BAB 1 PENDAHULUAN. Dalam satu dekade belakangan ini kita sudah memasuki suatu era yang disebut

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam satu dekade belakangan ini kita sudah memasuki suatu era yang disebut dengan era Globalisasi. Seiring dengan perkembangan waktu, Globalisasi pun semakin meluas dan hampir menjangkau seluruh lapisan masyarakat di seluruh dunia. Globalisasi ini juga memberikan dampak yang luar biasa bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Berbagai perubahan yang sangat cepat menuntut masyarakat, termasuk dalam hal ini berbagai organisasi, agar mampu beradaptasi, mempunyai ketahanan, dan mampu melakukan perubahan yang berkelanjutan dengan baik. Dengan kemampuan tersebut, suatu organisasi akan dapat menjalankan kegiatannya secara efisien, sehingga dapat mendukung kelangsungan dan keberhasilan perkembangan organisasi tersebut. Untuk dapat memiliki kemampuan tersebut, sebuah organisasi / perusahaan harus dapat memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta informasi yang tersebar begitu cepat. Hal ini salah satunya dapat dilihat dengan semakin tingginya kebutuhan organisasi akan produk-produk perangkat lunak aplikasi pada suatu perusahaan seperti SIM (Sistem Informasi Manajemen), SIE (Sistem Informasi Eksekutif), ERP (Enterprise Resource Planning), dll. Penggunaan berbagai teknologi terkomputerisasi tersebut akan dapat membantu perusahaan untuk dapat menghasilkan

2 informasi yang cepat, akurat dan tepat, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja berbagai proses yang berjalan di dalam perusahaan. 2 Institusi XYZ dalam hal ini juga tidak lepas dari pengaruh Globalisasi; sehingga organisasi ini juga membutuhkan sistem informasi yang dapat menunjang kegiatan opersional organisasi tersebut, yang salah satunya adalah kegiatan pada bagian sumber daya manusia. Saat ini institusi tersebut telah memiliki suatu sistem yang terintegrasi antar beberapa bagian dalam kegiatan operasionalnya, yang diakses melalui intranet yang dimiliki institusi tersebut. Namun dalam perkembangannya, Bagian Sumber Daya Manusia, yang bergerak dalam perekrutan karyawan organisasi ini kemudian membutuhkan sebuah sistem informasi yang lebih spesifik untuk dapat digunakan pada proses perekrutan dan seleksi (Recruitment and Selection) karyawan. Sistem ini nantinya dibutuhkan untuk dapat memberikan kemudahan bagi para karyawan pada bagian sumber daya manusia, dan juga karyawan-karyawan yang terkait di dalam proses perekrutan dan seleksi ini serta para pelamar (applicant), dalam melakukan proses perekrutan dan seleksi, serta pengajuan lamaran serta secara otomatis ; sehingga dengan sistem yang dirancang khusus ini kedua proses utama tersebut dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penyusunan skripsi ini, penulis membatasi ruang lingkup penulisan pada pengembangan sistem informasi kepegawaian yang difokuskan pada

3 3 proses perekrutan dan seleksi kualifikasi dokumen pada studi kasus Institusi Internasional XYZ. Terdapat beberapa hal yang termasuk dalam proses perekrutan dan seleksi karyawan ini, antaralain : 1. Permintaan pembukaan lowongan pekerjaan oleh Related Section kepada HR 2. Pembuatan detail lowongan pekerjaan oleh HR 3. Pemberian persetujuan detail lowongan pekerjaan oleh HRO dan Related Section 4. Proses registrasi pelamar, berisi data diri pribadi dari pelamar 5. Penseleksian kandidat (pelamar) yang memenuhi kualifikasi yang ditentukan dalam detail lowongan pekerjaan 6. Mentutup lowogan pekerjaan yang telah dipublikasikan 7. Melihat status dari lowongan pekerjaan yang telah dilamar oleh masing-masing pelamar. Proses seleksi setelah tahap penseleksian kualifikasi dokumen tidak termasuk dalam batasan pengembangan sistem ini. Dalam pengembangan sistem ini digunakan MSF (Microsoft Solution Framework) Process Model yang dikembangkan dengan pendekatan Inquisitive. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini melibatkan beberapa hal spesifik untuk mengatasi masalah yang bersifat detail pada bagian sumber daya manusia Institusi Internasional XYZ di Jakarta. Permasalahan utama dari penelitian ini akan melibatkan dan mempengaruhi kepuasan para pelamar dan juga hasil kinerja dari para karyawan pada bagian sumber daya manusia.

