CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION MONITORING LOG (CARPARLOG) AUDIT KONSULTAN - UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO SABTU, 19 MARET 2011

Transkripsi

1 CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION MONITORING LOG (CARPARLOG) AUDIT KONSULTAN - UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO SABTU, 19 MARET 2011 NO Obs 1 PROBLEMS/NON CONFORMITIES Pengelolaan beasiswa telah dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah ada namun belum ada kejelasan terkait dengan pembentukan team seleksi beasiswa (SK Pengangkatan Team tidak ada) sehingga mengakibatkan seringnya keterlambatan pengiriman berkas beasiswa ke Kopertis ROOT CAUSE ANALYSIS (Hasil Investigasi/Tinjauan permasalahan) Unit hanya memperoleh instruksi secara lisan dari PR III dan informasi yang disampaikan seringkali mendadak CORRECTION (Perbaikan) CORRECTIVE/ PREVENTIVE ACTION (Uraian Tindakan Perbaiakan dan Pencegahan) DEADLINE PIC CLIENT STATUS IA Obs 2 Pengelolaan ijazah dan transkrip telah dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah ada namun mengalami kendala ketika akan mencetak ijazah, karena SK Kelulusan yang diterima masih belum mencantumkan IPK mahasiswa lulusan (masih kosong) padahal SK sudah ada pengesahan dari PR I. Kendala di Unit yaitu lamanya penyerahan nilai skripsi yang diperoleh dari masing-masing prodi, sehingga mengakibatkan IPK belum terisi Obs 3 Prosedur pembuatan Re-NIM telah dilakukan, namun masih belum ada kejelasan tentang siapa yang berhak menerbitkan NIM baru bagi mahasiswa yang telah melewati batas masa studi normal. (berdasarkan informasi dari bahwa ada salah satu mahasiswa di prodi teknik elektro yang sampai dengan 20 semester masih terdaftar dan terpaksa dibuatkan NIM baru) 1

2 Obs 4 Dokumen mutu yang ada di sudah dikelompokkan dengan baik berdasarkan prosedur pengendalian dokumen yang ada di LPMI, namun unit masih perlu bimbingan & pemahaman tentang pengertian Dokumen Pendukung dan Catatan Mutu. Obs 5 Sasaran mutu yang ada di unit kerja telah disusun dengan baik, namun masih belum dilakukan pengukuran terhadap capaian sampai dengan mid Obs 6 Obs 7 Dokumen mutu yang ada di Humas sudah dikelompokkan dengan baik berdasarkan prosedur pengendalian dokumen yang ada di LPMI, namun masih perlu perbaikan pada prosedur mutu terkait pengertian Dokumen Pendukung dan Catatan Mutu. Masih terdapat prosedur mutu di Humas, yang seharusnya merupakan bagian dari instruksi kerja (misalnya : prosedur tentang protokoler ) HUMAS HUMAS Obs 8 Semua prosedur yang ada di Perpustakaan telah dilakukan dengan baik, namun masih terdapat kekeliruan pada catatan mutu yang terkait dengan prosedur pelayanan dan sirkulasi PERPUS Obs 9 Sasaran mutu yang ada di unit kerja telah disusun dengan baik, namun masih belum dilakukan pengukuran terhadap capaian sampai dengan mid PERPUS Obs 10 Prosedur tentang promosi telah dilakukan dengan baik, namun belum didukung dengan catatan mutu yaitu berupa bukti tanda terima brosur dari pihak penerima brosur UPT- PMB 2

3 Obs 11 Semua prosedur mutu yang ada di unit (, Humas, Perpustakaan, PMB) belum ada pengesahan / tanda tangan dari Maker, Checker, Approval, HUMAS, PERPUS, PMB, LPMI 1. PMB = Obs 1 LPMI sudah memiliki dokumen program kerja, namun belum dilengkapi dengan Sasaran Mutu. LPMI Obs 2 Manual Mutu telah dibuat dengan lengkap, namun dibagian tengah belum semuannya ditanda tangani LPMI Obs 3 Obs 4 Obs 5 Obs 6 LPMI sudah memiliki prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian catatan mutu, namun daftar induk dokumen internal dan eksternal belum dibuat LPMI memiliki Prosedur Survey Kepuasan Pelanggan, namun belum ditetapkan program kerja dan siapa yang bertanggung jawab melaksanakannya LKPIK telah memilik program kerja tahunan namun belum dilengkapi dengan pembuatan Sasaran Mutu. LKPIK telah memiliki prosedur mutu namun belum dilengkapi dengan: Catatan mutu, Catatan revisi dan lampiran-lampiran form terkait. 1. dokumen tertinggal dirumah. 2. Manajemen waktu yang kurang bagus. 3. Belum mengetahui/memahami materi yang di audit. 4. Belum berpengalaman. 5. Kurang adanya kejelasan pasti/baku dari LPMI. 1. Unit LKPIK belum memahami kelengkapan dokumen mutu. 2. Unit LKPIK belum mengetahui format baku dari LPMI. 3. Karena belum berpengalaman. 1. Pro aktif mencari 2. Menyaranka LPMI untuk membuat juknis dan format yang baku 3. Melengkapi kekuranga sesuai dengan temua 1. Komitmen dan konsisten terhadap sistem penjaminan mutu. 2. Pro aktif mencari LPMI LPMI LKPIK LKPIK 3

