SOKONGAN PENGURUSAN PELAJAR DAN PEKERJA ANTARABANGSA

Transkripsi

1 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan visa dan pas bagi pelajar dan pekerja antarabangsa beserta tanggungan di Universiti Putra Malaysia (UPM). 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti permohonan, pengesahan, penerimaan bayaran dan pasport, dan penyerahan visa dan pas kepada pelajar antarabangsa atau pekerja iaitu; (i) Permohonan VAL (ii) Permohonan baharu pas pelajar dan pekerja beserta tanggungan (iii) Permohonan Pas Lanjutan (pelajar/pekerja/ tanggungan) (iv) Permohonan Kelulusan Pas Lawatan Ikhtisas (PLIK) (v) Permohonan Pas Khas (pelajar/pekerja/ tanggungan) (vi) Permohonan Pemendekan Pas (pelajar/pekerja/ tanggungan) (vii) Permohonan pindah endosmen (pelajar/pekerja/ tanggungan) 3.0 TANGGUNGJAWAB Pengarah,Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Visa dan Pas, dan sesiapa yang terlibat dalam pengurusan visa dan pas bagi pelajar dan pekerja beserta tanggungan bertanggungjawab mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN Seksyen 8 Akta Imigresen 1956/63 Manual Penggunaan igims Garis Panduan Pengurusan Visa dan Pas Bagi Pelajar dan Pekerja Antarabangsa Beserta Tanggungan

2 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 2/8 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AP : Akuan Penerimaan EMGS : Education Malaysia Global Services igims : Internet Graduate Information Management System JIM : Jabatan Imigresen Malaysia KB : Ketua Bahagian PIC : Pusat Antarabangsa : Pegawai yang Bertanggungjawab RUNNER : Wakil Universiti ke Jabatan Imigresen SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S : Seksyen Visa dan Pas UPM : Universiti Putra Malaysia VAL : Surat Kelulusan Visa

3 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Terima, kenal 6.2 Terima, kenal pasti jenis permohonan dan semak pasti jenis dokumen permohonan dan semak dokumen (a) Terima permohonan di kaunter S/ melalui web EMGS (b) Log penerimaan permohonan di Acknowledgement Slip (c) Kenalpasti jenis permohonan iaitu sama ada: (i) Permohonan VDR/VAL atau; (ii) Permohonan baharu pas pelajar; (iii) Permohonan baharu tanggungan; (iv) Permohonan Pas Khas (pelajar/pekerja/ tanggungan); (v) Permohonan Pemendekan Pas (pelajar/ pekerja/tanggungan); (vi) Permohonan pindah endosmen (pelajar/ pekerja/tanggungan); (vii) Permohonan Pas Penggajian /Kelulusan Pas Lawatan Ikhtisas (PLIK); dan (viii) Permohonan Pas Lanjutan (pelajar/pekerja/ tanggungan). BORANG : SOK/INT/BR01/ 6.3 Lengkap? 6.3. Lengkap? (a) Jika Ya, ikut langkah 6.5 (b) Jika, ikut langkah 6.4 Ya 6.4. Maklumkan penolakan 6.4 Maklumkan penolakan Maklumkan penolakan bagi pemohonan yang tidak lengkap dan meminta pemohon untuk membuat pembetulan, dan mengemukakan semula permohonan yang lengkap ke PIC. 6.5 Proses permohonan 6.5 Proses Permohonan A Permohonan diproses mengikut Garis Panduan Pengurusan Visa dan Pas Bagi Pelajar dan Pekerja Antarabangsa Beserta Tanggungan PANDUAN:

