BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN. istilah Outsourcing yang ikut serta berpartisipasi aktif dalam menciptakan

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan PT. TWO WIN INDONESIA adalah salah satu perusahaan milik Warga Negara Indonesia dalam bidang Jasa Penyedia Tenaga Kerja atau dikenal dengan istilah Outsourcing yang ikut serta berpartisipasi aktif dalam menciptakan lapangan pekerjaan bagi Warga Negara Indonesia baik Pria maupun Wanita dengan tidak membedakan hak dan kewajibannya serta sebagai Partner Pengusaha dalam hal penyediaan Tenaga Kerja dari semua aspek pendidikan. PT. TWO WIN INDONESIA mempunyai lingkup Bisnis yang lebih mengarah kepada Pemberdayaan Sumber Daya Manusia, Jasa yang ditawarkan diantaranya : 1. Edutainment Training (Pelatihan kemampuan) Fasilitas ini diberikan kepada calon tenaga kerja yang sudah menjadi anggota di PT. TWO WIN INDONESIA berupa pelatihan kemampuan dalam bidang komputer. Adapun materi pelatihan yang diberikan berupa : a. Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) dan Autocad dimana pelatihan ini yang berhubungan dengan pekerjaan yang sering dilakukan di perusahaan perusahaan seperti : membuat laporan, membuat tabel, membuat surat menyurat dan pembuatan Presentase dengan Program 36

2 37 Power Point. Adapun lama pelatihan ini sebanyak 12 kali pertemuan yang jadwalnya ditentukan oleh Instruktur dari PT. TWO WIN INDONESIA. Setelah selesai masa pelatihan calon tenaga kerja diharapkan dapat bersaing didunia kerja dan siap untuk dikirim ke Perusahaan Mitra dari PT. TWO WIN INDONESIA tentunya dengan mengikuti serangkaian tes yang akan diberikan oleh Mitra Perusahaan PT. TWO WIN INDONESIA sebagai pengguna jasa. 2. Man Power Service (Penyedia Tenaga Kerja) PT. TWO WIN INDONESIA selaku pemberi jasa akan menyediakan tenaga kerja yang sudah dididik dan dilatih, dalam hal ini Mitra dari perusahaan PT. TWO INDONESIA mengajukkan permintaan tenaga kerja dengan kualifikasi yang sudah ditentukan, PT. TWO INDONESIA selaku pemberi jasa akan menyediakan tenaga kerja yang diinginkan oleh Perusahaan Mitra dengan mengacu ke kualifikasi yang telah diberikan, selanjutnya Perusahaan Mitra akan melakukan seleksi dan tes, jika kandidat yang disediakan oleh PT. TWO INDONESIA lulus tes dan seleksi dalam hal ini kandidat tersebut diterima bekerja maka secara Hukum Ketenagakerjaan dalam hal pengelolaan dan status karyawan menjadi tanggung jawab perusahaan Mitra selaku pengguna Jasa PT. TWO INDONESIA.

3 38 3. Outsorcing (Sewa Tenaga Kerja) Pada dasarnya sistem ini sama halnya dengan Manpower Suply hanya bedanya distatus pengelolaannya dalam sistem ini tenaga kerja yang diterima menjadi tanggung jawab PT. TWO INDONESIA, pihak mitra selaku pengguna jasa hanya menyewa tenaga kerja dari PT. TWO INDONESIA dalam jangka waktu tertentu yang diatur kesepakatannya dalam PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) antara PT. TWO INDONESIA dengan karyawan. Proses pencurian tenaga kerja ini dilakuakn oleh management PT. TWO INDONESIA dengan melibatkan banyak pihak diantarannya : 1. Instansi Pemerintah seperti : a. BLK (Balai Latihan Kerja) b. Instansi Pendidikan seperti sekolah-sekolah Kejuruan Negeri maupun Swasta c. Instansi PEMDA dari tingkat RT sampai Kabupaten mencari masyarakat yang masih menganggur untuk di perdayakan dan dilatih yang nantinya akan dibantu untuk dipekerjakan di Mitra Perusahaan PT. TWO INDONESIA 2. Instansi Lembaga Pendidikan Swasta : a. Lembaga Kursus