4 Tujuan Menganalisis proses yang sedang berjalan dan mengidentifikasikan permasalahan yang ada dalam proses perekrutan dan seleksi pada Institusi (karena keseluruhan proses perekrutan dan seleksi, termasuk di dalamnya proses pelamaran pekerjaan, masih belum cukup terintegrasi). Merancang sistem yang dapat mempersingkat waktu pencarian kandidat terbaik Sampai saat ini terdapat masalah pada proses rekrutmen & seleksi, seperti proses kualifikasi yang saat ini dilakukan secara manual, sehingga proses yang terjadi untuk satu posisi dengan 500 pelamar akan memakan waktu yang cukup lama (2 3 hari).sistem ini nantinya diharapkan dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan memberikan kemudahan pada karyawan pada bagian sumber daya manusia untuk dapat melakukan proses perekrutan, publikasi dan seleksi dengan lebih cepat, tepat dan mudah, sehingga tuntutan akan hasil kandidat yang terbaik untuk suatu posisi dapat tercapai dengan baik. Merancang sistem yang dapat Memberikan kemudahan bagi para pelamar untuk dapat mengajukan lamaran ke Institusi Internasional XYZ di Jakarta. Selama ini proses pengajuan lamaran dilakukan ataupun mengirimkanya melalui jasa kurir / pos. Selain itu para pelamar juga harus mengisi beberapa formulir wajib yang diajukan oleh Institusi Internasional XYZ secara manual. Dengan adanya sistem ini diharapkan para pelamar dapat mengajukan lamaranya dengan lebih cepat dan nyaman, karena nantinya sistem ini akan melakukan otamatisasi dari mulai proses pegajuan hingga pengiriman lamaran.

5 Manfaat Pelamar dapat mengikuti perkembangan lamaran yang mereka ajukan, apakah proses perekrutan dan seleksi pada lowongan pekerjaan yang mereka lamar masih berlangsung atau sudah selesai. Karyawan pada bagian sumber daya manusia dapat melihat peluang yang ada, melakukan pengkontrolan, perencanaan dan mengambil keputusan yang tepat berdasarkan laporan yang telah dikelola oleh sistem informasi yang yang dikembangkan untuk bagian sumber daya manusia tersebut. Dengan adanya Sistem Informasi yang mudah dioperasikan, pihak manajemen dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam proses perekrutan dan seleksi. 1.4 Metodologi 1. Metode penelitian pustaka Dalam metode ini akan dilakukan studi pustaka pada buku buku, jurnal, dan website yang berhubungan dengan penyusunan skripsi ini. 2. Metode Pengembangan sistem informasi / piranti lunak Metode yang akan digunakan merupakan metode yang terdapat dalam MSF (Microsoft Solutions Framework) Process Model, yang nantinya akan disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan sistem. Beberapa fase / tahapan yang ada, yaitu :

6 6 1. Envisioning Phase Pada fase ini dilakukan penetapan visi, misi, tujuan dan batasan dari proyek secara formal pada pengembangan Sistem Informasi untuk Bagian Sumber daya Manusia yang dibatasi pada proses perekrutan dan seleksi kualifikasi dokumen. 2. Planning Phase Merupakan fase dimana pemecahan masalah atau solusi-solusi untuk pengembangan sistem informasi dirancang, dimodelkan, dispesifikasikan dan diperhitungkan sesuai tujuan dan batasan untuk memenuhi visi dan misi proyek. Selain itu dalam fase ini juga akan menunjukkkan ketergantungan antar tugas-tugas yang ada. 3. Developing Phase Merupakan fase dimana solusi-solusi untuk pengembangan sistem informasi tersebut direalisasikan dalam bentuk produk aplikasi (ataupun infrastruktur). 4. Stabilizing Pada fase ini dilakukan pengujian terhadap solusi (sistem beserta fitur-fiturnya secara lengkap) yang telah dihasilkan. Pengujian pada tahap ini menekankan penggunaan dan pengoperasian di bawah lingkungan dan kondisi yang realistis 5. Deploying Phase

7 7 Merupakan fase dimana produk dikirim, dipasang dan digunakan oleh costumer, untuk kemudian dilakukan review atas segala yang telah dilakukan selama proyek, serta kemungkinan langkah pengembangan selanjutnya. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini secara garis besar terbagi menjadi 5 bab, antaralain : BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini merupakan pendahuluan dari keseluruhan isi skripsi, meliputi latar belakang permasalahan, ruang lingkup atau batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat, metodologi yang akan digunakan, serta sistematika penulisannya. BAB 2. LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dibahasa mengenai beberapa teori pendukung yang berhubungan dengan proses perancangan sistem yang dimaksud. BAB 3. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas bagaimana sistem yang sedang berjalan, menganalisa masalah yang ada dalam sistem yang sedang berjalan tersebut, untuk kemudian merancang solusi dan sistem yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. BAB 4. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

8 8 Bab ini akan menjabarkan spesifikasi dari sistem yang dirancang beserta rencana penerapannya sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Bab ini juga membahas evaluasi dari sistem tersebut. BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan secara keseluruhan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan sistem, serta saran saran untuk penerapan dan pengembangan lebih lanjut dari sistem yang bersangkutan / yang telah dibuat.