BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. perusahaan PT.Garmindo Utama Jaya, suatu perusahaan yang bergerak pada bidang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Pada bab ini akan dibahas tentang analisis sistem yang sedang berjalan pada perusahaan PT.Garmindo Utama Jaya, suatu perusahaan yang bergerak pada bidang industri garment. Pada bab ini juga akan dibahas tentang latar belakang perusahaan kemudian dilanjutkan dengan pembahasan mengenai struktur organisasi perusahaan untuk mempermudah, memahami, mengetahui bagaimana proses serta aktivitas bisnis yang sedang berjalan. Kemudian dilakukan analisis untuk mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan sehingga dapat diberikan alternatif pemecahan masalah yang sesuai dengan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. 3.1 Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan PT Garmindo Utama Jaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri garment yang berlokasi di daerah Tangerang. Perusahaan ini melakukan proses produksi dari kain menjadi pakaian jadi dalam jumlah yang besar. Dalam proses produksinya, perusahaan ini menjadi kepercayaan dari beberapa merk, salah satunya Adidas. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 8 September Pada awalnya PT. GARMINDO UTAMA JAYA ini beralamat di Jalan Moh. Toha 8-P Ruko 45

2 46 Ramayana, Bugel, Karawaci. Tempat ini tidak dapat terlalu banyak menampung sarana dan prasarana kegiatan produksi. Dan karena pesatnya perkembangan perusahaan ini maka diharuskan berpindah lokasi yang dapat menampung sarana dan prasarana kegiatan produksi yang lebih banyak. Pada tahun 2010, PT. Garmindo Utama Jaya berpindah lokasi ke Jalan Raya Bayur No. 189 RT/RW 06/01 Kelurahan Kedaung Barat, Kecamatan Sepatan Timur, Tangerang dan PT. Garmindo Utama Jaya ini berdiri di atas tanah seluas ± 6000 M 2. Untuk sekarang ini gedung perusahaan PT. Garmindo Utama Jaya yang beralamat di Jalan Moh. Toha 8-P Ruko Ramayana, Bugel, Karawaci ini dijadikan gudang untuk menyimpan stok bahan kain guna keperluan produksi. Dan untuk kegiatan produksi dan aktifitas kantor PT. Garmindo Utama Jaya berada di Jalan Raya Bayur No. 189 RT/RW 06/01 Kelurahan Kedaung Barat, Kecamatan Sepatan Timur, Tangerang. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang aktifitas perusahaan sehingga semua proses kinerja dapat beroperasi dengan baik. Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat jelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing karyawan sehingga para karyawan dapat bekerja sesuai dengan ketrampilan mereka masing-masing. Berikut adalah struktur organisasi PT. Garmindo Utama Jaya :

3 47 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Berikut ini adalah tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Garmindo Utama Jaya : 1. Direktur - Memimpin perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. - Mengawasi operasional perusahaan secara keseluruhan. - Menetapkan strategi perusahaan guna kepentingan perusahaan. - Bertanggungjawab atas kelangsungan perusahaan.

4 48 - Membuat rancangan jangka panjang perusahaan guna perkembangan perusahaan. 2. General Manager - Mengawasi sumber daya manusia yang terlibat dalam perusahaan - Menerima berbagai macam laporan tentang kinerja perusahaan. - Mengkoordinasi setiap bagian dari struktur organisasi. - Menetapkan kebijakan untuk semua staff yang berada dibawah naungannya. - Bertanggung jawab atas kinerja karyawan yang di bawahnya. - Memantau semua kegiatan yang ada di perusahaan. 3. Manager Produksi - Bertanggung jawab atas bagian produksi. - Mengkoordinasi staff yang ada di bagian produksi. - Membuat hasil laporan akhir dari semua kegiatan produksi. - Menetapkan kebijakan untuk semua staff yang berada dibawah naungannya. - Memantau jalannya produksi. 4. Staff Follow Up - Menyampaikan informasi semua aktifitas yang terjadi di bagian produksi kepada staff lainnya yang terlibat di dalam bagian produksi.

