Rencana Tindakan Perbaikan - CAV 2 STIKES AISYIYAH

Transkripsi

1 Tanggal 8-9 Oktober Auditor Danang Gunarto dan Sholichin A. Darmawan Rencana Tindakan Perbaikan - CAV 2 STIKES AISYIYAH AREA (Area) NCR Ref. (No. Referensi) NON-CONFORMITIES (Detil Ketidaksesuaian) CATEGORY (Kategori) ROOT CASE ANALYSIS (Analisis Penyebab) CORRECTION (Koreksi) CORRECTIVE ACTIONS PLAN (Rencana Tindakan Perbaikan) TARGET DATE (Tgl. Target) P.I.C (Penanggung jawab) Akademik 1 Ditemukan bahwa pengendalian surat kuasa untuk ijasah tidak memastikan kebenaran dari penerima dan pemberi kuasa. buktinya ; # surat kuasa Serkom untuk NIM , tanda tangan pemberi kuasa berbeda antara di KTP dan di surat kuasa # Surat Kuasa ijasah untuk NIM tidak jelas tanda tangan dari pemberi kuasa dan uga tidak ada dokumen pendukung seperti KTP untuk pemberi maupun penerima kuasa. Minor Belum ada aturan jelas dalam proses ijazah. Memastikan melalui telepon kepada alumni bahwa ijazah dan sertifikat kompetensi sudah diterima Menyusun SOP pengelolaan Ijazah dan Dokumen Bukti Kelulusan 28 Kabag Akademik

2 BPTI 2 1. Bukti pengujian sistem dan penyerahan sistem aplikasi kepada unit kerja pemohon tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/08. Contoh: 2 sistem aplikasi yang sudah diimplmentasikan oleh BPMP. 2. Bukti perawatan aktif (bulanan) untuk software komputer STIKES tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/13 Minor 1.Pembuatan Sistem belum selesai 100% 2. Belum dilakukan perawatan software aktif bulanan 1. Dibuat berita acara pengujian dan penyerahan sistem untuk fitur yang sudah digunakan tidak perlu menunggu 100% 2. Melakukan perawatan software bulanan 1. Membuat SIM BPTI 2. Membuat otomatisasi perawatan software komputer 3. Merevisi SOP SAY/PMS/BPTI/08 dan SOP SAY/PMS/BPTI/13 1.Juni Ka BPTI LP3M 3 Laporan kemajuan penelitian dan masyarakat tidak konsisten dilakukan, sesuai prosedur SAY/LP3M/PBM/20. Contoh: Penelitian: Persepsi istri terhadap kehidupan seksual yang harmonis dalam perkawinan di STIKES Aisyiyah Jogyakarta. Pengabdian: : IbM Pendampingan deteksi tumbuh kembang anak pada posyandu. Minor Ketidakpatuhan terhadap SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Membuat surat peringatan kepada dosen untuk segera menyerahkan laporan kemajuan penelitian 1. Merevisi SOP Penelitian 2. Merevisi SOP Pengabdian Masyarakat 3. Sosialisasi kembali ttg SOP penelitian bagi dosen. 4. Membuat aturan tentang punishment bagi semua dosen yang melaksanakan Penelitian tetapi tidak membuat laporan kemajuan. 14 Ka LP3M Akademik 4 Perlu diperhatikan mekanisme pengendalian stempel basah tanda tangan untuk proses legalisir Dalam proses legalisasi ijazah dan transkip alumni belum ada ketentuan dalam pengaturan penggunaan stempel tanda tangan ijazah. Mengevaluasi penggunaan stempel basah tanda tangan legalisir yang telah berjalan melihat dokumen legalisir. Membuat Surat Keputusan Ketua tentang penggunaan stempel basah/ scan tanda tangan pimpinan Ketua 2. Kepala Bagian Akademik

3 Keuangan 5 Perlu diperhatikan untuk secara jelas dalam panduan untuk besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS 1. Kurang cermat dalam penulisan besarnya SPP jika hanya mengambil 5 SKS 2. Kurang optimalnya koreksi draf buku panduan sebelum cetak 3. Penentuan SKS kurang atau sama 5 SKS menunggu ketetapan dari Prodi Meralat ketentuan biaya SPP dalam buku panduan tahun /2016 (Bab IV hal 68 ) 1. Mencabut memo No 1173/ STIKES/Au/ IV/ 2011 tentang besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS 2. Melakukan rapat koordinasi tentang pemberlakukan pembayaran SPP mahasiswa 1 Desember 1. Ketua 2. Wakil Ketua II Keuangan 6 Keuangan 7 Prodi S1 Physiotherapy 8 Perlu diperhatikan untuk referensi penetapan biaya remedial sebesar Rp ,- untuk biaya remedial semeter genap Perlu dipertimbangkan untuk mengisi Permintaan Tindakan perbaikan dan pencegahan ketika ada keluhan terhadap kinerja bank pembayaran Perlu diperhatikan untuk pemastian bobot nilai tidak berbeda antara silabus, SAP, panduan dan kontrak belajar Tidak ada Surat Keputusan tentang biaya remidi Tidak terdokumentasinya komplain mahasiswa baik PJ Modul belum seragam dalam pembuatan silabus Membuat referensi penetapan Biaya Remidial Membuat dokumentasi komplain mahasiswa sesuai SOP PTPP Menyesuaikan bobot nilai pada silabus/ modul sesuai 1. Membuat Surat Keputusan Biaya Remidi 2. Meninjau aturan tentang pelaksanaan remidial dalam buku panduan 1. Melakukan sosialisasi kembali form SOP PTPP 2. Melakukan evaluasi tentang pelayanan pembayaran pihak bank Workshop penyusunan dokumen rencana pembelajaran Oktober Oktober Novemb er Ketua 2. Wakil Ketua I 3. Wakil Ketua II 1. Kepala BPMP 2. Kepala bagian Keuangan 3. Wakil Ketua II Wakil ketua I

