BAB II KAJIAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu Elfreda, dkk. (2016) melakukan sebuah penelitian di PT Panca Mitra Multi Perdana Situbondo. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa belum terdapat bukti tanda terima upah dan bukti tanda terima gaji, adanya perangkapan fungsi, kurangnya pengawasan terhadap proses absensi, dan tidak adanya kartu hasil produksi sebagai dasar pemberian upah pada setiap karyawan. Dengan demikian maka peneliti menyarankan pihak perusahaan untuk membuat kartu hasil produksi untuk setiap karyawan borongan dengan tujuan penghindaran salah catat oleh bagi pihak pencatat hasil produksi, membuat bukti tanda terima gaji dan upah untuk karyawan, pembuatan dan pengotorisasian surat perintah lembur oleh kepala divisi, serta pemisahan tugas yang jelas antara bagian Personal and General Affair dengan bagian akuntansi dan keuangan. Wulandari (2013) telah melakukan sebuah penelitian di CV Telung Abad Furniture Banjaran Bangsri menggunakan metode analisis deskriptif kualiatatif. Berdasarkan penelitian tersebut peneliti menyimpulkan bahwa terdapat suatu masalah pada prosedur serta pencatatan gaji dan upah yaitu prosedur dan pencatatn gaji dan upah hanya dilakukan oleh satu fungsi dalam perusahaan yaitu 8

2 9 oleh staf kantor atau administrasi kantor saja. Permasalahan tersebut disebabkan oleh keterbatasan jumlah staf yang ada di perusahaan tersebut karena semua kendali perusahaan berada pada pemilik perusahaan. Karena adanya permasalahan itu maka peneliti menyarakan pihak perusahaan untuk menambah karyawan dibidang tersebut, sehingga dapat dilakukan pemisahan fungsi/tugas. Aquarisma dan Nurhayati (2017) telah melakukan sebuah penelitian di PT Bumi Beliti Abadi Kabupaten Musi Rawas menggunakan metode deskriptif kualitataif untuk menguraikan hasil penelitiannya. Hasil dari penelitian tersebut menyatakan bahwa sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan belum efektif karena masih terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah masih dilakukan secara manual (pemberian uang secara cash) sehingga mengakibatkan antrian panjang saat proses pendistribusiannya, terjadi rangkap fungsi pada bagian pembuat daftar gaji dengan pembayaran gaji, pengwasan proses absensi masih kurang, tidak ada otorisasi daftar upah oleh bagian personalia, proses perhitungan pajak karyawan yang kurang trnsparan. Berdasarkan permasalahan tersebut maka peneliti menyarankan untuk memisahkan fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi pembayaran gaji akan kedua fungsi tersebut dapat saling mengontrol, otorisasi daftar upah oleh personalia,meningkatkan pengawasan pada proses absensi, dan melkukan perhitungan pajak karyawan secara transparan. Putra (2015) dalam penelitiannya yang dilakukan di PT Bara Dinamika Muda Sukses di Malina menyatakan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang

3 10 diterapkan belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian internal. Pada sistem dan prosedur penggajiannya perusahaan tersebut terdapat beberapa kekurangan yaitu belum ada pemisahan antara fungsi pembuat gaji dan upah dengan fungsi pembayaran, pembayaran gaji dan upah masih dilakukaan dengan cara memberikan uang secara langsung, fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan sekaligus sebagai fungsi pembayaran gaji, mengisi slip pengambilan di bank untuk pembayaran gaji dan upah karyawan. Damayanti dkk.(2015) melakukan penelitian di PT Karyamitra Budisentosa Pandaan, Pasuruan.Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif.adapun hasil dari penelitian tersebut yaitu pengendalian internal dalam pelaksanaan sistem penggajian dan pengupahan sudah memenuhi unsur-unsur pengendalian internal dan sudah cukup efektif.hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi penggajian dengan fungsi akuntansi, fungsi pencatat waktu dengan fungs operasi, serta adanya inspeksi secara mendadak. Meskipun dapat dikatakan efektif, masih terdapat kelemahan yaitu adanya overlap pada fungsi HRD. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh beberapa peneliti tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang sering terjadi terkait sistem pengendalian internal atas penggajian dan pengupahan yang ada di perusahaan antara lain perangkapan fungsi yaitu pencatat waktu sekaligus pembuat daftar gaji dan upah, membuat bukti kas keluar, serta perhitungan gaji dan upah; belum ada tanda terima gaji dan upah; kurangnya pengawasan absensi;

4 11 tidak adanya kartu hasil produksi untuk karyawan (Elfreda dkk., 2016). Sedangkan permasalahan yang ditemukan oleh Wulandari (2013) adalah perangkapan fungsi serta kurangnya pengawasan absensi. Menurut penelitian yang dilakukan Aquarisma dan Nurhayati (2017) permasalahan yang ditemui yaitu adanya perangkapan fungsi, kesalahan perhitungan gaji, pemberian gaji secara cash, kurangnya pengawasan absensi, tidak ada otorisasi daftar upah oleh personalia, serta perhitungan pajak karyawan yang kurang transparan. Penelitian yang dilakukan Putra (2015) menyatakan bahwa tidak ada pemisahan tugas antara pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran serta pemberian gaji dan upah masih manual.akan tetapi penelitian yang dilakukan Damayanti dkk., (2015) sudah cukup baik, namun masih terjadi overlap pada fungsi HRD. B. Tinjauan Pustaka 1. Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2016:309) Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan tetap yang biasanya dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. 2. jaringan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

5 12 Menurut Mulyadi (2016:13), sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja, pembuatan daftar gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, serta distribusi gaji dan upah.sistem akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan. Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan (Mulyadi, 2016 : 309). Menurut Mulyadi (2016:310) dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar Menurut James A. Hall (2001: 331) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : 1. Kartu jam kerja, job ticket, dan voucher pengeluaran kas.