5 49 5. Staff Quality Control - Memeriksa kualitas hasil akhir produksi. - Memeriksa kualitas bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. 6. Supervisor - Mengawasi aktivitas dari para tenaga kerja bagian produksi. - Mengatur jalannya proses produksi. 7. Teknisi - Memperbaiki alat produksi jika ada kerusakan. - Maintenance alat produksi. 8. Buruh Produksi - Melakukan proses produksi. 9. Staff Gudang - Bertanggung jawab atas barang-barang yang disimpan di gudang. - Memberikan informasi tentang isi gudang. - Melaporkan barang masuk dan barang keluar. 10. Manager Finance - Bertanggung jawab atas semua kegiatan keungan perusahaan. - Mengawasi dan memeriksa semua laporan keuangan.

6 50 - Memantau arus kas keluar dan kas masuk. - Mengkoordinasi staff yang ada di dalam bagian keuangan. - Melakukan pembayaran tagihan yang sudah jatuh tempo atas pembelian kredit yang sudah diperiksa oleh bagian accounting. - Mengontrol faktur untuk kemudian dibuat daftar penagihan piutang. 11. Staff Accounting - Membuat pembukuan sesuai dengan transaksi yang ada pada perusahaan. - Memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen atau bukti-bukti transaksi keuangan. - Mengecek tagihan yang ada pada perusahaan. 12. Staff Purchasing - Melakukan pembelian seluruh barang yang dibutuhkan oleh seluruh bagian perusahaan. - Mengurus pengajuan klaim dan retur atas barang yang tidak sesuai. - Membuat laporan pembelian barang setiap bulan. 3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan PT. Garmindo Utama jaya merupakan perusahaan garment yang dimana kegiatan perusahaan ini adalah memproses bahan berupa kain menjadi pakaian jadi sesuai dengan keinginan customer. Customer dapat memberikan design atau pola

7 51 sesuai kebutuhan customer. Customer dapat menyiapkan bahan kain sendiri ataupun menggunakan bahan kain yang ada pada PT. Garmindo Utama Jaya. Kegiatan produksi pada PT. Garmindo Utama Jaya terbagi menjadi beberapa bagian seperti bagian pola pakaian, bagian potong kain, bagian jahit, bagian penyetrikaan pakaian yang sudah jadi serta bagian packing. Karena padatnya kegiatan produksi dan banyaknya order yang harus dikerjakan maka PT. Garmindo Utama Jaya memiliki jam kerja yang terbagi menjadi 2 shift pada bagian produksi yaitu shift kerja siang pada pukul dan shift kerja malam pada pukul Jaringan Komputer Perusahaan Saat ini PT. Garmindo Utama Jaya telah memiliki sebuah jaringan komputer yang menghubungkan seluruh bagian divisi. Jaringan ini memiliki sebuah server untuk menyimpan data. Berikut ini merupakan bentuk jaringan komputer pada PT. Garmindo Utama Jaya :

8 52 Gambar 3.2 Jaringan komputer PT. Garmindo Utama Jaya Pada gambar 3.2 merupakan gambaran topologi jaringan di perusahaan PT. Garmindo Utama Jaya, dimana untuk Internet Service Provider (ISP) menggunakan Speedy sebagai koneksi ke internet Spesifikasi Perangkat Komputer yang Digunakan 1. Komputer Server Prosesor : Intel pentium Intel Core 2 Duo Memory : 4GB

9 53 HDD : 500GB NIC : OnBoard 2. Komputer Klien Prosesor : Intel Core 2 Duo RAM : 1GB HDD : 160GB OS : Windows XP 3.5 Permasalahan yang Dihadapi PT. Garmindo Utama Jaya merupakan perusahaan yang masih bisa berkembang di bidangnya, sehingga diperlukan sistem pengawasan serta control yang baik dari para managernya. Dengan terbatasnya waktu dan mobilitas yang tinggi dari para manager, hal ini tidak mudah untuk dilakukan sehingga diperlukan suatu sistem yang memungkinkan pihak manager dari masing-masing bagiannya untuk mengawasi, memeriksa laporan-laporan perusahaan diluar jam kerja maupun diluar kantor dan mengambil data perusahaan yang dibutuhkan.. Berdasarkan hal-hal tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi oleh PT. Garmindo Utama Jaya adalah :