4 Obs 7 Obs 8 Obs 9 UPA Pusat Bahasa telah memiliki program kerja tahunan, namun belum terdokumentasi (belum tertulis) UPA Pusat Bahasa telah memilik beberapa prosedur kerja namun formatnya masih kurang sempurna: - Dalam uraian prosedur, hendaknya yang menjadi subyek adalah unit kerja (bukan mahasiswa, lihat PM UPAB 07) - Formulir yang ada di catatan mutu belum diberi nomer dan belum dilampirkan. - Kriteria keberhasilan belum terukur. Prodi (FAK) telah memiliki program kerja namun belum memiliki sasaran mutu 4. Sama-sama dalam tingkat pembelajaran 1. Ka. UPA Bahasa belum mengetahui format yang jelas dalam penyusunan Program. 2. Ka. UPA Bahasa terlalu sibuk menangani kelas dan kepentingan-kepentingan universitas yang lain sehingga cenderung mengabaikan penyusunan dokumen karena menganggap yang penting program bisa berjalan 1. UPA Bahasa belum memahami betul tentang format prosedur saja. 2. UPA Bahasa belum memahami subyek pada rincian prosedur kerja. 3. UPA Bahasa belum mengetahui cara penomeran formulir/lampiran 4. UPA Bahasa telah merubah kriteria keberhasilan menjadi terukur. Prodi belum paham cara pembuatan Sasaran Mutu 1. Mencari informasi tentang format yang benar dalam menyusun program kerja 2. Mulai menyusun/mendokumenta sika program kerja 23 April UPA. PB telah merubah subyek dala uraian prosedur kerja. 2. UPA. PB telah mencantumkan nomer pada formulir yang dilampirkan. 3. UPA PB telah merubah kriteria keberhasilan menjadi terukur. 16 April 2011 Prodi segera membuat sasaran mutu 23 Maret 2011 UPA PUSAT BAHASA UPA PUSAT BAHASA Progress Close Prodi Obs 10 Prodi (FAK) telah memilik prosedur kerja Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, namun formatnya masih kurang sempurna: - Masih tercampur dengan prosedur lain (hal 3: prosedur pelaksanaan ujian) 1. Prodi belum memahami panduan-paduan tidak ada/hilang 2. Dokumentasi tidak baik. Segera membuat panduan dengan pedoman dari LPPM 23 April 2011 Prodi 4

5 - Daftar referensi belum bisa ditunjukkan ( bag.f: Pedoman Penelitian strategis Berorientasi Nasional dari Dikti tahun 2010) - Flow chart masih membingungkan (Start, aktivitas, keputusan) - Belum ada catatan mutu dan lampirannya. - Prosedur belum ditanda tangani Obs 1 Obs 2 Sasaran mutu telah dituangkan dalam bentuk indikator kinerja.pada Manual Mutu, namun : Belum dilakukan pemantauan pencapaiannya Perlu disosialisasikan dan dijabarkan lebih lanjut menjadi sasaran mutu unit-unit kerja Kebijakan dari Rektor dan Pembantu Rektor sudah dilakukan secara tertulis untuk ditindaklanjuti oleh unit kerja, namun masih terdapat beberapa kebijakan yang masih belum tertulis dan disampaikan secara lisan sehingga pelaksanaanya pada unit kerja bisa menimbulkan bias. Sebagai contoh : kebijakan mengenai SK Kelulusan. 1. Pekerjaan terlalu banyak 2. Peragkat belum divalidasi 3. Sosialisasi belum dipahami 1. Mengatur volume pekerjaan. 2. Memvalidasi perangkat untuk memantau pencapaiann. 3. Mensosialisasikan 16 April 2011 TM TM,,,, Obs 3 Job description (tupoksi) telah disusun secara tertulis dan disampaikan kepada unit kerja operasional, namun rincian tugas sebaiknya lebih dioperasionalkan dan disosialisasikan kepada unit kerja. Beberapa unit kerja yang belum mengetahui adanya job description adalah Biro Administrasi Umum, UPT Puskom, Keuangan dan hanya satu unit kerja yang memahami (LPPM) Tupoksi yang ada masih bersifat umum. Segera akan dimusyawarahkan dengan unit masing-masing berikut langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh untuk menyeleseikan permasalahantersebut 20 April 2011 TM,, Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu diperbaiki mengingat sistematika SOP belum 1. Belum pernah dilakukan rapat koordinasi 1. Dilakukan rapat koordinasi BAU 5