6 13 2. Jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja, serta daftar gaji dan upah. 3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagainakun biaya pegawai. 4. Akun buku besar umum: control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji (imprest ccount.) Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penggajian danpengupahan menurut Mulyadi (2016:317) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi kepegawaian 2. Fungsi pencatat waktu 3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah 4. Fungsi akuntansi 5. Fungsi keuangan Menurut Widjajanto (2001: 397) terdapat 10 pihak atau unit organisasi yang terlibat dalam proses penggajian dan pengupahan, yaitu: 1. Unit produksi atau pabrik 2. Bagian pencatat waktu kerja 3. Bagian akuntansi biaya 4. Bagian gaji dan upah 5. Bagian utang 6. Petugas buku besar 7. Bagian personalia

7 14 8. Kasir 9. Satuan pengawas intern 10. Bank Menurut James A. Hall (2001: 320) titik kunci dari proses penggajian yaitu : 1. Otorisasi gaji dan rincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dan pengupahan dari dua sumber yang berbeda yaitu, personalia dan produksi. 2. Proses gaji dan upah merekonsiliasi informasi, menghitung, serta mendistribusikan pembayaran atas gaji dan upah ke karywan. 3. Akuntansi biaya menerima informasi berkaitan dengan waktu yang digunakan setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun persediaan dalam proses. 4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman pembayaran gaji dan upah dari departemen penggajian dan mengotoisasi departemen pengeluaran kas untuk mendepositokan cek tanggal, jumlah total gaji. 3. Sistem Pengendalian Internal Sistem akuntansi dan pengendalian internal merupakan dua unsur yang saling berkaitan, karena suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui laporan yang sampai kepada pihak manajemen, sedangkan pengendalian

8 15 internal berperan dalam menjaga kekayaan perusahaan dan mengandalikan keakuratan dan keandalan data akuntansi yang digunakan. Menurut Rama dan Jones (2008: 8) pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebjakan, prosedur-prosedur, dan sitem informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian maupun korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Definisi pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Dengan demikian, definisi pengendalian tersebut berlaku untuk semua perusahaan, baik perusahaan yang yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2016:130) adalah : a. Menjaga kekayaan organisasi. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. Mendorong efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2016:129) sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi pengendalian internal akuntansi dan pengendalian administratif. a. Pengendalian internal akuntansi

9 16 Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data kauntansi. Pengendalian internal yang baik akan menjamin keamanan aset investor dan kreditur yang ditananmkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. b. Pengendalian internal administratif Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Adapun rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah sebagai berikut : 1) Menjaga aset perusahaan a) Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. i. Pembatasan akses langsung terhadap aset. ii. Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset. b) Pertanggungjawaban aset perusahaanyang dicatat dibandingkan dengan aset sesungguhnya. i. Pembandingan secara periodic antara catatan akuntansi dengan aset yang sesungguhnya ada.

10 17 ii. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi a) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. i. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwewenang. ii. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwewenang. b) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi. i. Pencatatan semua transaksi yang terjadi. ii. iii. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar. iv. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya. v. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya. vi. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti. Widjajanto (2001:18) mengemukakan bahwa pengendalian internal bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan.selain itu pengendalian internal juga dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak, sehingga memudahkan dalam prosedur audit.

11 18 COSO (Committee of Sponsoring Organization) membagi komponen sistem pengendalian internal menjadi 5 komponen yaitu (Romney dan Steinbart, 2016: 231): a. Lingkungan internal (internal environment) b. Penetapan tujuan c. Identifikasi kejadian d. Penilaian risiko dan respons risiko e. Aktivitas pengendalian f. Informasi dan komunikasi g. Pengawasan Unsur-unsur pokok sistem pengendalian menurut Mulyadi (2016:130) adalah : 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban. a) Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

12 19 b) Media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi berupa formulir. 3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwewenang. b) Pemeriksaan mendadak. c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d) Perputaran jabatan. e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. 4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

13 20 b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pengembangan pekarjaannya. 4. Sistem Pengendalian Internal atas Penggajian dan Pengupahan Pengendalian internal penting dilakukan dalam menjaga aktivitas perusahaan agar tetap berjalan dengan baik. Salah satu aktivitas perusahaan yang membutuhkan pengendalian internal adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Arens dkk. (2014: 253) menyatakan bahwa pengendalian kunci atas siklus penggajian dan personalia dibagi menjadi 11 yaitu: a. Pemisahan tugas yang memadai. b. Otorisasi yang tepat. c. Dokumen dan catatan yang memadai d. Pengendalian fisik terhadap aset dan catatan e. Pengecekan yang independen atas kinerja f. Penyiapan formulir pajak penggajian g. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaa i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada j. Pengujian atas kecurangan waktu k. Laporan beban yang curang

14 21 Menurut Mulyadi (2016:321) sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : a. Struktur Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi,

15 22 c. Prosedur Pencatatan 1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. d. Praktik yang Sehat 1) Kartu jam hadir harus dibandingakan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.