Aplikasi Belanja Pegawai. Untuk kembali ke menu di atasnya klik Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya. 38

42 BACKUP DAN RESTORE DATA Fasilitas Backup dan Restore data digunakan untuk menghasilkan file hasil validasi data yang telah dilakukan oleh masing-masing user. Fasilitas ini sangat bermanfaat apabila kegiatan validasi data ini dilakukan secara desentralisasi oleh seluruh satker dalam satu kementerian negara/lembaga atau banyak user dalam satu satker. Sehubungan dengan itu, maka ada dua tujuan kegiatan Backup dan Restore Data tersebut, yaitu: Pertama, untuk mengamankan data dengan cara menyimpan file ke media lain, sehingga dapat digunakan di kemudian hari apabila dibutuhkan Kedua, membuat backup data untuk dikirimkan ke unit/instansi vertikal di atasnya yang berfungsi sebagai pengumpul data 39

43 BACKUP / KIRIM DATA Untuk melakukan backup data, pilih menu Data Backup/Kirim Terdapat empat macam proses backup data (Gambar 19), yaitu: 1) Backup Satker 2) Backup Departemen, Unit, Lokasi 3) Backup Departemen, Unit 4) Backup Departemen Gambar 19 Pilih ukuran file hasil backup: normal atau ZIP(dimampatkan) 40

44 Sebagai contoh, untuk melakukan backup per Satker, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih satker yang mau di backup dengan melakukan klik pada check box yang ada di sisi kanan satker sehingga bertanda 2) Pilih folder tujuan back up dengan klik 3) Setelah menemukan folder tujuan, tekan atau apabila akan membuat folder baru dapat dilakukan dengan menekan. (Folder tujuan bisa dibuat di floppy disc, flash disc atau dimedia penyimpanan lainnya) 4) Untuk menjalankan proses backup, klik. 5) Apabila proses backup berhasil maka akan terbentuk sebuah file backup dengan struktur penamaan sebagai berikut: g.kddept.kdunit.kdwil.kdsatker.dja (contoh: g dja) 41

45 6) Jalankan proses yang sama apabila ingin melakukan backup data pada level yang lain. RESTORE DATA Restore data merupakan kegiatan untuk mengembalikan / memasukkan kembali data backup ke sistem aplikasi belanja pegawai. Restore juga dilakukan secara bertingkat sesuai tingkatan organisasinya. Untuk melakukan restore data, pilih menu Data Restore Setelah muncul form restore data pegawai arahkan ke folder dimana file backup disimpan. File backup tersebut bisa berada di harddisc atau di tempat penyimpanan yang lainnya. Apabila file tersebut ditemukan maka akan terlihat pada form restore seperii gambar

46 Tentukan jenis file backup yang akan di restore Gambar 20 Pilih file yang akan di restore dengan menekan mouse pada chek box di kanan file backup sehingga menjadi. Apabila restore berhasil dilakukan akan muncul pesan berikut,. 43

47 REFERENSI Referensi merupakan bagian dari menu utama yang berisi mengenai beberapa informasi yang akan dijadikan acuan dalam melakukan validasi data pegawai. Berisi informasi daftar satuan kerja pembayar gaji/tunjangan dengan kode satker yang compatible dengan RKAKL dan DIPA Berisi berbagai informasi terkait yang akan membantu user dalam melakukan validasi data pegawai Data user yang berwenang / akan melakukan validasi data pegawai Data pejabat yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil validasi data pegawai satker bersangkutan 44

48 REFERENSI SATUAN KERJA Setelah Satuan Kerja diklik, maka akan tampil tabel Referensi Satuan Kerja yang berisi kode satuan kerja, uraian satuan kerja, kode departemen, kode unit, dan kode lokasi yang merupakan data acuan untuk kolom satuan kerja. Ketik kata kunci untuk pencarian Gambar 21 45

49 REFERENSI GABUNGAN Referensi Gabungan akan menampilkan beberapa informasi tabel seperti pada gambar yang merupakan data acuan pada form isian perekaman data pegawai. Double klik utk menayangkan Gambar 22 46

50 REFERENSI PENANDATANGAN Referensi Penandatangan akan menampilkan pengisian data pejabat yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil perekaman/perubahan/penghapusan data pegawai satker bersangkutan. Menambah pejabat penandatangan Gambar 23 47

51 Langkah langkah perekaman pejabat penandatangan surat, adalah sebagai berikut : NIP : untuk mengisikan Nomor Induk Pegawai pejabat penandatangan NIP 2 : untuk mengisikan apabila selain NIP ( contoh : NRP ) Nama : untuk mengisikan Nama pejabat penandatangan Jabatan : disini jabatan ada 4 ( empat ) kolom, yaitu untuk menyiapkan apabila nama jabatan tidak mencukupi atau lebih dari satu baris 48

52 REFERENSI USER Referensi User akan menampilkan penambahan user atau pengguna aplikasi pada satker bersangkutan dengan mengisikan nama pengguna dan kode sandi untuk membuka aplikasi melalui menu login. Menambah user Gambar 24 49

53 KELUAR Login menggunakan user lain tanpa keluar aplikasi Keluar dari aplikasi belanja pegawai 50

54 TIP DAN TRIK Untuk mempercepat proses validasi, maka user atau penanggung jawab pelaksanaan validasi di setiap Satker dapat menyebarkan Form kepada seluruh pegawai lingkup Satker berkenaan. Ada 2 (dua) alternatif form yang dapat disebarkan kepada para pegawai, yaitu: 1. Alternatif pertama : Form kosong Cetak form kosong Gambar 25 51

55 Form kosong ini dapat dicetak dengan menekan tombol Cetak Form Kosong untuk selanjutnya hasil cetakan dimaksud diperbanyak dan disebarkan kepada seluruh pegawai untuk diisi dengan data yang benar sesuai dengan dokumen kepegawaian yang terakhir. 2. Alternatif Kedua, Form Draft Cetak form isi data pegawai Gambar 26 52

56 Form draft ini dapat dicetak dengan cara sebagai berikut: Masukkan NIP Pegawai; Selanjutnya tekan tombol untuk menyimpan data asli BKN; Kilk cetak form isi ; Pilih data pegawai yang akan dicetak atau pilih semua data pegawai; Teliti komponen data masing-masing pegawai; Isi kembali text box (kotak) kosong pada form sebagai tanda telah di validasi, kemudian lakukan perubahan data pegawai pada aplikasi. Contoh form kosong dan form isi dapat dilihat pada gambar 27 dan gambar 28 Form Kosong Form Isi 53

57 Gambar 27 Gambar 28 54

58 Dengan bantuan form-form di atas diharapkan dapat membantu user dalam melakukan proses validasi data pegawai dengan menggunakan Aplikasi Belanja Pegawai ini. 55

59 PENUTUP Demikian manual aplikasi ini dibuat dengan harapan menjadi pedoman dan referensi bagi user pada saat menjalankan Aplikasi Belanja Pegawai ini. Apabila ditemukan masalah atau ada materi yang ingin didiskusikan lebih lanjut, anda dapat menghubungi Help Desk Tim Aplikasi Belanja Pegawai (Uud Dinullah Ahmad dan Edy Sudarto) pada nomor dan alamat tersebut di bawah ini: helpdesk Telepon Fax