4 39 b. Kampus Agar program tersebut dapat berjalan dengan baik dan tepat sasaran dengan tidak mengeluarkan biaya operasional yang terlalu besar PT. TWO INDONESIA menggunakan cara yang dianggap tepat seperti : 1. Membuka Kantor cabang Sekarang ini kantor cabang PT. TWO INDONESIA berada di Wilayah Kota Tangerang dan Surabaya. 2. Memperdayakan Masyarakat untuk perekrutan langsung atau dikenal dengan istilah SPONSOR mereka dibekali dengan Surat Keterangan resmi bertugas untuk Merekrut calon tenaga kerja didaerah-daerah dimana mayoritas penduduknya belum bekerja Sejarah Perusahaan PT. TWO INDONESIA didirikan oleh seorang wiraswastawan bernama Heri Susanto, SE dan Popon Kurniasih Ikhsan, SKM selaku pimpinan dan pemilik perusahaan pada tahun 2006 dengan akte notaris no. 62 tanggal 20 Februari 2006 dengan notaris Arswendi Kamuli, SH di Jakarta, Akte tersebut disahkan oleh Departemen Kehakiman Republik Indonesia No : WJ HT Th PT. TWO INDONESIA adalah perusahaan Group dari Tower Group yang didalamnya terdapat dua perusahaan yaitu PT. TOWER PUTRA INDONESIA dan PT. TWO INDONESIA yang bergerak dibidang Training, Recruitment, Manpower Supply, Outsourcing & Consultant Management. Perusahaan ini

5 40 berlokasi di Jl. Daan Mogot Km. 17 Ruko Imperial Blok E21-22 Kalideres- Jakarta Barat sebagai kantor pusatnya. Saat ini PT. TWO INDONESIA sudah membuka dua kantor Cabang yang berada di : 1. Kota Tangerang Citra Raya Rukan Danau blok A4 Cikupa Tangerang. 2. Kota Surabaya Jl. HR. Muhamad Ruko Surya Inti Pratama 1 blok A18 Surabaya 3. Para SPONSOR tersebar diseluruh Pulau Jawa Tenaga kerja PT. TWO INDONESIA terdiri dari karyawan kantor dan karyawan yang bekerja diunit kerja Perusahaan Mitra, Jumlah tenaga kerja perusahaan ini adalah : 1. Karyawan kantor (Pusat & Cabang) : ± 55 orang 2. Karyawan di unit kerja : ± orang Jumlah keseluruhan orang. Waktu kerja di PT. TWO WIN INDONESIA khususnya untuk karyawan kantor (Pusat & Cabang) adalah jam kerja normal yaitu seperti dibawah ini : a. Hari Senin Jum at : Pukul 08:00 16:00 b. Istirahat : Pukul 12:00 13:00 c. Sabtu : Pukul 08:00 12:00

6 41 Selain itu juga agar karyawan bekerja dengan tenang dan untuk meningkatkan kualitas serta kesejahteraan karyawan, PT. TWO WIN INDONESIA memberikan fasilitas-fasilitas sebagai berikut : 1. Gaji / Upah Di dalam perusahaan ini sistem gajinya di bagi dua kelompok, yaitu gaji bulanan yang diberikan kepada staff perusahaan yang besarnya disesuaikan dengan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan kesepakatan kerja diawal serta lamanya kerja maupun prestasi kerja. Sedangkan upah harian diberikan kepada karyawan produksi atau buruh pabrik yang berada di unit kerja perusahaan Mitra PT. TWO WIN INDONESIA yang besarnya sesuai standard Upah Minimum Propinsi (UMP) yang telah ditetapkan Pemerintah Indonesia. 2. Kesempatan training/pelatihan Training diberikan kepada karyawan yang masih baru selama tiga bulan, dengan tujuan agar karyawan tersebut dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja. Kegiatan training ini juga tidak hanya diberikan oleh karyawan baru tetapi karyawan yang sudah lama bekerja pun diberikan berupa training peningkatan skill, etos kerja, 4 R dan 5 R tujuannya agar karyawan dapat bekerja lebih disiplin dan sebagai bahan evaluasi management untuk peningkatan jenjang karir bagi karyawan PT. TWO WIN INDONESIA.

