BAB 1 PENDAHULUAN. mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan.

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, maka diperlukan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) menyediakan sebuah infrastruktur yang dapat mengintegrasikan semua bagian fungsional dalam perusahaan. Saat ini, telah banyak penyedia aplikasi ERP yang saling bersaing untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar dengan cara meningkatkan keunggulan produk secara berkesinambungan. SAP (Sistem, Application, and Product in Data Processing) merupakan pemimpin pasar penyedia ERP yang merupakan solusi piranti lunak bisnis. Saat ini lebih dari perusahaan di lebih dari 120 negara menjalankan aplikasi piranti lunak SAP, mulai dari solusi untuk usaha kecil mencegah hingga solusi untuk perusahaan berskala besar / organisasi global. Solusi SAP mendukung proses bisnis unik untuk lebih dari 25 segmen industri, termasuk pendidikan, perbankan, ritel, otomotif, telekomunikasi, produk konsumen dan lain-lain. Di Indonesia, banyak perusahaan besar dan menengah yang telah mengimplementasikan SAP serta memperoleh manfaat dari implementasi 1

2 2 aplikasi SAP. SAP memiliki banyak modul yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berbeda pada perusahaan yang berbeda pula. Salah satu modul SAP yang paling umum adalah SAP Human Resources (SAP HR) yang dapat menangani pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan secara terintegrasi dan real time. BCA merupakan salah satu perusahaan perbankan terbaik dan terpecaya di Indonesia dengan memiliki hampir 1000 kantor cabang yang tersebar diseluruh Wilayah di Indonesia, Singapura, dan di Hongkong sebagai kantor perwakilan di Luar Negeri. BCA kembali melakukan terobosan dalam memulai proyek implementasi SAP dengan modul Human Resources yang melibatkan dua divisi yaitu Divisi Sumber Daya Manusia dan Divisi Pembelajaran dan Pengembangan (DPP). Dengan implementasi SAP dengan modul Human Resources yang dipercayakan kepada dua divisi tersebut diharapkan pengelolaan akan sumber daya manusia di dalam BCA dapat terkelola dengan baik, kemudian dapat memberikan nilai tambah bagi para karyawan yang bekerja dalam BCA. Karena waktu implementasi proyek SAP yang terbatas. DPP merasa bahwa masih terdapat kekurangan kekurangan yang dapat diperbaiki. Hal ini dikarenakan adanya fungsi SAP yang belum diberdayakan sepenuhnya serta adanya masalah komunikasi antara pihak BCA dan Astragraphia sebagai implementor SAP mengenai proses bisnis divisi DPP dan kapabilitas yang ditawarkan oleh SAP.

3 3 Melihat permasalahan yang dihadapi oleh divisi tersebut, perlu dilakukan evaluasi hasil implementasi SAP HR yang sudah berjalan. Evaluasi ini dilakukan dengan menganalisa adanya gap pada penggunaan sistem SAP HR yang berjalan sekarang, mengidentifikasi apakah gap yang ada mungkin untuk diperbaiki atau tidak, lalu menemukan cara untuk menutupi gap tersebut. Hasil evaluasi ini diharapkan dapat menghasilkan usulan dan rekomendasi untuk peningkatan penggunaan sistem SAP HR secara optimal sehingga dapat meningkatkan kinerja DPP pada khususnya dan BCA pada umumnya. 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup ini mencakup: A. Proses bisnis yang berjalan pada Divisi Pengembangan dan Pelatihan Bank Central Asia B. Proses bisnis yang ditinjau ulang meliputi proses bisnis yang telah didokumentasikan dalam business blueprint namun fungsinya dapat didukung oleh submodule SAP HR yang sudah diimplementasi, yaitu Training and Event Management, Recruitment dan Learning Portal. C. Evaluasi ini tidak melibatkan Bussiness Process Reengineering (BPR). D. Evaluasi dilakukan untuk mengevaluasi sistem SAP modul Human Capital Management yang sedang berjalan.

4 4 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan-tujuan yang diperoleh dari evaluasi ini antara lain : a) Menganalisa proses bisnis yang berjalan pada DPP yang merupakan hasil dari implementasi SAP HR yang telah berjalan. b) Mencari gap antara sistem SAP HR yang berjalan dengan kebutuhan DPP terhadap sistem SAP HR. c) Memberikan solusi yang memungkinkan untuk menutupi gap tersebut. Adapun manfaat manfaat yang dapat diperoleh dari evaluai ini antara lain: a) Memahami proses bisnis yang berjalan pada DPP yang merupakan hasil dari implementasi SAP HR. b) Berdasarkan hasil fit/gap DPP BCA dapat mempertimbangkan aspek-aspek pengembangan selanjutnya. c) Berdasarkan hasil rekomendasi tersebut, akan sangat membantu DPP BCA untuk meminimalkan gap tersebut. d) Berdasarkan hasil rancangan proses bisnis yang baru, akan dapat berguna untuk memaksimalkan kinerja sistem SAP pada DPP BCA.

5 5 1.4 Metodologi Evaluasi ini dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Metode Analisa : - Fit/Gap Analysis Report Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP dengan mengacu pada fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dalam mendukung proses bisnis DPP Bank Central Asia. Setelah itu, dilakukan analisis untuk mengetahui kondisi requirement dalam proses yang berjalan, pemeringkatan terhadap kepentingan requirement, dan pencarian alternative untuk memenuhi requirement. Metode Perancangan : - Fit/Gap Analysis Phase Metode ini terdiri dari tahapan-tahapan analitis untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi pada Fit/Gap Analysis Report. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada evaluasi ini disusun sebagai berikut:

6 6 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pemilihan topik, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi evaluasi BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan mengenai teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topic yang dibahas, yaitu teoriteori Human Resources Management (HRM), SAP HR, Fit/Gap Analysis Report, Fit/Gap Phase, dan teori-teori pendukung lainnya. BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang berjalan, kondisi modul SAP HR yang sudah diimplementasikan dan digunakan, serta evaluasi dari sistem yang berjalan. Selain itu, juga dilakukan analisa requirement dengan mengunakan metode Fit/Gap Analysis Report BAB 4 REKOMENDASI Bab ini berisi evaluasi permasalahan yang terdapat pada proses bisnis DPP, perencanaan pengembangan dari solusi yang diberikan, implementasi proses bisnis yang harus segera dilakukan.

7 7 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi mengenai kesimpulan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan dan saran-saran untuk perusahaan di masa mendatang.