4 Prodi S1 Physiotherapy 9 Perlu diperhatikan untuk memperjelas penetapan bagaimana perlakuan untuk mahasiswa yang absensi kurang dari 75 % dan boleh mengikuti remedial atau ujian. Kurang jelasnya aturan tentang remidial oleh mahasiswa pada buku panduan buku panduan STIKES Melakukan evaluasi dan verifikasi nilai remidial seluruh Prodi untuk melihat kasus serupa sebagai dasar untuk melakukan tindakan korektif Melakukan revisi peraturan tentang syarat mengikuti remidi Wakil Ketua I 2. Ka Prodi 3. Kepala bagian MR 10 MR 11 Sasaran mutu yang dibuat terdiri dari sasaran mutu STIKES dan sasaran mutu prodi / bagian / unit. Perlu diperhatikan untuk membuat juga matrik keterkaitan antara sasaran mutu STIKES sasaran mutu bagian/unit, untuk memastikan bahwa sasaran mutu yang dibuat oleh bagian/unit itu mendukung sasaran mutu STIKES Secara umum keluhan pelanggan dicatat baik. Tindak lanjut dari keluhan pelanggan tidak konsisten dicatat oleh prodi/bagian terkait dan dilaporkan ke BPMP. Sehingga BPMP tidak bisa meng update status dari keluhan tsb. Belum tahunya staf BPMP akan pentingnya membuat matrik tersebut Unit dan Prodi tidak konsisten dalam melaksanakan SOP PTPP Akan membuat matrik Akan meminta unit dan Prodi untuk melaporkan hasil tindak lanjut komplain ke BPMP secara rutin Memasukan aktivitas membuat matrik itu di dalam SOP Pembuatan dokumen perencanaan Akan mensosialisaikan SOP PTPP kembali dan meningkatkan peran PSMP dan Kepala Unit dalam pengeloloaan komplian mengundang rapat tindak lanjut komplain secara rutin (1 bulan sekali) 2 Januari Ka BPMP Ka BPMP

5 BPTI Perlu dipertimbangkan untuk membuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi sistem aplikasi (sesuai permintaannya) lengkap jenis aplikasi. Untuk memudahkan data capaian Sasaran mutu. 2. Perlu dibuatkan mekanisme pembuatan/perubahan isi dari website unit/prodi, agar lebih jelas (terutama terkait review/persetujuan isi website. 1. Belum dibuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi sistem aplikasi (sesuai permintaannya ) lengkap jenis aplikasi. 2. Belum terdapat SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi 1. Membuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi sistem aplikasi (sesuai permintaann ya) lengkap jenis aplikasi. 2. Mengajukan permohana n SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi kepada BPMP 1. Membuat SIM BPTI 2. Membuat SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi 3. Melakukan revisi SOP Pembuatan dan perbaikan SIM PTT 1. Juni 2016 Novemb er Ka BPTI Prodi D IV Kebidanan 13 Asesmen kompetensi untuk dosen perlu dilakukan, untuk mengetahui sejauh mana gap aktual kompetensi dosen persyaratan kompetensinya. Belum ditemukan assesmen kompetensi dosen untuk mengetahui gap aktual kompetensi dosen persyaratan kompetensinya. Dibuat road map assesmen kompetensi dosen 1. Merencanakan evaluasi assesmen komptensi dosen setiap tahun 2. Merevisi SOP Pengendalian Mutu Dosen memasukkan aktivitas assesmen kompetensi dosen 2 Desember 1. Ka Prodi Wakil Ketua I

6 LP3M Mapping masyarakat periode: Sept Agustus dan Sept. - Agustus 2016 belum dibuat 2. Agar dibuatkan rekapitulasi laporan penelitian dan masyarakat vs desiminasinya untuk memudahkan monitoring Belum dilakukan mapping masyarakat secara rutin Belum dimasukkannya aktivitas melakukan rekapitulasi penelitian dan masyarakat desiminasi 1. Akan dibuat mapping masyarakat sept - agustus Akan dibuat rekapitulasi dan jadwal desiminasi penelitian dan masyarakat Merevisi SOP Pengabdian masyarakat memasukan aktivitas melakukan mapping pengabdiam mayarakat secara rutin dan menambahkan form rekapitulasi penelitian dan masyarakat desiminasi 30 Oktober Ka LP3M Yogyakarta, 19 Oktober Dibuat oleh, Management Representative

7