Tujuan prosedur ini ialah untuk menerangkan prosedur pelaksanaan kajian pengesanan graduan UPM.

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Tujuan prosedur ini ialah untuk menerangkan prosedur pelaksanaan kajian pengesanan graduan. Prosedur ini merangkumi pengenalpastian dan pengawalan proses pelaksanaan kajian pengesanan graduan bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen /HEPA/GP006/KPG Tajuk Dokumen Garis Panduan Kajian Pengesanan Graduan 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia : Pengarah Pusat Kebolehpasaran Graduan TPPKKP : Timbalan Pengarah Pusat Keusahawanan Dan Kebolehpasaran Graduan PPY : Pegawai Penyelaras PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) 5.0 TANGGUNGJAWAB Pengarah bertanggungjawab memastikan prosedur pelaksanaan Kajian Pengesanan Graduan dipatuhi. Pihak yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

2 6.0 CARTA ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN KAJIAN PENGESANAN GRADUAN Halaman: 2/ Mula 7. 2 Memohon Data dari PTJ 7. 3 Terima Data dari PTJ 7. 4 Serah Data pada KPM 7. 5 Maklum kepada graduan ( Rujuk Garis Panduan ) 7. 6 Aktifkan Sistem Online 7. 7 Terima Data Dari KPM 7. 8 Kemaskini Data 7. 9 Analisis Data Sah dan Kemaskini maklumat Sediakan Laporan Terbitkan Laporan Tamat

3 Halaman: 3/6 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 MULA Tanggungjawab 7.2 MEMOHON DATA DARI PTJ PPY Memohon data dari PTJ yang berkaitan. 7.3 TERIMA DATA DARI PTJ PPY Kemaskini data yang diterima dari PTJ. 7.4 SERAH DATA PADA KPM PPY Data yang sudah dikemaskini diserah kepada KPM 7.5 MAKLUMAN KEPADA GRADUAN PPY Sediakan arahan mengikut garis panduan Kajian Pengesanan Graduan. Jalankan proses mengikut garis panduan. (Rujuk Garis Panduan). 7.6 AKTIFKAN SISTEM ONLINE PPY Maklumkan kepada pelajar melalui surat. Aktifkan sistem online untuk diakses oleh graduan tidak kurang 2 minggu dari tarikh konvokesyen. Tutup sistem tidak lebih dari 4 minggu selepas konvokesyen berakhir. 7.7 TERIMA DATA DARI KPM Terima data dari KPM selepas sistem ditutup. PPY 7.8 KEMASKINI DATA PPY Kemaskini dan semak data mengikut keperluan universiti. 7.9 ANALISIS DATA PPY Sediakan maklumat yang diperlukan universiti dalam bentuk graf dan jadual SAH DAN KEMASKINI MAKLUMAT Sah dan kemaskini maklumat serta dapatkan persetujuan Pengarah Pusat Kebolehpasaran Graduan

4 Halaman: 4/6 Tindakan Tanggungjawab 7.11 SEDIAKAN LAPORAN Sediakan laporan, semak dan dapatkan persetujuan Pengarah sebelum dicetak TERBITKAN LAPORAN PPY Cetak Laporan TAMAT PPY

5 Halaman: 5/6 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggungjawab Kuasa dan Cara Melupus 1. /CEM/KPG/AM Surat permohonan data graduan:- (i) Bahagian Akademik (ii) Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) (iii) Putra Business School (PBS) (iv) Education & Training Sdn. Bhd (ET) (v) Unit Program Eksekutif FEP (vi) Unit Program Eksekutif FBMK Bilik Dokumen Pusat Kebolehpasaran Graduan Minimum 3 tahun setelah program / aktiviti tamat Rincih Surat surat yang berkaitan 2. /CEM/KPG/DATA/(Tahun) Data mentah daripada KPM Data kajian yang telah dikemaskini mengikut keperluan universiti Bilik Dokumen Pusat Kebolehpasaran Graduan Arkib 3. /CEM/KPG/LAPORAN/ (Tahun) Laporan Kajian Pengesanan Graduan Bilik Dokumen Pusat Kebolehpasaran Graduan Arkib 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Dilulus dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa / /2012 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat semakan keberkesanan proses bil. 4 2/2012 Mesyuarat semakan keberkesanan proses Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni Bilangan kali ke 4 2/2012 TNC (HEPA) WP 03/01/2011 TWP (PP) WP 09/05/2012 TWP (PP) WP 30/11/2012

6 Halaman: 6/6 No. Isu No. Semakan No. CPD 01/ /2015 Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat semakan keberkesanan proses Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni Bilangan kali ke 7 3/2013 Mesyuarat Pengurusan Pusat Kebolehpasaran Graduan (CEM) Kali Ke-10 (1/2015) Dilulus dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TWP (PP) WP 10/09/2013 TWP (PP) WP 12/03/2015