BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Golden Solution Indonesia adalah perusahaan integrator sistem dalam larutan elektronik (CCTV, Access Control, Alarm, Fire Alarm, MATV, IPTV, PAGING / PAGA, Video Conference, Video Wall, Wall Display). Berkantor pusat di Jakarta, dan dengan mitra di seluruh dunia, PT. Golden Solution Indonesia menyediakan berbagai macam produk yang memungkinkan kita untuk memilih solusi yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan klien kami. Kami memberikan solusi total dalam elektronik untuk mendukung klien berharga kami di seluruh Indonesia. Ini adalah misi kami untuk membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan semua klien kami dengan menyediakan solusi yang sangat baik dan layanan purnajual. 3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi perusahaan To be the leader in Indonesia s Surveillance industry. We take pride in our skills, knowledge and quality services to our costumer. 3.2.2 Misi perusahaan Provide high quality, advanced products and services Services for excellency Exceed costumers expectation Establish high standard operational procedure to ensure quality services to our costumers 31
32 3.3 Struktur Organisasi perusahaan, Tugas dan Wewenang Organisasi ini merupakan suatu susunan komponen-komponen yang ada di dalam organisasi, dimana dalam organisasi dapat menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang berbeda.organisasi ini dibentuk dikarenakan agar terciptanya suatu kerjasama dan komunikasi yang baik antara pimpinan dan bagian-bagian lainnya, serta dengan adanya organisasi pimpinan dapat mengkordinasi usaha antara semua fungsi dalam pengambilan tindakan yang sudah ditetapkan. Untuk dapat menjalankan bisnis dengan baik, Perusahan PT.Golden Solution Indonesia memiliki Struktur Organisasi garis dimana pelaksanaan kerja berpedoman terhadap Director. Untuk lebih jelasnya PT.Golden Solution Indonesia memliki struktur organisasi seperti berikut: 3.3.1 Struktur Organisasi berikut Struktur organisasi PT. Golden Solution Indonesia dapat digambarkan sebagai Gambar 3.1 StrukturOrganisasi PT. Golden Solution Indonesia
33 3.3.2 Tugas dan Wewenang Berikut adalah penjabaran setiap bagian PT. Golden Solution Indonesia diuraikan menurut tugas dan tanggung jawab masing masing : Direktur Direktur memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Bertanggung jawab untuk menentukan arah perusahaan. Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan peraturan yang akan diberlakukan pada perusahaan. Bertanggung jawab atas kondisi dalam perusahaan dan menetapkan visi, misi. Mengatur strategi perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Office Office memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen Melakukan pengarsipan Pengadministrasian seluruh kegiatan Menginvestasi peralatan kantor Engineering Manager Engineering Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas perkembangan model dan kualitas dari produk yang diproduksi Mengawasi, mengevaluasi dan mengarahkan setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing masing seksi dari bagian engineering Support Manager Support Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Mengelola sumber sumber untuk memberikan dukungan bagi pelaksanaan kerja organisasi Bertanggung jawab mengelola kuangan (budgeting, accounting, auditing), logistik, teknologi, administratif, pemeliharaan, transportasi, komunikasi, media
34 Sales Manager Sales Manager memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan perusahaan Bertanggung jawab atas laporan penjualan Membuat laporan kegiatan penjualan yang dilakukan oleh para staff staff penjualan Mengawasi staff staff penjualan dalam menjual produk perusahaan. Memberikan penjelasan kepada pelanggan mengenai produk perusahaan Manager Accounting Manager Accounting memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Merencanakan strategi accounting perusahaan secata tepat sesuai strategi bisnis perusahaan Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem accounting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian accounting agar dapat berjalan optimal Menjalankan tugas tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan Purchasing Purchasing memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan kualitas dari bahan baku tersebut serta atas kegiatan penjualan dari produk Mengawasi, mengevaluasi, dan mengarahkan setiap kegiatan HRD HRD memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Bertanggung jawab dalam perekrutan karyawan baru Bertanggung jawab dalam penyeleksian karyawan baru Bertanggung jawab mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaan
35 Supervisor Engineering Supervisor Engineering memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Melakukan pengawasan kualitas Menganalisa permasalahan kualitas yang ditemukan dilapangan Melakukan koordinasi dengan departement terkait terhadap masalah dan kualitas yang ada Menerima keluhan dari customer luar Menganalisa keluhan Membuat laporan kualitas mingguan / bulanan Supervisor Support Supervisor Support memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Melakukan pengawasan semua kegiatan perusahaan Mensupport team Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah Mengkoordinir team Supervisor Sales Supervisor Sales memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat penjualan Membantu team sales dan memberikan pelatihan dalam mencari, melayani dan memaintain konsumen Membantu mengatasi masalah tim sales Membuat strategi strategi penjualan dan mensosialisaikan kepada team sales Memonitoring aktivitas team sales Memonitoring penjualan dan pembayaran customer dari tim sales Junior Junior memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Membuat dokumen penagihan Membuat laporan penjualan dan pembelian
36 Membuat laporan hutan dan piutang dagang Tugas tugas administrasi lainnya Accounting Accounting memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Menghasilkan laporan keuangan Membuat laporan arus kas Membuat laporan R/L Membuat neraca 3.4 Proses Bisnis Berjalan PT Golden Solution Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang secutiry system integration yang menjual berbagai produk baik hardware maupun jasa. Client yang ingin membeli produk dari PT Golden Solution Indonesia dapat menghubungi bagian sales PT Golden Solution Indonesia untuk meminta penawaran (quotation). Sebelum membuat penawaran, bagian engineering akan melakukan survey ke perusahaan client terlebih dahulu. Setelah survey bagian engineering akan memberikan hasil survey nya ke bagian sales, bagian sales akan membuat penawaran yang diberikan kepada client. Jika client setuju dengan penawaran tersebut maka client akan mengirimkan PO (Purchase Order) kepada bagian sales, dan bagian sales akan membuat 2 rangkap SO (Sales Order) untuk diberikan ke Bagian Purchasing dan Bagian Accounting. Bagian Accounting akan membuat imvoice untuk pembayaran DP (Down Payment ) dan client akan melakukan DP. Setelah menerima SO dari Bagian Sales, Bagian Purchasing akan mengecek ketersediaan barang. Jika barang tersedia, maka Bagian Sales akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan SO ke Bagian Engineering. Apabila barang tidak tersedia maka Bagian Purchasing akan melakukan pembelian dengan meminta penawaran ke vendor, setelah menerima dan setuju dengan penawaran dari vendor, maka Bagian Purchasing akan membuat PO 2 rangkap yang akan diberikan kepada vendor dan Bagian Accounting. Pada saat vendor mengirimkan barang ke Bagian Purchasing dan invoiceke Bagian Accounting. Bagian Purchasing akan melakukan pengecekan barang dan membuat Form Quality Control (FQC). Jika terdapat barang yang rusak maka Bagian Purchasing akan
37 melakukan retur barang kepada vendor, dengan membuat form retur 2 rangkap yang akan diberikan ke vendor dan Bagian Accounting. Dan jika tidak ada kerusakan maka stok barang akan di update sesuai dengan barang yang dibeli. Bagian Accounting akan melakukan pembayaran ke vendor. Setelah menyelesaikan pengerjaan Bagian Engineering akan membuat berita acara penyelesaian pengerjaan sebanyak 3 rangkap untuk diberikan kepada Bagian Sales, Bagian Support dan Bagian Accounting. Setelah Bagian Support menerima berita acara penyelesaian pengerjaan tersebut maka Bagian Support akan melakukan pengecekan quality setelah 3 bulan dari masa penyelesaian pengerjaan. Setelah menerima berita acara penyelesaian pengerjaan maka Bagian Accounting akan membuat invoice pelunasan untuk diberikan kepada client. Pada akhir periode masing-masing bagian akan membuat laporan yang akan ditujukan untuk Direktur. 3.5 Activity Diagram
Gambar 3.2 Activity Diagram 38
39 3.7 User Requirment Mempercepat dalam hal pelayanan terhadap client tanpa harus memakan waktu yang lama Membutuhkan laporan yang signifikan dimana laporan tersebut dapat menunjukkan trend terkini dan mendukung dalam pengambilan keputusan Membutuhkan sistem yang terintegrasi sehingga tidak menimbulkan redudansi 3.8 Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat dan menganalisa prosedur yang berjalan pada PT Golden Solution Indonesia serta dari hasil wawancara yang telah dilakukan maka dapat disumpulkan bahwa sistem yang telah berjalan pada PT Golden Solution Indonesia masih memiliki beberap masalah yang menghambat proses bisnis PT Golden Solution Indonesia. Berikut permasalahan yang di hadapi PT Golden Solution Indonesia : 1. Data yang tidak akurat karena sistem yang sekarang masih menggunakan pencatatan manual sehinga sering terjadi kesalahan dalam hal pencatatan seperti data yang tidak tercantum atau data yang tercantum lebih dari satu kali (redudansi). 2. Data tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan pada setiap bagian sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan untuk management tingkat atas. 3. Perusahaan mengalami kesulitan dalam pengontrolan ketersediaan barang sehingga terkadang mengalami kehabisan stok 3.9 Solusi Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah di atas, maka solusi yang diusulkan adalah: 1. Merancang basis data yang dapat menghilangkan redudansi data pada perusahaan. 2. Membuat fitur pada sistem yang dapat membuat laporan penjualan, laporan pembelian serta laporan persediaan dengan cepat dan akurat. 3. Dengan adanya sistem yang integrasi antar bagian maka pada setiap penjualan akan mengurangi persediaan barang sampai batas minum yang ditentukan sehingga tidak terjadi kehabisan stok