7 42 3. Asuransi Tenaga Kerja Semua karyawan PT. TWO WIN INDONESIA diberikan Jaminan asuransi, adapun asuransi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dibagi menjadi dua tahap yaitu : a. Karyawan yang masa kerjanya dibawah tiga bulan diberikan asuransi BUMINDA adapun paketnya berupa, AKDHK(Asuransi Kecelakaan Di Dalam dan Di luar Jam Kerja). b. Karyawan masa kerja diatas tiga bulan diberikan asuransi BPJS adapun paket yang diberikan berupa : 1) JHT (Jaminan Hari Tua) 2) JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) 3) JKM (Jaminan Kematian) 4) Fasilitas lainnya adalah : Tersedianya mushola dan tempat parkir yang memadai

8 43 A. Visi dan Misi PT. TWO WIN INDONESIA Visi dari perusahaan ini adalah menjadi perusahaan nasional bertarap internasional yang unggul dalam memberikan Pelayanan dan kebutuhan pelanggan dalam jasa training, perekrutan dan pengelolaan Tenaga kerja (Manpower service) serta jasa konsultan management. B. Misi dari perusahaan ini adalah : 1. Meningkatkan kemampuan calon tenaga kerja dan menempatkanya sesuai dengan minat dan potensi yang dimiliki. 2. Menyiapkan tenaga handal, terampil, berdedikasi tinggi, berjiwa pemimpin serta bermoral. 3. Memberikan solusi terhadap kebutuhan management perusahaan. 4. Menciptakan lapangan pekerjaan dan membantu pemerintah dalam menekan angka pengangguran Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi PT. TWO WIN INDONESIA terutama di Divisi Purchasing adalah sebagai berikut :

9 44 STRUKTUR ORGANISASI PT. TWO WIN INDONESIA DIREKTUR SECRETARIS GENERAL MANAGER MANAGEMENT REPRESENTATIVE HRD &GA MP & MARKETING MANAGER MANAGER SECURTY ACCT. FINANCE & PURCHASING MANAGER LEGAL OFFICER Keterangan : : Garis Perintah / Kekuasaan Sumber : PT. TWO WIN INDONESIA (2016) Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. TWO WIN INDONESIA

10 45 STRUKTUR ORGANISASI DEPT. ACCT. FIN & PURCHASING ACCT.FIN & PURCHASING MANAGER ACCT.& FINANCE SPV FINANCE ACCOUNTING & TAX PURCHASING Keterangan : : Garis Perintah/Kekuasaan Sumber : PT. TWO WIN INDONESIA (2016) Gambar III.2 Struktur Organisasi Dept. Acct. Fin & Purchasing PT. TWO WIN INDONESIA

11 46 Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Direktur Ada dua fungsi tugas dan kewenangan dari Direktur di PT. TWO WIN INDONESIA : A. Sebagai Pemilik Perusahaan Merupakan pemegang saham yang mengurus harta kekayaan perusahaan dan kebijaksanaan tertinggi. B. Direktur Tugasnya : a. Mengawasi, menjaga dan mengevaluasi agar semua pelaksanaan kegiatan perusahaan sesuai dengan strategi, visi dan misi perusahaan yang telah ditetapkan perusahaan. b. Pemimpin dan pengendali operasi perusahaan sesuai dengan Anggaran Dasar dan Rumah Tangga Perusahaan. c. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas dan perkembangan serta kemajuan perusahaan.

12 47 2. Sekretaris Tugasnya membantu Direktur dalam menyiapkan informasi atau laporan mengenai kegiatan dan kinerja serta hasil dari perusahaan. 3. Management Representative ISO 9001:2008 (MR) Tugasnya adalah sebagai wakil Management dalam mengimplementasikan dan memelihara seluruh sistem Manajemen Mutu dan mewakili seluruh staff di perusahaan, bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur yang berpengaruh dan berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di perusahaan serta melakukan audit setiap enam bulan sekali. 4. General Manager Bertanggung jawab langsung ke Direktur dan sebagai penanggung jawab tertinggi semua kegiatan Operasional perusahaan dan memberikan laporan setiap bulannya mengenai kemajuan perusahaan sesuai dengan rencana perusahaan yang telah ditetapkan. 5. HRD dan GA Bertugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan fungsifungsi dibawahnya yang meliputi legal, umum, pengembangan SDM, keamanan, rumah tangga dan kepersonaliaan serta menyelesaikan masalah-masalah yang ada baik dari dalam maupun luar HRD dan GA membawahi :