6 Obs 4 Obs 5 Obs 6 terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit lain Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu. Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen 2. Terlalu banyak tugas, sehingga sulit bertemu kesalah pahaman diantara masing-masing Kurang memahami kelengkapan catatan mutu 2. Perlu dilakukan pengaturan waktu untuk dapat bertemu Dilakukan pemahaman antara dokumen pendukung dan catatan mutu Memahami dan melengkapi catatan mutu BAU BAU Obs 7 Unmuh Ponorogo telah dilengkapi dengan APAR (alat pemadam api ringan), namun kontrol terhadap batas kadaluarsa isi APAR belum dilakukan. APAR yang menjelang kadaluarsa sebaiknya digunakan untuk pelatihan sehingga pada saat terjadi kebakaran telah tersedia staf yang mampu mengoperasikan APAR 1. Kurang pemahaman terhadap data APAR 2. Menjelang expired APAR, perlu ada pelatihan 1. Dilakukan pendataan APAR 2. Dilakukan program perbaikan pemadam kebakaran BAU Obs 8 Obs 9 Obs 10 Pencatatan terhadap sarana dan prasarana telah dilakukan oleh BAU, namun sebaiknya lebih dilengkapi lagi dengan rencana jadwal perbaikan dan/atau pemeliharaannya. Prosedur pengadaan barang telah disusun dan dilaksanakan oleh BAU, namun catatan tentang seleksi vendor/ supplier belum tersedia. Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu diperbaiki mengingat sistematika SOP belum terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit 1. Belum ada koordinasi dengan petugas yang mengelola 2. dilakukan pendataan 1. Kurang memahami tentang tata cara menyeleksi vendor supplier 2. Dikoordinasikan dengan TIM pengadaan barang UNMUH Ponorogo 1. Dilakukan koordinasi dengan tenaga petugas khusus AC dan dibuatkan jadwal berbaikan. 2. Pembuatan jadwal berbaikan 1. Dibuat prosedur/sasaran mutu tentang seleksi Vendor. 2. Diadakan koordinasi dengan TIM pengadaan barang. BAU BAU UPT Puskom 6

7 lain Obs 11 Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu. UPT Puskom Obs 12 Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen UPT Puskom Obs 13 Pengendalian catatan mutu telah dilakukan oleh UPT Puskom, namun perlu ditertibkan lebih lanjut mengingat UPT Puskom kesulitan mencari data nilai mahasiswa yang telah mengambil sertifikat DAT. UPT Puskom Obs 14 Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu diperbaiki mengingat sistematika SOP belum terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit lain karena belum memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman 1. Pro aktif dan mencari 2. LPMI hendaknya membuat juklak yang baku. LPPM Obs 15 Obs 16 Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu. Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen karena belum memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman karena belum memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman 1. Pro aktif dan mencari 2. LPMI hendaknya membuat juklak yang baku. 1. Pro aktif dan mencari 2. LPMI hendaknya membuat juklak yang baku. LPPM LPPM Obs 17 Biro Administrasi Keuangan Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu BKEU 7

8 diperbaiki mengingat sistematika SOP belum terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit lain Obs 18 Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu. BKEU Obs 19 Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen BKEU Obs 20 Biro Administrasi Keuangan telah menjalankan proses pengenaan pajak PPh 21 dan PPh 23, sebaiknya juga dituangkan kedalam SOP. BKEU PLEASE COMPLETED THIS REPORT AND REPLY TO STIE Perbanas OFFICE WITHIN TWO WEEKS. 8