10 54 1. Dengan terbatasnya waktu dan mobilitas yang tinggi mengakibatkan para manager tidak dapat bekerja optimal. 2. Belum tersedianya koneksi mobile user dengan jaringan komputer. 3. Pengecekan data serta laporan-laporan hanya dapat dilakukan jika sedang berada di kantor. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perusahaan membutuhkan suatu sistem jaringan yang dapat menghubungkan pegawai yang mobile dengan jaringan komputer kantor. 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi PT. Garmindo Utama Jaya seperti yang telah dijelaskan diatas, maka dibutuhkan solusi yang mendukung proses bisnis perusahaan, antara lain : 1. Menggunakan Telnet Teknologi ini tidak user friendly, jika ingin menggunakan teknologi ini harus memberikan training kepada setiap karyawan. 2. Menggunakan FTP Sangat retan dikarenakan FTP biasa hanya mengirim data dengan clear text sehingga di khawatirkan terjadi ancaman pencurian dan perubahan data.

11 55 3. Mengaplikasikan Remote Access VPN Teknologi ini lebih user friendly dan lebih mudah diaplikasikan.. Remote Access VPN dapat melayani koneksi secara mobile user. Dengan remote access VPN ini pihak direksi tidak hanya dapat mengakses server saja, tetapi juga dapat berhubungan dengan komputer yang terhubung dengan server VPN. Sistem jaringan VPN ini melakukan enkripsi dan deenkripsi pada saat transfer data sehingga pertukaran data melalui jaringan ini lebih aman. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, maka ditemukan solusi alternatif pemecahan masalah yang dapat dilakukan, yaitu penggunaan teknologi VPN yang dapat memberikan fasilitas remote access. Solusi yang akan diberikan VPN sebagai berikut : 1. VPN menyediakan fasilitas keamanan pertukaran data melalui jaringan publik yang tidak aman. semua data yang melalui VPN akan dilewatkan ke dalam tunnel. Dengan demikian, data perusahaan yang penting dapat diamankan ketika proses pertukaran data dilakukan. 2. Adanya fasilitas remote access yang memungkinkan karyawan perusahaan yang sedang berada di luar kantor untuk mengakses data yang ada di kantor.

12 56 3. VPN dapat memberikan jaminan keamanan yang lebih baik dengan sistem autentifikasi, hal ini dapat mencegah orang yang tidak berkepentingan untuk masuk ke dalam jaringan perusahaan. 4. VPN lebih user friendly dan fleksibel. Dari banyaknya aplikasi yang ada, maka dipilih OpenVPN sebagai media dalam perancangan arsitektur jaringan VPN karena OpenVPN memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu : 1. OpenVPN adalah cross-platform portability, stabilitas yang sangat baik, skalabilitas yang sangat tinggi, mencapai ratusan hingga ribuan client, instalasi yang relatif lebih mudah, dan men-support dynamic IP address dan NAT. 2. OpenVPN menyediakan manajemen interface yang dapat digunakan untuk mengontrol secara remote atau mengatur OpenVPN daemon secara terpusat. 3. Pada waktu penulisan laporan ini, OpenVPN dapat berjalan pada sistem operasi Linux dan Windows 7. Dengan perancangan sistem jaringan ini maka para staff kantor yang akan bekerja di luar kantor dapat terhubung dengan jaringan komputer perusahaan sehingga mereka dapat selalu mengakses dan memeriksa data laporan-laporan perusahaan yang mereka butuhkan di luar jam kerja dan di luar kantor.

13 57 Adapun rancangan sistem remote access VPN ini dibuat agar para pegawai yang dimana dikategorikan sebagai mobile user dapat mengakses data yang ada pada server data perusahaan. Pegawai yang memungkinkan untuk dikategorikan sebagai mobile user adalah Direktur, General Manager, dan para manager lainnya. Dengan sistem remote access VPN ini juga dapat digunakan apabila perusahaan mendirikan gedung baru yang dimana terdapat jaringan komputer dan ingin agar koneksi antar gedung dapat saling terkoneksi. Berikut gambar rancangan pemodelan remote access VPN : Gambar 3.3 Pemodelan remote access VPN Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat mobile user dapat langsung terhubung dengan server perusahaan sehingga mobile user dapat mengakses data yang ada pada server.