13 48 a. Adm dan Payrol b. Training development c. Koordinator Area d. Satpam e. Logistik dan kendaraan f. Office boy dan Receptionist 6. MP dan Marketing Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional harian dan order dari Mitra perusahaan serta bertanggung jawab terhadap penangan keluhan pelanggan baik dari Mitra perusahaan maupun calon tenaga kerja. MP dan Marketing Manager membawahi : a. Divisi Cleaning Service b. Divisi Marketing c. Divisi Perekrutan dan Training pengembangan keterampilan d. Divisi Test 7. Manager Security Bertanggung jawab langsung ke General Manager bertanggung jawab terhadap fungsi controlling di Departement Security, melakukan

14 49 pengembangan, membuat strategi perkembangan Departement Security, melakukan pemasaran jasa layanan Dept. Security Service. Adapun Manager Security ini membawahi : Koordinator lapangan, Administrasi Security, Training dan Recruitment. 8. Acct. Fin dan Purchasing Manager Bertugas melakukan fungsi control data keuangan perusahaan, melakukan koordinasi dengan Purchasing dan staff finance, membuat rencana kerja kepada staff finance dan purchasing. Adapun Acct. Fin dan Purchasing Manager ini membawahi : Divisi Finance dan Purchasing Proses Bisnis Sistem PT. Two Win Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Penyedia Tenaga Kerja atau dikenal dengan istilah Outsourcing. Dalam proses permintaan barang Alat Tulis Kantor, diawali unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor membuat surat/memo dan mengisi surat permintaan barang, kemudian diserahkan ke staff Purchasing lalu bagian staff purchasing akan mengecek persediaan barang jika tersedia (ada) staff purchasing menghubungi unit kerja untuk mengambil barang, jika barang tidak tersedia staff purchasing akan membuat Purchase Order (PO) dengan persetujuan kepala purchasing. Staff Purchasing merekap daftar barang yang akan dibeli berdasarkan PO, lalu staff purchasing membuat tanda terima barang, jika ada pengembalian barang ATK

15 50 maka unit kerja yang mengembalikan barang membawa surat tanda terima barang dan barang. Dan setiap bulannya staff purchasing akan membuat laporan dan diserahkan kepada kepala purchasing.

16 51 Proses Bisnis Permintaan Barang Activity Diagram permintaan Barang Unit Kerja Staff Purchasing Mengajukan memo & SPB Menyerahkan memo & SPB Menerima memo & SPB Mengajukan PO Barang Membuat Tanda Terima Barang Stok tersedia Stok tidak tersedia Laporan To Execel Phase Gambar III.I Activity Prosedur Permintaan Barang Sumber : PT. TWO WIN INDONESIA (2016)

17 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses sistem pembelian pada PT. TWO WIN INDONESIA. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan tersebut terdiri dari dua dokumen, yaitu dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang digunakan dalam proses pembelian karyawan. A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input) 1. Nama Dokumen : Permintaan Pengeluaran Barang Fungsi : Daftar Pengeluaran Barang Sumber : Departemen Pemakai Tujuan :Purchasing Departement, Supplier, Bag. Keuangan Media : Kertas Frekuensi : Setiap Persediaan Produksi Habis Format : Lampiran A.1

18 53 B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input) 1. Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi : Untuk memesan barang yang akan dibeli Sumber : Purchasing Departement Tujuan : Supplier, Bag. Keuangan, Purchasing Media : Kertas Frekuensi : Dibuat setiap ada pembelian barang Format : Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Surat Jalan Fungsi : Bukti Penerimaan Barang Sumber : Supplier Tujuan : Departemen Pemakai, Purchasing, Supplier Media : Kertas Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang Format : Lampiran B.2

19 54 3. Nama Dokumen : Faktur Pajak Fungsi : Bukti penerimaan barang Sumber : Purchasing Departement Tujuan : Supplier, Bag. Keuangan, Purchasing Media : Kertas Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang Format : Lampiran B.3 4. Nama Dokumen : Kwitansi Fungsi : Bukti penerimaan barang Sumber : Purchasing Departement Tujuan : Supplier, Bag. Keuangan, Purchasing Media : Kertas Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang Format : Lampiran B.4

20 55 5. Nama Dokumen : Cek Pembayaran Fungsi : Bukti Penerimaan Barang Sumber : Purchasing Departement Tujuan : Supplier, Bag. Keuangan, Purchasing Media : Kertas Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang Format : Lampiran B.5