SOKONGAN PENGURUSAN PELAJAR DAN STAF ANTARABANGSA

Transkripsi

1 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 1/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/ TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara bagi pengurusan visa dan pas untuk pelajar antarabangsa dan tanggungan, staf antarabangsa beserta tanggungan di Universiti Putra Malaysia (UPM). 2.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AP PIC Ketua PTJ EMGS igims JIM RUNNER STARS SVP VAL PENDAFTAR TNC (A&A) Akuan Penerimaan Putra International Centre (Pusat Antarabangsa) Dekan Fakulti, Pengarah Pusat / Institut, Ketua Bahagian/Pusat Education Malaysia Global Services Internet Graduate Information Management System Jabatan Imigresen Malaysia Pegawai yang Bertanggungjawab Wakil Universiti ke Jabatan Imigresen dan Education Malaysia Global Services Students Application & Registration System Seksyen Visa dan Pas Surat Kelulusan Visa Pendaftar, Universiti Putra Malaysia Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3.0 PANDUAN 3.1 Kaunter Pegawai di Kaunter (a) Semak dan sahkan dokumen perjalanan bakal pelajar baharu/calon. (b) Terima dan semak dokumen permohonan dan pastikan dokumen permohonan betul serta lengkap mengikut jenis permohonan.

2 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 2/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/2017 (c) Semak pasport asal pemohon. Pastikan tempoh tarikh sah laku pasport (i) Permohonan baharu minimum 18 bulan (ii) Permohonan lanjutan minimum 8 bulan (d) Penerimaan permohonan lanjutan visa tarikh luput visa maksimun 90 hari dan jika kurang 7 hari dari tarikh tamat tempoh tersebut pemohon perlu memohon Pas Khas (special pass). (e) Arahkan pelajar dan tanggungan untuk buat bayaran secara online. 3.2 Proses Permohonan Visa dan Pas Permohonan Pelajar dan tanggungan (a) Masukkan maklumat lengkap permohonan pemohon ke dalam Sistem STARS untuk pelajar siswazah, pelajar pra siswazah dan tanggungan. (b) Cetak permohonan daripada sistem STARS. (c) Membuat pengesahan certified true copy pada setiap helaian dokumen sokongan. (d) Bagi permohonan baharu matikan setem hasil. (e) Rekod permohonan ke dalam Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas Permohonan Staf Antarabangsa dan Tanggungan/ Pelajar/Mobiliti/Penyelidik Ketua SVP/ Ketua SVP/

3 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 3/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/2017 (a) Membuat pengesahan pada permohonan yang telah dicetak dan pengesahan certified true copy pada setiap helaian dokumen sokongan. (b) Masukkan maklumat permohonan ke dalam Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa/Pelajar Mobiliti/Penyelidik. (c) Matikan setem hasil pada surat tawaran atau kontrak kerja bagi staf antarabangsa, Personal /Sekuriti Bond untuk pelajar mobiliti atau penyelidik. (d) Rekod permohonan ke dalam Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa dan Tanggungan/Pelajar Mobiliti/Penyelidik. 3.3 Penghantaran Permohonan Visa dan Pas ke JIM/EMGS Pelajar dan tanggungan /Staf Antrabangsa serta Tanggungan/ Pelajar Mobiliti/Penyelidik (a) Hantar borang permohonan beserta senarai nama pemohon ke JIM/EMGS. (b) Sedia borang Akuan Penerimaan untuk dihantar ke JIM / EMGS. (c) Terima Akaun Penerimaan daripada kaunter JIM / EMGS. (d) Simpan ke dalam Fail AP (UPM/PIC/4/ (Bulan/ Tahun). Ketua SVP Sistem STARS EMGS (pelajar dan tanggungan)

4 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 4/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/2017 Semak Status Permohonan (a) Semak status permohonan melalui sistem STARS dari semasa ke semasa. (b) Kenalpasti permohonan yang tidak mendapat kelulusan daripada EMGS. (c) Maklumkan kepada pemohon bahawa permohonan tidak lengkap/tidak memenuhi kriteria EMGS. (d) Dokumen yang lengkap dihantar semula ke EMGS. (e) Rekod maklumat kelulusan ke dalam Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas JIM (Staf Antarabangsa dan tanggungan) (a) Semak keputusan permohonan di kaunter JIM. (b) Kenalpasti permohonan yang tidak mendapat kelulusan daripada JIM. (c) Maklumkan kepada pemohon bahawa permohonan tidak lengkap/tidak memenuhi kriteria JIM. (d) Dokumen yang lengkap dihantar semula ke JIM. (e) Bagi permohonan yang telah mendapat kelulusan, pemohon akan dihubungi untuk menyerahkan pasport asal dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

5 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 5/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/ Penerimaan Pasport Asal 3.6 Hantar pasport bagi mendapatkan pelekat visa/ pas pelajar 3.7 Penerimaan Pasport Siap Berpelekat di JIM/EMGS (f) Rekod maklumat kelulusan ke dalam Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas ataupun Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa dan tanggungan /Pelajar Mobiliti/Penyelidik Pelajar/Staf Antarabangsa dan tanggungan/pelajar Mobiliti/Penyelidik EMGS (a) Terima pasport beserta dokumen berkaitan. (b) Semak tempoh sah pasport dan visa. (c) Pasport ditanda nombor rujukan. (d) Serahkan slip penerimaan pasport kepada pelajar. (e) Rekod ke dalam Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas dan Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa dan tanggungan /Pelajar Mobiliti/Penyelidik. (a) Hantar pasport dan dapatkan akuan penyerahan daripada kaunter EMGS Kaunter JIM/EMGS (a) Terima pasport siap berpelekat di kaunter JIM/EMGS dan pastikan maklumat adalah betul dan tepat. /

6 (PUSAT ) Kod Dokumen SOK/INT/GP01/VP BAGI PELAJAR DAN STAF Halaman 6/6 No. Semakan 00 No. Isu 01 Tarikh 24/03/2017 (b) Rekod ke dalam Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas dan Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa dan Tanggungan /Pelajar Mobiliti/Penyelidik. (c) Maklumkan kepada pemohon bahawa pasport telah sedia untuk diambil. 3.8 Penyerahan Pasport Siap di Kaunter Visa dan Pas Kaunter Visa dan Pas (a) Serah pasport yang pemohon. siap berpelekat kepada (b) Isi slip Acknowledgement of Student/Visit Pass (Social) Expiry Date. (c) Kemaskini maklumat pasport yang telah diserahkan kepada pemohon di (i) Senarai Utama Permohonan Visa dan Pas; atau (ii) Senarai Utama Permohonan Staf Antarabangsa dan tanggungan/pelajar Mobiliti/Penyelidik; dan (iii) Laman Web IGIMS.