4 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 4/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.6 EMGS 6.6 EMGS (a) Jika serahan dokumen ke EMGS sila ikut langkah 6.7 (b) Jika tidak Ikut langkah 6.14 Ya Runner 6.7 Dokumen diserahkan ke EMGS merujuk Garis Panduan 6.7 Serahan ke Pengurusan Visa dan Pas Bagi Pelajar dan Pekerja EMGS (Hardcopy) Antarabangsa Beserta Tanggungan PANDUAN: 6.8 Lulus? 6.8 Lulus? (a) Jika lulus ikut langkah 6.11 Ya (b) Jika tidak sila ikut langkah Maklumkan 6.9 Memaklumkan keputusan kepada pemohon. kepada pemohon 6.10 Lengkapkan 6.10 Lengkapkan dokumen dokumen (a) Pemohon diminta untuk melengkapkan dokumen. (b) Ulang kembali langkah Terima 6.11 Terima pasport pemohon pasport pemohon Pemohon diminta untuk menyerahkan pasport ke PIC. Runner 6.12 Serahan/terima pasport ke / daripada EMGS, merujuk 6.12 Serahan / terima pasport ke / dari Garis Panduan Pengurusan Visa dan Pas Bagi Pelajar dan EMGS Pekerja Antarabangsa Beserta Tanggungan. PANDUAN: 6.13 Serah pasport 6.13 Serahan pasport kepada pemohon kepada pemohon Pasport yang telah siap diserahkan kepada pemohon Serahan 6.14 Serahan ke JIM ke JIM Dokumen diserahkan ke JIM merujuk Garis Panduan Pengurusan Visa dan Pas Bagi pelajar dan Pekerja Antarabangsa Beserta Tanggungan B PANDUAN:

5 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 5/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B Lulus? Lulus? (a) Jika Ya, ikut langkah 6.18 (b) Jika, ikut langkah 6.16 Ya 6.16 Maklumkan 6.16 Maklumkan kepada pemohon kepada pemohon Pemohon diminta melengkapkan dokumen. Ya Rayuan? Rayuan? (a) Jika Ya, ikut langkah 6.14 (b) Jika, proses tamat Terima pasport pemohon 6.18 Terima pasport pemohon Pemohon diminta untuk menyerahkan pasport ke PIC Serahan / terima pasport ke / dari JIM 6.19 Serahan / terima pasport ke / dari JIM Serahan/terima pasport ke / daripada JIM, merujuk Garis Panduan Pengurusan Visa dan Pas Bagi Pelajar dan Pekerja Antarabangsa Beserta Tanggungan PANDUAN : 6.20 Serah pasport 6.20 Serahan pasport kepada pemohon kepada pemohon Pasport yang telah siap diserahkan kepada pemohon Tamat

6 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 6/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PIC/4/2 (bulan / tahun) Permohonan Visa dan pas Visa and Pass Application Form (SOK/INT/BR01/), Senarai Semak berdasarkan jenis permohonan berserta dokumen berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Ketua S Kabinet Fail, S Disimpan dalam bentuk hardcopy sehingga tempoh bergraduat maksimum (5 tahun) Kuasa Melupus Ketua PTJ Rincih (hardcopy)

7 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/PIC/4/3 (bulan /No staf /tahun) Permohonan Pegawai Dagang/Pekerja Visa and Pass Application Form (SOK/INT/BR01/), Surat Tawaran Surat Penerimaan Lantikan Kontrak Perkhidmatan (jika berkaitan) Borang Pas Pengajian (DP11) JIM Borang Pas Tanggungan (DP11A) JIM (jika berkaitan) Borang Permohonan Pas Lawatan (IM12 Pin.1/97) JIM (jika berkaitan) Salinan Passport Terkini Resit Bayaran Imigresen Lain lain salinan yang berkaitan (jika perlu) Ketua S Kabinet Fail, S Disimpan dalam bentuk hardcopy sehingga tempoh bergraduat maksimum (5 tahun) Ketua PTJ Rincih (hardcopy)

8 PUSAT BESERTA TANGGUNGGAN Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa SOK (INT): 1/2017 Mesyuarat Pengurusan PIC TPKD PP TWP PP 24/03/ QMS (SOK): INT 1/2019 Mesyuarat Pengurusan PIC Bil 2/2019 TPKD PP TWP PP 22/02/2019